20 nejlepších softwarových nástrojů pro správu úkolů, které zlepší vaše pracovní postupy [vydání 2025]

Před několika lety jsem si uvědomil, že problémem není pracovní zátěž mého týmu, ale způsob, jakým ji řídíme. Když se úkoly hromadily, termíny se posouvaly a motivace klesala, bylo to jen proto, že jsme neměli zavedený jasný systém.

Nalezení správného nástroje pro správu úkolů zcela změnilo naši práci. Poskytlo mi přehlednost a strukturu, díky které mohu stanovovat realistické termíny, vyvažovat pracovní zátěž a pomáhat všem vyhnout se vyhoření.

Proto jsme s mým týmem v ClickUp sestavili tohoto průvodce 20 nejlepšími nástroji pro správu úkolů. Zdůraznili jsme klíčové funkce, omezení a ceny, abyste mohli najít ten správný nástroj pro přidělování úkolů, efektivní stanovení priorit a hladký průběh vašich pracovních postupů. 🌟

Co byste měli hledat v nástroji pro správu úkolů?

Pro týmy s mezioborovou spoluprací, jako je ten můj, software pro správu úkolů neslouží pouze k identifikaci, sledování a správě úkolů. Jde nad rámec podpory jednoduchého seznamu úkolů a nabízí funkce pro efektivní spolupráci na složitých pracovních postupech pro účinné plnění cílů.

Nejlepší software pro správu úkolů umožňuje mému týmu snadno stanovovat termíny, prioritizovat úkoly, sledovat pokrok a upravovat plány, což vede k hladšímu rozhodování. Mezi další užitečné funkce, které upřednostňujeme, patří:

20 nejlepších softwarů pro správu úkolů v přehledu

Ne všechny nástroje pro správu úkolů jsou stejné. Některé jsou univerzální, zatímco jiné se zaměřují na konkrétní funkce, jako jsou závislosti úkolů.

Nakonec jsme vybrali 20 nejlepších softwarů pro správu úkolů, které prostě musely být na našem seznamu. Vybírali jsme je na základě různých kritérií, jako jsou funkce a cenová dostupnost, takže si určitě najdete něco, co vyhovuje vašim okamžitým potřebám. 🧐

Zde je přehled našeho seznamu, po kterém budou následovat podrobné a upřímné recenze každého softwaru:

20 nejlepších správců úkolů

1. ClickUp — nejlepší správce úkolů celkově

Spravujte úkoly v ClickUp

Možná jsme trochu zaujatí, ale ClickUp se opakovaně osvědčil jako nejlepší řešení pro správu úkolů pro jednotlivce, profesionály i týmy. G2 jej považuje za nejlépe hodnocený software pro správu úkolů a správu úkolů týmů a řadí jej na první místo v více než 15 konkurenčních kategoriích!

ClickUp vyniká díky své umělé inteligenci a komplexní podpoře pro správu úkolů a priorit, sledování pokroku a udržení produktivity.

Jak používáme ClickUp pro praktickou správu úkolů

Používání ClickUp v mém týmu je velmi jednoduché. Pro začátek používáme ClickUp Tasks pro všechno, od centralizovaného plánování a rozvrhování úkolů až po sledování jednotlivých úkolů.

Úkoly týmu můžeme kategorizovat podle typu a nastavit vlastní stav úkolu od K provedení po Hotovo, aby bylo sledování snadné. Můžeme použít libovolný počet vlastních polí, abychom nastavili termíny, přidali pověřené osoby a definovali další podrobnosti, které chceme sledovat nebo filtrovat. Pro každý přidělený úkol může náš tým také:

Náš Task View je ve výchozím nastavení vyskakovací okno, ale můžeme jej také minimalizovat na postranní panel nebo Task Tray, pokud chceme mít své individuální seznamy úkolů přístupné nebo sledovat čas, jak postupujeme.

A pokud se potýkáme s nadměrným pracovním zatížením, pomocí ClickUp Task Priorities a jeho barevně označených značek určíme, co je třeba upřednostnit a co odsunout na druhou kolej.

ClickUp Calendar vám pomůže plánovat časové osy projektů, stanovovat priority úkolů, sdílet kalendáře s kolegy, plánovat a připojovat se k událostem a upravovat délku událostí přetahováním úkolů do kalendáře. Svou práci můžete vizualizovat v několika zobrazeních, včetně denního, týdenního nebo měsíčního, a nastavit upozornění a připomenutí, abyste vždy dodrželi termíny.

Zatížení týmu také snižujeme pomocí ClickUp Automatons, který nám umožňuje automatizovat časově náročné úkoly, jako je kontrola e-mailů nebo organizování dokumentů.

Skutečná síla ClickUp spočívá v jeho schopnosti překonat tradiční bariéry mezi komunikací a prováděním úkolů.

Tradiční nástroje pro správu práce nutí týmy používat více aplikací a neustále přepínat mezi chatovacími platformami, nástroji pro sledování projektů a komunikačními kanály.

ClickUp Chat tuto fragmentaci odstraňuje a vytváří jednotný pracovní prostor, kde vedle sebe existují konverzace i úkoly. Spojte se se svým týmem v soukromých zprávách nebo skupinových konverzacích a posuňte projekty vpřed brainstormingem nápadů, sdílením informací o pokroku a rychlými audio nebo video hovory – vše přímo z ClickUp. Jak na to:

Bonus! Naše tajemství produktivity bez stresu? ClickUp Brain a předem připravené šablony.

Kromě sledování a stanovování priorit úkolů nám ClickUp pomáhá také s řízením projektů. Například využíváme ClickUp Brain, AI asistenta platformy, k automatizaci souhrnů projektů, plánování úkolů, standupů a aktualizací úkolů.

Začněte používat ClickUp Brain – je to zdarma

ClickUp Brain je neuronová síť, která propojuje úkoly, dokumenty a diskuze týmu na platformě. Pomáhá nám extrahovat a shrnout informace a akční položky prostřednictvím jednoduchých výzev a otázek.

