Produktivita zaměstnanců je v každé organizaci mýtickým pojmem – jak můžeme vědět, že je někdo skutečně produktivní? Vytvořili jsme proto kontrolní body, jako jsou synchronizované schůzky, přítomnost v kanceláři, časově omezené přestávky na oběd a pracovní doba od 9 do 17 hodin.
Časy se však změnily. Synchronní práce v kanceláři již není jediným druhem práce. Dnešní pracovníci požadují větší flexibilitu, a to nejen v pracovní době, ale také ve způsobu, jakým pracují.
Jak můžete jako vedoucí pracovník, manažer nebo personalista implementovat asynchronní pracovní strategie, abyste jim pomohli? Pojďme to zjistit.
Co je to asynchronní práce?
Asynchronní práce označuje styl práce, při kterém zaměstnanci plní úkoly a komunikují s kolegy podle svého vlastního harmonogramu, bez tlaku interakce nebo spolupráce v reálném čase. Jedná se o flexibilní pracovní uspořádání, které zaměstnancům poskytuje větší kontrolu nad jejich pracovním dnem.
Pracovní doba jednotlivých členů týmu se totiž ne vždy shoduje s pracovní dobou ostatních, proto se tento styl práce nazývá asynchronní.
Asynchronní vs. vzdálená práce: Jak vypadá asynchronní pracoviště?
Asynchronní práce nutně neznamená, že všichni členové vašeho týmu pracují na dálku nebo že se nacházejí v různých částech světa. Znamená to pouze, že každý má svobodu rozhodovat o tom, jak, kde a kdy bude pracovat.
Asynchronní práce se vyznačuje následujícími rysy:
- Zaměstnanci mají flexibilitu pracovat na dálku a udržovat si vlastní pracovní dobu.
- Své pracovní rozvrhy si přizpůsobují svému životnímu stylu, zvykům a cyklům produktivity.
- Týmy komunikují prostřednictvím nástrojů pro práci na dálku, společných dokumentů, e-mailů a systémů pro řízení projektů (namísto osobních schůzek v reálném čase).
- Oni rozhodují o pravidlech, hranicích a kodexu, kterými se řídí jejich asynchronní práce.
- Veškerá spolupráce v reálném čase je naplánována předem a optimalizována pro maximální produktivitu.
Stručně řečeno, asynchronní práce odděluje produktivitu od viditelnosti a dostupnosti. Jak zdůrazňuje Tyler Gillespie, zakladatel a asynchronní pracovník, ve svém blogu o asynchronní komunikaci,
[Asynchronní práce je] důkazem toho, že zaměstnanci a členové týmu jsou dospělí lidé, kteří nepotřebují být neustále sledováni nebo řízeni.
[Asynchronní práce je] důkazem toho, že zaměstnanci a členové týmu jsou dospělí lidé, kteří nepotřebují být neustále sledováni nebo řízeni.
Závěr? Nemusíte sedět ve své kanceláři, aby vás ostatní viděli pracovat!
📮 ClickUp Insight: 48 % zaměstnanců tvrdí, že hybridní práce je nejlepší pro rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem. Přestože 50 % z nich stále pracuje převážně v kanceláři, může být udržování souladu mezi jednotlivými pracovišti náročné. ClickUp je však navržen pro všechny typy týmů: vzdálené, hybridní, asynchronní a všechny ostatní.
Díky ClickUp Chat & Assigned Comments mohou týmy rychle sdílet aktualizace, poskytovat zpětnou vazbu a proměnit diskuse v konkrétní kroky – bez nekonečných schůzek. Spolupracujte v reálném čase prostřednictvím ClickUp Docs a ClickUp Whiteboards, přiřazujte úkoly přímo z komentářů a udržujte všechny na stejné vlně, bez ohledu na to, odkud pracují!
💫 Skutečné výsledky: Společnost STANLEY Security zaznamenala 80% nárůst spokojenosti s týmovou prací díky bezproblémovým nástrojům pro spolupráci ClickUp.
