Co je alokace zdrojů? Kompletní průvodce pro maximální efektivitu

{ „@context“: „http://schema. org“, „@type“: „FAQPage“, „mainEntity“: [ { „@type“: „Question“, „name“: „Co je alokace zdrojů?“, „acceptedAnswer“: { „@type“: „Answer“, „text“: „Alokace zdrojů je proces identifikace všech dostupných zdrojů – ať už se jedná o pracovní sílu nebo finanční prostředky – pro daný projekt a jejich strategické přidělení k úkolům, které jim umožní podávat nejlepší výkon.“ } } ] }

Představte si následující situaci: Pořádáte večírek. Váš dům je plný hostů, kteří oslavují. Někdo řekne: „Mám hlad... Objednejme si pizzu!“

Snažíte se zjistit, kolik pizz objednat. Pokud objednáte příliš mnoho pizz, budete několik dní jíst zbytky pepperoni. Pokud objednáte příliš málo, někteří z vašich hostů nedostanou ani jeden kousek.

Jste však také omezeni prostorem na pultu a penězi ve vaší peněžence.

Jak zajistit, aby všichni byli spokojeni a zároveň jste co nejlépe využili své finance?

Stejně jako organizátoři večírků by každý projektový manažer měl vědět, jak rozumně alokovat zdroje. Žádný projekt nemá neomezený rozpočet ani počet členů týmu, ale pomocí alokace zdrojů můžete maximalizovat produktivitu a úspěch projektu.

Základem je důkladná příprava a strategické plánování, abyste co nejlépe využili to, co máte k dispozici.

Naučte se, jak přidělit dostatek zdrojů všem vašim projektům, abyste mohli dokončit práci – a každý dostal kousek pizzy. Pojďme slavit!

Co je alokace zdrojů?

Alokace zdrojů je proces identifikace všech dostupných zdrojů – ať už se jedná o pracovní sílu nebo finanční prostředky – pro daný projekt a jejich strategické přidělení k úkolům, které jim umožní podávat nejlepší výkon.

Pro agentury, které se zabývají několika projekty pro různé klienty, je alokace zdrojů klíčová pro udržení kreativní chaotičnosti. Správné přiřazení správné osoby nebo zdroje ke správnému projektu nakonec přinese spokojenost všem. Vaši zaměstnanci budou pracovat na projektech, pro které jsou nejvhodnější, takže klienti pravděpodobně obdrží vysoce kvalitní výstupy a výsledky projektů.

Vzhledem k tomu, že se projekty vyvíjejí a očekávání klientů se mění, dochází k přerozdělování zdrojů, aby byl zajištěn pokrok v souladu s časovým harmonogramem projektu.

Co se považuje za zdroje?

Vaše zdroje jsou veškerá aktiva společnosti nezbytná k dokončení úkolů nebo projektů. Mezi ně mohou patřit:

Kdo je zodpovědný za alokaci zdrojů?

Obvykle jsou za alokaci zdrojů odpovědní projektoví manažeři, protože mají nejlepší přehled a kontrolu nad rozpočty projektů, rozsahem práce a řízením úkolů. Velké organizace však mohou tyto odpovědnosti rozdělit mezi několik rolí nebo mít specializovaná oddělení pro správu zdrojů.

Související: Vyrovnávání zdrojů

Výhody efektivního přidělování zdrojů

Špatné rozdělování zdrojů je jako poslat jednu osobu, aby sama vyzvedla deset pizz, zatímco dalších 15 lidí si povídá doma. Jedna osoba bude potřebovat mnohem více úsilí a času, aby ty pizzy vyzvedla, což s sebou nese riziko, že všichni budou muset jíst studené pepperoni.

Smůla!

Proč neposlat tři lidi na pomoc, aby si všichni mohli co nejdříve vychutnat teplý kousek?

Alokace zdrojů vám umožňuje využít vaši pracovní sílu, finance a aktiva na maximum, takže klienti pravděpodobně obdrží vysoce kvalitní práci. Zároveň vaše agentura minimalizuje vyhoření týmu rovnoměrným rozložením práce.

Mezi další výhody alokace zdrojů patří:

Jak spravovat zdroje a nastavit očekávání klientů

Vzhledem k tomu, že alokace zdrojů zohledňuje dostupné zdroje pro projekt v daném okamžiku, jedná se o krátkodobý plán, který však má dalekosáhlé účinky. Je to zásadní nástroj pro plánování kapacit a řízení očekávání klientů. Díky efektivní alokaci zdrojů má váš projekt vše a všechny, co potřebuje k úspěchu, včetně správných zdrojů a realistického časového rámce.

