V moderní době se různé typy pracovních uspořádání neustále vyvíjejí a rozmanitost na pracovišti je větší než kdykoli předtím. Společnosti nyní fungují v kamenných kancelářích, zcela vzdálených prostředích a hybridních modelech, které kombinují obojí. S týmy rozptýlenými po různých místech, časových pásmech nebo dokonce jen po různých patrech kancelářské budovy zůstává jedna výzva univerzální: efektivní týmová komunikace.
Na rozdíl od tradičních prostředí, kde stačilo krátké povídání při přestávce na kávu nebo krátká porada u vodního automatu k vyřešení problémů nebo nalezení nových nápadů, dnešní rozmanité modely pracovišť vyžadují strukturovanější mechanismy komunikace. Osobní interakce, jakkoli žádoucí, není vždy možná.
Výzva jasné a efektivní komunikace je v těchto rozmanitých pracovních prostředích ještě větší. Řešení však není tak jednoduché, jako se pouze dohodnout na lepší komunikaci. Vyžaduje to naopak promyšlené postupy a použití specifických nástrojů, které jsou navrženy tak, aby překlenuly fyzickou vzdálenost.
V tomto blogu se podíváme na to, proč je týmová komunikace nezbytná pro různá pracovní prostředí, a prozkoumáme deset strategií, jak ji optimalizovat, bez ohledu na to, zda je váš tým v kanceláři, rozptýlen po celém světě nebo využívá kombinaci obou možností. Pojďme se do toho pustit!
Co je týmová komunikace na pracovišti?
Komunikace v týmu je výměna informací mezi dvěma nebo více lidmi, kteří pracují na společných cílech. Spolupráce a komunikace v týmu může mít mnoho různých podob, jako jsou chatovací aplikace, e-mail, software pro řízení projektů, videohovory, osobní schůzky, zpravodaje nebo jednoduché osobní rozhovory.
Styl komunikace vašeho týmu se může lišit. Nakonec však zahrnuje sdílení poznatků, zlepšování zpětné vazby a aktualizace projektů, přičemž podporuje spolupráci a transparentnost. Efektivní týmová komunikace je klíčová pro zvýšení produktivity, zlepšení morálky týmu a úspěšné dokončení projektu.
Proč je týmová komunikace důležitá?
Komunikace v týmu je životně důležitá pro jakékoli profesionální prostředí, ať už se jedná o práci na dálku, práci v kanceláři nebo hybridní pracoviště. Je klíčem k proměně jednotlivých přispěvatelů v soudržný celek a podporuje zdravou pracovní kulturu, která si cení spolupráce a dialogu.
Ještě před současným přechodem k práci na dálku studie ukazovaly, že zaměstnanci trávili značnou část svého času spoluprací – což jasně ukazuje na klíčovou roli, kterou komunikace hraje v jakémkoli pracovním prostředí. V diverzifikovaných týmech rozprostřených napříč různými lokalitami a časovými pásmy, nebo dokonce v prostředí jedné kanceláře, zůstává komunikace neustálou základní potřebou.
Nedostatečná nebo neefektivní komunikace často vede ke snížení produktivity, protože zaměstnanci se bez jasných pokynů nebo zpětné vazby snaží pochopit své role, cíle a úkoly. Výzkumy ukazují, že mnoho zaměstnanců má pocit, že jejich výkonnost klesá kvůli špatným komunikačním strategiím na jejich pracovištích.
Komunikační mezery mohou také ovlivnit vnímání vedení společnosti. Bez transparentnosti a otevřených komunikačních kanálů mohou zaměstnanci ztratit víru a důvěru ve své vedoucí, což vede k poklesu morálky a motivace.
Zkrátka, zlepšení týmové komunikace umožňuje všem mít svůj dort a zároveň ho sníst. 🎂
Typy týmové komunikace
Způsob komunikace vašeho týmu může mít významný vliv na efektivitu jeho spolupráce. Skvělým způsobem, jak seskupit různé formy komunikace, je způsob, jakým prezentujete informace.
