Haben Sie jemals das Gefühl gehabt, dass die Verwaltung Ihrer Workflows chaotischer ist, als sie sein müsste? Ein solides Runbook ist die ultimative Lösung – egal, ob Sie ein neues System einführen, Routineaufgaben und komplexe Aufträge bearbeiten oder auf unerwartete Incidents reagieren.
Sie dienen als Handbuch für Ihr Team, optimieren Abläufe, verbessern die Prozesseffizienz und sorgen für Konsistenz bei allen Aufgaben.
Die Erstellung von Runbooks von Grund auf erfordert Zeit und Aufwand, aber es gibt einen einfacheren Weg. Mit vollständig automatisierten Runbook-Vorlagen sparen Sie Zeit, minimieren Fehler und können sich auf das Wesentliche konzentrieren: die reibungslose und effiziente Erledigung Ihrer Aufgaben.
Entdecken Sie, wie diese Vorlagen Ihre täglichen Abläufe vereinfachen und Ihr Team auf Erfolgskurs bringen können.
Was sind Runbook-Vorlagen?
Runbook-Vorlagen sind vorgefertigte Frameworks, mit denen Teams Vorgänge und komplexe Aufgaben effizient verwalten können. Wenn Sie diese Vorlagen verwenden, verfügen Sie über einen dokumentierten Prozess, der Spekulationen reduziert und die Effizienz steigert.
Ein IT-Team kann beispielsweise mithilfe einer Runbook-Vorlage schnell auf eine Sicherheitsverletzung reagieren. Anstatt in der Krise nach den richtigen Schritten zu suchen, folgt das Team den klaren Anweisungen in der Vorlage.
Es ist wie ein Spielbuch, mit dem Sie Risiken managen und Störungen minimieren können, indem Sie alle Informationen immer griffbereit haben.
Runbook-Vorlagen enthalten häufig Tipps zur Fehlerbehebung bei häufig auftretenden Problemen, sodass Ihr Team Probleme schneller lösen kann. Sie lassen sich in der Regel auch in Tools zur Automatisierung von Workflows integrieren, wodurch der gesamte Prozess reibungsloser und vorhersehbarer wird, insbesondere in Stresssituationen.
Weitere Vorteile der Verwendung von Runbook-Vorlagen sind unter anderem:
- Erleichtern Sie die Zusammenarbeit im Team mit einer gemeinsamen Sprache
- Nutzung des kollektiven Fachwissens für bessere Entscheidungen
- Unterstützung kontinuierlicher Updates und Verbesserungen
- Compliance sicherstellen und Struktur aufrechterhalten
- Skalierbarkeit für Ihr wachsendes Geschäft
- Bereitstellung von Systemwiederherstellungsplänen für Notfälle
Selbst wenn Ihr Team ein unerwartetes IT-Incident-Management-Szenario bewältigen muss, kann eine vollständige Runbook-Prozessvorlage es durch den Reaktionsprozess führen.
Runbooks können sogar visuelle Hilfsmittel enthalten, um komplexe Prozesse leichter nachvollziehbar zu machen.
Was macht eine gute Vorlage für ein Runbook aus?
Eine gute Runbook-Vorlage enthält Anweisungen und sorgt dafür, dass Ihr Team synchronisiert, reaktionsschnell und effizient bleibt, egal was passiert!
