Meetings scheinen ein notwendiges Übel für jedes Team zu sein, egal ob Remote- oder Hybrid-Team. Aber was wäre, wenn sie keine energiezehrenden Kalender-Schwarzlöcher sein müssten?
Nutzen Sie die Vorlagen für Besprechungsagenden von Asana. Ganz gleich, ob Sie eine wöchentliche Synchronisierung des Teams, einen Projektstart oder ein Einzelgespräch veranstalten – diese Vorlagen helfen Ihnen dabei, im Voraus zu planen, Eigentümer zuzuweisen und Aktionspunkte zu verfolgen.
Keine unangenehmen Schweigepausen, vergessene Nachfassaktionen oder Momente mehr, in denen Sie sich fragen: „Worum ging es in diesem Meeting noch mal?“
In diesem Beitrag stellen wir Ihnen kostenlose Vorlagen für Tagesordnungen von Asana vor, mit denen Sie wirklich etwas erreichen (und vielleicht sogar Ihren Chef beeindrucken können). Lassen Sie uns Meetings wieder produktiv machen – eine Vorlage nach der anderen. 🤩 💪
Was ist eine Asana-Vorlage für Tagesordnungen?
Eine Asana-Vorlage für Tagesordnungen ist ein strukturiertes Gerüst, das Teams dabei hilft, Meetings effektiv zu organisieren, zu planen und durchzuführen. Diese Vorlagen enthalten voreingestellte Abschnitte für das Meeting-Datum, die Ziele, die Diskussionsthemen, die Zeitaufteilung und die Aktionspunkte, um Ihnen bei der Vorbereitung eines Meetings zu helfen.
Diese vorgefertigten Tagesordnungen eignen sich hervorragend, wenn Sie nicht bei Null anfangen möchten. Sie bieten einen klaren Ablauf, helfen Ihnen bei der Vorausplanung, ermöglichen es, Informationen freizugeben, erleichtern das Meeting in Echtzeit und wandeln Entscheidungen in Aufgaben um.
Was macht eine gute Vorlage für ein Asana-Meeting-Protokoll aus?
Eine gute Vorlage für Asana-Meeting-Agenden schafft die Voraussetzungen für fokussierte Meetings, indem sie Ziele umreißt, Themen priorisiert und Verantwortlichkeiten zuweist.
Hier erfahren Sie, worauf Sie achten sollten. 💁
- Legt Zweck und Ergebnisse fest: Gibt an, was mit dem Meeting erreicht werden soll, einschließlich zu treffender Entscheidungen, Aktionselemente und zu behandelnder Probleme.
- Sammelt im Voraus Input: Bittet die Teilnehmer, Elemente vorzuschlagen und deren Relevanz zu begründen, und priorisiert dann die Elemente nach Wichtigkeit, um kritische Elemente zuerst anzugehen.
- Zeitvorgaben für Themen und Zuweisung der Eigentümerschaft: Weisen Sie realistische Zeitfenster zu, um den Zeitplan einzuhalten, und geben Sie für jedes Thema eine Beschreibung des Moderators an.
- Verwendet eine klare, handlungsorientierte Sprache: Hält die Diskussionen auf die Entscheidungsfindung und die nächsten Schritte fokussiert.
- Bietet Raum für offene Diskussionen oder Fragen: Fördert offene Fragen oder Beiträge, ohne den Zweck oder den Flow des Meetings aus den Augen zu verlieren.
Kostenlose Vorlagen für Asana-Meeting-Agenden
Nachfolgend finden Sie eine Auswahl kostenloser Vorlagen für Asana-Meeting-Agenden, die für verschiedene Meeting-Stile und -Anforderungen entwickelt wurden.
Jede Vorlage bietet eine solide Grundlage für verschiedene Arten von Meeting-Agenden und hilft Ihrem Team, aufeinander abgestimmt zu bleiben und produktive Meetings abzuhalten.
1. Asana-Vorlage für Meeting-Agenden
via Asana
Die Asana-Vorlage für Besprechungsagenden bietet eine wiederverwendbare Struktur für die Planung und Durchführung fokussierter, zeitlich begrenzter und leicht verständlicher Kundenbesprechungen. Die Projektansicht im Tabellenformat präsentiert alles in einer Liste, sodass Sie ganz einfach Diskussionspunkte festlegen, Eigentümer zuweisen und Zeit für jedes Thema einplanen können.
Diese Vorlage hilft Teams dabei, fokussierte Meetings mit klar definierten Diskussionspunkten und Zeitfenstern durchzuführen. Sie eignet sich besonders für wiederkehrende Synchronisierungen, bei denen Konsistenz und Zeitmanagement wichtig sind.
🌼 Warum Sie diese Vorlage lieben werden
- Standardisieren Sie Ziele, Rollen und Tagesordnungselemente, damit alle gut vorbereitet sind.
- Priorisieren und filtern Sie Diskussionspunkte ganz einfach mithilfe der Liste.
- Lassen Sie die Teilnehmer Tagesordnungselemente im Voraus hinzufügen, um die Eigentümerschaft zu fördern.
- Verknüpfen Sie Zoom-Aufzeichnungen oder -Transkripte direkt mit Aufgaben der Tagesordnung, um sie leicht nachschlagen zu können.
📌 Ideal für: Teamleiter und Projektmanager, die wiederkehrende Meetings fokussiert, termingerecht und frei von unnötigen Abschweifungen halten möchten.
💡 Profi-Tipp: Weisen Sie jedem Meeting bestimmte Rollen zu: eine Person als Moderator, eine als Zeitnehmer und eine als Verfasser von Notizen.
