{ „@context“: „http://schema. org“, „@type“: „FAQPage“, „mainEntity“: [ { „@type“: „Question“, „name“: „Co jsou mezifunkční týmy?“, "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Mezifunkční týmy se skládají z členů z různých oddělení a oblastí odbornosti, kteří koordinují své úsilí k dosažení společného cíle. " } } ] }
Co se vám vybaví, když se řekne „mezifunkční“?
Je pravděpodobné, že jste si nejprve vybavili slova „spolupráce“ nebo „týmy“, než jste si vzpomněli na slovo „dysfunkční“. Ale to je často realita mnoha mezifunkčních týmů.
Proč?
Existuje řada důvodů, proč mají mezifunkční týmy potíže s fungováním. Zajímavější otázkou však je, jak vytvořit skutečně produktivní mezifunkční týmy, které odvádějí skvělou práci a dosahují výsledků? 📈
Právě tím vás provede tato příručka. Nejprve je vždy dobré začít s jasnou definicí.
Co jsou mezifunkční týmy?
Mezifunkční týmy se skládají z členů z různých oddělení a oblastí odbornosti, kteří koordinují své úsilí k dosažení společného cíle.
Úspěšná mezifunkční spolupráce nastává, když týmy spojí různé pohledy a specializace, aby vytvořily komplexní přístup k lepšímu řešení problémů, chytřejším rozhodnutím a realizaci projektů.
Výhody mezifunkčních týmů
Díky mezifunkčním týmům máte přístup k dalším zdrojům, které byste jinak neměli k dispozici. Čím více zdrojů, tím lepší výsledky. Ale to je jen špička ledovce, pokud jde o to, jak cenné mohou mezifunkční týmy být. 🧊
Harvard Business Review zdůraznil význam mezifunkčních týmů a vyzdvihl: „Nejdůležitější systémy schopností nelze jednoznačně zařadit do skupin navržených před mnoha desítkami let. Ve skutečnosti velká část rozdílu v silném systému schopností pramení z jiskry, která vzniká, když lidé s různým zázemím, dovednostmi, technologiemi a pohledy společně vytvářejí postupy a procesy.“
Zvažte následující výhody:
Zvýšení produktivity
Mezifunkční týmy mohou pracovat rychleji, protože specializované dovednosti z různých oddělení nebo oblastí odbornosti jsou spojeny, aby pracovaly na jediném problému – v konečném důsledku s využitím jejich funkčních odborných znalostí. Působí jako katalyzátor pro vznik nápadů v příslušných týmech.
Rychlost komunikace
Funkčně průřezové týmy mají tendenci dosahovat lepších výsledků než týmy s jedinou funkcí, protože mají přístup k mnohem většímu množství zdrojů, když každý člen týmu má odborné znalosti v jiné oblasti. Mějte také na paměti, že funkčně průřezový tým nemusí být nutně velký. Může být malý, ale přesto velmi účinný. 🛼
Autonomie k prevenci úzkých míst
Setkali jste se někdy s memem, na kterém pes drží svůj vlastní vodítko? To je v podstatě stručný popis mezifunkčních týmů.
Díky své struktuře mají mezifunkční týmy tendenci pěstovat velkou autonomii, což znamená, že nejsou zpomalovány ani brzděny zdlouhavými schvalovacími procesy. To znamená, že cíle lze dosáhnout rychleji. 💪
Lepší komunikace nápadů
Funkčně průřezové týmy otevírají dialog a pomáhají s mnohem rychlejší spoluprací týmu. To umožňuje lepší pochopení úkolů, snižuje počet nedorozumění a v konečném důsledku urychluje pokrok týmu.
Vytvářejte práci vyšší kvality
Funkčně přesažné týmy nabízejí jednotlivcům příležitost pracovat na úkolech, které vyžadují různé dovednosti a znalosti. To jim často umožňuje podílet se na zajímavějších a náročnějších projektech, než by tomu bylo za normálních okolností.
Čtěte: Když necháte mezifunkční tým spolupracovat a dělat svou práci, obvykle přijdete s kreativnějšími řešeními. 💡
Proč? Protože mezifunkční tým umožňuje vytvořit jakousi inovativní „pískoviště“. Týmy mohou experimentovat a zkoušet různé nápady, i když projektové úkoly a odpovědnosti připadají konkrétním členům s konkrétními odbornými znalostmi.
Odpovědnost
Funkčně přesažný tým má větší pocit sounáležitosti, protože každé oddělení hraje důležitou roli v úspěchu projektu. To vede k větší odpovědnosti, což má pozitivní vliv na růst, stanovení cílů a celou organizaci. 💸
Nákladově efektivní
Funkčně přesažné týmy snižují náklady tím, že omezují množství času a zdrojů potřebných k dokončení projektů a úkolů. Přibližně 70 % vedoucích pracovníků, kteří důsledně plní své cíle v oblasti optimalizace nákladů, pracuje s funkčně přesažnými týmy, oproti 40 %, kteří tak nečiní.
Jaké jsou typy mezifunkčních týmů?