Přizpůsobitelné šablony ClickUp nám dále pomáhají okamžitě standardizovat přidělování úkolů! Pokud jste na této platformě noví, může být šablona pro správu úkolů ClickUp skvělým výchozím bodem. Stažením této bezplatné šablony můžete své úkoly uspořádat do seznamů, jako jsou Akční položky, Nápady a Backlog, pro snazší orientaci. Otevřete samostatné zobrazení a sledujte úkoly podle oddělení nebo priority. 🚩

Stáhnout tuto šablonu

Nejlepší funkce ClickUp

Omezení ClickUp

Ceny ClickUp

Většina funkcí pro správu úkolů v ClickUp je dostupná v bezplatném tarifu. Poměr ceny a funkcí u placených tarifů je jedním z nejlepších v této oblasti.

Hodnocení a recenze ClickUp

Platforma získala převážně pozitivní recenze jako řešení pro správu úkolů. Takto popisuje své zkušenosti jeden z uživatelů:

Moje oblíbená funkce je „přidat k“ úkolům, která mi umožňuje mít centrální umístění pro všechny hlavní projekty. V rámci projektu/Epic lze podúkoly přiřadit ke správnému prostoru/seznamu, aby na nich mohl pracovat ten, kdo to potřebuje. Přehled o umístění a stavu každého podúkolu je neocenitelný pro sledování toho, co je hotové a co ještě ne. Fantastické je také přidávání vlastních polí tam, kde je potřebuji.

2. Asana – nejlepší pro vzdálené týmy

Není možné to vyjádřit mírněji – prostě milujeme Asanu jako online software pro správu úkolů pro vzdálené týmy! Pro začátek můžeme použít předem připravené šablony k organizaci našich vzdálených projektů a koordinaci úkolů a aktualizací pomocí centralizované funkce Inbox .

Při dalším testování tohoto nástroje jsme zjistili, že je neuvěřitelně snadné přidávat a sledovat úkoly napříč týmy v rámci více projektů. V podstatě mohu zajistit, že stejný úkol nebude nikdy duplikován v jiném oddělení, což je častý problém u týmů pracujících na dálku!

Rozsah jeho funkcí je velmi podobný ClickUp (podrobné srovnání ClickUp a Asana najdete zde ). Například mohu přidávat popisy úkolů ve formě odrážek, vkládat soubory pro doplnění kontextu, nastavovat termíny splnění a přidávat přiřazené osoby několika kliknutími. Je také snadné vytvářet podúkoly, identifikovat překážky a zefektivnit schvalování změn úkolů.

To, co pro mě odlišuje Asanu od ostatních alternativ, je funkce Workflow Builder – poskytuje nám plynulé rozhraní pro vytváření pracovních postupů bez nutnosti programování, což nám pomáhá automatizovat rutinní úkoly a urychlit projekty. Tento kvalitní software pro správu úkolů také obsahuje seznam Moje úkoly, který pomáhá stanovovat priority práce automatickým přesouváním úkolů na základě termínů splnění.

Celkově lze říci, že Asana je nástroj pro spolupráci při správě úkolů pro všechny, kteří pracují na dálku – můj rozptýlený tým mohl komunikovat přímo v rámci aplikace, což podporovalo mezifunkční spolupráci s minimálními třenicemi. Pro větší transparentnost doporučujeme přidat relevantní spolupracovníky k úkolům vašeho týmu, aby byli asynchronně informováni o postupu.

Nejlepší funkce Asany

Omezení Asany

Ceny Asany

Všechny uvedené ceny se vztahují k ročnímu fakturačnímu modelu*

Hodnocení a recenze Asany

Mnoho uživatelů kladně hodnotilo funkci automatických připomínek Asany, například takto:

Líbí se mi, jak nám Asana pomáhá vytvářet a přidělovat úkoly zaměstnancům v našem týmu a také jim automaticky zasílá připomenutí, aby úkoly dokončili včas. Jejich připomínkové e-maily jsou velmi užitečné, díky nim mají naši spolupracovníci seznam úkolů připravený, aniž by museli kontrolovat více komunikačních platforem a e-mailů.

3. Jira – nejlepší pro zkušené IT profesionály

Když jsem poprvé začal zkoumat Jira, bylo mi jasné, že díky poněkud složitým funkcím není tak vhodný pro začátečníky jako jiné alternativy. Jira je však oblíbeným softwarem pro správu úkolů mezi zkušenými profesionály v oborech jako IT, finance, marketing a HR, takže stálo za to ho vyzkoušet.

Pro lepší pochopení kontextu: Jira byla původně spuštěna společností Atlassian jako nástroj pro sledování problémů pro vývojáře softwaru, ale nyní se rozrostla a stala se užitečným nástrojem pro projektové manažery i manažery úkolů. Podle mých zkušeností je to neuvěřitelně užitečný nástroj pro agilní řízení projektů.

Můj tým se pokusil nastavit vzorový pracovní postup pro komplexní agilní projekt a podařilo se nám vše rozdělit na zvládnutelné sprinty. Měli jsme možnost nastavit úkoly v následujících kategoriích:

Díky několika zobrazením Jira, jako jsou tabule a časové osy, lze snadno sledovat sprintové úkoly a identifikovat překážky, aby bylo možné zajistit neustálé zlepšování. Tento nástroj také podporuje spolupráci týmu tím, že umožňuje členům brainstorming a výměnu informací o úkolech mezi odděleními prostřednictvím sdílených pracovních postupů.

Pokud jde o produktivitu, stojí za zmínku, že Jira, stejně jako ClickUp, nám umožňuje aktualizovat stav vlastních úkolů v reálném čase, zatímco její funkce automaton umožňuje spouštět manuální akce na pozadí. Projektoví manažeři navíc mohou automatizovat práci pomocí četných šablon pro správu úkolů. 😀

Tip: Vyzkoušejte integraci Jira-ClickUp a zlepšete správu svého agilního pracovního postupu!

Nejlepší funkce Jira

Omezení Jira

Ceny Jira

Podpora Jira pro firmy je k dispozici pouze v placených tarifech. Uživatelé bezplatného tarifu však mohou využít podporu komunity.

Hodnocení a recenze Jira

Bonusové čtení: Podívejte se na tyto alternativy Jira!

4. Monday.com – nejlepší pro marketingové a PMO týmy

Může používání Monday.com pro správu úkolů učinit pondělky méně strašnými? Myslíme si, že ano! Tento jednoduchý software pro správu úkolů poskytuje všechny klíčové funkce, od více zobrazení úkolů po šablony úkolů, které najdete ve většině alternativ Monday.

