Aby mohl profesionál v jakémkoli odvětví zůstat relevantní a produktivní, musí držet krok se změnami a vyvíjet se spolu s odvětvím, které dosahuje stále nových vrcholů. Oblast projektového řízení to vyžaduje a ještě mnohem více, a proto vám nabízíme tento přehledný seznam pojmů z oblasti projektového řízení, který vám pomůže na vaší cestě!
A–E: Agilní přístup až řízení podle získané hodnoty
Agilní
Pokud potřebujete přístup k řízení projektů, který umožňuje získávat zpětnou vazbu od zákazníků v reálném čase v každé fázi vývoje projektu, nespokojte se s ničím jiným. Agilní přístup podporuje spolupráci, osobní organizaci a škálovatelnost v závislosti na potřebách projektu a zúčastněných stran. Rozděluje složité a rozsáhlé produkty na krátké a zvládnutelné části zvané sprinty.
Agilní řízení projektů
Agilní řízení projektů je snadno přizpůsobitelná metoda řízení projektů, kterou využívají vývojáři softwaru a produktoví manažeři. Projekt rozděluje do fází, které vyžadují pravidelné přezkoumávání úkolů na základě zpětné vazby od zákazníků. Do řízení projektů vnáší iterativní přístup a flexibilitu a klade důraz na spokojenost zákazníků a spolupráci.
Agilní plánování projektů
„To jsem si tak nepředstavoval!“ Abyste se vyhnuli takové zpětné vazbě od zákazníků, zvažte použití škálovatelné projektové metodiky, která rozděluje projekt na dvoutýdenní sprinty. Kdo by nechtěl rekordně krátké lhůty s zpětnou vazbou, transparentností, efektivním časovým managementem a v rámci rozpočtu?
Plán
Pokud při interpretaci pojmů v programování vznikne nejasnost, vinu za to nese „blueprint“. Blueprint je soubor souvisejících, avšak jemně odlišných myšlenek. Tento pojem z oblasti projektového řízení se také vztahuje na grafické znázornění návrhu softwaru. Poskytuje souhrnné vizuální znázornění komplexního projektu nebo konceptu.
Případová studie
Případová studie je podrobný popis reálných problémů a uplatnění koncepcí ve společnosti. Najdete v ní mnoho příkladů, které teoretickým pojmům z oblasti projektového řízení dodávají praktický rozměr.
Index nákladové výkonnosti
Při hodnocení výkonnosti projektu z hlediska rozpočtu ukazuje ukazatel nákladové výkonnosti (CPI), zda je projekt nákladově efektivní. Je v rámci rozpočtu, pod ním nebo nad ním? Vzorec je CPI = získaná hodnota (EV) / skutečné náklady (AC).
Řízení projektů metodou kritického řetězce
Přístup k řízení, který integruje soubor úkolů, časových harmonogramů a zdrojů potřebných k zajištění včasného dokončení projektu v rámci rozpočtu. Vyhodnocuje schopnost týmu dokončit projekt na základě potřeb a zdrojů, které má k dispozici.
Metoda kritické cesty
Kritická cesta určuje základní kroky nezbytné k dokončení úkolu. Jejím cílem je zvýšit efektivitu tím, že eliminuje irelevantní a časově náročné činnosti. V případě potřeby lze na kritické úkoly vyčlenit více zdrojů, aby se urychlilo dokončení projektu.
Kritický faktor úspěchu
67 % projektů selže kvůli špatnému řízení času nebo financí. Prozíraví projektoví manažeři se vyhýbají problémům tím, že vypracují strategický plán. Klíčové faktory úspěchu tvoří strategický plán nebo pracovní plán, který zaručuje úspěšnou realizaci projektu.
Projektoví manažeři by měli identifikovat konkrétní klíčové faktory, jako jsou požadavky, milníky, výstupy, software a plány otevřené komunikace.
Závislosti
Vzájemné vztahy v projektovém řízení vznikají tam, kde úkol, podmínka nebo událost závisí na dokončení předchozího nebo následujícího úkolu. Závislosti určují pořadí úkolů a jejich vzájemné vztahy, čímž zajišťují stabilní průběh práce.
