Estás gestionando un montón de proyectos y te sientes en la cima del mundo. Pero, en un momento dado, tus tareas se acumulan, pierdes el control y no recuerdas lo que tenías pendiente. Una o dos tareas (¡o tres o cuatro!) se te escapan y se desata el caos.
No puedes concentrarte y no encuentras la manera de salir del ciclo interminable de una mala gestión de tareas.
Aquí es donde las aplicaciones de gestión de tareas vienen al rescate: te ayudan a organizar tus días, establecer prioridades y cumplir con los plazos. Dos joyas en la corona de la gestión de tareas son Todoist y Microsoft To Do.
A primera vista, ambas aplicaciones ofrecen las mismas funciones: listas de tareas inteligentes para organizar el trabajo y la vida personal. Pero, si las analizamos más detenidamente, vemos que hay diferencias en sus capacidades y opciones disponibles.
En este artículo, analizaremos en profundidad las funciones principales de ambas aplicaciones y discutiremos sus pros y contras para ayudarte a elegir entre Todoist y Microsoft y convertirte en un experto en la gestión de tus tareas más importantes. 💪
¿Qué es Todoist?
Todoist es una popular plataforma de gestión de tareas que te permite crear listas de tareas pendientes para estructurar tus días y estar al día con tus responsabilidades. Ya sea que lo uses para el trabajo, para asuntos personales o para ambos, Todoist puede impulsar tus habilidades de organización, ya que facilita la planificación meticulosa del día y garantiza que ninguna tarea se pase por alto o quede sin atender.
Algunas de las funciones básicas que obtendrás con Todoist son:
- Adición rápida de tareas
- Realizar ajustes para configurar tareas periódicas para crear rutinas
- Clasifica tus tareas en secciones
Elige los niveles de prioridad de tus tareas, personaliza los recordatorios y comparte tus listas de tareas pendientes con tus compañeros de trabajo (o familiares o compañeros de piso) para mantenerlos al tanto.
Todoist ofrece docenas de integraciones, por lo que puedes conectarlo a tu correo electrónico o software de Calendario y asignar y programar tareas con facilidad.
Como ofrece mucho más que simples listas de tareas pendientes en las que tachar tareas, Todoist puede resultar útil para cualquiera que desee llevar la organización y la diligencia a nuevos niveles. 📈
Funciones de Todoist
Sí, Todoist es popular, pero ¿qué diferencia a esta plataforma de otras aplicaciones de listas de tareas? Veamos algunas de sus funciones más destacadas.
1. Tableros Kanban
Los tableros Kanban son herramientas populares de gestión ágil de proyectos que te ayudan a visualizar tus proyectos y procesos y a optimizar los flujos de trabajo. Aunque Todoist no es una plataforma de gestión de proyectos, sino una herramienta para gestionar tareas, establecer recordatorios, supervisar la actividad de las tareas y mucho más, reconoce las ventajas de los tableros Kanban y permite a sus usuarios aprovecharlas.
Como cualquier otra aplicación de listas de tareas, Todoist te permite ver tus tareas en forma de listas. Supongamos que tienes una lista llamada «Estrategia de marketing» con varias categorías, como «Ideas», «Tareas pendientes» y «En curso». Si haces clic en los tres puntos de la esquina superior derecha de la lista y seleccionas «Ver como tablero», la lista y sus categorías se convertirán en un tablero Kanban en el que las tareas se muestran como tarjetas.
Todoist te permite mover las tarjetas con simples acciones de arrastrar y soltar para actualizar tus procesos sin esfuerzo.
2. Plantillas
¿No quieres crear tus listas de pendientes desde cero? Todoist entiende que quizá no tengas tiempo o te dé miedo olvidarte de algo, por lo que ofrece fantásticas plantillas. Vienen con tareas predefinidas que puedes adaptar a tus procesos.
La plataforma incluye más de 60 plantillas divididas en numerosas categorías, como Marketing y equipo de ventas, Creatividad, Diseño y producto, y Gestión. Si no quieres buscar manualmente entre las categorías, utiliza la barra de búsqueda para encontrar la plantilla adecuada basándote en las palabras clave introducidas.
Supongamos que estás planificando un evento: utiliza la plantilla de planificación de eventos de Todoist, que clasifica las tareas en función de cuándo deben completarse. Tienes tres categorías: antes del evento, el día del evento y después del evento. Cada categoría se subdivide para facilitar la organización. Por ejemplo, en «Antes del evento», tienes subcategorías como «Lugar», «Catering» y «Ponentes». Tacha las tareas de tus listas, haz lo que tengas que hacer y disfruta del éxito de tu evento. 🏅
3. Seguimiento de las tendencias de productividad
Saber cuán productivo fuiste en el pasado puede inspirarte a seguir adelante y proporcionarte información valiosa sobre cuánto has logrado. Todoist te permite establecer metas de productividad y realizar el seguimiento de las tendencias para ver cuánto has logrado a nivel diario y semanal, así como realizar el seguimiento de las rachas de metas.
