Antes de comenzar cualquier proyecto, una de las primeras cosas que establecen los responsables es un plazo, es decir, la fecha antes de la cual debe entregarse el proyecto. El plazo, también conocido como fecha límite, actúa como un marco de referencia para el proyecto.
En un estudio realizado entre gestores de producto, Gartner ha descubierto que el 45 % de los lanzamientos se retrasan al menos un mes. En todos los proyectos, departamentos, organizaciones y zonas geográficas, incumplir los plazos es bastante habitual por diversas razones.
En esta entrada del blog, analizamos por qué es fundamental cumplir los plazos, a qué retos te enfrentas y cómo aumentar tus posibilidades de cumplir los plazos en tus proyectos.
La importancia de cumplir los plazos de reunión
Al firmar en la línea punteada, los equipos de proyecto confirman su compromiso de cumplir un plazo. Este compromiso es, por sí solo, motivo suficiente para cumplirlo. Pero hay más.
Credibilidad: Cumplir con los plazos comprometidos es el indicador fundamental de la credibilidad. Demuestra que eres una persona fiable y digna de confianza.
Excelencia operativa: Entregar un proyecto a tiempo demuestra tus habilidades, capacidades y excelencia operativa. Demuestra que eres capaz de realizar estimaciones, planificar y entregar un proyecto.
Prudencia financiera: A veces, los contratos incluyen cláusulas de penalización por retrasos en la entrega, lo que significa que puedes perder dinero por no cumplir los plazos del proyecto. Completar el proyecto a tiempo te garantiza que te paguen lo acordado.
Libertad para planificar con antelación: cuando sabes que un proyecto se completará a tiempo, puedes programar el siguiente con confianza. Esto favorece la continuidad de la empresa y, por extensión, la rentabilidad.
Aunque no hace falta decir que cumplir con los plazos es lo más básico en el ámbito profesional, no siempre resulta fácil.
Retos habituales en las reuniones para cumplir los plazos
Las organizaciones suelen enfrentarse a dificultades a la hora de cumplir los plazos a los que se han comprometido. Algunas de las más habituales son las siguientes.
Exceso de compromisos: Es posible que el equipo de ventas haya prometido plazos demasiado optimistas, que los equipos de proyecto tienen dificultades para cumplir.
Subestimación: Los equipos de proyecto suelen subestimar el esfuerzo que supone un proyecto y confirman la realización del proyecto dentro de un plazo imposiblemente ajustado.
Planificación irrealista: Los equipos de proyecto necesitan tiempo para comprender los requisitos y poner en marcha el proyecto. Al programar las tareas desde el primer día, los jefes de proyecto se condenan a sí mismos y a sus equipos a incumplir los plazos.
Mala gestión de prioridades: Las tareas tienen jerarquías y dependencias. Si no se priorizan correctamente, los equipos se verán abocados al caos y la confusión, lo que acabará provocando que no se cumplan los plazos.
Falta de colaboración: cuando los distintos miembros del equipo no se comunican entre sí con regularidad, es probable que se pierda información. Esto da como resultado un trabajo de calidad inferior, que hay que volver a hacer, lo que retrasa aún más los plazos.
La buena noticia es que miles de organizaciones se han enfrentado antes a estos retos y han desarrollado estrategias probadas y buenas prácticas para superarlos. ¡Inspirémonos en ellas!
10 estrategias probadas para cumplir con los plazos
Para que un plazo sea alcanzable, debe ser realista, es decir, debe ser posible completar el trabajo de forma razonable dentro de ese cronograma.
Antes de fijar los plazos de un proyecto, comprende claramente su alcance. Esboza las tareas, planifica el tamaño del equipo, calcula las horas-persona necesarias y traza el calendario de entrega. Solo si te parece factible, comprométete a cumplirlo.
Ahora que has confirmado un plazo realista, aquí tienes diez estrategias probadas para cumplirlo.
1. Divide el proyecto en tareas y subtareas
Roma no se construyó en un día; tu proyecto tampoco lo hará. Por eso, divide tu proyecto en partes manejables compuestas por tareas más pequeñas.
