Wir haben ClickUp Brain entwickelt. Anschließend haben wir es sofort eingesetzt, um unsere Arbeit bei ClickUp, der All-in-One-App für die Arbeit, zu verwalten.
Das klingt vielleicht etwas verworren, aber hören Sie uns bitte zu. Wir hatten genau dasselbe Problem wie Sie: Arbeitsüberlastung. Oder Tausende von Aufgaben in Dutzenden von Projekten, Teams, die über verschiedene Zeitzonen verteilt sind, riesige Mengen an Verlaufsdaten, die über Dutzende von Apps verstreut sind und uns nützliche Informationen liefern könnten – wenn wir nur herausfinden könnten, welche.
ClickUp Brain hat Zusammenhänge aufgezeigt, die wir in Echtzeit nicht erkennen konnten. Zum Beispiel, welche Arten von Abhängigkeiten Zeitleisten tatsächlich zum Scheitern bringen, welche Genehmigungsschritte Engpässe verursachen und welche Teams überlastet sind.
In diesem Blogbeitrag erklären wir, wie ClickUp ClickUp Brain nutzt, um Daten in umsetzbare Erkenntnisse zu verwandeln. Hier erfährst du, was sich für uns geändert hat und was sich für dich ändern kann. 🪄
Was ist ClickUp Brain?
ClickUp Brain ist ein in ClickUp integrierter KI-gestützter Assistent, der Ihnen hilft, intelligenter und schneller zu arbeiten. Sie können mit ClickUp Brain interagieren, indem Sie @Brain in Aufgabenkommentaren oder im Chat erwähnen, genau wie Sie ein Mitglied des Teams erwähnen würden. Folgendes kann es leisten:
- Geben Sie Anweisungen und beantworten Sie Fragen unter Berücksichtigung des Kontexts Ihres Workspace
- Fassen Sie Elemente Ihres Workspaces wie Ihre ClickUp-Aufgaben, Kommentare, Chats und Dokumente zusammen
- Führen Sie Aktionen durch, wie das Erstellen von Aufgaben, das Aktualisieren des Fortschritts, das Verfassen von Kommentaren, das Zusammenfassen von Aufgaben oder Dokumenten, das Durchsuchen der Workspace und vieles mehr.
- Greifen Sie sowohl auf öffentliche als auch (mit entsprechender Berechtigung) auf private Elemente in Ihrem Workspace zu, um relevantere und kontextbezogene Antworten zu geben.
Sie können ClickUp Brain an verschiedenen Stellen in Ihrem Arbeitsbereich nutzen, beispielsweise in der Symbolleiste, in den Speicherortkopfzeilen, bei Aufgaben, in Dokumenten und im Chat. Es wurde entwickelt, um Sie bei allen Aufgaben zu unterstützen – von der Verwaltung von Aufgaben über die Erstellung von Zusammenfassungen bis hin zur Suche im Internet.
Für noch mehr Leistung gibt es ClickUp Brain MAX, Ihren Desktop-Begleiter, der KI-gestützte Produktivität in Ihren gesamten Workflow bringt – nicht nur innerhalb von ClickUp.
46,5 % der Arbeitnehmer sind gezwungen, zwischen zwei oder mehr KI-Tools hin und her zu wechseln, um eine einzige Aufgabe abzuschließen.
Brain MAX verhindert zudem den „AI-Sprawl“, indem es alle Ihre KI-Tools und Workflows an einem Ort zentralisiert. Sie können über ClickUp, Ihre verbundenen Arbeitsanwendungen (wie Figma, GitHub, Google Drive, SharePoint) und das Internet hinweg suchen, Inhalte erstellen und Maßnahmen ergreifen – alles über eine einzige, einheitliche Benutzeroberfläche.
Es ist eine KI für all Ihre Arbeiten.
Erfahren Sie in diesem kurzen Video, wie das funktioniert:
Warum umsetzbare Erkenntnisse entscheidend sind
Daten ohne Orientierung nützen niemandem etwas. Wir brauchen Erkenntnisse, die wir nutzen können – Erkenntnisse, die uns zeigen, was als Nächstes zu erledigen ist, und nicht nur, was zuvor geschehen ist.
Hier erfahren Sie, warum umsetzbare Erkenntnisse so wichtig sind. 👇
Über- und Unterauslastung erkennen
Manche Team-Mitglieder sind überlastet, während andere noch Kapazitäten frei haben. Ohne Sichtbarkeit übersehen wir dies völlig. Umsetzbare Erkenntnisse decken diese Ungleichgewichte schnell auf.
Wir können erkennen, wer überlastet ist und wer noch mehr Arbeit übernehmen kann. Das hilft uns dabei, die Arbeit fair zu verteilen und Burnout zu verhindern, bevor es dazu kommt.
Priorisieren Sie Arbeiten mit hoher Wirkung
Nicht alle Aufgaben haben das gleiche Gewicht. Manche bringen uns wirklich weiter, andere halten uns lediglich auf Trab.
Klare Erkenntnisse geben uns die Berechtigung, kompromisslos zu handeln. Sie zeigen uns, welches Projekt den Umsatz steigern wird, welche Features sich die Kunden sehnlichst wünschen und welche Initiative im Meeting zwar gut aussah, aber in sechs Monaten keine Rolle mehr spielen wird.
📮 ClickUp-Einblick: 13 % unserer Umfrageteilnehmer möchten KI nutzen, um schwierige Entscheidungen zu treffen und komplexe Probleme zu lösen. Allerdings geben nur 28 % an, KI regelmäßig bei der Arbeit einzusetzen.
Ein möglicher Grund: Sicherheitsbedenken! Benutzer möchten möglicherweise keine sensiblen Entscheidungsdaten mit einer externen KI freigeben. ClickUp löst dieses Problem, indem es KI-gestützte Problemlösungen direkt in Ihren sicheren ClickUp-Workspace integriert. Von SOC 2 bis hin zu ISO-Standards – ClickUp erfüllt die höchsten Datensicherheitsstandards und hilft Ihnen dabei, generative KI-Technologie sicher in Ihrem gesamten Workspace einzusetzen.
