Wir haben ClickUp Brain entwickelt. Dann haben wir sofort damit begonnen, es für die Verwaltung unserer Arbeit bei ClickUp zu nutzen, der App für die Arbeit.
Das klingt vielleicht etwas rekursiv, aber hören Sie uns bitte an. Wir hatten genau das gleiche Problem wie Sie: Work Sprawl. Oder Tausende von Aufgaben in Dutzenden von Projekten, Teams, die über verschiedene Zeitzonen verstreut waren, riesige Mengen an Verlaufsdaten, die über Dutzende von Apps verteilt waren und uns etwas Nützliches sagen könnten – wenn wir nur herausfinden könnten, was.
ClickUp Brain hat Verbindungen hergestellt, die wir in Echtzeit nicht erkennen konnten. Zum Beispiel, welche Arten von Abhängigkeiten tatsächlich Zeitleisten zunichte machen, welche Genehmigungsschritte zu Engpässen führen und welche Teams überlastet sind.
In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie ClickUp ClickUp Brain nutzt, um Daten in umsetzbare Erkenntnisse zu verwandeln. Hier erfahren Sie, was sich für uns geändert hat und was sich für Sie ändern kann. 🪄
Was ist ClickUp Brain?
ClickUp Brain ist ein in ClickUp integrierter KI-gestützter Assistent, der Ihnen hilft, intelligenter und schneller zu arbeiten. Sie können mit ClickUp Brain interagieren, indem Sie @Brain in Aufgabenkommentaren oder im Chat erwähnen, genau wie Sie ein Team-Mitglied erwähnen würden. Hier sind die Funktionen:
- Geben Sie Anweisungen und beantworten Sie Fragen unter Verwendung Ihres Workspace-Kontexts.
- Fassen Sie Workspace-Elemente wie Ihre ClickUp-Aufgaben, Kommentare, Chats und Dokumente zusammen.
- Führen Sie Aktionen wie das Erstellen von Aufgaben, das Aktualisieren des Fortschritts, das Posten von Kommentaren, das Zusammenfassen von Aufgaben oder Dokumenten, das Durchsuchen der Workspace und vieles mehr durch.
- Greifen Sie sowohl auf öffentliche als auch (mit Berechtigung) auf private Elemente in Ihrem Workspace zu, um relevantere und kontextbezogene Antworten zu geben.
Sie können ClickUp Brain an verschiedenen Stellen in Ihrem Workspace verwenden, z. B. in der Symbolleiste, in Speicherortkopfzeilen, Aufgaben, Dokumenten und im Chat. Es wurde entwickelt, um Ihnen bei allen Aufgaben zu helfen, von der Verwaltung von Aufgaben über die Erstellung von Zusammenfassungen bis hin zur Suche im Internet.
Für noch mehr Leistung gibt es ClickUp Brain MAX, Ihren Desktop-Begleiter, der KI-gestützte Produktivität in Ihren gesamten Workflow bringt, nicht nur innerhalb von ClickUp.
46,5 % der Arbeitnehmer sind gezwungen, zwischen zwei oder mehr KI-Tools hin und her zu wechseln, um eine einzige Aufgabe abzuschließen.
Brain MAX beseitigt auch AI Sprawl, indem es alle Ihre KI-Tools und Workflows an einem Ort zentralisiert. Sie können über ClickUp, Ihre verbundenen Arbeitsanwendungen (wie Figma, GitHub, Google Drive, SharePoint) und das Internet suchen, erstellen und Maßnahmen ergreifen – alles über eine einzige einheitliche Oberfläche.
Es ist eine KI für all Ihre Arbeiten.
In diesem kurzen Video erfahren Sie, wie das funktioniert:
Warum umsetzbare Erkenntnisse so wichtig sind
Daten ohne Richtung helfen niemandem weiter. Wir brauchen Erkenntnisse, die wir nutzen können – Erkenntnisse, die uns zeigen, was als Nächstes zu erledigen ist, und nicht nur, was zuvor geschehen ist.
Hier erfahren Sie, warum umsetzbare Erkenntnisse so wichtig sind. 👇
Über- und Unterauslastung erkennen
Einige Teammitglieder sind überlastet, während andere Kapazitäten übrig haben. Ohne Sichtbarkeit würden wir dies völlig übersehen. Umsetzbare Erkenntnisse decken diese Ungleichgewichte schnell auf.
Wir können sehen, wer überlastet ist und wer mehr Aufgaben übernehmen kann. Das hilft uns, die Arbeit fair zu verteilen und Burnout zu verhindern, bevor er auftritt.
Priorisieren Sie Arbeit mit hoher Wirkung
Nicht alle Aufgaben haben das gleiche Gewicht. Einige bewegen etwas, andere halten uns nur beschäftigt.
Klare Erkenntnisse geben uns die Berechtigung, rücksichtslos zu sein. Sie zeigen uns, welches Projekt den Umsatz steigern wird, welche Features sich die Kunden sehnlichst wünschen und welche Initiative im Meeting gut aussah, aber in sechs Monaten keine Rolle mehr spielen wird.
📮 ClickUp Insight: 13 % der Befragten unserer Umfrage möchten KI nutzen, um schwierige Entscheidungen zu treffen und komplexe Probleme zu lösen. Allerdings geben nur 28 % an, KI regelmäßig bei der Arbeit einzusetzen.
Ein möglicher Grund: Sicherheitsbedenken! Benutzer möchten möglicherweise keine sensiblen Entscheidungsdaten mit einer externen KI freigeben. ClickUp löst dieses Problem, indem es KI-gestützte Problemlösungen direkt in Ihren sicheren ClickUp-Workspace bringt. Von SOC 2 bis hin zu ISO-Standards erfüllt ClickUp die höchsten Datensicherheitsstandards und hilft Ihnen, generative KI-Technologie sicher in Ihrem gesamten Workspace einzusetzen.
