Die moderne Arbeitswelt ist fragmentiert. Sie wechseln zwischen Chatten, Meetings, Dokumenten, E-Mails und Projekt-Tools hin und her, nur um grundlegende Workflows abzuschließen, und diese Fragmentierung verlangsamt die Ausführung.
Das ist anstrengend. Und das geht nicht nur Ihnen so. 😮💨
Untersuchungen zeigen, dass Teams 61 % ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen oder der Aktualisierung von tools verbringen, während Mitarbeiter 1.200 Mal am Tag zwischen Apps wechseln und dabei fast 4 Stunden pro Woche verlieren, nur um sich wieder zu konzentrieren.
Aber was wäre, wenn es auch anders gehen würde?
Die ClickUp-Desktop-App vereint Ihre Aufgaben, Kommunikation, Dokumente und Dashboards in einem einzigen konvergenten KI-Arbeitsbereich und macht damit Schluss mit der Tool-Flut.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie alle Vorteile der App nutzen können, um schneller voranzukommen, konzentriert zu bleiben und endlich wieder produktiv bei der Arbeit zu sein.
Installieren der ClickUp-Desktop-App
Befolgen Sie diese kurzen Schritte, um die Desktop-App auf Ihren Computer herunterzuladen und zu installieren.
Systemanforderungen
Bevor Sie die ClickUp-Desktop-App installieren, stellen Sie sicher, dass Ihr Gerät die Mindestsystemanforderungen erfüllt:
- Windows: Windows 10 oder höher ist erforderlich.
- macOS: macOS X 10. 16 oder höher ist erforderlich.
- Linux: Die App ist auch für Linux verfügbar (AppImage-Format).
❗Hinweis: Die ClickUp-Desktop-App ist für alle ClickUp-Pläne verfügbar und kann von allen Benutzern, einschließlich Gästen, verwendet werden.
Ein Benutzer auf Reddit gibt seine Meinung zur Desktop-App von ClickUp frei:
Der Vorteil der Desktop-App ist, dass sie näher zur Hand ist, Sie nicht nach der ClickUp-Browser-Registerkarte suchen müssen und die App einfach per Klick öffnen können. Außerdem fühlt sie sich schneller an, da ClickUp nicht geladen werden muss, wenn Sie die App geöffnet haben. Außerdem gibt es eine Verknüpfung, um die Suche (CMD J) zu öffnen oder eine Aufgabe (CMD E) zu erstellen, unabhängig davon, welche App Sie geöffnet haben, was ziemlich praktisch ist und mit dem Browser nicht möglich ist. Die Suchfunktion ist für intensive ClickUp-Benutzer ein echter Knaller. Ich nutze hauptsächlich die Desktop-App, aber von Zeit zu Zeit arbeite ich auch im Browser.
Der Vorteil der Desktop-App ist, dass sie näher zur Hand ist, Sie nicht nach der ClickUp-Registerkarte im Browser suchen müssen und die App einfach per Klick öffnen können. Außerdem fühlt sie sich schneller an, da ClickUp nicht geladen werden muss, wenn Sie die App geöffnet haben. Außerdem gibt es eine Verknüpfung, um die Suche (CMD J) zu öffnen oder eine Aufgabe (CMD E) zu erstellen, unabhängig davon, welche App Sie geöffnet haben, was ziemlich praktisch ist und mit dem Browser nicht möglich ist. Die Suchfunktion ist für intensive ClickUp-Benutzer ein echter Knaller. Ich nutze hauptsächlich die Desktop-App, aber von Zeit zu Zeit arbeite ich auch im Browser.
Schritte zum Herunterladen und Installieren
Sie können die ClickUp-Desktop-App direkt von der ClickUp-Website oder, für einige Plattformen, aus App-Stores installieren.
📌 Für Windows:
1. Gehen Sie zur ClickUp- Seite zum Herunterladen.
Besuchen Sie die ClickUp-Download -Seite und klicken Sie auf „Für Windows herunterladen“.
2. Laden Sie das Installationsprogramm für Microsoft Windows herunter.
Sie werden zum Microsoft Store weitergeleitet. Klicken Sie auf „Herunterladen“, um die ClickUp-App zu erhalten.
3. Führen Sie das Installationsprogramm aus.
Öffnen Sie die heruntergeladene ClickUp-Installationsdatei (.exe). Klicken Sie bei Aufforderung im Popup-Fenster des Microsoft Store auf „Installieren“.
4. Warten Sie, bis die Installation abgeschlossen ist.
Die App wird automatisch heruntergeladen und installiert. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, können Sie ClickUp über Ihr Startmenü starten.
📌 Für Mac:
- Laden Sie das macOS-Installationsprogramm herunter
Gehen Sie zur ClickUp-Download-Seite und wählen Sie „Für Mac herunterladen“.
2. Öffnen Sie die heruntergeladene Datei.
Doppelklicken Sie auf die heruntergeladene ZIP-Datei, um sie zu extrahieren.
3. ClickUp installieren
Doppelklicken Sie auf die Anwendung „Install ClickUp“ und folgen Sie den Anweisungen, um die Installation abzuschließen.
Nach dem Start des Herunterladens wird eine Leiste mit dem Fortschritt eingeblendet, die anzeigt, dass ClickUp auf Ihren Computer heruntergeladen wird. Sobald der Download abgeschlossen ist, können Sie mit der Installation fortfahren.
📌 Für Apple Mac M1 und M2:
1. Laden Sie das spezielle Installationsprogramm für M1/M2 von derselben Seite herunter.
2. Doppelklicken Sie auf die Datei . dmg und ziehen Sie die ClickUp-App in Ihren Ordner Anwendungen.
3. Doppelklicken Sie unter „Anwendungen” auf das ClickUp-Disk-Image, um die Installation abzuschließen.
Erste Setup-Phase und Anmeldung
Nachdem Sie die App heruntergeladen haben, müssen Sie als Nächstes Ihren Workspace einrichten, um loslegen zu können.
- Starten Sie die App: Öffnen Sie die ClickUp-Desktop-App über Ihre Anwendungen (Mac/Linux) oder das Startmenü (Windows).