Naše výzkumné tým však nejvíce oceňuje specifické funkce softwaru pro správu úkolů promarketingové a PMO týmy. Marketingové týmy mohou například těžit z klíčových funkcí, jako je správa značkových aktiv, robustní Ganttovy diagramy (pro vytváření časových os úkolů) a sledování kampaní. PMO týmy zase využívají funkce pro monitorování OKR, identifikaci závislostí a sledování času pro plánování budoucích úkolů.

Myslím, že Monday.com vyniká také svým plynulým rozhraním. Jeho funkce Work Management vám umožňuje vytvářet marketingové pracovní postupy bez nutnosti programování pro konkrétní funkce, jako je tvorba obsahu, sociální média a plánování událostí.

Konzultoval jsem s několika projektovými manažery, kteří tento nástroj používají, a ti ocenili zejména jeho intuitivní rozvržení. Platforma jim například umožňuje činit informovaná rozhodnutí díky rychlému přehledu o postupu úkolů na ovládacím panelu. 📈

Navíc Monday.com vám umožňuje organizovat pracovní prostory do projektů s jednotlivými úkoly a podúkoly, doplněnými o možnosti barevného kódování, které vám pomohou snadno sledovat priority a stav úkolů.

Celkově se jedná o výkonný nástroj pro správu úkolů, který je z hlediska designu a sady funkcí velmi podobný ClickUp a Asana. Navíc je platforma integrována s nejlepšími marketingovými nástroji i dalšími platformami pro spolupráci ( včetně ClickUp ).

Monday.com – nejlepší funkce

Omezení Monday.com

Ceny Monday.com

K následujícím plánům získáte přístup po registraci k 14denní bezplatné zkušební verzi:

Všechny uvedené ceny se vztahují k ročnímu fakturačnímu modelu*

Hodnocení a recenze Monday.com

5. Trello – nejlepší pro malé týmy

Jsem velkým fanouškem Kanban tabulek, což je jeden z důvodů, proč mě používání Trella vždy tak baví. Jedním z hlavních důvodů, proč jsem ho zařadil na přední místo našeho seznamu, je jeho jednoduchost – většina softwarů pro správu projektů není tak snadno ovladatelná jako Trello, což z něj dělá ideální nástroj pro správu lineárních úkolů v menším měřítku.

Tento kvalitní software pro správu úkolů umožňuje přesouvat úkoly jako poznámkové lístky na kanbanovou tabuli pomocí drag-and-drop pro snazší sledování stavu. Jednotlivci jej mohou použít k vytváření personalizovaných seznamů úkolů, zatímco členové týmu mohou využít pokročilé kontrolní seznamy k přidání kontextu k úkolům přidáním termínů a přiřazených osob.

Pokud jde o základní správu úkolů, tento software podporuje prioritizaci úkolů pomocí štítků, jako je vysoká, střední nebo nízká priorita. Řekněme, že chci přistupovat ke konkrétní skupině úkolů a připravit rychlou zprávu o stavu – stačí mi pouze filtrovat podle těchto štítků.

Automatizační nástroj Trello bez kódu (a navíc roztomilý!) s názvem Butler je také neuvěřitelně pohodlný na používání. I členové mého týmu, kteří nejsou technicky zdatní, mohou automatizovat opakující se úkoly vytvořením jednoduchých pravidel, tlačítek a příkazů.

Trello nám umožňuje zobrazit úkoly v kalendářích, časových osách a přehledně uspořádaných tabulkách, což často stačí k řízení pracovního vytížení v menších týmech. Pokud však vedete větší tým nebo složitější projekt, který vyžaduje agilitu a širší škálu zobrazení projektu, mohou být lepší volbou alternativy Trella s podnikovými funkcemi.

Nejlepší funkce Trello

Omezení Trello

Ceny Trello

Bezplatný tarif Trello je velmi štědrý a podporuje až 10 tabulek. Abyste měli přístup k dalším zobrazením a funkcím založeným na umělé inteligenci, které jsou nezbytné pro efektivní správu úkolů v moderních pracovních prostorech, musíte si pořídit tarif Premium.

Všechny uvedené ceny se vztahují k ročnímu fakturačnímu modelu*

Hodnocení a recenze Trello

Zde je názor jednoho uživatele na plnění úkolů a projektů pomocí Trello:

Trello poskytuje softwarovým vývojovým projektům hladkou platformu pro správu agilních a kanbanových pracovních postupů. Úkoly lze snadno vytvářet a organizovat díky uživatelsky přívětivému rozhraní a přizpůsobitelným tabulkám, seznamům a kartám. Ačkoli je snadné používání Trella jednou z jeho hlavních výhod, nemusí mít všechny komplexní funkce pro správu projektů, které nabízejí komplexnější aplikace.

6. Hive – nejlepší software pro správu úkolů pro víceúrovňovou týmovou spolupráci

Když jsem Hive poprvé začal testovat, neměl jsem tušení, jaké to je. Platforma se prezentuje jako komplexní software pro správu projektů s použitím v různých oblastech, od správy projektů a zdrojů až po zapojení klientů. I když jsem zkoumal hlavně funkce pro správu úkolů, mohu s jistotou říci, že tento nástroj vyniká, pokud jde o usnadnění týmové spolupráce.

Hive poskytuje hybridním týmům platformu pro správu úkolů, která umožňuje:

Stejně jako ClickUp podporuje Hive spolupráci na projektech tím, že umožňuje členům týmu komunikovat napříč projekty prostřednictvím komentářů na akčních kartách nebo označování členů týmu.

Spolupráce je zde plynulejší, protože můžete sledovat své úkoly z různých úhlů. Například můžeme použít zobrazení Portfolio, abychom získali podrobný přehled úkolů napříč projekty, nebo zobrazení Label, abychom kategorizovali podúkoly. Myslel jsem si, že se budu moci lépe soustředit, když aktivuji zobrazení My Actions, které mi zobrazí moje úkoly soustředěným způsobem.

Můžeme se také spolehnout na klíčové funkce, jako je stav úkolu pro snadné sledování pokroku, šablony pro přizpůsobení rozvržení projektů a obchodních procesů a oznámení, díky kterým vám nic neunikne. Hive navíc nabízí aplikaci Workflows – nástroj pro automatizaci úkolů bez nutnosti programování, který vám pomůže snížit manuální práci a navrhnout personalizované automatizované pracovní postupy.

