Máte někdy pocit, že seznam úkolů vašeho týmu pro klienta je hromada hořících kuželek, se kterými se snažíte žonglovat?
Jenže vy nemáte vůbec žádný talent na žonglování a už jste si spálili jedno obočí? Pokud se vám tento scénář zdá povědomý, potřebujete novou strategii řízení pracovní zátěže.
Řízení pracovní zátěže je lepidlo, které drží vaše obchodní procesy pohromadě.
Bez něj by se vám hromada papírů zdála vysoká jako Mount Everest. Vaše projektové plány by byly stejně neuspořádané jako pokoj vašeho teenagera. A seznam úkolů vašich zaměstnanců by byl stejně nekonečný jako jejich feed na sociálních sítích!
Ale co přesně je řízení pracovní zátěže? A jak ho vlastně začít implementovat ve vaší společnosti?
V tomto článku si povíme, co to je, jak to funguje a jaký je nejlepší nástroj pro správu pracovního vytížení, který vám pomůže jej implementovat. Popadněte hasicí přístroj a odložte bowlingové kuželky – jdeme na to!
Co je řízení pracovní zátěže?
Řízení pracovní zátěže je proces efektivního rozdělování a řízení práce vašeho týmu s cílem maximalizovat produktivitu. Může se to zdát jako jednoduchý nápad, ale nenechte se zmást. Pokud jej zanedbáte, může ve skutečnosti zvýšit vaši stávající pracovní zátěž.
Studie Národní lékařské knihovny z roku 2021 dokonce ukázala, že zaměstnanci jsou méně spokojení, když mají pocit, že mají příliš velké pracovní zatížení. To vede k nižší produktivitě a vyšší míře vyhoření a fluktuace.
Co z toho vyplývá?
Efektivní řízení pracovní zátěže je velmi důležité!
Proč je řízení pracovní zátěže důležité?
Pokud správně zvládnete řízení pracovní zátěže týmu, dojde k několika úžasným věcem:
- Uvidíte zvýšenou týmovou práci a spolupráci ve vaší organizaci.
- Členové vašeho týmu budou odvádět vysoce kvalitní práci a zároveň dodržovat termíny.
- Zaměstnanec bude produktivní a zároveň spokojený se svou prací a povinnostmi.
Zní to jako sen, že? Podívejme se nyní na to, jak můžete efektivní řízení pracovní zátěže zavést do praxe.
7 kroků k efektivnímu řízení pracovního zatížení
Plánování pracovní zátěže je trochu jako zasazení „kouzelných fazolí“ do vaší organizace.
Zpočátku se můžete setkat s mírným odporem. Ale postupem času budou členové vašeho týmu (a v širším smyslu i vaši klienti) schopni sklízet obrovské výhody ze „fazolového stonku“ řízení pracovní zátěže.
Zde je podrobný návod, jak zefektivnit proces přidělování pracovního zatížení.
1. Využijte nástroj pro správu pracovního zatížení
Různé týmy ve vaší agentuře mohou používat zcela odlišné sady pracovních nástrojů. To ztěžuje přiřazování konkrétních úkolů nebo projektů členům týmu.
Kromě toho budou všechna data vaší společnosti roztříštěna v mnoha aplikacích nebo, v horším případě, ztracena v moři e-mailových řetězců. To vede k tomu, že váš tým ztrácí drahocenný čas hledáním potřebných dat nebo požadavků klientů, což znamená, že každý projekt bude trvat déle, než by měl.
Řešení? Než začnete, připojte všechny své týmy k jedinému pracovnímu operačnímu systému (OS ). Ten bude fungovat jako datové centrum pro všechny vaše obchodní procesy a jako komplexní nástroj pro správu pracovní zátěže vašich zaměstnanců.
Nejprve si promluvme o tom, co je všem jasné: možná jsme zaujatí, ale myslíme si, že je mnohem snazší spravovat pracovní zátěž pomocí správné aplikace, jako je ClickUp. A pokud již používáte jinou aplikaci, budete překvapeni, jak snadné je importovat všechny vaše aktuální projektové úkoly na naši platformu.
