Outsourcing je jedním z nejúspěšnějších a nejmodernějších způsobů řízení podniku. Umožňuje vám delegovat úkoly na vzdálené pracovníky, abyste se mohli soustředit na klíčové funkce. Úspěšné řízení outsourcovaných projektů však může být náročné, pokud nevíte, kde začít.
Co kdybyste se dozvěděli, že existuje způsob, jak zjednodušit outsourcing projektového řízení?
Virtuální asistenti jsou revoluční změnou pro produktivitu podnikání v oblasti prodeje, účetnictví, zákaznické podpory a dalších. Projektový management je jednou z nejčastějších outsourcingových úkolů, které můžete svěřit virtuálnímu asistentovi!
V tomto článku se podíváme na to, jak můžete outsourcovat projektové řízení, využít virtuální asistenty pro své podnikání a maximalizovat produktivitu nástrojů, které vám pomohou zjednodušit pracovní postupy a rozšířit vaše podnikání. Tito technicky zdatní pomocníci mohou zefektivnit procesy, snížit pracovní zátěž a zajistit, že projekty budou dokončeny včas a v dobré kvalitě.
Než se pustíme do outsourcingu projektového řízení, podívejme se, co outsourcing vlastně je. 👀
Co je outsourcing?
Outsourcing znamená najmutí někoho mimo vaši firmu, aby vykonával úkoly nebo poskytoval služby na pomoc vašemu internímu týmu. Outsourcing můžete využít k vyplnění mezer v práci nebo k získání další pomoci, když je práce příliš mnoho.
Například firma může outsourcovat svůj zákaznický servis třetí straně. Outsourcingová firma zabývající se zákaznickou podporou pak bude řešit úkoly, jako je nastavení chatbotů, řešení problémů zákazníků a poskytování podpory prostřednictvím telefonu, e-mailu nebo chatu.
To může pomoci podniku poskytovat zákazníkům podporu 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, i při omezených provozních hodinách. Může to také uvolnit interní zdroje, aby se týmy mohly soustředit na své klíčové kompetence, jako je prodej nebo vývoj produktů.
Existuje mnoho způsobů outsourcingu v závislosti na potřebách a preferencích vaší firmy, včetně:
- Offshore outsourcing: Když si firma najme outsourcingovou společnost v jiné zemi nebo regionu, aby plnila konkrétní úkoly nebo poskytovala služby.
- Onshore outsourcing: Když firma přesune své operace zpět do své domovské země.
- Specializovaný outsourcing: Když firma najme tým třetí strany, aby se soustředil výhradně na konkrétní projekt, funkci nebo proces.
- Rozšíření personálu: Když firma doplňuje svůj interní tým o vzdálené pracovníky
- Outsourcing virtuálních asistentů: Když firma najme virtuálního asistenta a svěří mu úkoly, které nesouvisejí s její hlavní činností.
5 výhod outsourcingových služeb pro vaši firmu
Outsourcing má mnoho výhod a firmy všech velikostí jej využívají k získání konkurenční výhody. Zde je pět hlavních výhod outsourcingu.
1. Přístup ke specializovaným dovednostem a talentům
Díky outsourcingu již není lokalita rozhodujícím faktorem při najímání zaměstnanců, protože můžete najímat vysoce kvalifikované pracovníky ze zahraničí bez dodatečných nákladů a úsilí.
Využijte specializované talenty a odborné znalosti, které možná nemáte k dispozici ve své firmě, abyste mohli efektivně řídit pracovní zátěž a lépe stanovovat priority a přidělovat zdroje.
To vám pomůže vyvážit pracovní zátěž tím, že některé úkoly přesunete od přetížených zaměstnanců na externí poskytovatele, kteří je zvládnou efektivněji, a vyhnete se tak trvalému nedostatku pracovních sil. Zároveň zajistíte, že úkoly budou přiděleny nejkvalifikovanějším a nejschopnějším osobám, což v konečném důsledku povede k lepším výsledkům.
Přístup k globálnímu talentovému fondu vám také poskytne konkurenční výhodu v tom, že se stanete inovativnějšími, responzivnějšími a agilnějšími.
