Co je kalendář zdrojů v projektovém řízení?

Už jste někdy přemýšleli nad pojmem „kalendář zdrojů“ v oblasti projektového řízení?

Je čas odhalit tajemství. 🕵️‍♀️

Na první pohled se kalendáře zdrojů mohou jevit jako další šablona, kterou byste raději obešli. Koneckonců, díky svému oblíbenému nástroji pro správu projektů již máte dokonale efektivní pracovní postup, že?

Dejte nám ale chvilku, abychom vám vysvětlili, proč mohou kalendáře zdrojů zásadně změnit vaše plánování projektů, a možná se stanete jejich velkým fanouškem. Pokud mezi vaše cíle patří optimalizace harmonogramů týmu, zajištění efektivního přidělování zdrojů a vedení týmu nebo projektového manažera k včasnému dodání špičkových projektů, budete chtít mít tento článek po ruce.

V této příručce se dozvíte:

Pojďme se do toho pustit.

Co je kalendář zdrojů?

Kalendář zdrojů je nástroj, který zobrazuje dostupné zdroje, se kterými může projektový manažer nebo vedoucí týmu pracovat v určitém časovém období. Tento typ kalendáře projektu ukazuje, kolik pracovních hodin mají členové vašeho týmu a vybavení k dispozici v daném časovém období.

Například pokud pracovník pracuje osm hodin denně a již strávil tři hodiny svého času prací na projektu A, máte k dispozici dalších pět hodin jeho času, které můžete přidělit úkolům, jako jsou projekt B a projekt C. Právě v těchto případech vám kalendář zdrojů ukáže přesně tyto hodiny.

Kalendáře zdrojů rovněž zohledňují, kolik hodin mohou vaše stroje pracovat. Tyto projektové kalendáře také zaznamenávají další podrobnosti, jako jsou dny volna, státní svátky, doby odpočinku, názvy úkolů a jména klíčových členů týmu a strojů.

V projektovém řízení potřebují týmy projektové kalendáře pro přidělování zdrojů. Pomáhají vizualizovat, kde lze práci přerozdělit nebo přidělit, aniž by se příliš zabývaly časovým managementem.

Jaký je rozdíl mezi kalendářem zdrojů a kalendářem projektu?

Protože jak kalendáře zdrojů, tak kalendáře projektů pomáhají spravovat kritické části životního cyklu projektu, je zcela možné, že si tyto dva pojmy spletete. Než tedy budeme pokračovat, pojďme se krátce dotknout tohoto tématu, abychom pochopili klíčové rozdíly:

Výhody kalendářů zdrojů pro projektové manažery

Pokud nemáte přesnou představu o dostupných zdrojích, můžete nadhodnotit nebo podhodnotit počet úkolů, které vy a členové vašeho týmu můžete za daný časový úsek zvládnout.

Váš vlastní kalendář zdrojů vám poskytne jak mikroskopický, tak makroskopický pohled na vaše zdroje. Kalendáře projektů a zdrojů vám umožňují přesně určit, kolik práce můžete stihnout v omezeném časovém rámci.

Předpokládejme, že první část této sekce je pravdivá (tj. nemáte přehled o svých zdrojích), pak byste mohli skončit takto:

Ale opak toho znamená, že projektoví manažeři mohou:

K čemu se kalendáře zdrojů používají?

Mnoho odborníků doporučuje vytvořit kalendář zdrojů na začátku projektu, ideálně během fáze plánování projektu. Pokud to však projektoví manažeři nemohou udělat, nebo pokud jste někdo, kdo přiděluje úkoly s měsíčním nebo týdenním předstihem, můžete také vytvořit měsíční nebo týdenní kalendář zdrojů.

Představme si, že vaše společnost řeší několik projektů s rozloženými termíny, a proto plánujete vytvořit kalendář zdrojů před přijetím nového projektu, abyste mohli správně přidělit dostupné zdroje.

K tomu budete možná muset před zahájením projektu zkontrolovat, kdo se může stát součástí dodatečného projektového týmu na základě dovedností požadovaných pro daný úkol, aktuální dostupnosti týmu a toho, jaké stroje a software jsou schopny dosáhnout vašich cílů.

V této souvislosti by další úkoly projektového řízení, jako je vytvoření kalendáře projektu, analýza různých milníků projektu, vytvoření harmonogramu projektu atd., měly být ideálně provedeny projektovým manažerem také během fáze plánování.

V některých případech se však kalendář zdrojů vytváří ještě před zahájením projektu.

Například pokud stavební společnost požádala o hypoteční úvěr a čeká na jeho schválení, bude muset také zaznamenat, co dělat s dostupnými stroji, pracovní silou a financemi, dokud nebude úvěr poskytnut – a to vše lze provést pouze s kalendářem zdrojů.

6 funkcí, které by měl kalendář zdrojů obsahovat

Nyní se podívejme na podrobnosti a prozkoumejme, co by měl kalendář zdrojů obsahovat – než se pustíme do podrobného návodu, jak kalendář zdrojů vytvořit a co v něm musí být.