Zde je seznam čtyř typů komunikace a způsobů, jak je týmy využívají:
- Verbální komunikace: Když členové vašeho týmu spolu mluví a používají slova k vyjádření svých myšlenek, komunikují verbálně. Vzhledem k tomu, že všichni pracují na dálku, jedná se o telefonní hovory nebo videohovory 📣.
- Neverbální komunikace: Nejsilnější forma lidské komunikace, neverbální komunikace, je v digitálních pracovištích často opomíjena. Činnosti jako řeč těla, tón hlasu, gesta, oční kontakt a zejména mimika mohou být silnými vodítky k tomu, co daná osoba myslí. Jedna studie ukázala, že až 93 % komunikace může být neverbální, přičemž 38 % je vyjádřeno tónem hlasu a 55 % kombinací mimiky a řeči těla. Proto je pro komunikaci na pracovišti tak důležité vidět se navzájem 👍.
- Písemná komunikace: Když jsou slova zapsána, jedná se o písemnou komunikaci. Pro práci na dálku používáme online komunikační nástroje, jako jsou e-maily, dokumenty, poznámky a chatovací aplikace, k písemné skupinové komunikaci. Jednou z výhod písemné komunikace je, že se k ní můžete kdykoli vrátit a nemusíte se spoléhat na paměť ✒️.
- Vizuální komunikace: Slova jsou skvělá, ale jak se říká, obrázek může mít hodnotu tisíce slov. V podnikání je mnohem efektivnější předávat složité informace vizuálně. Používáme grafy, videa, infografiky, diagramy, obrázky nebo jejich kombinaci, abychom sdělili nejen fakta, ale také to, jak tato fakta souvisí mezi sebou 🖼️.
Jak zlepšit komunikaci v týmu pomocí 10 strategií
Nyní, když jsme si vysvětlili co, proč a jak, pojďme se pustit do bourání těchto bariér a probrat několik osvědčených způsobů, jak zvýšit produktivitu vašeho týmu.
Při čtení tohoto seznamu se zamyslete nad tím, v čem má váš tým potíže a v čem naopak vyniká. Potřebujete zlepšit rychlost komunikace nebo její přesnost? Nebo možná potřebujete znovu roznítit jiskru kreativity?
Těchto 10 účinných komunikačních strategií by mělo pomoci téměř v každé situaci.
1. Stanovte pokyny, jaký typ komunikace použít.
Každý má jiný styl komunikace. Někdo může vždy používat instant messaging, zatímco jiný bude komunikovat pouze prostřednictvím telefonátů a rozhovorů. Ačkoli je určitá flexibilita důležitá, konzistentnost v rámci celého týmu může vytvořit mnohem efektivnější pracovní prostředí.
Nejprve vyhodnoťte současné komunikační normy pomocí šablony ClickUp Internal Communication Strategy and Action Plan(Strategie interní komunikace a akční plán ClickUp). Poskytuje rámec pro zmapování vaší organizace, zachycení stávajících komunikačních režimů, shromáždění potřeb zainteresovaných stran, zdokumentování výzev a definování nové roadmapy.
Jakmile máte svůj plán, stanovte jasné pokyny a zdokumentujte je. Standardizujte, jaké typy informací používají který komunikační režim, například ClickUp Whiteboards pro brainstorming, chat pro okamžité problémy a komentáře k úkolům pro neurgentní zprávy.
A protože víme, že někdy bude e-mail vaším preferovaným komunikačním prostředkem, můžete v ClickUp odesílat a přijímat e-maily odkudkoli.
2. Často se scházejte na krátkých poradách
Existuje mnoho různých typů týmových schůzek, které propojují vzdálené týmy, a každá z nich má své místo. Pro mnoho projektově orientovaných skupin je ideální volbou stand-up meeting. Obvykle se koná jednou denně a jeho název pochází z praxe, kdy se účastníci schůzky stojí, aby byla schůzka co nejkratší.