2. Zvýšená produktivita a kvalita projektů
Outsourcing vám umožní soustředit se na vaše klíčové kompetence a strategické cíle, zatímco úkoly, které nejsou klíčové, přenecháte odborníkům. Outsourcing projektového řízení navíc může vaší firmě pomoci zefektivnit provoz a snížit čas a zdroje potřebné k dokončení úkolů.
Služby virtuálních asistentů nevyžadují pouze další ruce k dokončení několika projektů a více práce. Virtuální asistenti vám také mohou pomoci analyzovat a vyvinout správné strategie produktivity pro vaše podnikání, abyste mohli pracovat rychleji a s vyšší kvalitou.
3. Úspora nákladů
Díky outsourcingu může vaše firma snížit náklady na pracovní sílu, režijní náklady a provoz, protože nemusíte vynakládat tolik času a prostředků na najímání a školení nových zaměstnanců, jako jsou například interní projektoví manažeři.
4. Flexibilita a škálovatelnost
Pravděpodobně chcete, aby vaše společnost rostla, což je snazší říct než udělat. Outsourcing je však jednou ze strategií, jak urychlit růst vašeho podnikání, protože nabízí flexibilitu a umožňuje rychle se přizpůsobit změnám na trhu bez nutnosti velkých investic do najímání zaměstnanců, školení nebo vybavení.
Průzkum společnosti Clutch zjistil, že podnikatelé jsou optimističtí ohledně outsourcingu jako obchodní taktiky, zejména během recese. Jedná se o nákladově efektivní řešení, které pomáhá překlenout nedostatky v dovednostech, snížit výdaje a posunout podnikání na novou úroveň.
5. Snížení rizik
Outsourcingem přenášíte určitá rizika na poskytovatele služeb, takže můžete diverzifikovat své činnosti. Namísto investování času a peněz do interního náboru můžete tuto odpovědnost přenést na outsourcingového poskytovatele a v případě, že se věci nevyvinou podle očekávání, získat nové zaměstnance téměř okamžitě.
Navíc outsourcingové společnosti disponují seznamem profesionálů s rozmanitými dovednostmi, takže si můžete být jisti, že najdete toho správného kandidáta hned napoprvé, aniž byste museli procházet nespočet životopisů a absolvovat zdlouhavé pohovory.
Co je outsourcing v projektovém řízení?
Jak jsme již zmínili, projektové řízení je jednou z nejčastějších úkolů, které se outsourcují virtuálnímu asistentovi.
Outsourcing projektového řízení znamená najmutí třetí strany nebo externích projektových manažerů, kteří za firmu zajišťují konkrétní úkoly nebo celé projekty. Může zahrnovat služby virtuálních asistentů v oblasti prodeje, zákaznické podpory, účetnictví, grafického designu nebo jakékoli jiné úkoly projektového řízení.
Když outsourcujete projektové řízení, zkušení pracovníci zajistí, že projekty budou dokončeny včas, v rámci rozpočtu a v souladu s kvalitativními standardy. Díky tomu se můžete věnovat činnostem, které přinášejí přidanou hodnotu, jako je podpora prodeje nebo vylepšování vašich produktů.
4 výhody outsourcingu projektového řízení
Outsourcing projektového řízení může být vaší strategií pro hladký průběh projektů.
Zde jsou čtyři klíčové výhody outsourcingu v projektovém řízení:
1. Přístup k vysoce kvalifikované pracovní síle
Outsourcing projektového řízení vám poskytne vysoce kvalifikované pracovníky, kteří posílí vaši firmu. Můžete najmout talenty, kteří mají specifické odborné znalosti ve vašem oboru, nebo generalisty, kteří jsou všestranní a agilní při řešení problémů.
Například outsourcovaný projektový manažer může vaší firmě pomoci udržet se na správné cestě, řídit rizika a přijímat větší projekty. Soustřeďte se na své hlavní obchodní povinnosti a složité a často časově náročné úkoly projektového řízení přenechte odborníkům.
PRO TIPVylepšete svůj proces zapracování nových zaměstnanců a zajistěte si pokrytí všech základů pomocí šablony ClickUp Onboarding Checklist Template, díky které se váš externí projektový manažer nebo tým rychleji zapracuje.