Porozumění asynchronní práci
Asynchronní práce odděluje produktivitu od neustálé komunikace. Asynchronní komunikace pomáhá vykonávat práci co nejméně rušivým způsobem, bez nutnosti okamžité odpovědi nebo reakce. V tomto stylu práce si kolegové navzájem respektují svou autonomii a cení si flexibility na pracovišti.
V čem se liší od tradiční práce (kterou nazýváme synchronní prací)? Pojďme to zjistit.
Synchronní vs. asynchronní práce: Jaké jsou rozdíly?
Asynchronní a synchronní práce jsou dva provozní modely, které se liší především v dostupnosti členů týmu v daném čase. Synchronní práce je obvykle od 9 do 17 hodin, kdy jsou všichni v kanceláři nebo dostupní online.
Asynchronní práce nastává, když týmy společně stanoví své cíle a kritéria přijatelnosti a poté se rozejdou, aby vykonaly svou část práce ve svém vlastním čase a prostoru. Tento rozdíl se projevuje různými způsoby.
| Atribut | Asynchronní práce | Synchronní práce |
|---|---|---|
| Pracovní model | Zaměstnanci jsou nezávislí jak na místě, tak na čase | I rozptýlené týmy spolupracují v reálném čase a pracují společně. |
| Komunikace | Prostřednictvím nástrojů pro řízení projektů, e-mailů, zasílání zpráv atd. | Osobně nebo prostřednictvím živých video/audio hovorů |
| Management | Vysoce samostatné řízení | Manažeři hrají velkou roli |
| Doba odezvy | Společně dohodnuto týmem | Očekává se okamžitá odpověď |
| Důvěra | Vysoká důvěra a autonomie | Nízká důvěra (s monitorováním) |
V čem je asynchronní práce lepší?
Představte si situaci v kanceláři: Přijdete do práce, pozdravíte se a jeden z kolegů vás požádá, abyste vytvořili obsah, konkrétně příspěvek na blog pro webové stránky. Začnete na tom pracovat.
Ťuk, ťuk; vyruší vás kolega, který prochází kolem vašeho stolu a chce s vámi probrat měsíční zprávu Google Analytics. Mrknete na čísla a v duchu si je propočítáte, když... ping! Váš nadřízený chce, abyste s ním rychle probrali jeden telefonát.
Přehodnotíte priority několika úkolů a prodiskutujete některé personální otázky ve svém týmu. Než se nadějete, je čas na oběd.
Shrnutí: Zatímco jste byli zaneprázdněni, váš původní seznam úkolů zůstal nedotčen.
I když k tomu může dojít i v asynchronní práci, systémy poskytují určité taktiky a metody, jak tomu zabránit.
- Vypnutí oznámení: Oznámení Slacku můžete vypnout, abyste se mohli soustředit na své úkoly. (Nemůžete však zabránit kolegovi, aby prošel kolem vaší kanceláře!)
- Lepší denní plánování: Můžete si vyhradit čas na kontrolu zpráv nebo e-mailů, abyste nebyli rušeni při soustředěné práci. (Jak plánujete náhodné vyrušení?)
- Řízené očekávání: Asynchronní týmy neočekávají okamžité odpovědi, což usnadňuje odmítnutí, je-li to nutné. (Je mnohem těžší odmítnout někoho, kdo vás osobně požádá o „rychlý rozhovor“).
- Speciálně vyvinuté systémy: Asynchronní týmy také disponují dokumentací, nástroji pro řízení projektů a dalšími nástroji, které zajišťují, že informace jsou otevřené a dostupné pro každého, kdo je potřebuje. (Nemusíte být tím, kdo odpovídá na všechny otázky)
- Správa kalendáře: Můžete si naplánovat „komunikační hodiny“ podobně jako konzultační hodiny u profesora, abyste ostatním dali vědět, kdy jste k dispozici pro hovory. (V kanceláři by to mohlo být finančně náročné).
Asynchronní práce je jako poklepání na rameno, které zůstává pozastavené, dokud se vy nebo váš kolega nepřihlásíte nebo nezačnete společně psát dokumenty napříč různými časovými pásmy.
