Když lidé přemýšlejí o flexibilitě na pracovišti, často si ji spojují s lepší rovnováhou mezi pracovním a soukromým životem, rovnými příležitostmi a spokojeností zaměstnanců.
Ačkoli se jedná o samé pozitivní aspekty, flexibilita na pracovišti má také obrovský dopad na hospodářské výsledky podniku. Pozitivně ovlivňuje několik aspektů podnikání, zvyšuje produktivitu zaměstnanců, minimalizuje spotřebu nemovitostí, optimalizuje spotřebu energie a zlepšuje celkové finanční výsledky.
Možnost pracovat na dálku nebo v hybridním modelu je také důležitým faktorem pro přilákání a udržení špičkových talentů. Ve skutečnosti 83 % společností uvedených v žebříčku Fortune 100 Best Companies to Work nabízí zaměstnancům možnost pracovat z domova.
V tomto příspěvku se podíváme na to, jak mohou personalisté a vedoucí pracovníci zvýšit produktivitu a spokojenost zaměstnanců na moderním pracovišti pomocí flexibilních strategií a nástrojů.
Definice flexibility na pracovišti
Flexibilita na pracovišti je přizpůsobivost pracovních podmínek tak, aby vyhovovaly potřebám zaměstnavatele i zaměstnanců. Může mít několik podob, mimo jiné práci na dálku, flexibilní pracovní dobu, sdílení pracovních míst a zkrácený pracovní týden.
Hlavními cíli flexibility na pracovišti je poskytnout zaměstnancům větší kontrolu, zlepšit rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem, zvýšit produktivitu a podpořit udržení a spokojenost zaměstnanců. To vyžaduje důvěru mezi manažery a zaměstnanci, aby byly i nadále naplňovány potřeby podniku.
Nutnost flexibility na moderním pracovišti
Proč tedy potřebujete flexibilitu na pracovišti ve své organizaci? Kromě toho, že vaši zaměstnanci budou spokojenější a náklady na provoz kanceláře se výrazně sníží, zde je několik dalších důležitých důvodů:
Morálka a udržení zaměstnanců
To stojí za zopakování. Když mají zaměstnanci větší kontrolu nad svým rozvrhem a místem, kde pracují, jsou obecně spokojenější a angažovanější. Tato pozitivní morálka může přímo vést ke zvýšení retence zaměstnanců.
Například nedávný průzkum společnosti Owl Labs zjistil, že 24 % zaměstnanců by si hledalo jiné zaměstnání, pokud by již nemohli pracovat na dálku nebo v hybridním režimu.
Získávání talentů
Flexibilita na pracovišti často usnadňuje přilákání špičkových talentů. Zejména pracovníci z generace mileniálů a generace Z oceňují pracovní místa, která nabízejí flexibilní pracovní dobu a možnost práce na dálku.
Průzkum FlexJobs odhalil , že 80 % pracovníků z generace mileniálů a 74 % pracovníků z generace Z přiznalo, že flexibilita je pro ně při hodnocení pracovních příležitostí nejvyšší prioritou.
Zvýšená produktivita
Navzdory počátečním obavám studie prokázaly, že flexibilita na pracovišti může zvýšit produktivitu. Stanfordská univerzita zjistila 13% nárůst produktivity, když zaměstnanci pracovali z domova.
Úspora nákladů
Díky většímu počtu zaměstnanců pracujících na dálku mohou podniky často snížit své režijní náklady. Menší počet zaměstnanců pracujících na místě znamená, že společnosti nemusí utrácet tolik peněz za kancelářské prostory, což se promítá do významných úspor na nájemném a energiích.
Kontinuita podnikání
Flexibilní pracovní možnosti umožňují firmám fungovat i v případě nepředvídaných okolností. Společnosti, které již flexibilní práci zavedly, zaznamenaly během pandemie méně narušení, když zaměstnanci přešli na práci z domova.
Různé formy flexibility na pracovišti
Zde je podrobnější pohled na různé možnosti flexibility na pracovišti, které mohou organizace svým zaměstnancům nabídnout:
Flexibilní plánování
Tento typ flexibility na pracovišti umožňuje zaměstnancům vybrat si pracovní dobu v rámci určitých limitů. Může zahrnovat možnosti jako zkrácený pracovní týden, kdy zaměstnanci pracují déle v méně dnech, nebo střídavá pracovní doba, kdy se liší začátek a konec pracovní doby.
