Co je řízení podnikových procesů? Strategie, šablony a příklady

{ „@context“: „http://schema. org“, „@type“: „FAQPage“, „mainEntity“: [ { „@type“: „Question“, „name“: „Co je řízení procesů?“, „acceptedAnswer“: { „@type“: „Answer“, „text“: „Řízení procesů analyzuje stávající procesy v organizaci, definuje a popisuje nové procesy a řídí provádění stávajících i nových procesů, aby bylo zajištěno, že budou dokončeny podle popisu.“ } } ] }

Věc se má tak: V ClickUp jsme lidé zaměřeni na procesy. A vy byste měli být také! Víte proč?

Dobře definované obchodní procesy pomáhají organizacím identifikovat, jak fungují. A také pomáhají vedoucím pracovníkům pochopit, jak řídit společnosti efektivněji.

Největší krása obchodních procesů však spočívá v jejich schopnosti využít podnikání. Koneckonců, který úspěšný podnik funguje neefektivně? Správně! Žádný.

Pak už vám zbývá jen naučit se základy řízení procesů, konkrétně řízení podnikových procesů (BPM). A proto jsme pro vás připravili tento článek.

Dozvíte se, co je řízení podnikových procesů, proč je důležité a co obnáší. A určitě se vám budou líbit šablony a příklady, které jsme pro vás sestavili, a naše návrhy na optimalizaci vašich podnikových procesů pomocí správných nástrojů.

Začněme hned, abyste mohli co nejdříve zrychlit své obchodní procesy!

Co je řízení procesů?

Řízení procesů analyzuje stávající procesy v organizaci, definuje a popisuje nové procesy a řídí provádění stávajících i nových procesů, aby bylo zajištěno, že budou dokončeny podle popisu.

A konečným cílem všech výše uvedených kroků je zlepšení, respektive optimalizace obchodních procesů. Co přesně jsou obchodní procesy?

Obchodní proces je posloupnost úkolů (nebo kroků) prováděných jednou nebo více rolí za účelem dosažení výstupu a tím i cíle. A pokud je například cílem dosažení milníku, pak obchodní proces definuje, jak se dostat z jednoho milníku k dalšímu.

Příklady řízení procesů

Lze snadno dojít k závěru, že řízení podnikových procesů je projevem týmové práce, protože se na něm může podílet více lidí. A právě jejich společná práce jako týmu nebo organizace dává podnikovým procesům život.

Příklad řízení procesů č. 1: Vyřízení online objednávky na koblihy

Příklad řízení procesů č. 2: Zaškolení nového zaměstnance

Příklad řízení procesů č. 3: Vývoj produktu

Pokud vás zajímá, co v procesu chybí nebo co by se dalo udělat jinak, jsme na vás hrdí! Protože jste vnímaví k duchu řízení podnikových procesů.

Bonus: Nástroje pro mapování procesů

Proč je řízení podnikových procesů důležité?

Pokud berete efektivitu práce vážně – a my věříme, že ano – musíte se zajímat o řízení podnikových procesů. Tak dosáhnete svých obchodních cílů hladce, rychleji a s menším množstvím zdrojů.

Bez řádného řízení podnikových procesů neví každý, kdo byl v rámci projektu zodpovědný za které úkoly. Situace se ještě více zkomplikuje, když do rovnice přibudou další týmy.

Týmy bezpodmínečně potřebují přehled o procesu ve všech fázích, pokud je do něj zapojeno více skupin. Řízení procesů propojuje všechny pohyblivé části organizace, aby přineslo hodnotu zúčastněným stranám projektu a v konečném důsledku i celé firmě.

5 fází řízení procesů

Procesy řízení procesů, které zbytečně plýtvají časem nebo zdroji, jsou neefektivní. Musíte je buď zefektivnit, nebo odstranit.

Ale je tu háček: Identifikace a zlepšování neefektivních procesů je náročné. Víte totiž, že když se proces v organizaci zakoření, jeho změna vyvolává přinejmenším odpor. Bohužel musíte procesy ve své společnosti neustále zlepšovat.