Řízení získané hodnoty
Projektové řízení vyžaduje kvantitativní metodiku pro průběžné hodnocení postupu projektu. Metoda Earned Value Management poskytuje parametry pro hodnocení postupu projektu z hlediska dodržování harmonogramu a rozpočtových prostředků. Projektoví manažeři tyto ukazatele využívají k prognózování průběhu projektu a k přizpůsobování se nově vznikajícím odchylkám.
F–L: Zrychlené zpracování až po dodací lhůtu
Zrychlené řízení
Někdy se projekt zpozdí oproti harmonogramu. Můžete za to vinit vyhoření, nedostatek zdrojů, nejasné cíle a špatnou komunikaci, ale to nic nemění na nutnosti dosáhnout milníků. Jak jinak než zrychlením projektu pomocí triků pro zkrácení harmonogramu! Zrychlení projektu proto zahrnuje taktiky, jako je překrývání úkolů nebo jejich provádění paralelně, aby byl projekt dokončen v původním termínu odevzdání.
👉🏽Čtěte více: Fast Tracking vs. Crashing: Techniky projektového řízení
Schéma
Jako nástroj pro řešení problémů propojuje jednotlivé části projektu a zlepšuje tok a zpracování informací. Kromě toho může software pro tvorbu vývojových diagramů plnit i další funkce, například zjednodušovat složité koncepty, aby se snáze vizualizovaly a lépe chápaly.
Iterativní inkrementální proces/vývoj
Iterativní model vývoje softwaru spočívá v opakování činností v cyklech neboli iteracích. Výsledkem je vytváření nových verzí softwaru, dokud není vyvinuta požadovaná nebo nejlepší verze.
Inkrementální metoda rozděluje úkol vývoje softwaru na malé části. Vývoj každé části vylepšuje tu předchozí, takže projekt postupuje po etapách. Iterativní inkrementální proces, jak správně poznamenáváte, kombinuje tyto dva vzájemně se doplňující přístupy, takže ke zlepšování projektu dochází v každé fázi vývoje, a nikoli lineárně.
Kanbanová tabule
Kanbanová tabule vám umožňuje v reálném čase sledovat úkoly čekající na zpracování, rozpracované i dokončené. Metoda Kanban rozděluje projekt na jednotlivé úkoly. V rámci této metody používáte lepící lístky nebo kanbanové karty k vizuálnímu znázornění úkolů.
Kanbanová tabule poskytuje informace, které pomáhají manažerům eliminovat irelevantní a zbytečné úkoly. Zvyšuje produktivitu týmů tím, že jim umožňuje soustředit se na klíčové prvky vývojového procesu.
Klíčové ukazatele výkonnosti
Účinné řízení projektů vyžaduje jasné vymezení cílů. Jak je tedy seřadit a vyhodnotit podle priority? Právě zde přicházejí na řadu klíčové ukazatele výkonnosti (KPI), které poskytují metriky pro měření vaší výkonnosti při plnění klíčových cílů.
Tento ukazatel sleduje výkonnost pouze v oblasti klíčových cílů. Klíčové ukazatele výkonnosti se liší v závislosti na tom, co daná firma považuje za rozhodující ukazatel měření svého úspěchu.
Doba realizace
Dodací lhůta definuje dobu potřebnou k vyřízení objednávky od okamžiku, kdy ji zákazník zadá. Má zásadní vliv na výkonnost podniku, protože se přímo promítá do pracovního výkonu a spokojenosti zákazníků bez ohledu na fázi nebo povahu projektu. Týká se zejména:
- Vytvoření nebo vývoj produktu: doba, za kterou se požadovaný produkt dostane na trh
- Řízení dodavatelského řetězce: období od zadání objednávky až po doručení produktu zákazníkovi
- Projektové řízení: celková doba potřebná k dokončení všech úkolů požadovaných v rámci projektu
M–P: Od programu schůzky po časový plán projektu
Program schůze
Otevřená a efektivní komunikace na týmových schůzkách pomáhá členům soustředit se na cíle a úkoly. Aby se z jednání vytěžilo maximum, je třeba mít program schůzky, tedy přehled témat, která se na schůzce mají projednat. Ať už jde o jednoduchý nebo formální program, zabrání plýtvání časem na nepodstatné záležitosti, odbočování od tématu a opomíjení klíčových otázek projektu.