Pokud to dokážete vytvořit, je pravděpodobné, že existuje mezifunkční tým, který vám s tím pomůže. Zde je seznam nejběžnějších mezifunkčních týmů, které stojí za to znát. 🛠️
- Specializované týmy: Tyto týmy jsou sestavovány dočasně, aby se zaměřily na konkrétní úkol nebo projekt, a obvykle se po dokončení úkolu nebo projektu rozpustí.
- Funkční týmy: Tento typ týmu se skládá z odborníků z konkrétních oborů, kteří spolupracují na řešení problémů nebo vývoji projektů v rámci své odbornosti.
- Výkonné týmy: Při přijímání klíčových rozhodnutí o směřování, cílech a celkové strategii společnosti je výhodné vytvořit výkonné týmy.
- Pracovní skupiny: Mezioborové pracovní skupiny se obvykle vytvářejí za účelem řešení problémů nebo nalezení řešení konkrétních problémů.
- Poradenské týmy: Pokud potřebujete poskytnout komplexní poradenství a informace o určitých oblastech souvisejících s organizací, vytvoříte mezifunkční poradenský tým pro spolupráci.
- Společné týmy: K tomu dochází, když se členové z různých organizací a subjektů spojí, aby dosáhli společného cíle.
- Matricové týmy: Tyto týmy jsou složeny z členů z různých oddělení, kteří spolupracují na projektu nebo úkolu a podávají zprávy svým vedoucím oddělení.
Jak sestavit úspěšný mezifunkční tým
1. Vytvořte jasnou vizi
Je důležité stanovit jasnou vizi a účel projektu, aby všichni chápali, na čem pracují. Bez ohledu na to, jaká je vaše vize, je třeba ji organizovat, spravovat a někde uchovávat.
Právě v tomto vám ClickUp pomáhá vybudovat vaše řídící centrum. Tímto způsobem projektoví manažeři realizují svou vizi v celé její velkoleposti. Koneckonců, nápady jsou jen nápady, pokud nejsou uvedeny do praxe a rozděleny na proveditelné sprinty.
ClickUp skvěle funguje jak pro nejzákladnější potřeby, tak pro požadavky kladené na vysoce výkonné týmy. Díky zobrazení tabulek a kalendářů mají týmy přehled o tom, co je třeba udělat a kdy, a také o průběhu realizace projektu. Dokumenty ClickUp Docs jsou sdílené, úpravy se ukládají v reálném čase a průběh je velmi přehledný.
Potřebujete řešit závislosti úkolů nebo projektů? ClickUp nabízí i v tomto ohledu úplnou přizpůsobitelnost.
2. Stanovte klíčové role a cíle
Před zahájením projektu je důležité přidělit každému členovi týmu role a cíle. To usnadňuje koordinaci týmu a zajišťuje, že všichni budou na stejné vlně. Cíle těží z jasně definovaných rolí a milníků.
S ClickUpem se nastavení a sledování milníků projektu stává samozřejmostí. ClickUp umožňuje mezifunkčnímu agilnímu týmu proměnit úkol v milník. Můžete je také filtrovat, pokud chcete vidět plán všech milníků, které tým dokončil.
3. Poskytujte podporu
Když týmy komunikují, diskutují v rámci brainstormingových sezení a vytvářejí strategie, zajistěte jim dostatečnou podporu. Z funkčního hlediska to závisí na nástrojích, které používáte, a na tom, jak je používáte.
Ujistěte se, že vaše podpůrné procesy jsou dobře zdokumentovány. Naštěstí můžete použít nástroje Mind Map, abyste snadno propojili jednotlivé body a vizualizovali kompletní pracovní postup pro váš podpůrný proces.
Díky integrovanému chatovacímu nástroji ClickUp navíc nemusíte při práci s týmem přepínat mezi různými kontexty. Stačí zahájit chat v rámci platformy a komunikovat s kýmkoli z vašeho týmu.
Jsou to právě takové drobnosti, které mají velký význam, když se potýkáte s řízením úkolů, milníků nebo organizováním agilních schůzek.
4. Podporujte spolupráci a kreativitu
Povzbuzujte členy týmu ke spolupráci, sdílení nových nápadů a kreativnímu myšlení při řešení problémů. Právě v tom vyniká software pro práci s tabulemi, jako je ClickUp Whiteboards.
Jako kreativní prostředí vytvořené pro brainstorming budete v počátečních fázích realizace projektu stěží chtít používat jakýkoli jiný nástroj. Týmy spolupracují v reálném čase, ukládají koncepty, kreslí vysvětlující diagramy a využívají funkce detekce spolupráce, aby zabránily duplicitní nebo opakované práci!
5. Uznávejte a odměňujte úspěchy
Oceněte a odměňujte jednotlivé členy i celý tým za jejich úspěchy. To pomůže posílit pocit odpovědnosti a sounáležitosti s projektem.
Problémem je, že mnoho organizací nedokumentuje a neposkytuje jasné vysvětlení toho, jak budou zaměstnanci odměňováni nebo oceňováni za svou práci. Používání ClickUp Docs vám pomůže centralizovat provozní a organizační dokumenty na jednom místě, takže týmy mohou snadno vyhledávat důležité informace.
