Když nastane čas odměnit zaměstnance za jejich tvrdou práci, je klíčové mít zavedený organizační proces. Chcete mít jistotu, že jim platíte za správný počet odpracovaných hodin a že také sledujete platební historii organizace.
I když to samozřejmě můžete udělat ručně pomocí kalkulačky, existují rychlejší a lepší způsoby, jak tuto práci zvládnout. Sčítání hodin pro každého zaměstnance ve větší firmě prostě není dobrým využitím vašeho času. Právě zde přicházejí na řadu šablony pro výplaty.
Použití šablony pro výplaty zajišťuje přesnost, poskytuje cennou historii platebních údajů a zjednodušuje správu rozpočtu. A co je nejlepší, čas, který ušetříte ručním zadáváním výplat, můžete lépe využít k dosažení cílů a rozvoji svého podnikání.
V tomto článku se dozvíte více o tom, co je to šablona pro výpočet mezd a jak vybrat tu, která bude vyhovovat vaší firmě. Představíme vám 10 bezplatných šablon pro výpočet mezd od ClickUp a Excel, které můžete vyzkoušet ještě dnes a zefektivnit tak správu mezd.
Co je to šablona pro výplatu mezd?
Šablona pro výplatu mezd je nástroj, který sleduje a dokumentuje hodinové sazby a daňové sazby v každém státě a zemi každého zaměstnance. Zohledňuje také srážky, abyste mohli svým zaměstnancům vyplácet mzdy správně. K dispozici jsou týdenní, měsíční a roční šablony pro výplatu mezd, které usnadňují zasílání plateb pro různé typy smluv.
Šablony výplat obvykle obsahují základní informace o zaměstnancích, jako je jméno, odpracované hodiny, nárok na odměnu a údaje o daňovém domicilu. Tyto základní informace se automaticky kopírují z týdne na týden nebo z měsíce na měsíc, takže můžete vytvořit souvislý platební kalendář.
Většina šablon obsahuje také sekce pro placené volno (PTO), nemocenskou dovolenou a přesčasy. Tyto další kategorie pomáhají sledovat vaše zaměstnance a udržovat proces výplaty mezd organizovaný.
Šablony pro výplaty jsou skvělou volbou pro podnikatele, kteří nechtějí utrácet velké peníze za outsourcing projektového managementu nebo účetních úkolů. Šablony pro správu výplat vám umožní mít kontrolu nad rozpočtem, vyhnout se chybám ve výpočtech a zajistit včasné zasílání plateb, a to vše při úspoře peněz.
Co dělá šablonu pro výplaty dobrou?
Jste připraveni najít perfektní šablonu pro výplaty mezd pro vaši společnost? Než se pustíme do několika šablon, které pravidelně používáme, je dobré vědět, na co se při výběru zaměřit.
Dobrá šablona pro výplatu mezd by měla obsahovat:
- Reporting vzorců a trendů: Skvělá šablona umožňuje sledování docházky, proplacených výdajů a mzdových registrů. Tyto údaje můžete využít k identifikaci vzorců a chování zaměstnanců v rámci celé firmy.
- Čistá mzda a hrubá mzda: Každá šablona pro výplatu mezd, která stojí za to, bude obsahovat údaje o hrubé a čisté mzdě, včetně benefitů z příspěvků na zdravotní pojištění a bonusů a všech příspěvků na bydlení a dopravu.
- Automatizace: Šablony pro výplatu mezd mají za cíl usnadnit život. Vyberte si takovou, která automatizuje opakující se úkoly související s výplatou mezd a přiřazuje je správným členům týmu.
- Funkce pro spolupráci: Zpracovávejte mzdy hladce mezi účetním a personálním oddělením (HR) pomocí šablony, která vám umožní spolupracovat v reálném čase.
- Možnosti přizpůsobení: Každá firma má jedinečné potřeby a některé z nich musí dodržovat zákonné předpisy. Vyberte si přizpůsobitelnou šablonu a vytvořte dokumentaci a systémy, které potřebujete k správnému vyplácení mezd svým zaměstnancům.
Nyní, když víte, co hledat ve šabloně pro výplatu mezd, je čas zvážit vaše možnosti a vybrat tu nejlepší pro vaši firmu.