Nejlepší funkce Hive

Omezení Hive

Ceny Hive

Bezplatný tarif Hive podporuje základní správu úkolů pro všechny vaše projekty, ale pro funkce jako vlastní pole, štítky úkolů a kalendář v aplikaci budete muset přejít na placené tarify.

Všechny uvedené ceny se vztahují k ročnímu fakturačnímu modelu*

Hodnocení a recenze Hive

Bonus: Podívejte se na tyto alternativy Hive!

7. MeisterTask – nejlepší pro správu úkolů metodou Kanban

Většina alternativ k MeisterTask zahrnuje Kanban tabule jako jednu ze svých klíčových funkcí. Chtěl bych však zdůraznit, že MeisterTask vyniká jako software pro správu úkolů založený na Kanbanu díky své uživatelské přívětivosti a intuitivnosti. 😻

Tento nástroj je krásně zpracovaný a poskytuje přizpůsobitelné tabule ve stylu Kanban, které nám umožňují organizovat a sledovat úkoly. Můžeme označit, zda jsou úkoly V procesu, Hotové nebo na seznamu Úkoly (nebo vytvořit vlastní sekce). Skvělé je, že můžeme také přepnout na zobrazení časové osy podobné Ganttově diagramu, abychom měli přístup k lineárnějšímu plánování.

Tyto tabule centralizují veškerou práci a umožňují nám efektivně komunikovat prostřednictvím komentářů k úkolům. V komentářích můžeme zmínit kolegy, přidat je jako sledující projekt a přiřadit jim úkoly přímo z tabule. Kdykoli spravujete projekty náchylné ke změnám, stačí aktivovat oznámení v reálném čase, aby všichni byli informováni o nejnovějších aktualizacích.

Kromě kolaborativních tabulek nabízí software také osobní kanbanové nástěnky nazvané Agendy, kde můžeme organizovat všechny úkoly, které nám byly přiděleny, a také rychleji přistupovat k termínům splnění a důležitým souborům.

Mnoho uživatelských recenzí MeisterTask chválí hezké rozhraní tohoto nástroje – zde je příspěvek ověřeného uživatele:

Barevné rozhraní typu Kanban, možnost mít více seznamů projektů, štítky, integrace z MindMeister, snadná integrace z jiných webových stránek pro vytváření úkolů. Používám ho na svém telefonu, tabletu a iPadu.

Nejlepší funkce MeisterTask

Omezení MeisterTask

Ceny MeisterTask

Všechny uvedené ceny se vztahují k ročnímu modelu fakturace*

Hodnocení a recenze MeisterTask

Bonus: Aplikace s umělou inteligencí pro správu úkolů!

8. nTask – nejlepší software pro správu úkolů pro plánování

nTask slouží jako centrum zaměřené na malé a střední podniky pro sledování a plánování úkolů ve třech sekcích: Úkoly, Pracovní postupy a Projekty. Cílem je vytvořit osobní i profesionální seznamy úkolů a definovat pracovní postupy pro konkrétní funkce, jako je navrhování, správa fondů a práce na volné noze.

Podle mého názoru má záložka Projekty poměrně přehledné rozhraní, které umožňuje navrhovat podrobné plány a přiřazovat úkoly nebo celé seznamy úkolů vašim kolegům. Pokud jste na této platformě noví, můžete začít s týdenním plánovacím listem, abyste vytvořili základní seznam úkolů spolu s popisy a přiřazenými osobami. Poté můžete pomocí nástroje Task Builder přidávat úkoly podle potřeby.

Jako vizuální nástroj pro správu úkolů mohl můj tým pomocí nTask plánovat a prioritizovat úkoly v rozložení Kanban, spravovat propojené termíny dodání a vizualizovat projekty pomocí barevně odlišených Ganttových diagramů.

Například jsme naplánovali úkoly tak, že jsme stanovili plánované a skutečné termíny a vytvořili závislosti úkolů a milníky, abychom zajistili včasné dokončení. Poté jsme stanovili priority, vlastní stavy a oznámení v reálném čase, aby žádná akce nezůstala přehlédnuta.

Robustní funkce sledování času v nTask nám pomáhají dodržovat realistické časové rámce. Mohu sledovat čas strávený na úkolech a odhadovat čas, který bude můj tým potřebovat na budoucí úkoly, což v průběhu času usnadňuje plánování (a fakturaci).

Nejlepší funkce nTask

Omezení nTask

Ceny nTask

Můžete využít 7denní zkušební období pro všechny plány. Nevládní organizace mohou po kontaktování obchodního oddělení získat slevu až 50 %.

Všechny uvedené ceny se vztahují k ročnímu fakturačnímu modelu*

Hodnocení a recenze nTask

9. ZenHub – nejlepší pro softwarové týmy

ZenHub je řešení pro správu projektů, které je určeno především pro týmy zabývající se vývojem softwaru. Poskytuje nativní integraci GitHub prostřednictvím rozšíření prohlížeče pro Google Chrome nebo Mozilla Firefox. To pomáhá omezit přepínání kontextu tím, že udržuje úkoly projektu propojené s kódem GitHub.

ZenHub navíc nabízí automatické aktualizace úkolů, jakmile uživatelé dokončí úkoly v GitHubu, což zefektivňuje dokončování úkolů tím, že eliminuje ruční kontroly stavu z seznamu úkolů vašeho týmu. K dispozici jsou také automatické předávky pro aktualizaci všech připojených pracovních prostorů.

Tento online software pro správu úkolů a nástroj pro vývoj softwaru sdružuje úkoly na intuitivních kanbanových tabulkách s funkcí drag-and-drop, což týmům umožňuje zobrazit všechny aktuální úkoly a jejich stav.

Pomocí těchto tabulek můžete stanovovat priority úkolů, sledovat projekty a připojovat žádosti o stažení k příslušným problémům. Seskupujte související problémy do epik nebo propojte různé soukromé a veřejné repozitáře GitHub do jedné tabule. 👨‍🏫

ZenHub navíc nabízí funkce pro plánování sprintů, což z něj činí užitečný nástroj pro agilní týmy. Umožňuje nám nastavit automatické sprintové cykly, automaticky generovat nové sprinty s prioritními a nedokončenými úkoly a dostávat pravidelné zprávy o pokroku.

Slyšel jsem také velmi zajímavé věci o ZenHub AI (automatická kategorizace problémů, sprintové recenze atd.). Bohužel se mi však nepodařilo dostat se přes čekací listinu, abych mohl vyzkoušet jeho beta program.