Bonus: Nástroje pro plánování kapacity & Šablony pro plánování kapacity

Definujte rozsah svého projektu

Žádný kuchař nezačne vařit, aniž by si představil, co bude vařit, že?

Podobně je prvním krokem v projektovém řízení definování rozsahu vašeho projektu. Bez pochopení rozsahu projektu je nemožné rozhodovat o alokaci zdrojů!

V rámci rozsahu projektu je třeba definovat následující:

Rozsah projektu vám pomůže naplánovat a pochopit nový projekt na vysoké úrovni. Tyto informace využijte k:

Zhodnoťte své zdroje

Než si vyberete přísady na pizzu, musíte vědět, jaké přísady jsou k dispozici – a jaké jsou preference všech. Podobně, abyste vybrali nejlepší zdroje pro danou práci, musíte nejprve pochopit, v čem je každý nejlepší a jaký druh práce preferuje.

Při plánování projektu byste měli znát schopnosti svého týmu a kvalitu zdrojů, které máte k dispozici. Takto můžete tyto zdroje alokovat tam, kde budou nejúčinnější.

Jaké jsou jejich silné stránky a hlavní oblasti odbornosti? Srovnejte požadavky svého projektu se zdroji, které mohou tyto potřeby splnit.

Příklad plánování zdrojů agentury

Řekněme, že váš projekt zahrnuje provozování reklamní kampaně typu pay-per-click pro klienta B2B SaaS v odvětví business intelligence. Ve vaší agentuře máte dva manažery PPC: Jasona, který již dříve pracoval s jinými technologickými klienty B2B, a Saru, která pracovala hlavně s klienty přímého prodeje B2C.

Sara říká, že se necítí příliš pohodlně při správě PPC pro tohoto klienta, protože toho moc neví o B2B softwaru, natož o vysoce technickém odvětví, jako je BI. Jason si naopak je jistý, že je pro tuto práci tou správnou osobou díky svým předchozím zkušenostem v oblasti B2B.

Pro tento projekt byste určitě chtěli Jasona přidělit k tomuto účtu!

Jaká je dostupnost a kapacita vašich zdrojů? Členové týmu málokdy pracují pouze na jedné věci najednou, ale každý z nich je omezen počtem hodin, které může týdně nebo denně odpracovat. Chcete zajistit, aby váš tým měl dostatek pracovních hodin, které může věnovat tomuto konkrétnímu projektu.

Nezapomeňte, že absence, ať už plánované nebo neplánované, ovlivňují dostupnost, proto přiřazujte zaměstnancům úkoly s ohledem na nouzové situace. Zaměstnanci mohou (a měli by) čerpat placené volno nebo nemocenskou dovolenou, což znamená, že v těchto dnech nejsou k dispozici.

Schůzky mohou zaměstnance odvádět od projektových úkolů i během běžných pracovních dnů. Navíc každý potřebuje alespoň 15 minut denně na venčení psa nebo na kávu s dýňovým kořením!

Nikdy nepřidělujte příliš mnoho zdrojů. Přidělení přílišného množství zdrojů může vést k vyhoření a nižší produktivitě. Úspěch vašeho projektu nikdy nestojí za to, abyste obětovali spokojenost a užitečnost svého týmu.

Při alokaci zdrojů se řiďte kalendáři a harmonogramy a podle dostupnosti zdrojů upravte časové plány. Optimalizujte využití zdrojů tak, aby vaše projekty měly vždy přesně to, co potřebujete.

Přiřazujte úkoly přímo členům týmu a získejte tak úplný přehled.

Jakmile víte, čeho může váš projektový tým dosáhnout, dalším krokem je přidělit každému členovi správné úkoly na základě jeho dovedností a dostupnosti.

Připravte svůj tým na úspěch! Poskytněte co nejvíce informací, aby všichni pochopili, co se od nich očekává. Objasněte všechny důležité podrobnosti pro každý úkol – odpovědnosti, očekávané výsledky a termíny.

V ClickUp je snadné rozdělit projekt na menší části pomocí úkolů, podúkolů a kontrolních seznamů. Poté můžete každou akci rychle přiřadit členům svého týmu pouhými několika kliknutími!

Podrobnější informace naleznete zde:

Na některé úkoly nestačí jedna osoba, zejména pokud máte krátké termíny.

Naštěstí díky funkci více přiřazených osob v ClickUp můžete v případě potřeby rychle přiřadit k úkolu více lidí. Až příště budete potřebovat pomoc s nějakým úkolem, budete moci další osoby přiřadit během chvilky.

Plánujte s ohledem na závislosti, abyste zabránili nadměrnému využívání omezených zdrojů.