Při sestavování programu schůzky byste se měli poradit s ostatními členy týmu, aby se mohli připravit. Kromě toho by měli vědět, co mají dělat před schůzkou a po ní, a jaké jsou jejich role během schůzky.
Zápis z jednání
Po účasti na schůzce si možná odnesete osobní seznam poznatků z diskuse a prezentací. Jedná se o neformální poznámky nebo zápis ze schůzky. Nejedná se však o zápis z jednání. Zápis z jednání je oficiální verzí vašich poznámek ze schůzky a je následován jednomyslným schválením všech účastníků jako věrný záznam všeho, co bylo na schůzce projednáno nebo se tam odehrálo.
Milník
Každý projekt má klíčové milníky nebo kontrolní body, které slouží k identifikaci hlavních fází jeho vývoje. Milník tedy označuje významnou událost v průběhu projektu. Pomáhá týmu sledovat jeho pokrok ve srovnání s stanovenými cíli.
Bez nich by nebylo možné získat přehled o termínech ani strukturovat projekt. Různí manažeři při stanovování milníků vycházejí z faktorů, jako jsou konkrétní termíny podle harmonogramu projektu nebo získání souhlasů zainteresovaných stran projektu.
Myšlenkové mapy
Pokud si představíte strom s mnoha větvemi, jste na dobré cestě k pochopení konceptu myšlenkové mapy. Myšlenková mapa definuje klíčový pojem, z něhož vyrůstají související myšlenky nebo podpojmy. Hodí se při plánování a řízení projektů na dálku i v kanceláři.
Z každé větve myšlenkové mapy vychází klíčové slovo nebo obrázek. Celý obrázek ožívá díky různým barvám, které vymezují jednotlivé sekce. Propojuje nápady s hlavním konceptem pro řešení problémů, organizaci, brainstorming a plánování.
Poslání
Kdybyste měli popsat svou společnost, měli byste toho hodně co říct: její význam pro dané odvětví nebo společnost, geografickou polohu, činnost, cíle, povahu služeb či produktů, zákazníky a mnoho dalšího. Shrňte to do jedné věty a máte poslání své společnosti! Dobré poslání je prodejním argumentem, pokud zohledňuje potřeby zákazníků nebo řešení, která společnost nabízí.
Cíl
Rozvoj podnikání nebo realizace projektu nemusí být složité, pokud máte jasný cíl. Cíl zahrnuje úkoly, které si stanovíte jako vodítko pro své činnosti. Díky němu můžete posílit odpovědnost, identifikovat a řešit problémy a soustředit se na oblasti, které vyžadují zlepšení. Podporuje vizi vaší společnosti, jak je vyjádřena v prohlášení o poslání. Splněním cíle dosáhnete svého záměru.
Projektové činnosti
Projektová aktivita je úkol, který obsahuje dílčí úkoly. Splnění těchto dílčích úkolů vede k dosažení daného milníku nebo hlavního úkolu. Například v případě, kdy je hlavním úkolem vytvoření prezentace, mezi dílčí úkoly patří: shromáždění obsahu, návrh sady snímků, projednání s klíčovými zúčastněnými stranami a vytvoření finálního výstupu.
Rozpočet projektu
Rozpočet projektu představuje celkový odhad nebo předpokládané výdaje či náklady potřebné k dokončení projektu ve stanoveném časovém období. Uvádí náklady v každé fázi životního cyklu projektu. Nesprávné výpočty rozpočtových požadavků mohou vést k deficitům nebo nesprávnému využití finančních prostředků, což by mohlo ohrozit dosažení výstupů. Rozpočet projektu je jedním z faktorů při schvalování projektu, který slouží k měření výkonnosti.
