Jak využít asynchronní videokomunikaci ke zlepšení práce na dálku

Věděli jste, že více než 70 % schůzek brání zaměstnancům v dokončení jejich práce? To platí zejména pro ty, kteří pracují na dálku.

Videokonference mohou pomoci udržet spojení mezi vzdálenými týmy, ale musí být efektivně strukturované, aby nedocházelo ke ztrátě času a frustraci.

Existuje tedy řešení, které umožňuje efektivnější komunikaci? Rozhodně ano! Asynchronní videokomunikace může být právě tou správnou odpovědí. Tento přístup vám poskytuje větší kontrolu nad konverzacemi a časovým managementem, minimalizuje zpoždění a zvyšuje efektivitu.

Jste připraveni zlepšit komunikaci na pracovišti? Podívejme se, jak vám může pomoci asynchronní videokomunikace!

Porozumění asynchronní a synchronní videokomunikaci

Existují dva hlavní typy videokomunikace v týmech pracujících na dálku: synchronní a asynchronní.

Synchronní videokomunikace je výměna videa a zvuku v reálném čase mezi dvěma nebo více osobami. Je to jako osobní rozhovor, ale virtuální. Představte si platformy pro videokonference, jako je Zoom nebo Google Meet – všichni jsou online a komunikují současně. Je to nezbytné pro spolupráci v reálném čase, brainstorming a rychlé rozhodování.

Naproti tomu asynchronní videokomunikace je výměna předem nahraných videozpráv namísto živých videohovorů. Jedná se o videoinformace sdílené na vyžádání, které příjemci mohou sledovat podle svého uvážení.

Na rozdíl od synchronní komunikace, která vyžaduje, aby všechny strany byly přítomny současně, asynchronní video zprávy nevyžadují okamžitou odpověď. V podstatě zanecháváte video zprávu, ke které lze později přistupovat a prohlížet ji, čímž kombinujete pohodlí chatu s efektivitou videohovorů.

Blog Remote dobře zachycuje asynchronní práci:

Asynchronní práce je jednoduchý koncept: Udělejte co nejvíce s tím, co máte, vše zdokumentujte, předejte odpovědnost za projekt další osobě a pak začněte pracovat na něčem jiném.

Synchronní nebo asynchronní? Obě metody jsou vhodné pro práci na dálku, ale asynchronní videokomunikace může vést k novým pracovním příležitostem. Nalezení správné rovnováhy mezi synchronní a asynchronní videokomunikací je klíčem k maximalizaci produktivity a zapojení týmu v prostředí práce na dálku.

Rozdíly a srovnání mezi synchronní a asynchronní komunikací

Pojďme se podívat na rozdíly mezi synchronní a asynchronní komunikací a na to, jak ovlivňují způsob, jakým se spojujeme a spolupracujeme.

Výhody používání asynchronní videokomunikace

V reakci na tento trend hledají společnosti efektivnější formy komunikace, aby zapojily zaměstnance pracující na dálku.

Ačkoli je osobní komunikace velmi cenná, není vždy možné organizovat videohovory, které by vyhovovaly časovým možnostem všech účastníků pro každou diskusi nebo oznámení. Neverbální signály však ovlivňují to, jak je vaše sdělení interpretováno, takže úplné opuštění osobní interakce také není ideální.

Zde je několik výhod používání asynchronní komunikace:

1. Zjednodušuje spolupráci napříč časovými pásmy

Je náročné naplánovat živé schůzky pro týmy v různých časových pásmech. Asynchronní schůzky umožňují týmům plynule komunikovat, aniž by musely koordinovat nabité rozvrhy a různé pracovní doby.

2. Zvyšuje flexibilitu

Flexibilní pracovní podmínky nabízejí větší flexibilitu a kontrolu nad vaším rozvrhem. Den plný povinných schůzek však může omezit vaši schopnost strukturovat si pracovní den. Asynchronní videohovory mohou snížit počet schůzek, což vám dá větší kontrolu nad vaším dnem a umožní vám soustředit se na vaše úkoly.