Beschleunigen Sie die Entscheidungsfindung
Wenn sich Entscheidungen hinziehen, geht der Schwung verloren. Mit den Erkenntnissen, die uns sofort zur Verfügung stehen, vermeiden wir Verzögerungen und verfügen genau dann über die benötigten Informationen, wenn wir sie brauchen. So können wir schnell und sicher handeln, Projekte auf Kurs halten und die Teams aufeinander abstimmen.
Tatsächlich sagen Alistair Croll und Ben Yoskvitz, die Verfasser von „Lean Analytics“:
Wenn Sie damit beschäftigt sind, die Daten zu erklären, haben Sie keine Zeit, darauf zu reagieren.
Wenn Sie damit beschäftigt sind, die Daten zu erklären, haben Sie keine Zeit, darauf zu reagieren.
Jeder fünfte von ClickUp befragte Mitarbeiter gibt an, dass es ihm helfen würde, schneller zu arbeiten, wenn er einfach wüsste, wann Entscheidungen getroffen werden (bessere Kommunikation). Doch in der Hektik eines arbeitsreichen Tages gerät die Kommunikation von Zeitleisten oft ins Hintertreffen.
Hier kommt ClickUp Brain ins Spiel. Als Ihr KI-gestützter Arbeits-Copilot sammelt es automatisch Updates aus Aufgaben, Threads und Dokumenten – und liefert tägliche Zusammenfassungen, Entscheidungshilfen und zusammenfassende Kommentare, sodass Sie endlich aufhören können, anderen nach dem Mund zu reden (oder nach Informationen zu suchen).
📖 Lesen Sie auch: So nutzen Sie KI mit Echtzeit-Datenerkenntnissen
Wichtige Features von ClickUp Brain für umsetzbare Erkenntnisse
So haben wir ClickUp Brain in unsere eigenen Workflows integriert, um schneller voranzukommen, Probleme früher zu erkennen und die Teams aufeinander abzustimmen. 📋
Erkennen Sie Projektprobleme, bevor sie sich ausweiten
Die teuerste Krise ist die, die man nicht kommen sieht. Wir nutzen ClickUp Brain, um Warnsignale aufzudecken, die wir normalerweise übersehen würden.
Nehmen wir ein reales Szenario: Unser Produktteam hat ein Feature eingeführt, das von drei miteinander verbundenen Arbeitsabläufen abhängig war. Die Funktion „Aufgaben finden, die ins Stocken geraten sind“ von ClickUp Brain hat erkannt, dass die Aufgabe zur Übergabe des Designs seit 12 Tagen nicht aktualisiert worden war. Diese eine Benachrichtigung hat eine zweiwöchige Kette von Verzögerungen in den nachfolgenden Arbeitsschritten verhindert.
Wir haben das Hindernis erkannt, die Eigentümerschaft neu zugewiesen und den Startplan eingehalten. Ohne diese Sichtbarkeit hätten wir das Problem erst bei der Sprint-Review entdeckt – zu spät, um es noch zu beheben.
📌 Probieren Sie diesen Befehl aus: Finden Sie im Projekt „Q4-Kampagne“ Aufgaben, die seit mehr als 10 Tagen nicht aktualisiert wurden, und markieren Sie diejenigen, bei denen die Gefahr einer Verzögerung besteht.
💡 Profi-Tipp: Laden Sie Excel-Dateien direkt in einen neuen ClickUp Brain-Chat hoch und stellen Sie Fragen zu den Daten. Außerdem können Sie einen Link zu einer Tabelle (z. B. aus Google Tabellen) einfügen, um Erkenntnisse zu gewinnen. So lassen sich Tabellen sofort analysieren, ohne den Workspace verlassen zu müssen.
Ersetzen Sie stundenlange Berichte zur Status-Erstellung
Bei der Erstellung von Zusammenfassungen für die Geschäftsleitung verlieren die meisten Teams Stunden durch manuelle Arbeit. Wir erstellen diese nun automatisch.
Am Ende jedes Sprints bitten wir ClickUp Brain, unseren Development Space zusammenzufassen und dabei hervorzuheben, was bereits veröffentlicht wurde, was noch in Bearbeitung ist und wo es zu Blockaden kommt. Dabei werden Status-Informationen, Kommentare und Anhänge aus dem gesamten Space herangezogen und zu einem übersichtlichen Update zusammengefasst, dessen Durchsicht nur 30 Sekunden dauert – statt 30 Minuten für die Erstellung.
Außerdem sieht unser Chef, wenn er die Zusammenfassung liest, tatsächliche Fortschritte und nicht nur eine Liste von Statusmeldungen.
Wir sagen ihnen: „Wir haben drei Features veröffentlicht, die die Zahlung durch die Neuzuweisung der Backend-Aufgabe entblockt haben und noch ein Hindernis beim iOS-Build haben, das auf den Zugriff auf eine externe API wartet.“ Das ist ein Update, auf dessen Grundlage Entscheidungen getroffen werden können.
📌 Probieren Sie diese Eingabe aus: Erstellen Sie eine Zusammenfassung zum Space „Mobile App-Entwicklung“, die fertiggestellte Features, offene Probleme und Hindernisse im letzten Sprint umfasst.
Treffen Sie ausgewogene Entscheidungen zum Workload
Ungleichmäßige Workload führt oft zu Burnout, Engpässen und Terminüberschreitungen. Wir nutzen ClickUp Brain, um die Workload neu zu verteilen, bevor es soweit kommt.
Während die Workload-Ansicht von ClickUp die Kapazität pro Person anzeigt, geht der KI-Assistent noch einen Schritt weiter. Er analysiert alles, einschließlich Aufgabenvolumen, Fälligkeitsdaten, Komplexitätsindikatoren und Abhängigkeiten. Wenn ClickUp Brain also feststellt, dass ein Teammitglied 12 dringende Aufgaben zu bewältigen hat, während ein anderes nur vier hat, empfiehlt es konkrete Umverteilungen.
Im letzten Quartal haben wir dies in unserem Design-Team umgesetzt.
ClickUp Brain wies darauf hin, dass ein Designer den Großteil der Arbeiten mit hoher Priorität bewältigte, während andere noch Kapazitäten frei hatten. Wir haben die Arbeiten strategisch neu verteilt. So konnten wir einen Burnout unseres Leistungsträgers verhindern, und der Durchsatz stieg, da die Arbeit im gesamten Team gleichmäßiger abgeschlossen wurde.
