Pokud jde o produktivitu, týmy vždy hledají výhodu. Způsob, jakým pracujeme, se neustále vyvíjí, a s ním i nástroje, které používáme k vykonávání práce.
Cílem softwaru pro spolupráci při řízení práce je pomoci týmům pracovat společně efektivněji, což dává smysl.
Kdo by nechtěl stihnout více za méně času? Při správném použití pomáhají tyto nástroje týmům co nejlépe využít zdroje, se kterými pracují, a úspěšně dotáhnout projekty do cíle.
Tato příručka se podrobněji zabývá tím, jak toho všeho lze dosáhnout.
Co je to kolaborativní řízení práce?
Spolupráce při řízení práce je proces plánování, sledování a provádění úkolů týmem jednotlivců za účelem dosažení společného cíle.
Naštěstí existují nástroje pro spolupráci při řízení práce, které usnadňují plánování úkolů – i když ne všechny nabízejí kombinaci funkcí, které vyhovují všem potřebám spolupráce.
Každý kvalitní nástroj pro spolupráci nabízí společnou sadu funkcí, které umožňují koordinovanou týmovou práci, například:
- Přiřazování úkolů
- Sledování a udržování pokroku
- Sdílení souborů
- Zasílání zpráv
- Plánování
- Vytváření seznamů úkolů
V konečném důsledku nejlepší software pro spolupráci při řízení práce pomáhá projektovým manažerům zjednodušit procesy a integrovat komplexní sadu intuitivních nástrojů.
Výhody používání nástrojů pro spolupráci při řízení práce
Pojďme si promluvit o výhodách práce se správnými nástroji pro spolupráci při řízení práce.
Zlepšuje řízení projektů
Zvažte projekt, který vyžaduje, aby tým pracoval na více úkolech současně. Bez softwaru pro spolupráci při řízení práce se snadno stane, že se něco ztratí v komunikaci nebo že členové týmu nebudou vědět, na čem ostatní pracují.
Správné nástroje zajistí, že všichni budou informováni a budou moci podle potřeby aktualizovat svůj pokrok, což manažerům usnadní sledování stavu projektu a provádění nezbytných úprav.
Umožňuje nezávislost na místě
Nástroje a software pro spolupráci umožňují členům týmu pracovat odkudkoli a kdykoli. Asynchronní nebo živá spolupráce vede k flexibilnějšímu pracovnímu rozvrhu pro členy týmu.
Pokrok je sledován a problémy jsou rychle identifikovány. Změny jsou prováděny v reálném čase, aby všichni měli k dispozici jediný zdroj pravdivých informací.
Zlepšuje komunikaci a spolupráci
Nástroje jako ClickUp Whiteboard umožňují rychlou a snadnou komunikaci mezi členy týmu prostřednictvím funkcí živého chatu. Umožňují týmům sdílet aktualizace v reálném čase a centralizovat historii chatu týkající se důležitých rozhodnutí o projektu.
Snížené náklady na projekty
Úspora peněz je velmi důležitá!
Když týmy spolupracují efektivněji, vede to ke snížení nákladů na projekt, protože zdroje jsou lépe spravovány. Čím více hodnoty tým ze svých zdrojů vytěží, tím více všichni získají.
Zvyšte produktivitu dodržováním termínů.
Když členové týmu efektivně spolupracují, zvládnou více práce za kratší dobu. To vede ke zvýšení produktivity celého týmu. Termíny se také snáze dodržují, protože centralizovaný nástroj pro řízení práce eliminuje nedorozumění nebo nehody, jako je ztráta dokumentů, které pouze zpomalují práci týmů.
Lepší rozhodování
V dnešním rychle se měnícím světě je nezbytné umožnit lepší rozhodování. Když členové týmu spolupracují a mají přehled o svých běžných nástrojích pro správu, ušetří čas, který mohou věnovat lepšímu rozhodování.