Beschleunigen Sie die Entscheidungsfindung
Wenn Entscheidungen sich hinziehen, geht die Dynamik verloren. Mit den uns zur Verfügung stehenden Erkenntnissen vermeiden wir Verzögerungen und verfügen über die benötigten Informationen, wann immer wir sie brauchen. So können wir schnell und sicher handeln, Projekte auf Kurs halten und Teams aufeinander abstimmen.
Alistair Croll und Ben Yoskvitz, Verfasser von „Lean Analytics“, sagen dazu:
Wenn Sie damit beschäftigt sind, die Daten zu erklären, haben Sie keine Zeit, darauf zu reagieren.
Wenn Sie damit beschäftigt sind, die Daten zu erklären, haben Sie keine Zeit, darauf zu reagieren.
Jeder fünfte von ClickUp befragte Mitarbeiter gibt an, dass allein das Wissen, wann Entscheidungen getroffen werden (bessere Kommunikation), ihm helfen würde, schneller zu arbeiten. Doch in der Hektik eines arbeitsreichen Tages gerät die Kommunikation von Zeitleisten oft in Vergessenheit.
Hier kommt ClickUp Brain ins Spiel. Als Ihr KI-gestützter Co-Pilot sammelt es automatisch Updates aus Aufgaben, Threads und Dokumenten und liefert Ihnen tägliche Zusammenfassungen, Entscheidungshilfen und Kommentare, sodass Sie endlich aufhören können, anderen (oder Informationen) hinterherzulaufen.
📖 Lesen Sie auch: Wie Sie KI mit Echtzeit-Datenanalysen nutzen können
Wichtige Features von ClickUp Brain für umsetzbare Erkenntnisse
Hier erfahren Sie, wie wir ClickUp Brain in unsere eigenen Workflows integriert haben, um schneller voranzukommen, Probleme früher zu erkennen und Teams aufeinander abzustimmen. 📋
Erkennen Sie Projektprobleme, bevor sie sich ausweiten
Die teuerste Krise ist die, die Sie nicht kommen sehen. Wir nutzen ClickUp Brain, um Warnsignale zu erkennen, die wir normalerweise übersehen würden.
Nehmen wir ein reales Szenario: Unser Produktteam hat ein Feature eingeführt, das von drei miteinander verbundenen Arbeitsabläufen abhängig war. Das Feature „Find tasks that are stuck” (Festgefahrene Aufgaben finden) von ClickUp Brain hat erkannt, dass die Aufgabe „Design-Handoff” seit 12 Tagen nicht aktualisiert worden war. Diese eine Warnmeldung hat eine zweiwöchige Kaskade von Verzögerungen verhindert.
Wir haben das Hindernis erkannt, die Eigentümerschaft neu zugewiesen und den Startplan eingehalten. Ohne diese Sichtbarkeit hätten wir das Problem erst bei der Sprint-Überprüfung entdeckt – zu spät, um es noch zu beheben.
📌 Probieren Sie diesen Befehl aus: Finden Sie Aufgaben im Projekt „Q4-Kampagne”, die seit mehr als 10 Tagen nicht aktualisiert wurden, und markieren Sie diejenigen, bei denen die Gefahr einer Verzögerung besteht.
💡 Profi-Tipp: Laden Sie Excel-Dateien direkt in einen neuen ClickUp Brain-Chat hoch und stellen Sie Fragen zu den Daten. Darüber hinaus können Sie einen Link zu einer Tabelle (z. B. aus Google Tabellen) einfügen, um Erkenntnisse zu gewinnen. So können Sie Tabellen sofort analysieren, ohne den Workspace verlassen zu müssen.
Ersetzen Sie stundenlange Berichte zur Status-Erstellung
Die meisten Teams verlieren viel Zeit mit der manuellen Erstellung von Zusammenfassungen. Wir generieren diese nun automatisch.
Am Ende jedes Sprints bitten wir ClickUp Brain, unseren Entwicklungsbereich zusammenzufassen und dabei hervorzuheben, was bereits ausgeliefert wurde, was noch in Bearbeitung ist und was blockiert ist. Es zieht aus den Aufgaben-Statusen, Kommentaren und Anhängen des gesamten Space Informationen und fasst diese zu einem lesbaren Update zusammen, dessen Überprüfung nur 30 Sekunden statt 30 Minuten dauert.
Außerdem sieht unser Chef, wenn er die Zusammenfassung liest, den tatsächlichen Fortschritt und nicht nur eine Liste von Statusmeldungen.
Wir sagen ihnen: „Wir haben drei Features ausgeliefert, die Integration für die Zahlung durch Neuzuweisung der Backend-Aufgabe freigegeben und haben einen Blocker auf dem iOS-Build, der auf den externen API-Zugriff wartet. “ Das ist ein entscheidungsreifes Update.
📌 Probieren Sie diesen Befehl aus: Erstellen Sie eine Zusammenfassung des Space „Mobile App Development” mit fertiggestellten Features, offenen Problemen und Hindernissen im letzten Sprint.
Treffen Sie ausgewogene Entscheidungen zur Workload
Ungleichmäßige Workloads führen oft zu Burnout, Engpässen und verpassten Terminen. Wir nutzen ClickUp Brain, um das Gleichgewicht wiederherzustellen, bevor es dazu kommt.
Während die Workload-Ansicht von ClickUp die Kapazität pro Person anzeigt, geht der KI-Assistent noch einen Schritt weiter. Er analysiert alles, einschließlich Aufgabenvolumen, Fälligkeitsdaten, Komplexitätssignale und Abhängigkeiten. Wenn ClickUp Brain also sieht, dass ein Teammitglied 12 dringende Aufgaben hat, während ein anderes nur vier hat, empfiehlt es bestimmte Neuzuweisungen.
Im letzten Quartal haben wir dies auf unser Design-Team angewendet.
ClickUp Brain hat festgestellt, dass ein Designer den Großteil der Arbeiten mit hoher Priorität erledigte, während andere noch Kapazitäten frei hatten. Wir haben die Aufgaben strategisch neu verteilt. So konnten wir eine Überlastung unseres Top-Performers verhindern und den Durchsatz steigern, da die Arbeit im gesamten Team gleichmäßiger verteilt wurde.