1. Jména a role členů týmu

Každý kalendář zdrojů musí obsahovat jména a role klíčových členů týmu. Některé společnosti jdou ještě o krok dál a pro větší efektivitu kalendáře projektu do něj zahrnují i další podrobnosti, jako je pracovní telefonní číslo nebo e-mailová adresa člena týmu.

Ale pravdou je, že vám stačí jen základní informace – protože potřebujete jména a pracovní dobu členů týmu, abyste zjistili jejich dostupnost, proč se zabývat dalšími věcmi? Vytvořte dokument pro komunikaci v týmu nebo použijte jednoduchou šablonu, jako je šablona ClickUp Team Communication and Meeting Matrix Template.

Při zapisování názvů týmů a rolí nezapomeňte do šablony doplnit jména vedoucích týmů. V případě, že správce zdrojů bude muset sem tam změnit rozvrhy, bude vědět, s kterým vedoucím týmu má v projektovém kalendáři o které úkolu jednat.

2. Dostupnost, včetně pracovní doby, směn a volných dnů

Toto je nejdůležitější část vašeho kalendáře zdrojů – sledování dostupnosti, směn, volných dnů, státních svátků atd.. Můžete si zaznamenat denní dostupnost zaměstnance nebo, pokud vytváříte týdenní kalendář, týdenní dostupnost (atd.).

Například díky denní dostupnosti budete vědět, kolik hodin denně má člen týmu A volno. Podobně díky týdenní dostupnosti budete vědět, které dny v týdnu má člen týmu B volno.

Dalším skvělým zdrojem, který můžete využít, je šablona rozvrhu zaměstnanců ClickUp. Ta vám umožní snadno zaznamenávat odpracované hodiny a dostupnost každého klíčového člena týmu, abyste mohli lépe spravovat zdroje a znát celkový stav projektu.

Doporučujeme také, abyste namísto sledování času každého jednotlivého člena týmu vytvořili události pro plánování pracovníků , které vám pomohou zohlednit čas týmu jako celku (což je nezbytné pro brainstormingové schůzky, řešení zpětné vazby od klientů, porozumění detailům projektu a efektivní práci).

3. Vybavení nebo software potřebný pro projekt

Zdroje, jako je vybavení, specifický software, suroviny atd. , jsou také klíčovými aspekty realizace projektu.

Pokud jste například přijali zakázku na výrobu nábytku a nemáte dostatek hřebíků k sestavení nábytku, který jste slíbili klientovi, musíte to zohlednit ve svém kalendáři zdrojů, abyste je mohli zakoupit před zahájením projektu.

Poznámka: Existují i jiné zdánlivě nepodstatné úkoly, jako je výběr obalu produktu, psaní popisu produktu nebo dokonce vytvoření zásad ochrany osobních údajů pro webové stránky, které mohou být důležité v celkovém kontextu při dokončování projektu, ale obvykle se s nimi nepočítá, protože přímo nesouvisí s daným úkolem.

Zde je tedy tip, abyste všechny tyto úkoly zapsali do svého kalendáře zdrojů! Malé detaily jsou důležité a bez řádné dokumentace v kalendáři projektu se mohou snadno přehlédnout.

4. Kapacita pro nové úkoly

Pokud k vytvoření kalendáře zdrojů používáte sofistikovaný software (například ClickUp ), měl by vám ideálně sdělit, kolik času, dostupnosti, členů týmu a zdrojů máte k dispozici pro nové projekty.

Pokud stále používáte papír a tužku, využijte své schopnosti řešit hádanky a najděte optimální kapacitu pro nové úkoly. A pokud vás tento přístup už nebaví, nemáme vám to za zlé. ClickUp je tu, aby za vás udělal tu těžkou práci.

5. Dovednosti nebo specializace

Mnoho společností dává přednost zaznamenání dovedností nebo odborných znalostí členů týmu přímo vedle jejich jména a role, a to hlavně proto, že když přijde nový projekt, mohou přiřadit člena týmu s správnými dovednostmi pro daný úkol.

Představte si například, že jste digitální marketingová agentura a dostali jste nový projekt redesignu webových stránek pro realitního makléře. Nyní máte v týmu spoustu autorů obsahu, kteří se mohou tohoto úkolu ujmout.

Kdybyste však věděli, kteří autoři se specializují na jaký typ obsahu, mohli byste k tomuto projektu přiřadit autora, který se vyzná v oblasti nemovitostí.

6. Náklady na zdroje

Náklady na zdroje jsou dalším skvělým doplňkem do vašeho kalendáře zdrojů, protože vám umožňují zjistit, kolik byste za projekt zaplatili s ohledem na počet použitých zdrojů.

Pokud použijeme stejný příklad jako výše a zjistíte, že v týmu jsou dva autoři zabývající se nemovitostmi, z nichž jeden si účtuje 40 USD za hodinu a druhý 50 USD, možná budete muset rozhodnout, kterého autora na projekt nasadit.

