Téměř 60 % zaměstnanců reaguje na okamžité zprávy do 10 minut. Ačkoli jsou tyto rychlé reakce a komunikace v reálném čase často považovány za projev efektivity, narušují soustředění a brání hluboké práci.
Pokud chceme dosáhnout skutečné produktivity týmu, je třeba komunikaci resetovat.
Asynchronní komunikace mění spolupráci k lepšímu. Je to produktivní alternativa pro řízení týmů, snižování zbytečně promarněného času a udržování rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem.
V tomto blogovém příspěvku vám vysvětlíme, co to je, proč to funguje a jaké výhody vám to přinese. A pokud zůstanete s námi, prozradíme vám také, proč je ClickUp jediným nástrojem, který potřebujete k hladkému zavedení asynchronní komunikace!
Co je asynchronní komunikace?
Asynchronní komunikace je typ komunikace, při kterém lidé sdílejí informace, aniž by očekávali okamžitou odpověď. Namísto komunikace v reálném čase nebo tváří v tvář, jako jsou schůzky nebo hovory, se konverzace odehrávají v průběhu času prostřednictvím nástrojů, jako jsou e-maily, aplikace pro zasílání zpráv nebo nahraná videa.
Každý může reagovat, když mu to nejlépe vyhovuje – není nutné být online ve stejný čas.
👀 Věděli jste, že... 51 % zaměstnanců trpí stresem kvůli špatné komunikaci. Asynchronní komunikace může výrazně snížit stres na pracovišti, zejména v digitálních nebo vzdálených týmech, protože lidem poskytuje větší kontrolu, přehlednost a prostor pro interakci.
Proč je asynchronní komunikace důležitá?
Asynchronní komunikace dává týmům prostor k soustředění, jasnému uvažování a prevenci vyhoření. Bez tlaku na okamžitou reakci se lidé mohou plně věnovat práci a vyhnout se neustálým přerušením.
Je to obzvláště užitečné pro globální nebo vzdálené týmy, které se potýkají s různými časovými pásmy. Navíc to přirozeně zlepšuje kvalitu konverzací: lidé si berou čas na zpracování a promyšlenou odpověď.
Asynchronní nástroje také zanechávají písemnou nebo zaznamenanou stopu, což usnadňuje odkazování na rozhodnutí a zabraňuje nedorozuměním. Stručně řečeno, slibují větší flexibilitu, lepší soustředění a efektivní komunikaci.
📮ClickUp Insight: Naše údaje z průzkumu efektivity schůzek ukazují, že 25 % schůzek se v průměru účastní 8 nebo více účastníků. Zjistili jsme také, že průměrná schůzka trvá přibližně 51 minut. Tyto velké schůzky mohou na úrovni organizace znamenat nejméně 6 až 8 hodin společného času stráveného na schůzkách za týden.
Co kdybyste to mohli zkrátit? ClickUp mění způsob komunikace týmů! Místo zdlouhavých schůzek spolupracujte přímo v rámci úkolů pomocí komentářů, příloh, hlasových poznámek, videoklipů a dalších funkcí – vše na jednom místě.
💫 Skutečné výsledky: Globální týmy společnosti STANLEY Security již ušetřily více než 8 hodin týdně na schůzkách a aktualizacích díky naší aplikaci pro práci!
Jak funguje asynchronní komunikace
Asynchronní myšlení je založeno na jednoduché myšlence: sdílejte informace hned, reagujte, až vám to vyhovuje.
📌 Příklady asynchronní komunikace zahrnují společnou úpravu případové studie (nikoli však v reálném čase) autorem a redaktorem ve sdílených dokumentech ClickUp Docs, shromažďování kontextu z diskusních vláken projektu na kanálu ClickUp Chat, zveřejňování aktualizací postupu jako komentáře k úkolům ClickUp Task a sdílení záznamů obrazovky pro průvodce produkty prostřednictvím ClickUp Clips.
Toto je jen několik z mnoha nástrojů, které vám pomohou udržet vaše aktualizace přehledné a dostupné, kdykoli je potřebujete. (O tom, jak je všechny můžete využít 🔜, si povíme v blogovém příspěvku, tak zůstaňte naladěni!)
