{ „@context“: „http://schema. org“, „@type“: „FAQPage“, „mainEntity“: [ { „@type“: „Question“, „name“: „Co je vyrovnávání zdrojů?“, "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Vyrovnávání zdrojů je technika projektového řízení používaná k řízení času a dostupnosti interních zaměstnanců, externích spolupracovníků, jako jsou agentury a nezávislí pracovníci, nebo softwaru za účelem dokončení projektu v dohodnutém časovém rámci a rozpočtu. " } } ] }
Přijímáte více práce kvůli omezeným zdrojům?
Nebo se potýkáte s neustálými konflikty zdrojů kvůli nadměrnému přidělování úkolů vašemu týmu?
Správa dostupných zdrojů je nejen náročná, ale také představuje klíčovou součást práce každého vedoucího týmu. Pokud je správně provedena, technika řízení projektů zvaná vyrovnávání zdrojů pomáhá týmům pracovat efektivněji tím, že strategicky rozděluje práci spravedlivě mezi členy týmu.
Většinou nemusíte nutně potřebovat další zdroje, jako jsou zaměstnanci a software. Místo toho musíte vyřešit konflikty zdrojů ve fázi plánování, abyste se vyhnuli jakýmkoli problémům hned od začátku.
Pokud vás zajímá vyrovnávání zdrojů a přemýšlíte, jak na to, jsme tu, abychom vám pomohli. Probereme, co přesně vyrovnávání zdrojů je, jak funguje, a dáme vám tipy, jak ho zvládnout.
Pojďme se do toho pustit.
Co je vyrovnávání zdrojů?
Vyrovnávání zdrojů je technika projektového řízení, která se používá ke správě času a dostupnosti interních zaměstnanců, externích spolupracovníků, jako jsou agentury a nezávislí pracovníci, nebo softwaru, aby byl projekt dokončen v dohodnutém časovém rámci a rozpočtu.
Cílem vyrovnávání zdrojů je dosáhnout více s méně. Vyrovnávání zdrojů obvykle řídí projektoví manažeři nebo vedoucí týmů, kteří potřebují omezit zpoždění způsobená konfliktními prioritami nebo souběžnými požadavky na stejné zdroje.
Možná jste také slyšeli, že vyrovnávání zdrojů se nazývá různými názvy, jako je alokace zdrojů, správa pracovní zátěže nebo správa závislostí zdrojů. Většinou jsou všechny tyto termíny stejné a mají podobné cíle – spravovat dostupné zdroje, předcházet konfliktům zdrojů a zajistit, aby členové týmu nebyli nedostatečně nebo nadměrně využíváni.
Jak se definují zdroje
V projektovém řízení se zdroje obecně dělí do dvou kategorií:
- Nehmotné zdroje: duševní vlastnictví, procesy, dovednosti, nápady a čas
- Hmotné zdroje: lidské a finanční zdroje, software, materiály, nemovitosti
Ne každý tým spravuje přesně stejný typ zdrojů, ale ve většině případů existují společné rysy, které platí pro všechny. Například většina projektových manažerů ve skutečnosti spravuje dostupné zdroje, jako jsou:
- Pracovní hodiny: Počet dostupných nebo využitých hodin k dokončení úkolu a celého projektu.
- Dovednosti a sady dovedností: Využívání známých dovedností týmu nebo jednotlivců k rychlejšímu dokončení projektů
- Lidské zdroje: Počet členů týmu a jejich pracovní doba, která je k dispozici pro dokončení projektu.
- Rozpočet: Dostupné nebo vynaložené finanční prostředky na dokončení projektu.
- Materiály: Počet materiálů, které jsou k dispozici nebo se používají pro projekt (často klíčový aspekt řízení výstavby ).
Výhody vyrovnávání zdrojů
Výhody vyrovnávání zdrojů závisí na typu zdrojů a omezeních celého projektu. Bez efektivního řízení zdrojů skončíte v jedné ze dvou situací:
- Nadměrné přidělení: Přidělení více zdrojů na projekt, než kolik je k dispozici ve vašem týmu.
- Nedostatečná alokace: Naplánování nedostatečného množství zdrojů k dokončení projektu.
Pokud přidělujete příliš málo nebo příliš mnoho zdrojů, nevyužíváte jejich potenciál optimálně. To přirozeně snižuje efektivitu využití zdrojů a zvyšuje náklady na projekt.