2. Rychlé najímání zaměstnanců
S outsourcovanými projektovými manažery ve vašem týmu se můžete vyhnout nákladům spojeným s najímáním a školením interního projektového manažera na plný úvazek. Místo toho můžete platit za služby projektového řízení podle potřeby.
To také znamená rychlé dodací lhůty, protože procesy jsou zefektivněny. Špičkové outsourcingové společnosti mohou najít zaměstnance pro potřeby vašeho podnikání již za týden.
PRO TIPStanovte očekávání a udržujte soulad od samého začátku pomocí šablony smlouvy o službách projektového řízení ClickUp. Tato šablona dokumentu obsahuje klíčové informace o dohodnutých službách, jako je rozsah služeb a smluvní podmínky.
3. Odborné znalosti v oblasti více nástrojů
Externí projektoví manažeři často disponují zdroji potřebnými k rychlejšímu dokončení projektů.
Virtuální asistenti zejména umí používat mnoho nástrojů pro řízení projektů, například pokročilé nástroje jako ClickUp, které nabízejí širokou škálu funkcí pro řízení složitých projektů. Virtuální asistent, který je obeznámen s ClickUp, může řídit projekty pomocí běžných metodik řízení projektů – Agile, Waterfall nebo Hybrid, abychom jmenovali alespoň některé.
Projektoví manažeři VA mohou tyto nástroje využívat k udržení přehlednosti a efektivnější práci. Mohou je také využít k nalezení lepších způsobů, jak zlepšit vaše pracovní postupy a dosáhnout vašich cílů.
PRO TIPExistuje mnoho variant agilního přístupu, které mohou začátečníci i zkušení projektoví manažeři považovat za příliš složité – dobrá zpráva však je, že základní agilní pracovní postup můžete do svých projektů implementovat během několika minut pomocí agilní šablony, jako je šablona ClickUp Agile Project Management Template.
4. Přístup k novým technologiím
S projektovým manažerem VA získáte přístup k technologiím, které si možná nemůžete dovolit nebo nemáte čas nastavit. Patří sem umělá inteligence (AI), která se rychle rozvíjí a mění mnoho odvětví.
Díky neustálému vývoji mění umělá inteligence způsob, jakým pracujeme. Předpokládá se, že poptávka po dovednostech v oblasti umělé inteligence a strojového učení vzroste v příštích pěti letech o 71 %. Není tedy lepší příležitost, abyste tuto novou technologii využili ve svůj prospěch!
Například vzdálení zaměstnanci společnosti Magic jsou vybaveni přizpůsobeným softwarem MagicAI, který zvyšuje jejich efektivitu. Tato úspěšná outsourcingová organizace se soustředí na to, aby svým asistentům poskytla AI, která automatizuje úkoly, snižuje počet lidských chyb, odhaluje nové poznatky a pomáhá projektovým manažerům VA při vytváření návrhů e-mailů, čímž se snižuje čas a úsilí potřebné k vytvoření zprávy od nuly.
PRO TIPVyužijte ClickUp AI, aby vaše interní týmy psaly rychleji a vytvářely vysoce kvalitní písemný obsah, a spolupracujte s virtuálními asistenty Magic, kteří jsou vybaveni MagicAI, abyste stihli více za méně času a dodávali kvalitní projekty včas.
Jak outsourcovat projektové řízení pro vaši firmu
Outsourcing projektového řízení je strategickým krokem, pokud chcete zefektivnit procesy, snížit náklady a uvolnit čas, abyste se mohli soustředit na důležitější úkoly.
Existují různé způsoby outsourcingu projektového řízení, pojďme se tedy podívat na ty nejlepší možnosti.
1. Společnosti zabývající se outsourcingem obchodních procesů
Společnosti zabývající se outsourcingem podnikových procesů (BPO) jsou externí poskytovatelé služeb, kteří nabízejí celou řadu podnikových procesů:
- Back-office úkoly, jako je zadávání dat a zpracování mezd
- Úkoly zaměřené na zákazníky, jako je zákaznická podpora a podpora prodeje
- Úkoly projektového řízení, jako je plánování projektu a zajištění kvality
Společnosti poskytující služby BPO mohou sídlit ve stejné zemi jako klient nebo v zahraničí, kde jsou nižší náklady na pracovní sílu. Poskytují škálovatelná řešení, která lze přizpůsobit potřebám vašeho podnikání, aby zlepšila vaše provozní činnosti a zvýšila vaši konkurenceschopnost na trhu.