10 bezplatných šablon pro výplaty
Zde jsme sestavili seznam 10 bezplatných šablon pro výplatu mezd, které vám pomohou zefektivnit proces výplaty mezd. Ať už provozujete malou firmu s několika zaměstnanci nebo velkou společnost s více odděleními, existuje možnost, jak si zpracování mezd usnadnit. ✨
1. Šablona výplatní listiny ClickUp
Vyhněte se chybám ve výpočtech a zefektivněte své platební procesy pomocí šablony výplatní listiny ClickUp. Tento nástroj usnadňuje shromažďování a ukládání informací o zaměstnancích, včetně jejich jména, identifikačního čísla, pozice a základních kontaktních údajů.
Šablona pro výplatu mezd obsahuje také sekce pro oddělení zaměstnance, kredity PTO a srážky daní.
Šablonu si přizpůsobte tak, aby zahrnovala požadované výplatní období, ať už vyplácíte mzdy týdně, dvakrát měsíčně, měsíčně nebo ročně. Uveďte hodinové, měsíční nebo roční mzdy spolu s sazbami za přesčasy.
Jednou z nejlepších funkcí této šablony ClickUp je integrované sledování času. Nechte své zaměstnance sledovat čas strávený na úkolech během pracovní doby. Tyto informace se pak automaticky vyplní do vaší mzdové zprávy, aby se urychlily platby.
2. Šablona časového rozvrhu služeb ClickUp
Sledování výplat a vývoj platebních procesů může být složité, zejména pokud potřebujete platit zaměstnance na základě služeb, které poskytují. Právě v tom vám pomůže šablona časového rozvrhu služeb ClickUp.
Pomocí tohoto časového rozvrhu můžete sledovat fakturovatelné hodiny a služby zaměstnanců. Usnadňuje to vytváření výplatních listin a všechny důležité informace o platbách jsou tak na jednom místě.
📮ClickUp Insight: 92 % znalostních pracovníků používá personalizované strategie řízení času. Většina nástrojů pro řízení pracovních postupů však zatím nenabízí robustní integrované funkce pro řízení času nebo stanovení priorit, což může bránit efektivnímu stanovení priorit. Funkce plánování a sledování času založené na umělé inteligenci ClickUp vám pomohou proměnit tyto odhady v rozhodnutí založená na datech. Dokonce vám mohou navrhnout optimální časové okno pro soustředění se na úkoly. Vytvořte si vlastní systém řízení času, který se přizpůsobí vašemu skutečnému způsobu práce!
Začněte vytvořením tabulky a nezapomeňte zahrnout sloupce pro data, časy zahájení a ukončení, typy poskytovaných služeb, jméno zaměstnance a počet odpracovaných hodin. Zadávejte data podle toho, jak zaměstnanec poskytuje služby, a vypočítejte celkový počet hodin, abyste mohli určit mzdu na týdenní nebo měsíční bázi.
Šablona také poskytuje přehled o tom, kolik utrácíte za jednotlivé projekty. Využijte ji k informování o tom, jak přidělujete zdroje, a ke správě rozpočtových očekávání. Přejděte do zobrazení tabule, kde získáte přehled o všech poskytnutých službách a provedených platbách, filtrovaných podle typu projektu nebo zaměstnance.
3. Šablona plánu projektu výplaty mezd ClickUp
Eliminujte chyby, zkraťte čas strávený administrativními úkoly a zrychlete zpracování mezd pomocí šablony plánu projektu výplaty mezd od ClickUp. Tato šablona je obzvláště užitečná pro větší společnosti nebo malé podniky, které mají složitější požadavky na výplatu mezd.
Šablona funguje jako projektový plán pro všechny vaše mzdové postupy. Nejprve použijte šablonu rozpočtu mezd k vytvoření projektové charty a zdokumentujte výstupy a zdroje, které budete potřebovat k zpracování mezd zaměstnanců.
Dále identifikujte členy týmu, kteří hrají aktivní roli v procesu výplaty mezd, a automaticky pro ně vytvořte úkoly. Může se jednat o jednorázové úkoly, jako je vytvoření postupů výplaty mezd a dokumentace pro freelancery.
K dispozici jsou také možnosti pro opakující se úkoly a připomenutí standardních platebních postupů, jako je měsíční výplata mezd.
