Procesy ožívají prostřednictvím pracovních postupů. Někdy jsou však tyto procesy tak složité nebo mají tak velký rozsah, že jejich řízení není žádná hračka.
Jindy zase projektovým manažerům chybí zkušenosti s orientací v moři úkolů. Nejsou si jisti, co by týmy měly dělat dál, a blokují se nebo se unáhleně rozhodují pro nejméně výhodná řešení.
A proto je řízení procesů – a projektů – tak důležité a zároveň tak náročné! Naštěstí se můžete spolehnout na řízení pracovních postupů, které vám pomůže vyhnout se naprostému chaosu.
Tento blog je naším příspěvkem k vaší cestě ke správě pracovních postupů. Dozvíte se, co je to správa pracovních postupů, jaké nástroje potřebujete a jaké šablony můžete použít k vytvoření vlastních pracovních postupů.
Pojďme na to!
Co je řízení pracovních postupů?
Řízení pracovních postupů je proces vytváření a optimalizace pracovních postupů, který pomáhá koordinovat práci s konečným cílem zvýšit efektivitu týmů.
Pracovní postup představuje proces (nebo část procesu), který je posloupností úkolů. Tyto úkoly jsou prováděny jednou nebo více rolí za účelem dosažení výstupu a tím i cíle, například dosažení milníku projektu.
Vizuálně vypadá řízení pracovních postupů jako diagram nebo vývojový diagram z hlediska metody řízení projektů. Zde je však výňatek z stručného textového popisu pracovního postupu:
- Proces: nábor zaměstnanců
- Cíl: najmout zaměstnance, kteří vyhovují konkrétním potřebám
- Úkoly: Vytvořte popis pracovní pozice, vyhledejte talenty, sledujte uchazeče, proveďte pohovory.
Po vytvoření pracovních postupů doporučujeme je implementovat s podporou softwaru pro správu pracovních postupů. Různé typy softwaru pro správu projektů pomáhají automatizovat pracovní postupy a následně je snáze spravovat.
To vám umožní sledovat výkonnost vašich obchodních procesů. Ale nepleťte si to: řízení pracovních postupů a řízení obchodních procesů nejsou totéž. Rozdíl mezi pracovními postupy a obchodními procesy je následující:
- Řízení pracovních postupů je součástí řízení podnikových procesů. Organizuje chování lidí tím, že stanoví pokyny, které musí dodržovat při provádění úkolů.
- Řízení obchodních procesů je vyšší úroveň přístupu k organizaci obchodních procesů společnosti s cílem zlepšit provozní efektivitu.
Typy řízení pracovních postupů
Pracovní postupy patří do jedné z těchto kategorií:
Sekvenční pracovní postupy
Jak název napovídá, sekvenční pracovní postup je diagram s posloupností úkolů. Proces postupuje od jednoho úkolu k dalšímu. Charakteristickým rysem tohoto pracovního postupu je však závislost úkolů. To znamená, že proces se nemění z jednoho úkolu na další, dokud není dokončen aktuální úkol. Neexistuje tedy žádné přecházení sem a tam.
PŘÍKLAD TÉTO PRACOVNÍ PROCESU Vezměme si například výrobní procesy na výrobní lince, které neumožňují návrat produktu na předchozí stanice. Funguje to jako jednosměrná řeka.
Pracovní postupy stavového stroje
Na rozdíl od sekvenčních pracovních postupů mohou pracovní postupy stavového stroje proudit tam a zpět. Točí se kolem pojmu „stav“ namísto „úkol“. Jinými slovy, proces se pohybuje z jednoho stavu do druhého, nikoli z jednoho úkolu do druhého. Jedná se o procesy řízené událostmi, což znamená, že postupují do stavu, když se něco stane – nemusí to být nutně dokončení úkolu.
PŘÍKLAD TÉTO PRACOVNÍ PROCESU Představte si pracovní proces v sociálních médiích. Obsahuje úkoly související s kontrolou obsahu, jejichž výsledkem může být zaslání obsahu zpět autorům k úpravám. Dalším příkladem je agilní pracovní proces. Například projekt vývoje softwaru založený na metodice Scrum vyžaduje v určitém okamžiku přijetí produktu uživatelem. A to může v daném okamžiku zabránit pokračování procesu.
Pracovní postupy řízené pravidly
Stejně jako sekvenční proces, i tento pracovní postup kombinuje sadu pravidel, která určují provedení procesu, a voilà! Vytvořili jste systém řízení pracovních postupů založený na pravidlech.
Tato pravidla jsou podmínky typu „pokud, pak“, které mají potenciál být automatizovanými pracovními postupy. Vyjadřují alternativy, které konfigurují tok procesu. Proces proto postupuje nejen na základě dokončení úkolů, ale také na základě výběru alternativ.
PŘÍKLAD TÉTO PRACOVNÍ PROCESU Představte si to jako přípravu jídla v food trucku, kde si zákazník může vybrat maso, omáčku a přísady podle svého přání.
V tomto blogu najdete několik příkladů pracovních postupů * a zjistíte, které nástroje pro správu pracovních postupů by pro vás mohly být nejvhodnější!
