Moderní pracoviště se topí ve vlastní konektivitě.
Ačkoli jsou znalostní pracovníci digitálně propojeni více než kdykoli předtím, jsou stále více odtrženi od produktivních pracovních postupů a autentické týmové spolupráce.
Provedli jsme průzkum týmové komunikace, abychom identifikovali klíčové trendy, které budou formovat komunikaci na pracovišti v roce 2025. Náš výzkum odhaluje, jak komunikační přetížení – od zahlcení doručené pošty po kognitivní náklady spojené s neustálým přepínáním mezi aplikacemi – tiše snižuje produktivitu.
⏰ 60sekundové shrnutí
Komunikační mezery na pracovišti jsou reálné.
Naše data ukazují, že téměř 40 % profesionálů cítí nutnost okamžitě po každém jednání sledovat úkoly, které je třeba vyřídit. Vzhledem k tomu, že současné komunikační kanály jsou rozděleny mezi e-mail (42 %) a instant messaging (41 %), jsou tyto úkoly často roztříštěny po celém pracovišti.
Zde je další znepokojivá statistika z oboru, která tyto zjištění uvádí do kontextu: Více než 60 % času týmu je věnováno hledání kontextu, informací a úkolů.
⚠️ To odhaluje hlubší systémový problém: Práce nefunguje.
Znalostní pracovníci jsou nuceni tuto situaci kompenzovat vytvářením osobních řešení, což vede ke skrytým časovým nákladům a potenciálnímu nesouladu.
To podtrhuje téma našeho výzkumu. Při zkoumání a identifikaci komunikačních mezer se budeme zabývat klíčovými trendy, které mění moderní pracoviště, a jejich dopadem na znalostní pracovníky.
Naše data odhalují tři ústřední témata:
1️⃣ Fragmentovaná interní komunikace: Týmy ztrácejí drahocenný čas přeskakováním mezi různými nástroji, což vede k roztříštěným informacím napříč několika nespojenými platformami.
2️⃣ Kognitivní přetížení způsobené nadměrnou komunikací: Neustálý příval zpráv a oznámení nutí zaměstnance opakovaně měnit zaměření, což vede ke snížení koncentrace a potenciálnímu vyhoření.
3️⃣ Neefektivní vyhledávání informací a sledování akcí: Klíčová rozhodnutí a úkoly se ztrácejí v nekonečných chatových vláknech, což vede k nadbytečné práci, nedorozuměním a nedodržení termínů.
Metodika průzkumu a demografické údaje
ClickUp Insights každý měsíc provádí průzkum mezi tisíci znalostními pracovníky a nadšenci do produktivity, aby vám přinesl nejnovější trendy na globálním pracovišti.
Náš výzkum se zabývá tím, jak profesionálové spravují svůj čas, zvládají požadavky na pracovišti a implementují strategie produktivity. Analýzou odpovědí účastníků z celého světa se snažíme odhalit univerzální výzvy a vzorce v oblasti produktivity, které pomáhají organizacím a jednotlivcům činit informovanější rozhodnutí v jejich každodenním pracovním životě.
5 skrytých nákladů přetížení digitální komunikací
Komunikační mezery nemají vliv pouze na produktivitu, ale také mění způsob fungování týmů.
Naše studie odhaluje pět kritických výzev, kterým čelí moderní týmy, a poskytuje praktická řešení, která mohou změnit způsob spolupráce vašich týmů a zlepšit jejich výsledky.
1. Mýtus o zasílání zpráv: více neznamená vždy lepší
📮ClickUp Insight: Znalostní pracovníci posílají v průměru 25 zpráv denně, aby získali informace, přičemž téměř 1 z 5 zaměstnanců posílá více než 50 zpráv.
Denní objem zpráv se může mezi týmy výrazně lišit, přičemž 20 % členů týmu posílá až 50 zpráv denně, aby našli důležité informace.
Výsledky našeho průzkumu odhalují široké spektrum vzorců komunikace a poukazují na neefektivnost současných metod získávání informací:
- 43 % zaměstnanců komunikuje jen málo a odešle méně než 10 zpráv.
- 20 % pracovníků je velmi komunikativních a odesílá více než 50 zpráv.
- 23 % profesionálů odesílá střední počet zpráv, mezi 11 a 50.
- Menší skupina 14 % týmů posílá v průměru 21–30 zpráv denně.
Hlavní závěry
📌 Rozdílné vzorce komunikace naznačují nejednotný přístup k informacím v rámci organizace.
📌 Vysoký objem zpráv naznačuje neefektivní vyhledávání informací, sdílení informací, aktualizace a oznámení a sledování úkolů, které by mohly být zefektivněny.
📌 Jednotné komunikační strategie mohou pomoci snížit zbytečný objem zpráv tím, že zpřístupňují dokumenty, data a kontext na jednom místě.