PŘIJĎTE Bonus ClickUp: ClickUp usnadňuje orientaci v několika projektech a podúkolech napříč několika klienty. Podívejte se na rychlý návod, jak spravovat pracovní zátěž svého týmu během chvilky! Navíc, pokud již používáte existující nástroje pro správu projektů, jako jsou Basecamp , Trello nebo Asana , ClickUp vám umožní importovat data z jakéhokoli nástroje během pouhé minuty!
2. Vyhodnoťte úkoly a kapacity svého týmu
Plánování kapacity je základem efektivního řízení pracovní zátěže. Jedná se o proces, při kterém se zjišťuje, kolik času a zdrojů bude zapotřebí k dokončení projektu, a aby byl tento proces správný, je nutné sladit požadavky na úkoly s kapacitou vašeho týmu.
Podívejte se na tyto nástroje pro plánování kapacity a šablony pro plánování kapacity!
Podívejme se, jak nastavit agilní systém řízení pracovní zátěže pro váš tým.
Vytvořte odhad úkolů a času pro každý projekt.
Začněte tím, že si sepište všechny obchodní procesy, které váš tým řeší v rámci daného projektu. Poté je rozdělte na zvládnutelné úkoly v ClickUp. Pokud se vám nějaký úkol jeví jako složitý, rozdělte ho na menší projektové milníky.
Ujistěte se, že uvedete všechny úkoly, bez ohledu na to, jak jsou triviální. Může se jednat o administrativní úkoly, jako je správa doručené pošty, dokumentace procesů a dokonce i každodenní nákup kávy!
Může se to zdát hloupé, ale vynechávání běžných úkolů, které zabírají čas v každodenní práci, je častou chybou v řízení času. Je mnohem lepší si na tyhle přestávky na kávu vyhradit čas, než být vždy o 15 minut pozadu za plánem.
To však není jediná věc, kterou je třeba odhadnout: je také nutné zjistit, kolik času by každý úkol měl ideálně zabrat. To lze provést několika způsoby:
- Odhad na základě informací v projektovém plánu úkolu
- Používejte nástroj pro sledování času nebo řízení projektů.
- Doba trvání každého úkolu by měla vycházet z předchozích zkušeností.
Pokud si nejste jisti, kolik času by úkol měl zabrat nebo kolik času zabral v minulosti, použijte rozšíření ClickUp pro Chrome ke sledování času stráveného na každém úkolu.
Zhodnoťte osobní kapacitu každého zaměstnance.
Produktivita týmu je zásadní.
A když uvažujete o řízení zdrojů, nejde jen o rozdělení stejného počtu úkolů mezi zaměstnance. Každý jedinec má jiný pracovní styl a jiné dovednosti. Někteří zvládají více technických úkolů najednou, jiní nikoli.
Bonus: Nástroje pro správu zdrojů
Nyní musíte zjistit pracovní kapacitu každého člena týmu. Jaký je nejlepší způsob, jak toho dosáhnout? Pomocí funkcí pro správu pracovní zátěže týmu!
Zobrazení pracovní zátěže vám umožňuje nastavit denní/týdenní kapacitu pracovní zátěže pro každého jednotlivého uživatele na základě vašich rozhovorů s ním. Můžete nastavit kapacity pro hodiny, úkoly nebo dokonce body Scrum story.
Jednoduše požádejte své zaměstnance o jejich názor. Nechte každého člena týmu, aby vám soukromě sdělil, jak vnímá své individuální pracovní zatížení. Zapište si, co mají na starosti, a zda zvládnou více úkolů nebo potřebují méně.
Tímto způsobem zjistíte, zda mají vaši zaměstnanci nadměrnou pracovní zátěž, a v případě potřeby můžete práci přerozdělit.
Buďte rozumní a stanovte priority!
Ne všechny úkoly jsou stejné. A výlet do Starbucks není tak důležitý jako dokončení úprav blogového příspěvku klienta. Proto se musíte naučit stanovovat priority.
Prioritizace vám pomáhá zajistit, že bez ohledu na kapacitu vašeho týmu se vždy nejprve soustředíte na nejdůležitější věci. Pomáhá vám vynaložit nejvíce energie na náročné termíny a příliš se nestresovat věcmi, které lze odložit.