Proč je řízení pracovních postupů důležité?
Už víte, že řízení pracovních postupů zvyšuje efektivitu týmů. Pokud bychom ale měli rozepsat výhody řízení pracovních postupů, vypadal by náš seznam takto:
Zefektivněné procesy
Zobrazením nebo modelováním procesů pomocí pracovních postupů budete schopni rozpoznat:
- Zbytečné úkoly, které musíte vyřadit
- Opakovatelné úkoly, které musíte zredukovat na jeden jediný úkol
V opačném případě budou plýtvat časem a úsilím vašeho týmu a v konečném důsledku i vaší produktivitou.
Proto si nemůžete dovolit zbytečné opakování procesů. Řízení pracovních postupů je nejúčinnější, když procesy zefektivníte nebo zavedete automatizaci pracovních postupů.
Snížení manuální práce a lidských chyb
U manuálních procesů, zejména těch, které jsou vedeny v tabulkách, se vše neustále aktualizuje, což s sebou nese velké riziko chyb nebo duplicitních záznamů. Správné řízení pracovních postupů prospívá tím, že zabraňuje plýtvání časem!
Nejlepší proces správy pracovních postupů se řeší pomocí automatizovaných pracovních postupů. Místo používání tabulek můžete automaticky sledovat úkoly svých týmů pomocí spouštěčů automatizace pracovních postupů, které přiřazují osoby, mění priority nebo přidávají komentáře, čímž eliminují manuální procesy.
Lepší transparentnost a odpovědnost
Pokud existuje jedna věc, kterou software pro správu pracovních postupů přináší, je to celá řada procesních dat. A to je skvělé, protože tak můžete sledovat stav úkolů svých týmů a vidět, kdo zaostává, kdo je v tempu a kdo bude v pracovním postupu pracovat na čem dál.
Díky výše uvedeným údajům o procesu může manažer kontrolovat pokrok práce svého týmu. Na základě těchto informací může manažer identifikovat případné překážky v pracovním postupu.
Navíc, protože každý úkol má přiřazeného odpovědného pracovníka, váš systém řízení pracovních postupů umožňuje projektovému manažerovi vyžadovat od každého člena týmu zodpovědnost za splnění úkolů.
Efektivní komunikace
Díky přehledu o práci všech členů týmu si členové týmu lépe a rychleji rozumějí navzájem. A to je obrovský krok směrem k efektivní komunikaci a řízení pracovních postupů.
Navíc členové týmu nemají obavy z toho, co mají dělat dál, když to vidí v nástroji pro správu projektů. Zabraňte svému týmu hádat, jaké úkoly nebo chyby mají řešit. Přiřazení úkolů je v systému správy pracovních postupů, kde si je mohou zkontrolovat.
Snadná škálovatelnost a vyšší dostupnost zdrojů
Představte si obecný proces zapracování nových zaměstnanců automatizovaný pomocí systému řízení pracovních postupů. Pokaždé, když nový zaměstnanec dokončí úkol v rámci zapracování, systém ho automaticky navede k dalšímu úkolu v procesu.
Nyní si představte, jaká by to byla pro projektového manažera otrava, kdyby to musel dělat ručně u každého nového zaměstnance. A představte si, jak by to vypadalo, kdyby společnost každý měsíc přijímala desítky nových zaměstnanců. Takto řízení pracovních postupů podporuje škálovatelnost.
Navíc v automatizovaných pracovních postupech úkoly zcela nezávisí na žádné jednotlivé osobě. Například projektový manažer se nemusí spoléhat na personálního manažera, aby zaškolil každého zaměstnance. Místo toho tuto práci udělá software pro automatizaci pracovních postupů, čímž uvolní zaměstnance a další zdroje pro úkoly, které na jejich vstupu závisí.
5 tipů pro správu pracovních postupů
Kdybychom se s vámi měli podělit o naše tajemství řízení pracovních postupů, byla by to tato:
1. Používejte software pro správu pracovních postupů
Systémy pro správu pracovních postupů pomáhají automatizovat a spravovat více pracovních postupů bez námahy. Existuje však tolik aplikací pro správu pracovních postupů, že musíte vědět, co od nástroje pro správu pracovních postupů očekávat. Proto jsme pro vás sestavili tento seznam nezbytných funkcí:
- Automatizace pracovních postupů: automatické provádění opakujících se úkolů, protože jaký by jinak měl smysl zavádění pracovních postupů pomocí softwaru? Příklad: automatické připomenutí přidělené osobě blížícího se termínu splnění úkolu.
- Sledování termínů: kontrola výstupů projektu a provádění akcí v termínech, jako je filtrování úkolů podle data dodání nebo přetahování úkolů v časové ose za účelem úpravy termínů.
- Řízení výkonu: sledujte produktivitu svého týmu a efektivitu procesů. To je možné díky reportům a procesním datům, jako jsou dokončené úkoly nebo celkový počet úkolů, na kterých členové týmu pracovali.