Při stand-up meetingu postupujete po jednom členovi týmu a každý z nich hovoří o tom, na čem pracoval od posledního setkání, co má na programu daný den a jaké výzvy před sebou má. Jedná se o standardní nástroj v agilní metodě vývoje softwaru.
Stand-up meetingy mohou být klíčové pro mezifunkční týmy, které nemají společný slovník, protože dávají všem lepší šanci pochopit, co dělají jejich kolegové v jiných rolích. Stand-upy pomáhají týmům efektivně komunikovat tím, že podporují propojení, organizaci a sladění komunikačních cílů.
Jejich plánování však může být s zastaralými nástroji velmi náročné. Šablona denních standup meetingů ClickUp tento proces zjednodušuje tím, že poskytuje centrální místo pro plánování, pořizování poznámek a sledování pokroku, individuální kontrolní seznamy pro zajištění důkladnosti a jediné místo pro aktualizace v reálném čase, aby byli všichni informováni.
3. Respektujte různé komunikační potřeby
Ať už se jedná o hovor přes Zoom nebo konverzaci na Slacku, někteří členové týmu mohou snadno dominovat konverzaci a hlasy ostatních mohou zůstat nevyslyšeny. Často se také stává, že někteří účastníci jsou rozptýlení nebo se konverzace vůbec nezúčastní.
Není to však pravděpodobně proto, že by jim to bylo jedno!
Zatímco je na vedení, aby podporovalo zapojení zaměstnanců a spolupráci v týmu, někteří pracovníci jsou prostě introvertní nebo se ve skupinách cítí přemoženi, a na tom není nic špatného. Ujistěte se, že vědí, že mohou sdílet nápady v jakékoli formě: po schůzce písemně, ve společných dokumentech, prostřednictvím komentářů nebo chatu, nebo přímo vám.
U nových nebo náhle utlumených zaměstnanců můžete naplánovat schůzku, abyste zjistili, zda je něco brzdí. Dobří manažeři vědí, že někdy jde o větší problém, například že ostatní členové týmu při brainstormingu zamítají jejich nápady nebo mají pocit, že jejich hlas není nikdy vyslyšen.
V jedné studii 50 % zaměstnanců uvedlo, že o svých obavách v práci mlčí. Pravdou je, že možná právě na vás je, abyste něco změnili nebo promluvili s ostatními zaměstnanci a vytvořili inkluzivnější prostředí, kde budou lidé vědět, že se mohou bez obav vyjádřit.
Pro zvýšení produktivity týmu je také užitečné stanovit očekávání ohledně stylu komunikace a zdokumentovat je. Může se jednat například o to, že při virtuálních schůzkách budete mít vždy zapnutou kameru a na všechny e-maily nebo týmové chaty budete odpovídat do určité doby.
Členové týmu budou mít pocit, že jsou vyslyšeni, a zároveň se sníží úzkost těch, kteří mají rádi pravidla a pokyny. Bez ohledu na to, jak přistupujete ke skupinovým schůzkám, jde o to, aby všichni měli pocit, že jejich názor je důležitý, a aby byly odstraněny překážky bránící otevřené komunikaci.
Bonus: Komunikujte se zaměstnanci pomocí schůzek přesahujících úrovně!
4. Rozvíjejte důležitou komunikační dovednost, kterou je naslouchání
Komunikace v týmu spočívá ve výměně informací mezi členy, nikoli pouze v zasílání e-mailů. Proto musí být každý člen týmu ochoten naslouchat stejně jako mluvit. To zahrnuje věnování pozornosti neverbálním signálům a pečlivé čtení písemného obsahu.
Nastavte tón aktivním nasloucháním – to znamená, že místo přemýšlení o tom, co řeknete, když někdo mluví, vyprázdníte svou mysl a skutečně posloucháte, co říká. Pokládejte doplňující otázky, aby pokračovali v rozhovoru, místo abyste přesunuli pozornost na svůj vlastní nápad.