Abyste správně stanovili priority, musíte svému týmu jasně sdělit, které úkoly je třeba dokončit jako první, které mají pevné termíny a které lze v případě potřeby odložit. Při rozhodování doporučujeme použít jednoduchou bodovou matici s 3 možnými body pro následující složky:
- Kdo byl zadavatelem projektu? Kdo zadává úkol, je velmi důležité. Pokud něco zadává generální ředitel, strategická hodnota nebo závislosti úkolu opravdu nezáleží – úkol dostane automaticky nejvyšší prioritu. Ohodnoťte to „1“, pokud se jedná o zadavatele na nižší úrovni nebo jednotlivce. Ohodnoťte to „2“, pokud se jedná o vedoucího týmu. Ohodnoťte to „3“, pokud se jedná o výkonného vedoucího.
- Pokud se jedná o žadatele na nižší úrovni nebo jednotlivce, ohodnoťte tuto položku známkou „1“.
- Pokud se jedná o vedoucího týmu, ohodnoťte tuto položku známkou „2“.
- Pokud se jedná o výkonné vedení, ohodnoťte tuto položku známkou „3“.
- Je projekt součástí závislosti? Pokud je třeba úkol dokončit dříve, než ostatní členové týmu mohou vykonat svou část projektu, měl by mít vyšší prioritu, protože ovlivňuje ostatní osoby. Ohodnoťte tento úkol „1“, pokud se jedná o jednorázový projekt nezávislý na vašich ostatních úkolech. Ohodnoťte tento úkol „2“, pokud je součástí závislosti, ale celkový projekt není zaměřen na termín. Ohodnoťte tento úkol „3“, pokud je součástí závislosti a celkový projekt má pevný termín.
- Pokud se jedná o jednorázový projekt nezávislý na vašich ostatních úkolech, ohodnoťte jej „1“.
- Označte „2“, pokud je to součást závislosti, ale celkový projekt není zaměřen na termín.
- Pokud je to součástí závislosti a celkový projekt má pevný termín, ohodnoťte to „3“.
- Pokud se jedná o žadatele na nižší úrovni nebo jednotlivce, ohodnoťte tuto položku známkou „1“.
- Pokud se jedná o vedoucího týmu, ohodnoťte tuto položku známkou „2“.
- Pokud se jedná o výkonné vedení, ohodnoťte tuto položku známkou „3“.
- Pokud se jedná o jednorázový projekt nezávislý na vašich ostatních úkolech, ohodnoťte jej „1“.
- Označte „2“, pokud je to součást závislosti, ale celkový projekt není zaměřen na termín.
- Pokud je to součástí závislosti a celkový projekt má pevný termín, ohodnoťte to „3“.
- Je projekt spojen s širší strategií nebo iniciativou společnosti? Projekty, které souvisejí s širšími cíli společnosti, by měly mít přednost před projekty, které jsou potřebné pro menší, omezené iniciativy. Ohodnoťte „1“, pokud se jedná o omezený projekt, který nesouvisí s širší strategií. Ohodnoťte „2“, pokud projekt volně souvisí s širšími strategickými iniciativami. Ohodnoťte „3“, pokud je projekt nedílnou součástí širší iniciativy společnosti.
- Pokud se jedná o samostatný projekt, který nesouvisí s širší strategií, udělejte si „1“ bod.
- Pokud to souvisí s širšími strategickými iniciativami, ohodnoťte to známkou „2“.
- Pokud je to nedílnou součástí větší iniciativy společnosti, ohodnoťte tuto položku známkou „3“.
- Pokud se jedná o samostatný projekt, který nesouvisí s širší strategií, udělejte si „1“ bod.
- Pokud to souvisí s širšími strategickými iniciativami, ohodnoťte to známkou „2“.
- Pokud je to nedílnou součástí větší iniciativy společnosti, ohodnoťte tuto položku známkou „3“.
Pomocí této matice vytvořte objektivní hodnocení priority každého projektu a ujistěte se, že členové týmu vědí, zda je termín úkolu flexibilní.
