Vzhledem k nárůstu práce na dálku během pandemie COVID-19 – v roce 2019 se jednalo o 24 % pracovníků v USA a v roce 2021 o 38 % – se asynchronní nebo „async“ práce a komunikace staly spíše standardem než výjimkou.
Mezi výhody asynchronní práce, která se týká práce vykonávané v individuálním čase, nikoli mezi 9 a 17 hodinou nebo souběžně s kolegy, patří flexibilní plánování, které optimalizuje individuální produktivitu.
Zaměstnanci mohou věnovat určitý čas soustředěné a intenzivní práci na složitých projektech, aniž by byli rušeni nadměrným počtem schůzek. Lidé mohou pracovat odkudkoli a kdykoli díky důkladné dokumentaci a komunikaci.
Dokonce i zaškolování nových zaměstnanců se zlepší, když jsou nahrávané zprávy, informační videa a sdílené dokumenty snadno dostupné a zaměstnanci se k nim mohou kdykoli vrátit.
Asynchronní komunikace má však také své nevýhody. Práce z domova znamená být k dispozici 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, a lidé trpí vyhořením z přetížení informacemi, protože komunikace probíhá po celý den.
Asynchronní práce také nevyhnutelně mění způsob spolupráce lidí, protože nesdílejí stejnou pracovní dobu ani místo, kde by mohli rychle probrat pracovní záležitosti nebo uspořádat delší schůzky.
ClickUp sestavil seznam běžných výzev, které se vyskytují v asynchronních pracovních prostředích, a způsobů, jak je překonat. Čtěte dál a dozvíte se několik jednoduchých triků, jak zajistit hladký průběh schůzek, pracovních postupů a sekvencí, když jsou pracovníci rozptýleni po celé zemi nebo po celém světě.
KOMPLETNÍ PRŮVODCE SPOLUPRACÍ PRO TÝMY PRACUJÍCÍ NA DÁLKU I NA MÍSTĚ Spolupráce je pojivem, které drží tým pohromadě. Ať už váš tým pracuje na místě nebo zcela na dálku, ClickUp vytvořil kompletního průvodce týmovou spoluprací.
Schůzky, zasílání zpráv a tok informací je třeba přepracovat
Asynchronní práce prospívá, když milníky projektu a jeho pokrok nezávisí na nadměrném počtu schůzek nebo očekávání okamžitých odpovědí na zprávy. Mnohá prostředí pro práci na dálku však jednoduše virtuálně reprodukují tradiční kancelářskou kulturu, čímž negují potenciální výhody asynchronní práce.
Častou chybou v rámci vzdálené kultury je kompenzování vzdálených zaměstnanců nadměrným počtem schůzek. Když průměrný člověk tráví 35 % až 50 % svého času ve virtuálních synchronních schůzkách, pravděpodobně skončí s únavou ze Zoomu.
Aby asynchronní práce fungovala, je nutné změnit způsob, jakým zaměstnanci komunikují důležité informace. Implementace nástrojů a systémů, jako jsou tabule úkolů, může pomoci usnadnit tok informací a zvýšit transparentnost.
Zaměstnanci mohou kontrolovat aktualizace stavu projektu a spolupracovat asynchronně, místo aby procházeli dlouhé e-mailové konverzace.
34 AKTIVIT PRO BUDOVÁNÍ TÝMU PRO VÁŠ TÝM V ROCE 2023 Bez ohledu na velikost skupiny nebo míru vzájemné seznámenosti máme pro vás perfektní aktivity pro budování týmu, které vám pomohou stmelit kolektiv.
Školení, dokumentace a řízení projektů jsou nanejvýš důležité
Úspěšná asynchronní spolupráce vyžaduje vytvoření systémů speciálně navržených pro optimalizaci produktivity práce na dálku a snížení prostojů. Pro úspěšnou a produktivní asynchronní práci je nezbytné řádné školení a jasná očekávání, nikoli mikromanagement.
Přizpůsobení nástrojů pro řízení projektů a komunikaci může pomoci snížit čas strávený dokumentací nebo doháněním hovorů přes Zoom a zvýšit rychlost a syntézu práce na dálku. Stanovení pravidel pro e-maily nebo instant messaging, nahrávání důležitých schůzek a vytvoření jasných projektových kanálů může pomoci zefektivnit komunikaci a zajistit, aby byli pracovníci připraveni na úspěch.
