Ob es darum geht, Entwicklungsprozesse zu verstehen, zu entschlüsseln, wie man Computersoftware installiert, oder die Baupläne für ein neues Produkt zu entschlüsseln - technische Dokumentation hilft den Leuten, ihre Arbeit zu erledigen.
Aber wie stellen Sie sicher, dass Sie eine gute technische Dokumentation erstellen?
Zum Glück sind wir hier, um diese Frage zu beantworten. 🤩
Technische Dokumentation hat zwar nicht gerade einen glamourösen oder aufregenden Ruf, aber das heißt nicht, dass man bei ihrer Erstellung keinen Spaß haben kann.
In der Tat ist die Erstellung technischer Dokumente eine hervorragende Gelegenheit, kreativ zu denken, sich mit Kollegen auszutauschen und den Lesern wichtige Informationen zu liefern, was Ihren Bemühungen einen Sinn verleiht.
Vor diesem Hintergrund wollen wir uns näher mit der technischen Dokumentation, ihren Vorteilen und bewährten Verfahren befassen. Außerdem gehen wir den Erstellungsprozess Schritt für Schritt durch, damit Sie wissen, wie Sie technische Dokumentationen schreiben können, die glänzen. ✨
(Bonus: Wir verraten Ihnen auch, wie ein KI-Assistent den Prozess beschleunigen kann)
Was ist technische Dokumentation?
Bei der technischen Dokumentation handelt es sich um eine schriftliche Ressource, in der die Funktionalität und die Merkmale eines Produkts oder Tools dargelegt werden. Bei dieser Art von technischer Dokumentation kann es sich um Entwurfsarchitekturen, Standardarbeitsanweisungen (SOPs), Bedienungsanleitungen, Anwendungsfälle oder Anleitungen handeln. 🛠️
Die technische Dokumentation ist je nach Thema und Zielgruppe sehr unterschiedlich. Im Gegensatz zu Geschäftsvorschlägen, Geschäftsplänen oder Pressemitteilungen konzentriert sich die technische Dokumentation auf (Sie haben es erraten) technische Themen.
Erstellen Sie ein neues Doc von einer beliebigen Stelle in Ihrem ClickUp-Arbeitsbereich
Einige technische Dokumente sind für den internen Gebrauch gedacht, um Entwicklungsprozesse und Best Practices für die Entwicklung von Werkzeugen und das Hinzufügen neuer Funktionen darzulegen. Andere technische Redakteure verwenden diese Art von Dokumentation, um dem Benutzer zu helfen, sich in neuen Produkten zurechtzufinden und neue Möglichkeiten zu entdecken, sie zu nutzen.
Die meisten Entwickler und Designer erstellen im Laufe des Softwareentwicklungszyklus (SDLC) Dutzende verschiedener Arten von technischer Dokumentation. Im Allgemeinen wird diese Art von Dokumentation von technischen Redakteuren verfasst.
Aber auch Software-Ingenieure, Fachexperten (Subject Matter Experts, SMEs) und Einsteiger in das Software-Produktteam erstellen oft technische Dokumentation als Teil ihrer täglichen Aufgabenliste. Unabhängig davon, ob Sie ein Profi sind oder gerade erst anfangen, bietet das Schreiben technischer Dokumentation viele Vorteile.
Welche Bedeutung hat das Schreiben technischer Dokumentation?
Die technische Dokumentation ist ein wichtiges Instrument, um Ihre Produkte, Dienstleistungen und Prozesse zu verstehen. Sie hilft nicht nur den Benutzern, sondern ermöglicht es Ihnen auch, ein besseres, effizienteres Team aufzubauen. Hier sind einige der Gründe, warum technische Dokumentation für Ihren Erfolg entscheidend ist. 💪
Ermöglicht bessere Entscheidungen
Die technische Dokumentation hilft dem Team zu verstehen, wie ein bestimmtes Werkzeug funktioniert. Wenn es an der Zeit ist, neue Funktionen hinzuzufügen, kann das Team einfach auf interne technische Dokumente zurückgreifen, um die Verfahren zu sehen.