NEJDŘÍVE Bonus ClickUp: Jednoduché nástroje pro správu pracovního zatížení týmu usnadňují nastavení priority pro každý důležitý úkol, od „nízké“ po „naléhavé“. Třídění podle naléhavosti pomáhá vašemu týmu vizualizovat úkoly s nejvyšší prioritou. V ClickUp můžete dokonce vytvořit jednoduché automatizace, které nastaví konkrétní úroveň priority, když je úkol přiřazen určité osobě nebo dosáhne termínu splnění.
3. Využijte přidělování zdrojů pro řízení pracovní zátěže týmu
Po dokončení hodnocení úkolů a kapacit vašeho týmu je čas rozdělit práci, že? Ale počkejte... ne tak rychle.
Nemůžete si jen tak vybrat jakoukoli osobu pro jakýkoli starý projekt. No, možná můžete. Ale bylo by to asi stejně efektivní, jako požádat Hulka, aby složil origami labutě.
Bonus: Vyrovnávání zdrojů
Přiřazujte správným lidem správné úkoly
Klíčem k inteligentnímu řízení pracovní zátěže je přiřazení správného rozsahu práce správné osobě. Před zahájením plánování práce se ujistěte, že vy nebo váš projektový manažer znáte dovednosti, povahu, dostupnost a silné stránky každého člena týmu.
Například pokud je jeden z vašich zaměstnanců skvělý v drobných detailech, ale má potíže s termíny pod tlakem, pravděpodobně není tou nejlepší volbou pro projekt, který vyžaduje rychlou reakci. Stejně tak váš kreativní myslitel s nadhledem nemusí být tím nejlepším korektorem.
Zohledněte jedinečné silné stránky každého jednotlivce a nejprve přiřaďte úkoly s nejvyšší prioritou. Jakmile to budete mít za sebou, můžete přiřadit zbytek (nebojte se, nakonec se dostanete i na kávu do Starbucks).
Chcete získat další body u svého nadřízeného? Při přidělování práce členům týmu jim sdělte, proč jste je pro daný úkol vybrali. Díky tomu bude jejich práce smysluplnější a zajímavější.
Čím větší jistotu mají vaši zaměstnanci ve svých úkolech, tím vyšší bude jejich produktivita. Je to tak jednoduché!
Vytvářejte realistické termíny
Jakmile přidělíte všechny úkoly, musíte pro ně stanovit termíny. Když s plánováním pracovní zátěže začínáte, zaměřte se na to, aby tyto termíny byly dosažitelné!
I u těch nejintuitivnějších aplikací, jako je ClickUp, byste měli počítat s určitým obdobím, než si váš tým osvojí nové pracovní postupy. Stanovte termíny pro první kolo co nejshovívavěji.
Využijte informace, které jste shromáždili o předchozích odhadech času potřebného na úkoly, kapacitách zaměstnanců a známých dovednostech, abyste co nejlépe odhadli, jak dlouho by každý úkol měl trvat. Poté přidejte trochu času navíc, abyste zohlednili nepředvídané okolnosti.
Když zaměstnanci tyto termíny splní, posílí to jejich sebevědomí i důvěru ve váš nový systém. Správný nástroj pro úpravu pracovního zatížení – a to rychle – je pro produktivitu každého vedoucího týmu nezbytný.
TÝMOVÁ PRÁCE > TALENT Bonus ClickUp: Přiřazování úkolů v ClickUp je jednoduché! Stačí vytvořit úkol a přiřadit jej jednomu nebo více zaměstnancům či týmům. Po rozdělení úkolů nastavte datum zahájení a termín dokončení pro každého člena týmu. Máte obavy z řízení kolidujících termínů? Vizualizujte úkoly svého týmu pomocí zobrazení časové osy, abyste vyvážili termíny zahájení a dokončení všech úkolů, a to vše z jedné časové osy projektu.
4. Pomozte svým zaměstnancům s plánováním pomocí šablon pro správu pracovní zátěže
Dobře, takže jste identifikovali své úkoly a dobu, kterou zabere jejich splnění, a víte, kteří zaměstnanci jsou za co zodpovědní. Od této chvíle už to půjde samo, že?