4. Šablona plánu projektu implementace mzdového účetnictví ClickUp
Pokud nemáte zavedený systém výplaty mezd, potřebujete ho. Šablona plánu implementace výplaty mezd od ClickUp zjednodušuje složitou a časově náročnou úlohu a usnadňuje její zpracování jako nikdy předtím. Vytváří plán všech vašich procesů výplaty mezd a zajišťuje přesnost, soulad s předpisy a bezpečnost.
Šablonu můžete použít k nastavení mzdového systému, zefektivnění přijímání nových zaměstnanců a sledování zadávání dat pro všechny úkoly související s platbami. Začněte tím, že si zjistíte, jaký typ mzdového systému nebo personálního softwaru potřebujete pro zpracování mezd zaměstnanců.
Poté pomocí šablony identifikujte zúčastněné strany ve vašem účetním, personálním a IT oddělení, které budou hrát roli v procesu výplaty mezd. Poté vyberte mzdovou službu nebo mzdový software. Stanovte časový harmonogram a odhad rozpočtu pro zprovoznění systému.
Nakonec připravte dokumentaci pro každý krok, včetně výkazů pracovní doby zaměstnanců, výplatních pásek a šablon mzdových registrů. Použijte ClickUp Docs k uložení těchto dokumentů a vytvořte úkoly pro zaměstnance, aby vyplnili své časové karty, a pro členy účetního týmu, aby zpracovali platby.
5. Šablona souhrnné zprávy o výplatách ClickUp
Šablona souhrnné zprávy o výplatách ClickUp vám umožňuje zaznamenávat všechny údaje o výplatách a mzdových nákladech na jednom praktickém místě. Rychle si prohlédněte platby od začátku roku, zkontrolujte kredity za placené volno a přidejte poznámky k mimořádným okolnostem nebo k předchozím problémům s platbami.
Pomocí šablony pro personální oddělení zaznamenejte informace o výplatách, včetně kontaktních údajů zaměstnanců a jejich platů. Zaznamenejte, jak často budete zaměstnancům vyplácet mzdu, ať už se jedná o měsíční výplaty pro hodinové pracovníky nebo dvoutýdenní výplaty pro zaměstnance s pevným platem. Vyplňte informace o srážkách ze mzdy, včetně sociálního pojištění a srážek z daně z příjmu.
Všechny tyto informace jsou klíčové pro dodržení rozpočtu na mzdy. Tato šablona nabízí podrobný přehled o tom, komu jsou vypláceny jaké mzdy, a sleduje platby za věci jako dovolená a nemocenská, což umožňuje kompletní kontrolu nad správou mezd.
Navíc se jedná o důležité informace pro případ, že by někdy došlo k právnímu sporu týkajícího se pracovní doby nebo mezd.
6. Šablona platební historie ClickUp
Pokud provozujete malou firmu nebo potřebujete sledovat výdaje ve větší společnosti, šablona platební historie ClickUp zjednodušuje správu výplat. Použijte ji ke sledování všech plateb provedených vaší společností, ať už se zaměřujete na výplaty zaměstnanců nebo platby freelancerům za práci na konkrétních projektech.
V zobrazení tabulky klientů můžete zobrazit seznam všech zaměstnanců a celkovou částku k výplatě. Můžete také vyplnit způsob platby a nahrát kopii platební faktury.
Přepněte do zobrazení Všechny položky a zobrazte seznam všech plateb, které jste provedli. Filtrujte podle zaměstnanců a okamžitě uvidíte záznamy o jejich platební historii, nebo filtrujte podle oddělení a získejte přehled o rozpočtování.
Vytvořte vzorce pro rychlý výpočet daní ze mzdy nebo sazeb mezd na základě týdenních, měsíčních nebo hodinových parametrů. Pomocí formuláře Potvrzení o platbě můžete okamžitě přidat nové záznamy o platbách do seznamu. Sdílejte formulář s dodavateli a nezávislými pracovníky, aby mohli automaticky přidávat své žádosti o platbu do fronty.
7. Šablona jednoduché platební dohody ClickUp
Šablona jednoduché platební dohody od ClickUp je snadný způsob, jak stanovit podmínky a očekávání pro výplatu mezd ve společnosti. Je také užitečná pro firmy, které potřebují zaznamenávat podmínky půjček při spolupráci s freelancery v rámci systémů správy dodavatelů.
Tato šablona má jednoduché rozvržení se standardními formulacemi platební smlouvy. Vyplňte základní informace, včetně dat, jmen a částek plateb. Zadejte platební kalendář a uveďte všechny podmínky pro neprovedení platby.