Diese Dokumente stellen eine zentrale Informationsdatenbank dar, so dass sich die Entwickler nicht in E-Mails oder Chats verirren müssen, um die benötigten Details zu finden.
Verbessert die Benutzerfreundlichkeit
Gute technische Schreibfähigkeiten führen zu informativen Dokumenten, die die Benutzerfreundlichkeit verbessern. Viele Entwickler fügen technische oder projektdokumentation direkt in die Anwendung oder das Produkt integriert werden, damit die Benutzer nicht den Bildschirm wechseln müssen, um Hilfe zu erhalten.
Arbeiten Sie in Echtzeit zusammen und speichern Sie Ihre Daten sicher an einem einzigen Ort mit ClickUp Docs
Zusätzlich zu den geschriebenen technischen Inhalten sorgen visuelle Elemente wie Diagramme, klare Überschriften und Infografiken für mehr Kontext. Das bedeutet, dass auch Benutzer mit weniger technischem Wissen den größten Nutzen aus Ihren Produkten ziehen können.
Entlastung der Kundensupport-Teams
Mit einer gut organisierten, durchdachten und gut ausgeführten technischen Dokumentation muss sich Ihr Support-Team nicht mit redundanten Kundenanfragen herumärgern. Wenn Sie komplexe Informationen in praktischen Leitfäden und FAQs erläutern, sind Ihre Kunden in der Lage, Antworten auf ihre Fragen zu erhalten und einfache Probleme selbst zu beheben.
Weniger Fehler und bessere Ausbildung
Wenn Sie technische Prozesse und Funktionen dokumentieren, ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern geringer, weil Sie eine einzige Quelle der Wahrheit haben. Außerdem ist es einfacher, Benutzer, Interessengruppen und Teammitglieder zu schulen, wenn Sie eine gute technische Dokumentation zur Hand haben.
Das bedeutet mehr Zeit für Innovation und die Entwicklung neuer Ideen. 💡
Bietet die Möglichkeit, Ideen zu speichern
Die technische Dokumentation schafft einen Fahrplan für künftige Ideen und dokumentiert auch frühere Projekte an einem leicht auffindbaren Ort. Sie können leicht auf frühere Dokumente zurückgreifen, um zu sehen, woran gearbeitet wurde, und Erkenntnisse für zukünftige Iterationen gewinnen.
Einfaches Anpassen der Whiteboards durch Hinzufügen von Dokumenten, Aufgaben und mehr
Mit anderen Worten: Die richtigen technischen Dokumente helfen Ihnen, Produkt-Roadmaps zu erstellen, um Ihre zukünftigen Angebote zu visualisieren und gleichzeitig zu verstehen, wo die Dinge heute stehen. Es ist das perfekte Werkzeug, um Verfahren festzulegen und gleichzeitig Innovation und Kreativität zu fördern.
Erhöht die Kommunikation
Die Erstellung technischer Dokumentationen ist naturgemäß eine gemeinschaftliche Aufgabe. Das bedeutet, dass sie die Kommunikation fördert und Verbindungen innerhalb des Teams herstellt. Alle müssen zusammenarbeiten, um ein informatives und nützliches Werk zu erstellen - und unterschiedliche Perspektiven sorgen für bessere Einblicke. 🤝
Mit einer soliden internen Dokumentation können die Teammitglieder effizienter allein arbeiten. Sie können auf die vorhandene Dokumentation zurückgreifen, um Fragen zu beantworten, und sie können auf Ressourcen zugreifen, um neue Funktionen zu entwickeln.
Erhöht die Sicherheit
Interne technische Dokumentation schafft die Grundlage für mehr Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften. Weisen Sie in Ihren Dokumenten auf Sicherheitsverfahren und bewährte Praktiken für die Erstellung neuer Funktionen und die Freigabe der Dokumentation für die Öffentlichkeit hin.