Navíc nemusíte začínat od nuly. Použijte šablonu firemní kultury ClickUp, abyste zdokumentovali vše, co od svého týmu očekáváte, a jak ho budete odměňovat. Jakmile týmy vědí, že budou oceněny, budou se vždy snažit v práci podávat o něco lepší výkon.
Příklady výzev pro mezifunkční týmy s šablonami
Při mezifunkční spolupráci nevyhnutelně dochází k rozdílným znalostem. Pokud týmy nemají jasně definované role a/nebo nejsou proškoleny, vede to k neefektivní spolupráci a poklesu produktivity.
To však není jediná výzva, které mezifunkční týmy denně čelí. Mnohé z nich se musí přizpůsobit stylu organizace a komunikace. Zde je několik dalších.
Nejasné role a odpovědnosti
Vzhledem k rozmanitosti rolí a odpovědností je pro týmy obtížné určit, kdo je za co zodpovědný. Pokud vedení nestanoví předem pracovní postup, který určuje, jak bude mezifunkční tým fungovat, a záměrně centralizuje tuto odpovědnost, týmy se nevyhnutelně dostanou do slepé uličky s nejasnými rolemi a odpovědnostmi.
Místo toho použijte předem připravenou šablonu, abyste získali náskok při vytváření organizačního schématu, takže každý bude přesně vědět, kdo je za co zodpovědný.
Datové silo
K datovým silům dochází, když různá oddělení pracují nezávisle na sobě a nesdílejí data – a to zejména v případě, že k jejich správě používají zcela odlišné platformy SaaS.
Je pravděpodobné, že technologická infrastruktura, kterou používá prodejní tým, se liší od té, kterou používají týmy pro branding a design. Co tedy dělat? V tomto případě je klíčové centralizovat pracovní zátěž od začátku do konce. 🔑
Funkčně průřezový tým potřebuje jeden zdroj pravdivých informací, ze kterého může vycházet. Tímto způsobem jsou úkoly organizovány a přidělovány, aktualizace jsou stejné a přístupné všem členům marketingového týmu i ostatním a všichni pracují podle stejných pokynů.
Pokud potřebujete shromáždit týmy na jednom místě, proč nevyužít vlastní šablonu, abyste měli jistotu, že jsou zahrnuti všichni členové a všechny týmy? Usnadněte práci mezifunkčním týmům díky přehledu o projektech a jejich stavu, aby mohly týmy prodeje a marketingu lépe spolupracovat.
Špatné rozdělení zdrojů
Různé zdroje, materiály, technologie a finanční prostředky vyžadují správné rozdělení v rámci projektu od začátku do konce. Bez správných nástrojů a systémů, které by to umožnily, špatné rozdělení zdrojů pouze brání mezifunkčním týmům v dosažení cíle.
Jasné cíle, role a časové harmonogramy jsou nezbytné pro úspěšnou práci mezifunkčního týmu. Bez těchto prvků si členové týmu nemusí být jisti, co se od nich očekává a kdy.
Nepřetěžujte ani nevyužívajte členy svého týmu nedostatečně tím, že budete hádat, kdo může na čem pracovat. Určete své dostupné zdroje a pomocí této šablony sledujte, spravujte a upravujte dostupnost svých zdrojů na jednom centrálním místě.
Boj proti týmovým pracovním postupům
Samozřejmě je třeba spravovat zdroje a přidělovat úkoly, ale při spolupráci mezifunkčních týmů se často vyskytují problémy s pracovním tokem. Přístup jednoho týmu k práci nemusí vyhovovat jinému týmu, a proto je nutné, aby obě strany přistoupily na kompromisy.
Rozdíly v terminologii a pracovních postupech značně ztěžují produktivní spolupráci mezifunkčního týmu . Pokud byste měli shrnout největší výzvu pro mezifunkční tým, bylo by to nesoulad.
To je v podstatě jádrem mnoha stávajících problémů. To znamená, že pro vytvoření úspěšného mezifunkčního týmu je nutné řešit otázku sladění pracovních postupů.
Sjednoťte všechny týmy vytvořením seznamu dokumentace procesů a postupů. Naštěstí tato bezplatná šablona procesů a postupů usnadňuje delegování a určování pracovních postupů týmů nebo alespoň dokumentuje, jak každý z nich funguje, aby již nedocházelo k nejasnostem mezi odděleními.
Dělejte více mezifunkčně díky síle ClickUp
Intuitivní a přizpůsobitelná platforma ClickUp umožňuje týmům nastavit pracovní prostory a úkoly pouhým kliknutím na tlačítko a snadno přiřazovat úkoly členům týmu.
Poskytuje také robustní funkce pro vytváření reportů, které členům týmu umožňují rychle získat přehled o postupu úkolů a projektů. Díky ClickUp mohou týmy sdílet soubory a komentáře v reálném čase, což jim poskytuje okamžitý přístup k nejnovějším aktualizacím a zároveň jim umožňuje pracovat odkudkoli.