Nejlepší funkce ZenHub

Omezení ZenHub

Ceny ZenHub

Hodnocení a recenze ZenHub

10. Zoho Projects – nejlepší pro komplexní správu projektů

Zoho Projects je spolehlivý software pro správu projektů s funkcemi, jako je sledování problémů, monitorování týmu, časové rozvrhy projektů a grafy využití zdrojů. Z řady případů použití, které jsme prozkoumali, může být tato platforma vynikající pro správu složitých projektů v odvětvích, jako je marketing, stavebnictví, IT a poradenství.

Zoho Projects nabízí komplexní sadu nástrojů pro správu úkolů, která nám pomáhá rozdělit projekty na milníky, seznamy úkolů a podúkoly pro jednodušší sledování. Tato platforma pro správu úkolů klade důraz na detaily – každý úkol může mít atributy, jako jsou přidělené osoby, pracovní doba, priority a připomenutí. Navíc můžeme pomocí časových rozpisů a časovačů zaznamenávat čas strávený na každém úkolu.

Byli jsme schopni naplánovat úkoly v kalendáři a současně získat přehled o kapacitách členů týmu. To je podle mě zásadní pro vyvážené plánování úkolů a předcházení riziku vyhoření týmu.

Stejně jako mnoho alternativ Zoho, i tento nástroj zjednodušuje organizaci úkolů tím, že poskytuje tabule ve stylu Kanban s kartami úkolů, které lze přetahovat, a flexibilními stavy. Pokud jde o plánování a sledování složitých pracovních postupů, můžeme pomocí Ganttových diagramů identifikovat detailní úkoly týmu, nastavit závislosti a sledovat termíny, aby bylo vše hotovo včas. ⌛

Věřím, že používání Zoho Projects je skvělé pro konsolidaci vašeho ekosystému úkolů, pokud používáte jiné aplikace Zoho, jako je Zoho Mail nebo Zoho CRM, protože tento nástroj vám poskytuje jednotný přehled o vašich úkolech napříč sesterskými platformami.

Nejlepší funkce Zoho Projects

Omezení Zoho Projects

Ceny Zoho Projects

Všechny uvedené ceny se vztahují k ročnímu fakturačnímu modelu*

Hodnocení a recenze Zoho Projects

Recenze většinou zmiňují, že produkt je užitečný, i když někdy může být matoucí. Zde je výňatek:

Zoho Projects je užitečný při přidělování úkolů, realizaci více projektů a potřebě vědět, kdo je kdy splní. Umožňuje uživatelům zaznamenávat, jak dlouho jim daný úkol trval. Vytváření úkolů může být někdy opravdu matoucí, protože při jejich přidělování může docházet k nedorozuměním kvůli mnoha zdlouhavým požadavkům.

11. ActiveCollab – nejlepší pro personalizované řízení úkolů v rámci pracovních postupů založených na klientech

ActiveCollab se zaměřuje na zvýšení produktivity a snadné dodržování termínů v pracovních postupech založených na klientech. Ať už jste start-up nebo malý kreativní tým, tento nástroj vám umožní pozvat na platformu neomezený počet klientů, což zlepší spolupráci a zpětnou vazbu. Podle mého názoru to samo o sobě může pomoci eliminovat obtížně sledovatelné schůzky s klienty a řetězce následných e-mailů.

Moje zkušenost? Kromě přidávání úkolů pro svůj tým jsem také mohl rozdělit složité akce na dílčí úkoly pro své klienty, čímž jsem zajistil, že všechny přidělené úkoly byly splněny podle plánu. Navíc jsme viděli funkce pro:

Tento online software pro správu úkolů nabízí pouze tři zobrazení projektů, což je méně, než obvykle nabízejí alternativy ActiveCollab. Přesto obsahuje často používaná zobrazení – Kanban tabuli, Ganttův diagram a seznam. 📝

Vím, že automatizace je v tuto chvíli opakujícím se tématem, ale přesto stojí za zmínku – ActiveCollab může snížit manuální práci automatizací opakujících se úkolů, jako je vypracování týdenních zpráv. A pokud potřebujete zajistit, aby byly akce dokončeny v pevném pořadí, stačí vytvořit závislosti mezi více úkoly.

ActiveCollab klade důraz na význam osobního správce úkolů, který může být užitečný pro freelancery. Poskytuje stránku „Moje práce“, kde můžete najít a organizovat své úkoly podle projektu, klienta nebo termínu splnění.

Velmi mě zaujaly také časové rozvrhy ActiveCollab. Kromě přehledu všech mých časových záznamů mám přístup k časovému sledování na úrovni projektu, což usnadňuje fakturaci. Mohu dokonce zkontrolovat svou produktivitu z hlediska zveřejněných komentářů, vytvořených nebo uzavřených úkolů nebo upravených termínů.

Nejlepší funkce ActiveCollab

Omezení ActiveCollab

Ceny ActiveCollab

Všechny tarify zahrnují 14denní bezplatnou zkušební verzi. Pro funkce jako správa pracovní zátěže a plánování volných dnů si však musíte předplatit nejdražší tarif.

Všechny uvedené ceny se vztahují k ročnímu fakturačnímu modelu*

Hodnocení a recenze ActiveCollab

12. Wrike – nejlepší pro škálovatelné řízení pracovních postupů

Wrike je známý svými robustními funkcemi pro správu úkolů a pracovních postupů. Mnoho uživatelů však přehlíží, jak skvěle je škálovatelný! Například mi tato platforma umožňuje vytvořit knihovnu vlastních úkolů, která napodobuje naše základní procesy – můžeme ji použít jako základ pro všechny naše budoucí pracovní postupy. A nejlepší na tom je, že tuto knihovnu můžeme rozšířit a vytvořit pracovní prostor přizpůsobený dané roli, oddělení nebo dokonce odvětví.

Během testování tohoto nástroje jsme vytvořili víceúrovňové seznamy úkolů napříč úrovněmi, jako jsou složky, milníky, fáze a projekty. Někteří z nás dokonce vytvořili personalizované panely tím, že připnuli důležité úkoly ze svého seznamu úkolů, které byly automaticky seřazeny podle priority a termínu splnění.

Stejně jako většina konkurentů Wrike, i tato platforma podporuje silnou týmovou práci – můžeme spolupracovat na projektových plánech v reálném čase, přiřazování úkolů a rozhodování v rámci platformy. Software navíc obsahuje integrované nástroje pro rychlou, ale podrobnou zpětnou vazbu k úkolům a automatizaci úkolů, které šetří čas a zvyšují efektivitu práce.