Zde je několik důvodů, proč to tak je:
- Kdykoli máte přístup k informacím, jako jsou komentáře, dokumenty nebo zprávy uložené a sdílené v komunikačních kanálech.
- Odkládejte odpovědi bez pocitu viny a dejte členům týmu svobodu odpovědět promyšleně, nikoli jen rychle.
- Pracujte nezávisle a vlastním tempem, aniž by všichni museli být přítomni ve stejný čas.
🧠 Zajímavost: Docházka do kanceláře zůstává po pandemii o 30 % nižší kvůli nárůstu hybridních pracovních modelů.
Jak zavést asynchronní komunikaci na vašem pracovišti
Asynchronní metody spolupráce nelze v moderním pracovišti zavést pouhým pořádáním nebo účastí na méně schůzkách. Musíte nastavit správné systémy, návyky a očekávání prostřednictvím pokročilého plánování, abyste vybudovali týmovou kulturu a produktivitu, aniž byste obětovali srozumitelnost.
Tento proces můžete provést následujícím způsobem:
Krok 1: Určete, které úkoly by měly být asynchronní
Začněte tím, že rozdělíte pracovní postupy a zprávy, které můžete zpracovávat asynchronně.
- Aktualizace úkolů? Ano
- Brainstorming o reakci na krizi? Pravděpodobně ne.
Toto rozlišení zajišťuje, že asynchronní komunikace nezpomalí řešení naléhavých záležitostí.
Zde je praktický průvodce pro případ, že nastane zmatek:
| Typ komunikace | Nejvhodnější použití | Příklady |
| ✅ Asynchronní | Jasné, neurgentní úkoly | Plánování projektů, návrhy funkcí a mezifunkční spolupráce |
| 🔄 Hybridní | Mírně složitá témata, která mohou vyžadovat vysvětlení | Plánování projektů, návrhy funkcí, mezifunkční spolupráce |
| 🗣️ Synchronní | Naléhavé, emocionální nebo důležité záležitosti | Řešení konfliktů, reakce na krizové situace, brainstorming v reálném čase a schvalování v krátkých termínech |
Krok 2: Určete konkrétní místo pro asynchronní práci
Asynchronní komunikace se může rychle stát chaotickou, pokud je rozptýlena mezi e-maily, aplikacemi pro instant messaging a sdílenými disky. Vyberte si centrální prostor, který propojuje konverzace s úkoly, dokumentací, aktualizacemi a vlastnictvím.
Náš návrh: ClickUp!
ClickUp, aplikace pro vše, co souvisí s prací, je vaším centrem asynchronní práce – vytvořeným tak, aby týmy zůstaly v souladu bez neustálých schůzek nebo pingů. Sdružuje vaše úkoly, dokumenty a chat do jedné výkonné platformy podporované umělou inteligencí, takže se nic neztratí v e-mailových vláknech nebo zprávách Slacku.
Potřebujete aktualizaci projektu? Použijte Team StandUp Autopilot Agent nebo ClickUp Brain k shrnutí pokroku pomocí AI, aniž byste se museli ptát členů svého týmu. Chcete poskytnout zpětnou vazbu? Napište komentář do dokumentu a přiřaďte jej příslušnému členovi týmu.
Od automatizace založené na umělé inteligenci po oznámení v reálném čase a přizpůsobitelné pracovní postupy – ClickUp centralizuje znalosti a komunikaci v týmu, takže práce pokračuje i když jste offline. Díky tomu, že je vše na jednom místě, získá váš tým přehlednost, odpovědnost a prostor, který potřebuje, aby mohl odvádět nejlepší práci – ve svém vlastním čase.
Komunikujte s kontextem v ClickUp Chat a komentářích
Asynchronní komunikace je účinná pouze tehdy, když mají všichni úplný přehled – a přesně to ClickUp Chat nabízí. Místo žonglování se Slackovými vlákny a roztříštěnými zprávami může váš tým vést soustředěné konverzace přímo v seznamech úkolů a projektových prostorech, aby si udržel kontext.