📮ClickUp Insight: Přepínání mezi kontexty tiše snižuje produktivitu tvého týmu. Náš výzkum ukazuje, že 42 % přerušení práce pochází z přepínání mezi platformami, správy e-mailů a přeskakování mezi schůzkami.
Co kdybyste mohli tyto nákladné přerušení eliminovat? ClickUp spojuje vaše pracovní postupy (a chat) do jedné efektivní platformy. Spouštějte a spravujte své úkoly z chatu, dokumentů, tabulek a dalších míst, zatímco funkce založené na umělé inteligenci udržují kontext propojený, prohledávatelný a spravovatelný!
Znamená to, že veškerá synchronní práce snižuje produktivitu? Ne!
Ne všechna synchronní komunikace je zbytečná. Existuje řada případů, kdy je spolupráce v reálném čase nezbytná k tomu, aby se týmy dostaly na stejnou vlnu.
📚 Bonusové čtení: Jak asynchronní práce mění spolupráci
Kdy je vhodná synchronní a kdy asynchronní práce?
Synchronní práce je nejvhodnější v případech, kdy je nezbytná komunikace v reálném čase, například:
- Hodnocení týmu: Osobní setkání v reálném čase pomáhá lépe řešit emocionální a lidské aspekty zpětné vazby.
- Brainstormingové sezení: Synchronní dostupnost pomáhá navazovat na nápady ostatních v uzavřeném prostředí.
- Náhodné nápady: Neformální rozhovory u kávovaru mohou vést k významným průlomům, pokud týmy pracují synchronně.
- Přesvědčování: Je velmi nepravděpodobné, že byste mohli přesvědčit potenciálního zákazníka k nákupu nebo rozzlobeného zákazníka k setrvání bez osobní interakce.
- Workshopy: Učení praxí je nejúčinnější, když se odehrává osobně a v reálném čase. To platí zejména pro úkoly, které vyžadují spolupráci dvou nebo více lidí.
Asynchronní práce je vhodnější, když týmy potřebují prostor pro soustředěnou práci, například:
- Psaní stand-upů: Jednoduché, pravidelné aktualizace o provedené práci, práci v procesu a překážkách lze zasílat asynchronně. S pomocí asistenta pro řízení projektů s umělou inteligencí, jako je ClickUp Brain, můžete tento proces automatizovat na denní, týdenní nebo vlastní frekvenci.
- Společné vytváření obsahu: Jakmile se dohodnete na tématu, můžete asynchronně napsat obsah. Více lidí může vkládat své práce do společného dokumentu a provádět úpravy nezávisle, a dokonce i společně, aniž by bylo nutné pořádat schůzky v reálném čase. Jak? Díky okamžité a živé spolupráci v nástroji pro správu dokumentů, jako je ClickUp Docs!
- Řízení projektů: Projektový manažer může většinu své práce vykonávat asynchronně. Může například přidělovat úkoly, vytvářet pracovní postupy, zasílat zvukovou/textovou zpětnou vazbu atd., aniž by byl v reálném čase přítomen s členy týmu.
- Zaškolování nových zaměstnanců: Provázení nového zaměstnance každým krokem je již minulostí. Dnes můžete připravit jasný a podrobný dokument pro zaškolování, který si nový zaměstnanec může projít sám!
💡 Tip pro profesionály: Potřebujete pomoc s přechodem na asynchronní zaškolování? Stáhněte si zdarma šablonu ClickUp pro zaškolování zaměstnanců – je to komplexní zdroj pro organizaci kontrolního seznamu pro zaškolování, plánování schůzek a úkolů pro seznámení zaměstnanců s jejich rolí a správu školení.
Pokud budete postupovat podle modelu, který kombinuje oba přístupy, můžete zvýšit efektivitu komunikace na hybridním pracovišti.
Nyní, když jsme pochopili, co je to asynchronní práce a jak se liší od tradičních modelů, vám ukážeme, jak ji můžete plně přijmout.