Tato flexibilita pomáhá zaměstnancům sladit pracovní a osobní závazky, což vede k větší spokojenosti v práci a vyšší produktivitě.
Například rodič může začít svůj den dříve, aby stihl vyzvednout děti ze školy.
Možnosti práce na dálku
Klíčovým aspektem moderní flexibility na pracovišti je možnost zaměstnanců pracovat z jiných míst než z tradiční kanceláře, například z domova nebo ze sdílených pracovních prostor. Mnoho organizací přijalo tento model během pandemie, protože si uvědomilo, že produktivita není vázána na fyzické místo.
Technologický pokrok, jako je rychlý internet a cloud computing, zjednodušil komunikaci a spolupráci i pro geograficky rozptýlené týmy.
Sdílení pracovních míst a příležitosti pro práci na částečný úvazek
Flexibilita na pracovišti zahrnuje také sdílení pracovních míst, kdy společnost umožňuje zaměstnancům sdílet povinnosti jedné pozice na plný úvazek. Například jeden zaměstnanec může pracovat na ranní směně, zatímco druhý pokrývá odpolední směnu.
Další formou flexibility může být nabídka částečných úvazků nebo zkrácené pracovní doby. Tento model je vhodný pro ty, kteří se z různých důvodů, jako je vzdělávání, rodinné závazky nebo osobní projekty, nemohou zavázat k práci na plný úvazek.
Zkrácený pracovní týden
V rámci zkráceného pracovního týdne pracují zaměstnanci na plný úvazek, ale méně dní, například čtyři dny po 10 hodinách namísto pěti dnů po 8 hodinách. Zaměstnanci mají více po sobě jdoucích volných dnů. To vyžaduje určitou logistiku při plánování, aby byla zajištěna řádná pokrytí.
Přizpůsobené pracovní podmínky
Kromě těchto běžných forem může flexibilita na pracovišti také znamenat přizpůsobení pracovního zatížení, rolí a odpovědností tak, aby vyhovovaly silným stránkám jednotlivých zaměstnanců, jejich kariérním ambicím a životní fázi.
Tento přístup uznává, že univerzální model je pro dnešní rozmanitou pracovní sílu neúčinný.
Výhody podpory flexibility na pracovišti
Zde je několik klíčových výhod, které podtrhují význam začlenění flexibility do pracovního prostředí:
Zvýšená produktivita
- Optimalizovaná pracovní doba: Flexibilní pracovní doba umožňuje zaměstnancům pracovat v době, kdy jsou nejproduktivnější, což se může u jednotlivých osob lišit. Tato personalizace vede k efektivnějšímu využití pracovní doby, což má za následek celkové zlepšení obchodních procesů.
- Snížení vyhoření: Díky zmírnění tlaku přísných harmonogramů mohou zaměstnanci udržovat zdravější pracovní rytmus, což snižuje pravděpodobnost vyhoření a zvyšuje celkovou produktivitu.
Vyšší spokojenost zaměstnanců
- Lepší rovnováha mezi pracovním a soukromým životem: Flexibilita v plánování a umístění umožňuje zaměstnancům efektivněji vyvažovat jejich profesní a osobní život, což vede ke zvýšení spokojenosti v práci.
- Posílení a autonomie: Poskytnutí zaměstnancům svobody při řízení jejich pracovních rozvrhů nebo výběru místa výkonu práce posiluje jejich pocit posílení a autonomie, což přispívá k vyšší morálce.
Snížená absence a fluktuace zaměstnanců
- Nižší úroveň stresu: Flexibilní pracovní prostředí může snížit úroveň stresu spojenou s dojížděním a pevnou pracovní dobou, což následně vede ke snížení absence.
- Atraktivní pracovní prostředí: Flexibilita přitahuje zaměstnance, snižuje fluktuaci a s ní spojené náklady na nábor a školení. Jedná se o jistý způsob, jak personální oddělení dosáhnout svých cílů v oblasti vedení týmu a vytvoření skvělého pracovního prostředí.
Širší zásoba talentů
- Žádné geografické hranice: Možnosti práce na dálku odstraňují geografická omezení a umožňují firmám čerpat z širšího talentového fondu, který přesahuje jejich bezprostřední okolí.