Váš tým může odpovídat, vkládat odkazy na relevantní úkoly nebo v případě potřeby dokonce přeměnit chatovou zprávu na úkol. Konverzace zůstávají propojené s prací, přesně tam, kam patří.
V komentářích ClickUp můžete také použít @zmínky, abyste někoho upozornili na konkrétní úkol nebo dokument.
Zde je návod, jak na to:
- Zadejte „@“ pro označení osoby nebo týmu: V popisech úkolů, komentářích, dokumentech a dokonce i v chatu upoutá pozornost jednoduché @zmínka.
- Automatické přidávání sledujících: Zmínka o někom v komentáři k úkolu z něj okamžitě udělá sledujícího a udržuje ho v obraze.
- Spouštěcí oznámení: Lidé, kteří jsou @zmíněni, dostávají okamžitá oznámení, což posiluje odpovědnost.
Automatizujte asynchronní aktualizace pomocí ClickUp Brain a Autopilot Agents.
Ekosystém ClickUp je vybaven umělou inteligencí, která vám pomůže spravovat pracovní zátěž a komunikaci.
Například ClickUp Brain poskytuje rychlé shrnutí úkolů, dokumentů a komunikace pomocí jednoduchých výzev.
Pro kompletní kontextovou pomoc prohledává vaše úkoly, dokumenty a interakce týmu, aby našla relevantní informace a odpovědi, čímž snižuje potřebu synchronních hovorů.
Asynchronní práce funguje pouze tehdy, když vaše nástroje umožňují snadný přístup k informacím, jejich interpretaci a jednání na jejich základě – bez nutnosti reagovat v reálném čase. Autopilot Agents od ClickUp přesně to umožňuje.
🎯 Například předem připravený agent automatických odpovědí může reagovat na otázky v přirozeném jazyce, jako například „Jaký je stav marketingového spuštění?“ nebo „Kde najdu kontrolní seznam pro zaškolení?“ pomocí údajů v reálném čase z vašeho pracovního prostoru. To znamená, že lidé nemusí čekat hodiny na odpověď od někoho v jiném časovém pásmu – odpovědi mohou získat sami, kdykoli potřebují.
💡 Tip pro profesionály: Vlastní agenti Autopilot v ClickUp mohou být vyškoleni k zvládání konkrétních asynchronních pracovních postupů. Můžete například vytvořit agenta pro komunikaci s klienty, který sleduje projektové složky a poskytuje aktuální souhrny pro externí zainteresované strany.
Vy definujete účel, tón a zdroje dat agenta, aby mohl fungovat jako asynchronní člen týmu, který pracuje nepřetržitě.
Přenechejte opakující se rutinní práce automatizaci ClickUp.
Můžete také automatizovat svůj pracovní postup, abyste minimalizovali manuální práci a vyhnuli se únavě z neustálého zasílání zpráv. ClickUp Automations umožňuje týmům nastavit pravidla pro spouštění úkolů, takže se úkoly provádějí automaticky, práce postupuje a zúčastněné strany jsou informovány bez neustálého přenosu informací tam a zpět.
📌 Namísto toho, abyste například fungovali jako rozhodčí mezi copywriterem a designérem, můžete vytvořit vlastní automatizaci, která automaticky přiřadí úkol sociální mediální kampaně designérovi, jakmile je dokončen a označen jako připravený k návrhu.
Díky těmto pravidlům založeným na spouštěčích jsou všichni informováni o všech aktivitách v ClickUp, i když nejsou online ve stejnou dobu.
Krok 3: Definujte normy pro dobu odezvy
Asynchronní komunikace ztratí svou účinnost, jakmile ji členové vašeho týmu začnou brát na lehkou váhu. Proto stanovte jasná časová okna pro odpovědi na základě naléhavosti a role.
👉🏼 Například:
→ Poskytujte zpětnou vazbu k výsledkům do 24 hodin.
→ Spravujte revize aktualizací projektů během jednoho pracovního dne
→ Provádějte neformální kontroly každé dva/tři dny.