Můžete také přidat další podrobnosti. Například, jaký software pro zpracování mezd člen týmu preferuje, jaké jsou jeho platební podmínky, v jakých hodinách a časových pásmech pracuje atd.

Jak vytvořit kalendář zdrojů (pomocí softwaru pro kalendář zdrojů)

Začněte s vytvářením svého vlastního kalendáře zdrojů!

1. Shromážděte všechny podrobnosti o svých zdrojích

Chcete-li vytvořit efektivní kalendář zdrojů, začněte tím, že spočítáte všechny zdroje, které máte. Například si poznamenejte následující:

2. Zaregistrujte se na ClickUp

Dále se zaregistrujte do ClickUp nebo podobného specializovaného softwaru, který vám pomůže vizualizovat pracovní zátěž vašeho týmu. ClickUp je bezpečná volba, protože obsahuje hotové šablony, důvěřují mu tisíce zákazníků a disponuje také bezpečnostními opatřeními, jako je vícefaktorová autentizace.

Pokud se ještě necítíte na zakoupení placené verze ClickUp, můžete pokračovat i s bezplatnou verzí.

P. S.: K získání přehledu o pracovní zátěži všech členů týmu můžete také použít tabulku Excel, kalendář Google nebo tabulky Google.

3. Použijte šablonu pro plánování a rozvrhování zdrojů

Jakmile se úspěšně zaregistrujete, dalším krokem na seznamu bude využít bezplatnou šablonu pro plánování zdrojů ClickUp (další podobné šablony najdete v knihovně šablon ClickUp).

Zde můžete buď exportovat svá data, pokud již pracujete v ClickUp, nebo ručně vyplnit pole.

4. Vizualizujte kapacitu svých zdrojů pomocí zobrazení Pracovní vytížení.

Kalendář zdrojů je velmi komplexní šablona, takže získáte přesný přehled o kapacitě vašich sdílených zdrojů v mnoha ohledech a formách.

Můžete například sledovat zdroje kontrolou pracovní zátěže členů týmu, celých týmů, klientů atd.

Od tohoto bodu můžete jít ještě o krok dál a analyzovat, který zaměstnanec pracuje na kterém projektu klienta a v jakém čase, jaké jsou termíny a výstupy těchto komplexních projektů, jaký je přidělený rozpočet pro každý zdroj, jaký je časový harmonogram, který musíte dodržet, a kdo jsou koordinátoři v projektovém prostředí.

Pokud chcete sledovat jednotlivé členy týmu nebo pracovní vytížení zdrojů, klikněte na Zobrazit > Pracovní vytížení a získáte přehledný pohled.

5. Spravujte pracovní zátěž pomocí funkce přetahování v zobrazení týmu

Jediným úkolem, který vám na seznamu zbývá, je spravovat zdroje tak, aby neovlivňovaly pracovní postupy, zrychlovaly dodací lhůty a udržovaly morálku týmu na nejvyšší úrovni.

Poté, co získáte vizuální přehled o volném čase každého člena týmu, můžete podle toho posunout časové osy nebo přidat různé úkoly, aby vše proběhlo hladce.

K tomu je třeba přejít do nabídky „Zobrazit“ a vybrat možnost „Tým“.

Kalendář zdrojů pro hladký průběh projektu

Přiznejme si to. Zdroje mohou být nepředvídatelné. Může se stát, že důležitý člen týmu bude týden nemocný. Nebo dojde k poruše systému, která způsobí náhlé zastavení práce.

Takové scénáře se mohou jevit jako nejhorší noční můra každého projektového manažera (a oprávněně), ale síla kalendáře zdrojů může tyto výzvy rychle proměnit. Kalendáře zdrojů nám poskytují jasný přehled o dostupnosti a přidělování zdrojů, což usnadňuje hladký průběh projektu.

Slouží jako maják, který nás provází bouří a umožňuje rychlý obrat i tváří v tvář nepřízni osudu. Pomáhají zabránit nadměrnému přidělování, napomáhají efektivnímu přidělování úkolů a přispívají k realističtějšímu plánování projektů.

Co na tom není k milování?

A nezapomeňte, že kalendář zdrojů není jen statický dokument, ale dynamický nástroj, který se vyvíjí spolu s vaším projektem. Začněte tedy s vytvářením kalendáře zdrojů ještě dnes. Brzy oceníte lepší kontrolu a přehlednost sdílených zdrojů, které váš projekt získá.

Hostující autor:

Juwaria Merchant je nezávislá spisovatelka specializující se na oblasti SaaS, marketingu a zdraví/wellness. S více než 3 lety zkušeností pomáhá značkám vytvářet obsah, který přidává hodnotu jejich podnikání. Ve volném čase ji můžete zastihnout při čtení jejích oblíbených knih nebo studiu nejnovějších trendů online.