- Workspace auswählen: Wenn Sie mehreren Workspaces angehören, werden Sie aufgefordert, die Auswahl des Workspaces zu treffen, auf den Sie zugreifen möchten.
- Berechtigungen festlegen: Die App fordert möglicherweise Berechtigungen für Benachrichtigungen und Systemintegrationen an. Genehmigen Sie diese, um die bestmögliche Erfahrung zu erzielen.
- Einstellungen personalisieren: Greifen Sie auf die Desktop-spezifischen Einstellungen zu, indem Sie auf Ihren Avatar in der oberen rechten Ecke klicken und Desktop-Einstellungen auswählen. Hier können Sie:
- Start beim Hochfahren aktivieren/deaktivieren
- Benutzerdefinierte Benachrichtigungen
- Tastatur-Verknüpfungen festlegen
Die Sichtbarkeit des Workspace und die verfügbaren Einstellungen hängen von Ihrer Rolle und Ihren Berechtigungen ab:
- Gäste und eingeschränkte Mitglieder können auf den Workspace-Papierkorb, das App-Center und Vorlagen zugreifen.
- Mitglieder, Administratoren und Eigentümer sehen einen Abschnitt „Verwalten” mit Apps, benutzerdefinierten Feldern, Automatisierungen und mehr.
Jetzt können Sie alle Funktionen von ClickUp in einer speziellen Desktop-Umgebung nutzen!
🧠 Wissenswertes: Die allererste „Desktop-App” lief eigentlich gar nicht auf einem Desktop-Computer. 1964 brachte IBM die Magnetic Tape Selectric Typewriter auf den Markt, eine Schreibmaschine, die Text auf Magnetband speichern konnte, sodass Dokumente bearbeitet und neu gedruckt werden konnten, ohne ganze Seiten neu schreiben zu müssen.
Navigieren in der Desktop-Oberfläche
Nachdem Sie die Desktop-App installiert haben, sollten Sie sich mit den einzelnen Funktionen vertraut machen, damit Sie von Anfang an effizienter arbeiten können.
Globale NavigationsLeiste
Die globale Navigationsleiste ist das vertikale Menü ganz links in der Desktop-App. Sie dient als hub und ermöglicht Ihnen den Zugriff auf Ihre Spaces, Tools und Kollaborationsbereiche, ohne dass Sie zwischen Registerkarten oder Fenstern wechseln müssen.
📌 Hier finden Sie folgende Funktionen:
- Startseite Seitenleiste
- Seitenleiste „Spaces“
- Weitere Features wie Chat, Dokumente, Dashboards, Whiteboards und andere
⭐ Bonus: Jedes Team arbeitet anders, und ClickApp hilft Ihnen dabei, Ihre App anzupassen. Dabei handelt es sich um Funktionsschalter, mit denen Workspace-Eigentümer bestimmte Funktionen aktivieren können, um sie an ihren Workflow anzupassen. Zu den bevorzugten Funktionen aller Teams gehören:
- Prioritätsstufen
- Kommentarthreads
- Zoom-Integration
- Work in Bearbeitung (WIP)-Limits
- Benutzerdefinierte Aufgaben-ID
Übersicht über die Seitenleiste „Startseite“ und „Spaces“
In der globalen Navigationsleiste finden Sie zwei Hauptseitenleisten, die Ihren Workflow steuern. Hier finden Sie eine kurze Übersicht darüber, wie sie funktionieren und wann Sie sie jeweils verwenden sollten.
Startseite-Seitenleiste
Die Startseiten-Seitenleiste fasst alles, was für Sie persönlich relevant ist, an einem Ort zusammen. Dazu gehören:
- Posteingang: Zugriff auf Benachrichtigungen, Erwähnungen und zugewiesene Kommentare
- Meine Aufgaben: Alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben in der Ansicht anzeigen
- Antworten: Sehen Sie sich Antworten auf Chat-Threads an, denen Sie folgen.
- Spaces: Durchsuchen Sie Ihre gesamte Hierarchie
- Kanäle und Direktnachrichten: Kommunizieren Sie mit Ihrem Team
Seitenleiste „Spaces“
Die Seitenleiste „Spaces“ bietet Ihnen eine strukturierte Ansicht aller Vorgänge in Ihrem Workspace. Sie basiert auf der Hierarchie von ClickUp, dem zentralen Rahmenwerk, das Ihre gesamte Arbeit organisiert.
Hier finden Sie:
- Alle Aufgaben: Der Ort, an dem alles zu finden ist, woran Ihr Unternehmen arbeitet.
- Spaces: Gruppen für Abteilungen und Teams
- Ordner: Optionale Ebenen zum Organisieren verwandter Listen innerhalb von Spaces
- Liste: Gruppen von Aufgaben mit einem gemeinsamen Ziel oder Workflow
Aufgabenansicht
Das Aufgabenverwaltungsfenster ist der Hauptarbeitsbereich, in dem Sie mit Ihren ClickUp-Aufgaben interagieren, nachdem Sie einen Space, einen Ordner oder eine Liste aus der Seitenleiste ausgewählt haben.
Aufgaben sind die Bausteine Ihrer Arbeit, mit denen Sie Aktionen erfassen, Details hinzufügen, zusammenarbeiten und Aufgaben abschließen können.
Sie können Aufgaben einer oder mehreren Personen oder sogar ganzen Teams oder Gästen zuweisen, sofern die Berechtigungen dies zulassen. Sie können auch Follower hinzufügen, die nicht Eigentümer der Aufgabe sind, aber auf dem Laufenden bleiben müssen. Und damit sich alle zur richtigen Zeit auf die richtigen Aufgaben konzentrieren können, umfasst ClickUp Aufgaben Prioritäten in vier Stufen (Dringend, Hoch, Normal und Niedrig), sodass die Wichtigkeit auf einen Blick erkennbar ist.
Neben der Priorität unterstützt jede Aufgabe umfangreiche, konfigurierbare Attribute, die vollständig an die Arbeitsweise Ihres Teams angepasst werden können.