📌 Zaznamenejte tyto informace do příručky svého týmu nebo interní wiki, aby všichni měli stejné informace. Nebo použijte šablonu pro denní porady.
Šablona komunikačního plánu ClickUp například pomáhá vzdáleným týmům rychle nastavit a udržovat jasné a strukturované komunikační procesy. Je ideální pro nastavení očekávání ohledně doby odezvy, organizaci cílů spolupráce a mapování komunikačních kanálů.
Zapsání a zveřejnění těchto standardů pomáhá hybridním a vzdáleným pracovníkům komunikovat v prostředí, kde je asynchronní komunikace standardním způsobem práce.
S touto šablonou můžete:
- Organizujte komunikační cíle, časové plány, zúčastněné strany a výstupy na jednom místě.
- Nastavte si vlastní stavy a vlastní pole v ClickUp, abyste mohli sledovat každou část své komunikační strategie.
- Definujte komunikační metody pro různé typy asynchronní práce (např. zpětná vazba, aktualizace spolupráce na projektech, neformální kontroly).
- Přiřazujte odpovědnosti a automatizujte připomenutí, aby nikdo nezůstal stranou.
- Měřte úspěch nastavením milníků a sledováním pokroku úkolů v rámci celého týmu.
📖 Přečtěte si také: Jak vytvořit plán komunikace v rámci projektu (příklady a šablony)
Krok 4: Podporujte dokumentaci namísto konverzace
Změňte svůj přístup z „zavoláme si“ na „zdokumentuji to“.
Takto by to mohlo vypadat:
- Nahrazení verbálních aktualizací strukturovanými poznámkami k projektu nebo rekapitulačními videi
- Podporujte zvyk shrnout další kroky nebo rozhodnutí písemně ihned po diskusi.
K tomuto přechodu od konverzace k dokumentaci můžete využít šablonu strategie interní komunikace a akčního plánu ClickUp, která vám tento přechod ještě více usnadní. Namísto spoléhání se na náhodné chaty a zapomenuté hovory vám pomůže vytvořit strukturovaný, živý plán interní komunikace.
Tuto šablonu můžete použít následujícím způsobem:
- Zhodnoťte své současné komunikační metody a odhalte mezery a překážky.
- Stanovte jasné cíle, kterých by měla vaše interní komunikace dosáhnout (spoiler: jedním z nich je méně schůzek).
- Vytvořte formální komunikační kanály (e-mail, interní chat, rychlé videozprávy) a zajistěte jejich dostupnost.
- Vytvořte praktické kroky rozdělením plánu na přiřaditelné a sledovatelné úkoly.
💡 Tip pro profesionály: Můžete také použít ClickUp AI Notetaker k přepisu diskusí a zaznamenání důležitých poznatků z jednání. Nahrává vaše jednání a shrnuje klíčové body, čímž šetří čas a zpřístupňuje kontext všem zúčastněným.
ClickUp Meetings vám dokonce umožňuje sledovat a přiřazovat úkoly přímo v poznámkách z těchto schůzek.
Pokud například člen týmu představí novou aktualizaci projektu a vyvstane následný úkol, můžete použít funkci „Přiřazené komentáře“ v ClickUp a delegovat úkol příslušné osobě přímo v dokumentaci schůzky.
Jinými slovy, místo toho, abyste někomu pětkrát psali „Hele, viděl jsi to?“ na různých místech, stačí zanechat jasný komentář přímo u úkolu nebo dokumentu a přiřadit jej dané osobě. Je to jako tiché popostrčení s vestavěnou odpovědností. Daná osoba si to může vyzvednout, až bude připravena.
Krok 5: Jděte příkladem
Kultura se šíří shora dolů. Pokud vedoucí pracovníci budou i nadále upřednostňovat osobní schůzky nebo očekávat okamžité odpovědi, asynchronní komunikace se nikdy neujme.
Musí praktikovat to, co kážou – používat asynchronní nástroje, vyhýbat se zasílání zpráv po pracovní době a namísto plánování konferenčních hovorů nahrávat sdílené video aktualizace. Tím se nastaví tón a odstraní pocit viny zaměstnanců, že neodpovídají okamžitě.