Pokud má váš tým potíže s aktivním nasloucháním, zorganizujte strukturovanější schůzku, na které jeden zaměstnanec představí svůj nápad a ostatní mu položí tři doplňující otázky, než se přejde k dalšímu nápadu. I když je nápad opravdu špatný, daný člen týmu bude vědět, že jeho názor bude vyslyšen. 📣
Naslouchání je obtížná dovednost i pro vedoucí pracovníky, proto můžete zvážit naplánování školení o aktivním naslouchání.
Pokud se scházíte virtuálně nebo společně brainstormujete v reálném čase, použijte komentáře ClickUp ve svých projektech jako způsob, jak podpořit vzájemné naslouchání. Můžete přiřadit vlákna a zmínit osoby v komentářích, abyste přiměli svůj tým číst a přemýšlet o tom, co ostatní v komentářích říkají.
To je obzvláště užitečné pro týmy, které jsou rozptýleny v různých časových pásmech.
5. Mějte přehledný harmonogram s jasnými výstupy
Všichni členové týmu musí znát výstupy projektu a termíny jejich dodání. Je těžké dodržet tyto termíny, pokud dochází k nedorozuměním ohledně toho, co a kdy je třeba udělat.
Skvělým způsobem, jak tyto informace sdělit celému týmu, je práce v nástroji pro spolupráci, který snadno zvládá plánování projektů, jako je například platforma ClickUp pro komplexní správu projektů. Každý člen týmu si může vizualizovat své úkoly způsobem, který mu nejlépe vyhovuje, a zobrazení ClickUp lze nastavit jako veřejné nebo soukromé, aby se zvýšila transparentnost.
ClickUp také nabízí spoustu šablon pro výstupy projektů s předem připravenými vlastními poli, díky kterým můžete začít pracovat rychleji.
6. Přiřazujte úkoly a sledujte pokrok
Aby bylo možné dodávat výsledky včas, je nutné sdílet informace o tom, co je třeba udělat, kdo to dělá a jaká je aktuální situace. V případě vzdáleného týmu potřebujete digitální nástroj, který podporuje přidělování úkolů a umožňuje týmu sledovat stav a spolupracovat na každém úkolu.
Pomocí zobrazení pracovní zátěže v ClickUp můžete zjistit, kdo je v předstihu a kdo zaostává, a snadno přetahovat úkoly myší a přerozdělovat tak zdroje.
Začněte tím, že rozdělíte svůj projekt na úkoly a podúkoly pomocí ClickUp. Při vytváření úkolů v ClickUp můžete přidávat vlastní pole, přiřazovat členy týmu a vytvářet závislosti mezi úkoly.
Poté můžete sledovat pokrok z více než 15 přizpůsobitelných zobrazení. Zobrazení aktivity v ClickUp vám například ukáže, kdo co v projektu udělal, a zobrazení pracovní zátěže vám ukáže, kolik času každá úloha zabere.
S ClickUp jako vaším společným pracovním prostorem už nikdo nikdy nebude muset ptát tým, kdo na čem pracuje.
7. Pořizujte si poznámky, abyste zachytili diskuse
Diskuse je skvělým způsobem, jak budovat porozumění a přijímat rozhodnutí. Virtuální nástroj pro komunikaci v týmu, jako je Zoom, Microsoft Teams nebo Google Workspace, rozhodně zjednodušuje verbální komunikaci. Lidská paměť však není dokonalá a úkoly z jednání mohou někdy vletět jedním uchem dovnitř a druhým ven.
Nejlepší způsob, jak zajistit, že zachytíte diskuse svého týmu, je pořizovat si poznámky a ukládat je do společného pracovního prostoru. Každý úkol, tabule, myšlenková mapa a dokument v ClickUp obsahuje možnost přidávat komentáře.
