Plánování zdrojů a řízení projektů jsou dvě strany jedné mince. 🪙
Zde je stručné shrnutí: Plán zdrojů přesně mapuje, co je třeba pro projekt spravovat. Jednoduché, že?
No, ne tak úplně. Zdrojem může být mnoho věcí, jako například lidé, technologie, suroviny a vybavení – abychom jmenovali alespoň některé. Navíc každý zdroj má své vlastní náklady, sadu závislostí, procesů a omezení.
Vzhledem k tomu, že je třeba informovat mezifunkční týmy, nadřízené a zúčastněné strany projektu, jsou vaše skutečné lidské zdroje pravděpodobně rozptýleny napříč odděleními nebo úrovněmi. A co technologie potřebná k dokončení vašeho projektu? Možná ji již vlastníte – nebo ji možná musíte vybudovat nebo zakoupit.
A právě tak se plánování zdrojů stává komplikovaným. 😳
I když je každý projekt jedinečný, existují mezi nimi společné vzorce, které lze a měly by být opakovány. Proto jsou šablony pro plánování zdrojů takovým zlomovým prvkem pro projektové manažery. Plánování zdrojů možná nikdy nebude snadné, ale rozhodně může být mnohem jednodušší. A my vám ukážeme jak! 🙌🏼
Považujte tento článek za svůj podpůrný systém pro plánování zdrojů, který přesně vysvětluje, co je šablona pro plánování zdrojů, co do ní patří, a na závěr přináší 10 skvělých příkladů, které vám pomohou začít.
Co je to šablona pro plánování zdrojů?
Plán zdrojů vám pomůže spravovat a přidělovat zdroje potřebné k dokončení projektu. Může také zajistit nejúčinnější a nejefektivnější postupy správy zdrojů v celé organizaci! Tyto zdroje zahrnují skutečné prostory, vybavení, aktiva a další.
A jako by toho nebylo dost, přichází ta nejtěžší část: váš plán zdrojů musí být dokonale sladěn s vaším harmonogramem a rozpočtem, aby nedošlo k překročení výdajů během realizační fáze.
Obecně řečeno existují dva typy zdrojů:
- Skladovatelné
- Nelze uložit
Skladovatelné zdroje jsou k dispozici, dokud se nevyčerpají, zatímco neskladovatelné zdroje je nutné pravidelně doplňovat nebo používat pouze v určitých obdobích.
Je však důležité si uvědomit, že vše, co potřebujete k realizaci svého projektu, je zdroj. To zahrnuje materiály, nástroje, vybavení a dokonce i váš tým! Je toho hodně, co je třeba mít pod kontrolou, a proto je tak důležité organizovat své zdroje s dostatečným předstihem pomocí určeného nástroje pro správu zdrojů, ERP nebo šablony pro plánování zdrojů projektu.
Šablona pro plánování zdrojů je návodem pro všechny palčivé otázky, které si klade každý projektový manažer:
- Jak zajistím, aby byl projekt dokončen, aniž bych přetěžoval svůj tým?
- Jak to můžeme dodat včas a v rámci rozpočtu?
V závislosti na softwaru pro správu projektů, který váš tým preferuje, může vaše šablona pro plánování zdrojů obsahovat vzorce, předem připravené tabulky, zobrazení projektů nebo řídicí panely, které urychlí proces nastavení a poskytnou vám přehled o průběhu.
10 bezplatných šablon pro plánování zdrojů v Excelu a ClickUp
Je těžké vybrat si pouze jednu šablonu pro plánování zdrojů, když je jich na výběr tolik, ale těchto 10 šablon pokryje všechny funkce, které byste kdy mohli potřebovat!
Zejména pokud vaše společnost již investovala do produktů Microsoft nebo Google pro vytváření pracovních postupů, nabízíme několik možností, které vám pomohou najít tu správnou! Nenechte se však odradit pouze cenou – některé z nejcennějších šablon v tomto seznamu jsou stejně výkonné jako nákladově efektivní! Tedy zdarma. 😎
K těmto 10 šablonám máte přístup přímo z tohoto příspěvku, abyste mohli vylepšit své plánovací procesy a sledovat, jak se zdroje začínají hýbat! 🤩
1. Šablona pro plánování zdrojů ClickUp
Správné řízení pracovní zátěže by mělo zajistit, aby si jak klient, tak projektový tým byli vědomi svého rozsahu a odpovědností, a také poskytnout jasný časový plán, kdy je třeba úkoly dokončit, aby byly dodrženy termíny!