2. Vorlage für Asana-Kickoff-Meetings
via Asana
Die Struktur dieser Vorlage für Kickoff-Meetings sorgt vom ersten Tag an für eine gute Abstimmung innerhalb Ihres Teams, indem sie Tagesordnungspunkte organisiert, Rollen für das Meeting festlegt und Aufgaben für Administratoren zuweist.
Verwenden Sie die Listenansicht, um Ihre Gesprächspunkte in einer Checkliste zur Meeting-Vorbereitung zu ordnen und den Teilnehmern zuzuweisen. Weisen Sie dann jedem Thema Fristen zu, um für Klarheit zu sorgen. Mit integrierten Integrationen und Apps wie Zoom und Google Drive können Sie Präsentationen als Anhänge hinzufügen, live Notizen machen und Aufzeichnungen direkt in Asana synchronisieren. Das ist ideal, um Projekte mit Klarheit und gemeinsamen Erwartungen zu starten.
🌼 Warum Sie diese Vorlage lieben werden
- Setzen Sie klare Erwartungen, indem Sie Entscheidungen, offene Fragen und nächste Schritte durch Nachverfolgung verfolgen.
- Betten Sie relevante Projektdateien und Präsentationen ein, damit diese während des Gesprächs verfügbar sind.
- Weisen Sie den Teilnehmern über Aufgaben im Voraus die Rolle des Präsentators oder Protokollführers zu, damit jeder seine Aufgaben kennt.
📌 Ideal für: Produktvermarkter, Programmmanager und funktionsübergreifende Launch-Teams, die sich schnell abstimmen und sofort durchstarten möchten.
💡 Bonus: Machen Sie jedes Meeting nahtlos und mit erhöhter Produktivität mit der Leistungsfähigkeit von ClickUp Brain Max. So geht's:
- Mühelose Terminplanung: Mit Talk to Text können Sie mithilfe einfacher Sprachbefehle sofort Meetings in Ihren verbundenen Kalendern und Apps einrichten – ganz ohne Tippen .
- Automatische Notizen: Halten Sie wichtige Diskussionspunkte, Aktionspunkte und Entscheidungen in Echtzeit fest, damit nichts übersehen wird.
- Optimierte Nachverfolgung: Verwenden Sie „Talk to Text“, um Aufgaben zuzuweisen, Erinnerungen zu versenden und Zusammenfassungen von Meetings zu freigeben, damit alle auf dem gleichen Stand sind und ihrer Verantwortung nachkommen können.
- Ersetzt Dutzende von unverbundenen KI-Tools wie ChatGPT, Claude und Gemini durch eine einzige, kontextbezogene, unternehmensgerechte Lösung.
ClickUp Brain MAX ist die KI-Super-App, die Sie wirklich versteht, weil sie Ihre Arbeit kennt. Verzichten Sie auf eine Vielzahl von KI-Tools, erledigen Sie Ihre Arbeit mit Ihrer Stimme, erstellen Sie Dokumente, weisen Sie Teammitgliedern Aufgaben zu und vieles mehr.
3. Asana-Vorlage für Einzel-Meetings
via Asana
Unstrukturierte Einzelgespräche führen oft zu versäumten Updates, vagen Rückmeldungen und Zeitverschwendung. Diese Asana-Vorlage für Einzelgespräche bietet beiden Parteien einen gemeinsamen Workspace, in dem sie sich im Voraus vorbereiten, Prioritäten abstimmen und Aktionspunkte verfolgen können. Außerdem können Sie sogar Videos über Loom oder Vimeo einbetten, um den Kontext zu verdeutlichen.
Verwenden Sie diese Vorlage, um sinnvolle Einzelgespräche mit Teammitgliedern zu führen. Sie unterstützt die gemeinsame Vorbereitung, die Nachverfolgung von Prioritäten und die langfristige Nachverfolgung der Entwicklung.
🌼 Warum Sie diese Vorlage lieben werden
- Führen Sie ein Verzeichnis vergangener Einzelgespräche, um den Kontext und die Kontinuität zu gewährleisten.
- Legen Sie wiederkehrende Rhythmen für Meetings direkt in der Vorlage fest, um Konsistenz zu gewährleisten.
- Einfach an verschiedene direkte Untergebene oder Rollen benutzerdefiniert anpassen, wobei ein einheitliches Format beibehalten wird.
📌 Ideal für: Personalverantwortliche, die Verantwortlichkeiten festlegen, Wachstum dokumentieren und sinnvolle Unterhaltungen mit ihren direkten Untergebenen fördern möchten.
⚙️ Bonus: Die Asana-Vorlage für Meetings erfüllt nicht Ihre Anforderungen? In diesem Video erfahren Sie, wie Sie mit ClickUp eine Tagesordnung für Meetings erstellen, die für Ordnung sorgt und die Umsetzung von Maßnahmen in den Vordergrund stellt.
4. Asana-Vorlage für QBR-Meeting-Agenden
via Asana
Die Asana QBR-Meeting-Agenda-Vorlage bietet Ihnen eine vorgefertigte Struktur, mit der Sie mithilfe von verbundenen Formularen oder Umfragen vorab Input sammeln können. Gestalten Sie dann Ihre Agenda entsprechend den wichtigsten Themen für Ihr Publikum.
Bevor das Projektmeeting beginnt, sind alle Informationen verfügbar: die Agenda, Begleitdokumente und klare Zeitfenster für jeden Redner. Während der Sitzung können Sie die integrierte Nachverfolgung von Aufgaben nutzen, um Aktionspunkte und offene Fragen in Echtzeit zu erfassen. Diese QBR-Vorlage eignet sich ideal für Leistungsbeurteilungen und die Abstimmung des Kundenerfolgs.