Je snadné přidávat poznámky k projektu a zapojit do procesu celý tým. A protože komentáře v ClickUp jsou multimediální, můžete přidávat obrázky, soubory, hlasové klipy a dokonce i nahrávky obrazovky.
ClickUp také obsahuje nástroj Notepad, ve kterém si můžete během práce dělat poznámky podle svých představ. Můžete propojit lidi, úkoly a dokumenty, aby vše zůstalo propojené. Až budete připraveni, můžete poznámky převést na úkol nebo dokument a sdílet je se svým týmem.
Ať už používáte jakýkoli nástroj, hledejte takový, který podporuje spolupráci a je dostupný kdekoli, aby byla komunikace co nejplynulejší.
8. Rozpočet na osobní schůzky
V dnešní době je běžné, že tým provádí pohovory, najímá a spolupracuje s novým členem, aniž by se s ním nikdy setkal osobně. Výzkumy však ukazují, že osobní setkání vytvářejí pevnější vazby a mohou zlepšit výkonnost týmu až o 35 %.
Vyhraďte si část rozpočtu na to, abyste jednou nebo dvakrát ročně mohli všechny členy týmu přivést na jedno místo.
Osobní setkání by neměla být pouze příležitostí k společné práci na jednom místě, ale měla by se zaměřit na socializaci a budování vztahů i jinými způsoby. Určete někoho, kdo bude facilitovat interakci, naplánujte teambuilding a vždy zajistěte, aby byl čas na odpočinek, během kterého se lidé mohou navzájem poznat na osobní úrovni.
I když se sejdou všichni jen jednou za rok, vytvoří se tak silnější tým, jehož členové si navzájem důvěřují, a tudíž i efektivněji komunikují.
Vyzkoušejte tyto aplikace pro budování týmu!
9. Používejte systém s konfigurovatelnými oznámeními
Pokud někdo vytvoří důležitý dokument a uloží ho do adresáře, aniž by o tom někomu řekl, může dojít k narušení komunikace. Nemůžete se spoléhat na to, že členové týmu budou každý den po celý den kontrolovat úkoly a všimnou si drobných (ale důležitých) změn.
Tento problém řeší platforma pro spolupráci s konfigurovatelnými nastaveními oznámení. Víme, jak důležité je mít kontrolu nad oznámeními, a proto ClickUp nabízí možnost plně přizpůsobit oznámení.
Můžete začít výběrem akcí, které budou generovat zprávy, a poté určit, kde budete dostávat oznámení, včetně mobilního telefonu, e-mailu, počítače nebo prohlížeče. Pokud dáváte přednost kontrole nad tím, kdy dostáváte zprávy, můžete zapnout denní souhrny nebo vypnout oznámení, když jste aktivní ve webové aplikaci.
10. Pracujte na jedné společné platformě pro spolupráci
Při osobní spolupráci je nejlepším způsobem, jak dosáhnout dobré spolupráce, umístit všechny do jedné místnosti. Totéž můžete udělat s týmem na dálku tím, že zajistíte, aby všichni členové vašeho týmu používali stejnou sadu nástrojů. Pokud jedna skupina pracovníků používá jinou platformu, je to jako by byli v jiné místnosti a ostatní členové týmu nemohli vidět, co dělají.
Pokud je to možné, zvolte jediné řešení pro spolupráci, které podporuje všechny potřebné funkce na jednom místě. ClickUp je komplexní nástroj, který nahrazuje všechna samostatná řešení. Každá funkce je plně přizpůsobena pro efektivní komunikaci.
Místo toho, abyste všem posílali e-maily s žádostí o zpětnou vazbu a jeden člověk pak vše shrnul do dokumentu, můžete si všichni dělat poznámky v jednom dokumentu ClickUp Doc a přidávat komentáře k nápadům ostatních, čímž se nejdůležitější úkoly promění v úkoly ClickUp.