K tomu postupujte podle životního cyklu řízení podnikových procesů:

Fáze 1: Plánování

V této fázi musíte nejprve analyzovat obchodní strategii společnosti. To je směr, kterým se vaše organizace chce ubírat, aby v budoucnu dosáhla svých cílů. A tato znalost bude vodítkem pro celý životní cyklus řízení obchodních procesů – je jeho základním kamenem.

Abyste mohli zavést plán řízení procesů, musíte nejprve:

Poté, v závislosti na poznatcích, které vám tyto kroky přinesou, máte několik možností, jak postupovat dál. Můžete buď:

OPAKUJTE Profesionální tip: Nezapomeňte fázi plánování procesů opakovat alespoň jednou ročně, protože mohou vzniknout nové procesy. Tak budete mít vždy aktuální informace o svých obchodních procesech.

Fáze 2: Model

Během této fáze musíte navrhnout a znázornit obchodní procesy, přičemž je třeba mít na paměti, že koordinují činnosti různých rolí, systémů (ne vždy nutně technologických), informací a objektů (v závislosti na vašem podnikání).

A navrhováním myslíme konceptualizaci každého procesu a doslovné nakreslení pracovního postupu (nebo sady pracovních postupů) pro něj. Vizuálně se jedná o diagramy nebo vývojové diagramy, které lze zabudovat do pokročilých nástrojů pro řízení projektů, jako je ClickUp!

Pokud čtete nebo slyšíte o řízení pracovních postupů, je to proto, že obchodní procesy jsou reprezentovány pracovními postupy (někdy i mnoha pracovními postupy). Řízení obchodních procesů však není jen o vytváření a optimalizaci pracovních postupů, což je hlavním zaměřením řízení pracovních postupů.

Mějte také na paměti, že odborníci na řízení procesů často vytvářejí diagramy pracovních postupů pomocí modelu a notace obchodních procesů (BPMN).

Podívejte se na náš nejlepší výběr příkladů pracovních postupů !

Fáze 3: Provedení

K implementaci dříve navržených obchodních procesů musíte použít nástroj BPM. A zde jsou dva zlaté kroky, které vám doporučujeme dodržovat při provádění procesů pomocí nástroje, který si vyberete:

Tento opatrný přístup k provádění procesů minimalizuje dopad možných konstrukčních nedostatků.

Fáze 4: Monitorování

Fungují vaše obchodní procesy? Dobře. Pak je musíte analyzovat, abyste zjistili, jak přesně fungují.

Monitorování procesů vám pomáhá identifikovat úzká místa, opakující se úkoly a další problémy, které je třeba vyřešit. Na hlubší úrovni znamená monitorování aktuálního procesu důkladné prozkoumání každé jeho části. Automatizace obchodních procesů eliminuje manuální práci spojenou s těmito opakujícími se úkoly.

Cílem je určit, které části fungují dobře a které je třeba vylepšit (a jaký druh vylepšení je třeba provést). Analýza procesu přijímání zákazníků nebo klientů je účinným způsobem, jak zjistit, jak jeho provádění ovlivňuje úroveň zapojení zákazníků.

A možná získáte náznaky, že s procesem něco není v pořádku, díky analýze dat z protokolu událostí z informačních systémů zapojených do onboardingu. To by byl datově podložený přístup k pochopení výkonu procesu.

Díky němu můžete automaticky objevovat nové procesy na základě dat z analýzy procesů. Ale jak vlastně procesy analyzovat? Pomocí nástroje pro monitorování obchodních procesů.

Stejně jako krevní testy tento nástroj hodnotí zdraví vašich procesů. Může například vyhodnocovat spokojenost zákazníků, dobu cyklu, tržby, produktivitu a mnoho dalších metrik.