Jak zavést asynchronní práci: osvědčené postupy
Teoreticky je asynchronní práce jednoduchá – nechte lidi řídit sami sebe a svou práci způsobem, který jim nejlépe vyhovuje. V praxi to však může vést k chaosu.
K hladké implementaci asynchronní práce potřebujete lidi, procesy a technologie, které umožní nejen zaměstnancům, ale i manažerům, personálnímu oddělení atd. Podívejme se, jak můžete využít tyto osvědčené postupy k zajištění úspěchu.
1. Identifikujte šampiony asynchronní práce a získejte podporu vedení
Nic se nedá dokázat, pokud tomu lidé nevěří a neztotožňují se s tím.
Abyste mohli pracovat asynchronně, musíte znát náladu svého publika. Musíte získat podporu vedení a zjistit, co zaměstnanci skutečně chtějí.
Získání podpory vedení
Získání podpory vedení pro asynchronní práci spočívá v propojení jejich cílů (efektivita, produktivita, kultura, výsledky) s výhodami asynchronní práce.
Propojte asynchronní práci s výsledky, na kterých záleží vedoucím pracovníkům:
- Rychlost: Méně času promarněného zbytečnými schůzkami = rychlejší rozhodování
- Kvalita: Lidé mají více času na soustředění = hlubší myšlení a lepší výsledky
- Náklady: Méně schůzek = méně časového vyčerpání, více času na práci s vysokou přidanou hodnotou
- Globální spolupráce týmů: Async činí práci napříč časovými pásmy inkluzivnější a produktivnější.
Používejte věty jako: „Asynchronní komunikace nám dává více času na jasné uvažování a kvalitní reakce, aniž bychom museli čekat na termíny schůzek. “
💡 Tip pro profesionály: Pokud již používáte asynchronní nástroje (jako ClickUp ), zdůrazněte úspěchy. Například od přechodu na ClickUp týmy hlásily:
- Úspora více než 3 hodin týdně ( 60,2 % zákazníků )
- Ušetřené peníze (54,7 % zákazníků)
- Vyšší efektivita (96,7 % zákazníků)
- Lepší spolupráce (87,9 % zákazníků)
Vedení může být opatrné vůči další velké změně. Navrhněte tedy pilotní projekt:
- „Zkusme asynchronní aktualizace stavu po dobu jednoho čtvrtletí – zatím není nutné zavádět je v celé organizaci.“
- „Co kdybychom používali ClickUp Clips pro individuální aktualizace a telefonáty využívali pouze v případě potřeby?“
To snižuje vnímané riziko a dává jim ochutnat výhody.
Zhodnocení toho, co zaměstnanci chtějí
- Proveďte průzkumy, abyste zjistili, zda vaše týmy chtějí asynchronní práci; ClickUp Forms je k tomu skvělý nástroj.
- Zeptejte se, zda potřebují pouze flexibilní pracovní dobu nebo také flexibilní místo výkonu práce.
- Seznamte se s jejich současnými pracovními metodami a úrovní produktivity.
Poté identifikujte zvláště nadšené členy svého týmu, kteří budou tuto myšlenku prosazovat mezi ostatními. Poskytněte jim nástroje a procesy potřebné k posílení řízení změn.
2. Vytvořte systémy
Vzdálené týmy také potřebují společné pracoviště, pouze s tím rozdílem, že je virtuální. Vytvořte pro svůj tým komplexní a mnohostranný virtuální pracovní prostor. All-in-one pracovní platforma ClickUp pro vzdálenou práci vám poskytne vše, co potřebujete k podpoře asynchronní práce:
- Projekty a úkoly
- Více zobrazení
- Sledování produktivity
- Řízení výkonu
- Dokumentace
- Automatizace
📮ClickUp Insight: Týmy s nízkým výkonem mají čtyřikrát větší pravděpodobnost, že budou používat více než 15 nástrojů, zatímco týmy s vysokým výkonem si udržují efektivitu tím, že omezují své nástroje na 9 nebo méně platforem. Ale co takhle používat jednu platformu?