Outsourcing prodeje je příkladem služby BPO. Najmutí vzdáleného prodejního týmu je jednodušší, efektivnější a cenově dostupnější řešení než najmutí vlastního týmu. Outsourcovaní zástupci pro rozvoj prodeje mohou vyhledávat, kvalifikovat a oslovovat potenciální zákazníky, provádět studené hovory, domlouvat schůzky a řešit mnoho dalších úkolů SDR pro firmy jakékoli velikosti.
2. Firmy zabývající se outsourcingem znalostních procesů
Společnosti zabývající se outsourcingem znalostních procesů (KPO) poskytují vysoce hodnotné služby založené na znalostech, které vyžadují pokročilé dovednosti a odborné znalosti. Zaměstnávají vysoce vzdělané a kvalifikované pracovníky, kteří mají odborné znalosti v oblastech, jako jsou:
- Průzkum trhu
- Analýza dat
- Finanční analýza
- Právní služby
- Technický návrh
Když outsourcujete projektové řízení do KPO, získáte přístup ke specialistům, kteří vaší firmě pomohou činit informovaná rozhodnutí a získat konkurenční výhodu. S KPO nemusíte najímat zaměstnance na plný úvazek ani investovat do nákladných technologií a školení.
3. Outsourcing virtuálních asistentů
Virtuální asistenti jsou skvělými projektovými manažery pro vaši firmu. Jsou technicky zdatní, orientovaní na detaily a dobře spolupracují s interními i externími týmy.
Jsou také levnější než najímání zaměstnanců na plný úvazek a snadno se integrují do vašich provozních procesů.
Aby projekty proběhly hladce, mohou vám pomoci s administrativními úkoly, jako je plánování schůzek, správa e-mailů a organizace souborů. Tím ušetříte sobě i svému týmu drahocenný čas, který můžete věnovat strategičtějším úkolům.
Úspěšné řízení projektů zahrnuje také sledování termínů a zajištění toho, aby projekty zůstaly v rámci stanoveného rozsahu, a virtuální asistenti se specializují na pečlivou komunikaci. Navíc při spolupráci s outsourcingovou společností můžete najmout projektového manažera za pouhý týden s mnohem nižšími náklady.
Co je třeba vědět při outsourcingu projektového řízení
Pokud jste v oblasti outsourcingu nebo outsourcingu projektového řízení nováčkem, zde je několik tipů, které vám pomohou tuto službu co nejlépe využít:
- Určete své potřeby a úkoly, které chcete outsourcovat: Zvažte faktory, jako jsou cíle projektu, členové týmu, harmonogramy, rozpočty a rizika.
- Vyhledejte a vyhodnoťte potenciální poskytovatele služeb: Najděte poskytovatele outsourcingových služeb, který odpovídá vašim obchodním cílům, rozpočtu a potřebám v oblasti řízení projektů. Hledejte poskytovatele s dlouhou historií úspěchů, zkušenostmi v oboru a odbornými znalostmi v oblastech, které chcete outsourcovat.
- Definujte rozsah projektu a očekávání: Stanovte rozsah práce outsourcovaného týmu včetně časového harmonogramu, výsledků a očekávání. Zajistěte, aby projekt probíhal podle plánu, a to pomocí více komunikačních kanálů.
- Vytvořte jasné komunikační protokoly: Podporujte otevřenou a jasnou komunikaci s vaším outsourcovaným týmem, abyste byli informováni o postupu projektu, výzvách a příležitostech.
- Vždy sledujte průběh projektu: I když projektové řízení outsourcujete, neznamená to, že byste měli jen čekat na výsledky. Zůstaňte zapojeni a podle potřeby poskytujte zpětnou vazbu. Tím zajistíte, že průběh projektu bude stále v souladu s vašimi obchodními cíli a očekáváními.
Využití nástrojů pro řízení projektů pro spolupráci a komunikaci
Nástroje pro řízení projektů nabízejí řadu funkcí, díky nimž je spolupráce a komunikace s interními i externími týmy snazší než kdykoli předtím.