La aplicación también te permite ver tu historial de actividad, filtrarlo por proyecto o persona y obtener datos objetivos sobre tu eficiencia y la de tu equipo.
Además de mostrar el número de tareas completadas, Todoist te permite ver las tareas concretas que has tachado de tus listas. Esto te ayuda a realizar un seguimiento de la actividad y visualizar los pasos que te llevan a completar grandes proyectos. 🥰
Otra opción interesante es Todoist Karma, que te da puntos por usar funciones avanzadas y completar tareas. Si te gusta competir y disfrutar de la sensación de logro, te encantará esta función gamificada.
Precios de Todoist
- Principiantes: versión gratuita
- Pro: 4 $ al mes por usuario
*El precio indicado se refiere al modelo de facturación anual.
¿Qué es Microsoft To Do?
Microsoft To Do es una sencilla aplicación de gestión de tareas basada en listas de tareas pendientes. Te permite dividir tu trabajo en partes más pequeñas y manejables (tareas) y abordarlas una por una hasta alcanzar tus metas. ✔️
Microsoft To Do puede ser la opción perfecta para los usuarios que buscan simplicidad. La app te ayuda a mantenerte al día y colaborar con otros desde el primer momento, sin perder tiempo en familiarizarte con la interfaz.
Puede que la plataforma no tenga muchas funciones adicionales, pero para muchos usuarios es más que suficiente para gestionar con éxito sus obligaciones. Además de crear listas de tareas pendientes, puedes establecer fechas límite y recordatorios, priorizar, categorizar, adjuntar archivos y añadir notas para mejorar tu organización.
Funciones de Microsoft To Do
Veamos qué funciones hacen que una aplicación de pendientes aparentemente básica como Microsoft To Do resulte tan atractiva.
1. Listas de tareas
De forma predeterminada, Microsoft To Do incluye varias listas de tareas que te ayudan a realizar el seguimiento de tus actividades y obligaciones planificadas.
La primera lista es Mi día, donde encontrarás las tareas programadas para «hoy» y los días siguientes. Te ofrece una panorámica general de tu agenda diaria y puedes utilizar las opciones de clasificación para ordenar las tareas en función de factores como la importancia, la fecha límite, la primera letra o la fecha de creación.
La siguiente lista es Importante y muestra las tareas que has marcado como importantes pulsando la estrella de la derecha. ⭐
La tercera lista es Planificada, en la que encontrarás todas las tareas con fecha límite.
La lista Asignadas a mí muestra todas las tareas que se te han asignado en la app o en Microsoft Planner (la aplicación de planificación de Microsoft). Por último, la lista de tareas recopila de forma exhaustiva todas tus responsabilidades asignadas.
No tienes por qué usar estas listas: Microsoft To Do te permite crear las tuyas propias pulsando la opción Nueva lista en el menú de la parte derecha de la pantalla.
2. Recordatorios
Imagina que abres tu aplicación de lista de tareas pendientes y ves que tienes una reunión importante programada para hoy. Pero son las 11 de la mañana y la reunión era a las 10. Por suerte, puedes evitar estas situaciones de pesadilla utilizando la opción de recordatorios de Microsoft To Do. ⏰
Además de añadir la fecha límite de tus tareas, puedes realizar ajustes para adelantarte a tus días y evitar perderte actividades importantes.
Elige una fecha y una hora seleccionando una tarea y eligiendo la opción Recordármelo en la barra de herramientas situada en la parte derecha de la pantalla. Microsoft To Do enviará una notificación a tu dispositivo a la hora especificada y te ayudará a reducir el estrés, cumplir con los plazos y gestionar tu trabajo como un profesional.
3. Ajustes de tareas
Teniendo en cuenta que Microsoft To Do es una sencilla aplicación de gestión de tareas, ofrece una configuración sorprendentemente detallada para organizar la interfaz y las listas.
Encontrarás los ajustes en la esquina superior derecha de la app: haz clic en el icono del engranaje para acceder a ellos. ⚙️
Verás una lista de ajustes que puedes personalizar cambiando el interruptor. Por ejemplo, puedes elegir colocar las nuevas tareas en la parte superior, reproducir un sonido de finalización o enviar notificaciones de recordatorio.
Desde los ajustes generales hasta la personalización de listas y aplicaciones conectadas, Microsoft To Do te pone al mando y te permite crear un espacio que se adapta a tus necesidades de planificación.