📌 Probieren Sie diese Eingabeaufforderung aus: Sehen Sie sich die Workload-Ansicht des Designteams an und schlagen Sie vor, wie Aufgaben neu zugewiesen werden können, um diese Woche ein Gleichgewicht zu wahren.
Erstellen Sie Dashboards, die uns zeigen, worauf es ankommt
Wir haben gelernt, dass die Dashboards, die Nutzer tatsächlich verwenden, diejenigen sind, die selbst die Analyse komplexester Daten kinderleicht machen. Stellen Sie sich Dashboards vor, die Ihnen nicht nur eine Liste von Zahlen liefern, sondern auch leicht verständliche Interpretationen dessen, was diese Zahlen tatsächlich bedeuten. Unsere KI-gestützten Dashboards in ClickUp leisten genau das.
- Rufen Sie mit der KI-Team-StandUp-Karte automatisch Updates zu den Teamaktivitäten über einen bestimmten Zeitraum ab.
- Erstellen Sie mit der KI-Projekt-Update-Karte und einem Bewertungssystem im Führungsstil umfassende Übersichten über den Projektstatus, den Fortschritt und die nächsten Schritte.
- Erstellen Sie benutzerdefinierte Eingabeaufforderungen, um Ad-hoc-Erkenntnisse zu gewinnen oder verschiedene Aktionen mit der KI-Karte auszuführen.
- Stellen Sie mit der KI-Executive-Summary-Karte aktuelle Zusammenfassungen für die Führungskräfte bereit.
- Fassen Sie Ihre eigenen jüngsten Aktivitäten für StandUp-Meetings oder die Berichterstellung mit der KI-StandUp-Karte zusammen.
Unser Marketingteam aktualisiert sein Dashboard jeden Montagmorgen. Es erhält eine Übersicht über den Kampagnenfortschritt, welche Maßnahmen hinter dem Zeitplan zurückliegen und welche Kanäle blockiert sind – und das in leicht verständlicher Sprache.
Außerdem haben wir KI-gestützte Dashboards für Kundenprobleme, Sprintplanung und Produktanalysen entwickelt. Jedes davon zeigt genau das an, was das jeweilige Team benötigt, um Entscheidungen zu treffen.
Das Vertriebs-Dashboard zeigt, welche Geschäfte vorankommen und welche ins Stocken geraten sind. Das Technik-Dashboard zeigt, welche Dienste einwandfrei laufen und welche Aufmerksamkeit erfordern. Wenn ein CEO den Status des Projekts erfahren möchte, verweisen wir ihn auf ein Dashboard, anstatt ein Meeting anzusetzen.
🔍 Wussten Sie schon? Netflix ist zu einem modernen Unternehmenssymbol für datengestütztes Handeln geworden. Als das Unternehmen 2006 den „Netflix Prize“ ins Leben rief, nutzte es Crowdsourcing, um bessere Algorithmen zur Vorhersage von Benutzerpräferenzen zu entwickeln. Das Ergebnis war eine Verbesserung der Empfehlungsgenauigkeit um 8%.
Verbinden Sie Erkenntnisse mit Maßnahmen durch Automatisierungen und Ziele
Ein Problem zu erkennen, hat keine Bedeutung, wenn niemand darauf reagiert. Wir betrachten Erkenntnisse als den Anfang von Workflows, nicht als deren Ende.
Wenn die KI eine kritische, überfällige Aufgabe identifiziert, benachrichtigt eine ClickUp-Automatisierung den Projektmanager sofort. Wenn wir Erkenntnisse aus einer Nachbesprechung in ClickUp Docs dokumentieren, bitten wir ClickUp Brain, die wichtigsten Erkenntnisse zu extrahieren und sie mit unserem Ziel zur kontinuierlichen Verbesserung zu verknüpfen.
Die Erkenntnisse werden Teil unseres institutionellen Wissens, und die Maßnahmen erfolgen automatisch.
📌 Probieren Sie diese Eingabeaufforderung aus: Fassen Sie das aktuelle Post-Mortem-Dokument zusammen und verknüpfen Sie Schlüssel-Erkenntnisse mit dem Ziel „Kontinuierliche Verbesserung“.
📮 ClickUp-Einblick: 47 % unserer Umfrageteilnehmer haben noch nie versucht, KI für manuelle Aufgaben einzusetzen, doch 23 % derjenigen, die KI bereits nutzen, geben an, dass sich ihre Workload dadurch deutlich verringert hat.
Dieser Unterschied könnte mehr sein als nur eine technologische Lücke. Während Early Adopters messbare Vorteile erzielen, unterschätzt die Mehrheit möglicherweise, wie transformativ KI bei der Reduzierung der kognitiven Belastung und der Zeitersparnis sein kann. 🔥
ClickUp Brain schließt diese Lücke, indem es KI nahtlos in Ihren Workflow integriert. Von der Zusammenfassung von Threads und dem Verfassen von Inhalten bis hin zur Aufgliederung komplexer Projekte und der Erstellung von Unteraufgaben – unsere KI kann all das. Sie müssen nicht zwischen verschiedenen Tools wechseln oder bei Null anfangen.
💫 Konkrete Ergebnisse: STANLEY Security konnte den Zeitaufwand für die Berichterstellung dank der anpassbaren Tools für die Berichterstellung von ClickUp um 50 % oder mehr reduzieren – so konnten sich die Teams weniger auf die Formatierung und mehr auf die Prognosen konzentrieren.
Zugriff auf mehrere KI-Modelle
Anders zu denken fällt manchmal leichter, wenn man sich auf verschiedene KI-Tools verlässt, um unterschiedliche Aufgaben zu bewältigen.
Wenn wir über Kampagnenansätze brainstormen, brauchen wir eine rasante Ideenfindung. Wenn wir eine Produktentscheidung ausarbeiten, brauchen wir tiefgreifende logische Überlegungen. Wenn wir etwas Spezialisiertes recherchieren, benötigen wir möglicherweise ein tool, das anders trainiert wurde. Vorzugeben, ein einziges Modell könne all das gleichermaßen gut bewältigen, ist einfach falsch.
Mit Brain MAX können wir auf Claude für komplexe Denkprozesse, auf ChatGPT für kreative Ideenfindung und auf Gemini für spezielle Fachgebiete zugreifen. Wir wählen je nachdem aus, welches Problem wir gerade lösen möchten.