8. Šablona platebního formuláře ClickUp
Šablona platebního formuláře ClickUp usnadňuje sledování faktur a plateb zaměstnancům nebo zákazníkům. Chcete-li ji použít jako součást procesu výplaty mezd, začněte vytvořením platebního formuláře pomocí šablony. Vyplňte informace o jménu zaměstnance, kontaktních údajích a způsobu platby.
Nastavte automatizace tak, aby vyplněný formulář spustil nový úkol pro zpracování platby. Přizpůsobte automatizace potřebám vaší firmy a přiřaďte úkoly správným oddělením.
Poté přejděte do zobrazení Payment Tracker (Sledování plateb), kde uvidíte seznam všech aktuálních a minulých platebních formulářů. Pomocí filtrů můžete zobrazení zúžit podle platební metody, zaměstnance nebo ceny. Nahrajte účtenky a snadno sledujte všechny relevantní informace na jednom jednoduchém panelu.
Pomocí zobrazení tabule získáte široký přehled o všech probíhajících platbách, nových objednávkách a dokončených platbách. Otevřete kartu úkolu a získejte podrobnější informace o konkrétní platbě.
Věděli jste, že ClickUp vám také umožňuje sledovat čas vytvářením vlastních časových rozvrhů pro váš tým? Podívejte se na toto krátké video a zjistěte, jak jej co nejlépe využít!
9. Šablona Excel pro výkaz práce pro výplatu mezd
Šablony časových rozvrhů jsou skvělým způsobem, jak sledovat množství času, které zaměstnanec stráví plněním pracovních povinností. Šablona Excel Timesheet for Payroll Template z Microsoft 365 je snadno použitelný pracovní list určený pro použití v aplikaci Microsoft Excel.
Přiřaďte každému zaměstnanci pracovní výkaz a nechte ho každý den vyplňovat čas příchodu a odchodu. Zajistěte, aby zaměstnanci zaznamenávali své přestávky na oběd. Zadejte vzorce do mini kalkulačky výplat, aby automaticky vypočítala celkový počet odpracovaných hodin za týden.
Do šablony výplatní listiny v Excelu zahrňte sekce pro ceny a případné srážky. Pomocí šablony výplatní listiny můžete generovat týdenní, čtrnáctidenní nebo měsíční platby pro každého zaměstnance.
Tato šablona je nejvhodnější pro malé podniky nebo firmy, které spolupracují s dodavateli a nezávislými pracovníky. Jelikož se jedná pouze o pracovní výkaz a není součástí většího nástroje pro řízení projektů, může být pro organizace s mnoha odděleními a velkým počtem zaměstnanců příliš jednoduchá.
10. Šablona měsíční výplaty zaměstnanců v Excelu od Vertex42
Pokud máte účetního nebo využíváte online mzdové služby, ale přesto chcete mít interní dokumentaci, jako je mzdový rejstřík zaměstnanců, použijte šablonu mzdového účetnictví Excel od Vertex42. Šablona měsíčního mzdového účetnictví Excel je určena pro majitele malých podniků, kteří potřebují pouze sledovat mzdové informace a nemusí skutečně provádět výplaty.
Na kartě „Informace o zaměstnancích“ zaznamenejte jméno zaměstnance, kontaktní údaje, datum nástupu, informace o platu a příplatky. Na kartě „Mzdový registr“ zaznamenejte počet odpracovaných hodin, termíny výplaty a daňové informace.
Vyplňte šablonu rozpočtu mzdového účetnictví a získejte přehlednější rozpis svého rozpočtu.
Bonus: Šablony rozpočtu Google Docs!
Zjednodušte výplatu mezd a vytvořte efektivní procesy
Ať už provozujete velkou firmu s desítkami zaměstnanců nebo řídíte malou firmu s kombinací dodavatelů, nezávislých pracovníků a zaměstnanců v pracovním poměru, potřebujete efektivní proces výplaty mezd. Pomocí těchto šablon pro výplatu mezd si vytvořte vlastní systém výplaty mezd, který bude vyhovovat vaší firmě.
Stáhněte si ClickUp ještě dnes a začněte pracovat s plynulejšími a efektivnějšími procesy. Od jednoduchých platebních formulářů pro freelancery až po složitější systémy určené k zaznamenávání všech plateb mezd – najdete zde vše, co potřebujete k rozvoji svého podnikání.