Jako všestranná aplikace pro práci ClickUp sdružuje vaše úkoly, projekty, dokumenty, wiki, chat a hovory na jedné platformě a doplňuje je o pracovní postupy založené na umělé inteligenci. Jste připraveni pracovat chytřeji? ClickUp funguje pro každý tým, zviditelňuje práci a umožňuje vám soustředit se na to, co je důležité, zatímco umělá inteligence se postará o zbytek.
3. Konsolidujte komunikaci
Zajistěte, aby každý systém, který nastavíte, umožňoval asynchronní komunikaci, výměnu nápadů a spolupráci na akčních položkách.
ClickUp zahrnuje také řadu funkcí pro asynchronní komunikaci. ClickUp Tasks nabízí vnořené komentáře, díky kterým mohou týmy debatovat/diskutovat o nápadech v kontextu. ClickUp Whiteboards a Mind Maps činí virtuální spolupráci vizuální a efektivní tím, že týmům poskytují sdílené plátno pro brainstorming nápadů, propojují je se stávajícími znalostmi prostřednictvím ClickUp Docs a dokonce vytvářejí akční úkoly pro následné kroky.
ClickUp Chat je speciálně navržen pro asynchronní práci, aby konverzace zůstaly soustředěné, praktické a přímo tam, kde se práce odehrává.
Místo přepínání mezi aplikacemi pro zasílání zpráv a nástroji pro správu úkolů mohou týmy diskutovat o projektech přímo v ClickUp – na stejné stránce jako jejich úkoly, dokumenty a časové osy. Můžete označovat členy týmu, odkazovat na konkrétní úkoly nebo dokumenty a dokonce jediným kliknutím přeměnit zprávy na akční položky.
Vlákna pomáhají udržovat diskuse přehledné, zatímco oznámení zajišťují, že vám nic neunikne, i když jste od sebe vzdáleni několik hodin. Je to v reálném čase, když to potřebujete, a asynchronní, když to nepotřebujete.
4. Jděte nad rámec textových zpráv a omezte používání Slacku
Při psaní textových zpráv, zejména mezi lidmi, kteří mluví jiným dialektem nebo pocházejí z jiné kultury, může být váš tón špatně pochopen. Vyhněte se tedy Slacku – zbavte se rušivých chatovacích aplikací a vytvořte možnosti komunikace prostřednictvím textu, zvuku, videa a dalších médií.
Například ClickUp Clips vám umožňuje okamžitě sdílet záznamy obrazovky a poskytovat hlasovou zpětnou vazbu. Místo videohovoru (který vyžaduje společnou dostupnost) můžete vytvořit video (s komentářem nebo bez něj), které si příjemce může prohlédnout později.
S aplikací Clips můžete také:
- Přepište nahrávky a zkopírujte relevantní úryvky konverzace pro asynchronní zasílání zpráv.
- Přidávejte komentáře do videa a zahajujte konverzace na časové ose.
- Proměňte popisy klipů v reálný seznam úkolů
- Prohledávejte přepisy a najděte konkrétní téma k diskusi.
🎥 Zde se dozvíte, jak můžete pomocí ClickUp Brain, nativní umělé inteligence ClickUp, přepisovat hlasové a video zprávy pro asynchronní práci:
5. Řiďte očekávání a komunikujte nadměrně
Svolejte tým, abyste stanovili pravidla a očekávání pro všechny členy. To může zahrnovat rozhodování o:
- Jak rychle je třeba na zprávu odpovědět?
- V jakém časovém pásmu jsou stanoveny termíny?
- Kdy můžeme požádat o konverzaci v reálném čase?
- Kde a jak by měla být poskytována zpětná vazba?
Vytvořte pro svůj tým/organizaci chartu asynchronní práce na ClickUp Docs. Sdílejte ji se všemi relevantními osobami. Vyzvěte je, aby přidali komentáře/zpětnou vazbu. Vyvíjejte se postupně!
V asynchronní pracovní kultuře není nadměrná komunikace chybou, ale výhodou. Protože se nespoléháte na konverzace v reálném čase, které by vyplnily mezery, pomáhá vám předem jasná a podrobná komunikace předcházet nedorozuměním, zpožděním a opakované práci.