A jak všichni víme, lepší rozhodnutí znamenají lepší výsledky... což se rovná lepšímu hospodářskému výsledku.
Živá spolupráce
Díky platformě pro zvýšení produktivity mohou týmy využívat funkci ClickUp pro detekci spolupráce v reálném čase, která jde nad rámec samostatného dokumentu Google Doc. Můžete například v reálném čase upravovat a přidávat komentáře k práci ostatních a sledovat, co ostatní členové týmu přidávají.
ClickUp vám to ve vašem pracovním prostoru usnadní. Není potřeba žádné externí nástroje pro práci s dokumenty!
Příklady řízení spolupráce
Nyní, když znáte výhody efektivního řízení spolupráce, podívejme se na několik příkladů z praxe, jak týmy využívají nástroje pro spolupráci k řízení své práce.
Týmy pro tvorbu obsahu
Pro týmy zabývající se tvorbou obsahu je zásadní mít centrální hub, kde mohou všichni členové týmu efektivně spolupracovat na projektech. Pomocí nástrojů pro spolupráci při řízení práce, jako je ClickUp, mohou týmy plánovat, přidělovat úkoly a sledovat pokrok v reálném čase.
Vzdálené nebo rozptýlené týmy
Vzdálené nebo rozptýlené týmy potřebují způsob, jak zůstat ve spojení a efektivně řídit svou práci, aniž by se nacházely na stejném fyzickém místě. Nástroje pro spolupráci při řízení práce nabízejí funkce komunikace v reálném čase, sledování úkolů a sdílení souborů, které vzdáleným týmům usnadňují zůstat ve spojení a být produktivní.
Týmy pro plánování akcí
Plánování akcí vyžaduje koordinaci a spolupráci více členů týmu. Díky nástrojům pro spolupráci při řízení práce mohou organizátoři akcí vytvářet úkoly, přidělovat je členům týmu a sledovat jejich průběh, aby zajistili, že vše proběhne podle plánu.
Marketingové týmy
Marketingové týmy musí hladce spolupracovat, aby mohly vytvářet a realizovat kampaně. Nástroje pro spolupráci při řízení práce nabízejí funkce, jako jsou sdílené kalendáře, časové osy projektů a přiřazování úkolů, které marketingovým týmům pomáhají udržovat pořádek a držet se plánu kampaní.
Jak vybrat nástroje pro spolupráci pro řízení spolupráce
Výběr nástroje pro spolupráci je náročný úkol, když je jich na výběr tolik.
Náročný úkol však nemusí být nutně nemožný. Pomůže vám, když nejprve nastíníte specifika vašeho týmu. Použijte potřeby vašeho týmu a cíle projektu jako kritéria pro vzájemné porovnání, abyste měli jistotu, že získáte vše, co potřebujete, v řešení pro správu spolupráce. Zamyslete se nad tímto:
- Velikost a pracovní postupy vašeho týmu : Stejně jako nechcete platit za nástroj s funkcemi, které váš dvoučlenný tým možná nikdy nevyužije, nechcete ani zavádět nástroj, který omezuje schopnosti rostoucího týmu.
- Váš rozpočet : Čím složitější jsou vaše potřeby v oblasti řízení projektů, tím více budete muset zaplatit za prémiové funkce.
- Vaše budoucí potřeby: Je důležité vybrat nástroj, který splňuje současné potřeby vašeho týmu. Ale kam směřuje váš tým a jaké nástroje bude potřebovat, až se tam dostane?
Jakmile se pustíte do samotného procesu prověřování, zvažte několik obecných otázek:
Potřebujete integraci s jinými softwarovými nástroji?
Pokud si nejste jisti, podívejte se, jak váš tým v současné době pracuje. Existují nějaké nástroje pro spolupráci, které vám velmi pomáhají při řízení projektů a které nechcete nahrazovat? Potřebují vaše řešení pro řízení spolupráce integrovat specializovaný software pro videokonference?