Rozvážka pizzy se k vám nedostane, pokud nebude mít kde zaparkovat. Pokud je vaše příjezdová cesta plná, pizza party se nekoná – a to prostě není přijatelné.

Podobně i projekty mají ze své podstaty závislosti – vztahy mezi úkoly a zdroji, které ovlivňují dostupnost těchto zdrojů.

Zvažte závislost zdrojů, kdy více úkolů vyžaduje stejný omezený zdroj. Řekněme, že do pátku potřebujete 10 nových grafických návrhů, ale v týmu máte pouze jednoho designéra, který je již do středy přidělen k jiným projektům.

V tomto případě byste museli upravit harmonogram projektu tak, aby realisticky zohledňoval omezenou dostupnost vašeho týmu. Nebo zvažte najmutí dalšího grafického designéra, ať už na plný úvazek nebo na volné noze, který vám poskytne podporu potřebnou k dodržení termínů.

Závislosti úkolů také nastávají, když pokrok jednoho úkolu závisí na pokroku jiného úkolu. Například musíte počkat na zpětnou vazbu od klientů, než dokončíte revize projektu v souladu s jejich požadavky. Je to jako vyválit hroudu těsta na pizzu do dokonalého tvaru, než přidáte chutné ingredience!

Rozložte a naplánujte úkoly na základě těchto závislostí. Sledujte potenciální překážky a zajistěte, aby nikdo nemusel na ostatní čekat příliš dlouho. Udržujte neustálou komunikaci ohledně nevyřízených úkolů a akčních položek a podle toho upravujte očekávání ohledně zpoždění projektu.

Zvažte zavedení metodiky řízení projektů Agile nebo Scrum, abyste eliminovali nebo obešli závislosti.

Funkce Závislosti v ClickUp vám pomůže zmapovat vazby mezi úkoly a zdroji. Tímto způsobem můžete sledovat všechny závislosti projektu, než se stačí stát překážkou.

Zde je několik dalších způsobů, jak závislosti pomáhají vašemu týmu udržet soustředění:

Závislosti k jednotlivým úkolům můžete přidávat ručně nebo vizuálně nakreslením propojení mezi úkoly v Ganttově diagramu.

Sledujte pokrok a podle toho přerozdělujte zdroje.

V ideálním případě nastavíte zdroje pro projekt a vše proběhne podle plánu. Pokud však dojde k nějakým zpožděním nebo změnám, může být nutné zdroje přerozdělit.

Nepropadejte panice! Přerozdělování je běžnou součástí správy zdrojů.

Prvním krokem je pečlivě sledovat kapacitu týmu, protože souvisí s plněním požadavků vašeho projektu. Při posuzování současné kapacity si položte tyto otázky:

Pokud ano, dalším krokem je komunikace změn s klientem nebo zúčastněnými stranami projektu. Informujte je o postupu projektu co nejdříve a co nejčastěji, včetně případných změn rozsahu nebo zpoždění.

To pomáhá řídit očekávání, takže zainteresované strany budou méně náchylné k překvapení, zklamání nebo zaskočení změnami či neúspěchy.

Proces přidělování zdrojů může zahrnovat přehodnocení rozsahu vašeho projektu a hledání dalších členů týmu, kteří vám pomohou s dodatečnou prací. Některé společnosti vytvářejí záložní plán přidělování zdrojů tím, že identifikují zaměstnance s relevantními dovednostmi, kteří mohou v případě potřeby zaskočit, nebo udržují skupinu freelancerů, kteří mohou poskytnout podporu na požádání.

Možná budete také muset upravit časové plány a termíny pro všechny úkoly ve vašem projektu, aby odrážely kapacitu vašeho týmu a zohledňovaly neočekávané zpoždění.

Samotné přidělování zdrojů a následné přerozdělování úkolů může být hodně práce, ale nemusí to být těžká práce!

Zvažte použití nástrojů pro správu zdrojů, které vašemu týmu pomohou udržet se na správné cestě díky centralizovanému přehledu. Není třeba prohledávat všechny vaše různé tabulky, dokumenty a poznámky ani neustále přepínat mezi kalendáři všech členů týmu.

Možná jsme zaujatí, ale věříme, že ClickUp je skvělý (troufáme si říci nejlepší?) nástroj pro alokaci zdrojů. Shromažďuje všechny informace na jednom místě, takže můžete v reálném čase sledovat svůj pokrok a kapacitu týmu. Můžete si vytvořit přizpůsobitelné panely, abyste viděli, jak si váš tým vede a kde byste mohli zaostávat.

To je jeden ze způsobů, jakým Diggs využívá ClickUp k udržení přehledu o svých projektech. Výsledky? Větší transparentnost při řízení pracovního vytížení, méně času stráveného vzájemnou komunikací a produktivnější využití času všech zúčastněných.