2. Když rychlé odpovědi ničí produktivitu: kontrolní bod
📮ClickUp Insight: 60 % pracovníků reaguje na okamžité zprávy do 10 minut, ale každé přerušení stojí až 23 minut soustředění, což vede k paradoxu produktivity.
Rychlé reakce sice udržují práci v chodu, ale skryté náklady neustálých přerušení snižují soustředění a efektivitu.
Pracovníci ztrácejí po každém přerušení až 23 minut soustředění.
To podtrhuje potřebu inteligentnějších komunikačních řešení, která zachovávají jak schopnost reagovat, tak i soustředění. Zjistili jsme, že:
- Více než 60 % pracovníků komunikuje rychle a reaguje do 10 minut.
- 15 % pracovníků potřebuje na odpověď několik hodin.
- Dalších 15 % respondentů odpovídá pomalu, a to za více než 8 hodin.
Pokud je rychlá reakce klíčovým atributem vaší firemní kultury, je na čase zvážit přístup založený na výsledcích spojený s jasnými cíli a KPI.
Hlavní závěry
📌 Kultura rychlých reakcí způsobuje neustálé narušování produktivity během celého pracovního dne.
📌 Doba potřebná k obnovení soustředění výrazně převyšuje skutečnou dobu strávenou odpovídáním na zprávy.
📌 Centralizované komunikační funkce, jako je integrovaný chat, umožňují profesionálům udržovat relevantní kontext a zároveň omezují rušivé přepínání mezi platformami, což přispívá ke zvýšení spokojenosti zaměstnanců na úrovni organizace.
3. Ztraceni v silu: znovuzískání produktivity
📮ClickUp Insight: 83 % znalostních pracovníků se při týmové komunikaci spoléhá především na e-mail a chat, čímž se důležité informace rozptýlí do nesouvislých kanálů a omezuje se efektivní spolupráce.
Týmy ztrácejí více než polovinu svého pracovního dne přepínáním mezi nástroji a hledáním informací, zatímco komunikace zůstává roztříštěná.
Tato fragmentace, zahrnující rozptýlené zprávy napříč několika kanály, brání produktivitě a inovacím. Naše data podtrhují závažnost tohoto problému:
- 42 % členů týmů stále ve velké míře využívá k komunikaci e-mail, a to navzdory jeho izolovanému charakteru.
- 41 % členů týmů používá jako primární komunikační kanál instant messaging, ale tomuto médiu často chybí struktura a organizace potřebná pro komplexní projekty.
- 17 % respondentů preferuje kombinaci hlasových hovorů, videohovorů a nástrojů pro řízení projektů, aby získali potřebné informace.
Hlavní závěry
📌 Fragmentovaná komunikace je významnou překážkou produktivity, protože týmy musí rozdělovat svůj čas mezi e-maily, instant messaging a telefonáty.
📌 Tradiční komunikační metody nadále dominují interakcím na pracovišti a často vytvářejí izolované skupiny namísto soudržnosti.
📌 Centralizovaná platforma řeší tyto výzvy integrací projektového řízení, spolupráce a komunikace.
4. Nadměrná komunikace vs. hyperkonektivita: kde je hranice
📮ClickUp Insight: 17 % znalostních pracovníků jsou „super-konektory“, kteří denně spravují více než 15 pracovních vztahů, zatímco většina z nich udržuje v průměru téměř 6 klíčových kontaktů.
Znalostní pracovníci čelí obrovským nárokům na spolupráci, přičemž mnozí z nich spravují více než 15 pracovních kontaktů denně.
Současné zvládání více vztahů a konverzací v práci značně ztěžuje řízení kontextu a udržování produktivních pracovních postupů. Tato neustálá zátěž pozornosti vede v dlouhodobém horizontu ke zvýšenému kognitivnímu zatížení a dokonce k vyhoření.
Zde jsou naše zjištění:
- Třetina lidí denně úzce spolupracuje pouze s 1–3 kolegy.
- 1 z 5 členů týmu spravuje 4–6 pracovních vztahů denně.
- 17 % jsou superkonektory, které každý den koordinují více než 15 členů týmu.
Hlavní závěry
📌 Vysoký objem komunikace vytváří značnou kognitivní zátěž, protože pracovníci musí současně zvládat více konverzací.
📌 Náklady na přepínání kontextu se znásobují, protože pracovníci přecházejí mezi konverzacemi a vlákny napříč několika nástroji.
📌 Inteligentní řešení pracovního prostoru, jako je integrované vyhledávání, centralizovaná dokumentace a správce znalostí s umělou inteligencí, mohou pomoci udržet kontext, snížit kognitivní přetížení a zvýšit celkovou angažovanost zaměstnanců.
5. Od chatu k úkolu: překlenutí mezery
📮ClickUp Insight: Přibližně 92 % znalostních pracovníků je vystaveno riziku ztráty důležitých rozhodnutí kvůli roztříštěné dokumentaci, přičemž pouze 8 % z nich používá nástroje pro řízení projektů ke sledování akčních položek.