Díky správnému vyrovnávání zdrojů budou vaše projekty nejen hotové rychleji, ale také efektivněji. A tato efektivita má své výhody:
- Snížení stresu v týmu: Vyrovnávání zdrojů zabraňuje přetížení nebo nedostatečnému využití vašeho týmu, čímž se předchází vyhoření a udržuje se pocit rovnováhy a spravedlnosti. To pomáhá identifikovat, kde jsou potřebné další zdroje, a zároveň pochopit schopnost vašeho týmu vhodně delegovat úkoly.
- Vyšší návratnost investic: Efektivní alokace zdrojů umožňuje maximálně využít všechny dostupné zdroje, takže nemusíte zbytečně utrácet čas ani peníze za další zdroje, abyste stihli termín dokončení projektu.
- Omezená rizika a přehlédnutí: Přetížení členové týmu mají mnohem větší pravděpodobnost, že budou produkovat práci s chybami, což bude mít za následek zpoždění projektu, úzká místa a dokonce i úplný neúspěch projektu.
- Lepší komunikace: Se správnými nástroji zajišťuje vyrovnávání zdrojů přehled o pracovním vytížení, což zvyšuje transparentnost, komunikaci v týmu a důvěru ve vedení.
Nejběžnější techniky vyrovnávání zdrojů a příklady
Nyní už víte, co je vyrovnávání zdrojů a proč je důležité. Ale jak se to vlastně dělá?
Nejprve je nejlepší porozumět každé technice vyrovnávání zdrojů, abyste věděli, co je pro váš pracovní postup nejvhodnější! 💡
Rychlé sledování
Fast-tracking v projektovém řízení znamená, že úkoly jsou dokončeny před plánovaným termínem. Umožňuje vám to využít volný čas v časovém harmonogramu projektu a zároveň vám umožňuje předběhnout případná omezení zdrojů.
Crashing
Ke zkrácení dochází, když zkrátíte časový harmonogram úkolu přidělením více zdrojů nebo zvýšením počtu hodin týmu. To je skvělý způsob, jak zkrátit čas projektu, když jsou stanoveny pevné termíny.
Metoda kritické cesty
Metoda kritické cesty (CPM) je technika používaná v projektovém řízení, která vám umožní zjistit, které úkoly je třeba dokončit jako první. Znalost kritické cesty umožňuje identifikovat úkoly, které lze odložit, abyste mohli uvolnit zdroje pro jiné úkoly.
Kritická cesta je navíc v podstatě minimální počet úkolů, které musíte dokončit, abyste projekt dokončili.
Vyrovnávání zdrojů
Vyrovnávání zdrojů využívá stávající zdroje k plnění úkolů namísto hledání další pomoci. Tato technika vyrovnávání zdrojů je skvělým způsobem, jak zabránit přetížení členů týmu a zajistit, aby každý úkol byl dokončen efektivním způsobem.
Vyrovnávání zdrojů je také ideální v případě, že všichni členové vašeho týmu mají příliš mnoho práce.
5 klíčových tipů pro efektivní vyrovnávání zdrojů
V tuto chvíli jste již profesionálem v oblasti vyrovnávání zdrojů! Pro vedoucí týmů je však stále velmi užitečné vědět, jak nejlépe zvládat poptávku po zdrojích. Podívejme se na pět osvědčených postupů pro alokaci zdrojů!
1. Vytvořte realistické odhady potřebných zdrojů pro váš projekt
Než zahájíte projekt, proveďte realistický odhad toho, kolik zdrojů bude váš projekt pravděpodobně potřebovat. I když můžete později použít techniky vyrovnávání zdrojů, vždy je nejlepší se na projekt připravit s dostatečnou rezervou.
Nehádejte, jaká je dostupnost vašich zdrojů a kapacita týmu. Musíte počítat s náhlými překážkami nebo úkoly na poslední chvíli, které by mohly narušit harmonogram projektu. Čím realističtější budete ohledně dostupnosti zdrojů, tím lépe dokážete projekt dokončit včas.
Bonus: Software pro správu marketingových zdrojů
2. Identifikujte všechny potenciální nedostatky v zdrojích projektu
K nedostatku zdrojů dochází, když po zahájení projektu nastanou neočekávané problémy, které mohou narušit harmonogram projektu. Pokud například řídíte tým autorů během rušného svátečního měsíce, může se stát, že budete mít k dispozici omezené zdroje, pokud si více členů týmu vezme dovolenou ve stejném termínu.