Pokud jste majitelem firmy a chcete ostatním usnadnit následování vašeho vedení, podívejte se na ClickUp Clips. Pomůže vám integrovat asynchronní chování do vašeho každodenního pracovního postupu.
Místo toho, abyste svolali svůj tým k další „rychlé“ poradě, která nějakým způsobem zabere 45 minut, můžete jednoduše natočit krátký klip – krátký záznam obrazovky, ve kterém projdete aktualizace projektu, poskytnete zpětnou vazbu nebo vysvětlíte složitý proces.
Lidé mohou sledovat tuto asynchronní video zprávu bez konfliktů v plánování nebo problémů s časovými pásmy, v případě potřeby ji přehrát znovu a lépe porozumět informacím. Vytváří zdravější tempo a ukazuje, že berete vážně respektování času, který váš tým věnuje práci.
Krok 6: Sledujte, měřte a upravujte
Jakmile jsou asynchronní systémy zavedeny, pravidelně vyhodnocujte, co funguje a co ne.
Položte si tyto otázky:
- Jsou termíny dodržovány?
- Jsou některé nástroje nedostatečně využívány?
- Jsou někteří lidé stále zahlceni videohovory?
- Ztrácejí se důležité konverzace v dlouhých vláknech?
Shromažďujte zpětnou vazbu, opakujte dokumentaci a každé čtvrtletí revidujte své procesy. Nebo můžete sledovat své pracovní postupy pomocí panelů ClickUp Dashboards a Workload View.
Dashboardy ClickUp převádějí data z pracovního prostoru do vizuálních tabulek a grafů, které poskytují přehled o výkonu vašeho týmu. Můžete rychle vidět a měřit osobní pokrok, sledovaný čas a výkonnost projektu.
Umožňují také vytvářet vlastní přehledy pro vše, což eliminuje potřebu ručního sledování a snižuje riziko ztráty důležitých konverzací v dlouhých vláknech.
Zatímco panely ClickUp sledují celkový výkon vašeho týmu, zobrazení pracovní zátěže ClickUp vizualizuje práci přidělenou každému členovi týmu během určitého období.
Tato sada ClickUp Remote Work obsahuje další funkce, které vám pomohou zjistit, kdo je přetížený a kdo má volné kapacity, a podle toho můžete úkoly přerozdělit.
📖 Přečtěte si také: Co je to asynchronní schůzka a jak ji uspořádat?
Výhody asynchronní komunikace
👀 Věděli jste? 71 % pracujících profesionálů si myslí, že je důležité mít na pracovišti hranice, ale pracovníci na dálku často mají potíže je dodržovat. ClickUp zjistil, že 30 % pracovníků považuje za psychicky náročné odpojit se od práce a pouze 8 % si stanovilo pevné hranice pro oznámení a pracovní zprávy.
Toto získáte, když plně přijmete asynchronní způsob uvažování:
- Poskytněte týmům větší flexibilitu při správě jejich vlastních harmonogramů a energetických špiček.
- Vyhněte se mnoha schůzkám tím, že aktualizace, dotazy a zpětnou vazbu přesunete do písemné komunikace nebo zaznamenaných formátů.
- Podporujte hluboké přemýšlení tím, že dáte více času na promyšlené odpovědi namísto reflexivních reakcí.
- Zlepšete dokumentaci přirozeným způsobem, jak se verbální komunikace mění na písemné aktualizace.
- Minimalizujte stres a zlepšete duševní zdraví tím, že odstraníte očekávání okamžitého zasílání zpráv nebo nepřetržité dostupnosti.
📮 ClickUp Insight: 48 % zaměstnanců tvrdí, že hybridní práce je nejlepší pro rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem. Přestože 50 % z nich stále pracuje převážně v kanceláři, může být udržování souladu mezi jednotlivými pracovišti výzvou. ClickUp je však navržen pro všechny typy týmů: vzdálené, hybridní, asynchronní a vše mezi tím.