Mezi diskusí a činy existuje obrovská propast, která vede k významné neefektivitě v tom, jak týmy sledují a provádějí práci.
Zjistili jsme, že většina týmů buď tráví drahocenný čas ručním dokumentováním akčních položek, nebo riskuje ztrátu důležitých rozhodnutí mezi chatem, e-mailem a dalšími nástroji.
- Téměř 40 % profesionálů sleduje akce ručně, což je časově náročný a chybový proces.
- 14 % respondentů necítí potřebu sledovat úkoly k provedení.
- Více než 38 % znalostních pracovníků se spoléhá na nejednotné metody sledování, což vede k potenciálním nedorozuměním a nedodržení termínů.
- Pouze 8 % využívá nástroje pro řízení projektů ke sledování akčních položek.
Hlavní závěry
📌 Ruční konverzní procesy vytvářejí nadbytečnou práci a zvyšují riziko zmeškání akčních položek.
📌 Nekonzistentní metody sledování vedou ke ztrátě informací a snížené odpovědnosti.
📌 Unifikované nástroje pro pracovní prostor s integrovanými nástroji pro převod konverzace na úkoly eliminují duplicitní práci tím, že umožňují okamžité akce z konverzačních vláken.
Naše 4 strategická doporučení
Pokud každé přerušení zkracuje naši dobu soustředění o 23 minut, je ztráta času v průběhu pracovního dne obrovská.
Jak jsme viděli, mezi hlavní výzvy v oblasti komunikace na pracovišti patří nedostatek kontextu, nadbytečné následné kroky a kognitivní přetížení způsobené používáním více nástrojů.
Organizace potřebují praktickou strategii, aby tyto komunikační mezery účinně překlenuly. Zde jsou čtyři strategická doporučení založená na poznatcích z našeho průzkumu, která vaší organizaci pomohou dosáhnout a udržet špičkovou produktivitu:
✅ Opravte chat a zasílání zpráv
Komunikace je často izolovaná a oddělená od skutečných pracovních postupů. Integrujte zasílání zpráv do svých pracovních postupů.
✅ Využijte umělou inteligenci
Eliminujte opakující se úkoly, jako je sledování, vytváření souhrnů a přiřazování akčních položek, pomocí automatizace a integrovaných asistentů AI.
✅ Okamžitě zpřístupněte kontext
Investujte do znalostních workflow založených na umělé inteligenci a výkonných funkcí pro vyhledávání v pracovním prostoru, které spojují dokumenty, úkoly a lidi.
✅ Využijte vestavěnou odpovědnost
Vytvořte pracovní postupy, které od samého začátku přiřazují odpovědnost, abyste nikdy nezmeškali žádný úkol nebo akci.
Jak může ClickUp pomoci?
Přiznejme si to. Práce nefunguje.
Naše projekty, dokumentace a komunikace jsou roztříštěny mezi nesouvislé nástroje, které snižují produktivitu.
Proto ClickUp, aplikace pro vše, co souvisí s prací , kombinuje řízení projektů pomocí umělé inteligence, správu znalostí a chat – vše poháněné umělou inteligencí, což vám pomáhá pracovat rychleji a chytřeji.
Zde jsou tři způsoby, jak vám ClickUp pomáhá odstranit bariéry v komunikaci týmu:
🏁 Inteligentní konverzace
Požádejte ClickUp Brain, aby shrnul chaty, navrhl nové odpovědi a dohnal aktualizace z komentářových vláken.
Umělá inteligence také pohání funkci Connected Search od ClickUp, která plynule propojuje znalosti s vašimi pracovními postupy. Vaše úkoly, dokumenty, chaty a lidé jsou nyní propojeni na jednom místě.
🏁 Snadná integrace
Jste fanouškem e-mailů nebo Slacku?
Využijte více než 1000 integrací ClickUp k propojení s vašimi oblíbenými nástroji a přeměňte e-maily a zprávy na sledovatelné úkoly jediným kliknutím. Nyní jsou všechny vaše pracovní postupy sjednoceny a hladce synchronizovány napříč nástroji.
🏁 Okamžitý kontext
Díky ClickUp Chat jsou práce a chat propojeny.
Posílejte svým kolegům soukromé zprávy, propojujte chatové vlákna s konkrétními úkoly, provádějte audio a video hovory a vytvářejte akční položky přímo z konverzací pomocí integrovaného chatu ClickUp. Žádný kontext se nikdy neztratí.
Další kroky
Jste připraveni překonat komunikační mezery, vstoupit do budoucnosti práce a maximalizovat produktivitu? Připojte se k více než 3 milionům týmů, které používají ClickUp ke zvýšení své produktivity. Zaregistrujte se zdarma ještě dnes.