Samozřejmě, někdy je třeba pracovat s jinými nástroji. Integrujeme více než 1 000 dalších nástrojů, abychom vám usnadnili pracovní den. S ClickUp můžete všechny shromáždit ve stejné virtuální místnosti a pracovat jako tým se stejnými informacemi a cíli.
Komunikační dovednosti týmu
Zvládnutí týmové komunikace je více než jen umění skládat věty nebo posílat týdenní hromadné e-maily. Zahrnuje určité dovednosti, které mohou výrazně zvýšit vaši kolektivní produktivitu, posílit morálku a zajistit hladký průběh projektu.
Zde je několik základních komunikačních dovedností, které mohou zlepšit spolupráci vašeho týmu:
Aktivní naslouchání: To zahrnuje porozumění a vstřebávání myšlenek vašich kolegů, což vede k kreativní spolupráci a řešení konfliktů.
Jasnost a stručnost: Jasné a stručné sdělení je snadno srozumitelné a zabraňuje nedorozuměním.
Neverbální komunikace: Rozpoznávání změn v tónu hlasu nebo řeči těla pomáhá porozumět emocím a postojům a umožňuje empatičtější interakce.
Emoční inteligence: Rozpoznávání a reagování na emoce svých kolegů vede k zdravějším a citlivějším rozhovorům.
Řešení problémů: Usnadnění řešení problémů prostřednictvím dialogu přímo přispívá k hladšímu výkonu týmu a harmonické dynamice.
Respektující poskytování zpětné vazby: Konstruktivní zpětná vazba poskytovaná s respektem může motivovat členy týmu a zlepšit celkový výkon.
Podpora respektu a otevřenosti: Podpora vyjádření každého názoru posiluje důvěru a upevňuje vztahy v týmu.
Efektivní písemná komunikace: Jasná, přesná a bezchybná písemná komunikace minimalizuje nedorozumění.
Flexibilita a přizpůsobivost: Přizpůsobení se různým stylům komunikace pomáhá rozvíjet silnější vazby a vzájemné porozumění.
Zručné používání komunikačních nástrojů: Zručnost v používání komunikačních nástrojů, jako je ClickUp, zefektivňuje procesy, zlepšuje spolupráci a omezuje nedorozumění.
Trpělivost: Trpělivost v komunikaci podporuje zdvořilý dialog, porozumění a klid v napjatých situacích.
Řízení času: U týmů rozptýlených v různých časových pásmech zajišťuje řízení komunikace s ohledem na pracovní dobu všech členů včasné a respektující interakce.
Zvládnutí těchto komunikačních dovedností v týmu může přispět k harmoničtějšímu, efektivnějšímu a produktivnějšímu pracovnímu prostředí. Rozvíjení těchto schopností ve vašem týmu může pomoci vytvořit silnější vazby, vzájemné porozumění a důvěru – nedílné součásti úspěšné týmové práce. Pamatujte, že efektivní komunikace v týmu se nedosáhne přes noc; vyvíjí se a zlepšuje se s časem, neustálým úsilím a praxí. Ale s těmito nástroji, které máte k dispozici, jste již na správné cestě.
Spojte svůj tým pomocí týmové komunikace
Doufáme, že tyto strategie shledáte užitečnými pro zajištění efektivní týmové komunikace při vašem příštím projektu. S komunikačními nástroji, platformou pro spolupráci a firemní kulturou zaměřenou na týmovou spolupráci máte skvělý start.
Ať už je váš tým vzdálený nebo v kanceláři, ClickUp byl od základu navržen tak, aby týmy byly na stejné vlně a pracovaly na stejných cílech. Zachycuje a předává informace a podporuje týmovou práci na jedné platformě, která se integruje s nejběžnějšími komunikačními kanály pro videokonference, chat nebo tvorbu dokumentů.
Nejlepší způsob, jak zjistit, jak vám ClickUp může pomoci odstranit špatnou komunikaci ve vašem týmu, je vyzkoušet si jej ještě dnes zdarma.