Je na projektovém manažerovi nebo vedoucím týmu, aby předem naplánoval potenciální nedostatky zdrojů projektu. Vyrovnávání zdrojů není jen o vyrovnávání pracovního zatížení – závisí na tom, zda jste při počátečním plánování projektu zohlednili nedostatky zdrojů.
A abyste se těmto mezerám co nejlépe vyhnuli, ujistěte se, že definujete rozsah projektu, abyste se nedostali do situace, kdy budete mít k dispozici pouze dva členy týmu, zatímco jste plánovali, že projekt dokončí šest. Je téměř nemožné zabránit všem mezerám ve zdrojích, ale trochu přípravy a kontroly může hodně pomoci.
Bonus: Šablony pro analýzu mezer!
3. Vytvořte seznam prioritních úkolů
Při práci na projektech vždy vytvářejte seznam úkolů a zdrojů seřazených podle priority. Jedná se o jednoduchý, ale účinný způsob, jak jasně vědět, co je třeba upřednostnit v případě konfliktů nebo omezení. 📄
Řekněme například, že máte dva probíhající vývojové projekty, které vyžadují dalšího člena týmu – první z nich má flexibilní harmonogram a druhý má přísný termín. Problém je, že máte k dispozici pouze jednoho vývojáře.
Kterému projektu byste toho vývojáře přidělili?
Chtěli byste je přidělit do druhého projektu s přísným termínem. I když se jedná o jednoduchý příklad vyrovnávání zdrojů, stanovení priorit úkolů vám zajistí, že budete vědět, čemu je třeba věnovat největší pozornost, aby byl projektový harmonogram dodržen!
Naučte se spravovat zdroje pomocí kalendáře zdrojů!
4. Zaveďte specializovaného správce zdrojů
Pokud jste to dosud neuhodli, správa zdrojů není snadný úkol. Je to velmi časově náročné a zahrnuje spoustu proměnných.
Proto byste se měli vždy snažit mít specializovaného správce zdrojů, který se postará o všechny potřeby vyrovnávání zdrojů. Tato osoba věnuje svůj čas zvládnutí kritické cesty a řízení více projektů v rámci jejich zdrojových limitů.
Když je za tento proces zodpovědná jedna osoba, centralizujete odpovědnost, což výrazně usnadňuje správu vyrovnávání zdrojů. Navíc tím nezatěžujete svůj tým odpovědností za správu zdrojů, takže se může soustředit na skutečné pracovní zatížení projektu.
5. Sledujte vše, co přerozdělujete
Může se zdát jednoduché přesunout několik úkolů, provést určité vyrovnání zdrojů nebo přesunout projekty na další zdroje. Je však nutné vše sledovat. Musíte vědět, kam byly vaše úkoly původně přiřazeny, jinak riskujete vážné problémy v procesu přidělování zdrojů.
Proč?
Bez sledování riskujete přidělení dvojí práce, vynechání kroků v časovém harmonogramu projektu nebo ztrátu důležitých informací o tom, co je třeba udělat dál. Pokud nebudete důkladně sledovat všechny své zdroje a místa, kam byly přeřazeny, váš projekt se nevyhnutelně dostane do nákladných problémů. 📈
Nástroje pro alokaci zdrojů mohou sledovat všechny vaše úkoly a v případě agilních týmů můžete spustit burndown grafy, abyste změřili svou produkci ve srovnání s původním zadáním. Smyslem toho všeho je říci, že potřebujete software pro řízení projektů, který je přizpůsobitelný a centralizuje úsilí vašich týmů.
Šablony pro vyrovnávání zdrojů pro úspěšné řízení projektů od začátku do konce
Chcete alokovat své zdroje mnohem rychleji? Začněte s šablonou!
Máme pro vás pět nejlepších šablon ClickUp, které můžete použít zcela zdarma, abyste mohli začít efektivněji řídit pracovní zátěž svých týmů.
1. Šablona pro alokaci zdrojů ClickUp
Jako projektový manažer musíte vědět, kam jsou vaše zdroje investovány.
Šablona pro alokaci zdrojů ClickUp je skvělým nástrojem pro vyrovnávání zdrojů. Poskytuje vám totiž jasný přehled o tom, kam vaše zdroje směřují a co by mohlo vyžadovat určité změny.