- Rozmanitá pracovní síla: Tento širší dosah také umožňuje začlenění rozmanitější pracovní síly, která přináší řadu perspektiv a dovedností, které mohou podpořit inovace.
Inovativní pracovní kultura
- Podporuje kreativitu: Flexibilní pracovní prostředí je často vnímáno jako progresivnější a pokrokovější, což zaměstnance motivuje k větší kreativitě a inovativnímu přístupu k práci.
- Řízení založené na důvěře: Taková kultura se opírá spíše o důvěru než o mikromanagement a podporuje u zaměstnanců smysl pro odpovědnost a iniciativu.
Výzvy při zavádění flexibility na pracovišti
Přestože výhody flexibility na pracovišti jsou značné, mohou podniky při tomto modelu práce čelit několika překážkám:
Komunikační bariéry
Technologie sice usnadňuje práci na dálku a flexibilní pracovní dobu, ale může také způsobit potíže v komunikaci. Bez neverbálních signálů mohou časové rozdíly a technické problémy vést k nedorozuměním.
Například zaměstnanec pracující na dálku přichází o spontánní brainstormingové schůzky v kanceláři, což může vést k pocitu izolace nebo vyloučení.
Řízení výkonu
Hodnocení výkonu zaměstnanců pracujících na dálku nebo s flexibilní pracovní dobou může být náročné. Tradiční metriky používané v kanceláři nemusí být použitelné, pokud zaměstnanci pracují v netradičních hodinách nebo z jiného místa než z kanceláře.
Udržování firemní kultury
Vybudování pevné a inkluzivní firemní kultury může být u rozptýleného týmu složitější. Zaměstnanci se cítí méně propojeni se svými kolegy a organizací, když nejsou fyzicky přítomni.
Například týmové aktivity a firemní akce bude možná nutné přeplánovat nebo zcela přehodnotit, aby vyhovovaly zaměstnancům na různých místech nebo s různými pracovními rozvrhy.
Bezpečnost dat
Zajištění bezpečnosti informací může být náročné, protože zaměstnanci přistupují k firemním datům z různých míst.
Zaměstnanci pracující na veřejných místech mohou neúmyslně odhalit citlivé informace společnosti na svých obrazovkách nebo být při připojení k veřejným sítím vystaveni riziku úniku dat.
Přizpůsobení se potřebám zaměstnanců
Ne všichni zaměstnanci mohou preferovat flexibilní nebo vzdálenou práci. Někteří mohou mít potíže s nedostatkem struktury, nemají vhodné pracovní prostředí doma nebo mají potíže oddělit svůj pracovní život od osobního.
Dobrou zprávou však je, že díky pečlivé kombinaci strategie a nástrojů můžete tyto problémy řešit hned v zárodku.
Řízení zaměstnanců na flexibilním pracovišti
Efektivní řízení pracovníků na flexibilním pracovišti vyžaduje kombinaci moderních nástrojů a otevřených, kreativních a adaptivních technik řízení. Zde je několik základních strategií, které je třeba zvážit:
Stanovte jasné cíle a očekávání
Vzhledem k tomu, že lidé pracují v různých časech a na různých místech, je pro odpovědnost a konzistentní výkon klíčová komunikace očekávání ohledně dostupnosti, doby odezvy, účasti na schůzkách atd.
Například nástroje pro vzdálenou spolupráci, jako je ClickUp, mají funkce jako ClickUp Goals, které jsou součástí řešení ClickUp Remote Work a umožňují týmům držet se plánu a dosahovat svých cílů díky jasným časovým harmonogramům, měřitelným cílům a automatickému sledování pokroku.
Zaměřte se na výsledky
Hodnoťte výkon zaměstnanců na základě výsledků, nikoli času stráveného u stolu. Poskytněte kontext a důvěřujte zaměstnancům, že svou práci zvládnou.
ClickUp Tasks se zde může hodit k jasnému definování úkolů a podúkolů pro každý projekt, jejich přiřazení správným osobám, sdílení aktualizací a dalších informací v komentářích a urychlení týmové práce.
K pravidelnému sledování pokroku a výkonu můžete také využít nástroje pro sledování produktivity zaměstnanců.
Podporujte kulturu důvěry
Důvěra v zaměstnance, že budou efektivně spravovat svůj čas a úkoly, je zásadní, zejména v případě práce na dálku a flexibilních pracovních režimů.