Entdecken Sie die Schlüsselelemente einer effektiven Runbook-Vorlage:
- Standardarbeitsanweisungen (SOPs): Fügen Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen hinzu, die einheitlichen SOPs folgen. Dadurch werden Aufgaben wiederholbar und Fehler reduziert
- Umsetzbare Schritte: Geben Sie genaue Anweisungen, was bei jedem Schritt zu erledigen ist. Achten Sie auf Klarheit und Einfachheit und vermeiden Sie Fachjargon, der Ihr Team verwirren könnte
- Versionskontrolle: Stellen Sie sicher, dass Ihr Runbook versioniert ist, um Aktualisierungen oder Änderungen zu notieren. So behalten Teams den Überblick über sich weiterentwickelnde Prozesse
- Integrierte Fehlerprotokolle: Mit einem Abschnitt für Fehlerprotokolle und detaillierte Schritte zur Fehlerbehebung. Sie können beispielsweise Befehle zum Abrufen von Protokollen von einem Server angeben
- Vorlagen für technische Dokumentation: Standardisieren Sie Ihre Prozesse mit Vorlagen für technische Dokumentation. So gewährleisten Sie Einheitlichkeit bei verschiedenen Aufgaben
Dank der in diese Vorlagen integrierten automatisierten Lösungen kann Ihr Team schnell und ohne manuellen Eingriff auf Incidents oder Updates reagieren, wodurch die Reaktionszeiten verkürzt werden.
Nachdem wir nun ein solides Verständnis von Runbook-Vorlagen haben, wollen wir uns verschiedene Beispiele für spezialisierte Runbooks ansehen und erfahren, wie diese jeweils nützlich sein können!
11 Runbook-Vorlagen
Nachdem Sie nun die Vorteile eines Runbooks kennen, sehen Sie sich unsere Liste der 11 besten Runbook-Vorlagen in ClickUp an.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie jede Vorlage optimal nutzen können, egal ob Sie eine spezielle Runbook-Routine für Ihr IT-Team erstellen oder die Prozesse Ihres Unternehmens optimieren möchten.
1. Die Vorlage für das ClickUp-Mitarbeiterhandbuch
Sie gründen ein Unternehmen und müssen einen Leitfaden für die Mitarbeiterschulung erstellen? Die Vorlage für ein Mitarbeiterhandbuch von ClickUp ist der perfekte Ausgangspunkt. Mit dieser Vorlage können Sie alles festhalten, was Ihre Mitarbeiter für ihren Erfolg und ihre Weiterentwicklung benötigen.
Enthalten sind:
- Eine Einführung, in der erklärt wird, was ein Mitarbeiterhandbuch ist, warum es wichtig ist und wie Sie die Vorlage verwenden können
- Zwei Hauptabschnitte mit 19 Unterabschnitten, die Unternehmensinformationen, rollenspezifische Details und Richtlinien wie Zeiterfassung, Zahltage und mehr abdecken
- Hilfreiche Notizen, Hinweise und Fragen liefern Ihnen Ideen für Ihr Handbuch
Ein Mitarbeiterhandbuch unterscheidet sich von einem Mitarbeiterhandbuch. Während das Handbuch sich auf unternehmensweite Richtlinien konzentriert, enthält das Handbuch detaillierte Verfahren für bestimmte Rollen oder Abteilungen.
Ideal für: Eigentümer kleiner Unternehmen, HR-Teams und Manager, die klare, umfassende Schulungsleitfäden für Mitarbeiter erstellen möchten
2. Die Vorlage für Prozesse und Verfahren von ClickUp
Stellen Sie sich vor, Sie haben alle Prozesse in Ihrem Unternehmen dokumentiert, aber wie behalten Sie den Überblick? 🤔
Genau aus diesem Grund haben wir die Vorlage "ClickUp-Prozesse und -Verfahren" erstellt. Mit verschiedenen Ansichten und Anpassungsoptionen hilft sie Ihnen, alles schnell nachzuverfolgen und den Überblick über Ihre Aufgaben zu behalten. Mit dieser Vorlage können Sie:
- Greifen Sie auf eine Einführungsanleitung, eine Liste mit Dokumentationen, ein Sage Board und ein Whiteboard mit Prozessablaufdiagrammen zu
- Verwenden Sie Listen- und Board-Ansichten, um Projektdokumente zu zentralisieren und zu verwalten, und fügen Sie Schlüssel-Felder wie Typ, Priorität und Phase hinzu
- Markieren Sie Mitarbeiter, Stakeholder und Genehmiger mit Tags, um einen zeitnahen Input sicherzustellen
- Visualisieren und planen Sie Prozesse mit der Whiteboard-Ansicht und verwandeln Sie Flussdiagramm-Knoten in interaktive Aufgaben
Ideal für: Projektmanager, Betriebsteams und Unternehmen, die ihre Prozessdokumentation verwalten, die Organisation ihrer Workflows verbessern und die Zusammenarbeit optimieren möchten
Lesen Sie auch: 11 Vorlagen für die Prozessdokumentation in Word und ClickUp zur Optimierung Ihrer Abläufe
3. Die ClickUp-Vorlage für Verfahren
Die ClickUp-Vorlage für Verfahren erstellt und verwaltet effizient klare, gut strukturierte Verfahren für jedes Projekt und jede Aufgabe. Sie definiert den Prozessablauf, klärt Ziele und sorgt für Konsistenz bei allen Vorgängen.