Podívejte se na nejlepší integrace ClickUp!
Existuje nějaká křivka učení?
Některé nástroje pro spolupráci jsou určeny pro menší týmy a jsou snadnější k použití, zatímco jiné jsou složitější a jejich osvojení vašemu týmu zabere nějaký čas. Zvažte, jak dlouho bude trvat, než se vaši zaměstnanci s těmito nástroji seznámí a začnou je správně používat.
Jaká je zákaznická podpora?
Zákaznická podpora je často přehlížena, přestože je klíčovou součástí procesu prověřování. Chcete mít možnost snadno se s někým spojit, pokud máte dotazy, narazíte na problémy nebo potřebujete technickou pomoc. Některé softwarové nástroje dokonce nabízejí personalizovaná školení pro velké týmy.
Jaký je nejlepší nástroj pro spolupráci při řízení práce?
ClickUp je z mnoha důvodů nejlepším nástrojem pro správu spolupráce pro startupy, podniky a vše mezi tím. Zde je stručný přehled výkonných nástrojů a funkcí pro správu spolupráce v ClickUp:
Pracujte podle svých představ s více než 10 zobrazeními projektů.
Jednotliví přispěvatelé, kteří pracují na úkolech jako součást většího týmu, mohou vytvářet pohledy, aby se mohli podrobně seznámit s prací, která jim byla přidělena. Mezi nejoblíbenější pohledy patří:
- Zobrazení seznamu: Uspořádejte si úkoly do seznamu pomocí třídění, filtrování, seskupování a přizpůsobení sloupců.
- Zobrazení tabule: Úkoly lze snadno přetahovat mezi různými sloupci (podobně jako na tabuli Kanban ).
- Zobrazení kalendáře: Plánujte, rozvrhujte a spravujte své úkoly a zdroje v kalendářovém formátu.
Pracujte napříč funkcemi s úkoly a vztahy
Úkoly jsou základními stavebními kameny ClickUp. Můžete přiřadit úkoly více členům týmu, sledovat soubory, nastavovat stavy a přidávat komentáře, abyste všechny informovali o postupu. V rámci úkolu můžete provádět tyto akce pro plynulou spolupráci na pracovišti:
- Zobrazte historii aktivit, včetně změn termínů, aktualizací vlastních polí a všech konverzací.
- Efektivně komunikujte pomocí příkazů /Slash a klávesových zkratek.
- Zmiňujte úkoly a dokumenty, na které odkazujete ve svém pracovním prostoru (není k dispozici v mnoha běžných nástrojích pro správu).
- Spusťte schůzku Zoom z úkolu ClickUp
Software pro spolupráci ClickUp využívá funkci závislostí úkolů, díky níž je snadné zjistit, které úkoly jsou závislé na jiných, a podle toho plánovat. To je užitečné při vytváření časového plánu projektu nebo při identifikaci potenciálních překážek.
Efektivně rozdělte zdroje pomocí denní vizualizace.
Při vytváření procesů pro spolupráci by neměly být opomíjeny funkce pro správu zdrojů. Ty umožňují projektovým manažerům sledovat využití zdrojů – ať už se jedná o lidi, peníze nebo čas – a poskytují týmům praktické informace o tom, co je potřeba k dokončení projektu.
Spojte týmy pomocí kolaborativního řízení práce
S nástupem práce na dálku a všemi rychlými změnami, ke kterým dochází na pracovišti, potřebují týmy spolehlivý způsob, jak zůstat ve spojení, koordinované a produktivní.
Nástroje pro spolupráci mohou produktivitu týmu buď zpomalit, nebo zvýšit. Pokud tedy hledáte jedinou platformu pro sladění vašich týmů, vyzkoušejte ClickUp zdarma a přestaňte přepínat mezi několika aplikacemi a nástroji, abyste mohli svou práci dokončit.