Precios de Microsoft To Do
- Free
Todoist vs. Microsoft To Do: comparación de funciones
Todoist y Microsoft To Do tienen el mismo propósito: ayudarte a crear listas de tareas pendientes y gestionar tareas para mejorar la organización y la productividad. Elegir una favorita no es nada fácil, así que veamos cómo se comparan las dos aplicaciones en tres aspectos fundamentales: integraciones, colaboración y creación de tareas.
1. Integraciones
Conectarse con diferentes plataformas de productividad, gestión de proyectos y colaboración puede aumentar la eficiencia y desbloquear funciones adicionales. Tanto Todoist como Microsoft To Do ofrecen docenas de opciones de integración para satisfacer tus necesidades.
Todoist se integra con más de 80 aplicaciones clasificadas en categorías como uso compartido de archivos y contenido, control de tiempo y asistentes de voz.
Microsoft To Do, como habrás adivinado, se centra más en las integraciones dentro del ecosistema de Microsoft. Puedes conectarlo sin esfuerzo a aplicaciones como Outlook, OneDrive y Microsoft Teams.
Tanto Todoist como Microsoft To Do pueden conectarse a Zapier, lo que abre la puerta a miles de integraciones de software.
No hay un ganador claro en este campo. Microsoft To Do puede ser la mejor opción si ya trabajas con aplicaciones de Microsoft. Pero, si buscas más versatilidad, Todoist parece ser la mejor opción.
2. Opciones de colaboración
Si trabajas en equipo, te interesarán las opciones que fomentan la colaboración y la comunicación.
Todoist ofrece un montón de funciones, entre las que se incluyen comentarios en las tareas, delegación de tareas sin esfuerzo y seguimiento. Fomenta un entorno propicio para la colaboración, en el que puedes supervisar las tendencias de productividad de cada miembro del equipo y utilizar esta información para la programación futura y la gestión de la carga de trabajo.
Por el contrario, Microsoft To Do no destaca en este aspecto. Aunque puedes asignar tareas a miembros específicos del equipo, el proceso lleva bastante tiempo. Puedes dejar notas en cada tarea, pero no puedes añadir comentarios, lo que puede dificultar la colaboración y la comunicación fluidas.
Todoist se lleva la palma en cuanto a funciones de colaboración: es adecuado para equipos pequeños y grandes y te permite supervisar tendencias y patrones. Microsoft To Do, por otro lado, puede ser una buena opción para personas individuales y equipos más pequeños.
3. Funciones de creación de tareas
No quieres una aplicación de listas de tareas que convierta la creación de tareas, su objetivo principal, en una pesadilla. Por suerte, este no es el caso de ninguno de nuestros contendientes: ambos te permiten crear tareas con unos pocos clics. También puedes añadir personas asignadas, fechas límite y prioridad. Sin embargo, hay algunas diferencias que debes tener en cuenta.
Por ejemplo, Todoist te permite crear subtareas dentro de otras subtareas, mientras que Microsoft To Do no. Además, con Todoist puedes crear secciones dentro de tus listas para organizar las tareas según el criterio que desees, algo que no es posible en Microsoft To Do.
Los recordatorios de tareas son una función disponible en ambas aplicaciones, pero aquí es donde Microsoft To Do tiene una ligera ventaja. A diferencia de Todoist, que requiere una suscripción al plan Pro para acceder a esta función, Microsoft To Do la ofrece de forma gratuita. Sin embargo, cabe destacar que con el plan Pro de Todoist, obtienes la ventaja añadida de poder utilizar lenguaje natural para configurar recordatorios (y otros detalles de las tareas), lo que podría hacer que la inversión merezca la pena.
En cuanto a establecer prioridades, Microsoft To Do te permite usar una estrella para marcar las tareas de alta prioridad. Todoist te permite elegir entre cuatro niveles de prioridad y organizar tus flujos de trabajo para cumplir los plazos con facilidad. 💪
Todoist vs. Microsoft To Do en Reddit
¿Qué opinan los usuarios de Reddit sobre el enfrentamiento entre Microsoft To Do y Todoist? Veamos algunos de sus comentarios.
Un usuario mencionó que utiliza ambas, pero prefiere Todoist por sus opciones avanzadas:
«Sigo alternando entre ambas, pero mi preferida es Todoist. Las opciones de lenguaje natural y tareas periódicas son lo que más me atrae. »
Otro usuario defendió Microsoft To Do por sus integraciones:
«Si tu oficina utiliza plenamente la suite 365 junto con Planner, la integración es muy buena, ya que las tareas que se te asignan a través de Planner se sincronizan a la perfección. »
Conoce ClickUp: la mejor alternativa a Todoist y Microsoft To Do.