Zde je návod, jak efektivně komunikovat v asynchronní pracovní kultuře, aniž byste svůj tým zahlcovali informacemi.
- Uveďte kontext, nejen úkol: Místo „Aktualizoval jsem tabulku“ řekněte: „Aktualizoval jsem tabulku příjmů za 2. čtvrtletí o nové údaje z prodeje. Čísla odrážejí uzavřené obchody k 5. květnu. Rozpis podle regionů najdete na záložce 3. “
- Upřednostňujte písemnou komunikaci a propojitelné aktualizace: Používejte nástroje jako ClickUp Docs nebo úkoly s komentáři k dokumentování rozhodnutí, uvažování a dalších kroků. Tímto způsobem mohou ostatní navázat tam, kde jste skončili – bez nutnosti schůzky.
- Shrňte dlouhé vlákna: Pokud jste vedli dlouhou konverzaci nebo spolupráci, shrňte ji pomocí TL;DR: „Shrnutí: Dohodli jsme se na změnách časového harmonogramu (nyní 1. června), dalším krokem je aktualizace briefu Alexem. Celá konverzace je výše. ”
💡 Tip pro profesionály: Využijte funkce umělé inteligence ClickUp Brain k shrnutí dlouhých dokumentů nebo diskusních vláken během několika sekund pomocí jednoduchých pokynů.
6. Sledujte produktivitu
I když týmy nemusí mít rády, když jsou sledovány v tom, co dělají, kdy pracují atd., pomáhá to organizaci sledovat produktivitu. Povzbuzujte členy týmu, aby:
- Pomocí funkce ClickUp Time Tracking zaznamenávejte jejich pracovní dobu.
- Jasně nastavte dostupnost, aby projektový manažer mohl podle toho přidělovat úkoly.
- Vytvářejte téměř přesné odhady času pro úkoly, které jim byly přiděleny.
Sledujte také, kolik času zabírají schůzky, e-maily, chatové zprávy, Slack huddles atd., abyste mohli změřit dopad asynchronního způsobu práce na produktivitu.
7. Zabraňte skupinovému myšlení
Skupinové myšlení je, zjednodušeně řečeno, nekritický konsenzus ohledně něčeho, protože lidé se chtějí vyhnout konfrontaci. To může být větší problém v týmech pracujících na dálku, protože pro ty, kteří nesouhlasí, je snazší prostě mlčet.
Abyste tomu zabránili:
- Povzbuzujte všechny, aby se vyjadřovali
- Označte osoby a pozvěte je, aby přidaly komentáře.
- Vychovávejte šampiona asynchronní práce (pamatujete si z kroku 1?), aby povzbuzoval tiché kolegy k přispívání.
- Pokud je to nezbytně nutné, vytvořte možnosti anonymního zadávání prostřednictvím formulářů a ankety.
8. Integrujte práci a pracovní postupy
Většina týmů používá k plnění svých úkolů několik nástrojů. Efektivní integrace vašich asynchronních komunikačních nástrojů usnadňuje práci.
Můžete například integrovat Zoom s ClickUp a zahájit hovory přímo z vaší platformy pro správu projektů. Díky integraci se Slackem můžete konkrétní osoby informovat o změně stavu úkolu. Softwarové týmy integrují nástroje jako GitHub, LambdaTest atd., aby zajistily plynulý pracovní tok.
I přes veškerou snahu jsou výzvy nevyhnutelné. Podívejme se, s čím se můžete setkat a jak je můžete překonat.
Asynchronní práce: výzvy a omezení
Zjistili jsme, že asynchronní spolupráce nabízí několik výhod a je velmi oblíbená u moderních týmů. Samotná asynchronní spolupráce však není nejlepším přístupem pro všechny případy. Zde je vysvětleno, proč tomu tak je a jak můžete překonat tato omezení.
Únava ze Zoomu a přetížení oznámení
Práce v odlišném fyzickém prostředí může vést k tomu, že si lidé budou příliš často posílat zprávy nebo požadovat příliš mnoho schůzek. To může zmařit samotný účel asynchronní práce.