Výstupy projektu
Výstupy jsou výsledky činností, z nichž se projekt skládá. To znamená, že výstupy projektu nejsou konečným výsledkem projektu. Výstupy projektu jsou služby nebo produkty získané v rámci projektu a dodané klientovi. Výstup musí být schválen zainteresovanými stranami a musí hrát konkrétní roli v rámci cílů projektu.
Cíle projektu
Kdykoli se projekt uskuteční, začíná jasným vymezením požadovaného výsledku. Tato vymezení definují cíle projektu tím, že uvádějí celkovou představu o tom, čeho projekt dosáhne. Pokud cíle projektu definují pouze výsledky, stávají se nejasnými.
Této nejednoznačnosti můžete čelit tím, že ji zúžíte na konkrétní aspekty projektu, jako jsou časové cíle, výkonnostní cíle a cíle týkající se zdrojů. Pokud tedy plánujete v příštím roce získat 20 nových klientů, musíte posoudit, zda je váš cíl dosažitelný, časově ohraničený, měřitelný, realistický a konkrétní, aby splňoval kritéria platného projektového cíle.
Životní cyklus projektu
Často slýcháme, že téměř všechno má svůj začátek a konec. To platí i pro váš projekt. Životní cyklus projektu je proces, kterým projekt prochází od svého vzniku až po jeho ukončení. Je to skutečně skličující představa, pokud si uvědomíte, že to znamená řídit všechny aspekty, které životní cyklus projektu zahrnuje: výstupy, tým, proces a potřeby zákazníků.
Project Management Institute
Tato nezisková asociace poskytuje profesionální členství programovým a projektovým manažerům. Kromě toho PMI uděluje svým členům akreditaci Project Management Professional, která je uznávána po celém světě. Tato kvalifikace dává zaměstnavatelům a zákazníkům jistotu ohledně odborných schopností daného odborníka v oblasti řízení projektů. Vzhledem k množství zdrojů vynaložených na projekty se vyplatí zajistit, aby váš tým vedl certifikovaný odborník.
Projektový manažer
Jedná se o osobu, která nese odpovědnost za plánování a řízení projektu až do jeho dokončení, přičemž dbá na dodržování termínů, rozpočtu a výstupů. Řídí celý životní cyklus projektu tím, že využívá zdroje k maximalizaci efektivity, snižuje náklady a zároveň zvyšuje výnosy a utváří celkovou vizi a cíle organizace. Konkrétní povinnosti projektového manažera závisí na povaze odvětví a typech realizovaných projektů.
Cíle projektu
Cíle a záměry jsou odlišné pojmy v projektovém řízení. Záměry projektu jsou konkrétní formulace toho, čeho musí váš tým dosáhnout, a zamýšleným výsledkem splnění těchto záměrů je cíl. Záměry projektu vyžadují jasnou strategii a prostředky či nástroje k jejich kvantifikaci, jako je například dashboard pro sledování pokroku, který zajistí, že projekt bude probíhat podle plánu.
Řízení projektového portfolia
Řízení projektového portfolia je úkolem v rámci projektového řízení, který zahrnuje výběr, uspořádání a kontrolu projektů nebo programů s ohledem na jejich kapacitu a cíle. Přináší přidanou hodnotu tím, že vybírá projekty, sladí je se strategickým plánem společnosti a optimalizuje omezené zdroje tak, aby mezi projekty vznikaly synergie.
Díky těmto opatřením se organizace nebude pouštět do irelevantních projektů nebo do příliš velkého počtu projektů, což by vedlo k neúspěchu v důsledku nedostatečného řízení a koordinace.
Harmonogram projektu
Vždy chcete mít přehled o postupu svého projektu, zejména pokud jde o časové rozvržení. Vhodné nástroje pro řízení času vám pomohou soustředit se na termíny a informovat ostatní členy týmu i klienty o stavu projektu. Nástroje pro plánování projektů jdou daleko za hranice tradičního pera, papíru a kalendářů. Pomocí online kalendáře můžete vytvářet úkoly, přiřazovat je ke konkrétním dnům a označovat jejich předpokládaný čas zahájení a dokončení.