🌼 Warum Sie diese Vorlage lieben werden
- Legen Sie für jedes Thema ein Zeitlimit fest, um ein klares Tempo zu gewährleisten und die Redner im Zeitplan zu halten.
- Reagieren Sie während des Meetings auf neue Fragen oder Wachstumschancen.
- Erstellen Sie einen Projektplan, den Sie von Sitzung zu Sitzung anpassen können, wenn sich Ihre Metriken weiterentwickeln.
📌 Ideal für: Kundenerfolgsteams und Führungskräfte, die die Leistung überprüfen, Erkenntnisse freigeben und die Strategie neu ausrichten müssen.
5. Asana-Vorlage für Team-Brainstorming
via Asana
Mit dieser Asana-Vorlage für Team-Brainstormings können Sie jede Idee mit ihrem gesamten Kontext erfassen, nach Themen ordnen und für die nächsten Schritte vorbereiten. Sie können ein gemeinsames Board erstellen, auf dem die Mitwirkenden ihre Gedanken entweder asynchron oder in Echtzeit während der Meetings hinzufügen können. Verwenden Sie Tags, um Ideen zu kategorisieren, sodass Sie Trends oder Duplikate auf einen Blick erkennen können.
Mit dieser Vorlage lassen sich Ideen nahtlos sammeln und organisieren, egal ob live oder asynchron. Um effizient voranzukommen, versuchen Sie, ähnliche Ideen zu gruppieren und Aktionselemente zu priorisieren.
🌼 Warum Sie diese Vorlage lieben werden
- Aktivieren Sie sowohl asynchrone als auch Echtzeit-Eingaben, damit jeder unabhängig von seinem Zeitplan einen Beitrag leisten kann.
- Organisieren Sie Ideen mit Tags und Themen, um schnell Muster zu erkennen und Duplikate zu vermeiden.
- Fügen Sie jeder Idee Links, Notizen oder Dateien als Anhänge hinzu, um den vollständigen Kontext für die Nachverfolgung zu erhalten.
📌 Ideal für: Kreative Teams, Marketingfachleute und Produktentwickler, die strukturierte Ideenfindungssitzungen in der Gruppe durchführen möchten.
📚 Lesen Sie auch: Kostenlose Asana-To-Do-Listenvorlagen zum Organisieren von Aufgaben
6. Vorlage für die Tagesordnung eines Board-Meetings in Asana
via Asana
Vorstandssitzungen behandeln oft komplexe Themen, an denen mehrere Interessengruppen beteiligt sind. Die Asana-Vorlage für Vorstandssitzungsagenden hilft Ihnen dabei, wichtige Unterhaltungen zu strukturieren und zu verdeutlichen, indem Sie die Agenda vorab an die Mitglieder des Teams senden können.
Während des Meetings können Moderatoren direkt in der Vorlage Notizen machen und so alles unter den einzelnen Tagesordnungspunkten übersichtlich organisieren.
Diese Vorlage wurde für Führungskräfte- oder Investorenmeetings entwickelt und stellt sicher, dass wichtige Themen behandelt und Ergebnisse dokumentiert werden. Sie unterstützt die Verteilung der Tagesordnung, das Erstellen von Notizen und strukturierte Nachfassaktionen.
🌼 Warum Sie diese Vorlage lieben werden
- Fügen Sie Board-Präsentationen, Finanzberichte oder rechtliche Dokumente direkt zu jedem Tagesordnungspunkt hinzu, um einen einfachen Zugriff zu ermöglichen.
- Verfolgen Sie Abstimmungsergebnisse oder wichtige Entscheidungen zu einzelnen Elementen, um einen klaren Prüfpfad zu gewährleisten.
- Duplizieren und passen Sie die Vorlage für Quartals-, Investoren- oder Beratungsmeetings an, ohne sie neu erstellen zu müssen.
📌 Ideal für: Gründer, CEOs und Assistenten der Geschäftsleitung, die sich auf wichtige Board-Meetings vorbereiten, bei denen Klarheit und Vollständigkeit alles sind.
💡 Profi-Tipp: Sie kennen noch nicht alle nützlichen Asana-Verknüpfungen? Drücken Sie Strg + / , um sofort darauf zuzugreifen.
7. Asana-Vorlage für Konferenzagenden
via Asana
Mit der Asana-Vorlage für Konferenzagenden können Sie jede Sitzung planen, Aufgaben mit Startdatum und Fälligkeitsdatum zuweisen, Abhängigkeiten zwischen miteinander verbundenen Sitzungen herstellen und alles mit der integrierten Zeiterfassung verfolgen.
Dank der integrierten Listenansicht und Board-Ansicht können Sie je nach Ihren Vorlieben für die Verwaltung von Zeitleisten und Logistik zwischen Layouts im Tabellenformat und Kanban-Boards wechseln. Richten Sie benutzerdefinierte Felder für Angaben zu Referenten, Raumzuweisungen und AV-Anforderungen ein.
Mit dieser Vorlage können Sie Konferenzen oder Firmenausflüge ganz einfach planen und verwalten. Sie umfasst die gesamte Planung von Sitzungen, Logistik und Referentenkoordination von Anfang bis Ende.
🌼 Warum Sie diese Vorlage lieben werden
- Führen Sie die Nachverfolgung der Verfügbarkeit der Referenten, des Vorbereitungsstatus und der Unterlagen für die Sitzungen auf einheitliche Weise durch.
- Erstellen Sie einen Master-Zeitplan, der Pufferzeiten, Übergänge und Essenspausen enthält.
- Weisen Sie interne Ansprechpartner für Sitzungen zu, um zu klären, wer hinter den Kulissen für was zuständig ist.
📌 Ideal für: Veranstaltungskoordinatoren, Betriebsteams oder Marketingleiter, die mehrgleisige Ereignisse oder interne Gipfeltreffen mit beweglichen Teilen planen.