Univerzální šablona pro plánování zdrojů ClickUp je navržena tak, aby pomohla zefektivnit přidělování zdrojů a správu úkolů tím, že poskytuje standardizovanou strukturu pro veškerou vaši práci. Funkce vlastních polí ClickUp organizuje nejdůležitější podrobnosti, takže všichni mají přístup ke stejným informacím:
- Přidělené rozpočty, zbývající rozpočty a skutečné náklady: Vyberte si preferovanou měnu.
- Týmy: Udržujte jasné rozdělení odpovědností pomocí týmů přiřazených podle značky, skupiny nebo oddělení.
- Doba trvání projektu (dny): Zadejte celkový počet dní vyhrazených pro projekt.
- Poznámky k zdrojům: Sledujte důležité podrobnosti o všech svých zdrojích.
- Klienti: Sledujte různé klienty
- Koordinátor projektu: Přiřaďte PC, který bude dohlížet na projekt od začátku do konce*
*Pokud máte tým projektových koordinátorů, máme pro vás připravený speciální pohled na projekt. Podívejte se na šablonu č. 4!
Chcete se zbavit zbytečné práce? Automatizujte opakující se úkoly! Zjistěte, jak na to. 👇🏼
2. Šablona pro plánování zdrojů ClickUp
Pokud ve vašem týmu právě probíhá období nerovnoměrného rozložení pracovní zátěže, existuje způsob, jak tuto situaci vyřešit. Stačí k tomu jednorázové nastavení. (Ale to jsme za vás již udělali. ) 😉
S přihlédnutím ke schopnostem a dovednostem každého zaměstnance nebo týmu mohou projektoví manažeři vytvářet plány, které maximalizují efektivitu a zároveň minimalizují rizikové faktory. Díky tomuto přístupu budou týmy lépe připraveny dodržovat termíny a zároveň dosahovat vysoce kvalitních výsledků po celou dobu trvání projektu.
Zobrazení Gantt v této šabloně ClickUp vám umožňuje vizualizovat různé projekty, abyste mohli vidět dopad, který by jedna změna mohla mít na ostatní plány. To nejen pomůže minimalizovat narušení, ale také zajistí, že projekty zůstanou na správné cestě.
Tip pro profesionály: Posuňte plánování kapacit zdrojů na vyšší úroveň pomocí funkcí Profily a Moje práce v ClickUp! Profily vám poskytují přehled o povinnostech každého zaměstnance, takže můžete přidávat připomenutí, provádět úpravy nebo sledovat, na čem právě pracují.
3. Šablona časové osy pro plánování zdrojů ClickUp
Aby bylo zajištěno úspěšné dokončení projektu, je důležité, aby vedoucí týmu při vytváření plánů zdrojů zohlednil potenciální rizika. Mezi ně patří:
- Posouzení dostupnosti zdrojů v různých časových bodech
- Porozumění a řešení omezení zdrojů
- Předvídání potenciálních přerušení nebo zpoždění
Jakékoli úpravy projektů a úkolů provedené přímo v zobrazení časové osy ClickUp budou odeslány všem zúčastněným. Jakmile je práce přidělena, členové týmu ji mohou snadno sledovat podle dne nebo týdne a kontrolovat dostupnost zdrojů.
Zobrazení časové osy vizualizuje množství práce, které je každému členovi týmu přiděleno během vybraného časového období – jeden týden, dva týdny nebo jeden měsíc. Tato šablona vám navíc pomůže zhodnotit, zda by bylo výhodné rozdělit určité úkoly mezi více zaměstnanců, nebo zda by měly být přiděleny jedné osobě. To je užitečné také pro rozhodnutí o outsourcingu agentury, protože vám poskytne lepší přehled o tom, co máte k dispozici.