Sie können beispielsweise benutzerdefinierte ClickUp-Status wie Skripting, Dreharbeiten, Bearbeitung, Überprüfung und Veröffentlicht für eine Videoproduktionspipeline erstellen, anstatt einen standardmäßigen „Zu erledigen, in Bearbeitung, erledigt”-Ansatz zu verwenden.
In derselben Aufgabe können Sie mit den benutzerdefinierten Feldern von ClickUp Details wie gebuchte Talente, Plattform (YouTube, Instagram, TikTok), geschätzte Laufzeit und Status der Budgetgenehmigung verfolgen.
🚀 Vorteil von ClickUp: Wechseln Sie mit ClickUp Ansichten die Perspektive, ohne Daten zu ändern oder zu verlieren.
Sie können beispielsweise Ihre Arbeit in der ClickUp-Listenansicht organisieren, den Flow auf einem Kanban-Board verwalten, Zeitpläne mit Gantt oder Zeitleiste erstellen, Termine in einem Kalender planen, Daten in einer Tabelle überprüfen oder Ideen in einer Mindmap visualisieren.
Dokumente und Notepad
Die Projektmanagement-Software bietet zwei integrierte tools zum Erstellen von Notizen, die jeweils für unterschiedliche Arten von Inhalten konzipiert sind.
ClickUp Dokumente
Mit den Dokumenten in ClickUp können Sie eine einheitliche Wissensdatenbank erstellen, in der die Dokumentation direkt die Workflows und die Durchführung des Projekts unterstützt.
Sie ermöglicht die Zusammenarbeit mit Teamkollegen in Echtzeit und bietet umfangreiche Formatierungsmöglichkeiten wie Kopfzeilen, Checklisten, Tabellen, Einbettungen, Banner und vieles mehr.
📌 So greifen Sie auf Dokumente zu:
- Von der globalen Navigationsleiste > Dokumente
- Von jedem Space, Ordner oder jeder Liste aus, die über eine Dokumentansicht verfügt
- Erstellen Sie Dokumente innerhalb von Aufgaben als Anhänge.
ClickUp Notepad
Erstellen Sie sich Ihren persönlichen Space in ClickUp Notepad. Dieser eignet sich ideal zum Notieren von Ideen, Notizen und zur täglichen Planung.
Das können Sie in Notepad erledigen:
- Schreiben Sie kurze Notizen mit Rich Text.
- Erstellen Sie Checklisten für persönliche To-dos
- Dateien und unterstützende Assets als Anhänge anhängen
- Wandeln Sie eine Notiz in eine Aufgabe oder ein Dokument um, wenn Sie bereit sind, sie freizugeben.
❗️ Hinweis: Notepad bleibt privat, es sei denn, Sie geben Inhalte durch Konvertieren ausdrücklich frei.
Chatten und Zusammenarbeit
ClickUp Chat zentralisiert Nachrichten, Feedback und die Zusammenarbeit an Dokumenten, sodass Ihr Team zusammenarbeiten kann, ohne auf externe Kommunikationstools angewiesen zu sein.
Damit können Sie:
- Organisieren Sie Unterhaltungen nach Projekt, Thema oder Team mithilfe von Kanälen.
- Chatten Sie privat oder in kleinen Gruppen mit Direktnachrichten.
- Halten Sie Diskussionen mit Threads und Antworten im Thread fokussiert.
- Benachrichtigen Sie einzelne Personen oder ganze Teams mit @mentions.
- Erstellen Sie Aufgaben sofort aus jeder Chat-Nachricht heraus.
- Veranstalten Sie asynchrone Live-Audio-/Video-Meetings aus dem Chat heraus mit ClickUp SyncUps.
💡 Profi-Tipp: Gute Zusammenarbeit sollte nicht bei Haftnotizen aufhören. Mit ClickUp Whiteboards kann Ihr Team gemeinsam skizzieren, Verbindungen herstellen oder Ideen entwickeln. So erstellen Sie ein Whiteboard in Ihrer Desktop-App:
- Geben Sie /Whiteboard in eine Aufgabe oder ein Dokument ein, um eines einzubetten.
- Verwenden Sie den Whiteboards Hub, um Whiteboards zu organisieren, zu durchsuchen und neue zu erstellen.
- Erstellen Sie über das Symbol „+“ einen Space, Ordner oder eine Liste.
- Fügen Sie sie als Ansicht an einem beliebigen Speicherort hinzu, indem Sie in der Ansichtsleiste auf + Hinzufügen klicken.
Benachrichtigungen und Erinnerungen
Auf dem Laufenden zu bleiben sollte nicht auf Kosten Ihrer Konzentration gehen. Mit ClickUp-Benachrichtigungen bleiben Sie über Änderungen an Aufgaben, Kommentare, Zuweisungen, Erwähnungen, Chat-Aktivitäten, Änderungen am Fälligkeitsdatum und vieles mehr auf dem Laufenden.
📌 Sie finden sie unter:
- Posteingang (Ihre Zentrale für Benachrichtigungen)
- Pop-ups auf dem Desktop/Browser
- Mobile Push-Benachrichtigungen
🔔 Passen Sie Benachrichtigungen an Ihren Stil bei der Arbeit an mit:
- Benachrichtigungsvoreinstellungen: Standard, Konzentriert, Nur Erwähnungen oder vollständig benutzerdefiniert
- Regeln pro Workspace: Unterschiedliche Fokusstile für unterschiedliche Teams
- Chat-Steuerung pro Kanal: Gruppenchats stummschalten, auf direkte Anfragen achten
- Intelligente Benachrichtigungen: Verzögern Sie Benachrichtigungen, während Sie in ClickUp aktiv sind.
- Threads Zurückstellen, Löschen, Entfolgen: Halten Sie Ihren Posteingang übersichtlich und zielgerichtet.
ClickUp-Erinnerungen eignen sich perfekt für kurze Erinnerungen wie das Versenden einer Nachverfolgung, das Abrufen einer Datei oder die Rücksprache mit einem Teamkollegen, ohne dass eine vollständige Aufgabe erstellt werden muss.