Mit dieser Vorlage können Sie:
- Legen Sie klare Ziele fest und erstellen Sie eine Karte mit den Schritten für jeden Vorgang
- Weisen Sie Aufgaben zu, arbeiten Sie mit Stakeholdern zusammen und verfolgen Sie Fortschritte
- Verwenden Sie Status, Felder und Ansichten, um Ihren Prozess zu verwalten
- Richten Sie Benachrichtigungen ein und planen Sie Meetings für eine nahtlose Koordination
Mit anpassbaren Tools optimiert diese Vorlage die Identifizierung von Aufgaben, die Definition des Umfangs und die Dokumentenverwaltung.
Ideal für: Projektmanager, Betriebsteams, Qualitätssicherungsspezialisten, Compliance-Beauftragte, IT-Teams und Kundendienstabteilungen, die Verfahren in verschiedenen Branchen standardisieren, optimieren und nachverfolgen möchten
4. Die ClickUp-Vorlage für Standardarbeitsanweisungen
Haben Sie Schwierigkeiten, Ihre Standardarbeitsanweisungen (SOPs) auf den Weg zu bringen? Mit der ClickUp-SOP-Vorlage können Sie schnell und einfach loslegen! Ganz gleich, ob Sie eine neue Vorgehensweise für ein kleines Team oder ein ganzes Unternehmen einführen möchten, diese SOP-Vorlage bietet Ihnen alles, was Sie brauchen.
So hilft Ihnen diese Vorlage:
- Organisieren Sie SOPs mit einer klaren Struktur: Übersicht, Wer, Wo und Wann
- Einfache, übersichtliche Abschnitte, die für jeden leicht zu navigieren sind
- Optimieren Sie die Einführung neuer Verfahren
Ideal für: HR-Teams, Abteilungsleiter, Betriebsteams, Geschäftsinhaber, Projektmanager, Qualitätssicherungsspezialisten, Compliance-Beauftragte und Teamleiter, die klare und effektive SOPs erstellen, organisieren und implementieren möchten
💡 Profi-Tipp: Um effektive SOP-Entwürfe zu entwickeln, beginnen Sie mit dem Endziel vor Augen und arbeiten Sie rückwärts, indem Sie jeden Schritt aufschlüsseln, der zum Erreichen dieses Ergebnisses erforderlich ist.
5. Die Vorlage für Unternehmensprozesse von ClickUp
Ein gut organisiertes Dokument, das die Prozesse Ihres Unternehmens beschreibt, ist der Schlüssel zu reibungslosen internen Abläufen und einer konsistenten Kommunikation – und mit den richtigen Tools wird dies noch einfacher. Die ClickUp-Vorlage für Unternehmensprozesse wurde entwickelt, um Ihnen Zeit zu sparen und gleichzeitig alles an einem zentralen hub zu speichern.