- Vlastní stavy úkolů: které můžete vytvářet a konfigurovat podle svých potřeb. Například stav „Testování“ nedává smysl v rámci řízení pracovních postupů při náboru zaměstnanců, ale dává smysl v rámci vývoje softwaru.
- Integrace: pro správu práce napříč různými platformami, jako je software třetích stran pro komunikaci, sdílení a ukládání souborů, správu plánů, sledování času a videokonference. Příklad: uspořádejte konferenční hovor z nástroje pro správu pracovních postupů, abyste prodiskutovali podrobnosti projektu s vzdálenými týmy.
Podívejte se na ClickUp , náš nástroj pro správu projektů, který vyniká v automatizaci pracovních postupů!
2. Používejte šablony úkolů a pracovních postupů
Představte si, jak zdlouhavé a neefektivní by bylo vytvářet a přidělovat stále dokola stejný úkol. Místo toho si musíte vybrat software pro správu pracovních postupů, který vám umožní:
- Vytvořte úkol ze šablony
- Načtěte úkol ze šablony
- Přidejte kroky k úkolu ze šablony
- Uložte úkol jako šablonu (nebo si vytvořte vlastní šablony úkolů)
Ale to není vše, co budete potřebovat, pokud jde o šablony v softwaru pro správu pracovních postupů. Musíte mít možnost vytvořit si vlastní šablonu pracovního postupu. Zde je příklad šablony procesního diagramu ClickUp.
Jedná se o šablonu vývojového diagramu obsahující grafické prvky, které potřebujete k znázornění jakéhokoli procesu. Na pravé straně vidíte proces náboru. Všimněte si, jak proces přechází z jednoho pruhu do druhého. Každý pruh symbolizuje intervenujícího a jeho odpovědnosti v procesu.
3. Nastavte závislosti projektu
Software pro správu pracovních postupů není bez projektových závislostí efektivní. Úkoly mohou například záviset na sobě navzájem a na dokumentech. Ujistěte se, že nástroj, který vyberete, dokáže propojit nějakým způsobem související úkoly.
Jinak nebudete schopni propojit objednávky se zákazníky nebo hlášení chyb s uživateli. Váš software pro správu pracovních postupů musí definovat správné pořadí úkolů. Mezi závislosti správy pracovních postupů patří:
- Čekání na závislosti: odkazuje na úkoly, které musí být dokončeny před zahájením aktuálního úkolu.
- Blokující závislosti: pro úkoly, které nelze zahájit, dokud není dokončen aktuální úkol.
- Propojení závislostí: propojení úkolů, které spolu souvisejí, ale nejsou na sobě závislé.
4. Kontrolujte pokrok pomocí Ganttova diagramu
Pro přesné sledování pokroku systémů řízení pracovních postupů není nic lepšího než starý dobrý Ganttův diagram. Jedná se o nástroj, který vizuálně zobrazuje váš produktový plán v časové ose projektu. Je tak univerzální, že vše můžete provádět pomocí zobrazení Ganttova diagramu ve vašem softwaru pro řízení pracovních postupů, jako je:
- Plánujte úkoly a automaticky je přeplánujte pomocí drag and drop.
- Propojte úkoly pomocí závislostí
- Třídění a stanovení priorit úkolů
- Zvýrazněte potenciální úzká místa v pracovním postupu.
- Získejte procentuální údaje o pokroku
5. Podpora plánování sprintů
Poslední tip se týká šablony pracovního postupu, která by se vám mohla hodit. Mluvíme o šabloně ClickUp Agile Scrum Management Template. A software pro správu pracovních postupů, který takovou šablonu obsahuje, má oproti ostatním obrovský náskok.
Protože začínáte své jarní plánovací schůzky vytvářením sprintů ze šablony, máte o starost méně. Kromě toho, protože Ganttův diagram je zobrazením pracovního postupu, obsahuje data z pracovního postupu samotného, například úkoly.
Proto je důležité používat nejlepší software pro správu pracovních postupů s přizpůsobitelnými zobrazeními Ganttových diagramů, které se snadno čtou a upravují.
Bonusové šablony pro správu pracovních postupů
Ať řízení pracovních postupů pracuje pro vás
Řízení pracovních postupů je velmi účinné pro dosažení neuvěřitelné produktivity vašeho týmu. Bez softwaru pro řízení pracovních postupů se však procesy řízení projektů, úkolů, zdrojů týmu a aktuální dostupnosti stávají ještě obtížnějšími.
Pokud používáte správný nástroj pro správu pracovních postupů, stává se řízení projektů mnohem snazší. Naštěstí ClickUp nabízí spoustu přizpůsobení a automatizačních šablon, které vám správu pracovních postupů ještě více usnadní.
Vyberte si z více než 15 přizpůsobitelných zobrazení ClickUp pro správu pracovních postupů a podrobných automatizačních funkcí, abyste mohli automatizovat procesy a nemuseli provádět manuální práci!
Chcete se ujmout vedení?
Vytvořte si ještě dnes svůj pracovní prostor v ClickUp zcela zdarma! Importujte úkoly z jiného softwaru pro správu projektů nebo pracovních postupů, abyste získali lepší představu o tom, jak lze ClickUp přizpůsobit podle svých představ.