3. Zvyšuje produktivitu

Asynchronní schůzky vám umožňují sledovat videoobsah podle vašich časových možností.

Pokud jste například nejproduktivnější ráno, můžete si video prohlédnout a poskytnout zpětnou vazbu, když jste nejvíce soustředění, místo abyste se s tím trápili na konci dne.

4. Umožňuje snadné vyhledávání

Asynchronní schůzky můžete pozastavit, abyste si mohli udělat přestávku, pořídit si podrobné poznámky nebo přeskočit na relevantní části videa.

Díky tomu je snadné najít důležité informace nebo si znovu prohlédnout části, ke kterým jste měli dotazy.

5. Zajišťuje bezpečnost

Naštěstí většina moderních asynchronních komunikačních nástrojů má zabudované bezpečnostní funkce, které chrání vaše data a interakce.

Často potřebujete heslo pro přístup k videozáznamu nebo omezení přístupu pro konkrétní členy týmu, abyste zajistili bezpečnost důvěrných údajů.

6. Podporuje duševní zdraví

Asynchronní práce snižuje stres, protože vám umožňuje stanovit hranice, lépe zpracovávat informace a upřednostňovat své duševní zdraví.

Tím se vytváří prostředí, ve kterém se daří hluboké, nepřerušované práci, což zlepšuje celkovou pohodu.

10 strategií a osvědčených postupů pro asynchronní videokomunikaci

Hlavním cílem obchodní komunikace je vytvořit platformu, která všechny informuje a podporuje volnou výměnu informací.

Řízení rozptýlených týmů však přináší výzvy, zejména při zavádění efektivních asynchronních komunikačních metod, které zohledňují různé časové pásmo a rozvrhy.

Zde je 10 strategií a osvědčených postupů pro asynchronní videokomunikaci:

1. Používejte nástroj pro videokomunikaci

Abyste vynikali v asynchronní komunikaci, potřebujete nástroj navržený pro zvýšení srozumitelnosti a efektivity. Používejte výkonný software pro spolupráci, jako je ClickUp, který zajistí transparentnost vašich týmů pracujících na dálku a hybridních týmů.

Jako komplexní platforma pro správu projektů je ClickUp přizpůsoben tak, aby vyhovoval vašim potřebám v různých odvětvích a případech použití. Ať už váš tým potřebuje pomoc s řízením produktů nebo marketingovými kampaněmi, ClickUp pomáhá konsolidovat práci, zjednodušit komunikaci a hladce spravovat úkoly. Zde je několik funkcí ClickUp, které vám mohou usnadnit asynchronní komunikaci:

ClickUp Clips

Potřebujete sdělit složité pokyny nebo poskytnout podrobnou zpětnou vazbu? ClickUp Clips je funkce, kterou potřebujete!

Tento integrovaný nástroj pro nahrávání obrazovky vám umožňuje jasně sdělit vaše poselství sdílením nahrávek obrazovky, čímž eliminuje potřebu zdlouhavých e-mailových řetězců nebo osobních schůzek. Je ideální pro demonstraci procesů, vysvětlování úkolů a zdůraznění konkrétních problémů.

Spojením Clips s ClickUp Brain, vestavěným AI asistentem ClickUp, můžete také:

Díky tomu je snazší zkontrolovat a najít důležité body, aniž byste museli sledovat celé video.

Pro interaktivnější komunikaci vedle nahrávek obrazovky se ClickUp hladce integruje s ClickUp Chat View, který je speciálně navržen pro asynchronní práci. Nemusíte se složitě prohrabovat zprávami a můžete je snadno prohlížet a reagovat na ně svým vlastním tempem.

ClickUp nabízí další pokročilé funkce asynchronní digitální spolupráce, které doplňují Clips, například ClickUp Tasks, které zahrnují vnořené komentáře pro týmy k diskusi o nápadech.