Díky ClickUp Chat & Assigned Comments mohou týmy rychle sdílet aktualizace, poskytovat zpětnou vazbu a proměnit diskuse v konkrétní akce – bez nekonečných schůzek. Spolupracujte v reálném čase prostřednictvím ClickUp Docs a ClickUp Whiteboards, přiřazujte úkoly přímo z komentářů a udržujte všechny na stejné vlně, bez ohledu na to, odkud pracují!
💫 Skutečné výsledky: Společnost STANLEY Security zaznamenala 80% nárůst spokojenosti s týmovou prací díky bezproblémovým nástrojům pro spolupráci ClickUp.
Výzvy asynchronní komunikace
👀 Věděli jste, že... Zatímco 38 % zaměstnanců pracuje ve firmách s politikou upřednostňující asynchronní komunikaci, 34 % si není jistých, zda ji chtějí.
Asynchronní komunikace zní pohodlně. Ale nic není bez omezení. Tady je několik věcí, které se mohou pokazit:
- Opožděné odpovědi: Bez stanovených očekávání může asynchronní komunikace působit jako černá díra (proto byste měli stanovit pravidla pro dobu odezvy).
- Nadměrná komunikace nebo nedorozumění: Příliš mnoho detailů může být přítěží, zatímco jejich nedostatek může vést k nejasnostem (nezapomeňte najít správnou rovnováhu).
- Přetížení nástroji: Asynchronní práce na více platformách může způsobit třenice a rozptýlení informací (vše centralizujte pomocí ClickUp).
- Nedostatek lidského kontaktu: Asynchronní komunikace může vyvolávat pocit izolace, pokud není doplněna občasnými synchronními hovory (nezanedbávejte osobní setkání).
- Problémy s nesouladem: Nedostatek komunikace v reálném čase může způsobit, že se lidé odkloní od úkolů (mějte po ruce nástroje pro sledování projektu, přehledové panely a písemnou komunikaci).
🎯Přečtěte si také: Když více znamená více: Jak nadměrně komunikovat v práci
Osvědčené postupy pro asynchronní komunikaci
Při správném použití může asynchronní komunikace eliminovat videohovory, snížit počet překážek a zvýšit výkonnost, aniž by docházelo k vyčerpání zaměstnanců.
Postupujte podle těchto osvědčených postupů, aby se vám to vyplatilo:
1. Vytvářejte zprávy, které lze okamžitě zpracovat
Jasné požadavky s termíny šetří čas a zabraňují nejasnostem.
Jasně sdělte: Co se děje? Co potřebujete? Do kdy?
📌 Příklad: „Prosím, prostudujte přiložený návrh a zašlete své připomínky do pátku do 15:00.“
2. Poskytněte předem kompletní kontext
Poskytnutí kontextu předem snižuje počet opakovaných komunikací a zlepšuje rozhodování.
- Před vložením odkazů nebo souborů přidejte 2–3 věty shrnutí.
- Specifikujte úkol, potřebné rozhodnutí a termíny.
📌 Příklad: „Obnovení smlouvy vyžaduje právní schválení oddílů 4. 2 a 7. 1 do konce pracovního dne ve čtvrtek.“
3. Zdůrazněte klíčové body
Komunikujte jasně a stručně, abyste předešli nejasnostem a zpožděním.
- Pokud je zpráva delší než pět řádků, uveďte nejdůležitější informace („TL;DR“).
- Používejte odrážky, tučně zvýrazněte důležité informace a přímo odkazujte na zdroje.
4. Zveřejňujte rozhodnutí
Vedejte záznamy o rozhodnutích, abyste předešli nejasnostem a zajistili odpovědnost.
- Zaznamenávejte výsledky do sdílených nástrojů (ClickUp, sdílené dokumenty, seznamy úkolů)
- Okamžitě přiřaďte odpovědnost
📌 Příklad: „John dodá návrh do 10. května“
5. Proškolte týmy v asynchronní pracovní etiketě
I když 9 z 10 zaměstnanců ví, jak používat nástroje asynchronní komunikace, nebude to fungovat, protože jeden z vašich zaměstnanců bude i nadále kombinovat různé komunikační metody. Pracujte tedy na zlepšení schopností spolupráce vašeho týmu.