Ne tak rychle!
Pokud je tento model plánování pracovního toku pro váš tým novinkou, mohou jeho členové (a vy!) potřebovat trochu větší podporu, aby se dokázali zorganizovat. A i když pracovní tok není novinkou, čím vyspělejší je váš model řízení pracovní zátěže, tím více by měl být váš proces šablonovitý.
Šablony mají pro správu pracovní zátěže dva účely: pomáhají týmům, které jsou v tomto procesu nové, rychleji se zorientovat, a pomáhají zkušeným týmům automatizovat více věcí, o kterých vědí, že fungují.
Zde je pět šablon pro správu pracovního vytížení, které vám pomohou začít:
1. Šablona pracovní zátěže zaměstnanců ClickUp
Šablona pracovní zátěže zaměstnanců ClickUp umožňuje členům týmu a manažerům určit jejich denní a týdenní pracovní kapacitu a zjistit, kolik práce je přiděleno každému zaměstnanci.
2. Šablona pro blokování harmonogramu ClickUp
Šablona ClickUp Schedule Blocking Template umožňuje členům týmu sledovat a vizualizovat své minulé, současné a budoucí pracovní aktivity pomocí techniky časového blokování.
3. Šablona pro jednoduchou správu úkolů ClickUp
Chcete zjednodušit seznamy úkolů svých týmů? Vyzkoušejte šablonu ClickUp Simple Task Management Template, která vašim zaměstnancům umožní získat personalizovaný denní seznam úkolů, včetně práce, osobních projektů, dovolené atd.
4. Šablona pro individuální schůzky zaměstnanců a manažerů ClickUp
Řízení pracovní zátěže začíná tím, že zaměstnanci pochopí, co se od nich očekává. To znamená, že vy jako vedoucí týmu musíte jasně definovat výrobní cíle, časové řízení a priority projektů. Nejlepší způsob, jak zajistit, aby všichni jednotliví přispěvatelé byli na stejné vlně, je podrobný dokument, který sleduje všechny tyto aspekty.
5. Šablona ClickUp Meeting Tracker
Efektivní pracovní zátěž začíná organizací vašich každodenních pracovních úkolů. Proto je tak důležité používat šablonu pro sledování vašich schůzek, abyste věděli, kam směřuje váš čas a co můžete udělat pro snížení své pracovní zátěže.
ŠABLONY, ŠABLONY, ŠABLONY! Bonus ClickUp: Jsme velkými fanoušky šablon, které pomáhají udržet váš tým na správné cestě a organizovaný. Chcete vidět více? Podívejte se na náš kompletní přehled šablon pro řízení projektů nebo navštivte Centrum šablon ClickUp, kde najdete stovky způsobů, jak začít rychleji!
5. Upřednostňujte komunikaci a spolupráci
I když jsme možná zapomněli, jak řešit úlohy z matematiky z 8. třídy, je tu jedna rovnice, kterou si musíte zapamatovat:
Řízení pracovní zátěže = řízení stresu
Čím méně stresu zažíváme, tím lépe zvládáme pracovní zátěž. Co je tedy největším zdrojem stresu na pracovišti?
Průzkum společnosti Wrike zjistil, že se jedná o vytváření osmimístných hesel s jednou číslicí, velkým písmenem a symbolem. No, to a nedostatek komunikace a spolupráce.
I dobré změny mohou způsobit stres, když jsou zcela nové. Po zavedení nového systému řízení úkolů se pravidelně informujte u svého týmu, zda se cítí podporován.
Zaveďte pravidelné kontroly týmu.
Zejména v počáteční fázi tohoto procesu se snažte plánovat individuální schůzky s členy svého týmu. Komunikace je klíčová pro řízení změn a pro to, aby vaši zaměstnanci přijali nové procesy. Pro úspěšný proces řízení změn použijte níže uvedené otázky, abyste získali upřímnou zpětnou vazbu od svých týmů:
- Je vaše současné pracovní zatížení realistické, a pokud ne, jak by se dalo změnit?