Unser Produktteam nutzt Claude, wenn wir komplexe Abwägungen hinsichtlich der Priorität der Features treffen, während unser Marketingteam auf ChatGPT zurückgreift, wenn es um die Ausarbeitung von Kampagnenkonzepten geht.
💡 Was bei uns funktioniert: Wir nutzen Brain MAX + ClickUp-Whiteboards als unsere kreative Command-Center-Anlage. Beispielsweise greifen wir erste Ideen aus der Desktop-Anwendung auf und ziehen sie dann auf ein Whiteboard in ClickUp. Anschließend verwenden wir Echtzeit-Visualisierungen, verknüpfen diese mit Aufgaben und Dokumenten und lassen das Team die Ideen neu kombinieren, verfeinern und umsetzen, ohne jemals die Arbeitsfläche verlassen zu müssen.
Durchsuchen Sie alle von uns verwendeten tools
Teams arbeiten heute mit einer Vielzahl von Tools: In Figma befinden sich die Entwürfe, auf GitHub der Code, in Google Drive die Strategiedokumente, in SharePoint die rechtlichen Unterlagen und in ClickUp alles andere.
Um das zu finden, was man braucht, muss man Registerkarten öffnen, den Kontext wechseln, sich merken, wo man etwas zuletzt gesehen hat, und hoffen, dass man am richtigen Ort gesucht hat.
Brain MAX ändert dies, da es alle Ihre Apps gleichzeitig durchsucht. Wir geben ein: „Zeige mir die Figma-Entwürfe für Release 2.1 und verknüpfe sie mit den technischen Spezifikationen und dem erhaltenen Kundenfeedback“, und es liefert die Mockups aus Figma, ruft die zugehörigen Dokumente aus ClickUp und Drive ab und zeigt die Unterhaltungen an, in denen wir besprochen haben, was sich die Kunden tatsächlich von diesem Release erhofft haben.
Alles wird an einem Ort angezeigt, und alles ist miteinander verbunden.
Sprechen Sie laut, um die Produktivität zu steigern
Wir denken schneller, als wir tippen können. Deshalb halten wir Ideen fest, sobald sie entstehen, anstatt sie zu verlieren, während wir nach der Tastatur suchen.
Die Sprach-zu-Text-Funktion in ClickUp Brain MAX ermöglicht es uns, viermal schneller zu arbeiten, da das Tippen unser Denken nicht mehr bremst.
Wir sagen einfach, was uns auf dem Herzen liegt, und schon werden unsere Gedanken in einem Format für die Verwendung in Brain MAX strukturiert.
Zudem sorgt das benutzerdefinierte Wörterbuch dafür, dass die KI die von uns verwendeten Namen, Fachbegriffe und Verweise erkennt. „Q4-Push.“ „Bobs API.“ „Das UX-Audit.“ Das System schreibt genau das auf, was wir sagen, anstatt es phonetisch zu interpretieren. Das ist der Unterschied zwischen Diktat als Spielerei und Diktat als Methode, mit der wir unsere Gedanken festhalten.
Erfahren Sie, wie einer unserer Benutzer ClickUp Brain MAX optimal nutzt:
ClickUp Brain MAX ist eine unglaubliche Bereicherung für meinen Workflow. Durch die Kombination mehrerer LLMs auf einer Plattform werden Antworten schneller und zuverlässiger, und die plattformweite Sprach-zu-Text-Funktion spart enorm viel Zeit. Ich schätze auch die Sicherheit auf Enterprise-Niveau sehr, die mir beim Umgang mit sensiblen Informationen ein gutes Gefühl gibt. Am meisten beeindruckt mich, wie es mir hilft, das Wesentliche aus dem Informationsrauschen herauszufiltern und klarer zu denken – egal, ob ich Meetings zusammenfasse, Inhalte entwerfe oder neue Ideen entwickle. Es fühlt sich an, als hätte ich einen All-in-One-KI-Assistenten, der sich an alles anpasst, was ich gerade brauche.
ClickUp Brain MAX ist eine unglaubliche Bereicherung für meinen Workflow. Durch die Kombination mehrerer LLMs auf einer Plattform werden Antworten schneller und zuverlässiger, und die plattformweite Sprach-zu-Text-Funktion spart enorm viel Zeit. Ich schätze auch die Sicherheit auf Unternehmensniveau sehr, die mir beim Umgang mit sensiblen Informationen ein gutes Gefühl gibt. Was am meisten auffällt, ist, wie es mir hilft, den Überblick zu behalten und klarer zu denken – egal, ob ich Meetings zusammenfasse, Inhalte entwerfe oder neue Ideen entwickle. Es fühlt sich an, als hätte ich einen All-in-One-KI-Assistenten, der sich an alles anpasst, was ich gerade brauche.
Führen Sie realitätsnahe Untersuchungen durch
Jeden Tag treffen wir Entscheidungen auf der Grundlage von Informationen, beispielsweise darüber, was unsere Wettbewerber tun und wie sich die Märkte verändern. Wenn wir diese Informationen falsch einschätzen, ist alles, was darauf folgt, falsch. Wenn man nicht nachvollziehen kann, woher die Informationen stammen, kann man nicht wissen, ob sie richtig sind.
Brain MAX durchsucht das Internet und liefert Ergebnisse mit Quellenangaben. Sie können sich zu jeder Quelle durchklicken. Wenn wir bei unseren Entscheidungen auf Recherchen zurückgreifen, verknüpfen wir diese mit unserer Dokumentation, sodass das Team sowohl die Erkenntnis als auch die Belege sieht.
📌 Probieren Sie diese Eingabe aus: Finden Sie aktuelle Berichte zu Trends bei der Produktivität von Remote-Teams und fassen Sie die wichtigsten Ergebnisse unter Angabe der Quellen zusammen.
📖 Lesen Sie auch: Wie man KI im Marketing einsetzt (mit anschaulichen Beispielen)
Schützen Sie Ihre Konzentrationszeit
Wir schützen Ihre Konzentrationszeit genauso wie wir Meetings schützen. ClickUp Brain im ClickUp Planner erkennt Ihren Zeitplan, erkennt, wann Sie Zeitblöcke für konzentriertes Arbeiten benötigen, und reserviert diese Zeit automatisch.