8. Vorlage für Asana-Meeting-Protokolle
via Asana
Diese Vorlage für Asana-Meeting-Protokolle enthält alle wichtigen Details, darunter den Titel, den Zweck, das Datum, die Teilnehmer und die Logistik des Meetings. Damit können Sie die Elemente der Tagesordnung des Meetings nachverfolgen, während sie behandelt werden, und Diskussionen, Entscheidungen und zugewiesene Aktionspunkte mit Fristen dokumentieren.
Darüber hinaus bietet sie Platz für die Erfassung anstehender Meeting-Termine für eine effektive Planung. Diese Vorlage gewährleistet klare, übersichtliche Aufzeichnungen, um die Abstimmung und Verantwortlichkeit nach jedem Meeting zu unterstützen.
🌼 Warum Sie diese Vorlage lieben werden
- Verknüpfen Sie unterstützende Dokumente wie Präsentationen oder Briefings direkt mit jedem Meeting-Eintrag.
- Gruppieren Sie Besprechungsprotokolle nach Team, Projekt oder Meeting-Typ mithilfe von Tags oder Abschnitten.
- Führen Sie ein durchsuchbares Archiv mit Entscheidungen und Diskussionen aus verschiedenen Teams oder Abteilungen.
📌 Ideal für: Projektkoordinatoren und Mitglieder der Teams, die eine einfache Möglichkeit suchen, Aktualisierungen, Entscheidungen und nächste Schritte zu protokollieren.
📚 Lesen Sie auch: So schreiben Sie Protokolle von Meetings: Vorlagen und Beispiele für Word, Excel, PDF und ClickUp
Einschränkungen des Asana-Projektmanagements
Asana ist zwar ein beliebtes Tool für das Projektmanagement, hat jedoch gewisse Limite, die Sie möglicherweise dazu veranlassen, nach Alternativen zu Asana zu suchen.
Sehen wir uns einige davon an. 👇
- Komplexität bei großen Projekten: Die Verwaltung sehr großer oder komplexer Projekte mit Tausenden von Aufgaben kann Asana verlangsamen und die Navigation erschweren.
- Eingeschränkte erweiterte Berichterstellung: Die grundlegenden Features der Berichterstellung reichen für Teams, die detaillierte Analysen oder anpassbare Datenvisualisierungen benötigen, nicht aus.
- Einschränkungen beim Abhängigkeitsmanagement: Es fehlen erweiterte Planungstools wie automatische Umplanung und kritische Pfadanalyse für komplexe Zeitleisten.
- Preise für Premium-Features: Wichtige Funktionen wie die Ansicht der Zeitleiste, benutzerdefinierte Automatisierung und erweiterte Integrationen erfordern kostenpflichtige Pläne, wodurch der Zugang für kleinere Teams eingeschränkt ist.
- Überflutung mit Benachrichtigungen: Häufige Benachrichtigungen können Benutzer überfordern und den Posteingang überladen, wenn sie nicht sorgfältig verwaltet werden.
⚙️ Bonus: Sind Sie frustriert über diese Lücken? Vergleichen Sie ClickUp und Asana miteinander und erfahren Sie, warum immer mehr Teams zu ClickUp wechseln, um mehr Flexibilität und Kontrolle zu erhalten.
Alternative Asana-Vorlagen
Wenn Sie die Vorlagen von Asana als zu einschränkend empfinden oder sich mehr Flexibilität und erweiterte Features wünschen, bietet ClickUp, die Alles-App für die Arbeit, eine leistungsstarke Alternative.
Hier ist, was ein echter Benutzer zu sagen hatte:
Ich habe alle zwei Wochen Meetings mit meiner Vorgesetzten und wir verwenden ClickUp für unsere Tagesordnung. Ich fühle mich besser vorbereitet, da alle meine Ereignisse und Präsentationsanfragen hier zu finden sind, zusammen mit einem aktuellen Status, den sie überprüfen kann.
Ich habe alle zwei Wochen Meetings mit meiner Vorgesetzten und wir verwenden ClickUp für unsere Tagesordnung. Ich fühle mich besser vorbereitet, da alle meine Ereignisse und Präsentationen hier zu finden sind, zusammen mit einem aktuellen Status, den sie überprüfen kann.
Sehen wir uns einige kostenlose Vorlagen für Tagesordnungen an, die diese Software für das Meeting-Management bietet. 🎯
1. ClickUp-Agenda-Vorlage
Die ClickUp-Agenda-Vorlage bietet Ihnen ein gebrauchsfertiges ClickUp Doc-Layout, mit dem Sie alle beweglichen Teile eines Meetings organisieren können. In der Tabelle „Meeting-Details“ können Sie schnell Ihre Struktur festlegen: Legen Sie den Meeting-Typ fest, definieren Sie den Umfang und geben Sie Datum, Uhrzeit und Ort ein.
Dann gibt es noch den Abschnitt „Teilnehmer”, der gleichzeitig als einfacher Anwesenheits-Tracker dient. In Kombination mit dem neuen ClickUp-Kalender wird er noch besser.
Sie können alle Ihre Kalender sofort synchronisieren, an Zoom-, Google Meet- oder Teams-Anrufen teilnehmen und Ihren Tag in Formaten wie täglich, wöchentlich oder monatlich anzeigen. Es verwendet KI für Meeting-Notizen und speist diese direkt in Docs ein, damit Sie sie später nachschlagen können.
🌼 Warum Sie diese Vorlage lieben werden
- Erstellen Sie strukturierte, zeitgebundene Tagesordnungen mit integrierten Tags für Priorität und Zuweisungen an Eigentümer.