Die 2 Hauptarten der technischen Dokumentation
Es gibt mehrere verschiedene Arten von technisches Schreiben und Dokumentation, aber die meisten fallen in zwei verschiedene Kategorien: Produktdokumentation oder Prozessdokumentation. 📃
Produktdokumentation
In der Produktdokumentation geht es um das Produkt selbst, einschließlich der Hauptmerkmale, der Funktionalität und der schrittweisen Anleitungen zu seiner Verwendung. Das häufigste Beispiel für eine Produktdokumentation sind UX-Leitfäden (User Experience) zur Verwendung einer bestimmten Software oder eines Tools.
Ein weiteres Beispiel für Produktdokumentation ist ein Reparaturhandbuch, in dem erklärt wird, wie man Probleme mit dem Produkt selbst behebt. Die Kategorie kann weiter unterteilt werden, um sich auf die Systemproduktdokumentation zu konzentrieren, die darauf abzielt, Produktentwicklungsteams und Hersteller zu informieren, und auf die Benutzerdokumentation, die dem Kunden bei der Navigation durch das Produkt hilft.
Zu den Arten der technischen Produktdokumentation gehören:
- UX-Design einschließlich UX-Styleguides und User Personas
- Produktanforderungsblätter
- Produktbeschreibungen
- API-Dokumentation
- Quellcode-Dokumentation
- Feature-Updates
- Handbücher für Endbenutzer, einschließlich FAQs, Versionshinweise, Anleitungen und Schulungs-Tutorials
- Technischer Entwurf/Architektur
- Benutzerhandbücher wie Anleitungen, Bedienungsanleitungen und Installationshandbücher
Prozessdokumentation Prozess-Dokumentation ist eher ein technisches Dokument, das hinter die Kulissen schaut. In diesen Dokumenten werden die Prozesse und Verfahren, die zur Herstellung von Produkten verwendet werden, dargelegt oder erklärt. Zu den Prozessdokumenten gehören Dinge wie Projektpläne, Testpläne und interne Anleitungen zur Fehlerbehebung. 🎯
Die Zielgruppe für Prozessdokumente sind die Entwickler und Konstrukteure der Produkte und Software. Diese Dokumente sollen allgemeine Fragen beantworten, einen Fahrplan für die Entwicklung des Tools aufstellen und Klarheit schaffen.
Beispiele für Prozessdokumente sind:
- Testzeitpläne
- SOPs für Entwicklungsabläufe
- Weißbücher und Fallstudien
- Projektpläne
- Produkt-Roadmaps
Wie man technische Dokumentation schreibt
Sind Sie bereit, bessere technische Dokumente zu verfassen und Entwürfe zu erstellen, die Ihr Team effizienter machen? Hier erfahren Sie, wie Sie technische Dokumentation mithilfe von Software und schreibwerkzeugen wie ClickUp Docs und der KI-Schreibassistent von ClickUp. ✍️
1. Analysieren und entscheiden Sie, wer Ihre Zielgruppe ist, um gezielte Inhalte zu erstellen
Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, müssen Sie wissen, für wen Sie schreiben. Die Sprache, der Ton und der Schreibstil werden sich unterscheiden, wenn Sie eine Dokumentation für die breite Öffentlichkeit oder für interne Wissensdatenbanken erstellen.
Fragen Sie sich, wer Ihre Zielgruppe ist und wie ihr Lernstil aussieht. Überlegen Sie, welche Arten von Fragen sie haben könnten und was sie von Ihrer Dokumentation erwarten.
Ziehen Sie Formen per Drag & Drop auf Ihre Arbeitsfläche, verbinden Sie Ihre Arbeitsabläufe miteinander und arbeiten Sie gleichzeitig mit Ihrem Team in ClickUp Whiteboard ClickUp-Whiteboards sind Orte, an denen Sie Ideen notieren und Brainstorming betreiben können. Verwenden Sie die Drag-and-Drop-Funktion und nutzen Sie die Vorteile von echtzeit-Zusammenarbeit damit das gesamte Team gemeinsam Ideen entwickeln kann.
Das Beste daran ist, dass Sie Aufgaben direkt auf der Tafel erstellen können, sodass Sie nahtlos zum nächsten Schritt des technischen Dokumentationsprozesses übergehen können. 🌻
2. Recherchieren Sie Themen, die Ihre Leser ansprechen und ihnen die Antworten geben, die sie brauchen
Als Nächstes müssen Sie Themen recherchieren. Schließlich wissen Sie nicht, wie Sie eine technische Dokumentation erstellen können, wenn Sie nicht wissen, was Sie eigentlich sagen wollen.