Mit dieser Vorlage können Sie:
- Zentralisieren Sie alle Ihre Prozessdokumente an einem Ort
- Erstellen Sie Vorlagen und Checklisten für die Einarbeitung und Schulung von Mitarbeitern
- Halten Sie alle mit den neuesten Anweisungen auf dem Laufenden
Ganz gleich, ob Sie neue Mitarbeiter einarbeiten oder einfach nur Richtlinien aktualisieren möchten – mit dieser Vorlage für die Prozessdokumentation wird alles effizienter und einfacher zu verwalten!
Ideal für: HR-Teams, Betriebsleiter, Schulungskoordinatoren, Geschäftsinhaber und Projektmanager, die die Prozessdokumentation zentralisieren, die Einarbeitung vereinfachen und eine konsistente Kommunikation zwischen den Abteilungen sicherstellen möchten
👀 Wussten Sie schon? Studien haben gezeigt, dass Unternehmen mit Tools zur Automatisierung der Dokumentenerstellung bis zu 50 % ihrer Zeit bei der Erstellung von Dokumenten einsparen können.
6. Die Vorlage für Standardarbeitsanweisungen von ClickUp
SOPs sind entscheidend für die betriebliche Effizienz und die Gewährleistung von Konsistenz in Ihrem Geschäft. Die Vorlage für Standardarbeitsanweisungen von ClickUp wurde entwickelt, um Ihnen zu helfen, von Anfang an klare und organisierte SOPs zu erstellen.
Damit können Sie:
- Erstellen Sie Aufgaben mit Status wie "Nicht begonnen", "In Bearbeitung" und "Fertiggestellt", um den Fortschritt bei jedem Schritt einfach nachzuverfolgen
- Fügen Sie den Aufgaben Details wie "Prioritätsstufe " und "Fälligkeitsdatum" hinzu, damit Sie besser organisiert sind und sie effizienter verwalten können
- Wechseln Sie zwischen mehreren Ansichten: Listenansicht für eine einfache Aufgabenübersicht, Gantt-Ansicht für eine Zeitleiste und Workload-Ansicht, um die Kapazität des Teams zu überprüfen
- Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben wie das Einrichten von Erinnerungen für Überprüfungstermine oder verwenden Sie KI, um den Fortschritt von Aufgaben zusammenzufassen
Diese Vorlage erleichtert die Erstellung und Verwaltung von SOPs und hilft Ihnen, alles im Blick zu behalten!
Ideal für: Betriebsleiter, Teamleiter, Projektmanager, Qualitätssicherungsteams und Geschäftsinhaber, die SOPs erstellen, verwalten und nachverfolgen müssen, um Konsistenz und betriebliche Effizienz sicherzustellen
🧠 Wissenswertes: SOPs reichen bis in alte Zivilisationen zurück. Die ersten aufgezeichneten Verfahren – detaillierte Beschreibungen medizinischer Praktiken – wurden auf altägyptischen Papyri gefunden.
7. Die ClickUp-Vorlage für Prozess-Flow-Diagramme
Wenn Sie ein visueller Denker sind, ist die ClickUp-Vorlage für Prozessflussdiagramme genau das Richtige für Sie. Sie verwendet Farben und Formen, um komplexe Geschäftsprozesse zu vereinfachen, sodass sie leicht verständlich und nachvollziehbar sind.
Die Vorlage ist in zwei Abschnitte unterteilt – Akteure und Aktivitäten –, wobei die Aktivitäten jedes Akteurs durch Formen in ihrer Spalte dargestellt werden. Diese Vorlage ist in ClickUp Whiteboards verfügbar und bietet wie andere nützliche Whiteboard-Vorlagen unbegrenzte kreative Möglichkeiten.