📌 Probieren Sie diese Eingabeaufforderung aus: Überprüfen Sie die Workload-Ansicht des Designteams und schlagen Sie vor, wie Aufgaben neu zugewiesen werden können, um diese Woche ein Gleichgewicht zu wahren.
Erstellen Sie Dashboards, die uns zeigen, was wichtig ist
Wir haben gelernt, dass die Dashboards, die Menschen verwenden, selbst die Analyse komplexester Daten kinderleicht machen. Stellen Sie sich Dashboards vor, die Ihnen nicht nur eine Liste von Zahlen liefern, sondern auch verständliche Interpretationen dessen, was diese Zahlen tatsächlich bedeuten. Unsere KI-gestützten Dashboards in ClickUp leisten genau das.
KI-Karten helfen uns dabei:
- Rufen Sie mit der AI Team StandUp Karte automatisch Updates zu den Teamaktivitäten eines bestimmten Zeitraums ab.
- Erstellen Sie mit der KI-Projekt-Update-Karte eine Übersicht über den Projektstatus, den Fortschritt und die nächsten Schritte mit einer Bewertung im Executive-Stil.
- Erstellen Sie benutzerdefinierte Eingabeaufforderungen, um Ad-hoc-Erkenntnisse zu gewinnen oder verschiedene Aktionen mit der KI-Karte durchzuführen.
- Erstellen Sie aktuelle Zusammenfassungen für Führungskräfte mit der KI-Executive-Summary-Karte.
- Fassen Sie Ihre eigenen aktuellen Aktivitäten für Standups oder Berichterstellung mit der KI-StandUp-Karte zusammen.
Unser Marketingteam aktualisiert jeden Montagmorgen sein Dashboard. Dort sehen sie eine Zusammenfassung des Kampagnenfortschritts, was hinter dem Zeitplan zurückliegt und welche Kanäle blockiert sind – in leicht verständlicher Sprache.
Wir haben außerdem KI-gestützte Dashboards für Kundenprobleme, Sprint-Planung und Produktanalysen entwickelt. Jedes davon zeigt genau das an, was das jeweilige Team benötigt, um Entscheidungen zu treffen.
Das Vertriebs-Dashboard zeigt, welche Geschäfte vorankommen und welche ins Stocken geraten sind. Das Technik-Dashboard zeigt, welche Dienste einwandfrei funktionieren und welche Aufmerksamkeit erfordern. Wenn ein CEO wissen möchte, wie es um ein Projekt steht, verweisen wir ihn auf ein Dashboard, anstatt ein Meeting anzusetzen.
🔍 Wussten Sie schon? Netflix wurde zu einem modernen Unternehmenssymbol für datengestütztes Handeln. Als das Unternehmen 2006 den Netflix Prize ins Leben rief, suchte es mithilfe von Crowdsourcing nach besseren Algorithmen zur Vorhersage der Präferenzen der Benutzer. Das Ergebnis war eine Verbesserung der Empfehlungsgenauigkeit um 8 %.
Schaffen Sie eine Verbindung zwischen Erkenntnissen und Maßnahmen durch Automatisierungen und Ziele
Ein Problem zu erkennen bedeutet nichts, wenn niemand darauf reagiert. Wir betrachten Erkenntnisse als den Beginn von Workflows, nicht als deren Ende.
Wenn die KI eine kritische überfällige Aufgabe identifiziert, benachrichtigt eine ClickUp-Automatisierung sofort den Projektmanager. Wenn wir Erkenntnisse aus einer Nachbesprechung in ClickUp Docs dokumentieren, bitten wir ClickUp Brain, die wichtigsten Erkenntnisse zu extrahieren und sie mit unserem Ziel der kontinuierlichen Verbesserung zu verknüpfen.
Die Erkenntnisse werden Teil unseres institutionellen Wissens, und die Maßnahmen werden automatisch umgesetzt.
📌 Probieren Sie diesen Vorschlag aus: Fassen Sie das neueste Post-Mortem-Dokument zusammen und verknüpfen Sie Schlüssel-Erkenntnisse mit dem Ziel „Kontinuierliche Verbesserung”.
📮 ClickUp Insight: 47 % der Befragten unserer Umfrage haben noch nie versucht, KI für manuelle Aufgaben einzusetzen, doch 23 % derjenigen, die KI bereits nutzen, geben an, dass sich ihre Workload dadurch erheblich verringert hat.
Dieser Kontrast könnte mehr als nur eine technologische Lücke sein. Während Early Adopters messbare Gewinne erzielen, unterschätzt die Mehrheit möglicherweise, wie transformativ KI bei der Reduzierung der kognitiven Belastung und der Rückgewinnung von Zeit sein kann. 🔥
ClickUp Brain schließt diese Lücke, indem es KI nahtlos in Ihren Workflow integriert. Von der Zusammenfassung von Threads und dem Entwerfen von Inhalten bis hin zur Aufteilung komplexer Projekte und der Generierung von Unteraufgaben – unsere KI kann alles. Sie müssen nicht zwischen Tools wechseln oder von vorne beginnen.
💫 Echte Ergebnisse: STANLEY Security reduzierte den Zeitaufwand für die Berichterstellung mit den anpassbaren Tools für die Berichterstellung von ClickUp um 50 % oder mehr – so konnten sich die Teams weniger auf die Formatierung und mehr auf die Prognosen konzentrieren.
Zugriff auf mehrere KI-Modelle
Manchmal fällt es leichter, anders zu denken, wenn man sich auf verschiedene KI-Tools stützt, um unterschiedliche Aufgaben zu bewältigen.
Wenn wir Brainstorming zu Kampagnenideen betreiben, müssen wir schnell Ideen generieren können. Wenn wir eine Produktentscheidung treffen, benötigen wir fundierte logische Überlegungen. Wenn wir etwas Spezielles recherchieren, benötigen wir möglicherweise ein tool, das anders trainiert wurde. Es ist einfach falsch, so zu tun, als könne ein einziges Modell all das gleichermaßen gut bewältigen.