📌 Das können Sie erledigen:
- Erstellen Sie Erinnerungen von überall aus (Verknüpfung: R)
- Fügen Sie Mitarbeiter, Fälligkeitsdaten, Notizen und Anhänge hinzu.
- Wandeln Sie Erinnerungen in Aufgaben um, wenn der Umfang wächst.
Wenn Erinnerungen fällig werden, werden sie automatisch auf der Registerkarte des primären Posteingangs angezeigt.
🧠 Wissenswertes: Die Verbreitung von KI zeigt sich deutlich daran, dass nur 7,2 % der Teams ihre KI-Setup als effektiv bezeichnen, und genau hier kommt ClickUp ins Spiel.
Anstatt mit verstreuten Unterlagen zu jonglieren, wünschen sich Teams einen Ort, an dem ihre Arbeit und ihre KI tatsächlich zusammenkommen. Der einheitliche Ansatz von ClickUp reduziert das ständige Wechseln zwischen verschiedenen Kontexten, das den größten Teil dieses Aufwands verursacht.
Verwendung der ClickUp-Features auf dem Desktop
Nachdem Sie sich nun mit der Benutzeroberfläche vertraut gemacht haben, ist es an der Zeit, ClickUp tatsächlich einzusetzen.
In diesem Abschnitt werden Ihnen die wichtigsten Features vorgestellt, mit denen Sie ClickUp für persönliche Aufgaben nutzen können, ohne jemals zwischen Registerkarten wechseln zu müssen. 📝
ClickUp Brain und BrainGPT
ClickUp Brain ist die integrierte KI von ClickUp. Sie kann Aufgaben und Threads zusammenfassen, Ihnen beim Verfassen und Überarbeiten von Inhalten helfen und Fragen anhand des bereits in Ihrem Workspace vorhandenen Kontexts beantworten.
📌 So können Sie ClickUp AI nutzen:
- Fassen Sie Aufgaben, Dokumente, Chat-Threads und lange Benachrichtigungen zusammen.
- Erstellen Sie neue Inhalte, Projekt-Updates, StandUps und Zusammenfassungen der Teamaktivitäten.
- Übersetzen Sie Inhalte sofort und überall in ClickUp.
- Durchsuchen Sie das Internet und verbundene Apps wie Google Drive oder GitHub.
- Erwähne Aufgaben, Dokumente und Personen direkt in Eingabeaufforderungen, um präzise Antworten zu erhalten.
- Als Auslöser für KI können Sie @brain eingeben, um schnelle Aktionen oder intelligente Zusammenfassungen zu erhalten.
- Verwenden Sie /AI-Slash-Befehle, um Text zu korrigieren, Inhalte umzuschreiben oder neue Ideen zu entwickeln, basierend auf der Position Ihres Cursors.
ClickUp BrainGPT
Jetzt wird es spannend. Wenn ClickUp Brain die In-App-Intelligenz ist, dann ist ClickUp BrainGPT Ihr sprachgesteuerter KI-Desktop-Begleiter, der auf Ihrem gesamten Computer funktioniert.
Da die App mehrere KI-Modelle unterstützt, können Sie das richtige Modell für die jeweilige Aufgabe auswählen, z. B. ClickUp Brain für kontextbezogene Arbeitsantworten, oder zu ChatGPT, Claude oder Gemini wechseln, wenn Sie einen anderen Denk- oder Kreativitätsstil wünschen.
Voice-First-Produktivität
Eine der nützlichsten Funktionen für den Alltag? ClickUp Talk-to-Text, mit dem Sie bis zu viermal schneller arbeiten können.
Statistiken zur Ermüdung beim Tippen zeigen, dass 72 % der Arbeitnehmer Beschwerden im Zusammenhang mit dem Tippen haben. Mit diesem Feature können Sie jedoch Berichte, StandUps, Skripte oder Stakeholder-Updates fertigstellen, ohne jemals die Tastatur zu berühren. Drücken Sie einfach fn und beginnen Sie zu sprechen.
Da diese kontextbezogene KI-Super-App mit Ihrer Arbeit verbunden ist, können Sie „@Jamie“ sagen oder auf eine Aufgabe oder ein Dokument verweisen, und alles wird automatisch korrekt verknüpft. Außerdem schreibt BrainGPT fließend in über 50 Sprachen.
Auch die Suchfunktion wurde erheblich verbessert. Anstatt Apps einzeln zu durchsuchen, bietet Ihnen BrainGPT eine Universal Search in ClickUp, im Internet und in Ihren verbundenen Apps wie Google Drive oder GitHub.
📌 So installieren Sie ClickUp BrainGPT
- Gehen Sie zur offiziellen ClickUp BrainGPT-Seite und laden Sie BrainGPT für macOS oder Windows herunter.
- Auf Ihrem Computer installieren
Für macOS:
- Laden Sie das Installationsprogramm „.dmg“ herunter.
- Öffnen Sie die heruntergeladene Datei.
- Ziehen Sie die BrainGPT-App in Ihren Ordner für Anwendungen.
- Starten Sie BrainGPT über „Anwendungen”.
Für Windows:
- Laden Sie das Installationsprogramm (.exe) herunter.
- Doppelklicken Sie auf das Installationsprogramm und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.
- Melden Sie sich mit Ihrem ClickUp-Konto an.
📮 ClickUp Insight: 24 % der Menschen träumen von einer „Master-Registerkarte”, die alles auf einmal erledigt.
Die Logik ist einfach: Unser Gehirn ist nicht dafür geschaffen, Dutzende von geöffneten Registerkarten gleichzeitig zu verarbeiten, und jedes neue Fenster verursacht subtilen Stress und kognitiven Mehraufwand, auch wenn Sie es nicht bemerken. 🧠
Mit ClickUp BrainGPT können Sie Informationen zentralisieren, mehrere KI-Modelle durchsuchen und sofort das finden, was Sie brauchen. Dieser KI-Desktop-Begleiter bietet Ihnen einen einzigen Zugangspunkt, ohne dass Sie Alles offen halten müssen. Weniger Unordnung, weniger Stress, mehr Kontrolle. ✨
KI-Agenten
Autopilot Agents und Super Agents helfen Ihnen dabei, Ihren Workspace selbstständig zu verwalten, sodass Updates nicht im Chat untergehen und Aktionselemente nicht in Meeting-Notizen verloren gehen.