Wrike navíc umožňuje projektovým manažerům vytvářet přizpůsobitelné zprávy o výkonu úkolů a týmů. Například jsem mohl dále optimalizovat pracovní postupy analýzou relevantních klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) na řídicích panelech.

Nejlepší funkce Wrike

Omezení Wrike

Ceny Wrike

Wrike nabízí integrace a další funkce zabezpečení cloudu za příplatek, ale všechny následující plány obsahují funkce pro správu úkolů:

Všechny uvedené ceny se vztahují k ročnímu fakturačnímu modelu*

Hodnocení a recenze Wrike

13. Todoist – nejlepší pro týmy s omezeným rozpočtem

Zatímco mnoho alternativ Todoistu na našem seznamu nabízí další funkce pro správu projektů, tato zavedená aplikace se zaměřuje výhradně na správu úkolů. Myslím si, že Todoist je jednou z mála aplikací, která se ve svém oboru neustále vylepšuje. Například nyní můžeme vytvářet podrobné denní seznamy úkolů a nastavovat opakující se úkoly pomocí přirozeného jazyka.

Tento nástroj splňuje všechny požadavky na základní plánování a správu úkolů – můžeme vytvářet úkoly a podúkoly, určovat priority, přidávat termíny splnění a nastavovat připomenutí, aby nic nezůstalo opomenuto. 👀

Ačkoli se jedná především o aplikaci pro správu úkolů, Todoist vám může pomoci spravovat malé projekty, protože obsahuje funkce pro stanovení cílů, štítky pro kategorizaci úkolů a popisy úkolů, které umožňují centralizovat informace.

Osobně se mi velmi líbí jeho náhled kalendáře nadcházejících úkolů – zobrazuje, které úkoly jsou urgentní, a pokud je něco příliš náročné, mohu pomocí funkce drag-and-drop přeplánovat úkoly. A pokud se potřebuji soustředit na úkoly týmu, které jsou aktuálně splatné, jednoduše přejdu do náhledu dneška.

Díky jednoduché navigaci a nízké ceně je Todoist praktickým nástrojem pro osobní správu úkolů, ale také dobrou aplikací pro správu úkolů pro týmy s omezeným rozpočtem. Jeho funkce pro správu projektů nejsou příliš komplexní, ale stále můžete přiřazovat úkoly a využívat komentáře pro lepší týmovou spolupráci a transparentnost. Zde je názor majitele malé firmy, který tento nástroj vyzkoušel:

Extrémně snadné použití pro všechny úrovně technologických znalostí. Todoist používám několikrát denně a integrovali jsme ho do celého našeho týmu. Díky oznámením, která se zobrazují po dokončení úkolu, se výrazně snížila pravděpodobnost, že se úkoly ztratí nebo zapomenou, a lidé zůstávají zodpovědní.

Tip: ClickUp má praktickou funkci Import z Todoist, pokud budete v budoucnu potřebovat přejít na rozsáhlejší nástroj pro správu projektů.

Nejlepší funkce Todoist

Omezení Todoist

Ceny Todoist

Všechny uvedené ceny se vztahují k ročnímu fakturačnímu modelu*

Hodnocení a recenze Todoist

14. ProofHub – nejlepší pro detailní sledování úkolů

ProofHub je nejen dobrý nástroj pro správu úkolů, ale také software pro sledování úkolů, který vám umožní snadno vytvářet seznamy úkolů a jednotlivé úkoly, přiřazovat je více než jednomu členovi týmu a pečlivě sledovat termíny a priority napříč kategoriemi úkolů. Obzvláště mě zaujalo zobrazení úkolů v tabulce – mohu sledovat procentuální pokrok akcí v různých kategoriích (aniž bych byl otravný mikromanažer). 😁

Podobně jako alternativy ProofHub je tento software plně přizpůsobitelný – můžeme vytvářet personalizované pracovní postupy a používat vlastní pole k zaznamenávání všech údajů souvisejících s úkoly, které můj tým považuje za důležité. Vlastní pole zlepšují sledování úkolů – protože je přizpůsobujeme tak, aby sledovaly prakticky jakékoli detaily, ať už se jedná o termíny nebo výstupy.

Pokud jde o sledování, ProofHub má intuitivní rozhraní pro vytváření závislostí úkolů, které zajišťují, že úkoly budou dokončeny v předem stanoveném pořadí. Pokud chcete přiděleným osobám poskytnout větší přehlednost, zanechte k úkolům komentáře nebo je veďte pomocí zmínek.

ProofHub navíc nabízí různé možnosti reportingu , které vám pomohou získat přehled o postupu projektu. Můžete vylepšit alokaci zdrojů analýzou reportů o využití zdrojů nebo sledovat postup konkrétního projektu pomocí reportů o dokončení úkolů.

Nejlepší funkce ProofHub

Omezení ProofHub

Ceny ProofHub

Všimněte si, že ProofHub v současné době nepoužívá formát účtování za uživatele, což může být pro některé týmy atraktivní.

Všechny uvedené ceny se vztahují k ročnímu fakturačnímu modelu*

Hodnocení a recenze ProofHub

15. SmartTask – nejlepší pro správu více projektů

SmartTask obsahuje všechny klíčové funkce, které obvykle najdete v nástroji pro správu úkolů. Můžete nastavit termíny, přidat závislosti a spravovat úkoly v zobrazeních, jako je kalendář, seznam a tabule. Zdůraznil bych, že zde můžete vytvořit realistický pracovní postup optimalizací závislých, překrývajících se a ignorovaných úkolů – to je přesně ten druh přehlednosti, který potřebujete, když váš tým zvládá více než 5 projektů současně.

Tento software mě zaujal zejména díky svým nástrojům pro správu více projektů současně v rámci mezifunkčního nastavení. Funkce Project Portfolios vám umožňuje vytvořit více tabulek pro sledování jednotlivých cílů a sladit tak vaše marketingové, prodejní a designové týmy. Pro větší jistotu můžete dokonce sdílet seznamy úkolů mezi týmy, abyste předešli osamoceným akcím.