Überlegen Sie, was das Ziel Ihrer technischen Dokumentation ist. Überlegen Sie dann, was Sie in die Dokumentation aufnehmen wollen und welche Dokumente Sie bereits haben, die hilfreich sein könnten.
Wenn Sie nicht weiterkommen und Hilfe bei der Entwicklung von Ideen brauchen, können Sie nichts falsch machen mit ClickUp AI ist der einzige KI-gestützte Assistent, der auf Ihre Rolle zugeschnitten ist. Mit Dutzenden von Anwendungsfällen ist er der perfekte Helfer, um Ideen zu entwickeln und relevante Themen zu finden.
Automatisiertes Schreiben von Dokumentationen mit KI, Überwachung des Fortschritts durch Diagramme und Sprints und schnelle Behebung von Programmierfehlern mit ClickUp
Beziehen Sie das gesamte Team in die Arbeit ein und weisen Sie ClickUp-Aufgaben zu für Brainstorming, Themenrecherche und mehr. Wenn mehrere Köpfe an einem Projekt arbeiten, können Sie sicher sein, dass Sie alle Bereiche abdecken und eine Dokumentation erstellen, die Ihr Publikum beeindruckt (und ihm hilft).
3. Wählen Sie die beste Art der Dokumentation und den besten Rahmen für die Informationen, die Sie weitergeben möchten
Diskutieren Sie mit Ihren Lesern darüber, welche Art von effektiver technischer Dokumentation am sinnvollsten ist. Vielleicht schreiben Sie ein Installationshandbuch, in dem beschrieben wird, wie Sie Ihr Produkt einrichten. Oder Sie erstellen eine SOP für das Hinzufügen neuer Funktionen oder die Nutzung einer API.
Welches technische Dokument Sie auch immer verfassen, verwenden Sie ClickUp Docs um den Rahmen zu erstellen. In diesen anpassbaren Docs können Sie zusammenarbeiten, Abschnitte und Tabellen hinzufügen und Links und Bilder mit einem Mausklick einbetten. 🖱️
Gemeinsames Erkennen und Bearbeiten, Hinzufügen von Kommentaren und Einbetten von Links in ClickUp Docs
Darüber hinaus sind integriert AI-Schreibwerkzeuge ermöglichen es Ihnen, Dokumente in einem Bruchteil der Zeit zu erstellen. Dropdown-Menüs mit Vorschlägen helfen Ihnen, Ihre Sätze zu beenden, Farbschemata zu ändern, die Typografie zu aktualisieren und vieles mehr.
Die ClickUp-Vorlagen helfen Ihnen auch bei der Erstellung einer Vielzahl von technischen Dokumenten. Ressourcen wie SOP-Vorlagen , deckblattvorlagen für technische Berichte und vorlagen für Fehlerberichte ein Rahmenwerk zu erstellen, in das Sie nur noch Ihre spezifischen Angaben eintragen müssen.
4. Erstellen Sie eine Inhaltsstruktur, die leicht zu scannen ist und die Informationen ordnet
Überlegen Sie, wie Ihre Nutzer Ihre Produkte oder Dienstleistungen am besten verstehen, und lassen Sie sich davon bei der Gestaltung Ihrer technischen Dokumentation leiten.
Sind Ihre Leser zum Beispiel visuelle Lerntypen? Würden Schaubilder, Diagramme und andere visuelle Hilfsmittel das Benutzererlebnis verbessern? ClickUp's Integrationen mit Tools wie Github machen es einfach, visuelle Elemente zur Unterstützung Ihrer schriftlichen Inhalte direkt aus Ihren Software-Arbeitsbereichen hinzuzufügen.