- Existují překážky, které vám brání v dokončení aktuálních projektů?
- Jak jste si jisti, že splníte nadcházející termíny?
- Jaké jsou vaše největší výzvy v souvislosti s novým systémem?
- Máte nějaké návrhy nebo nápady, jak zlepšit procesy?
Vyzkoušejte tyto nástroje pro řízení změn!
Připravte se na změny pomocí šablon pro plánování nástupnictví!
Upozorňujeme, že přidávání dalších schůzek do vašeho rozvrhu a rozvrhů vašich zaměstnanců může snížit produktivitu, což je přesně opak toho, čeho chcete dosáhnout! Zamyslete se proto nad způsoby, jak tyto kontroly co nejvíce zjednodušit a zefektivnit.
Zvažte například jejich provádění přes Slack, aby vás členové týmu mohli informovat, když jim to vyhovuje, a to s minimálním narušením jejich pracovního toku. Někteří zaměstnanci se nikdy nebudou cítit zcela pohodlně, když se svěřují svému šéfovi – a to je v pořádku!
Pořádejte týdenní týmové porady, kde se všichni mohou sejít, sdílet strategie a ventilovat stížnosti. Zvažte také využití anonymní aplikace pro účast, jako je ScatterSpoke, aby každý mohl sdílet své pocity bez tlaku.
Důraz na spolupráci, nikoli na přerušování
Není nic otravnějšího, než poslat důležitou zprávu svému zaměstnanci a několik hodin od něj nedostávat žádnou odpověď, že? Co jako nepochopili na otázce „Kde je moje latte?“?!
Vtipy stranou, nezodpovězené zprávy zpomalují váš pokrok a ztěžují vám řízení pracovní zátěže. Při navrhování procesu řízení pracovní zátěže se zaměřte na odstraňování silosů, nikoli na vytváření nových.
Vytvářejte týmové úkoly, aby všichni měli přehled o tom, na čem pracují ostatní členové týmu. Pokud mohou sledovat stav úkolů, aniž by museli rušit pracovní postupy ostatních, je to ještě lepší.
MŮŽETE PŘIDÁVAT KOMENTÁŘE?! Bonus ClickUp: Použijte ClickUp k přidání komentáře ke každému úkolu. Zaměstnanci jsou okamžitě informováni, takže si nemohou vymýšlet výmluvy, že vaši žádost neviděli. A pokud potřebujete, aby daná osoba něco udělala urgentně, přeměňte svůj komentář na úkol a přiřaďte jej dané osobě. Zaměstnanci budou informováni a komentář se jim zobrazí v seznamu úkolů. Jakmile úkol splní, mohou kliknout na zaškrtávací políčko Vyřešeno, aby vám dali vědět, že úkol dokončili. Voilà.
6. Sledujte výkonnost pracovní zátěže pomocí dashboardů
Řízení pracovního toku je neustálý cyklus. Pro neustálé zlepšování budete muset opakovat každý z těchto kroků. Ale jak můžete změřit, zda to funguje?
Vždy existuje i složitější způsob. Můžete si vést pečlivé tabulky s každou stížností, problémem a splněným (nebo nesplněným) termínem. Během každého nového cyklu úkolů můžete hledat vzorce a běžné překážky, zkusit starý dobrý odhad a zkontrolovat přístup ke změnám, abyste zjistili, zda to pomáhá.
Jste připraveni na snadný způsob?
Dashboard ClickUp může sloužit jako vaše řídící centrum, kde můžete sledovat a kontrolovat, jak dobře váš tým spravuje své pracovní zatížení. Každý dashboard můžete naplnit spoustou vlastních widgetů, jako jsou grafy, výpočty, textové bloky a další, přičemž každý z nich načítá konkrétní data z celého vašeho týmu!
To však není vše. Získáte také přístup k mnoha widgetům pro reportování úkolů, které vám poskytnou podrobné informace o tom, jak váš tým zvládá správu úkolů. Můžete například použít:
- Grafy rychlosti: Určete míru dokončení sady úkolů a lépe odhadněte skutečnou kapacitu pracovního zatížení vašeho týmu.