Rozsah projektu
Než projekt začne, musí existovat podrobný popis všech jeho aspektů. Tímto popisem je rozsah projektu, který zahrnuje aspekty jako požadované zdroje, výstupy, všechny úkoly nebo fáze související s projektem, omezení a časové harmonogramy. Jedná se o odůvodnění projektu, které dokumentuje jeho konkrétní cíle a měřítka úspěchu.
Zainteresovaná strana projektu
Zainteresovaná strana projektu je osoba, skupina nebo organizace, která má zájem o činnosti projektu nebo se na nich na jakékoli úrovni podílí. Tyto subjekty mohou z projektu přímo profitovat nebo utrpět ztrátu. Dobří manažeři musí identifikovat zainteresované strany, jejich role a potřeby a sdělit jim rozsah projektu.
Časová osa projektu
Každý projekt musí mít harmonogram. Věci však ne vždy jdou podle plánu a projekty trápí situace, jako jsou zpožděné milníky a nevyřízené úkoly. Časová osa projektu představuje chronologické uspořádání klíčových událostí a úkolů projektu, které zajišťuje jejich včasný průběh. Zachycuje a sděluje různým zúčastněným stranám termíny, závislosti mezi úkoly, konkrétní úkoly a předpokládanou dobu trvání úkolů.
Q–W: Od zajištění kvality po vodopádový model řízení projektů
Zajištění kvality
Jedním z pojmů v oblasti projektového řízení, který byste měli znát, je zajištění kvality. Jedná se o princip projektového řízení, který brání společnosti v zveličování chyb a pomáhá jí vyhnout se rizikům. Pomáhá manažerům vytvářet kvalitní výstupy, stanovovat standardy excelence a eliminovat úskalí. Zajištění kvality se proto zaměřuje nejen na dodání kompletního balíčku, ale také na dosažení nejlepších výsledků v oboru, aby bylo možné udržet a rozšiřovat zákaznickou základnu.
Řízení kvality
Projektoví manažeři usilují o dokonalost nikoli jako o jednorázový úspěch, ale jako o trvalé úsilí. Řízení kvality zajišťuje konzistentní poskytování kvalitních služeb, produktů nebo jiných výstupů po celou dobu životního cyklu projektu. Mezi jeho rozpoznatelné charakteristiky patří funkčnost, výkonnost, vhodnost, konzistentnost a spolehlivost. Organizace si stanovuje vlastní standardy pro měření těchto úrovní v závislosti na konkrétním projektu.
Plánování kvality
Tento aspekt projektového plánování pomáhá stanovit priority projektu. Probíhá ve fázi plánování a pomáhá týmu i manažerovi určit klíčové záležitosti, které povedou k úspěšnému dokončení projektu. Obsahuje seznam potřebných zdrojů, souvisejících úkolů a cílů. Kromě toho tento krok stanovuje standardy kvality, které musí projekt splňovat.
Tabulka RACI
Tabulka RACI je schéma, které mapuje míru zapojení jednotlivých osob do projektu, aby všichni jasně chápali své role a odpovědnosti. RACI je zkratka, která znamená Responsible (odpovědný), Accountable (zodpovědný), Consulted (konzultovaný) a Informed (informovaný). Tato tabulka podporuje komunikaci a vymezuje odpovědnost, takže činnosti v časovém harmonogramu projektu probíhají hladce a bez zmatků.
Přidělování zdrojů
Efektivní a kvalitní řízení vyžaduje alokaci zdrojů, což je strategické nasazení dostupných zdrojů na podporu úkolů, pro které jsou určeny. To vede k hladkému průběhu projektu, udržuje produktivitu a zajišťuje nákladovou efektivitu projektu. Alokaci zdrojů však mohou ovlivnit jejich dostupnost i požadavky klienta.