🔷 Řešení
Vytvořte v organizaci kulturu dokumentace. Povzbuzujte týmy, aby zaznamenávaly klíčové myšlenky, myšlenkové procesy, názory a další informace, aby k nim měli lidé přístup, kdykoli je potřebují. Využijte to k vytvoření asynchronního pracovního postupu, který v dlouhodobém horizontu usnadní život všem.
📮ClickUp Insight: Podle našeho průzkumu efektivity schůzek se téměř 40 % respondentů účastní 4 až 8 a více schůzek týdně, přičemž každá schůzka trvá až hodinu. To znamená, že celková doba věnovaná schůzkám v celé vaší organizaci je ohromující.
Co kdybyste mohli ten čas získat zpět? Integrovaný AI Notetaker od ClickUp vám pomůže zvýšit produktivitu až o 30 % díky okamžitým shrnutím schůzek, zatímco ClickUp Brain pomáhá s automatizovaným vytvářením úkolů a zefektivněním pracovních postupů, čímž promění hodiny schůzek v praktické poznatky.
Komunikace napříč několika časovými pásmy
Už se vám někdy stalo, že jste poslali pozdrav „ahoj“ a než vám příjemce odpověděl, zapomněli jste, co jste chtěli říct? To se může stávat častěji, když týmy pracují v různých časových pásmech.
🔷 Řešení
- Určete společné pracovní hodiny pro plánování důležitých videohovorů, komunikace v reálném čase a předávání projektů.
- Stanovte jasná očekávání ohledně toho, kdy a jak budou členové týmu reagovat na zprávy ostatních.
- Nastavte šablony a rámce pro konverzace – například povzbuďte všechny, aby uvedli kontext a položili otázku v plném znění, místo pouhého „ahoj“.
Zapojení týmu
Izolace způsobená prací na dálku a nemožností osobního kontaktu s kolegy může mít negativní vliv na motivaci. Řeč těla a energie při osobním setkání hrají klíčovou roli v udržení vysoké morálky. Členové týmu mohou ztratit smysl pro účel a soulad s cíli organizace.
🔷 Řešení
Zařaďte zapojení týmu do klíčových oblastí odpovědnosti manažerů (KRA). Občas zařaďte společenské a zábavné aktivity. (Můžete dokonce požádat členy týmu, aby se podělili o fotky svých koček – to vždycky zabere!)
Naléhavost vs. flexibilita
Práce na dálku znamená, že členové týmu nemusí rozumět naléhavosti nebo dopadu určitých problémů. Například ticket s „prioritou jedna“ vyžaduje okamžitou pozornost, ale flexibilní tým nemusí mít k dispozici nikoho, kdo by se mu mohl věnovat.
🔷 Řešení
Naplánujte si flexibilní rozvrh, abyste zajistili splnění smluv o úrovni služeb (SLA). Pokud potřebujete, aby byli členové týmu k dispozici v určitých časech, uveďte to včas a naplánujte si rozvrh odpovídajícím způsobem.
Účinnost školení
I když si individuální učení vlastním tempem získává na popularitě, často není nejúčinnější. Je téměř nemožné dokumentovat nebo předávat tacitní znalosti v pracovním prostředí. Práce ve stejné kanceláři pomáhá modelovat chování, které může být v asynchronním prostředí obtížné.
🔷 Řešení
Vytvářejte akční vzdělávací moduly. Sdružujte týmy, aby se mohly navzájem učit. Vytvářejte interaktivní plány lekcí. Nezůstávejte pouze u počátečního zaškolení – vytvořte možnosti pro pravidelné školení a přeškolování členů týmu.
Význam asynchronní práce v dnešní pracovní kultuře
Vedoucí pracovníci a odborníci v oblasti lidských zdrojů již nemohou z několika důvodů asynchronní pracovní struktury ignorovat.
Preference uchazečů o zaměstnání
🧠 Zajímavost: Přibližně 98 % zaměstnanců chce pracovat na dálku, alespoň na částečný úvazek.