- Teilen Sie Themen in Unteraufgaben auf, um den Umfang zu verdeutlichen und Abweichungen vom Thema zu reduzieren.
- Fügen Sie Dokumente oder Präsentationen direkt zu Diskussionselementen hinzu, um sie schnell zur Hand zu haben.
- Verwenden Sie die ClickUp-Aufgaben-Checklisten, um fertiggestellte Themen während des Meetings abzuhaken.
📌 Ideal für: Teamleiter und Projektkoordinatoren, die einen klaren, rollendefinierten Rahmen für Meetings in einem anpassbaren Dokument zur Tagesordnung benötigen.
📮 ClickUp Insight: Laut unserer Umfrage zur Effektivität von Meetings nehmen fast 40 % der Befragten an 4 bis 8+ Meetings pro Woche teil, wobei jedes Meeting bis zu einer Stunde dauert. Dies bedeutet, dass in Ihrem Unternehmen insgesamt unglaublich viel Zeit für Meetings aufgewendet wird.
Was wäre, wenn Sie diese Zeit zurückgewinnen könnten? Der integrierte KI-Notizblock von ClickUp kann Ihnen helfen, Ihre Produktivität durch sofortige Meeting-Zusammenfassungen um bis zu 30 % zu steigern, während ClickUp Brain Sie bei der automatisierten Erstellung von Aufgaben und optimierten Workflows unterstützt und so stundenlange Meetings in umsetzbare Erkenntnisse verwandelt.
2. ClickUp-Vorlage für All-Hands-Meetings
Die ClickUp-Vorlage für All-Hands-Meetings funktioniert wie ein echter Projekt-Plan, bei dem jedes Element eine Aufgabe ist und jede Aktualisierung nachverfolgt werden kann. So ist die Vorbereitung von All-Hands-Meetings kollaborativ und nachvollziehbar.
Es handelt sich um eine Liste-Vorlage, die in klare Phasen wie Planung, Logistik und Aktion unterteilt ist, wobei jede Phase über eine eigene Zeitleiste, Eigentümer und benutzerdefinierte Felder wie Phase des Ereignisses und Abteilung verfügt.
Der größte Vorteil? Die Ansicht „Gruppierte Phase” verwandelt Ihre Meetingvorbereitung in ein Mini-Projekt mit Fristen. Möchten Sie wissen, welches Team für welchen Teil zuständig ist? Werfen Sie einfach einen Blick auf das benutzerdefinierte Feld „Abteilung”. Dank visueller Benachrichtigungen zum Fälligkeitsdatum wissen Sie, ob die Personalabteilung, die Designabteilung oder die Marketingabteilung in Verzug ist und wer im Rückstand ist.
🌼 Warum Sie diese Vorlage lieben werden
- Heben Sie Unternehmensziele, Metriken für Teams und Anerkennungen in einer zentralen Ansicht hervor.
- Weisen Sie Moderatoren und Zeitfenster zu, um die Sitzungen fokussiert und inklusiv zu gestalten.
- Verwenden Sie das Layout für wöchentliche, monatliche oder vierteljährliche Mitarbeiterversammlungen wieder.
📌 Ideal für: Führungskräfte oder Abteilungsleiter, die unternehmensweite Synchronisierungen mit engen Zeitvorgaben durchführen.
🎥 Video ansehen: Erfahren Sie, wie Sie mit dem KI-Notizbuch von ClickUp die Produktivität Ihrer Meetings maximieren können:
3. ClickUp-Vorlage für die Tagesordnung von Offsite-Meetings
Offsite-Meetings sollen Strategien, Verbindungen und Klarheit fördern. Die ClickUp-Vorlage für Offsite-Meeting-Agenden ist eine aufgabenbasierte Vorlage, die Ihre Offsite-Planung in einen Prozess mit Nachverfolgung verwandelt.
Es bietet fünf einzigartige benutzerdefinierte Felder, die für die Offsite-Ausführung entwickelt wurden: Notizenschreiber, Protokollführer, Moderator, Notiz-Link und Zeitnehmer. Jedes Element der Tagesordnung erhält einen eigenen Ansprechpartner, einen Ort für verknüpfte Dokumente und einen Zeitstempel-Anker. Dies gewährleistet strukturierte Diskussionen und eine effektive Dokumentation während strategischer Sitzungen.
🌼 Warum Sie diese Vorlage lieben werden
- Verfolgen Sie den RSVP-Status und die Anmeldungen zu Sitzungen, um die Teilnahme zu verwalten.
- Fügen Sie beliebige Begleitdokumente wie Reisepläne, Karten oder Präsentationen als Anhänge hinzu.
- Planen Sie Sitzungen, Teambuilding-Aktivitäten und Logistik von einem Ort aus.
📌 Ideal für: Retreat-Planer oder Strategie-Moderatoren, die Rollen, Zeitpläne und Notizen in einer einzigen, für Offsite-Meetings geeigneten Checkliste zusammenfassen möchten.
💡 Profi-Tipp: ClickUp AI Notetaker erfasst automatisch Besprechungsdiskussionen, Aktionspunkte und wichtige Entscheidungen in Echtzeit, sodass Sie keine wichtigen Details verpassen. In Kombination mit Vorlagen für Besprechungsagenden können Sie sicherstellen, dass jedes Meeting einer klaren Struktur folgt, die Teilnehmer konzentriert bleiben und Sie organisierte, umsetzbare Notizen erhalten, die sich leicht überprüfen und freigeben lassen.
4. ClickUp-Vorlage für Meetings
Die ClickUp-Meeting-Vorlage wandelt jedes Meeting in einen nachverfolgbaren Workflow um, anstatt es als eigenständige Unterhaltung zu behandeln. Sie verknüpft alle Teile des Meeting-Lebenszyklus miteinander, von Tagesordnungselementen und Echtzeit-Updates bis hin zu Eigentümerschaft und Nachverfolgung.