Sie können diese Vorlage für Prozess-Flows verwenden, um:
- Einfaches Erstellen von Karten mit Formen und Verbindungselementen für mehr Übersichtlichkeit
- Organisieren Sie Akteure und Aktivitäten für eine schrittweise Ansicht
- Passen Sie sie mit Entscheidungsknoten an und aktualisieren Sie die Legende als Orientierungshilfe für Ihr Team
- Fügen Sie verschiedene Elemente wie Mindmaps, Prozesskarten, Bilder, Dokumente und sogar Kritzeleien für mehr Kreativität hinzu
Ideal für: HR-Teams, Projektmanager, Betriebsteams, IT-Abteilungen und Marketingteams, die Workflows visualisieren, die Prozessdokumentation vereinfachen und die Zusammenarbeit im Team verbessern möchten
8. Die Vorlage für den ClickUp-Aktionsplan zur Cybersicherheit
Die Vorlage für einen Cybersicherheits-Aktionsplan von ClickUp erleichtert Ihnen die Stärkung der Sicherheitslage Ihres Unternehmens. In der Fachsprache der Technologie bezeichnet "Sicherheitslage" die allgemeine Cybersicherheit eines Unternehmens und wie gut es in der Lage ist, sich ständig ändernde Cyberbedrohungen vorherzusagen, zu verhindern und darauf zu reagieren.
Diese vollständig anpassbare Vorlage hilft Sicherheitsteams dabei, klare, effektive Aktionspläne zu erstellen, damit alle auf dem gleichen Stand sind.
- Passen Sie den Aktionsplan an Ihre spezifischen Cybersicherheitsanforderungen an
- Arbeiten Sie in Echtzeit oder asynchron mit Ihrem Team zusammen
- Sichern Sie Ihren Plan mit Datenschutz- und Bearbeitungskontrollen in ClickUp-Dokumenten
- Optimieren Sie den Aktionsplanungsprozess, um Cyber-Bedrohungen proaktiv entgegenzuwirken
Ideal für: IT-Sicherheitsteams, Compliance-Beauftragte, Cybersicherheitsexperten, Risikomanagementteams, Führungskräfte, Incident-Response-Teams, Netzwerkadministratoren und CTOs
9. Die ClickUp-Vorlage für einen Incident-Aktionsplan
Ob Naturkatastrophen oder plötzliche Veränderungen im Management – schnelles und koordiniertes Handeln ist entscheidend, um die Auswirkungen unerwarteter Ereignisse auf Ihr Geschäft zu minimieren.
Die ClickUp-Vorlage für einen Incident-Aktionsplan hilft Ihnen dabei, eine klare, schrittweise Anleitung für die Bearbeitung von Incidents zu erstellen. Mit Abschnitten für Ziele, Aufgabendetails, Rollen und Ressourcen stellt diese Vorlage sicher, dass Ihr Team genau weiß, wer in einem Notfall für was verantwortlich ist.
Das ist zu erledigen:
- Verwenden Sie den Abschnitt "Aktionsplan", um sofortige Schritte zu skizzieren, z. B. das Herunterfahren betroffener Server oder Systeme
- Listen Sie die für eine effiziente Reaktion erforderlichen Geräte, Teams und Ressourcen auf
Ideal für: Notfallteams, die Krisen in Echtzeit bewältigen, IT-Abteilungen, die Incidents wie Systemausfälle oder Datenverletzungen bearbeiten, und HR-Teams, die für die Sicherheit am Arbeitsplatz oder in dringenden Situationen zuständig sind
10. Die Vorlage für Notfallpläne am Arbeitsplatz von ClickUp
Notfälle können ohne Vorwarnung eintreten, daher ist eine gute Vorbereitung für den Schutz Ihres Teams und Ihres Arbeitsplatzes unerlässlich. Die Vorlage für Notfallpläne am Arbeitsplatz von ClickUp bietet alles, was Sie für die Sicherheit benötigen, von Evakuierungswegen und Sammelplätzen bis hin zu klaren Rollenverteilungen für Notfallverantwortliche.