Mit Brain MAX können wir auf Claude für tiefgreifende Denkprozesse, ChatGPT für kreative Ideen und Gemini für spezialisierte Bereiche zugreifen. Wir wählen je nach dem, was wir gerade lösen möchten.
Unser Produktteam nutzt Claude, wenn wir komplexe Abwägungen hinsichtlich der Prioritäten von Features treffen, während unser Marketingteam auf ChatGPT umsteigt, wenn es um die Ausrichtung von Kampagnen geht.
💡 Was für uns funktioniert: Wir nutzen Brain MAX + ClickUp Whiteboards als unsere kreative Command-Center-Anlage. Zum Beispiel nehmen wir Rohideen aus dem Desktop-Begleiter auf und legen sie dann auf einem Whiteboard in ClickUp ab. Anschließend verwenden wir Echtzeit-Visualisierungen, verknüpfen sie mit Aufgaben und Dokumenten und lassen das Team sie neu zusammenstellen, verfeinern und ausführen, ohne jemals die Arbeitsfläche zu verlassen.
Durchsuchen Sie alle von uns verwendeten tools
Teams arbeiten heute mit mehreren Tools: Figma hat Designs, GitHub hat Code, Google Drive hat Strategiedokumente, SharePoint hat rechtliche Unterlagen und ClickUp hat alles andere.
Um das zu finden, was Sie brauchen, müssen Sie Registerkarten öffnen, den Kontext wechseln, sich merken, wo Sie etwas zuletzt gesehen haben, und hoffen, dass Sie an der richtigen Stelle gesucht haben.
Brain MAX ändert dies, da es alle Ihre Apps gleichzeitig durchsucht. Wir geben „Zeige mir die Figma-Entwürfe für Release 2.1 und verknüpfe sie mit den technischen Spezifikationen und dem Kundenfeedback, das wir erhalten haben” ein, und es gibt die Mockups aus Figma zurück, ruft die zugehörigen Dokumente aus ClickUp und Drive ab und zeigt die Unterhaltungen an, in denen wir besprochen haben, was die Kunden tatsächlich von diesem Release erwarten.
Alles wird an einem Ort angezeigt und alles ist miteinander verbunden.
Sprechen Sie laut, um die Produktivität zu steigern
Wir denken schneller, als wir tippen können. Deshalb halten wir Ideen fest, sobald sie entstehen, anstatt sie zu verlieren, während wir nach einer Tastatur suchen.
Talk to Text in ClickUp Brain MAX ermöglicht es uns, viermal schneller zu arbeiten, da das Tippen unser Denken nicht mehr verlangsamt.
Wir sagen einfach, was wir denken, und finden unsere Gedanken mit einem Format und einer Organisation für die Verwendung in Brain MAX wieder.
Außerdem sorgt das benutzerdefinierte Wörterbuch dafür, dass die KI die von uns verwendeten Namen, Fachbegriffe und Referenzen erkennt. „Q4-Push“. „Bobs API“. „Das UX-Audit“. Das System schreibt genau das, was wir sagen, anstatt es phonetisch zu interpretieren. Das ist der Unterschied zwischen Diktat als Neuheit und Diktat als Mittel, um Gedanken festzuhalten.
Sehen Sie, wie einer unserer Benutzer ClickUp Brain MAX optimal nutzt:
ClickUp Brain MAX ist eine unglaubliche Bereicherung für meinen Workflow. Durch die Kombination mehrerer LLMs in einer Plattform werden Antworten schneller und zuverlässiger, und die Sprach-zu-Text-Funktion auf der gesamten Plattform spart enorm viel Zeit. Ich schätze auch die Sicherheit auf Enterprise-Niveau sehr, die mir beim Umgang mit sensiblen Informationen ein beruhigendes Gefühl gibt. Am meisten beeindruckt mich, wie es mir hilft, den Überblick zu behalten und klarer zu denken – egal, ob ich Meetings zusammenfasse, Inhalte entwerfe oder neue Ideen brainstorme. Es fühlt sich an, als hätte ich einen All-in-One-KI-Assistenten, der sich an meine Bedürfnisse anpasst.
ClickUp Brain MAX ist eine unglaubliche Bereicherung für meinen Workflow. Durch die Kombination mehrerer LLMs in einer Plattform werden Antworten schneller und zuverlässiger, und die Sprach-zu-Text-Funktion auf der gesamten Plattform spart enorm viel Zeit. Ich schätze auch die Sicherheit auf Unternehmensniveau sehr, die mir beim Umgang mit sensiblen Informationen ein beruhigendes Gefühl gibt. Am meisten beeindruckt mich, wie es mir hilft, den Überblick zu behalten und klarer zu denken – egal, ob ich Meetings zusammenfasse, Inhalte entwerfe oder neue Ideen brainstorme. Es fühlt sich an, als hätte ich einen All-in-One-KI-Assistenten, der sich an meine Bedürfnisse anpasst.
Führen Sie realitätsnahe Untersuchungen durch
Wir treffen jeden Tag Entscheidungen auf der Grundlage von Informationen, beispielsweise darüber, was unsere Mitbewerber tun und wie sich die Märkte verändern. Wenn wir diese Informationen falsch interpretieren, ist alles, was darauf aufbaut, falsch. Wenn Sie nicht nachvollziehen können, woher diese Informationen stammen, können Sie nicht wissen, ob sie richtig sind.
Brain MAX durchsucht das Internet und liefert Ergebnisse mit Quellenangaben. Sie können sich jede Quelle ansehen. Wenn wir Recherchen für Entscheidungen nutzen, verknüpfen wir diese mit unserer Dokumentation, damit das Team sowohl die Erkenntnisse als auch die Belege sehen kann.
📌 Probieren Sie diese Eingabeaufforderung aus: Finden Sie aktuelle Berichte zu Trends in der Produktivität von Remote-Teams und fassen Sie die Schlüssel-Ergebnisse mit Quellenangaben zusammen.