Noch wichtiger ist, dass Aufgaben mit niedrigerer Priorität so umplant werden, dass sie sich in Ihre geschützten Konzentrations-Blöcke einfügen, sodass Sie nicht ständig Prioritäten setzen müssen.
Wenn etwas Dringendes dazwischenkommt und Ihre Konzentrationszeit gefährdet, plant ClickUp Brain Ihre Aufgaben intelligent neu, anstatt sie einfach in einen überfüllten Kalender zu schieben. Es versteht Abhängigkeiten und Fristen, sodass es keine Aufgaben verschiebt, die morgen fällig sind, und andere Arbeiten nicht blockiert.
Das Ergebnis ist ungestörte Zeit, um die eigentliche Arbeit zu erledigen.
🧠 Wissenswertes: Im Jahr 1854 nutzte der Arzt John Snow (nein, nicht der aus „Game of Thrones“) eine handgezeichnete „Karte“ der Cholera-Todesfälle in London, um den Ausbruch auf eine einzige Wasserpumpe zurückzuführen. Dies war eines der ersten bekannten Beispiele dafür, wie Rohdaten in umsetzbare Erkenntnisse umgewandelt wurden – und es rettete buchstäblich Leben.
Halten Sie Meetings fest, ohne sich ständig in Ihren Notizen verlieren zu müssen
Wir verbringen Stunden in Meetings und noch mehr Stunden damit, uns daran zu erinnern, was besprochen wurde. Das meiste davon bleibt nicht im Gedächtnis haften. Jemand hat Notizen getippt, während alle anderen zugeschaut haben – was bedeutet, dass es beim Meeting mehr um Dokumentation als um eine Unterhaltung ging. Nach dem Meeting muss jemand die Notizen aufbereiten, Aktionspunkte herausarbeiten, Aufgaben erstellen und Informationen verteilen.
Das ist die Arbeit, die es gar nicht hätte geben dürfen.
Der KI-Notiz-Assistent von ClickUp läuft während des Gesprächs und erfasst Alles:
- Transkripte, damit Sie genau nachschlagen können, wer was gesagt hat
- Intelligente Zusammenfassungen, die das Wesentliche aus dem Gespräch herausfiltern
- Maßnahmen, die Sie automatisch in zugewiesene Aufgaben umwandeln können, indem Sie ClickUp Brain dazu auffordern
All das erscheint in Ihren „Docs“, sodass es mit Ihrer Arbeit verbunden ist, anstatt isoliert und vergessen in einer Notiz-App zu bleiben.
📖 Lesen Sie auch: Die beste Software für prädiktive Analysen [im Test]
So nutzen unsere Teams ClickUp Brain
So nutzen wir ClickUp Brain tagtäglich in unseren Teams – welche Abfragen wir ausführen, welche Probleme wir lösen und welche Arbeit wir uns ersparen. 😌
Team für Projektmanagement und Betriebsführung
Zu Beginn der Woche gibt unser PMO-Team immer dieselbe Anweisung: Finde Aufgaben im Operations Space, die seit mehr als 7 Tagen nicht aktualisiert wurden und innerhalb von zwei Wochen fällig sind.
Dadurch werden Aufgaben erfasst, bei denen die Arbeit einfach ins Stocken geraten ist. Im letzten Monat wurde eine Aufgabe zur rechtlichen Prüfung aufgedeckt, die seit über einer Woche unberührt geblieben war. Der Projektmanager ging davon aus, dass die Rechtsabteilung sich darum kümmerte, während das Rechtsteam dachte, es würde auf den Projektmanager warten. Wir haben das Problem früh genug erkannt, um die Produkteinführung im Zeitplan zu halten.
Wofür wir ClickUp Brain nutzen:
- Erstellung wöchentlicher Zusammenfassungen für die Geschäftsleitung aus unserem Operations Space
- Identifizieren Sie Abhängigkeiten, die mehrere Arbeitsabläufe blockieren, bevor es jemand bemerkt
- Zusammenstellung von Status-Updates aus verschiedenen Projekten für die Überprüfung durch die Führungskräfte
💡 Was bei uns funktioniert: In unserem PMO nutzen wir AI-Benutzerdefinierte Felder, um Zeit zu sparen und Projekte auf Kurs zu halten. Wir erstellen ein „Zusammenfassung“-AI-Feld, um Aufgabenbeschreibungen, Kommentare und Unteraufgaben automatisch zu einer schnellen Übersicht zusammenzufassen.
Ein weiteres KI-Feld übernimmt die Nachverfolgung des Fortschritts durch die Analyse von Unteraufgaben und Checklisten, sodass wir stets wissen, wie der Stand einer Aufgabe ist, ohne etwas manuell aktualisieren zu müssen.
Marketing- und Kreativteam
Wir führen gleichzeitig Kampagnen über Blog-Inhalte, soziale Medien, E-Mails, bezahlte Anzeigen, Ereignisse und Partnerschaften durch. Wenn jemand fragt: „Was ist der Status der Webinar-Kampagne?“, fragen wir direkt bei ClickUp Brain nach.
So nutzen wir unser KI-Marketing-Tool:
- Zusammenfassung von Feedback-Threads zu Blogbeiträgen, damit die Autoren genau wissen, was sie ändern müssen
- Kampagnenleistungsdaten aus verschiedenen Datenquellen in einem einheitlichen Bericht zusammenführen
- Schlüsseln für Erkenntnisse aus Retrospektiven nach dem Launch gewinnen, um zukünftige Kampagnen zu verbessern
Unser Kreativteam nutzt ClickUp Brain außerdem, um Bilder für Social-Media-Beiträge, Kopfzeilen für Blogs und Kampagnengrafiken zu erstellen. Wenn sie schnell ein Konzeptbild oder eine Hero-Grafik benötigen, beschreiben sie einfach, was sie brauchen, und ClickUp Brain generiert es sofort.
Dies ist besonders nützlich für erste Entwürfe, A/B-Tests verschiedener Konzepte oder wenn Platzhalterbilder benötigt werden, während auf die endgültigen Designs gewartet wird.