So erstellen Sie mit ClickUp einen effektiven Notfallplan für den Arbeitsplatz:
- Skizzieren Sie potenzielle Notfälle und Reaktionsstrategien in ClickUp-Dokumenten
- Weisen Sie Teammitgliedern mit ClickUp Aufgaben Verantwortlichkeiten zu
- Entwerfen Sie Evakuierungswege mit dem ClickUp Dashboard
- Automatisieren Sie Warnmeldungen und Erinnerungen in Krisensituationen mit ClickUp-Automatisierungen
- Verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Vorbereitungen mit ClickUp Goals, mit denen Sie größere Aufgaben in kleinere Teilaufgaben aufteilen und den Fortschritt nachverfolgen können
- Planen und verfolgen Sie Notfallübungen mit den Meilensteinen von ClickUp
Diese Vorlage vereinfacht die Notfallplanung und enthält wichtige Tools für Disaster Recovery-Pläne und Prozessverbesserungen.
Ideal für: Notfallkoordinatoren, Facility Manager, HR-Teams, Sicherheitsbeauftragte, Betriebsleiter, Business Continuity Planer, Teamleiter und Arbeitsschutzkoordinatoren
11. Die ClickUp-Vorlage für IT-Incident-Berichte
Jeder IT-Fehler erzählt eine Geschichte; diese zu erfassen ist der Schlüssel, um den nächsten zu verhindern. Die ClickUp IT-Incident-Report-Vorlage bietet eine einfache Möglichkeit, alles zu dokumentieren, von Systemausfällen über Cybersicherheitsverletzungen bis hin zu IT-Aufgaben.
Sie enthalten spezielle Felder für Incident-Details, Ursachenanalysen und Wiederherstellungsmaßnahmen, um Reaktionen zu optimieren und Risiken zu minimieren. So nutzen Sie Ihre IT-Incident-Berichte optimal:
- Analysieren Sie die Ursachen, um wiederkehrende Probleme zu identifizieren und zukünftige Probleme zu vermeiden
- Verfolgen Sie die Lösungszeiten mit der Zeiterfassung für Projekte von ClickUp, um die Effizienz zu messen
- Optimieren Sie Ihre Prozesse, indem Sie Ihre Reaktionsstrategien auf der Grundlage von Daten aus früheren Incidents verfeinern
Ideal für: IT-Teams, Systemadministratoren, Netzwerktechniker, Cybersicherheitsspezialisten, Incident-Response-Teams und Service Desk-Manager, die ihre Incident-Response-Prozesse dokumentieren, analysieren und verbessern möchten
💡 Profi-Tipp: Integrieren Sie die Berichterstellung zu Incidents in Ihre umfassendere Strategie zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. So stellen Sie sicher, dass Systemausfälle und -verletzungen schnell und nahtlos behoben werden, ganz im Einklang mit Ihren Zielen für die IT-Wiederherstellung und Risikominderung.
Erstellen Sie mit ClickUp Runbooks, die funktionieren
Runbooks sind für IT-Experten unverzichtbar, um ihre Prozesse zu optimieren und Incidents schnell zu bearbeiten. Sie bieten klare, standardisierte Schritte, die in jeder Situation befolgt werden können, und gewährleisten so einen reibungslosen und effizienten Betrieb.
Die Aktualisierung dieser Runbooks ist für jedes erfolgreiche IT-Team unerlässlich, und ClickUp macht diese Aufgabe einfach.
Mit ClickUp können Sie Ihre Runbooks ganz einfach erstellen, verteilen und verwalten. Es generiert automatisch Schritt-für-Schritt-Anleitungen und erstellt Screenshots, um jeden Prozess zu dokumentieren.
Darüber hinaus bietet ClickUp eine Vielzahl von Vorlagen, mit denen Sie Ihre Runbooks an die Anforderungen Ihres Teams anpassen können.
Und das Beste daran? Es ist kostenlos! Melden Sie sich jetzt für ClickUp an.