📖 Lesen Sie auch: Wie man KI im Marketing einsetzt (mit effektiven Beispielen)
Schützen Sie Ihre Konzentrationszeit
Wir schützen Ihre Konzentrationszeit genauso wie wir Ihre Meetings schützen. ClickUp Brain in ClickUp Planner sieht Ihren Zeitplan, erkennt, wann Sie Zeit für konzentrierte Arbeit benötigen, und reserviert diesen Block automatisch.
Noch wichtiger ist, dass Aufgaben mit niedrigerer Priorität neu geplant werden, um sie an Ihre geschützten Fokus-Blöcke anzupassen, sodass Sie nicht ständig Prioritäten setzen müssen.
Wenn etwas Dringendes auftaucht und Ihre Konzentrationszeit gefährdet, plant ClickUp Brain Ihre Aufgaben intelligent um, anstatt sie einfach in einen überfüllten Kalender zu verschieben. Es versteht Abhängigkeiten und Fristen, sodass es nichts verschiebt, was morgen fällig ist, und keine anderen Arbeiten blockiert.
Das Ergebnis ist ununterbrochene Zeit, um echte Arbeit zu erledigen.
🧠 Wissenswertes: Im Jahr 1854 verwendete der Arzt John Snow (nein, nicht der aus Game of Thrones) eine handgezeichnete „Karte” der Cholera-Todesfälle in London, um den Ausbruch auf eine einzige Wasserpumpe zurückzuführen. Dies war eines der ersten bekannten Beispiele für die Umwandlung von Rohdaten in umsetzbare Erkenntnisse, und es hat buchstäblich Leben gerettet.
Erfassen Sie Meetings, ohne sich in Ihren Notizen zu verlieren
Wir verbringen Stunden in Meetings und noch mehr Stunden damit, uns daran zu erinnern, was besprochen wurde. Das meiste davon bleibt nicht hängen. Jemand hat Notizen getippt, während alle anderen zugesehen haben, was bedeutet, dass es im Meeting mehr um Dokumentation als um Unterhaltungen ging. Nach dem Meeting muss jemand die Notizen aufräumen, Aktionspunkte extrahieren, Aufgaben erstellen und Informationen verteilen.
Das sind Stunden der Arbeit, die niemals hätten anfallen dürfen.
Der KI-Notizblock von ClickUp läuft während des Anrufs und erfasst Alles:
- Transkripte, damit Sie genau nachschlagen können, wer was gesagt hat
- Intelligente Zusammenfassungen, die das Wesentliche aus dem Gespräch herausfiltern
- Aktionspunkte, die Sie automatisch in zugewiesene Aufgaben umwandeln können, indem Sie ClickUp Brain dazu auffordern.
All dies erscheint in Ihren Dokumenten, sodass es mit Ihrer Arbeit verbunden ist und nicht isoliert in einer Notiz-App vergessen wird.
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Wie unsere Teams ClickUp Brain nutzen
Hier erfahren Sie, wie wir ClickUp Brain täglich in unseren Teams einsetzen – welche Aufforderungen wir ausführen, welche Probleme wir lösen und welche Arbeit wir vermeiden. 😌
Team für Projektmanagement und Betriebsführung
Zu Beginn der Woche führt unser PMO-Team denselben Befehl aus: Finde Aufgaben im Operations Space, die seit mehr als 7 Tagen nicht aktualisiert wurden und innerhalb von zwei Wochen fällig sind.
Dadurch werden Aufgaben erfasst, bei denen die Arbeit einfach stehen geblieben ist. Im letzten Monat wurde eine juristische Überprüfungsaufgabe entdeckt, die seit über einer Woche unberührt war. Der Projektmanager ging davon aus, dass die Rechtsabteilung sich darum gekümmert hatte, während das Rechtsteam dachte, dass sie auf den Projektmanager warteten. Wir haben das früh genug erkannt, um die Produkteinführung planmäßig fortzusetzen.
Wofür wir ClickUp Brain verwenden:
- Erstellen von wöchentlichen Zusammenfassungen aus unserem Operations Space
- Identifizieren Sie Abhängigkeiten, die mehrere Arbeitsabläufe blockieren, bevor jemand dies bemerkt.
- Zusammenführung von Status-Updates aus verschiedenen Projekten für Führungskräftebewertungen
💡 Was für uns funktioniert: In unserem PMO verwenden wir Benutzerdefinierte Felder, um Zeit zu sparen und Projekte auf Kurs zu halten. Wir erstellen ein Summary AI Field, um Aufgabenbeschreibungen, Kommentare und Unteraufgaben automatisch zu einer schnellen Übersicht zusammenzufassen.
Ein weiteres KI-Feld übernimmt die Nachverfolgung des Fortschritts durch die Analyse von Unteraufgaben und Checklisten, sodass wir immer wissen, wo eine Aufgabe steht, ohne etwas manuell aktualisieren zu müssen.
Marketing- und Kreativteam
Wir führen gleichzeitig Kampagnen im Blog-Inhalt, in sozialen Medien, per E-Mail, in bezahlten Anzeigen, bei Ereignissen und in Partnerschaften durch. Wenn jemand fragt* „Wie ist der Status der Webinar-Kampagne?“, fragen wir direkt ClickUp Brain.
Wie wir unser KI-Marketing-Tool einsetzen:
- Zusammenfassung von Feedback-Threads zu Blogbeiträgen, damit Autoren genau wissen, was sie ändern müssen
- Zusammenführung von Kampagnenleistungsdaten aus mehreren Datenquellen in einem einheitlichen Update
- Gewinnung wichtiger Schlüsselerkenntnisse aus Rückblicken nach dem Start, um zukünftige Kampagnen zu verbessern
Unser Kreativteam nutzt ClickUp Brain auch, um Bilder für Social-Media-Beiträge, Kopfzeilen für Blogs und Kampagnenvisualisierungen zu generieren. Wenn sie schnell ein Konzeptbild oder eine Hero-Grafik benötigen, beschreiben sie einfach, was sie brauchen, und ClickUp Brain generiert es sofort.
Dies ist besonders nützlich für erste Entwürfe, A/B-Tests verschiedener Konzepte oder wenn Platzhalterbilder benötigt werden, während auf die endgültigen Designs gewartet wird.