- Aclara los objetivos del proyecto
- Establece una jerarquía clara de tareas y subtareas, asegurándote de que cada una dé lugar a la siguiente
- Redacta resúmenes detallados o historias de usuario para cada tarea, a fin de garantizar que los miembros del equipo comprendan lo que deben hacer y qué tareas están pendientes
- Establece hitos que marquen la completación de fases concretas del proyecto
- Asigna usuarios y supervisores a cada tarea para garantizar una distribución equitativa de la carga de trabajo
- Incluye listas de control para garantizar que la tarea se complete según los estándares esperados
- Establece fechas de inicio y fechas límite para cada tarea
- Establece cuidadosamente las prioridades de las tareas y subtareas
No te olvides de tus tareas operativas, como las reuniones diarias, las retrospectivas, la elaboración de informes, etc.
2. Utiliza un programa de gestión de proyectos
El objetivo principal de un software de gestión de tareas es aliviar la carga operativa que recae sobre ti y tu equipo. Las herramientas de gestión de proyectos como ClickUp te permiten lo siguiente:
Visibilidad: Todos los miembros del equipo pueden ver qué trabajo está planificado, en qué se está trabajando, qué queda por hacer y mucho más. Esto ayuda a todos a comprender el contexto y a contribuir de forma integral.
Acceso: Toda la información relativa al proyecto se centraliza en un único lugar para que cualquiera pueda acceder a ella cuando lo necesite. Literalmente, mantén a todo el mundo al corriente.
Colaboración: ¿Tienes alguna pregunta para un compañero? Solo tienes que dejar un comentario debajo de la tarea y etiquetar al compañero. Se le notificará y te responderá en contexto y a tiempo.
Conexiones: Un proyecto es más que una simple recopilación de tareas. Incluye documentación, flujos de trabajo, conversaciones y otros conocimientos institucionales. Una herramienta como ClickUp puede poner estas conexiones a disposición de todos los miembros del equipo.
Estimación: Si ya has gestionado un proyecto similar en ClickUp anteriormente, ya dispones de todos los datos operativos que necesitas. Con ellos, podrás estimar rápidamente el esfuerzo necesario y planificar para cumplir con los plazos.
Planificación diaria: ClickUp también puede servir como aplicación de planificación diaria, ofreciéndote una visión clara del trabajo pendiente que tú y tu equipo debéis realizar cada día.
Dado que ClickUp se encarga de los aspectos relacionados con la «gestión de proyectos», los miembros de tu equipo pueden centrarse en sus tareas.
3. Ten en cuenta las dependencias
Una forma segura de incumplir los plazos es dar por sentado que las tareas son independientes entre sí y que pueden completarse por separado. En realidad, la mayoría de las tareas de cualquier proyecto dependen unas de otras.
Por ejemplo, el equipo de desarrollo solo puede empezar a trabajar en la página de inicio cuando el equipo de diseño haya completado la interfaz de usuario. Para que se pueda diseñar la interfaz de usuario, el redactor debe haber redactado el texto. Y solo puede hacerlo cuando el equipo de la empresa le haya facilitado un briefing.
Un retraso en cualquier fase retrasará la fecha límite final, o bien ejercerá una presión excesiva sobre quienes se encargan de los últimos pasos. Aunque contar con un calendario detallado ayuda, otra cosa muy distinta es gestionarlo.
Ten en cuenta las dependencias al configurar las tareas. Las tareas de ClickUp te permiten asignar plazos a cada tarea y subtarea. Reúne al equipo y comenta con ellos las dependencias. Consigue su compromiso para que cumplan sus plazos en interés del proyecto.
Corelaciona estas dependencias utilizando las prioridades de tareas de ClickUp para que todos los miembros del equipo conozcan las consecuencias de sus retrasos.
Si tienes dudas sobre cómo priorizar tareas y dependencias, echa un vistazo a las plantillas de priorización de ClickUp para obtener ayuda.