Zaměstnanci generace Z se mnohem častěji zapojují do práce na dálku a flexibilita je atraktivní zejména pro ženy v pracovním procesu.
Digitální nomádství
Řada moderních znalostních pracovníků dává přednost práci na cestách. Některé z nejvíce specializovaných a nejlépe placených dovedností jsou k dispozici pouze těm, kteří chtějí být nezávislí na místě a čase. Pro ně se asynchronní práce a nástroje pro digitální nomády stávají základem efektivity.
Alternativní politiky dovolených
Dosud byla jedna práce na plný úvazek vykonávána jednou osobou, které byl přidělen pevný počet dnů placené dovolené. Dnes zaměstnanci požadují mnohem větší flexibilitu. Chtějí si brát sabatiky a dlouhé dovolené, aby se mohli věnovat jiným zájmům.
To vedlo ke vzniku sdílení pracovních míst, které umožňuje dvěma zaměstnancům sdílet odpovědnost za jednu pozici na plný úvazek. Tato praxe se stává běžnou v právnických firmách, kde konzultanti rozdělují úkoly podle naléhavosti a přebírají odpovědnost za konkrétní úkoly.
Pomáhá zaměstnancům sdílet svou práci a čas, čímž zajišťuje, že někdo úkoly splní. Tato flexibilita také znamená menší závislost na jediném zaměstnanci, což minimalizuje překážky způsobené závislostmi.
Konkurenční výhoda
V dnešní době každá organizace zvažuje práci na dálku/hybridní práci.
🧠 Zajímavost: AirBnB má politiku „žij a pracuj kdekoli “. Poskytovatel internetového vyhledávání DuckDuckGo má zaměstnance ve více než 15 zemích. A ClickUp má také vzdálenou pracovní sílu se zaměstnanci a kancelářemi v několika zemích, včetně Spojených států, Kanady, Irska, Velké Británie a Austrálie!
Abyste na dnešním konkurenčním trhu přilákali ty nejlepší talenty, musíte být asynchronní společností.
Nedostatek talentů
Pokud jde o nedostatek talentů, organizace, která je zvyklá na asynchronní práci, může najímat zaměstnance z celého světa. To může být nákladově efektivní a v dlouhodobém horizontu přinést značné výhody.
Pokud vám to připadá lákavé (nebo nevyhnutelné), zde je návod, jak zavést asynchronní pracovní postupy ve vaší organizaci.
Budoucnost pracovní síly: Jak asynchronní práce formuje trh práce?
Asynchronní práce samozřejmě vyžaduje obrovskou změnu v kultuře a emocionální struktuře celé organizace.
Zaměstnanci musí být schopni se sami řídit a manažeři musí více důvěřovat zaměstnancům, které nevidí pravidelně nebo nikdy neviděli.
Rozšiřující se nedostatek talentů, zejména v oblasti znalostní práce, donutil manažery přijmout a podporovat asynchronní práci.
🧠 Zajímavost: 55 % zaměstnavatelů upřednostňuje najímání nejlepších talentů, i když to znamená přijímat zaměstnance, kteří žijí v jiných zemích. Současně 60 % zaměstnavatelů přiznává, že od přechodu na distribuovaný systém pracovní síly přijímají kvalitnější uchazeče.
Zvládněte asynchronní práci s ClickUp
Ať už pracujete synchronně nebo asynchronně, produktivita je často mýtus, podobně jako jednorožci nebo Cheshireovy kočky. V tradičním pracovním prostředí byla produktivita měřena viditelností, přítomností online, přítomností v kanceláři, aktivním vystupováním na schůzkách atd.
V asynchronním světě je viditelnost až na druhém místě. Aby asynchronní týmy mohly fungovat, potřebují radikálně nový způsob řízení své práce, komunikace a výkonu.
Software pro správu projektů ClickUp je navržen právě k tomuto účelu. Díky tabulkám, myšlenkovým mapám, chatům v reálném čase, správě úkolů, dokumentům, dashboardům a dalším funkcím ClickUp změní práci vašeho týmu – bez ohledu na to, kde se nachází.
Přesvědčte se sami. Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes!