Snažíte se stát efektivnějším týmem, takže co musíte udělat, abyste se zlepšili?
Mapování procesů může být nástroj, o kterém ještě nevíte, že ho potřebujete.
Procesní mapa vizualizuje dění v rámci podniku – ať už se jedná o provoz, způsob řízení projektů, nastavení systémů nákupu nebo dokonce způsob vyřizování příchozích požadavků zákaznické podpory.
Je to spolehlivý způsob, jak odhalit neefektivnosti, mezery ve vašich myšlenkových procesech a odstranitelné překážky. Vytvoření mapy procesů, která vám pomůže zlepšit se, však vyžaduje, abyste se seznámili se vším, co s mapováním procesů souvisí.
Jakmile si osvojíte mapovací symboly a osvědčené postupy, uvidíte, jak snadné je vytvořit praktické mapy procesů od nuly (nebo můžete využít předem připravené šablony, které vám také mohou velmi pomoci!). Připravte se a ponořte se do světa mapování procesů níže.
Co je mapování procesů?
Mapování procesů je vizuální znázornění procesu, které pomáhá identifikovat jeho nejdůležitější součásti a potenciální neefektivnosti. Poskytuje přehled o procesu a nastiňuje posloupnost událostí, úkolů a kroků potřebných k dosažení konkrétního výsledku.
Podniky tento přístup využívají k identifikaci úzkých míst ve svých pracovních postupech a k finálnímu zlepšení svých výsledků. Mapy procesů by měly v zásadě fungovat jako nástin toho, jak váš tým dotáhne projekty do cíle.
6 příkladů mapování procesů
Mapy procesů lze použít různými způsoby. Vše závisí na cílech vašeho týmu a aktuální struktuře vašich obchodních procesů. Většinou však existuje šest běžných typů map procesů. Podívejme se na každý z nich a na to, jak fungují.
1. Vývojové diagramy
V tomto standardním mapování procesů představují tvary a symboly různé úkoly a události. Mapování procesů od začátku do konce se obvykle opírá o vývojové diagramy.
Při mapování celého procesu jsou užitečným vizuálním nástrojem pro znázornění řady kroků vývojové diagramy. Z různých typů map procesů tento typ objasňuje složité postupy nebo systémy a usnadňuje identifikaci oblastí, které je možné vylepšit nebo optimalizovat.
Kromě toho můžete využít funkci Whiteboards (Tabule) aplikace ClickUp, která usnadňuje komunikaci a spolupráci mezi členy týmu, zejména při práci na projektech, které vyžadují více kroků nebo zahrnují více zúčastněných stran.
2. Diagramy s plaveckými drahami
Pruhy v mapě swimlane představují odpovědnosti různých osob nebo oddělení zapojených do procesu. Diagramy se swimlanes jsou užitečné pro mapování složitých procesů zahrnujících více oddělení.
Pomocí šablony ClickUp Swimlane Flowchart Template můžete jasně určit, kdo ve vašem týmu je zodpovědný za jednotlivé kroky – ať už se jedná o více osob nebo celé týmy. Díky uspořádání informací do pruhů umožňují diagramy Swimlane Flowchart snadněji odhalit potenciální úzká místa nebo zpoždění, takže můžete vylepšit své obchodní procesy pomocí podrobné mapy procesů.
3. Mapa procesních aktivit
Jak název napovídá, tato mapa dělá přesně to, co říká. Mapa ukazuje, které činnosti v procesu mají největší dopad na vaše obchodní procesy a které mají dopad nejmenší. Je užitečná při určování, které činnosti poskytují nejlepší návratnost investic, aby bylo možné odpovídajícím způsobem upravit rozpočet ve fázi mapování procesů.
4. Mapa hodnotového toku
Mapy hodnotového toku jsou také známé jako mapování toku materiálů a informací. Popisují jednotlivé kroky procesu a zdroje, které se v každé fázi používají. Mapy hodnotového toku ve skutečnosti vizualizují, jak se informace a materiály pohybují procesním mapováním od začátku do konce.
Použijte šablonu ClickUp Value Streaming Map Template k maximalizaci efektivity vašich operací a důkladné analýze vašeho aktuálního stavu. Tato šablona hodnotového toku vám pomůže vyvinout optimalizovaný implementační plán, abyste mohli vylepšit své procesy a dovést svou organizaci k úspěchu.
Bonus: Podívejte se na 10 nejlepších šablon pro mapování hodnotového toku, které vám pomohou zlepšit týmové procesy
5. Diagram toku procesů
Tento diagram usnadňuje rozhodovací proces. Pomáhá týmům dosáhnout zlepšení, protože jasně popisuje, jak procesy probíhají, aby bylo dosaženo požadovaných výsledků, což je skvělé pro řízení projektů. Představte si to jako myšlenkovou mapu nebo tabuli, na které můžete podrobně popsat celkový průběh.
Vytváření nebo aktualizaci procesního toku můžete ještě více usnadnit pomocí šablony. Použijte šablonu ClickUp Process Flow Whiteboard Template k vizualizaci pracovních postupů vašeho projektu a vylepšení postupů mapování procesů.
6. Diagram SIPOC
Tento diagram představuje dodavatele, vstupy, procesy, výstupy a zákazníky. Zobrazuje klíčové prvky procesu v přehledné tabulkové formě, která je snadno srozumitelná. Diagram SIPOC je užitečným nástrojem při určování rozsahu projektu.
Není žádným překvapením, že ClickUp má pro tento účel šablonu, která pomáhá s mapováním procesů. Šablona ClickUp SIPOC využívá zobrazení tabule, které snadno podrobně popisuje důležité aspekty vašeho procesu, takže je snadné jej rozebrat a pochopit.
Jak vytvořit mapu procesů
Vytvoření podrobné mapy procesů vyžaduje dobré porozumění vašim obchodním operacím. Rozdělili jsme ji na několik užitečných kroků, které vám pomohou s mapováním procesů.
Krok 1: Definujte rozsah procesu
Nejprve vyberte proces, který chcete analyzovat, a ujistěte se, že má významný dopad na vaše obchodní operace. Zvažte také rozsah procesu – rozhodněte se, zda budete analyzovat jednotlivé oddělení, mezifunkční procesy nebo dokonce procesy zahrnující více lokalit.
Můžete například zmapovat svůj prodejní proces a zaměřit se na to, jak interaguje s odděleními marketingu a zákaznické podpory.
Krok 2: Sestavte tým pro mapování procesů
Sestavte tým! Čím více lidí se zapojí do vytváření jednotného mapování procesů, tím lépe. Oslovte osoby, které mají odborné znalosti v různých částech procesu mapování procesů.
Díky tomu získáte ucelený přehled. Navíc je to také způsob, jak získat podporu zainteresovaných stran. Podporujte otevřenou komunikaci a spolupráci v rámci týmu. 🤝
Krok 3: Shromážděte podrobné informace
Tady se ukáže, jak to ve skutečnosti funguje. Je čas na důkladný výzkum procesu. To může zahrnovat rozhovory se zaměstnanci, pozorování procesu v akci a přezkoumání relevantních dokumentů, jako jsou standardní operační postupy, pracovní pokyny a klíčové ukazatele výkonnosti.
Snažte se jasně porozumět každému kroku v procesu, včetně vstupů, výstupů a zdrojů potřebných pro jednotlivé kroky procesu.
Krok 4: Určete počáteční a koncový bod
Kde proces začíná a kde končí? Ujistěte se, že hranice procesu jsou jasné. Stanovte všechny předpoklady, spouštěče a následné podmínky relevantní pro daný proces.
Například v procesu vyřizování objednávek může být výchozím bodem přijetí objednávky, zatímco koncovým bodem může být odeslání objednávky nebo její doručení zákazníkovi.
Krok 5: Rozdělte kroky
Rozdělte proces na jednotlivé kroky. Identifikujte všechny úkoly, rozhodnutí a události, které se vyskytují od začátku až do konce procesu.
Buďte co nejpodrobnější a zohledněte dílčí procesy, závislosti a výjimky, které mohou během procesu nastat. Tímto způsobem vytvoříte komplexní mapu procesů, která skutečně ukazuje složitost obchodního procesu. 💪
Krok 6: Seřaďte kroky a identifikujte role
Máte své procesní kroky? Nyní je čas uspořádat kroky v pořadí, v jakém se vyskytují, a přiřadit role nebo oddělení odpovědná za kontrolu přesnosti každého kroku.
Zaznamenejte všechny předávky nebo komunikační body mezi rolemi nebo odděleními, abyste zajistili plynulý průběh procesu. To vyžaduje spolupráci.
To znamená, že budete potřebovat nástroje pro spolupráci. S ClickUp Whiteboards mohou týmy snadno nakreslit mapy procesů, označit symboly a sdílet své mapy s celou společností, aby byli všichni v obraze.
Krok 7: Přidejte symboly a značky procesů
K znázornění různých prvků procesu používejte standardní symboly a značky. Klíčem k snadnému čtení a porozumění je konzistence.
Mezi běžné symboly patří:
- Ovál: Počáteční nebo koncový bod
- Obdélník: Úkol nebo činnost
- Diamant: Rozhodovací bod
- Šipka: Směr toku
- Kruh: spojovací nebo pokračovací bod
Tip: Do mapy procesů přidejte plavecké dráhy, které budou představovat role nebo oddělení. Pomůže vám to vizualizovat rozdělení odpovědností a interakcí v rámci procesu.
Krok 8: Ověřte mapu procesů
Projděte si mapu procesů s týmem pro mapování procesů a dalšími relevantními zúčastněnými stranami. Cílem je ověřit její přesnost, abyste se ujistili, že přesně zachycuje váš nejaktuálnější proces.
Podporujte zpětnou vazbu a zapracujte všechny nezbytné změny, aby byla mapa co nejpřesnější. Tento krok pomáhá vytvořit mapu procesů, na které se shodnou všichni zúčastnění.
Krok 9: Optimalizujte proces
Analyzujte mapu procesů a identifikujte oblasti, které je třeba zlepšit, jako jsou úzká místa, nadbytečnosti nebo neefektivnosti. Tady mohou týmy využít mapu procesů k usnadnění diskusí, zefektivnění pracovních postupů nebo automatizaci opakujících se úkolů.
Výhody mapování procesů pro váš tým
Mapování procesů přináší několik výhod, které pomáhají podnikům zlepšit jejich provoz a klíčové prvky řízení procesů.
Mapování procesů využívá vaše zdroje efektivněji.
Zejména pokud jste projektový manažer, musíte zajistit, aby váš tým co nejlépe využíval své zdroje. To znamená méně promarněného času a více energie věnované úkolům zaměřeným na výsledky, které vašemu týmu přinesou nejlepší návratnost investic.
Nejasná očekávání jsou noční můrou pro všechny zúčastněné. Váš tým neví, čeho má dosáhnout, a je pravděpodobnější, že milníky nebudou splněny. Mapování procesů pomáhá tento problém vyřešit tím, že sjednocuje očekávání napříč týmy.
Procesní diagram zlepšuje komunikaci v týmu a dokumentaci.
Mapy procesů zajišťují, že týmy pracují na základě jediného zdroje pravdivých informací. To vede k menšímu zmatku, nedorozuměním a zmeškaným termínům. Je velmi důležité, aby týmy měly stejný názor na něco tak zásadního, jako jsou procesy v podnikání.
Vytvoření jednoho procesního dokumentu, který je uložen v jednom dashboardu a lze jej snadno sdílet, minimalizuje riziko chyb a promarněných příležitostí při vytváření mapování procesů. Procesy a pracovní postupy se v průběhu času vyvíjejí, jak přibývají nová data, do týmu přicházejí noví členové nebo je třeba řešit zcela nové projekty.
Uvědomte si, že dokumentace minulých procesů pomáhá při vytváření nových. Podrobná mapa procesů vám také pomůže pomoci zaměstnancům porozumět jejich rolím a odpovědnostem.
Potřebují vidět, jak jejich úkoly zapadají do celkového kontextu, a pochopit, jak jejich práce přispívá k celkovému procesu. Mapování procesů je proaktivní způsob, jak zlepšit komunikaci týmu napříč odděleními, včetně externích partnerů nebo zákazníků.
Pracujte s agilnějšími pracovními postupy
Mapování procesů umožňuje podnikům zvýšit agilitu tím, že identifikuje oblasti, kde lze změny rychle aplikovat.
Díky jasnému pochopení procesu mohou podniky identifikovat oblasti, ve kterých lze zefektivnit provoz, automatizovat úkoly nebo dokonce outsourcovat určité činnosti. Efektivnější reakce na měnící se podmínky trhu nebo potřeby zákazníků se tak stává mnohem snazší. ⚙️
Osvědčené postupy mapování procesů
Zvažte několik tipů, které vám pomohou zlepšit vaše další iniciativy v oblasti mapování procesů:
- Stanovte si od začátku jasné cíle: Než začnete, určete konkrétní cíle, kterých chcete pomocí mapy procesů dosáhnout. To vám pomůže soustředit se na to, co je důležité, a přinese smysluplná zlepšení.
- Používejte různé úrovně detailnosti: Vytvářejte mapy procesů s různou úrovní detailnosti, aby vyhovovaly různým cílovým skupinám. Mapy na vysoké úrovni pro strategické plánování a podrobnější mapy pro provozní zlepšení zajistí, že budete řešit všechny potřeby svého týmu.
- Nebojte se začlenit data: Vylepšete svou mapu procesů přidáním relevantních dat! Zvažte přidání metrik výkonnosti procesů, dob cyklu nebo dokonce metrik využití zdrojů. To umožňuje informované rozhodování a zdůrazňuje oblasti, které mohou vyžadovat více vaší pozornosti.
- Integrujte dokumentaci procesů: Propojte svou mapu procesů se stávající dokumentací procesů, jako jsou standardní operační postupy nebo pracovní pokyny. Tím vytvoříte jediný zdroj pravdivých informací pro svůj tým a zjednodušíte budoucí změny v řízení procesů.
- Zachycení kritérií pro rozhodování: Při mapování rozhodovacích bodů včetně kritérií používaných k rozhodování. Jedná se o způsob, jak zajistit konzistentnost a objasnit důvody každého rozhodnutí.
- Vizualizace mezifunkčních interakcí : Použijte plavecké dráhy nebo jiné vizuální techniky k znázornění interakcí mezi rolemi nebo odděleními. Tím se zvýrazní potenciální body tření a podpoří se spolupráce.
Optimalizujte pracovní postupy pomocí map procesů
Vytvořením vizuální reprezentace procesu mohou podniky identifikovat potenciální neefektivnosti, snížit počet chyb a zlepšit kvalitu. Použití platformy jako ClickUp vám pomůže s mapováním procesů pomocí šablon, interaktivních tabulek a dokonce i nástrojů pro mind mapping, abyste mohli vše podrobně vysvětlit svému týmu.
Vytvoření mapy procesů, která zlepší provoz a pomůže týmům vizualizovat oblasti, které je třeba zlepšit, je jednoduché. Vaše mapa procesů by neměla být příliš složitá, stejně jako software, který k jejímu vytvoření používáte.
Díky tomuto podrobnému průvodci budete dobře připraveni vytvořit komplexní mapu procesů, která vašemu týmu pomůže porozumět, analyzovat a optimalizovat klíčové obchodní operace.