Autopilot Agents (regelbasierte, stets aktive Helfer)
Autopilot-Agenten können an einem bestimmten Speicherort, z. B. in einem Space, Ordner, einer Liste oder einem Chat-Kanal, basierend auf von Ihnen definierten Regeln Maßnahmen ergreifen. Sie können beispielsweise wiederkehrende Updates veröffentlichen, Aktivitäten zusammenfassen, wiederholte Fragen beantworten oder Nachrichten in strukturierte Arbeit umwandeln, wenn ein Auslöser auftritt.
Wenn Sie einen Arbeitsbereich einrichten, legen Sie in der Regel Folgendes fest:
- Auslöser: Eine geplante Zeit, eine neue Nachricht, eine erstellte/aktualisierte Aufgabe usw.
- Bedingungen: Optionale Regeln für das Handeln des Agenten (Schlüsselwörter, Priorität, Status, Mitarbeiter und mehr)
- Aktion(en): Was ist zu erledigen (eine Zusammenfassung posten, eine Aufgabe erstellen oder aktualisieren, einen Eigentümer zuweisen, einen Kommentar hinzufügen und mehr)?
- Wissen: Was es referenzieren kann (die von Ihnen zugelassenen Aufgaben, Dokumente und Kanäle)
Wenn Sie schnell loslegen möchten, können Sie vorgefertigte Agentenoptionen aktivieren (Verfügbarkeit variiert je nach Workspace und Plan), wie zum Beispiel:
- Wöchentlicher Bericht Agent
- Täglicher Agent für die Berichterstellung
- Team StandUp Agent
- Agent für automatische Antworten
Super Agents (spezialisierte, rollenähnliche Agenten für eine tiefere Ausführung)
Super Agents sind die erweiterte Ebene für die Erstellung spezialisierter, „rollenähnlicher” Agenten, wie z. B. für die Erstbearbeitung, Projektkoordination oder Eskalationsbearbeitung.
Was Super Agents von anderen unterscheidet, ist, dass Sie ihnen klarere Anweisungen und einen definierten Wissensumfang geben können, sodass sie sich konsistent verhalten und komplexere, mehrstufige Workflows bewältigen können. Anstelle einer „KI, die zusammenfasst”, sind Super Agents als „KI, die bei der Ausführung des Prozesses hilft” konzipiert.
Beispiel: In einem Launch-Kanal posten Mitarbeiter Updates wie „Design ist blockiert“ oder „Wir brauchen bis Freitag eine Genehmigung“. Ein Super Agent kann die Anfrage erkennen, die richtige Aufgabe erstellen oder aktualisieren, den Eigentümer zuweisen, das Fälligkeitsdatum oder die Eskalationsregel festlegen und den Plan weiter vorantreiben.
So aktivieren oder verwalten Sie Agenten
- Navigieren Sie zu dem Space, Ordner, Liste oder Chat-Kanal, in dem der Agent arbeiten soll.
- Klicken Sie auf das Symbol „Agenten” (Roboter-/AI-Symbol).
- Wählen Sie eine vorgefertigte Option oder wählen Sie Benutzerdefinierten Agenten erstellen.
- Konfigurieren Sie Auslöser → Bedingungen → Aktionen → Wissen und aktivieren Sie die Funktion.
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Dashboards und Berichterstellung
ClickUp-Dashboards vereinen Metriken, Aktualisierungen und Erkenntnisse mithilfe von Karten (den Bausteinen jedes Dashboards). Jede Karte ruft echte Live-Daten aus Ihrem ClickUp-Workspace ab und wandelt sie in etwas Visuelles, Nachverfolgbares und Umsetzbares um.
Die Karten sind in Kategorien organisiert, sodass Sie die Daten, die Sie visualisieren möchten, schnell finden können:
- Besonders hervorgehoben: Beliebte und neue Karten, die Sie ohne langes Überlegen hinzufügen können.
- KI-Karten : Integrieren Sie ClickUp Brain mit Karten wie den folgenden in Ihre Berichterstellung: KI Brain: Führen Sie benutzerdefinierte Eingabeaufforderungen aus, um Erkenntnisse oder Zusammenfassungen abzurufen. KI-StandUp: Zeigen Sie, woran Sie in einem ausgewählten Zeitraum gearbeitet haben. KI-Team-StandUp: Zusammenfassungen, gruppiert nach ausgewählten Teammitgliedern.
- KI-Brain: Führen Sie benutzerdefinierte Eingabeaufforderungen aus, um Erkenntnisse oder Zusammenfassungen zu erhalten.
- KI-StandUp: Zeigen Sie, woran Sie in einem ausgewählten Zeitraum gearbeitet haben.
- AI Team StandUp: Zusammenfassungen, gruppiert nach ausgewählten Teammitgliedern
- KI-Brain: Führen Sie benutzerdefinierte Eingabeaufforderungen aus, um Erkenntnisse oder Zusammenfassungen zu erhalten.
- KI-StandUp: Zeigen Sie, woran Sie in einem ausgewählten Zeitraum gearbeitet haben.
- AI Team StandUp: Zusammenfassungen, gruppiert nach ausgewählten Teammitgliedern
- Benutzerdefiniert (Diagramme): Erstellen Sie Ihre eigenen visuellen Berichte. Zu den Optionen gehören Balkendiagramme, Kreisdiagramme und Liniendiagramme.
- Sprint-Karte: Agile Nachverfolgung des Fortschritts, z. B. Burndown-Diagramme, Velocity-Diagramme und Sprint-Workload
- Zeiterfassung: Ideal für die Abrechnung und Ressourcenverwaltung. Zeigen Sie die Stunden nach Mitarbeitern, Aufgaben oder Projekten gruppiert an.
Je nach Ihrem Plan können Sie einzelne Karten als PDF, PNG, JPEG, SVG oder sogar CSV exportieren. Möchten Sie die gesamte Ansicht freigeben? Exportieren Sie Ihr gesamtes Dashboard als PDF, um schnell offline darauf zugreifen zu können.