Podporujte autonomii a posilujte postavení zaměstnanců
Podporování zaměstnanců v tom, aby projevovali iniciativu a rozhodovali se v rámci svých rolí, může vést k větší motivovanosti a angažovanosti pracovníků.
Podporujte jasnou a konzistentní komunikaci
Pravidelné kontroly pomocí digitálních nástrojů pro spolupráci jsou nezbytné pro udržení přehlednosti a spojení mezi členy týmu.
K usnadnění brainstormingu během virtuálních schůzek můžete využít ClickUp Mind Maps a ClickUp Whiteboards.
Týmy je mohou také využít k plánování a organizaci projektů, nápadů nebo stávajících úkolů. Mind mapy vám také umožňují vytvářet souvislosti mezi úkoly a nápady, mapovat pracovní postupy pomocí uzlů typu drag-and-drop a mnoho dalšího.
Podporujte sociální vazby
Vytvořte příležitosti pro zaměstnance pracující na dálku, aby se mohli zapojit do virtuálních neformálních rozhovorů a aktivit zaměřených na budování týmu. Podporuje to inkluzivitu a pomáhá rozvíjet kamarádství při zachování flexibility na pracovišti.
Využijte technologie
Nástroje jako ClickUp vynikají jako univerzální platformy nabízející funkce jako ClickUp Views, které mohou usnadnit centralizovaný prostor pro spolupráci v reálném čase.
Optimalizujte plánování práce
Zavedení aplikací pro plánování práce může být velmi účinné při optimalizaci řízení flexibilních rozvrhů.
Tyto aplikace obsahují funkce, jako jsou šablony pro správu času nebo centralizované řídicí panely, které umožňují zaměstnancům i manažerům sledovat a koordinovat pracovní dobu s větší snadností a transparentností.
Centralizujte data
Zajistěte, aby členové vašeho týmu nemuseli prohledávat více platforem, aby získali přístup k potřebným informacím.
ClickUp Docs umožňuje týmům spolupracovat ve sdíleném prostoru, čímž se snižuje nadbytečnost a zmatek.
ClickUp také sdružuje úkoly, projekty, komunikaci, cíle a další do jedné centrální základny. Integrace ClickUp vám také pomáhá shromažďovat a synchronizovat všechna důležitá data z více aplikací do jedné platformy.
Díky konsolidaci dat v ClickUp zůstává jediný zdroj pravdivých informací synchronizovaný. Tím se zabrání zmatkům, které vznikají v důsledku roztříštěných a nesourodých zdrojů dat.
Integrace těchto funkcí do vaší strategie flexibilního řízení pracoviště vám pomůže vytvořit efektivní a soudržné pracovní prostředí.
Příklady úspěšného zavedení flexibility na pracovišti z reálného života
Flexibilita již není zdrojem nákladů, ale stala se chytrou strategií pro zlepšení hospodářských výsledků jakékoli organizace.
Vzhledem k tomu, že se podniky napříč odvětvími potýkají s měnící se dynamikou moderního pracoviště, mnohé z nich akceptují, že flexibilní pracovní modely jsou tu, aby zůstaly.
Zde je několik příkladů z praxe, jak přední společnosti implementují úspěšné strategie flexibility na pracovišti, aby posílily své podnikání od základů. :
Deloitte
Program „Agile Working Program“ společnosti Deloitte dává zaměstnancům možnost rozhodovat o tom, kde, kdy a jak budou pracovat. Tento přístup vedl k vyšší produktivitě a větší spokojenosti zaměstnanců. Věří, že práce je něco, co děláte, a ne místo, kam chodíte.
Společnost Google již dlouho oceňuje výhody flexibilní práce. Její každoroční akce „Work from Anywhere Week “ ( Týden práce odkudkoli ) povzbuzuje zaměstnance, aby pracovali tam, kde se cítí nejproduktivnější. Ačkoli některé pozice vyžadují několikrát týdně práci v kanceláři, tento étos se odráží v jejich flexibilních pracovních politikách.
Salesforce
Společnost Salesforce nabízí svým zaměstnancům flexibilitu v pracovních rozvrzích a místě výkonu práce. Vytvořila systém „Ohana Design System“, který klade důraz na rodinnou inkluzivitu a pocit sounáležitosti, bez ohledu na to, kde se zaměstnanci nacházejí.
