Die 3 besten Programme für Projektmanagement, die redundante Aufgaben automatisch identifizieren

Haben Sie schon einmal Stunden mit sich wiederholenden Aufgaben verbracht, die sich ... sinnlos anfühlen? Wie das Kopieren von Daten zwischen tools, das Zuweisen von Aufgaben an die richtigen Eigentümer, wenn sich der Status ändert, und das Versenden von Erinnerungen für fällige/überfällige Aufgaben.

Etwa 60 % der Unternehmen geben an, dass ihre Teams fünf Stunden pro Woche mit manuellen Aufgaben und sich wiederholenden Prozessen verbringen. Das sind 1,5 Monate im Jahr! Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit diese sich wiederholenden Aufgaben kosten, die sich leicht automatisieren lassen!

Was wäre, wenn Ihre Software für Projektmanagement wiederkehrende Aufgaben für Sie erkennen und sogar automatisieren könnte? Klingt zu schön, um wahr zu sein?

In diesem Blog stellen wir Ihnen drei Tools für das Projektmanagement (PM) vor, die redundante Aufgaben automatisch identifizieren und Ihnen wertvolle Zeit zurückgeben.

Projektmanagement-Software, die redundante Aufgaben auf einen Blick automatisch identifiziert

Worauf sollten Sie bei einer Software für Projektmanagement achten, die redundante Aufgaben automatisch identifiziert?

Der schnellste Weg, redundante Arbeit zu eliminieren, besteht darin, sie von Ihrer Software für das Projektmanagement automatisieren zu lassen. Hier sind die Funktionen, die eine Automatisierung ermöglichen:

Die beste Software für Projektmanagement, die redundante Aufgaben automatisch identifiziert

Nachfolgend finden Sie unsere Auswahl der besten Software für Projektmanagement. Diese nutzt Automatisierung, um doppelte Aufgaben aufzudecken, manuelle Aktualisierungen zu entfernen und Ihrem Team die Möglichkeit zu geben, sich auf sinnvolle Arbeit zu konzentrieren.

1. ClickUp (am besten geeignet für KI-gestütztes Projektmanagement und Zusammenarbeit)

Die meisten Projektmanagement-Softwareprogramme zeigen Ihnen nur die Aufgaben an, die Sie selbst erstellen. Sie können Ihnen nicht sagen, dass die Aufgabe „Neugestaltung des Kunden-Onboarding-Prozesses” im Sprint des Produktteams im Wesentlichen mit der Aufgabe „Verbesserung der Benutzererfahrung für neue Nutzer” im Backlog des Marketingteams identisch ist.

ClickUp löst dieses Problem als weltweit erster konvergierter KI-Workspace, der alle Apps, Daten und Workflows zusammenführt, sodass die KI tatsächlich Muster in Ihrem gesamten Betrieb erkennen kann.

Da alle Ihre Aufgaben, Projekte, Dokumente und Team-Unterhaltungen auf einer einzigen Plattform zusammengefasst sind, kann die KI von ClickUp erkennen, wenn mehrere Personen ähnliche Probleme bearbeiten, wenn sich Aufgabenbeschreibungen erheblich überschneiden oder wenn neue Anfragen bereits vorhandene Arbeiten duplizieren.

So beseitigt ClickUp Work Sprawl und bietet 100 % Kontext – das bedeutet, dass die KI nicht nur einzelne Aufgaben versteht, sondern auch, wie diese über Teams und Zeitleisten hinweg miteinander in Verbindung stehen, und so Redundanzen aufdeckt, die sonst erst entdeckt würden, wenn es schon zu spät ist.

Sehen wir uns die Features einmal genauer an.

Richten Sie mit ClickUp Aufgaben-Prioritäten und Abhängigkeiten ein Priorisierungssystem ein.

Ohne ein Priorisierungssystem ist es schwierig, wichtige von unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden. Dann schleichen sich Aufgaben mit geringem Wert in die Workflows ein.

Mit ClickUp Aufgaben werden alle Aufgaben in einem zentralen Workspace zusammengefasst, einschließlich Dokumente, Kommentare, Unteraufgaben, Abhängigkeiten und mehr. Dadurch wird die größte Quelle für Redundanzen reduziert: verstreute Aufgaben in verschiedenen Tools.

Mit den erweiterten Such- und Filtertools von ClickUp finden Sie schnell Aufgaben mit passenden Schlüsselwörtern, Tags oder Benutzerdefinierten Feldern. Beispielsweise können Sie nach allen Aufgaben suchen, die „Onboarding” enthalten, oder nach einem bestimmten Tag wie „dringend” filtern.

So lassen sich Überschneidungen oder Wiederholungen bei der Arbeit leicht erkennen, insbesondere bei großen Projekten oder über mehrere Teams hinweg.

Das Feature „Aufgabenprioritäten und Abhängigkeiten” von ClickUp geht noch einen Schritt weiter. Markieren Sie alle Ihre Aufgaben mit vier Flaggen: Dringend, Hoch, Normal, Niedrig, damit jeder weiß, was wann zu tun ist. Mit Abhängigkeiten können Sie verfolgen, welche Aufgabe auf eine andere wartet. Sortieren, filtern oder gruppieren Sie Aufgaben nach Priorität in der Listenansicht oder dem Board. Ähnliche oder weniger wichtige Aufgaben sind sofort sichtbar und gehen nicht in der Unordnung unter.

Mit ClickUp AI können Sie sogar automatisch Prioritäten auf der Grundlage Ihrer Vorgaben zuweisen und so sicherstellen, dass die wichtigsten Arbeiten ganz oben stehen.

Dann gibt es noch die KI-Karten von ClickUp.

Sie können diese Karten benutzerdefiniert anpassen, indem Sie Aufgaben, Unteraufgaben, archivierte Elemente oder Zeitbereiche filtern, sodass Sie mühelos Engpässe oder doppelte Aufgaben erkennen können, die nicht im Workflow vorkommen sollten.

Erhalten Sie kontextbezogene Einblicke mit ClickUp Brain

ClickUp Brain ist Ihr persönlicher KI-Assistent, der den Kontext Ihrer Arbeit versteht und Ihnen Erkenntnisse liefert, für deren Ermittlung Sie normalerweise Stunden aufwenden müssten.

ClickUp Brain analysiert Ihren Workspace auf Aufgaben mit ähnlichen Titeln, Beschreibungen oder Mitarbeitern und markiert potenzielle Duplikate. Es kann Vorschläge wie „Diese Aufgaben sehen ähnlich aus – erwägen Sie eine Zusammenführung oder Aktualisierung“ anzeigen.

Mit ClickUp Brain können Sie:

Das ist noch nicht alles. ClickUp Brain's Enterprise Search ist ein KI-gestütztes tool, das die Informationsbeschaffung über verschiedene Plattformen hinweg vereinheitlicht, darunter Google Drive, Notion, Slack und Gmail.

Mit der einheitlichen Suchfunktion können Sie Dokumente, Aufgaben und Chats in allen verbundenen Apps an einem Ort sofort durchsuchen – ohne zwischen verschiedenen Tools hin- und herwechseln zu müssen. Außerdem sorgt die Echtzeit-Indizierung dafür, dass Sie immer die aktuellsten Daten suchen (auch wenn diese in verschiedenen Listen oder Apps versteckt sind).

⭐ Bonus: Möchten Sie eine KI, die doppelte Arbeit erkennt, bevor sie beginnt? ClickUp Brain MAX versteht Ihren gesamten Workspace – jede Aufgabe, jedes Projekt, jedes Dokument und jede Unterhaltung. So funktioniert es:

• Proaktive Duplikaterkennung: Wenn ein Designer eine Aufgabe für die „Neugestaltung der Navigation einer mobilen App” erstellt, während ein anderes Team bereits die „Verbesserung der App-Menü-UX” in Bearbeitung hat, erkennt Brain MAX die Überschneidung und benachrichtigt die relevanten Beteiligten.
• Suchen Sie über die Titel der Aufgaben hinaus: Brain MAX durchsucht Aufgabenbeschreibungen, Kommentare, Anhänge und zugehörige Unterhaltungen, um doppelte Aufwände zu finden, selbst wenn sich die Formulierungen unterscheiden.
• Teamübergreifende Sichtbarkeit: Da Brain MAX auf Ihren gesamten Workspace zugreift, erkennt es Redundanzen zwischen Abteilungen, die Sie in der Arbeit der anderen niemals entdecken würden.
• Sprachgesteuerte Duplikatsprüfung: Verwenden Sie Talk to Text, um Brain MAX zu fragen, ob eine Aufgabe bereits existiert, bevor Sie neue Aufgaben erstellen. Sagen Sie einfach: „Arbeitet jemand an der Q2-Verkaufspräsentation?“ und erhalten Sie sofort eine Antwort.
• Mehrere KI-Modelle arbeiten zusammen: Brain MAX integriert ChatGPT, Claude, Gemini und andere führende KI-Modelle in Ihren Workspace, sodass Sie die besten Funktionen für verschiedene Aufgaben erhalten.

Legen Sie benutzerdefinierte Regeln fest, um sich wiederholende Aufgaben mit ClickUp Automatisierungen zu automatisieren.

Mit ClickUp Automatisierung können Sie ohne Programmierkenntnisse benutzerdefinierte Regeln erstellen oder aus einer Bibliothek mit vorgefertigten Vorlagen auswählen, um wiederholende Aufgaben zu automatisieren.

Sie können Automatisierungen einrichten, die Sie benachrichtigen, wenn eine neue Aufgabe den Kriterien einer bestehenden Aufgabe entspricht (z. B. dasselbe Projekt, ähnlicher Titel oder Tag). So können Sie Duplikate bereits bei der Erstellung erkennen.

Wenn beispielsweise jemand eine Aufgabe mit dem Titel „Website-Banner aktualisieren” erstellt und eine ähnliche Aufgabe bereits vorhanden ist, kann ClickUp Sie oder den Ersteller der Aufgabe automatisch benachrichtigen, wodurch das Risiko von Doppelarbeit verringert wird.

Außerdem können Sie mit den Tools für Massenaktionen von ClickUp diese in einer Gruppe zusammenführen, aktualisieren oder löschen, wodurch Ihr Workflow optimiert und Unordnung reduziert wird.

Weitere Informationen zur Automatisierung Ihrer Workflows finden Sie in diesem Video.

Überlassen Sie Super Agents die schwere Arbeit, die zu erledigen ist

Die meisten KI-Tools befinden sich außerhalb Ihres Workflows. Da ClickUp-Agenten innerhalb Ihres Workspaces angesiedelt sind, können sie nicht nur Vorschläge machen, sondern auch redundante Arbeit reduzieren.

ClickUp-Agenten fungieren wie KI-Teamkollegen, denen Sie Arbeiten zuweisen können. Taggen Sie sie in einer Aufgabe oder lösen Sie sie durch eine Automatisierung als Auslöser aus, und sie übernehmen repetitive oder doppelte Arbeiten, wie zum Beispiel:

Die besten Features von ClickUp

ClickUp-Nachteile

Vorteile von ClickUp

Warum eignet sie sich so gut für die automatische Identifizierung redundanter Aufgaben?

ClickUp erkennt automatisch Überschneidungen oder doppelte Arbeit, indem es Aufgaben anhand von Prioritäten, Abhängigkeiten und den kontextbezogenen Erkenntnissen von ClickUp Brain analysiert.

Preise für ClickUp

Bewertungen und Rezensionen zu ClickUp

Was sagen echte Benutzer über ClickUp?

Hier ist eine Bewertung von TrustRadius:

Dieses Tool ist sehr effektiv für die persönliche und berufliche Weiterentwicklung. Damit können Sie Ihre Anwesenheit markieren, Ihre Arbeitszeit verfolgen und Ihre individuellen Aufgaben nach Ihren Bedürfnissen trennen. Sie können die Priorität der Aufgaben in Ihrer To-Do-Liste festlegen und eine Erinnerung an das von Ihnen erwähnte Fälligkeitsdatum erhalten.

2. Motion (am besten geeignet für KI-gestützte Priorisierung von Aufgaben und Kalenderplanung)

Stellen Sie sich einen Planungsassistenten vor, der Ihre Bedürfnisse und Vorlieben lernt. Und er beginnt, diese Anforderungen besser zu berücksichtigen. Das ist Motion KI.

Diese KI-basierte Planungs-App und das Projektmanagement-Tool planen Ihren Tag, terminieren Ihre Aufgaben und verteilen Ihre Workload automatisch neu. Der KI-Projektmanager analysiert ständig Termine, Workloads und Prioritäten, um einen effektiven Tagesplan zu erstellen.

Sie müssen Aufgaben nicht manuell neu organisieren, wenn sich Pläne ändern. Motion plant die Arbeit automatisch neu und setzt neue Prioritäten. Wenn sich zwei Aufgaben überschneiden oder überflüssig werden, markiert die KI diese, sodass Sie sie entfernen oder zusammenführen können.

Sie können Aufgaben hinzufügen, deren Dringlichkeit markieren, und Motion entscheidet, wann sie erledigt werden sollen. Der KI-Kalender von Motion kombiniert Aufgaben und Meetings in einem einzigen Echtzeit-Zeitplan. Er verteilt Zeitblöcke kontinuierlich neu, wenn sich Prioritäten verschieben, wodurch die Notwendigkeit für langwierige Terminabstimmungen entfällt.

Die besten Features von Motion

Motion cons

Motion Pros

Warum eignet sie sich so gut für die automatische Identifizierung redundanter Aufgaben?

Die KI-basierte Planungs-App Motion bewertet kontinuierlich Ihre Aufgaben, Meetings und wiederholende Aufgaben. Da jede Aufgabe in einen realistischen, zeitlich festgelegten Zeitplan passen muss, lassen sich redundante oder wenig wertvolle Aufgaben nicht mehr ignorieren.

Bewegungsbasierte Preisgestaltung

Bewertungen und Rezensionen

Was sagen echte Benutzer über Motion?

Hier ist eine Bewertung von Capterra:

Bisher hat mir Motion sehr gut gefallen. Es ist eine großartige Ressource, die mir dabei hilft, meine Aufgaben zu erledigen und sowohl beruflich als auch privat viel zu erreichen.

3. Notion AI (am besten geeignet für KI-gestützte Dokumentation)

Notion KI verwandelt Ihren Workspace in ein vernetztes System, in dem Aufgaben, Dokumente und Projektinformationen nebeneinander existieren. Da alles an einem Ort organisiert ist, können Sie redundante Aufgaben leichter erkennen.

Verwenden Sie Notion KI, um doppelte Arbeit zu reduzieren. Es wandelt Notizen, E-Mails und Unterhaltungen in umsetzbare Aufgaben um und sucht nach ähnlichen bereits vorhandenen Elementen. Die automatische Ausfüllfunktion hilft beim Ausfüllen von Feldern wie Status, Priorität, Eigentümer und nächste Schritte. Wenn mehrere Aufgaben ähnlich erscheinen oder sich wiederholende Inhalte enthalten, schlägt Notion vor, sie zusammenzuführen oder zu aktualisieren, um eine saubere Datenbank zu gewährleisten.

Die KI-Frage-Antwort-Funktion von Notion fungiert wie eine Suchmaschine für Ihren Workspace. Stellen Sie einfach eine Frage (Welche Aufgaben sind diese Woche blockiert?) und Notion zeigt Ihnen relevante Aufgaben oder Seiten an.

Die besten Features von Notion KI

Nachteile von Notion KI

Notion KI-Profis

Warum eignet sie sich so gut für die automatische Identifizierung redundanter Aufgaben?

Redundante Aufgaben gewinnen Sichtbarkeit, wenn das System über genügend Kontext zu Projekten, Aufgaben, Dokumenten und Notizen verfügt. Notion KI kann auch Ihren gesamten Workspace durchsuchen und verwandte oder ähnliche Elemente anzeigen, sodass Überschneidungen leicht zu erkennen sind.

Preise für Notion KI

Notion KI Bewertungen und Rezensionen

Was sagen echte Benutzer über Notion KI?

Hier ist eine Bewertung von Capterra:

Notion zeigt seine ganze Stärke und Effizienz, wenn das gesamte Team es nutzt. Seine Features für die Zusammenarbeit machen die Bearbeitung von Dokumenten im Team SEHR einfach, was die Kommunikation und den Workflow verbessert hat. Die Vorlagen und die KI-Schreibhilfe sind ebenfalls großartig, um einen Vorsprung bei der Arbeit zu erzielen.

Weitere erwähnenswerte Produkte

Neben diesen drei Tools gibt es noch einige weitere Tools für das Projektmanagement, mit denen Sie Aufgaben in Ihren täglichen Workflows automatisieren können:

1. monday. com

Wenn Sie alle Ihre Projekte lieber visuell verwalten möchten, ist Monday das PM-Tool Ihrer Wahl. Verwenden Sie Automatisierungen als Auslöser für Aktionen wie automatische Zuweisung, automatische Aktualisierung des Status oder Benachrichtigung, wenn eine Aufgabe erstellt wird, die einer bereits vorhandenen ähnelt.

Die Workload-Ansicht hilft dabei, Überschneidungen bei der Zuständigkeit zu erkennen. Wenn mehrere Personen Aufgaben für dasselbe Ziel erstellen, markiert die Plattform überlastete Ressourcen und macht so redundante Arbeit sichtbar. Die Umwandlung von Dokumenten in Aufgaben verhindert ebenfalls Doppelarbeit, da Aktionspunkte auf demselben Board angezeigt werden, auf dem auch die Aufgaben sichtbar sind.

2. Wrike

Die Projektmanagement-Software Wrike verwendet Gantt-Diagramme, um Abhängigkeiten detailliert darzustellen. Wenn zwei Aufgaben mit demselben Ergebnis geplant sind oder von demselben Schritt abhängen, hebt das Diagramm die Verbindung hervor.

Wrike hebt redundante oder ins Stocken geratene Aufgaben durch Aufgabenabhängigkeiten, kritische Pfadanalyse und Dashboards hervor und hilft so bei der Priorisierung von Projekten. Mit Echtzeit-Projektprognosen berechnet Wrike Zeitleisten automatisch neu. In diesem Board können Sie sehen, wie sich die Verschiebung einer Aufgabe auf den Plan des Projekts auswirkt.

Mit den Anfrageformularen mit Regeln zur automatischen Erstellung von Aufgaben können Sie eingehende Anfragen anhand von Feldern wie Projekt und Frist mit bestehenden Anfragen abgleichen.

3. Hive

Wenn Sie eine KI-gestützte Projektdurchführung wünschen, hilft Ihnen Hive mit Buzz AI. Buzz zieht Updates aus allen Projekten, Aufgaben, Genehmigungen und Nachrichten in einen einzigen Feed. Wenn zwei Teammitglieder ähnliche Aufgaben erstellen oder parallel arbeiten, werden beide Updates nebeneinander angezeigt, sodass doppelte Arbeit sichtbar wird und Sie wiederholende Aufgaben automatisieren können.

Umgang mit redundanten Aufgaben (Tipps + Best Practices)

Hier finden Sie praktische Möglichkeiten, doppelte Arbeit und wiederkehrende Routineaufgaben zu reduzieren, noch bevor die Automatisierung einsetzt.

1. Weisen Sie jeder Aufgabe einen Eigentümer zu.

Eine häufige Herausforderung im Projektmanagement ist die Unklarheit hinsichtlich der Rollen und Verantwortlichkeiten. Als Projektmanager möchten Sie, dass Ihre Teams schnell vorankommen und nicht in der Unklarheit darüber stecken bleiben, wer was tut.