📖 Lesen Sie auch: Wie das Marketing-Team von ClickUp ClickUp nutzt
Produktteam
Unsere Produktmanager müssen ständig einen Ausgleich zwischen Kundenanforderungen, technischer Verschuldung, strategischen Initiativen und der Kapazität des Teams finden. ClickUp Brain hilft ihnen dabei, Muster im gesamten Produktentwicklungsprozess zu erkennen.
Sie nutzen das KI-basierte Wissensmanagement von ClickUp AI für:
- Zusammenführung der Kundenprobleme, die in Verkaufsgesprächen, Support-Tickets und Feedback-Formularen erwähnt werden
- Überprüfung der Kapazitäten des Entwicklerteams, bevor man sich auf Arbeiten im Sprint committet
- Zusammenfassung der technischen Dokumentation, wenn es darum geht, Systemgrenzen zu verstehen
Bei der Planung der Roadmap fragen sie: Zeige mir alle Feature-Anfragen mit dem Tag „Unternehmenskunde“ aus dem letzten Quartal. ClickUp Brain greift auf Aufgaben aus dem Kundenfeedback, Vertriebsnotizen und Support-Tickets zurück, um ihnen zu zeigen, welche Probleme immer wieder auftreten.
Im letzten Quartal zeigte sich, dass mehrere Unternehmen bessere SSO-Kontrollen forderten. Unser Team hatte diese Anfragen separat erfasst und nicht erkannt, dass sie alle auf denselben zugrunde liegenden Bedarf hinwiesen. Wir haben dem Thema Priorität eingeräumt, die Funktion umgesetzt und sofort Rückmeldungen von Kunden erhalten, die genau darauf gewartet hatten.
Vertriebs- und Kundenerfolgs-Team
Unser Vertriebsteam nutzt ClickUp Brain wie einen stets verfügbaren Vertriebsingenieur. Vor einer Demo benötigen die Mitarbeiter schnell Hintergrundinformationen. Ebenso benötigt unser Kundenserviceteam Hintergrundinformationen, bevor es auf die Anliegen eines Kunden antwortet.
Vor jedem Gespräch mit einem potenziellen Kunden geben die Vertriebsmitarbeiter daher folgende Eingabe ein: Fasse alles zusammen, was wir über [Firmenname] wissen. ClickUp Brain greift dabei auf Gesprächsnotizen zurück, die in Aufgabenkommentaren, synchronisierten E-Mails und protokollierten Interaktionen gespeichert sind. So erhalten sie in weniger als einer Minute einen vollständigen Überblick, anstatt alte Aufgaben durchforsten und versuchen zu müssen, sich an Details zu erinnern.
Vertriebsleiter nutzen die Funktion anders. Sie fragen: Zeige mir Geschäfte im Status „Angebot gesendet“, bei denen in den letzten 10 Tagen keine Aktivität stattgefunden hat. So erfahren sie genau, wo Geschäfte ins Stocken geraten sind: fehlende Beschaffungsunterlagen, vergessene Nachfassaktionen, interne Fürsprecher, die sich nicht mehr melden.
🔍 Wussten Sie schon? In den 1960er Jahren leistete Procter & Gamble Pionierarbeit im Bereich Markenmanagement und der Nachverfolgung von Verbrauchererkenntnissen. Ihr „Brand Man“ systematisierte, wie Teams Verbraucherdaten sammelten und darauf reagierten. Dies war im Grunde die Geburtsstunde der modernen Marketinganalyse, noch bevor Computer diese Aufgabe vereinfachten.
Entwicklungsteam
Früher unterbrachen sich unsere Ingenieure ständig gegenseitig mit „kurzen Fragen“ zur Funktionsweise der Systeme. Jetzt fragen sie zuerst bei ClickUp Brain nach.
So nutzt es unser Entwicklerteam:
- Die Systemarchitektur verstehen, ohne den Entwickler zu belästigen, der sie erstellt hat
- Frühere Incident-Berichte finden und erfahren, wie wir diese gelöst haben
- Erstellung umfassender Zusammenfassungen der Sprints für Retrospektiven
Bei Incidents fragen sie: Zeige mir frühere Incidents im Zusammenhang mit [Systemname] und wie wir diese gelöst haben. ClickUp Brain zeigt vergangene Incident-Aufgaben, Nachbesprechungen und Details zur Behebung an. Wir müssen nicht jedes Mal von Grund auf neu nach Fehlern suchen, was zu einer schnelleren Wiederherstellung führt.
Bei Sprint-Retrospektiven bitten wir nicht mehr jeden, sich daran zu erinnern, was vor zwei Wochen passiert ist, sondern lassen ClickUp Brain zusammenfassen, was ausgeliefert wurde, welche Hindernisse aufgetreten sind und wo sich die Velocity verändert hat. So gehen wir mit konkreten Daten in die Retrospektiven.
💡 Was bei uns gut funktioniert: Wir eröffnen eine Aufgabe in ClickUp und bitten Brain, Unteraufgaben zu generieren. So erhalten wir einen klaren Schritt-für-Schritt-Plan für Sprints oder Incidents, sodass wir uns nicht gegenseitig wegen Details unterbrechen müssen.
HR- und People-Ops-Team
Unser People-Ops-Team nutzt ClickUp Brain, um Informationen zugänglich zu machen, ohne dass es bei jeder Frage zu einem Engpass kommt.
ClickUp Brain hilft dabei, indem es:
- Sofortige Beantwortung von Mitarbeiterfragen zu Richtlinien, Sozialleistungen und Abläufen
- Zusammenstellung von Daten zur Leistungsbeurteilung aus tatsächlich fertiggestellten Aufgaben
- Analyse der Workload in den verschiedenen Teams zur Begründung von Einstellungsentscheidungen
Neue Mitarbeiter fragen ClickUp Brain direkt: Wie lauten die Regelungen zum Urlaubsanspruch? oder Wie reiche ich Spesenabrechnungen ein? Das System greift auf unser Mitarbeiterhandbuch in Docs zurück und verweist sie auf die richtigen Formulare. So erhalten sie sofort Antworten, anstatt auf eine Rückmeldung der Personalabteilung warten zu müssen.
Darüber hinaus bieten vorgefertigte Agenten in ClickUp, wie beispielsweise der „Answers Agent“, zusätzliche Unterstützung, indem sie Fragen beantworten, die in den ClickUp-Chat-Kanälen des Teams immer wieder auftauchen. Wenn jemand den Agenten in einem Chat-Thread tagt und nach Vorteilen, Onboarding-Schritten oder Rollenerwartungen fragt, antwortet dieser mit den genauen Informationen, die aus Ihrem Handbuch, Ihren Richtlinien oder Ihren Notizen zu den Aufgaben stammen.