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Produktteam
Unsere Produktmanager müssen ständig Kundenwünsche, technische Schulden, strategische Initiativen und Team-Kapazitäten gegeneinander abwägen. ClickUp Brain hilft ihnen dabei, Muster im gesamten Produktentwicklungsprozess zu erkennen.
Sie vertrauen auf das KI-Wissensmanagement von ClickUp für:
- Verbindung der in Verkaufsgesprächen, Support-Tickets und Feedback-Formularen erwähnten Kundenprobleme
- Überprüfen Sie die Kapazität des Engineering-Teams, bevor Sie sich zu Arbeiten im Sprint-Format committen.
- Zusammenfassung der technischen Dokumentation, wenn sie die Systembeschränkungen verstehen müssen
Bei der Planung der Roadmap fragen sie: Zeigen Sie mir alle Feature-Anfragen mit dem Tag „Unternehmenskunde” aus dem letzten Quartal. ClickUp Brain zieht aus Kundenfeedback-Aufgaben, Verkaufsnotizen und Support-Tickets die Probleme heraus, die immer wieder auftauchen.
Im letzten Quartal zeigte sich, dass mehrere Unternehmen bessere SSO-Kontrollen wünschten. Unser Team hatte diese Anfragen separat erfasst und nicht erkannt, dass sie alle auf denselben zugrunde liegenden Bedarf hinwiesen. Wir haben dies priorisiert, umgesetzt und sofort Rückmeldungen von Kunden erhalten, die genau darauf gewartet hatten.
Vertriebs- und Erfolgsteam
Unser Vertriebsteam nutzt ClickUp Brain wie einen stets verfügbaren Vertriebsingenieur. Vor einer Demo benötigen sie schnell den Kontext. Ebenso benötigt unser Kundendienstteam den Kontext, bevor es auf die Anliegen eines Kunden antworten kann.
Vor jedem potenziellen Kundenanruf fordern die Vertriebsmitarbeiter daher Folgendes an: Fassen Sie alles zusammen, was wir über [Firmenname] wissen. ClickUp Brain greift auf Anrufnotizen zurück, die in Aufgabenkommentaren, synchronisierten E-Mails und protokollierten Interaktionen gespeichert sind. So erhalten sie in weniger als einer Minute einen vollständigen Überblick, anstatt alte Aufgaben durchsuchen und versuchen zu müssen, sich an Details zu erinnern.
Vertriebsleiter nutzen es anders. Sie fragen: Zeigen Sie mir Deals in „Angebot gesendet” ohne Aktivität in den letzten 10 Tagen. So erfahren sie genau, wo Deals ins Stocken geraten sind: fehlende Beschaffungsdokumente, vergessene Nachfassaktionen, interne Fürsprecher, die sich nicht mehr melden.
🔍 Wussten Sie schon? In den 1960er Jahren leistete Procter & Gamble Pionierarbeit im Bereich Markenmanagement und Verbraucherforschung. Ihr „Brand Man” systematisierte die Art und Weise, wie Teams Verbraucherdaten sammelten und darauf reagierten. Dies war im Grunde genommen die Geburtsstunde der modernen Marketing-Nachverfolgung, bevor Computer dies vereinfachten.
Entwicklungsteam
Unsere Ingenieure unterbrachen sich ständig gegenseitig mit „kurzen Fragen” zur Funktionsweise der Systeme. Jetzt fragen sie zuerst ClickUp Brain.
So nutzt es unser Engineering-Team:
- Verstehen Sie die Systemarchitektur, ohne den Ingenieur zu stören, der sie entwickelt hat.
- Finden Sie frühere Berichte über Incidents und erfahren Sie, wie wir sie gelöst haben.
- Erstellen Sie umfassende Zusammenfassungen der Sprints für Retrospektiven.
Bei Incidents fragen sie: Zeigen Sie mir frühere Incidents im Zusammenhang mit [Systemname] und wie wir sie gelöst haben. ClickUp Brain zeigt vergangene Incident-Aufgaben, Nachbesprechungen und Details zur Behebung an. Wir müssen nicht jedes Mal von Grund auf neu nach Fehlern suchen, was zu einer schnelleren Wiederherstellung führt.
Bei Sprint-Retrospektiven bitten wir nicht alle Teilnehmer, sich daran zu erinnern, was vor zwei Wochen passiert ist, sondern lassen ClickUp Brain zusammenfassen, was ausgeliefert wurde, welche Hindernisse aufgetreten sind und wo sich die Geschwindigkeit verändert hat. Wir gehen mit tatsächlichen Daten in die Retrospektiven.
💡 Was für uns funktioniert: Wir öffnen eine Aufgabe in ClickUp und bitten Brain, Unteraufgaben zu generieren. So erhalten wir einen klaren Schritt-für-Schritt-Plan für Sprints oder Incidents, sodass wir uns nicht gegenseitig wegen Details unterbrechen müssen.
HR- und People Ops-Team
Unser People Ops-Team nutzt ClickUp Brain, um Informationen zugänglich zu machen, ohne dass sie zu einem Engpass für jede Frage werden.
ClickUp Brain hilft dabei durch:
- Beantworten Sie Fragen Ihrer Mitarbeiter zu Richtlinien, Leistungen und Verfahren sofort.
- Zusammenstellung von Leistungsbewertungsdaten aus tatsächlich fertiggestellten Arbeiten
- Analyse der Workload in allen Teams, um Einstellungsentscheidungen zu rechtfertigen
Neue Mitarbeiter fragen ClickUp Brain direkt: Wie lauten die Urlaubsregelungen? oder Wie reiche ich Spesenabrechnungen ein? ClickUp Brain greift auf unser Mitarbeiterhandbuch in Docs zu und verweist sie auf die richtigen Formulare. So erhalten sie sofort Antworten, anstatt auf eine Antwort der Personalabteilung warten zu müssen.