American Express
American Express nabízí další příklad toho, jak může velká organizace vytvořit flexibilní pracoviště.
Organizace vytvořila program „BlueWork “, flexibilní model práce, který kategorizuje pracovní místa podle místa výkonu práce, nikoli podle počtu odpracovaných hodin.
Model zahrnuje kategorie jako „hub“ (převážně v kanceláři), „home“ (převážně doma), „club“ (rovnoměrně rozděleno mezi domov a kancelář) a „roam“ (bez pevného místa), které zaměstnancům poskytují široké možnosti flexibility.
Microsoft
Společnost Microsoft nabízí zaměstnancům řadu flexibilních pracovních podmínek, včetně práce na částečný úvazek, práce na dálku a flexibilních pracovních hodin. Zaměřuje se na rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem a produktivitu, nikoli na fyzickou přítomnost zaměstnanců v kanceláři. Ačkoli některé konkrétní pozice vyžadují přítomnost v kanceláři v určité dny v týdnu, flexibilní pracovní podmínky jsou běžné.
Vytváření flexibilní „budoucnosti práce“
Flexibilita na pracovišti vyniká nejen jako volba politiky, ale také jako kulturní evoluce, která je klíčová pro utváření pracovního prostředí zítřka.
Tento posun směrem k přizpůsobivějšímu, inkluzivnějšímu a na člověka zaměřenému pracovišti překračuje tradiční normy a podporuje kulturu, v níž jsou nejdůležitější diverzita, inovace a pohoda.
Pro personalisty a vedoucí pracovníky je to příležitost aktivně vytvářet pracovní kulturu, která odpovídá měnícím se potřebám rozmanité pracovní síly.
A ClickUp vám s tím může pomoci.
ClickUp nabízí řadu nástrojů, jako jsou Views, Docs, Whiteboards a Integrations, které společně vytvářejí efektivní a flexibilní pracovní prostor. Nejenže zefektivňuje procesy, ale také buduje důvěru a přináší manažerům výsledky, které hledají – a to jak u zaměstnanců v kanceláři, tak u zaměstnanců pracujících na dálku nebo v hybridním režimu.
Udělejte další krok k vytvoření produktivnější a spokojenější pracovní síly. Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes.
Často kladené otázky
1. Jak flexibilita ovlivňuje produktivitu na pracovišti?
Flexibilita na pracovišti často vede k výraznému zvýšení produktivity. Je to proto, že umožňuje zaměstnancům pracovat v době nejvyšší efektivity, přizpůsobovat se individuálním cirkadiánním rytmům a osobním závazkům.
Flexibilita navíc pomáhá snižovat vyhoření a stres, protože zaměstnanci si udržují zdravější rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem.
Tento pocit autonomie a lepší rovnováhy obvykle vede k vyšší míře zapojení, lepší produktivitě a soustředění, a v důsledku toho i ke zvýšení produktivity.
2. Jakými způsoby lze zvýšit produktivitu zavedením flexibility na pracovišti?
Zavedení flexibility na pracovišti může mít různé podoby. Zaměstnavatelé mohou nabídnout možnost práce na dálku, flexibilní pracovní dobu a sdílení pracovních míst, aby rozložili odpovědnosti a pracovní dobu mezi více zaměstnanců.
Účinné jsou také možnosti práce na částečný úvazek a zkrácený pracovní týden.
Zaměstnavatelé mohou navíc nabídnout neplacené volno pro osobní zájmy nebo životní události a sabatické volno, které umožňuje delší přestávku v práci za účelem osobního rozvoje nebo odpočinku.
3. Jak ClickUp pomáhá při prosazování flexibility na pracovišti?
ClickUp nabízí sadu nástrojů, které usnadňují plynulou spolupráci a organizaci – přesně to, co potřebujete k vytvoření silné, efektivní a atraktivní politiky flexibility na pracovišti.
Jeho funkce, jako jsou přidělování úkolů, zobrazení kalendáře, dokumenty a tabule, pomáhají vytvořit sdílený a transparentní pracovní prostor. Schopnost ClickUp integrovat různé pracovní procesy a aplikace do jedné platformy navíc pomáhá zefektivnit pracovní postupy a zajistit, že všichni členové týmu, bez ohledu na jejich fyzické umístění, mají přístup ke stejným informacím a zdrojům.