💡 Tip pro profesionály: Ušetřete čas a proškolte své zaměstnance pomocí ClickUp University. Práce v ekosystému ClickUp umožňuje vašemu týmu přístup k poutavým návodům a osvojení si základních nástrojů pro asynchronní spolupráci.
Nástroje usnadňující asynchronní komunikaci
Nyní, když už víte, jak efektivně komunikovat asynchronně, máme pro vás několik bonusových návrhů nástrojů, které vám usnadní život a konverzace – pokud je tedy nechcete všechny centralizovat v ClickUp! 🤷🏻♀️🤷🏼♂️
1. Loom
Loom je nástroj pro nahrávání a sdílení videozpráv, který je ideální pro asynchronní komunikaci. Můžete jasně sdělovat informace bez nutnosti schůzek v reálném čase a zlepšit týmovou práci na dálku.
2. Slack
Kanály Slack organizují konverzace podle tématu, projektu nebo týmu. Můžete zveřejňovat aktualizace, sdílet soubory a spolupracovat, aniž byste potřebovali okamžité odpovědi, což snižuje vaši závislost na videokonferencích.
3. Microsoft Teams
Microsoft Teams zahrnuje chat, videokonference a úložiště souborů. Podporuje asynchronní zasílání zpráv prostřednictvím vláknových konverzací, sdílených dokumentů a nástrojů pro spolupráci, což vám umožňuje pracovat s členy týmu v různých časových pásmech.
📮ClickUp Insight: Týmy s nízkou výkonností mají čtyřikrát větší pravděpodobnost, že budou používat více než 15 nástrojů, zatímco týmy s vysokou výkonností si udržují efektivitu tím, že omezují své nástroje na 9 nebo méně platforem. Ale co takhle používat jednu platformu?
Jako komplexní aplikace pro práci ClickUp sdružuje vaše úkoly, projekty, dokumenty, wiki, chat a hovory na jedné platformě a doplňuje je o pracovní postupy založené na umělé inteligenci. Jste připraveni pracovat chytřeji? ClickUp funguje pro každý tým, zviditelňuje práci a umožňuje vám soustředit se na to, co je důležité, zatímco umělá inteligence se postará o zbytek.
Kdy použít asynchronní komunikaci a kdy synchronní komunikaci
Naučme se, jak si vybrat mezi synchronní a asynchronní komunikací na základě toho, co daná situace vyžaduje.
Asynchronní komunikaci použijte, když:
1. Chcete promyšlené a podrobné odpovědi
Pracujete na návrhu projektu, který vyžaduje vstupy od rozptýlených týmů.
Místo plánování schůzky zveřejněte dokument ClickUp Doc s návrhem a přiřaďte komentáře každému recenzentovi. Ti si mohou vzít čas a přidat promyšlené odpovědi.
2. Pracujete v různých časových pásmech
Váš marketingový vedoucí je v New Yorku, ale váš designér je v Berlíně. Hovor přes Zoom v 6 ráno/10 večer zní jako noční můra, že?
Natočte tedy videozprávu pomocí ClickUp Clips, ve které vysvětlíte aktualizace designu, a označte designéra s akčními položkami na stejné platformě. Díky mezifunkční spolupráci mohou odpovídat během pracovního dne, což vám ušetří další schůzku.
3. Aktualizace není naléhavá ani emocionální
Dokončili jste sprint a potřebujete sdílet aktualizaci stavu, ale nevyžadujete okamžité odpovědi.
V tomto případě zveřejněte aktualizaci projektu v ClickUp Chat a označte klíčové zúčastněné strany nebo příslušné členy týmu.
4. Chcete prohledávatelnou, zdokumentovanou stopu
Dokončujete proces přijímání nových členů týmu. Nahrajte ClickUp Clip, ve kterém procházíte jednotlivé kroky, a přidejte odkaz do svého dokumentu ClickUp Process Document.
To nejenže sjednotí proces zapracování nových zaměstnanců, ale také vám pomůže vytvořit příručku pro nové zaměstnance, kterou mohou kdykoli použít jako referenční materiál.