Für schnelllebige Vertriebsteams erleichtert diese Vorlage für Vertriebsbesprechungen den Wechsel zwischen geplanten Anrufen und spontanen Synchronisierungen. Sie lässt sich nahtlos mit ClickUp Meetings verbinden, dem Meeting-Hub, mit dem Sie wiederkehrende wöchentliche Team-Meeting-Aufgaben erstellen können.
🌼 Warum Sie diese Vorlage lieben werden
- Standardisieren Sie die Durchführung von Meetings mit einer wiederverwendbaren Struktur für verschiedene Teams und Funktionen.
- Führen Sie die Nachverfolgung der ungelösten Diskussionspunkte aus Meetings mit speziellen Follow-up-Abschnitten durch.
- Analysieren Sie die Effektivität Ihrer Meetings, indem Sie die pro Element aufgewendete Zeit und die Trends beim Abschließen der Elemente in den ClickUp-Dashboards überprüfen.
📌 Ideal für: Vertriebsteams oder operative Gruppen, die schnelle Meetings in gemischten Formaten durchführen.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie ClickUp-Automatisierungen, um eine Zusammenfassung oder Erinnerung zu versenden. Wenn beispielsweise eine Aufgabe in der Liste „Meetings” als fertiggestellt markiert ist, senden Sie einen Kommentar an die Mitarbeiter: „Erinnerung, Folgeaufgaben zu überprüfen”.
5. ClickUp-Vorlage für Meeting-Listen
Die ClickUp-Vorlage für Besprechungslisten fungiert als Ihr Command-Center für regelmäßige Check-ins oder größere Team-Synchronisierungen. Damit können Sie Details wie Projekt, Moderator, Protokollführer, Zeitnehmer und Meeting-Termin sofort identifizieren.
Der integrierte Aufgabenbereich hat eine direkte Verbindung zu Ihren Workflows, sodass Sie Aktionspunkte sofort hinzufügen können, sobald sie auftauchen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie wechselnde Rollen verwalten oder Berichte zum Engagement Ihres Teams erstellen. 🌼 Warum Sie diese Vorlage lieben werden
- Wechseln Sie die Rollen der Meetings automatisch mithilfe von Dropdown-Menüs, um die Aufgabenverteilung bei wiederkehrenden Synchronisierungen zu vereinfachen.
- Zeigen Sie eine Ansicht der vergangenen Anwesenheiten, Teilnahmen und Verantwortlichkeiten in einem zentralen Protokoll an.
- Kennzeichnen Sie Rollen oder Abteilungen mit Farben, um die Verteilung der Rollen auf einen Blick zu visualisieren.
📌 Ideal für: Führungskräfte, die für regelmäßige Check-ins oder StandUps verantwortlich sind, bei denen die Nachverfolgung der Rollen und Anwesenheitsmuster der Teilnehmer von entscheidender Bedeutung ist.
6. ClickUp-Vorlage für Checklisten für Meetings
Die ClickUp-Vorlage für Meeting-Checklisten bietet Ihnen eine gebrauchsfertige Checkliste, die Sie während jedes Meetings in Sekundenschnelle ausfüllen können. Ein herausragendes Feature? Sie können geschachtelte Unteraufgaben innerhalb der Checkliste hinzufügen, um wichtige Diskussionspunkte in Mikroaufgaben aufzuteilen, diese zuzuweisen und zu priorisieren.
Und wenn etwas zeitkritisch ist? Mit Kommentaren und Status-Updates können Sie ganz einfach kennzeichnen, was Aufmerksamkeit erfordert. Außerdem können Sie Diskussionspunkte mit Unteraufgaben und Zuweisungen von Prioritäten detailliert aufschlüsseln.
🌼 Warum Sie diese Vorlage lieben werden
- Fügen Sie kontextbezogene Notizen und Links direkt in Checklistenelemente ein, um verstreute Verweise zu vermeiden.
- Passen Sie die Abschnitte der Checkliste je nach Meeting-Typ an – StandUps, Einzelgespräche, Client-Anrufe – für wiederholte Verwendung.
- Wenden Sie Filter an, um sofort alle unvollständigen, überfälligen oder Aufgaben mit hoher Priorität anzuzeigen, die während der Meetings besprochen wurden.
📌 Ideal für: Teams, die unter der Woche Synchronisierungen und wiederkehrende Updates durchführen, um geschachtelte Unteraufgaben zu erstellen, mehrere Eigentümer zuzuweisen und Tagesordnungselemente abzuhaken.
7. ClickUp-Vorlage für Meeting-Protokolle
Die ClickUp-Vorlage für den Meeting-Tracker ist Ihr unverzichtbares tool für die Organisation aller Details rund um Meetings. Als Vorlage für die Listenansicht bietet sie Ihnen eine zentrale Möglichkeit, Tagesordnungen zu organisieren, Notizen zu erfassen und die Nachverfolgung von Folgemaßnahmen durchzuführen.
Benutzerdefinierte Felder, darunter Meeting-Typ, Ort, Zeitnehmer, Protokollführer und Leiter, sorgen dafür, dass wiederkehrende operative Meetings und Kunden-Onboardings richtig kategorisiert werden.
🌼 Warum Sie diese Vorlage lieben werden
- Wechseln Sie zwischen Listenansicht, Board-Ansicht oder Kalender-Ansicht, um Meetings nach Zeitleiste, Status oder Kategorie zu überwachen.
- Zentralisieren Sie alle wiederkehrenden Meetings in einem Tracker, um Doppelarbeit und Missverständnisse zu vermeiden.