- Kumulativní diagramy toku: Zkontrolujte, jak dobře váš projekt postupuje, a identifikujte úzká místa, která mohla vzniknout v důsledku špatného rozdělení pracovní zátěže.
- Cíle: Stanovení a sledování obchodních cílů, záměrů a OKR.
Bonus ClickUp: Dalším skvělým způsobem, jak sledovat rozdělení pracovní zátěže vašeho týmu, je použití funkce Box View. Ta vizualizuje, na čem zaměstnanec pracuje, a také jeho aktuální pracovní kapacitu. Můžete snadno identifikovat, kdo je přetížený, a přeřadit úkoly těm, kteří zvládnou více.
BOX IT UP Bonus ClickUp: Dalším skvělým způsobem, jak sledovat rozdělení pracovní zátěže vašeho týmu, je použití Box View. Vizualizuje, na čem zaměstnanec pracuje, a také jeho aktuální pracovní kapacitu. Můžete snadno identifikovat, kdo je přetížený, a přeřadit úkoly těm, kteří mohou převzít více práce.
7. Automatizujte práci a centralizujte přehlednost
Poté, co v prvních několika cyklech vyřešíte všechny problémy v pracovním postupu, hledejte další příležitosti k dalšímu zvýšení efektivity.
Tento krok nevynechávejte!
V průběhu životního cyklu projektu nastane okamžik, kdy se váš tým bude muset vypořádat s velkým pracovním zatížením. Řízení pracovní zátěže vám pomůže být proaktivní s těmito časově úspornými strategiemi již nyní, abyste si ušetřili stres později.
Automatizujte opakující se úkoly
Nejjednodušší způsob, jak snížit skutečné pracovní zatížení, je identifikovat rutinní úkoly, které lze provádět automaticky. Díky automatizaci správy pracovního zatížení může vaše organizace ušetřit až 2 hodiny denně ! Tyto nástroje mohou automatizovat většinu procesů správy úkolů.
Samozřejmě můžete vždy vybírat z hotových automatizačních nástrojů. Ale proč zaplňovat aplikace svého týmu, když můžete investovat do komplexního softwaru pro správu pracovního zatížení, který je plný automatizací?
Řekněme, že chcete vytvořit automatizaci, která zaměstnancům okamžitě oznámí, když mají nový urgentní úkol. Naštěstí jste skvělý rozhodovatel a rozhodli jste se pro správu pracovní zátěže použít ClickUp!
Stačí použít automatizaci: „Kdykoli je úkolu přiřazena priorita „Naléhavé“, úkol se automaticky změní na „Otevřené“. Bam. Jakmile je úkol označen jako naléhavý, váš zaměstnanec o tom bude vědět.
Vyberte si z více než 50 vestavěných automatizací nebo si vytvořte vlastní!
Použijte Kanbanovou tabuli pro získání jiného pohledu.
Kanbanová tabule je kompaktní, ale výkonný nástroj, který zajišťuje hladký průběh vašich obchodních procesů. Jak funguje?
Vizualizuje pracovní postup vašeho projektu a zobrazuje stav každého úkolu na přehledné fyzické nebo virtuální tabuli úkolů. Váš tým pak může úkoly v průběhu jejich plnění přetahovat do příslušných sloupců stavu, například takto:
Díky tomu může celý váš tým sledovat průběh projektu v reálném čase. Tento proces řízení pracovní zátěže dává všem zúčastněným lepší představu o tom, jak dlouho projekt trvá a kdo je zodpovědný za jednotlivé jeho části.
Projektový manažer by měl také identifikovat, které úkoly na Kanban tabuli stagnují, což naznačuje úzká místa v procesu. Poté může přidělit zdroj (nebo člena týmu), který jim pomůže úkol vyřešit.
PŘIZPŮSOBTE SI ZOBRAZENÍ PODLE SVÝCH PŘÁNÍ Bonus ClickUp: Nabízíme Kanban tabuli pro řízení projektů, Ganttovy diagramy pro vizualizaci závislostí a další zobrazení, abyste si mohli vybrat perspektivu, která vašemu týmu nejlépe vyhovuje. Pomocí flexibilních zobrazení můžete vizualizovat úkoly v seznamu úkolů, na Kanban tabuli nebo v časové ose.