ClickUp například zefektivňuje proces řízení projektů a komunikaci a spolupráci s interními týmy, klienty, agenturami a dalšími subjekty tím, že všechny a jejich práci sdružuje na jednom centrálním místě.
Jak může ClickUp pomoci zlepšit projektové řízení a spolupráci s externími týmy:
- Pozvěte hosty do svého pracovního prostoru: Jednoduše pozvěte hosty do svého pracovního prostoru ClickUp a spravujte jejich přístup pomocí nastavení soukromí a oprávnění. Tato klíčová funkce ClickUp umožní vašim externím týmům spolupracovat s vámi na platformě stejně jako s interními týmy, s výjimkou omezeného přístupu k citlivým informacím a projektům.
- Sledujte aktualizace a komunikujte asynchronně nebo v reálném čase: Snadno přiřazujte úkoly, sledujte pokrok, získejte aktualizace v reálném čase a komunikujte v rámci úkolu prostřednictvím komentářů, chatu a kdekoli v ClickUp.
- Snadné a bezpečné sdílení dokumentů, souborů a dalších materiálů: Sdílejte dokumenty, dashboardy, tabule a další materiály ClickUp prostřednictvím soukromých nebo veřejných odkazů.
- Dashboard s reportováním v reálném čase: Vytvořte si vlastní dashboard a získejte přehled o všech svých úkolech, sledujte pokrok a efektivněji řešte překážky.
- Přizpůsobitelné šablony: Získejte přístup k více než 1 000 přizpůsobitelných šablon pro dodavatele pro všechny případy použití, abyste mohli rychle zahájit jakýkoli typ práce, včetně šablon pro řízení projektů.
Nástroje pro řízení projektů navíc poskytují efektivní způsob spolupráce s vzdálenými týmy, protože uživatelům umožňují snadno a plynule sdílet důležité dokumenty a aktualizace. Uživatelé mohou sledovat, kdo si aktualizace prohlédl, čímž se zefektivňuje komunikace mezi členy týmu z různých lokalit.
Implementace komplexního nástroje pro řízení projektů, jako je ClickUp, umožní interním i externím týmům efektivnější spolupráci a komunikaci, což povede k vyšší produktivitě a lepším výsledkům.
Využijte nástroje pro řízení projektů a outsourcing, abyste posunuli své podnikání na vyšší úroveň
Outsourcing služeb projektového řízení změní způsob, jakým pracujete.
Je rozumné šetřit čas a rozšiřovat se bez stresu a nákladů spojených s najímáním dalších zaměstnanců. Díky outsourcingu také získáte přístup k nejlepším globálním talentům, větší flexibilitu a snížení rizik.
Ale to není vše! Pokud se rozhodnete outsourcovat projektové řízení virtuálnímu asistentovi, můžete dále zvýšit produktivitu svého podnikání, protože se budete moci věnovat větším a složitějším projektům.
Většina lidí si myslí, že virtuální asistenti umí pouze zadávat data a psát e-maily, ale jsou také skvělými projektovými manažery. Poskytují personalizovanou podporu a flexibilitu, aby vyhověli vašim projektovým nebo obchodním potřebám, a používají širokou škálu nástrojů, aby zajistili hladký průběh každého projektu.
Jste připraveni usnadnit, zrychlit a zefektivnit řízení projektů?
ClickUp je efektivní a bezproblémový způsob, jak spravovat vaše projekty. Disponuje funkcemi a nástroji, které podporují jakoukoli metodiku projektového řízení a usnadňují zahájení outsourcingu projektů. A ve společnosti Magic patří jejich virtuální asistenti mezi 3 % nejlepších talentů a ovládají mnoho nástrojů a softwaru.
Usnadněte si školení virtuálního asistenta jako externího projektového manažera pomocí hotových šablon, které vám pomohou rychle se pustit do jakéhokoli typu práce. Začněte hned teď a posuňte se na vyšší úroveň díky outsourcingu projektového řízení!
Hostující autor:
Li je autorem obsahu ve společnosti Magic, který se věnuje zachycování příběhů, které poskytují poznatky a podněcují diskuze na širokou škálu témat, jako je outsourcing obchodních procesů, prodej, zákaznická podpora a obchodní operace.