🔍 Wussten Sie schon? Die Total Economic Impact™ (TEI)-Studie von Forrester ergab, dass ein zusammengesetztes Unternehmen, das ClickUp einsetzt, durch Automatisierung und KI bis zum dritten Jahr einen ROI von 384 % erzielte und 92.400 Stunden der Produktivität einsparte.
Die Kapazität entspricht etwa 44 Vollzeit-Mitarbeiterjahren (bei 2.080 Arbeitsstunden pro Vollzeitäquivalent), die bis zum dritten Jahr erreicht werden.
Integrationen
Wenn die Arbeit Ihres Teams auf ein Dutzend verschiedene Apps verteilt ist, helfen Ihnen die ClickUp-Integrationen dabei, alles zusammenzuführen, ohne dass Sie sich mit einer unübersichtlichen Vielzahl von SaaS-Anwendungen herumschlagen müssen.
ClickUp bietet Dutzende von sofort einsatzbereiten Integrationen mit Tools wie Slack, Google Kalender, GitHub, E-Mail, HubSpot, Calendly, Office 365 und sogar Notion, wodurch die Arbeitslast innerhalb von ClickUp reduziert wird.
Verwendung der ClickUp-Slack-Integration:
- Verwandeln Sie Slack-Nachrichten in ClickUp-Aufgaben, ohne den Chat zu verlassen.
- Erhalten Sie Echtzeit-Updates zu Aufgaben in den von Ihnen ausgewählten Kanälen.
- Als Auslöser für Slack-Benachrichtigungen verwenden Sie Automatisierungen (z. B. bei Änderungen des Fälligkeitsdatums).
Was Sie mit den verschiedenen ClickUp-Google-Workspace-Integrationen zu erledigen haben:
- Fügen Sie Google Drive-Dateien in ClickUp hinzu, erstellen Sie sie und suchen Sie danach.
- Führen Sie die Synchronisierung von Google Kalender-Ereignissen und -Aufgaben in beide Richtungen durch.
- Durchsuchen Sie Ihren Gmail-Posteingang, ohne ClickUp zu verlassen.
Arbeiten mit der ClickUp-GitHub-Integration:
- Verbinden Sie Repos mit Spaces, um automatisch Sichtbarkeit für Probleme und PRs zu erhalten.
- Verknüpfen Sie Commits, Bereiche und Pull Requests mit ClickUp-Aufgaben.
- Suchen Sie GitHub-Dateien mit Connected Search
Tipps zur Maximierung der Produktivität
Mit der ClickUp-Desktop-App erledigen Sie Ihre Aufgaben schneller. Mit diesen schnellen Tipps bleiben Sie konzentriert, wechseln reibungslos zwischen Aufgaben und behalten den Überblick über Ihre Arbeit.
Arbeiten Sie mit Multi-Fenster-Workflows
Wenn Sie mehrere Prioritäten unter einen Hut bringen müssen, kann das Hin- und Herwechseln zwischen Registerkarten Sie ausbremsen. Die ClickUp-Desktop-App löst dieses Problem, indem sie Ihnen ermöglicht, Dokumente, Aufgaben und Dashboards nebeneinander geöffnet zu lassen.
So nutzen Sie die Produktivität von mehreren Fenstern in ClickUp optimal:
- Referenzieren und aktualisieren Sie gleichzeitig: Halten Sie ein Projekt-Dokument geöffnet, während Sie verwandte Aufgaben in einem anderen Fenster aktualisieren.
- Parallel überwachen und ausführen: Beobachten Sie, wie sich die Dashboards alle 30 Minuten aktualisieren, und führen Sie die Nachverfolgung der Zeit in Ihrem gesamten Workspace durch.
- Einfaches Querverweisen: Vergleichen Sie Dokumente, überprüfen Sie mehrere Aufgaben oder validieren Sie Details aus verschiedenen Quellen.
- Bleiben Sie auf Ihre Weise organisiert: Halten Sie Aufgaben mit Priorität in Sichtbarkeit, damit nichts übersehen wird.
Bleiben Sie im Offline-Modus produktiv
Kein WLAN? Kein Problem.
Der Offline-Modus von ClickUp sorgt dafür, dass Sie auch bei einer unterbrochenen Internetverbindung weiterarbeiten können, und ist damit eines der unverzichtbaren Tools für die Arbeit von zu Hause aus, dessen Bedeutung Ihnen erst bewusst wird, wenn Sie es brauchen. Er ist in allen Plänen verfügbar und funktioniert im Web, in der Desktop-App und in der mobilen App.
Wenn ClickUp erkennt, dass Sie offline sind, werden Sie benachrichtigt, sodass Sie ohne Unterbrechung weiterarbeiten können.
📌 Das können Sie offline erledigen:
1️⃣ Aufgaben und Erinnerungen erstellen
- Halten Sie weiterhin Ideen fest und arbeiten Sie so, als wären Sie online.
- Neue Aufgaben und Erinnerungen werden automatisch synchronisiert, sobald Ihre Verbindung wiederhergestellt ist.
- Kurzer Hinweis: Sie können offline keine Unteraufgaben erstellen, aber Sie können Aufgaben später in Unteraufgaben umwandeln.
2️⃣ Zuletzt geöffnete Aufgaben und Notizen in der Ansicht anzeigen
- Alles, was lokal gespeichert ist, bleibt zugänglich.
- Überprüfen Sie Details, lesen Sie Notizen und bleiben Sie von überall aus organisiert.
Verwenden Sie Verknüpfungen, um schneller voranzukommen
Hier finden Sie eine umfassende Liste der wichtigsten ClickUp-Tastenkürzel für die effiziente Navigation und Ausführung von Aktionen in der ClickUp-Desktop-App:
Notiz: Die meisten Tastatur-Verknüpfungen in ClickUp verwenden gängige Standards und können nicht angepasst werden. Einige Desktop-App-Verknüpfungen (wie „Neue Aufgabe erstellen“ und „Command-Center öffnen“) können jedoch in den Einstellungen Ihrer Desktop-App geändert werden. Um die verfügbaren Verknüpfungen anzuzeigen oder anzupassen, überprüfen Sie Ihre persönlichen Einstellungen oder die Einstellungen Ihres Workspaces.