Jede Antwort enthält die Originalquelle, sodass die Mitarbeiter sicher sein können, dass sie die korrekte Version der Richtlinie erhalten.
Während der Leistungsbeurteilungsphase fordern Führungskräfte Folgendes an: Fassen Sie die Arbeit von [Name des Mitarbeiters] in diesem Quartal zusammen, einschließlich fertiggestellter Projekte, Beiträge und erhaltenem Feedback. ClickUp Brain fasst alles zusammen – von den Aufgaben über Kommentare zu den Arbeitsergebnissen bis hin zu Lob in den Teamkanälen.
Die Bewertungen werden umfassender und fairer, da sie auf der tatsächlichen Arbeit basieren und nicht nur auf den Ereignissen der letzten zwei Wochen.
💡 Was bei uns funktioniert: Mit ClickUp Brain übersetzen und lokalisieren wir unsere Inhalte mühelos. Außerdem nutzen wir es, um Personalrichtlinien, Mitarbeiterhandbücher, Produktanleitungen und Materialien zur Kunden-Einführung in Sprachen wie Englisch, Französisch, Spanisch, Portugiesisch, Deutsch, Italienisch, Schwedisch, Niederländisch, Koreanisch, Japanisch, Chinesisch und Arabisch zu übersetzen – und das alles unter Beibehaltung des Tons, der Bedeutung und des Formats.
Integration von ClickUp Brain in die ClickUp-Features
ClickUp Brain bildet den Kern unserer Arbeitsweise. Es ist in unserem gesamten Workspace präsent, sodass jede Information direkt in unsere Arbeit einfließt. 🔄
Automatisierung der Aufgaben und KI-Agenten
Der eigentliche Wendepunkt für uns kam, als ClickUp Brain nicht mehr nur Dinge anzeigte, sondern tatsächlich Dinge zu erledigen begann.
Wir begannen mit grundlegender Automatisierung – einfachen „Wenn-dann“-Regeln, die funktionierten, solange sich Situationen klar in Kategorien einordnen ließen. Dann wurde uns klar, dass der Großteil der Arbeit, die wir automatisieren wollten, ein echtes Urteilsvermögen darüber erforderte, was als Nächstes geschehen sollte.
Die ClickUp AI-Agenten überwachen bestimmte Situationen und ergreifen Maßnahmen, ohne dass ein manuelles Eingreifen erforderlich ist.
Wir haben einen „Agenten“, der unsere Kundenfeedback-Liste überwacht. Wenn jemand das Formular ausfüllt, liest der Agent die Angaben, ermittelt, in welche Kategorie sie fallen, und erstellt Aufgaben für das Support-Team zur weiteren Bearbeitung.
Zu Beginn jedes Sprints wird ein weiterer Agent ausgeführt. Er erfasst alle Dokumente, die unser Team über unser Projekt verfasst hat, filtert die wichtigen Informationen heraus und veröffentlicht eine Zusammenfassung in unserem Team-Kanal, noch bevor jemand zur Arbeit erscheint.
Früher dauerte das die erste Stunde der Planung des Sprints; jetzt steht die Zusammenfassung bereits bereit. Diese Agenten funktionieren, weil sie den Kontext verstehen.
Die Erstellung eines KI-Agenten ähnelt einer Unterhaltung. Wir geben dem Agenten Anweisungen, wonach er suchen soll, welche Informationen wichtig sind und welche Maßnahmen er ergreifen soll. Dank des No-Code-Builders kann jeder im Team ohne technische Vorkenntnisse einen KI-Agenten für die Datenanalyse einrichten.
Transkript und Zusammenfassungen der Clips
Wir nehmen in ClickUp ständig Clips auf – Ingenieure, die die technische Architektur erläutern, Designer, die Mockups durchgehen, Produktmanager, die Features vorführen, und Mitarbeiter aus dem Kundenerfolg, die Feedback aus Gesprächen freigeben.
ClickUp Brain transkribiert automatisch jeden von uns erstellten Clip. Jede Bildschirmaufnahme und jeder Sprachclip wird zu durchsuchbarem Text. Wir können das Transkript durchsuchen, zu bestimmten Zeitstempeln springen und Ausschnitte kopieren, ohne das gesamte Video erneut ansehen zu müssen.
Unser Entwicklerteam nimmt Clips auf, wenn es Code oder die Systemarchitektur durchgeht. ClickUp Brain fasst die wichtigsten Punkte zusammen, sodass Mitglieder des Teams die Zusammenfassung in 30 Sekunden lesen können und sich den vollständigen Clip nur ansehen müssen, wenn sie tiefergehende Informationen benötigen.
🔍 Wussten Sie schon? Laut McKinsey setzen die meisten Unternehmen KI mittlerweile in mehr als einem Geschäftsbereich ein. Im Durchschnitt nutzen Unternehmen KI in drei verschiedenen Funktionen.
📖 Lesen Sie auch: Marktforschungsprozess: Schritte zur Gewinnung umsetzbarer Erkenntnisse
Best Practices zur optimalen Nutzung des Potenzials von ClickUp Brain
Hier sind einige Best Practices, mit denen unser Team das Potenzial der KI-Tools von ClickUp voll ausschöpft:
- Effektive Eingabeaufforderungen speichern und wiederverwenden: Wir speichern die Eingabeaufforderungen, die durchweg solide Ergebnisse liefern, für die zukünftige Verwendung und geben sie dem Team frei. ClickUp Brain unterstützt wiederverwendbare Eingabeaufforderungen, sodass jeder bei wiederholenden Aufgaben Konsistenz gewährleisten und Zeit sparen kann.
- Mehrere Interaktionen verketten: Unser Team plant Abläufe, bei denen das Ergebnis einer KI-Auswertung als Eingabe für die nächste Aufgabe dient. Wir entwickeln erste Ideen, lassen diese von ClickUp Brain bewerten und verfeinern sie anschließend auf der Grundlage dieser Bewertung. Dies spiegelt menschliche Kooperationsprozesse wider – nur in maschineller Geschwindigkeit.