- Duplizieren Sie schnell vergangene Einträge, um die Struktur beizubehalten, während Sie nur die wichtigsten Details der Sitzung aktualisieren.
📌 Ideal für: Projektmanager oder Teams im Projektmanagement, die eine zentrale Übersicht über alle Meetings, Arten, Teilnehmer und Fortschritte in einer durchsuchbaren Liste benötigen.
📮 ClickUp Insight: ClickUp hat herausgefunden, dass 27 % der Befragten mit Meetings zu kämpfen haben, bei denen es an Nachverfolgung mangelt, was zu verlorenen Aktionselementen, ungelösten Aufgaben und letztendlich zu einer unterdurchschnittlichen Produktivität führt.
Dieses Problem wird durch die Art und Weise, wie Teams ihre Arbeit verfolgen, noch verschärft. Unsere Umfrage zur Teamkommunikation zeigt, dass fast 40 % der Fachkräfte Aktionspunkte manuell verfolgen, was ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess ist, während 38 % sich auf inkonsistente Methoden verlassen, die das Risiko von Missverständnissen und Terminüberschreitungen erhöhen.
ClickUp beseitigt dieses Chaos bei den Aktionspunkten! Wandeln Sie Meeting-Beschlüsse sofort in zugewiesene Aufgaben um – alles auf derselben Plattform, auf der auch die Arbeit erledigt wird.
8. ClickUp-Vorlage für Projekt-Kickoff-Meetings
Die ClickUp-Vorlage für Projekt-Kickoff-Meetings eignet sich perfekt, um Teams auf das Wesentliche auszurichten: Wer macht was, wann und warum? Sie enthält ein integriertes Meeting-Framework mit benutzerdefinierten Feldern wie Projektmanager, Ort, Zeitnehmer, Teilnehmer und Protokollführer, sodass bei der Vorstellung nichts ausgelassen wird.
Dank der in die Aufgabenverwaltungssoftware integrierten Funktion können Sie die Sitzung in eine umsetzbare Checkliste mit geschachtelten Unteraufgaben umwandeln, Elemente sofort mehreren Mitarbeitern zuweisen und Prioritäts-Tags hinzufügen, damit alle auf dem gleichen Stand sind.
🌼 Warum Sie diese Vorlage lieben werden
- Stimmen Sie Teams sofort aufeinander ab – mit vorab ausgefüllten Rollenfeldern und Projektkontext, die in die Vorlage integriert sind.
- Verwenden Sie Prioritäts-Tags und Abhängigkeiten, um Hindernisse frühzeitig in der Zeitleiste des Projekts zu erkennen.
- Wandeln Sie Tagesordnungspunkte während des Meetings in Aufgaben und Unteraufgaben um, um Verzögerungen bei der Nachbereitung zu vermeiden.
📌 Ideal für: Projektleiter, die klare Ziele setzen, Verantwortlichkeiten zuweisen und wichtige Startentscheidungen festhalten möchten.
9. ClickUp-Vorlage für Meeting-Protokolle (MoM)
Die ClickUp-Vorlage für Besprechungsprotokolle (MoM) bietet eine übersichtliche Struktur, um Alles Wichtige zu dokumentieren. Verwenden Sie die in die Vorlage integrierten Benutzerdefinierten Felder wie Besprechungsdatum, Uhrzeit, Teilnehmer, Agenda-Themen und Aktionspunkte, um sich einen Überblick über das Gesamtbild zu verschaffen.
Die Vorlage ist so strukturiert, dass sie den realen Workflows von Teams entspricht, wodurch es einfacher wird, Verantwortlichkeiten und Transparenz zu wahren, insbesondere bei wichtigen oder funktionsübergreifenden Meetings. Ein herausragendes Feature ist die Möglichkeit zur Nachverfolgung der Zustimmung der Teilnehmer mithilfe von Überprüfungsfeldern, um sicherzustellen, dass Entscheidungen diskutiert und anerkannt werden.
🌼 Warum Sie diese Vorlage lieben werden
- Halten Sie endgültige Entscheidungen zusammen mit den verantwortlichen Eigentümern in vordefinierten Feldern fest.
- Gruppieren Sie Tagesordnungspunkte nach Diskussionskategorien, um nach dem Meeting mehr Klarheit zu schaffen.
- Markieren Sie ungelöste Elemente und übertragen Sie diese mit automatisierten Nachfassaktionen.
📌 Ideal für: Teams, die formelle Genehmigungen und überprüfbare Aufzeichnungen benötigen, um wichtige Entscheidungen, Teilnehmer und Maßnahmen festzuhalten.
💡 Profi-Tipp: Probieren Sie die Lean-Coffee-Methode aus: Jeder schlägt Themen vor, es wird über die wichtigsten Themen abgestimmt und diese werden in zeitlich begrenzten Abschnitten diskutiert. Superdemokratisch, superfokussiert.
10. ClickUp-Vorlage für Meeting-Notizen
Die ClickUp-Vorlage für Besprechungsnotizen wurde für Teams entwickelt, die ein einheitliches Format benötigen, um Besprechungsinhalte schnell zu dokumentieren, insbesondere wenn Meetings schnelllebig sind oder regelmäßig stattfinden. Im Gegensatz zu einem allgemeinen Dokument für Notizen bietet diese Vorlage für Besprechungsnotizen anpassbare Abschnitte, die sich an den Flow verschiedener Besprechungstypen anpassen lassen, von täglichen StandUp-Meetings bis hin zu Meetings mit Clients.
Was diese Vorlage besonders auszeichnet, ist die Unterstützung für wiederkehrende Meetings. Sie können frühere Notizen kopieren, ein einheitliches Format beibehalten und ein durchsuchbares Archiv aller vergangenen Meetings erstellen.