Globale Verknüpfungen
| Aktion | Mac-Verknüpfung | Windows-Verknüpfung |
| Neue Aufgabe erstellen | Cmd + E | Strg + E |
| Erinnerung erstellen | R | R |
| Open AI-Befehlsleiste (desktopweit) | Cmd + J | Strg + J |
| Open AI-Befehlsleiste (in der App) | Cmd + K | Strg + K |
| Notepad öffnen | N oder P | N oder P |
| Seitenleiste ein-/ausblenden | Cmd + \ | Strg + \ |
| Zur aktuellen Position in der Seitenleiste scrollen | Cmd + I | Strg + I |
Hinweis: Mit Cmd/Strg + J öffnen Sie die KI-Befehlsleiste von überall auf Ihrem Computer, wenn die Desktop-App ausgeführt wird. Mit Cmd/Strg + K öffnen Sie sie innerhalb des App-Fensters.
Notiz: Mit Cmd/Strg + J öffnen Sie die KI-Befehlsleiste von überall auf Ihrem Computer, wenn die Desktop-App ausgeführt wird. Mit Cmd/Strg + K öffnen Sie sie innerhalb des App-Fensters.
Verknüpfungen zu Aufgaben
| Aktion | Verknüpfung |
| Status ändern | Umschalt + S |
| Kommentar hinzufügen | Umschalt + M |
| Datum festlegen | Umschalt + D |
| Mitarbeitern zuweisen | Umschalt + A |
| Aufgabe sich selbst zuweisen | M |
| Zu Prioritäten hinzufügen | Option + A (Mac) / Alt + A (Win) |
| Timer | Umschalt +. |
| Tag | Umschalt + L |
| Unteraufgabe | Umschalt + T |
| Priorität | Umschalt + P |
| Navigieren Sie zwischen Aufgaben in einer Liste | Strg + Umschalt + Pfeil nach links/rechts |
Verknüpfungen für den Text-Editor
| Aktion | Mac-Verknüpfung | Windows-Verknüpfung |
| Slash-Befehle | / | / |
| Benutzer erwähnen | @ | @ |
| Aufgabe erwähnen | @@ | @@ |
| Erwähne Dokument | @@@ | @@@ |
| Letzten Kommentar bearbeiten | Pfeil nach oben | Pfeil nach oben |
| Emoji hinzufügen | : | : |
| Text/Bilder einfügen | Cmd + V | Strg + V |
| Hyperlink (Text markieren) | Cmd + K | Strg + K |
| Auswahl des gewählten Textes duplizieren | Cmd + D | Strg + D |
| Text links ausrichten | Cmd + Umschalt + L | Strg + Umschalt + L |
| Text rechtsbündig ausrichten | Cmd + Umschalt + R | Strg + Umschalt + R |
| Text zentrieren | Cmd + Umschalt + E | Strg + Umschalt + E |
| Inline-Code-Formatierung | Cmd + Umschalt + C | Strg + Umschalt + C |
| Aufzählung erstellen | Cmd + Umschalt + 9 | Strg + Umschalt + 9 |
| Checkliste erstellen | Cmd + Umschalt + 8 | Strg + Umschalt + 8 |
| Nummerierte Liste erstellen | Cmd + Umschalt + 7 | Strg + Umschalt + 7 |
| Überschrift erstellen | Option + Cmd + 1-4 | Alt + Strg + 1-4 |
Chat-Verknüpfungen
| Aktion | Mac-Verknüpfung | Windows-Verknüpfung |
| Eine Nachricht verfassen | Cmd + G | Strg + G |
| Nachrichten suchen | Cmd + F | Strg + F |
| Zur ersten ungelesenen Nachricht springen | Cmd + Umschalt + J | Strg + Umschalt + J |
ClickUp Brain-Verknüpfungen
| Aktion | Mac-Verknüpfung | Windows-Verknüpfung |
| Öffnen Sie ClickUp Brain | Option + K | Alt + K |
| Open AI-Leiste für Befehle (Desktop-App) | Cmd + J | Strg + J |
| Open AI-Befehlsleiste (Browser) | Cmd + K | Strg + K |
| Verwenden Sie den Slash-Befehl /ai | /AI in jedem Textfeld | /AI in jedem Textfeld |
💡 Profi-Tipp: Aktivieren/deaktivieren Sie Ihre Tastatur-Verknüpfungen und entdecken Sie alle verfügbaren Befehle direkt in Ihren Einstellungen. Klicken Sie auf Ihren persönlichen Avatar > Tastatur-Verknüpfungen und durchsuchen Sie dann jede Kategorie auf der linken Seite, um alle verfügbaren Verknüpfungen anzuzeigen.
Automatisieren Sie wiederholende Schritte
ClickUp Automatisierungen übernehmen repetitive Aufgaben, sodass Ihr Team sich nicht darum kümmern muss. Die App reagiert auf Aktualisierungen, setzt Prozessregeln durch und treibt die Arbeit automatisch voran, sodass Projekte organisiert und auf Kurs bleiben, ohne dass ständige manuelle Nachverfolgungen erforderlich sind.
Jede Automatisierung folgt einer einfachen, leistungsstarken Struktur:
- Auslöser: Ein Ereignis, das die Automatisierung startet (z. B. Statusänderungen, Fälligkeitsdatum erreicht).
- Bedingungen: Optionale Filter (z. B. Priorität „Dringend“, Tag enthält „Überprüfen“)
- Aktionen: Was das System automatisch zu erledigen hat (z. B. einen Benutzer zuweisen, eine Aufgabe verschieben, eine E-Mail senden)
Nach der Aktivierung läuft die Regel ohne jeglichen Code automatisch ab.