4. Utiliza la curva en S
Una curva en S es un gráfico matemático que representa puntos de datos acumulativos a lo largo de los ejes X e Y. Un proyecto típico adopta la figura de la letra S, de ahí su nombre.
Imaginemos que estás desarrollando un software de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Antes de empezar a escribir código, tienes que conocer el sector, el tipo de clientes que tendrás, la información que necesitarás recopilar, etcétera. Al principio, esto lleva tiempo.
Si planificas las tareas de programación desde el primer día, no cumplirás los plazos de las tareas y te expondrás a sufrir retrasos durante todo el proceso.
Planificar tu tiempo y tu progreso siguiendo una curva en forma de S te ayuda a empezar poco a poco y a acelerar la finalización de las tareas con el paso del tiempo.
Utiliza las fechas de inicio y fecha límite de ClickUp para cada tarea con el fin de asegurarte de que organizas bien la planificación. De esta forma, dispondrás de un margen de maniobra al inicio del proyecto y podrás coger impulso cuando te sientas seguro.
5. Prevé un margen de tiempo
Uno de los mayores errores que cometen los gestores de proyectos es comprometerse con plazos ajustados y luego concentrar las tareas críticas en un espacio de tiempo demasiado reducido. Esto genera dos problemas concretos.
- Esto genera una sensación de urgencia, lo que elimina cualquier espacio para ser innovador o centrarse en la calidad
- No dejes espacio para circunstancias inevitables, como una emergencia personal de un miembro del equipo
Al planificar cualquier proyecto, reserva un margen de tiempo en tu aplicación de gestión de tareas. Dale a los miembros de tu equipo un respiro para que puedan ser creativos y no se limiten a perseguir la tarea de completar las tareas.
¡Las funciones de gestión del tiempo de ClickUp pueden ayudarte! Una vez que hayas configurado las tareas, las subtareas y las dependencias, utiliza la vista del calendario de ClickUp para tener una visión general.
Si los plazos están demasiado ajustados, arrástralos y suéltalos en otro día. Esto reprogramará automáticamente también las tareas dependientes posteriores.
Pero recuerda la Ley de Parkinson, que establece que el trabajo se expande hasta ocupar todo el tiempo disponible para su realización. Evita dejarte demasiado margen para no acabar posponiendo las cosas. Los plazos reflejan la urgencia con la que debe completarse el proyecto.
6. Evita que el alcance del proyecto se amplíe sin control
La «deriva del alcance» se produce cuando el cliente o el promotor del proyecto realiza cambios o añadidos a los objetivos originales de un proyecto. La deriva del alcance suele acabar aumentando el trabajo que hay que realizar, introduciendo nuevas tareas a mitad del proceso y desbaratando el calendario de plazos.
Como gestor de proyectos, es tu responsabilidad evitar que el alcance del proyecto se amplíe sin control. Puedes hacerlo recopilando unos requisitos claros desde el principio. Las plantillas de documento de requisitos del producto (PRD) de ClickUp son un excelente punto de partida.
Como alternativa, puedes reprogramar el proyecto con un nuevo plazo para adaptarlo al nuevo alcance.
7. Haz un seguimiento del progreso
¿Te has encontrado alguna vez en una situación en la que el plazo vence hoy y aún te queda mucho por completar el proyecto? Esto ocurre sobre todo cuando se gestionan varios proyectos a la vez.
Para evitar agobiarte el último día, mantente al día del progreso de forma regular.
- Echa un vistazo al panel de ClickUp para ver los gráficos de «burn-up» y «burn-down»
- Consulta la vista Carga de trabajo para saber quién va adelantado o retrasado. Ofrece ayuda a quienes tengan dificultades
- Utiliza la vista Kanban para ordenar las tareas por estado
- Utiliza el gráfico de Gantt para visualizar las próximas tareas y sus dependencias
- Utiliza la vista del Calendario para ver las tareas futuras por día, semana o mes
8. Gestiona el tiempo de forma eficaz
Uno de los factores clave para el éxito en la ejecución de un proyecto es la gestión del tiempo. Puedes asegurarte de mantenerte al día supervisando, realizando un seguimiento y gestionando el tiempo de tu equipo. Además, también puedes garantizar que nadie se vea desbordado ni tenga que trabajar horas interminables. Y evitas que se vean abocados al fracaso a la hora de cumplir con plazos ajustados.