Rozšíření ClickUp pro Chrome

Tato funkce záznamu obrazovky je přístupná prostřednictvím rozšíření ClickUp pro Chrome, což umožňuje pohodlné zachycování zpráv a produkčních záběrů bez nutnosti přepínání mezi platformami. Tato hladká integrace pomáhá udržovat plynulost a kontinuitu vaší práce a zajišťuje, že veškerá vaše komunikace je centralizovaná a snadno přístupná.

ClickUp Brain

ClickUp Brain může podle vašich potřeb sloužit jako správce znalostí AI, projektový manažer AI a asistent pro psaní. Může výrazně pomoci s asynchronní komunikací tím, že za vás shrne schůzky a vlákna zpráv. Například tradiční stand-up schůzky mohou narušit soustředěnou práci. ClickUp Brain nabízí řešení pro rychlé aktualizace týmu bez snížení produktivity.

Tři rychlé tipy pro zavedení asynchronní komunikace

Tento přístup podporuje soustředěnou práci a umožňuje členům týmu lépe strukturovat své pracovní dny.

ClickUp je navržen tak, aby podporoval týmy pracující společně v reálném čase nebo komunikující asynchronně, a zajišťoval tak, že všechny komunikační potřeby jsou uspokojeny v rámci jedné platformy.

2. Poskytování školení

Zavedení asynchronní komunikace často znamená začlenění nových nástrojů, jako je ClickUp, do pracovního prostředí. Je důležité nepředpokládat, že členové týmu jsou s těmito nástroji již obeznámeni, zejména pokud jde o jejich nejúčinnější využití.

Poskytnutí školicích materiálů, jako jsou dokumenty a videa, a určení jasného kontaktního místa pro dotazy může pomoci zajistit hladké přijetí.

K vytvoření školicích materiálů použijte ClickUp Docs. Vytvořte si školicí dokument, vložte do něj obrázky a možná i seznam s odrážkami pro klíčové body. ClickUp Docs vám dokonce umožňuje nahrávat videa přímo do dokumentu pomocí ClickUp Clips!

Jakmile je váš školicí dokument připraven, jeho sdílení je snadné. Nastavte oprávnění tak, aby k němu měli přístup správní lidé, nebo pokud je veřejně dostupný, zpřístupněte jej všem pomocí odkazu. Nyní se vaši školení mohou učit vlastním tempem.

3. Stanovte jasné cíle

Než vytvoříte asynchronní video, definujte jeho účel a to, čeho chcete dosáhnout. Ať už jde o informování, vzdělávání nebo přesvědčování, jasný cíl bude určovat obsah a zajistí, že bude relevantní pro publikum.

Pokud například vytváříte školicí video pro nové zaměstnance, vaším cílem může být seznámit je s firemní kulturou a politikami.

4. Stanovte technologické pokyny

Zavedení základních pravidel pro používání technologií na pracovišti, včetně pokynů pro asynchronní komunikační kanály, je skvělý nápad. Vzhledem k tomu, že mnoho lidí používá k přístupu k těmto kanálům osobní zařízení, mohou být k ochraně firemních dat nezbytná nová bezpečnostní opatření, jako je VPN.

Rozhodněte se, čemu chcete dát přednost ve svých asynchronních videích a okamžitých zprávách, protože ne všechny zprávy mohou být vždy asynchronní.

Můžete se například rozhodnout, že všechny nové zprávy by měly být vyřízeny do konce následujícího pracovního dne. Možná můžete vytvořit virtuální kanál Slack pro diskuse mimo téma!

5. Praktikujte transparentní komunikaci

Důvěra může klesat, když se komunikace přesouvá především na asynchronní kanály, zejména pokud jsou členové týmu na dálku. Pěstujte kulturu radikální transparentnosti tím, že budete všem členům svého týmu poskytovat otevřenou a upřímnou komunikaci.

Představte si například, že řídíte projekt s rozptýleným týmem. Místo toho, abyste sdílené informace sdíleli pouze během naplánovaných schůzek, můžete použít sdílený dokument ClickUp Doc k vedení deníku projektu.