Um Ihre Produktivität auf die nächste Stufe zu heben, können Sie mit ClickUp Brain KI zur Automatisierung von Aufgaben nutzen. Damit eröffnen sich Ihnen ganz neue Möglichkeiten, darunter:
- KI Assign: Wählen Sie automatisch die beste Person für eine Aufgabe basierend auf Ihren benutzerdefinierten Kriterien aus.
- KI-Priorisierung: Legen Sie anhand Ihrer benutzerdefinierten Kriterien die richtige Priorität fest (z. B. „als dringend markieren, wenn es sich um eine Kundeneskalation handelt“).
- KI-Agent: Beauftragen Sie einen Agenten mit dem Abschließen mehrstufiger Arbeiten.
- KI-Felder: Erstellen Sie KI-Felder, um Zusammenfassungen, Übersetzungen, Aktionspunkte und mehr basierend auf dem Inhalt der Aufgabe zu generieren.
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Häufige Probleme und Fehlerbehebung
Hier finden Sie eine kurze Anleitung zur Fehlerbehebung, mit der Sie die häufigsten Probleme schnell diagnostizieren und beheben können.
Probleme beim Anmelden
Wenn Sie sich nicht anmelden können (Ladefehler, wiederholte Fehler oder leerer Bildschirm), versuchen Sie zunächst die grundlegenden Schritte: Überprüfen Sie Ihre Anmeldedaten und stellen Sie sicher, dass Sie über eine stabile Netzwerkverbindung verfügen.
Manchmal liegt das Problem an beschädigten lokalen Daten. Das Löschen des App-Caches (oder das Löschen des ClickUp-Ordners aus Ihren Systemdaten) und ein anschließender Neustart der App beheben häufig hartnäckige Anmeldeprobleme. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die neueste Version der App verwenden.
Synchronisierung von Aufgaben und Aktualisierungen
Wenn Ihre Aufgaben oder Aktualisierungen nicht auf allen Geräten angezeigt werden, überprüfen Sie zunächst, ob Ihre Internet-Verbindung stabil ist und ob die Server von ClickUp funktionsfähig sind (kein globaler Ausfall).
Stellen Sie als Nächstes sicher, dass die App aktualisiert ist. Ältere Versionen können Fehler bei der Synchronisierung aufweisen. Wenn das Problem weiterhin besteht, versuchen Sie eine manuelle Aktualisierung oder öffnen Sie die Desktop-App erneut. Wenn Sie Änderungen über das Mobilgerät oder den Browser vorgenommen haben, melden Sie sich auf anderen Geräten ab und wieder an, wodurch häufig ein Auslöser für eine neue Synchronisierung ausgelöst wird.
Benachrichtigungen werden nicht angezeigt
Oft sind fehlende Benachrichtigungen einfach ein Problem der Einstellungen. Vergewissern Sie sich zunächst, dass Desktop-Benachrichtigungen aktiviert sind.
Überprüfen Sie anschließend die Berechtigungen für Benachrichtigungen Ihres Betriebssystems und stellen Sie sicher, dass ClickUp Push-Benachrichtigungen senden darf.
Wenn das Problem weiterhin besteht, melden Sie sich ab und wieder an oder starten Sie die App neu.
App-Abstürze
Wenn ClickUp abstürzt, einfriert oder nicht gestartet werden kann, überprüfen Sie über das Menü „Über ClickUp“ oder „Aktualisieren“, ob Sie die neueste Version verwenden.
Wenn die Aktualisierung nicht hilft, können beschädigte Dateien durch eine vollständige Neuinstallation gelöscht werden. Löschen Sie unter macOS den Ordner mit den Benutzerdaten (~/Library/Application Support/ClickUp) und starten Sie die App neu. Unter Windows deinstallieren Sie die App, löschen Sie den Ordner %AppData%\Roaming\ClickUp und installieren Sie sie neu.
Überprüfen Sie außerdem die Nutzung der Systemressourcen. Wenn Ihr Computer über wenig Arbeitsspeicher oder CPU-Leistung verfügt, kann das Schließen anderer ressourcenintensiver Apps vor dem Start von ClickUp die Stabilität verbessern.
Maximieren Sie Ihre Effizienz mit der ClickUp-Desktop-App
Remote- und Hybridarbeit bringen besondere Herausforderungen mit sich: verstreute Tools, verlorener Kontext und endloses Wechseln zwischen Apps.
Die ClickUp-Desktop-App löst dieses Problem, indem sie alles, was Ihr Team benötigt, in einem einzigen Workspace vereint. Dank Echtzeit-Updates, Automatisierungen und Offline-Zugriff kann Ihr Team nahtlos zusammenarbeiten, egal wo sich die einzelnen Mitglieder befinden.
Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an und verwandeln Sie Ihre fragmentierten Workflows in eine einzige Quelle der Produktivität.
Häufig gestellte Fragen
Ja, ClickUp unterstützt einen Offline-Modus auf dem Desktop. Sie können kürzlich geöffnete Aufgaben und Notizen anzeigen und sogar neue Aufgaben oder Erinnerungen erstellen, während Sie offline sind. Sobald Sie wieder eine Verbindung herstellen, wird alles automatisch synchronisiert.
Im Allgemeinen ja. Die Desktop-Version reagiert in der Regel schneller und vermeidet Verzögerungen und Ressourcenüberlastung, die manchmal beim Ausführen von ClickUp in einem Browser auftreten können.
Die meisten Kernfunktionen wie Aufgaben, Dokumente, Chat, KI und Benachrichtigungen funktionieren in der Desktop-App. Einige Funktionen können sich jedoch im Vergleich zur Web-Version leicht unterscheiden (z. B. bestimmte browserbasierte Integrationen oder Einbettungen).
BrainGPT (ehemals Brain MAX) ist die begleitende KI-Erfahrung von ClickUp, die die Erfassung per Spracheingabe und einen schnelleren Zugriff unterstützt, damit Sie Aufgaben, Dokumente und verbundene Kontexte effizienter bearbeiten können.
Ja, Agenten können auf der Grundlage von Auslösern und Anweisungen handeln, die Sie in ClickUp konfigurieren. Für erweiterte Setups können Super-Agenten für speziellere Workflows verwendet werden.