Synchronní komunikaci použijte, když:
1. Potřebujete rychlé rozhodování nebo brainstorming
Snažíte se rozhodnout o názvu produktu.
Diskuse v ClickUp by trvala dny: „A co tohle?“, „No… možná tohle.“ Bylo by rychlejší domluvit si rychlý videohovor.
Nejlepší na tom je, že integrace ClickUp se hladce propojuje se Zoomem a Microsoft Teams. Schůzky můžete plánovat přímo z kalendáře ClickUp, aniž byste museli opustit platformu.
2. Řešíte citlivá nebo emocionální témata
Musíte poskytnout okamžitou zpětnou vazbu ohledně nedodržených termínů a zároveň být citliví k dané problematice.
V tomto případě vám videohovor jeden na jednoho umožňuje projevit empatii, číst řeč těla a vyhnout se nedorozuměním, ke kterým může docházet při textové komunikaci.
3. Řešíte složitý problém
V aplikaci je podivná chyba, kterou nikdo nedokáže zcela reprodukovat. Místo desítek textových zpráv ji rychleji vyřeší telefonát s vývojáři a sdílení obrazovky prostřednictvím videokonference, aby bylo možné problém vidět naživo.
💡 Tip pro profesionály: Připojte se k rychlému audio-video hovoru přímo z ClickUp Chat. SyncUps od ClickUp vám umožní spojit se s kolegy a klienty a rychleji řešit složité problémy díky integrovanému sdílení obrazovky.
4. Budujete důvěru a vztahy
Potřebujete, aby se noví členové týmu cítili pohodlně? Osobní rozhovory spolu s několika ledoborci jsou skvělými nástroji pro budování týmu. Vytvářejí chemii, jejíž vybudování by asynchronní komunikací trvalo měsíce.
Kdo nejvíce těží z asynchronní komunikace?
Asynchronní práce aktivně zesiluje práci určitých lidí a týmů. Zde je seznam těch, kteří z ní budou mít největší užitek:
| Typ lidí/týmů | Jak jim asynchronní komunikace pomáhá |
| Vzdálené a rozptýlené týmy | Pracujte napříč časovými pásmy bez zpoždění a bez nočních směn. |
| Profesionálové, kteří tráví hodně času hlubokou prací | Zajistěte si dlouhé hodiny nepřerušované koncentrace pro dosažení vysoce kvalitních výsledků. |
| Globální společnosti | Umožněte plynulou spolupráci bez nutnosti překrývání pracovní doby. |
| Introverti a reflexivní myslitelé | Poskytněte čas na zpracování a vytvoření promyšlených, dobře strukturovaných odpovědí. |
| Organizace upřednostňující rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem | Respektujte osobní čas, snižte vyhoření a podporujte zdravější pracovní hranice. |
📖 Přečtěte si také: Jak pracovat z domova: tipy a osvědčené postupy
Zůstaňte v synchronizaci, i když pracujete asynchronně – pouze s ClickUp.
Asynchronní komunikace podporuje soustředění, zvyšuje produktivitu a snižuje potřebu zbytečných schůzek. Tyto faktory společně také zlepšují pohodu zaměstnanců.
Aby však byla asynchronní komunikace skutečně efektivní, nestačí jen dobré úmysly – potřebujete také správný systém.
ClickUp není jen další komunikační nástroj. Je to vaše komplexní asynchronní pracovní centrum, kde se spojují úkoly, dokumenty, komentáře, chat a agenti pohánění umělou inteligencí, aby všichni byli v souladu, informovaní a mohli postupovat vpřed, bez ohledu na to, kdy a kde pracují.
Proto je ClickUp a jeho funkce ideální volbou. Tento software jde nad rámec pouhé komunikace. Rozumí vašemu pracovnímu postupu a stává se vaším řešením pro všechny pracovní činnosti, přičemž nabízí také několik nástrojů pro asynchronní komunikaci.
Proč používat pět různých nástrojů, když ClickUp zvládne vše v jednom? Vyzkoušejte ClickUp zdarma a zjistěte, jak má asynchronní komunikace fungovat.