Tento deník pravidelně aktualizujte o pokroku, výzvách a dalších krocích. Povzbuzujte členy týmu, aby přidávali své příspěvky, myšlenky a zpětnou vazbu. Díky tomu budou všichni informováni o stavu projektu, přijatých rozhodnutích a případných překážkách, což podpoří pocit důvěry a spolupráce.

6. Buďte struční

Pozornost je krátkodobá, zejména v digitálním prostředí. Vaše videa by měla být stručná a výstižná a měla by se soustředit na klíčové sdělení nebo informace, které chcete předat.

Vyhněte se zbytečným detailům nebo zdlouhavým vysvětlením. Pokud například vytváříte demo video produktu, zaměřte se na zdůraznění klíčových funkcí a výhod, místo abyste se podrobně zabývali každým aspektem produktu.

7. Vyžádejte si zpětnou vazbu

Povzbuzujte členy svého týmu, aby vyzkoušeli nové nástroje a poskytovali zpětnou vazbu. Skutečná situace se může výrazně lišit od vašeho vnímání jako vedoucího nebo manažera.

Pozvěte je také, aby se podělili o své názory na komunikaci na pracovišti a pracovní postupy v rámci projektů a navrhli způsoby, jak je vylepšit. Při získávání zpětné vazby prostřednictvím asynchronních videí může být užitečná aplikace ClickUp Proofing. Umožňuje vám přidávat poznámky k obrázkům, videím a souborům PDF a vytvářet prostor pro podrobnou zpětnou vazbu.

Takto pomáhá ClickUp Proofing:

8. Nebojte se nadměrné komunikace

Vzhledem k tomu, že příjemci mohou reagovat na zprávy podle svého uvážení, poskytnutí všech nezbytných informací předem pomáhá zajistit srozumitelnost a snížit potřebu následných dotazů.

Nadměrná komunikace může být v tomto kontextu prospěšná, protože umožňuje příjemcům plně porozumět sdělení a bez prodlení přijmout nezbytná opatření. Tento přístup zajišťuje efektivitu a účinnost asynchronní komunikace, což přispívá k plynulejším pracovním postupům a lepší spolupráci.

9. Zachovejte profesionální tón

I když je asynchronní komunikace flexibilnější, zachovávejte ve svých videích profesionální vystupování. Oblékněte se vhodně a mluvte jasně a sebevědomě. Vyhněte se používání slangu nebo neformálního jazyka, pokud to není vhodné pro vaše publikum.

10. Nepřevádějte asynchronní komunikaci na synchronní

Udržujte asynchronní komunikaci asynchronní! Pokud například začnete s kolegou rychle si vyměňovat e-maily, v podstatě používáte e-mail synchronně a vytváříte tak precedens pro budoucí interakce.

Pokud nestanovíte jasné pokyny, může dojít k nejasnostem a zmatení ohledně očekávání v oblasti komunikace. Pro zajištění toho, aby všichni rozuměli a dodržovali dohodnuté termíny, je důležité zachovat asynchronní povahu komunikace.

Doufáme, že vám tyto tipy pro práci z domova a osvědčené postupy pro asynchronní videokomunikaci pomohou zvýšit produktivitu a spolupráci ve vašem pracovním prostředí.

Implementací těchto strategií můžete pomocí asynchronních komunikačních nástrojů, jako je ClickUp, zjednodušit pracovní postupy, zlepšit komunikaci v týmu a efektivněji dosahovat svých cílů.

Potenciální rizika a jak je zmírnit

Asynchronní videonástroje nepochybně nabízejí flexibilitu a pohodlí pro spolupráci na dálku.

Tyto výhody však s sebou nesou potenciální rizika, která je třeba řešit, aby byla zajištěna hladká a bezpečná spolupráce.

Podívejme se na některá z těchto rizik a prozkoumejme způsoby, jak je zmírnit.

Analýza problému zoombombingu v synchronních videohovorech

Než budeme pokračovat, musíme pochopit, co je to zoombombing!

Zoombombing označuje neoprávněné vniknutí do videokonference nebo konferenčního hovoru. Ačkoli asynchronní videokomunikace obvykle tomuto konkrétnímu riziku nečelí, mohou se vyskytnout jiné formy neoprávněného přístupu nebo narušení dat.