Tato šablona je ideální pro sledování všech vašich materiálů, pracovní síly, rozpočtu a hodin na jednom místě. Pomocí zobrazení seznamu získáte přehled o tom, co je vašemu týmu přiděleno a jak to zapadá do harmonogramu projektu.
2. Šablona pro plánování zdrojů ClickUp
Šablona pro plánování zdrojů ClickUp je skvělým nástrojem pro vyrovnávání a vyhlazování zdrojů pomocí zobrazení Kanban s funkcemi drag-and-drop pro přerozdělování.
Tato šablona také pomáhá identifikovat, jaké zdroje jsou k dispozici, kdo je má a kdy jsou k dispozici. Zajistěte efektivní rozdělení zdrojů a umožněte manažerům identifikovat a řešit potenciální omezení zdrojů ještě předtím, než nastanou, pomocí této šablony.
Můžete také stanovit priority úkolů a zajistit, aby byly v případě potřeby k dispozici správné zdroje.
3. Šablona jednoduchého Ganttova diagramu ClickUp
Ganttovy diagramy jsou vizuální reprezentací úkolů, zdrojů a časových os projektu. Šablony Ganttových diagramů pomáhají projektovým manažerům identifikovat, kam by měly být zdroje přiděleny, sledovat pokrok a identifikovat potenciální úzká místa.
A díky jednoduché šabloně Ganttova diagramu od ClickUp můžete optimalizovat využití zdrojů a zajistit, aby byly úkoly dokončeny včas a v rámci rozpočtu, a to pomocí vizuálního časového plánu. S touto šablonou můžete:
- Zobrazte si průběh úkolů svých týmů v Ganttově zobrazení ClickUp a na první pohled zjistěte, kdo na čem pracuje.
- Rozčleňte a zjistěte, jak jsou úkoly propojeny s celkovými cíli a závislostmi pro dokončení projektu.
4. Šablona matice zdrojů projektu ClickUp
Jaké jsou vaše očekávané celkové náklady na zdroje? Šablona matice zdrojů projektu ClickUp je skvělým nástrojem, který vám to pomůže zjistit.
Pomáhá také zajistit efektivní rozdělení zdrojů, což projektovým týmům umožňuje soustředit se na úkoly, které je třeba dokončit včas a v rámci navrhovaného rozpočtu. Šablona obsahuje pět stavů, šest vlastních polí a sedm typů zobrazení.
5. Šablona pracovní zátěže zaměstnanců ClickUp
Pro podrobnější a přehlednější rozpis pracovní zátěže každého člena vašeho týmu je nezbytná šablona ClickUp Employee Workload Template. Tato šablona také umožňuje nahlédnout na celkovou pracovní zátěž týmu, což je ideální pro vedoucí, kteří řídí podskupiny nebo více týmů.
Pomocí této šablony zjistíte, kdo může převzít více práce nebo nové projekty. Získejte přehled o tom, kolik práce je aktuálně přiděleno jednotlivým osobám nebo celému týmu. Ať už potřebujete ke sledování pracovního vytížení použít odhady času, objem úkolů, sprintové body nebo vlastní pole, tato šablona to všechno zvládne.
Začněte s vyrovnáváním zdrojů pomocí ClickUp
Vyrovnávání zdrojů nemusí být samo o sobě strašnou úlohou. Potřebujete pouze správný nástroj pro sledování, měření, porovnávání a organizování své práce ve vizuálním dashboardu.
Naštěstí můžete svůj proces vyrovnávání zdrojů od začátku do konce organizovat pomocí přizpůsobitelných nástrojů pro správu projektů ClickUp. ClickUp je přední světový software pro správu projektů.
Ať už potřebujete pomoc s přidělováním zdrojů, plánováním projektů, automatickým vyrovnáváním nebo plánováním s omezenými zdroji – ClickUp vám pomůže! Na rozdíl od jiných nástrojů pro řízení projektů se ClickUp přizpůsobuje potřebám vašeho týmu v oblasti vyrovnávání zdrojů, a ne naopak.
Je velmi flexibilní, takže nejste omezeni předem danými poli a omezenými dashboardy. Využijte jednu z bezplatných šablon ClickUp k implementaci vlastní strategie vyrovnávání zdrojů!