✅ Lösung: Weisen Sie jeder Aufgabe einen Eigentümer zu. Verwenden Sie das RACI-Framework, um sicherzustellen, dass Mitglieder des Teams keine Arbeit doppelt erledigen. RACI-Diagramme sind besonders hilfreich beim Ressourcenmanagement, wenn die Entscheidungsfindung auf mehrere Aufgaben verteilt ist. Sie geben beispielsweise an, wer Aufgabe X ausführt, wer sich dazu äußert und wer für die endgültige Entscheidung über die Aufgabe verantwortlich ist.

2. Verwenden Sie ein tool zur Verwaltung von Aufgaben

Wenn Aufgaben über E-Mails, Slack-Nachrichten, Tabellenkalkulationen und persönliche Notizen verwaltet werden, wird die Liste der Aufgaben unübersichtlich.

Alte Aufgaben werden nie geschlossen, veraltete Arbeiten bleiben in der Schwebe und niemand weiß, was noch relevant ist. Da es einfacher ist, eine neue Aufgabe zu erstellen, als sich durch einen unübersichtlichen Rückstand zu arbeiten, kommt es ungewollt zu Doppelarbeit. Das Ergebnis? Ihr Team verschwendet Zeit damit, den Status zu überprüfen und nach Updates zu suchen.

✅ Lösung: Verwenden Sie eine Aufgabenverwaltungssoftware. Anstatt Aufgaben manuell zu suchen, können Sie mit diesem tool nach Elementen ohne Aktivität, Aufgaben ohne Eigentümer oder Duplikaten anhand von Titel oder Stichwörtern filtern. Sie können alte Aufgaben in wenigen Minuten gesammelt schließen oder archivieren, Duplikate zu einer Aufgabe zusammenführen und alles, was feststeckt, neu zuweisen.

3. Wandeln Sie Notizen von Meetings in eine einzige Liste mit Aufgaben um

Nach einem Meeting könnte Ihnen folgendes Szenario bekannt vorkommen: Eine Person hört „Präsentation vorbereiten“, eine andere schreibt „Folien erstellen“ und wieder eine andere notiert „Präsentationsgliederung“.

Drei verschiedene Personen erstellen drei verschiedene Aufgaben für dasselbe Ergebnis.

✅ Lösung: Nutzen Sie den KI-Notizblock von ClickUp, um an dem Meeting teilzunehmen. Er transkribiert die Diskussion und extrahiert Aktionspunkte in konkrete Aufgaben mit Eigentümern und Fälligkeitsdaten.

Niemand muss während des Projekts die Notizen neu schreiben oder Aufgaben manuell erstellen. Sie können ClickUp sogar Fragen stellen wie „Was sind meine offenen Aktionspunkte aus den Meetings mit den Clients dieser Woche?“ und es ruft sofort Antworten aus all Ihren Notizen ab.

Sehen Sie sich dieses Video an, um zu erfahren, wie Sie KI für Notizen zu Meetings einsetzen können, um redundante Aufgaben bei der Erstellung zu vermeiden und Prozesse zu optimieren.

Verwenden Sie ClickUp, um Redundanzen zu identifizieren und zu beseitigen.

Verabschieden Sie sich von der alten Art des manuellen Projektmanagements, bei der Sie mehr Zeit damit verbringen, Aufgaben voranzutreiben, als Ihre Arbeit zu erledigen.

Mit ClickUp als Software für das Projektmanagement erhalten Sie integrierte KI, Automatisierungen und anpassbare Workflow-Automatisierungen.

Unabhängig davon, ob Sie mehrere Projekte oder nur ein einziges verwalten, ClickUp hilft Ihnen dabei, benutzerdefinierte Workflows für Ihren Anwendungsfall zu erstellen. Es wird zum Command-Center für die Ressourcenzuweisung, die Nachverfolgung des Projektfortschritts und die Verbesserung der Gesamtleistung des Projekts.

Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an, um zu sehen, wie redundante Aufgaben automatisch identifiziert werden.