Asynchronní práce vyžaduje přehodnocení zpoždění v zasílání zpráv a plánování
Práce z domova činí hranice obzvláště obtížnými (a důležitějšími než kdy jindy) a jejich absence může být velkou nevýhodou asynchronní práce. Přizpůsobení tradičního pracovního dne od 9 do 17 hodin asynchronnímu virtuálnímu prostředí vyžaduje stanovení očekávání s kolegy.
Sledování flexibilních pracovních rozvrhů a plánování schůzek v reálném čase však může být komplikované.
Slack nebo jiné platformy pro okamžité zasílání zpráv, jako je Microsoft Teams, mohou vyřešit asynchronní zmatek přizpůsobením dob odezvy a oznámení a zároveň umožnit zaměstnancům prohlížet historii zpráv, aby dohnali konverzace, které mohli zmeškat.
Kalendářové aplikace nyní umožňují spolupracovníkům vidět rozvrhy svých kolegů a brát ohled na jejich dostupnost a pracovní návyky. Pro zprávy a schůzky, které nemohou počkat, vyberte několik společných časů s ostatními členy týmu, které budou vyhrazeny pro schůzky všech zaměstnanců a důležité, časově citlivé diskuse.
CO JE SPOLUPRÁCE V REÁLNÉM ČASE A PROČ JE DŮLEŽITÁ? Ve stále více vzdáleném, globálním a asynchronním světě je třeba vytvořit prostor pro spolupráci v reálném čase. ClickUp vysvětluje, co je spolupráce v reálném čase, proč je důležitá a jak ji podpořit ve vašem týmu.
Každodenní práce a dlouhodobé projekty vyžadují sekvencování – a tendenci k nadměrné komunikaci
Denní úkoly a dlouhodobé projekty vyžadují sekvencování. Splnění cílů týmu při asynchronní práci závisí na silných dovednostech v oblasti řízení projektů a důkladné komunikaci.
Pravidelné schůzky na Zoomu, Teams nebo Slacku nahrazují každodenní porady v kanceláři. Zaměstnanci mohou prostřednictvím těchto online platforem asynchronně poskytovat informace o stavu, prioritách a aktualizacích projektů. Pro kreativní brainstorming lze naplánovat samostatné schůzky.
Potřeba důkladných aktualizací informací může vést k nadměrné komunikaci. Přizpůsobení nástrojů – ať už se jedná o speciální hashtagy, emodži nebo jiné symboly – zabraňuje nadměrné nebo redundantní komunikaci, protože umožňuje efektivnější sdělování cenných informací.
Dosáhněte více společně díky asynchronní komunikaci
Ačkoli může být náročné si na asynchronní přístup zvyknout, může to být skvělý způsob, jak zvýšit produktivitu. Stále však platí, že k zajištění efektivní komunikace mezi členy týmu jsou zapotřebí správné nástroje a techniky.
Díky správným nástrojům pro řízení projektů a komunikaci mohou týmy snadno zůstat v kontaktu, aniž by musely být na stejném místě. Udržujte týmy organizované a propojené pomocí softwaru pro řízení projektů, chatovacích a zasílacích systémů, které usnadňují komunikaci, a aplikací pro nahrávání obrazovky, které pomáhají vysvětlovat složité pojmy.
Naštěstí pro týmy existují nástroje jako ClickUp, které nabízejí všechny výše uvedené funkce a další, aby vašemu týmu poskytly vše, co potřebuje k produktivnější asynchronní práci – a to vše na jednom místě. Využijte integrovaný chat, e-mail, dokumenty, tabule, záznamník obrazovky a další klíčové nástroje pro spolupráci, abyste zlepšili komunikaci ve svém týmu.
ClickUp je k dispozici na různých zařízeních a integruje se s 1 000 dalšími pracovními nástroji, aby propojil všechny vaše nejčastěji používané aplikace, udržoval vaše týmy v obraze i na cestách a vytvořil plynulý pracovní postup, který vyhovuje všem.
Vyzkoušejte ClickUp zdarma a začněte společně dosahovat více odkudkoli.
Hostující autor: Jane Allison Gunn