Darüber hinaus bieten vorgefertigte Agenten in ClickUp, wie beispielsweise der Answers Agent, zusätzliche Unterstützung, indem sie Fragen beantworten, die in den ClickUp-Chat-Kanälen des Teams immer wieder auftauchen. Wenn jemand den Agenten in einem Chat-Thread tagt und nach Vorteilen, Onboarding-Schritten oder Erwartungen für Rollen fragt, antwortet dieser mit den genauen Informationen aus Ihrem Handbuch, Ihren Richtlinien oder Ihren Notizen zu Aufgaben.
Jede Antwort enthält die Originalquelle, sodass die Mitarbeiter wissen, dass sie die korrekte Version der Richtlinie erhalten.
Während der Leistungsbeurteilungsphase fordern Manager Folgendes: Fassen Sie die Arbeit von [Name des Mitarbeiters] in diesem Quartal zusammen, einschließlich fertiggestellter Projekte, Beiträge und erhaltenem Feedback. ClickUp Brain stellt alles zusammen, von ihren Aufgaben über Kommentare zu ihren Ergebnissen bis hin zu Shoutouts in Teamkanälen.
Bewertungen werden vollständiger und fairer, da sie auf der tatsächlichen Arbeit basieren und nicht nur auf den Ereignissen der letzten zwei Wochen.
💡 Was für uns funktioniert: Mit ClickUp Brain übersetzen und lokalisieren wir unsere Inhalte mühelos. Außerdem verwenden wir es, um HR-Richtlinien, Mitarbeiterhandbücher, Produktanleitungen und Materialien für die Kundeneinweisung in Sprachen wie Englisch, Französisch, Spanisch, Portugiesisch, Deutsch, Italienisch, Schwedisch, Niederländisch, Koreanisch, Japanisch, Chinesisch und Arabisch zu übersetzen – und das alles unter Beibehaltung des Tons, der Bedeutung und des Formats.
Integration von ClickUp Brain in ClickUp-Features
ClickUp Brain ist das Herzstück unserer Arbeitsweise. Es ist in unserem gesamten Workspace präsent, sodass jede Information direkt in unsere Arbeit einfließt. 🔄
Aufgabenautomatisierung und KI-Agenten
Der eigentliche Wandel für uns kam, als ClickUp Brain nicht mehr nur Dinge anzeigte, sondern tatsächlich Dinge zu erledigen begann.
Wir begannen mit grundlegender Automatisierung, einfachen Wenn-Dann-Regeln, die funktionierten, wenn Situationen klar in Kategorien einzuordnen waren. Dann stellten wir fest, dass die meisten Arbeiten, die wir automatisieren wollten, eine tatsächliche Beurteilung darüber erforderten, was als Nächstes geschehen sollte.
ClickUp AI-Agenten überwachen bestimmte Situationen und ergreifen Maßnahmen, ohne dass ein manuelles Eingreifen erforderlich ist.
Wir haben einen Agenten, der unsere Kundenfeedback-Liste verwaltet. Wenn jemand das Formular ausfüllt, liest der Agent die Angaben, ordnet sie der entsprechenden Kategorie zu und erstellt Aufgaben für das Support-Team, damit dieses die Angelegenheit weiterverfolgen kann.
Ein weiterer Agent wird zu Beginn jedes Sprints ausgeführt. Er sammelt alle Dokumente, die unser Team über das, was wir entwickeln, geschrieben hat, extrahiert die wichtigen Teile und veröffentlicht eine Zusammenfassung in unserem Teamkanal, bevor jemand zur Arbeit erscheint.
Früher war das die erste Stunde der Sprint-Planung; jetzt ist die Zusammenfassung fertig. Diese Agenten funktionieren, weil sie den Kontext verstehen.
Das Erstellen eines KI-Agenten ähnelt einer Unterhaltung. Wir weisen den Agenten an, wonach er suchen soll, welche Informationen wichtig sind und welche Maßnahmen zu ergreifen sind. Mit dem No-Code-Builder kann jeder im Team ohne technische Vorkenntnisse einen KI-Agenten für die Datenanalyse einrichten.
Transkription und Zusammenfassungen des Clips
Wir nehmen ständig Clips in ClickUp auf – Ingenieure erklären die technische Architektur, Designer gehen Mockups durch, Produktmanager demonstrieren Features, Kundenerfolgsteams geben Feedback aus Telefonaten frei.
ClickUp Brain transkribiert automatisch jeden von uns erstellten Clip. Jede Bildschirmaufnahme und jeder Sprachclip wird zu durchsuchbarem Text. Wir können das Transkript scannen, zu bestimmten Zeitstempeln springen und Ausschnitte kopieren, ohne das gesamte Video erneut ansehen zu müssen.
Unser Engineering-Team zeichnet Clips auf, wenn es Code oder Systemarchitektur durchgeht. ClickUp Brain fasst die wichtigsten Punkte zusammen, sodass Mitglieder des Teams die Zusammenfassung in 30 Sekunden lesen und sich den vollständigen Clip nur ansehen können, wenn sie einen tieferen Kontext benötigen.
🔍 Wussten Sie schon? Laut McKinsey setzen die meisten Unternehmen KI mittlerweile in mehr als einem Bereich ihres Geschäfts ein. Im Durchschnitt nutzen Unternehmen KI in drei verschiedenen Funktionen.
📖 Lesen Sie auch: Marktforschungsprozess: Schritte zum Sammeln umsetzbarer Erkenntnisse
Best Practices zur Maximierung des Potenzials von ClickUp Brain
Hier sind einige Best Practices, die unser Team anwendet, um das Potenzial der KI-Tools von ClickUp voll auszuschöpfen:
- Effektive Eingabeaufforderungen speichern und wiederverwenden: Wir speichern die Eingabeaufforderungen, die durchweg solide Ergebnisse liefern, für die zukünftige Verwendung und geben sie dem Team frei. ClickUp Brain unterstützt wiederverwendbare Eingabeaufforderungen, sodass alle Mitarbeiter Konsistenz wahren und bei wiederholenden Aufgaben Zeit sparen können.