- Regelmäßige Überprüfung und Optimierung: Wir legen Wert darauf, unsere bestehenden ClickUp-Brain-Aufforderungen, Workflows und KI-Agenten von Zeit zu Zeit zu überprüfen. Durch kontinuierliche Optimierung stellen wir sicher, dass die KI stets auf unsere Geschäftsziele abgestimmt ist und den aktuellen Kontext unseres Teams widerspiegelt.
- Nutzen Sie KI als strategischen „Advokat des Teufels“: Das Team fordert ClickUp Brain auf, nach der Entwicklung von Strategien Schwachstellen, Risiken und blinde Flecken aufzudecken. Fragen Sie beispielsweise: „Was sind die drei größten Gründe, warum dies scheitern könnte?“, um Ideen vor der Umsetzung zu stärken.
- Probieren Sie zeitbezogene Abfragen für die Szenarioplanung aus: Wir modellieren verschiedene Zukunftsszenarien, indem wir ClickUp Brain fragen: „Wie würde sich diese Strategie auswirken, wenn sich die wirtschaftlichen Bedingungen im 3. Quartal verschlechtern?“ Dieser vorausschauende Ansatz hilft uns dabei, widerstandsfähigere Strategien zu entwickeln.
- Lassen wir die KI zu unserem persönlichen Bias-Detektor werden: Anschließend bitten wir ClickUp Brain, versteckte Annahmen, kognitive Verzerrungen und logische Fehlschlüsse zu identifizieren. Die KI wird so zu einem objektiven Spiegel für die Denkfallen, die das menschliche Urteilsvermögen oft sabotieren.
- Rollenbasierten Zugriff optimieren: Unser Team überprüft und passt außerdem die Team-Berechtigungen in ClickUp Brain an, um sicherzustellen, dass jeder die KI effektiv nutzen kann. Wir stellen sicher, dass Administratoren/Eigentümer vollen Zugriff haben, während für Gäste/Mitglieder mit eingeschränkten Rechten angemessene Einschränkungen gelten, um die Sicherheit und die Konsistenz der Workflows zu gewährleisten.
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Erstellen Sie die Verbindung (und die Daten) mit ClickUp Brain
Wir haben ClickUp Brain so entwickelt, dass es genauso denkt wie wir. Jeden Tag hilft es uns dabei, das zu erkennen, was unser Instinkt übersieht, und zu erkennen, was unsere Teams brauchen, noch bevor sie danach fragen. Wir verschwenden keine Zeit damit, Tabellenkalkulationen auszuwerten oder nach Updates zu suchen; wir sprechen mit ClickUp Brain, und es antwortet uns mit Antworten, die wirklich wichtig sind.
Für uns ist KI der Motor unserer Arbeit. Sie erkennt Muster, bevor sie zu Problemen werden, liefert Erkenntnisse, die Entscheidungen präzisieren, und erstellt Verbindungen zwischen Unterhaltungen in Echtzeit mit dem jeweiligen Kontext. Ob wir nun eine Produkteinführung planen, einen Sprint schließen oder einen Blogbeitrag wie diesen verfassen – ClickUp Brain steht hinter jeder Entscheidung, um zu organisieren, zu verfeinern und eine Erinnerung zu erstellen.
Jede Aufgabe, jeder Kommentar und jede Unterhaltung lehrt das System, wie wir denken und was Qualität für uns bedeutet. ClickUp Brain und Brain MAX lernen durch unsere Arbeit und geben dieses Wissen in Form von präziserer Fokussierung und schnellerer Klarheit zurück.
Wenn Sie eine Umgebung der Arbeit erleben möchten, die mit Ihnen lernt, melden Sie sich noch heute bei ClickUp an! ✅
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Was ist ClickUp Brain und wie funktioniert es?
ClickUp Brain ist der weltweit umfassendste und kontextbezogene KI-gestützte Assistent, der direkt in ClickUp integriert ist. Er unterstützt Sie, indem er Fragen beantwortet, Informationen zusammenfasst, Berichte erstellt und Aufgaben anhand der Daten aus Ihrem Workspace automatisiert. Sie interagieren mit ihm über Eingabeaufforderungen an beliebigen Stellen in Ihrem Workspace, an denen Aufgaben eingegeben werden können, wie z. B. in Aufgaben, Chats, Speicherortkopfzeilen oder der Symbolleiste, und er liefert Ihnen sofortige, kontextbezogene Erkenntnisse und Handlungsvorschläge.
Wie hilft ClickUp Brain dabei, die Kapazitäten im Team auszugleichen?
ClickUp Brain analysiert die Workload Ihres Teams und macht deutlich, wenn jemand überlastet oder nicht ausreichend ausgelastet ist. Es kann eine Umverteilung von Aufgaben empfehlen, um sicherzustellen, dass jeder eine überschaubare Workload hat, und hilft Ihnen so, Ihr Team ausgeglichen und produktiv zu halten.
Kann ClickUp Brain Projektverzögerungen vorhersagen?
Ja. ClickUp Brain kann Trends erkennen und Aufgaben oder Projekte kennzeichnen, bei denen die Gefahr einer Verzögerung besteht, indem es überfällige Elemente, fehlende Aktualisierungen oder Engpässe analysiert. So können Sie Maßnahmen ergreifen, bevor Verzögerungen zu größeren Problemen werden.
Wie nutze ich die Erkenntnisse von ClickUp Brain in Dashboards?
Sie können Ihren Dashboards KI-gestützte Karten hinzufügen, die von ClickUp Brain generierte Echtzeit-Zusammenfassungen, Projekt-Updates und Übersichten für Führungskräfte anzeigen. Diese Karten werden automatisch aktualisiert und können benutzerdefiniert angepasst werden, um genau die Erkenntnisse anzuzeigen, die Sie benötigen.
Lassen sich die von ClickUp Brain generierten Erkenntnisse an die Bedürfnisse verschiedener Teams anpassen?
Ja. Sie können Eingabeaufforderungen, Dashboard-Karten und Berichte benutzerdefiniert anpassen, damit der Fokus auf den Daten und Erkenntnissen liegt, die für jedes Team am wichtigsten sind. So wird sichergestellt, dass jedes Team relevante, umsetzbare Informationen erhält, die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten sind.