SmartTask podporuje týmovou spolupráci tím, že nám umožňuje komentovat úkoly a generovat oznámení o aktualizacích v reálném čase. Můžeme také pozvat klienty, dodavatele a externí zainteresované strany ke spolupráci na jakémkoli úkolu nebo projektu tím, že jim zašleme pozvánku.

Navíc poskytuje přehledné reporty o projektových úkolech i prodejích, které snadno najdete pomocí pokročilého vyhledávacího pole. 🔎

Nejlepší funkce SmartTask

Omezení SmartTask

Ceny SmartTask

SmartTask může po kontaktování nabídnout neziskovým organizacím slevu. Start-upy, které splňují podmínky, mohou také požádat o kredit v hodnotě 1 000 $.

Všechny uvedené ceny se vztahují k ročnímu modelu fakturace*

Hodnocení a recenze SmartTask

16. HubSpot (HubSpot Task Management) – nejlepší pro úkoly CRM

Přiznávám, že HubSpot Task Management není tradiční správce úkolů – je to spíše sada nástrojů navržená tak, aby pomáhala marketérům zefektivnit procesy řízení vztahů se zákazníky (CRM) . Víme, že efektivní CRM závisí na správném ukládání, sledování a správě aktivit souvisejících s potenciálními a stávajícími zákazníky. HubSpot vám pomůže zefektivnit tyto roztříštěné úkoly a zvýšit tak vaše příjmy.

Tento software jsme důkladně prozkoumali a můžeme potvrdit, že díky dashboardům, které centralizují veškerou práci s CRM, snižuje potřebu přepínat mezi více záložkami při komunikaci s potenciálními zákazníky. Pokud jde o použití, využijte dashboardy ke sledování položek ve vašem seznamu úkolů, prohlížení podrobností o potenciálních zákaznících a přehledu o schůzkách.

Potřebujete vytvořit nové úkoly? Udělejte to přímo ze svých pracovních postupů, e-mailové schránky nebo seznamu úkolů. A pokud potřebujete informace o minulých výkonech úkolů, jako jsou uzavřené obchody a dokončené aktivity, využijte nástroje pro vytváření reportů HubSpot. Tato platforma zjednodušuje komunikaci pomocí e-mailových šablon (pro hromadné odesílání zpráv) a týmového chatu v reálném čase.

Zatímco prodejní a marketingové týmy mohou ocenit styl správy úkolů HubSpot, pro společnosti v oblasti IT nebo financí mohou být lepší volbou některé alternativy HubSpot. Pokud chcete lépe organizovat procesy související s komunikací se zákazníky, můžete zvážit integraci HubSpot-ClickUp.

Nejlepší funkce HubSpot

Omezení HubSpot

Ceny HubSpot

Pro jednotlivce a malé týmy:

Hodnocení a recenze HubSpot (CRM)

17. Paymo – nejlepší pro úkoly a rezervace klientů

Paymo je jednoduchý software pro správu úkolů a fakturační aplikace v jednom, takže chápu, proč je tak atraktivní pro profesionály a freelancery, kteří chtějí spravovat práci pro klienty, údaje o sledování času a zdroje na jedné platformě. Umožňuje vám automaticky nastavit fiktivní rezervace na základě podrobností úkolů, které jste zadali v minulosti, a také získat vizuální přehled všech rezervací pro bezprostřední tým na jedné obrazovce. 🖥️

Paymo také zjednodušuje správu zdrojů tím, že umožňuje více manažerům pracovat na plánování, aby se zabránilo přeplnění nebo nedostatečnému obsazení. Můžeme:

Tato platforma umožňuje mým zaměstnancům zobrazit si své úkoly v jediném přehledu, zatímco naši vedoucí úkolů sledují jak své osobní úkoly, tak práci týmu v samostatných přehledech. Stejně jako u většiny alternativ Paymo máme k dispozici přehledy projektů, jako jsou Ganttovy diagramy, tabulky a kalendáře, které slouží k vizualizaci úkolů.

Paymo také podporuje týmovou spolupráci a nabízí podrobný náhled na úkoly, kde můžete v reálném čase chatovat o nejnovějších aktualizacích úkolů. Paymo také poskytuje úrovně priority úkolů, jako jsou kritické, vysoké, normální nebo nízké, které můžeme upravit na základě našich závazků vůči klientům.

Nejlepší funkce Paymo

Omezení Paymo

Ceny Paymo

Všechny uvedené ceny se vztahují k ročnímu modelu fakturace*

Hodnocení a recenze Paymo

18. TimeCamp – nejlepší pro sledování času a fakturaci úkolů

Hovořil jsem s mnoha freelancery o jejich postupech při správě úkolů a domnívám se, že jedním z jejich hlavních problémů je propojení úkolů se sledovanými hodinami a nakonec i fakturami. Právě proto jsem se postaral, aby tento praktický nástroj typu „vše v jednom“ byl na našem seznamu.

Zatímco většina alternativ TimeCampu v tomto seznamu zahrnuje typické funkce pro správu úkolů a projektů, TimeCamp se místo toho zaměřuje na časové rozpočtování úkolů.

Díky funkci sledování času jedním kliknutím můžete snadno sledovat pracovní dobu svou i svého týmu. Tyto údaje můžete využít ke standardizaci času pro konkrétní úkoly, plánování a vytváření úkolů a odhadů faktur a sledování produktivity každého člena týmu.

TimeCamp také nabízí funkce pro měření ziskovosti vašich projektů a sledování fakturovatelných hodin, zefektivnění fakturace a správy zdrojů. V podstatě všechny úkoly, které jste museli dříve provádět ručně, jako je vytváření faktur a schvalování výkazů práce, jsou na této platformě automatizovány.

Ačkoli tento software klade důraz na sledování času, stále se jedná o nástroj pro správu úkolů. Jeho produkt TimeCamp Planner vám pomůže organizovat úkoly a sledovat jejich průběh na tabulkách ve stylu Kanban.

Pokud máte co do činění s opakujícími se úkoly, automatizujte je zadáním informací, jako jsou termíny, přiřazení a stav pokroku. Navíc můžete přepínat z přehledu úkolů týmu na svůj vlastní pomocí funkce Moje úkoly, která zobrazuje vaše přiřazené úkoly v seznamu, kalendáři nebo časové ose.

Upozorňujeme, že funkce sledování času a správy úkolů v TimeCampu jsou k dispozici v samostatných cenových plánech.