🌼 Warum Sie diese Vorlage lieben werden
- Beziehen Sie sich ganz einfach auf frühere Unterhaltungen, dank verknüpfter Notizhistorien, die nach Meeting-Typ organisiert sind.
- Bereiten Sie sich effizient vor, indem Sie Notizstrukturen duplizieren, um konsistente, fortlaufende Meeting-Threads zu erstellen.
- Halten Sie schnelle Entscheidungen oder Diskussionspunkte fest, sobald sie aufkommen, mit Checklisten für Aufgaben.
📌 Ideal für: Teams, die häufig StandUp-Meetings oder Client-Gespräche durchführen, um Notizen schnell zu strukturieren.
11. ClickUp-Vorlage für Meeting-Protokolle
Die ClickUp-Vorlage für Meeting-Protokolle bietet benutzerdefinierte Anweisungsseiten, um die Notizen im gesamten Team zu standardisieren.
Im Gegensatz zur ClickUp MoM-Vorlage, die eher für formelle Genehmigungen und die Nachverfolgung von Aktionszeitleisten strukturiert ist, bietet Ihnen diese Vorlage ein flexibles Dokument-Format, das Sie in Echtzeit öffnen, aktualisieren und teilen können. Mit vorinstallierten Abschnitten für Teilnehmer, Tagesordnungspunkte, Diskussionspunkte und Aktionspunkte erspart sie Ihnen die mühsame Organisation von Notizen.
🌼 Warum Sie diese Vorlage lieben werden
- Halten Sie Live-Beiträge in einem Dokument fest, das Sie im Verlauf des Meetings sofort aktualisieren können.
- Organisieren Sie Tagesordnungen und Diskussionen mit gebrauchsfertigen, bearbeitbaren Abschnitten.
- Überprüfen Sie schnell die nächsten Schritte mit übersichtlichen Aktionselementen, die unter jedem Thema angezeigt werden.
📌 Ideal für: Alle, die eine sofort freigebbare Zusammenfassung des Meetings im Doc-Format wünschen, in der Teilnehmer, Entscheidungen und nächste Schritte mit minimalem Setup erfasst werden.
💡 Profi-Tipp: Hier sind einige Tastatur-Verknüpfungen, die Sie in Ihrem ClickUp-Dokument verwenden können:
- @Erwähne eine Person: @
- @Erwähne eine Aufgabe: @@
- @erwähne eine Dokument-Datei: @@@
- Text-Links ausrichten: Cmd + Umschalt + L (Mac) und Strg + Umschalt + L (PC)
- Text zentrieren: Cmd + Umschalt + E (Mac) und Strg + Umschalt + E (PC)
- Text rechtsbündig ausrichten: Cmd + Umschalt + R (Mac) und Strg + Umschalt + R (PC)
- Erstellen Sie eine Aufzählung: Cmd + Umschalt + 9 (Mac) und Strg + Umschalt + 9 (PC)
- Checkliste erstellen: Cmd + Umschalt + 8 (Mac) und Strg + Umschalt + 8 (PC)
12. ClickUp-Vorlage für Teamkommunikation und Meeting-Matrix
Die Vorlage „ClickUp Team Communication and Meeting Matrix” hilft Ihnen dabei, Struktur in die Frage zu bringen, wer wann und warum mit wem spricht. Es handelt sich um eine Vorlage im Listenstil mit vorgefertigten Ansichten, die Ihnen einen 360°-Überblick darüber verschafft, welche Unterhaltungen wann stattfinden müssen.
Sie können wiederkehrende Synchronisierungen planen, Kommunikationskontaktpunkte zuordnen und den Fortschritt jeder Diskussion mit benutzerdefinierten Status wie „In Bearbeitung“, „Erledigt“ oder „Abgebrochen“ verfolgen. Dies erleichtert die Planung, Nachverfolgung und Verwaltung von Unterhaltungen innerhalb verteilter Teams.
🌼 Warum Sie diese Vorlage lieben werden
- Erfassen Sie wichtige Teaminteraktionen mit einer vorgefertigten Kommunikationsmatrix-Ansicht.
- Protokollieren Sie informelle Synchronisierungen und Check-ins, die normalerweise in Kalendern untergehen.
- Weisen Sie auf Lücken in Zyklen der Kommunikation hin, bevor diese sich auf die Abstimmung des Projekts auswirken.
- Benutzerdefinierte Häufigkeits-Tags, um zu verdeutlichen, welche Unterhaltungen einmalig oder wiederkehrend sind.
📌 Ideal für: Verteilte Teams, die einen strategischen Kommunikationsplan benötigen.
Machen Sie Meetings mit ClickUp-Vorlagen unterhaltsam und umsetzbar
Die Vorlagen für Meeting-Agenden von Asana bieten einen strukturierten Ausgangspunkt, aber ClickUp geht noch einige Schritte weiter. Es kombiniert Agenda-Planung, Zusammenarbeit in Echtzeit, Dokumentation und Nachverfolgung in einem einzigen Space.
Von Einzelgesprächen bis hin zu Sprint-Reviews – jede Vorlage ist so konzipiert, dass Unterhaltungen strukturiert, Aufgaben dokumentiert und Folgemaßnahmen klar und deutlich dargestellt werden.
Alles bleibt miteinander verbunden: Vorlagen sind direkt mit Aufgaben, Dokumenten und Kalendern verknüpft, sodass nach dem Meeting nichts verloren geht. Mit integrierter KI-Terminplanung, Synchronisierung der Kalendern und bearbeitbaren Dokumenten lassen sich Meetings ganz einfach vorbereiten, durchführen und verfolgen, ohne den Kontext wechseln zu müssen.
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