Často kladené otázky týkající se správy pracovní zátěže
Jaké jsou běžné výzvy v oblasti řízení pracovní zátěže?
Výzvy spojené se správou pracovního zatížení se mohou lišit v závislosti na odvětví, velikosti společnosti a individuálních odpovědnostech. Mezi běžné výzvy však patří:
- Příliš velké pracovní zatížení: Řízení příliš velkého nebo náročného pracovního zatížení může být náročné a může vést ke stresu, vyhoření a snížené produktivitě.
- Nedostatečné stanovení priorit: Bez jasných priorit může být obtížné určit, které úkoly jsou nejdůležitější a jak efektivně přidělovat zdroje.
- Špatné řízení času: Techniky řízení času jsou pro řízení pracovní zátěže nezbytné, ale mnoho lidí bojuje s prokrastinací, rozptýlením a dalšími překážkami produktivity.
- Nedostatečné zdroje: Nedostatek zdrojů, jako jsou personál, technologie nebo rozpočet, může bránit jednotlivci v efektivním řízení jeho pracovní zátěže.
- Rozšíření rozsahu: Očekávání se mohou změnit nebo rozšířit nad rámec toho, co bylo původně dohodnuto, což vede ke zvýšení pracovní zátěže bez odpovídajícího navýšení zdrojů.
Kdo by měl řídit plánování pracovní zátěže?
V závislosti na struktuře vaší organizace může být řízení pracovní zátěže individuální nebo skupinové.
Pokud je vaše společnost velmi roztříštěná a jednotlivá oddělení fungují jako malé samostatné společnosti, pravděpodobně bude nejrozumnější plánovat samostatně. Týmy, které úzce spolupracují a často spolupracují s ostatními na dokončení projektů, však pravděpodobně potřebují, aby všichni spojili své síly.
Jaké jsou výhody efektivního řízení pracovní zátěže?
Nástroje pro správu pracovního zatížení vám pomáhají vidět vše, co se ve společnosti děje. A stejnou přehlednost poskytují i vašemu týmu!
Přehled o stavu projektů může eliminovat komunikační problémy a izolovanost projektů. A co je nejdůležitější? Pomáhá to udržet váš tým na stejné vlně a pracovat efektivně. A to znamená více spokojených klientů, kteří dostanou své projekty včas.
Systémy řízení pracovní zátěže také:
- Zajistěte, aby žádné projektové zdroje (software, čas, dovednosti zaměstnanců) nebyly zbytečně promarněny.
- Získáte tak jasný přehled o tom, jak váš projekt postupuje.
- Ukažte, který obchodní proces zpomaluje vaši práci.
- Informujte se o termínech a rozpočtech projektů.
- Odstraňte komunikační bariéry mezi různými odděleními
Zaveďte efektivní správu pracovního vytížení pomocí ClickUp
Řízení pracovní zátěže je jako lékárnička pro vaši organizaci. Je to skvělý způsob, jak zajistit pohodu vašeho týmu, když čelí velké pracovní zátěži. A nejen to, také jim to okamžitě zvýší produktivitu!
Ruční správa pracovního zatížení je však velmi náročná. Potřebujete specializovaný nástroj pro správu projektů, který není vhodný pouze pro zkušené projektové manažery, ale který za vás vykoná všechny náročné úkoly, jako je rozdělení pracovního zatížení, sledování pokroku týmu, vytváření zpráv a další.
Naštěstí nástroje jako ClickUp mají spoustu funkcí, včetně zobrazení časové osy, zobrazení pracovní zátěže a zobrazení boxu, které tento proces usnadňují.
S bezplatným tarifem ClickUp získáte neomezený počet uživatelů a neomezený počet projektů. S placeným tarifem získáte neomezené úložiště a neomezené integrace, které vám pomohou s pracovní zátěží vašeho týmu.
Takže zaregistrujte se na ClickUp a ještě dnes diagnostikujte a vyřešte své problémy s produktivitou!