Elegir entre Todoist y Microsoft To Do a menudo se reduce a un compromiso. Por un lado, tienes opciones sólidas de gestión de tareas, aunque con una interfaz un poco más complicada. Por otro lado, tienes una app fácil de usar de la suite de Microsoft, pero sin funciones avanzadas.
¿Y si te dijéramos que no tienes por qué conformarte? ClickUp puede ser tu plataforma de gestión de tareas y ayudarte a alcanzar niveles de organización y productividad que nunca creíste posibles. Ofrece fantásticas opciones para planificar, organizar, asignar y realizar el seguimiento de las tareas, al tiempo que hace hincapié en la colaboración en tiempo real.
Gracias a sus increíbles y diversas funciones, ClickUp ha sido incluida en la lista Forbes 2023 Cloud 100, que recoge las 100 mejores empresas privadas de nube. Veamos algunas de las funciones que la convierten en una fantástica alternativa a Todoist y Microsoft To Do.
1. ClickUp Documenti
Asignar, organizar y colaborar en tareas es muy fácil con ClickUp Docs, la exclusiva función de gestión de documentos de la plataforma.
Esta opción te permite crear, editar y compartir documentos relacionados con proyectos y tareas. Ya sea para proporcionar instrucciones o incluir información adicional para tu equipo, ClickUp Docs puede ser una valiosa adición a tu arsenal de gestión de tareas. Permite a los miembros de tu equipo editar documentos relacionados con las tareas y colaborar en tiempo real, independientemente de su ubicación.
Una vez que completes un documento, puedes conectarlo a una tarea para mejorar la organización y centralizar tus flujos de trabajo.
Todos los elementos de ClickUp Docs son personalizables, por lo que puedes adaptar tus documentos a la naturaleza de tus tareas y proyectos, así como a la dinámica general del equipo.
2. ClickUp AI
Potencia tus habilidades de gestión de tareas con ClickUp AI. Este asistente de escritura único aprovecha el poder de la IA para ayudarte a crear, organizar y gestionar tareas y proyectos.
Utiliza ClickUp AI para resumir documentos y extraer información relevante en base a la cual crearás y asignarás tareas. ¡Puedes ir un paso más allá y dejar que la herramienta genere acciones para tus documentos y tareas!
Esta potente opción hace que crear documentos y tareas sea muy fácil: puede generar ideas y ayudarte a hacer una lluvia de ideas. También puedes usarla como editor personal y dejar que haga que tu escritura sea más clara y atractiva.
ClickUp ofrece numerosas plantillas de IA para ayudarte a «comunicarte» con chatbots como ChatGPT y obtener la máxima productividad. Aunque las funciones adicionales de IA no están disponibles en la versión gratuita de ClickUp, esta herramienta te permite ahorrar tiempo en las tareas completadas y redactar mejores comunicaciones.
3. Plantilla de lista de tareas diarias de ClickUp
Las plantillas pueden agilizar y facilitar la gestión de tareas: en lugar de crear tus listas de tareas desde cero, puedes utilizar entradas predefinidas y ahorrar tiempo al completar las tareas. ClickUp ofrece una impresionante biblioteca con más de 1000 plantillas, muchas de las cuales giran en torno a la gestión de múltiples tareas, la organización y las funciones colaborativas para trabajar juntos en la misma plataforma.
La plantilla de lista de tareas diarias de ClickUp puede ser la opción perfecta si buscas plantillas de proyectos sencillas y sin complicaciones que te mantengan en el buen camino.
Esta plantilla de tareas es una lista de tareas pendientes con tres subtareas: rutina matutina, rutina vespertina y rutina nocturna. Cada subtarea se divide a su vez en categorías, como «Leer un libro» y «Tomar un desayuno rico en fibra» en la rutina matutina. Clasifica cada tarea y realiza un seguimiento de tus rachas para controlar tu progreso.
Obviamente, esta plantilla de lista de control diaria se centra en tu vida personal más que en el trabajo. Pero puedes cambiar esto rápidamente, ya que todos los elementos son personalizables. Reemplaza las listas y subtareas actuales por cosas relacionadas con el trabajo, añade a los miembros de tu equipo, añade comentarios a las tareas, empieza a tachar elementos de tu lista de control y disfruta de la sensación de logro. 😎
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ClickUp: haz malabarismos con tus tareas con los ojos cerrados
La selección de una herramienta para gestionar tareas de forma eficiente no debería ser una cuestión de conformarse: te mereces lo mejor, y eso es ClickUp.
Con sus prácticas opciones de creación y gestión de tareas, un asistente de IA y más de 1000 integraciones y plantillas, ClickUp puede ser el arma secreta para dominar tus tareas y aumentar tu productividad. Prueba el plan Free de ClickUp y descubre sus ventajas. 🙌