Sorgen Sie dafür, dass Ihr Dokument leicht zu scannen ist, damit die Leser genau die Informationen finden können, die sie suchen. Ein Inhaltsverzeichnis trägt wesentlich zur Übersichtlichkeit bei, insbesondere bei längeren Anleitungen. 👀
Mit den ClickUp AI Reprompting-Funktionen können Sie große Mengen an Inhalten so umschreiben, dass sie Ihrem spezifischen Tonfall entsprechen Software für Schreibassistenten und Tools nehmen Ihnen das Rätselraten ab, wenn Sie Ihre Dokumentstruktur von Grund auf neu erstellen. Sie erhalten Unterstützung bei Rechtschreibung und Grammatik, können große Textabschnitte neu schreiben und automatisch generierte Überschriften und Zusammenfassungen auf der Grundlage von Vorgaben nutzen.
5. Holen Sie sich Feedback von Teamkollegen und Testgruppen
Eine gute technische Dokumentation beginnt mit einem ersten Entwurf, aber damit ist es noch nicht getan. Sie umfasst mehrere Iterationen und eine Vielzahl von Feinabstimmungen.
Planen Sie Gespräche mit bestimmten Teammitgliedern ein, um den Fortschritt zu bewerten und verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln. Sie können Sie auf Ideen oder Funktionen hinweisen, die Sie vielleicht übersehen haben.
Ziehen Sie benutzerdefinierte Felder per Drag & Drop in die Formularansicht, um umfassende Umfragen zu erstellen oder Feedback in ClickUp 3.0 zu sammeln
Bitten Sie sie um notizen machen , machen Sie Vorschläge und stellen Sie Fragen direkt im Dokument. Nehmen Sie Änderungen vor und verfeinern Sie den Inhalt so lange, bis er perfekt ist. 🏅
Beim Redigieren ist es wichtig, dass Sie sowohl Ihre schriftlichen Fähigkeiten als auch die technischen Aspekte des Dokuments überprüfen lassen. Die Prüfer sollten ein Auge auf die Benutzerfreundlichkeit, die Lesbarkeit und die Verständlichkeit haben.
6. Veröffentlichen Sie den Inhalt und automatisieren Sie Maßnahmen, um ihn bei Bedarf zu aktualisieren
Sobald der Inhalt eine gründliche Überprüfung durchlaufen hat, ist er bereit für die Veröffentlichung. Der Vorteil von ClickUp Docs ist, dass es dank anpassbarer Berechtigungen einfach ist, sie zu teilen.
Erstellen Sie eingeschränkte Anzeigeberechtigungen für interne software-Dokumentation oder öffnen Sie sie für den öffentlichen Zugang, wenn Sie Materialien für Endbenutzer erstellen.
Sehen Sie sich die über 15 Ansichten in ClickUp an, mit denen Sie Ihren Arbeitsablauf an Ihre Bedürfnisse anpassen können
Planen Sie Überprüfungsaufgaben als Teil Ihrer Arbeitsabläufe, um den Inhalt bei Bedarf zu aktualisieren. Verwenden Sie Zeitleisten und Kalenderansichten, um zu sehen, wann Inhalte veröffentlicht wurden, und planen Sie Überprüfungen, um die Relevanz und Aktualität der Informationen sicherzustellen.
Mit ClickUp können Sie automatisch eine Benachrichtigung auslösen, wenn eine neue Funktion hinzugefügt wird. Erstellen Sie im Handumdrehen eine neue Aufgabe zur Aktualisierung Ihrer technischen Dokumentation und weisen Sie sie dem richtigen Teammitglied zu.
It's Time to Create Great Technical Documentation
Effektive technische Dokumentation ist eine Form der Kommunikation, die Ihren Lesern hilft, Ihre Produkte besser zu verstehen, und es den Software-Entwicklungsteams erleichtert, innovativ zu sein und zu gestalten.
Wenn Sie bereit sind, Ihre Fähigkeiten im technischen Schreiben zu verbessern und technische Dokumentationen zu erstellen, die Ihre Leser lieben werden, melden Sie sich für ClickUp an heute. 🏆
Vom Verfassen des eigentlichen Inhalts bis hin zum Auslösen von Aufgaben und der Zusammenarbeit mit Kollegen ist es ein All-in-One-Tool, das technische Schreibaufgaben (und alles andere) zu einem Kinderspiel macht.