Stejně jako u zdravotní prohlídky je však nutné jej opakovat každých několik týdnů nebo měsíců. V opačném případě si možná uvědomíte neefektivitu svých procesů až ve chvíli, kdy bude příliš pozdě na to, abyste se vyhnuli selhání procesů (se všemi souvisejícími náklady a nevýhodami).

Zajistěte, aby byly nástroje pro automatizaci obchodních procesů využívány ke zkrácení času potřebného k vykonávání každodenní práce. Celý váš plán řízení procesů vyžaduje pozornost v určitých oblastech – více než v jiných.

Fáze 5: Optimalizace

Fáze optimalizace – nebo fáze kontroly – se týká doladění obchodních procesů potřebných pro zlepšení. Takto zajistíte jejich efektivitu a dosáhnete obchodních cílů vaší společnosti a celkového plánu řízení procesů.

Mezi příklady optimalizace řízení procesů patří například:

A nezapomeňte sledovat procesy, které jste optimalizovali! Koneckonců, jedná se o cyklus.

Šablony pro řízení procesů, se kterými můžete začít hned teď

Vraťme se k myšlence, že můžete optimalizovat obchodní procesy zefektivněním pracovních postupů. A že pracovní postupy zefektivníte automatizací.

Šablony pro řízení procesů jsou jedním ze základů automatizace pracovních postupů. Níže uvádíme tři šablony, které vám doporučujeme prozkoumat, pokud se s řízením pracovních postupů setkáváte poprvé.

1. Šablona procesní tabule ClickUp PDCA

Pokud se zajímáte o řízení kvality, již znáte cyklus plánování, provádění, kontroly a akce (PDCA) – neboli cyklus neustálého zlepšování. Ale tato šablona bílé tabule ClickUp PDCA povýší váš plán řízení procesů PDCA na zcela novou úroveň.

Použijte jej k rozdělení úkolů do čtyř fází cyklu PDCA. Může se zdát hloupé používat šablonu místo papíru a tužky, ale věřte nám.

Tato šablona tabule využívá software pro řízení podnikových procesů a umí víc než jen rozdělit úkoly na menší kroky. Tabule PDCA podporuje provádění procesů PDCA pro lepší řízení projektů.

2. Šablona dokumentu procesů společnosti ClickUp

Díky šabloně procesního dokumentu ClickUp je dokumentace obchodních procesů mnohem snazší. Šablonu můžete použít k dokumentaci standardních operačních postupů (SOP), jako jsou kroky pro žádost o volno za účelem zlepšení procesů.

Definovat úkoly ve vašem pracovním postupu je jedna věc, ale vědět přesně, co je třeba udělat k dokončení úkolu, je věc druhá.

Další informace najdete v těchto šablonách procesních dokumentů!

3. Šablona ClickUp pro obchodní procesy a postupy

Jakmile vaše společnost začne provádět obchodní procesy pomocí softwaru BPM, použijte tuto šablonu procesů a postupů od ClickUp, abyste získali přehled o svých interních procesech pomocí:

Bonus: software SOP!

Optimalizujte řízení procesů pomocí softwaru pro řízení podnikových procesů

Sada BPM, složená z mnoha softwarových možností BPM, vám pomůže implementovat všechny fáze řízení podnikových procesů. Než se pustíme do dalšího, řekneme vám něco o několika silných stránkách BPM a nástrojů pro řízení projektů (například ClickUp).

Výhody automatizace podnikových procesů

Pět fází řízení podnikových procesů jsou nezbytné kroky k automatizaci. Nástroje BPM, jako je ClickUp, vám pomohou automatizovat úkoly a pracovní postupy, proto bychom zde chtěli zdůraznit výhody automatizace podnikových procesů:

Obvykle můžete přizpůsobit přehledy pomocí widgetů, které vás informují o dokončených úkolech, počtu zpracovaných úkolů, členech s nedokončenými úkoly, odhadovaném čase, zaznamenaném čase a mnoha dalších měřítkách.

Vyzkoušejte ClickUp a napište nám, co si o něm myslíte. Těšíme se, až se dozvíme, kam vás řízení podnikových procesů zavede!