Nejlepší funkce TimeCamp

Omezení TimeCampu

Ceny TimeCamp (pro TimeCamp Planner)

Hodnocení a recenze TimeCamp

19. Any. do – nejlepší pro vytváření seznamů úkolů

Any. do se specializuje na poskytování snadno použitelných seznamů úkolů, které vám pomohou efektivně dosáhnout osobních i profesních cílů. Je určen pro jednotlivce, rodiny i týmy a je k dispozici na více než 10 platformách, včetně Mac, Safari a iPad.

Během používání tohoto nástroje jsem mohl organizovat své úkoly do samostatných seznamů a projektů, které byly barevně odlišeny, aby bylo možné jasně stanovit priority a určovat kategorie úkolů. Seznamy úkolů můžeme vylepšit pomocí:

Sdílení odpovědností je také jednoduché – stačí sdílet seznam úkolů se svými kolegy nebo rodinou a spolupracovat na jejich splnění. Můžete například přidělit různé položky na nákupním seznamu členům rodiny a sledovat seznam, abyste se ujistili, že úkol úspěšně splnili. Pokud chcete projednat naléhavou záležitost, použijte funkci chatu pro komunikaci v reálném čase.

Pro společnosti, které hledají nástroj pro správu úkolů s funkcemi pro správu projektů, je Any.do spolehlivou volbou, protože nabízí také funkce, jako jsou přizpůsobitelné pracovní postupy, zobrazení, předem připravené šablony a výkonné integrace s jinými pracovními nástroji.

Pokud však chcete komplexnější funkce pro správu pracovních postupů, podívejte se na některé pokročilejší alternativy Any.do.

Any. do nejlepší funkce

Any. do omezení

Ceny Any. do

Nezapomeňte si pořídit plán Family nebo Teams , abyste měli přístup ke sdíleným seznamům.

Všechny uvedené ceny jsou přibližné hodnoty účtované ročně*

Any. do hodnocení a recenze

V době recenzování tohoto nástroje jsme zaznamenali několik méně pozitivních recenzí od uživatelů Androidu a iOS, které se týkaly především některých prvků uživatelského rozhraní. Recenze celkových funkcí jsou však velmi pozitivní. Zde je názor obchodního manažera, který tento produkt používá:

S Any. do je organizace mých úkolů jednoduchá a rychlá. Aplikace funguje dobře a dělá to, co má, nastavuje denní připomenutí a plánuje, abych měl přehled o tom, co se děje. Miluji aplikace, které nabízejí jednoduchý, minimalistický profesionální design.

20. Smartsheet – nejlepší pro správu úkolů ve stylu tabulkového procesoru

Smartsheet je nástroj pro správu úkolů podobný tabulkovému procesoru. Je ideální pro ty, kteří jsou zvyklí sledovat úkoly v Excelu, ale jsou ochotni přejít na nástroj s méně komplikovanými výpočty. Tento nástroj je oblíbený ve stavebnictví, zdravotnictví a školství, kde správa úkolů spočívá především v práci s roztříštěnými daty.

Stejně jako ClickUp nabízí i Smartsheet komplexní nástroje pro správu projektů a úkolů pro zpracování různých pracovních postupů. Umožňuje vám například plánovat úkoly, vytvářet podúkoly, přidělovat zdroje a efektivně sledovat úkoly z jedné platformy. ✅

Zde jsou úkoly zobrazeny v tabulkách pro jednotlivé projekty. Stejně jako u většiny alternativ Smartsheet můžeme do přehledných polí a sloupců přidávat základní informace o úkolech, jako jsou termíny a přiřazení. Můžeme také sloučit několik tabulek, abychom získali konsolidovaný přehled o našich úkolech napříč kategoriemi.

Nejedná se však o tradiční tabulky – nabízejí také pokročilé funkce moderního nástroje pro správu úkolů. Například můžeme používat zaškrtávací políčka, rozevírací seznamy a komentáře k interakci s úkoly v Smartsheet.

Jedná se o skvělý software pro správu úkolů pro týmy pracující na rozsáhlých projektech, protože obsahuje šablony pro agilní správu projektů, sledování OKR, rozpočtování a správu zdrojů.

Podporuje také automatizaci úkolů, spolupráci v reálném čase a pokročilé analytické funkce. Navíc se integruje se službami, které již možná používáme, jako jsou Google Workspace a Microsoft Teams.

Bonusové čtení: Prozkoumejte ClickUp vs. Smartsheet!

Nejlepší funkce Smartsheet

Omezení Smartsheet

Ceny Smartsheet

Všechny uvedené ceny se vztahují k ročnímu modelu fakturace*

Hodnocení a recenze Smartsheet

Využití nejlepších aplikací pro správu úkolů

Naše přímé zkušenosti s těmito nástroji byly jak dobrodružné, tak poučné. Domníváme se, že každá z těchto možností rozumí svým cílovým uživatelům a snaží se jim vyhovět. Pokud však stále nemůžete najít tu „pravou“, sepište si seznam toho, co je pro vás v platformě pro správu úkolů opravdu důležité.

Skvělý software pro správu úkolů obvykle nabízí funkce, které vám pomohou plánovat, organizovat, sledovat a přidělovat úkoly, ale za tyto funkce byste neměli platit jmění. Některé funkce, jako jsou připomenutí, automatizace a zobrazení úkolů, jsou naprostým minimem a najdeme je téměř v každém nástroji, o kterém jsme hovořili.

Můžete prozkoumat celkové funkce, které za danou cenu získáte. Řekněme, že nástroj A vám nabízí 30 pokročilých funkcí a populárnější nástroj B vám nabízí 25 pokročilých funkcí za stejnou cenu – víte, co si vybrat!

A nakonec, nejlepší nástroje pro správu úkolů by vám měly usnadňovat život, ne naopak, takže se ujistěte, že vámi vybraný nástroj je snadno implementovatelný a práce s ním je zábavná! 🥳

Pokud se opravdu nemůžete rozhodnout, budeme troufalí a přesvědčíme vás, abyste vyzkoušeli ClickUp! Má všechny funkce, které potřebujete k zefektivnění správy úkolů s minimálním úsilím. Ať už chcete stanovit cíle, sledovat a přidělovat úkoly, spravovat čas, snížit manuální práci nebo komunikovat se svým týmem, možnosti jsou nekonečné.

Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a užijte si nejlepší sadu nástrojů, kterou bezplatný software pro správu úkolů může nabídnout! 💖