Vyrovnávání zdrojů
Vyrovnávání zdrojů je technika řízení, která zefektivňuje přidělování zdrojů, sladí je s harmonogramem projektu a v konečném důsledku eliminuje přidělování příliš velkého nebo nedostatečného množství zdrojů na projekt. Pokud však není provedeno správně, zdroje buď nedokážou poskytnout projektu optimální služby, nebo nedosáhnou svého optimálního využití, což vede k plýtvání. Proto byste měli rozpoznat mezery v projektových zdrojích, provést realistické odhady požadovaných zdrojů a vytvořit seznam priorit pro nakládání se zdroji a úkoly.
Řízení zdrojů
Zdroje jsou pro organizace a projekty životně důležité; bez nich by je čekal jistý neúspěch. Řízení zdrojů těmto katastrofálním následkům zabraňuje. Definuje strategie související s plánováním, organizací a rozdělováním zdrojů. Je součástí projektového řízení a zahrnuje řízení hmotných i nehmotných zdrojů.
Řízení rizik
Řízení rizik identifikuje, vyhodnocuje a zmírňuje možné hrozby pro projekty. Zkoumá, jak může projekt v důsledku vystavení rizikům změnit své cíle a výsledky. Tento proces dokumentuje očekávané překážky a způsoby, jak je překonat.
Rozšiřování rozsahu projektu
„Scope creep“ označuje jev, při kterém se v průběhu projektu zvyšují jeho výstupy a požadavky. To klade zvýšené nároky na zdroje, protože zahrnuje činnosti mimo původní rozsah projektu. V důsledku tohoto zvýšeného tlaku na tým, zdroje a čas projekt ztrácí směr a začne se potýkat s problémy nebo dokonce selže.
Scrum
Scrum je agilní řešení pro řízení projektů, které rozděluje projekty na malé úseky zvané sprinty. Tyto opakované sprinty trvají od dvou týdnů do jednoho měsíce. V rámci každého sprintu se shromažďuje zpětná vazba od zákazníků a pomocí scrumové tabule se dokumentují cíle a úkoly sprintu, aby se udrželo nebo zlepšilo tempo realizace projektu.
Řízení projektů metodou Scrum
Řízení projektů metodou Scrum se odlišuje od tradičních metod řízení projektů, při nichž zákazník vidí výsledek projektu až po jeho dokončení. Zákazník tak neměl možnost poskytnout zpětnou vazbu před dokončením projektu. Metoda Scrum rozděluje projekt na role, artefakty a události.
Jedná se o tři nástroje a role, pomocí nichž program rozděluje komplexní projekt na segmenty zvané sprinty, které trvají dva až čtyři týdny. Na konci sprintu poskytne zákazník zpětnou vazbu, která pomůže řídícímu týmu vyvinout pro klienta co nejlepší a nejvhodnější produkt nebo službu.
Sprint
Sprint je stanovené nebo pevně dané období trvající jeden až čtyři týdny. Jedná se o vývojový cyklus v rámci projektu. Scrumový sprint tedy vzniká rozdělením projektu na menší části nebo úkoly, které je třeba dokončit a nechat schválit zainteresovanými stranami, než se přejde k další fázi.
Story Point
Na konci sprintu tým přiřazuje jednotky, aby poskytl zpětnou vazbu ohledně úsilí potřebného k realizaci položky v backlogu pro daný úkol nebo položku v rámci projektu. Tato metrika kvantifikuje abstraktní aspekt realizace příběhu zákazníka s ohledem na rizika, složitost a vynaložené úsilí. Probíhá to v rámci backlogu produktu.
Řízení projektů metodou vodopádu
Tato lineární metodika řízení projektů představuje postupný proces realizace projektu. Vyžaduje dokončení jedné fáze před přechodem k další, přičemž jednotlivé kroky či fáze na sebe plynule navazují, podobně jako voda stékající po vodopádu. Ačkoli nemusí být tak flexibilní jako novější řešení v oblasti řízení projektů, stále se řídí obvyklými fázemi projektového řízení.
Díky těmto pojmům z oblasti projektového řízení budete nyní snadno rozumět a maximálně využívat zdroje, abyste ze svých úkolů v rámci projektového řízení vytěžili maximum. Přihlaste se k odběru newsletteru blogu ClickUp, abyste získali další informace o projektovém řízení a praktické tipy přímo do své e-mailové schránky! 📧