Aunque existen varias herramientas de gestión del tiempo en el mercado, la que mejor te vendrá es aquella diseñada para aprovechar el control de tiempo con el fin de garantizar el éxito de los proyectos.
La función de control de tiempo de ClickUp hace precisamente eso. Tu equipo puede utilizar ClickUp para realizar el seguimiento del tiempo desde cualquier dispositivo. Pueden iniciar y detener el cronómetro mientras realizan una tarea o añadir tiempo de forma retroactiva mediante el seguimiento manual.
Pueden añadir notas a las entradas de tiempo para indicar exactamente en qué han empleado el tiempo. También pueden priorizar tareas utilizando la matriz de gestión del tiempo directamente desde ClickUp.
Como gestor de proyectos, puedes acceder a hojas de horas detalladas, así como a la duración estimada y al tiempo registrado. Utiliza esta información para conocer el rendimiento de cada miembro del equipo y proporcionarles la ayuda que necesitan.
9. Realiza la automatización de todo lo que puedas
Cada día hay que completar decenas de tareas menores y repetitivas relacionadas con la gestión de proyectos. Los gestores de proyectos suelen utilizar aplicaciones de listas de control diarias para asegurarse de que se completan.
Pero no hace falta que lo hagas todo manualmente tú mismo. Automatiza todo lo que puedas para liberar tiempo y poder dedicarlo a resolver problemas y ayudar a tu equipo. ClickUp Automations cuenta con más de 100 flujos de trabajo predefinidos para todo tipo de situaciones en proyectos, como por ejemplo:
- Añadir una persona asignada al cambiar el estado
- Enviar una notificación al usuario sobre el cambio de prioridad
- Crea tareas periódicas en fechas concretas
- Añadir un observador cuando se supere el plazo
- Avisa al responsable cuando el tiempo registrado supere la duración estimada
¿Eres nuevo en el mundo de la automatización? No te preocupes. ¡Aquí tienes nuestra guía sobre automatización con ejemplos!
10. Comunícate de forma proactiva con todas las partes interesadas
A pesar de todos tus esfuerzos, a veces no es posible cumplir un plazo debido a factores que escapan a tu control. Por ejemplo, la pandemia mundial o la guerra en Ucrania provocaron problemas insuperables en la cadena de suministro que retrasaron los plazos de varias organizaciones.
Cuando veas que no vas a poder cumplir un plazo, mantén informadas a las partes interesadas. Comunica al promotor del proyecto o al cliente que se prevén retrasos. Habla con el equipo del proyecto para ver si se puede hacer algo para completar el proyecto más cerca de la fecha límite.
No vuelvas a incumplir nunca más un plazo
Hacer una promesa y cumplirla son las señas de identidad de la profesionalidad. Al igual que una promesa, los plazos son importantes.
Aunque está ampliamente aceptado que a veces no se cumplen los plazos, ir con retraso no da una buena imagen de tus habilidades de gestión de proyectos.
Mejora la gestión de proyectos y no vuelvas a incumplir un plazo con ClickUp. ¿Necesitas planificar tu proyecto? Utiliza las tareas. ¿Necesitas programarlo? Utiliza fechas y horas. ¿Te preocupan las dependencias entre tareas? Vincula las tareas fácilmente.
¿No estás seguro de si tus plazos son realistas? Utiliza las vistas de calendario o de Carga de trabajo para ver qué es posible. ¿Quieres estar al tanto del progreso? Utiliza el panel. ¿Gestionar varios proyectos a la vez? ¡No te preocupes!
ClickUp está diseñado con todas las herramientas que necesitas para mantener el rumbo. ¿No te convence? Compruébalo por ti mismo.