Abyste takovým narušením zabránili, ujistěte se, že vámi zvolená platforma nabízí robustní bezpečnostní funkce. Zvažte použití šifrování typu end-to-end, vyžadování silných hesel a implementaci kontrol přístupu. Vysvětlete svému týmu důležitost bezpečných komunikačních postupů a udržujte své bezpečnostní protokoly aktuální.

Důležitost zabezpečení dat a ochrany soukromí ve videokomunikaci

Bezpečnost a ochrana dat, včetně asynchronních video nástrojů, jsou důležité v jakékoli komunikaci.

Chcete-li chránit citlivé informace, používejte platformu, která splňuje předpisy na ochranu osobních údajů, jako jsou GDPR nebo CCPA. Šifrujte své video soubory v klidu i při přenosu a omezte přístup pouze na oprávněné osoby.

Kromě toho pravidelně kontrolujte a aktualizujte svá bezpečnostní opatření, abyste předešli potenciálním hrozbám.

Pokud již ClickUp na svém pracovišti používáte, přidejte vrstvu pro spolupráci tím, že se rozhodnete pro integraci ClickUp se Zoomem a budete schůzky pořádat přímo v ClickUp.

Tato integrace může zvýšit bezpečnost několika způsoby:

Dodržováním těchto bezpečnostních opatření a tipů pro Zoom můžete práci na dálku pro sebe i svůj tým usnadnit a zabezpečit.

Začněte asynchronní videokomunikaci pomocí ClickUp

Ačkoli synchronní komunikace může být považována za „normu“, existuje lepší způsob!

Asynchronní komunikace nabízí větší flexibilitu a může snížit stres vašich zaměstnanců. Pomáhá také budovat rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem zaměstnanců pracujících na dálku tím, že zmírňuje tlak na neustálé připojení.

A pokud chcete optimalizovat svou asynchronní komunikaci, proč nevyužít ClickUp?

ClickUp nabízí různé funkce pro zlepšení týmové spolupráce, včetně správy úkolů, sdílení souborů a nahrávání obrazovky. Tyto nástroje vám a vašemu týmu pomohou udržet pořádek, komunikovat vlastním tempem a efektivněji dosahovat cílů v prostředí práce na dálku.

Vyzkoušejte ClickUp zdarma, abyste zvýšili produktivitu a ušetřili svému týmu drahocenný čas!

Často kladené otázky (FAQ)

Jaký je rozdíl mezi asynchronním a synchronním videem?

Asynchronní video zahrnuje předem nahraný obsah, který si diváci mohou prohlížet vlastním tempem, jako jsou nahrané přednášky, školicí videa a webináře na vyžádání. Na druhé straně synchronní video označuje živé video interakce v reálném čase, při nichž účastníci komunikují mezi sebou současně, včetně videokonferencí, živého vysílání a virtuálních schůzek.

Co je asynchronní videokomunikace?

Asynchronní videokomunikace označuje výměnu předem nahraného obsahu nebo asynchronních videozpráv, které lze sledovat v různých časech. To účastníkům umožňuje reagovat na obsah a zapojit se do něj podle své dostupnosti.

Co znamená synchronní video?

Synchronní video označuje živé interakce, při nichž účastníci komunikují prostřednictvím videohovorů v reálném čase. Patří sem videokonference, živé vysílání a virtuální schůzky, při nichž mohou účastníci komunikovat okamžitě.

Jsou videohovory asynchronní?

Ne, videohovory jsou synchronní. Jedná se o komunikaci v reálném čase prostřednictvím obrazovky počítače nebo jiných mobilních zařízení, kde se účastníci mohou okamžitě vidět a slyšet, podobně jako při osobních setkáních.

Co znamená synchronní?

Synchronní se vztahuje k událostem nebo procesům, které probíhají současně nebo v reálném čase. V kontextu videokomunikace zahrnují synchronní interakce videohovory mezi účastníky, jako je například hovor přes Zoom.