To bychom nazvali vítězstvím!

Minimalizujte rozšiřování rozsahu projektu

Můžete objednat pizzu, o které si myslíte, že bude stačit pro všechny účastníky vaší oslavy, ale nemůžete vždy předvídat, kolik toho všichni sní. Co se stane, když vám pizza nečekaně dojde?

Kromě toho, že jste (pochopitelně) prolili pár slz, musíte nyní přeřadit na vyšší rychlost, abyste splnili svůj cíl a nakrmili všechny hosty.

Jedná se o případ rozšíření rozsahu – projekt se rozšiřuje nad rámec svého původního rozsahu a vyžaduje další zdroje, včetně času, peněz a lidí. Rozšíření rozsahu ohrožuje úspěch vašeho projektu tím, že přidává další práci, aniž by se prodloužila doba trvání projektu, což vytváří další tlak na členy vašeho týmu, aby udělali více za méně času.

Můžete se snažit zabránit rozšiřování rozsahu projektu stanovením pevných hranic v popisu rozsahu projektu, ale někdy je to nevyhnutelné. V takových případech dobré řízení změn zavádí struktury a procesy, které rozšiřování rozsahu projektu zmírňují.

Stanoví očekávání, že rozhodující osoby vás budou co nejdříve informovat o změnách rozsahu a poskytnou vám prostor a čas k odpovídajícímu přerozdělení nebo přidání zdrojů.

Je důležité jít s proudem, ale stejně tak je důležité zabránit přepracování tím, že svůj tým přetěžujete! Koneckonců, čeká je pizza party.

Příklady a šablony pro alokaci zdrojů

Řekněme, že jste projektový manažer zodpovědný za spuštění influencer marketingové kampaně pro Marinara, mobilní aplikaci pro zvýšení produktivity s časovačem Pomodoro. Zde je příklad, jak by mohl vypadat váš plán alokace zdrojů:

Jste připraveni identifikovat a alokovat své zdroje? ClickUp je tu, aby vám pomohl! Registrace je zcela zdarma a můžete začít používat během několika sekund. Začněte s těmito šablonami pro alokaci zdrojů, které jsou navrženy tak, aby ještě dnes nastartovaly vaše projektové řízení na plné obrátky!

Šablona pro alokaci zdrojů ClickUp

Šablona pro alokaci zdrojů ClickUp vám pomůže sledovat kapacitu a dostupnost všech zdrojů vaší organizace na jednom místě. Obsahuje tyto praktické zobrazení:

Tato šablona je plně přizpůsobitelná tak, aby vyhovovala vašim pracovním postupům v oblasti správy zdrojů . Využijte tuto šablonu k získání komplexního přehledu o kapacitách vašeho týmu a pokroku při dokončování projektů a plnění úkolů.

Šablona pro plánování zdrojů ClickUp

Šablona pro plánování zdrojů ClickUp nabízí řadu způsobů, jak vizualizovat a alokovat zdroje v rámci celého týmu.

Kromě zobrazení obsažených v první šabloně obsahuje tato šablona další dvě zobrazení:

Tato šablona vám pomůže proaktivně plánovat s ohledem na dostupné zdroje, včetně rozpočtů a harmonogramů členů týmu. Stejně jako všechny naše šablony je i tato přizpůsobitelná, takže ji můžete přizpůsobit svým potřebám a vytvořit si vlastní verzi.

Související: Software pro plánování podnikových zdrojů

Alokace zdrojů je neustálý proces

Nestačí pouze přidělit zdroje před zahájením projektu a považovat to za hotovou věc. Musíte mít přehled o všech projektech a pečlivě vyvažovat kapacity svého týmu s požadavky projektu. Vzhledem k tomu, že faktory, které mohou ovlivnit úspěch vašeho projektu, se neustále mění, musíte být také dostatečně flexibilní, abyste mohli strategii přidělování zdrojů podle potřeby upravovat.

ClickUp je nejlepší software pro řízení projektů pro týmy, který nabízí robustní sadu funkcí, které vám pomohou spravovat vaše zdroje, udržet vaše projekty na správné cestě a rychle dokončit úkoly. Pomáháme projektovým manažerům a klíčovým rozhodovacím osobám alokovat zdroje a dohlížet na celý životní cyklus projektu jako profesionálové.

Zjistěte, jak může ClickUp pomoci vám a vašemu týmu, a zaregistrujte se ještě dnes zdarma!

A uložte si číslo své oblíbené pizzerie do rychlého vytáčení – s naší pomocí vám totiž nikdy nedojde sýrová dobrota!