- Verknüpfen Sie mehrere Interaktionen: Unser Team plant Abläufe, bei denen die Ausgabe einer KI als Eingabe für die nächste Aufgabe dient. Wir entwickeln erste Ideen, lassen sie von ClickUp Brain bewerten und verfeinern sie dann auf Grundlage dieser Bewertung. Dies spiegelt menschliche Kooperationsprozesse wider, jedoch mit maschineller Geschwindigkeit.
- Regelmäßige Überprüfung und Optimierung: Wir legen Wert darauf, unsere bestehenden ClickUp Brain-Eingabeaufforderungen, Workflows und KI-Agenten von Zeit zu Zeit zu überprüfen. Durch kontinuierliche Optimierung stellen wir sicher, dass die KI mit unseren Geschäftszielen übereinstimmt und den aktuellen Kontext unseres Teams widerspiegelt.
- Nutzen Sie KI als strategischen Advocatus Diaboli: Das Team fordert ClickUp Brain auf, nach der Entwicklung von Strategien Schwachstellen, Risiken und blinde Flecken zu finden. Beispielsweise fragen Sie: „Was sind die drei größten Gründe, warum dies scheitern könnte?“, um Ideen vor der Umsetzung zu stärken.
- Probieren Sie zeitliche Eingaben für die Szenarioplanung aus: Wir modellieren verschiedene Zukunftsszenarien, indem wir ClickUp Brain fragen: „Wie würde sich diese Strategie auswirken, wenn sich die wirtschaftlichen Bedingungen im dritten Quartal verschlechtern würden?“ Dieser vorausschauende Ansatz hilft uns, widerstandsfähigere Strategien zu entwickeln.
- Lassen Sie KI zu unserem persönlichen Bias-Detektor werden: Dann bitten wir ClickUp Brain, versteckte Annahmen, kognitive Verzerrungen und logische Fehlschlüsse zu identifizieren. KI wird zu einem objektiven Spiegel für die mentalen Fallen, die oft das menschliche Urteilsvermögen sabotieren.
- Optimieren Sie den rollenbasierten Zugriff: Unser Team überprüft und passt auch die Team-Berechtigungen in ClickUp Brain an, um sicherzustellen, dass jeder die KI effektiv nutzen kann. Wir stellen sicher, dass Administratoren/Eigentümer vollen Zugriff haben, während Gäste/Mitglieder mit eingeschränkten Rechten angemessene Einschränkungen für Sicherheit und Konsistenz der Workflows erhalten.
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Erstellen Sie die Verbindung zwischen den Punkten (+ den Daten) mit ClickUp Brain
Wir haben ClickUp Brain so entwickelt, dass es so denkt wie wir. Jeden Tag hilft es uns dabei, das zu erkennen, was unser Instinkt übersieht, und zu sehen, was unsere Teams brauchen, bevor sie danach fragen. Wir verschwenden keine Zeit damit, Tabellen zu analysieren oder nach Updates zu suchen. Wir sprechen mit ClickUp Brain, und es gibt uns wichtige Antworten.
Für uns ist KI der Motor unserer Arbeit. Sie erkennt Muster, bevor sie zu Problemen werden, liefert Erkenntnisse, die Entscheidungen präzisieren, und stellt Unterhaltungen in Echtzeit mit dem Kontext in Verbindung. Wenn wir eine Produkteinführung planen, einen Sprint schließen oder einen Blogbeitrag wie diesen schreiben, steht ClickUp Brain hinter jeder Entscheidung, um zu organisieren, zu verfeinern und eine Erinnerung zu liefern.
Jede Aufgabe, jeder Kommentar und jede Unterhaltung lehrt das System, wie wir denken und was Qualität für uns bedeutet. ClickUp Brain und Brain MAX lernen durch unsere Arbeit und geben dieses Wissen in Form von schärferem Fokus und schnellerer Klarheit zurück.
Wenn Sie eine Arbeitsumgebung erleben möchten, die mit Ihnen lernt, melden Sie sich noch heute bei ClickUp an! ✅
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
ClickUp Brain ist der weltweit umfassendste und kontextbezogene KI-gestützte Assistent, der in ClickUp integriert ist. Er hilft Ihnen, indem er Fragen beantwortet, Informationen zusammenfasst, Berichte erstellt und Aufgaben mithilfe von Daten aus Ihrem Workspace automatisiert. Sie interagieren mit ihm über Eingabeaufforderungen an beliebigen Stellen in Ihrem Workspace, die Aufgaben akzeptieren, z. B. Aufgaben, Chats, Speicherortkopfzeilen oder die Symbolleiste, und er liefert sofortige, kontextbezogene Erkenntnisse und Aktionen.
ClickUp Brain analysiert die Workload Ihres Teams und zeigt an, wenn jemand überlastet oder nicht ausgelastet ist. Es kann eine Umverteilung der Aufgaben empfehlen, um sicherzustellen, dass jeder eine überschaubare Workload hat, und hilft Ihnen so, Ihr Team ausgewogen und produktiv zu halten.
Ja. ClickUp Brain kann Trends erkennen und Aufgaben oder Projekte kennzeichnen, bei denen die Gefahr einer Verzögerung besteht, indem es überfällige Elemente, fehlende Aktualisierungen oder Engpässe analysiert. So können Sie Maßnahmen ergreifen, bevor Verzögerungen zu größeren Problemen werden.
Sie können Ihren Dashboards KI-gestützte Karten hinzufügen, die von ClickUp Brain generierte Echtzeit-Zusammenfassungen, Aktualisierungen für Projekte und Übersichten für Führungskräfte anzeigen. Diese Karten werden automatisch aktualisiert und können benutzerdefiniert angepasst werden, um die von Ihnen benötigten Erkenntnisse anzuzeigen.
Ja. Sie können Eingabeaufforderungen, Dashboard-Karten und Berichte benutzerdefiniert anpassen, um sich auf die Daten und Erkenntnisse zu konzentrieren, die für jedes Team am wichtigsten sind. So wird sichergestellt, dass jedes Team relevante, umsetzbare Informationen erhält, die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten sind.