Poznejte rozdíl mezi Ganttovými diagramy a časovými osami!
4. Šablona pro plánování zdrojů ClickUp Project Coordinator
Projektoví koordinátoři mají své vlastní úkoly a povinnosti, které jsou oddělené od projektů. Tato šablona je skvělým nástrojem pro plánování zdrojů pro tým projektových koordinátorů, který jim pomáhá sladit vzájemnou práci.
Například projektový koordinátor organizuje plán zdrojů pro aktualizaci produktu s vysokou prioritou, která zahrnuje konkrétní vývojáře, systémové architekty, marketing a další členy týmu po celý měsíc červenec.
Díky těmto snadno dostupným informacím budou týmy lépe připraveny rychle upravit své plány v případě potřeby, aniž by ohrozily termíny nebo přidávaly další schůzky.
Podívejte se na náš seznam nástrojů pro správu pracovní zátěže , které zvýší produktivitu vašeho týmu!
5. Šablona pro pracovní vytížení zaměstnanců ClickUp
Při přidělování práce projektovým týmům musí manažeři zohlednit jak počet dostupných zdrojů, tak potřeby projektu. Je důležité zajistit, aby týmy nebyly přetíženy prací nebo úkoly, které přesahují jejich schopnosti.
Vyzkoušejte šablonu ClickUp Employee Workload Template! Spravujte pracovní vytížení svého týmu a plánujte budoucí projekty nastavením kapacity členů týmu na týdenní bázi.
Tato šablona obsahuje dva pohledy na pracovní zátěž – individuální a týmový – spolu s přizpůsobitelnými poli, která vám pomohou začít s tím nejdůležitějším:
- Příjemce: Člen týmu odpovědný za úkol
- Priorita: indikátor priority Naléhavé, Vysoké a Normální
- Odhad času: Čas přidělený na každý úkol nebo dílčí úkol
- Tým: Tým, ke kterému patří úkol a osoba, které je úkol přidělen.
- Termín splnění: Datum dokončení
6. Šablona pro zpětné plánování zdrojů ClickUp
Zpětné plánování zdrojů je přístup k řízení projektů, který vychází z konečného cíle a postupuje zpětně, aby identifikoval a přidělil zdroje pro každý úkol potřebný k dosažení požadovaného výsledku.
Tato metoda je účinným způsobem, jak týmy udržet organizované a zároveň zajistit, že mají vše, co potřebují, když to potřebují. Pracováním v opačném pořadí mohou týmy rychle identifikovat potenciální rizika.
Efektivně rozvrhněte svůj projektový plán a vizualizujte práci v šabloně ClickUp Backward Resource Planning Template. Pokud jste v tomto přístupu nováčky, nemějte obavy! Šablona obsahuje průvodce pro začátečníky s praktickými kroky a návodem, jak ji zprovoznit. ⚒️
7. Šablona pro plánování účtu ClickUp
Plánování účtů je základní strategií řízení projektových zdrojů, která zajišťuje, že společnosti mají k dispozici zdroje nezbytné k dosažení svých konkrétních cílů. Tento typ plánování zdrojů zahrnuje:
- Rozhodování o tom, jak nejlépe přidělit nebo přerozdělit zdroje, aby se maximalizovala efektivita a optimalizoval výkon.
- Analýza aktuální základny zdrojů společnosti
- Hodnocení silných a slabých stránek
Šablona pro plánování účtů ClickUp je tou správnou šablonou pro řízení, kterou potřebujete pro přehlednost pro zainteresované strany a přímo zapojené týmy. Obsahuje předem připravené zobrazení a vlastní pole, díky kterým získáte ucelený přehled o každém účtu, včetně:
- Vlastní pole: Fáze účtu, Měsíční příjmy, Stav účtu, Kontakt a Tým
- Zobrazení tabule podle fáze účtů: Všechny účty uspořádané podle jednotlivých fází
- Zobrazení seznamu účtů: Všechny účty seskupené podle stavu
8. Šablona pro přidělování zdrojů ClickUp
Šablona pro přidělování zdrojů ClickUp je strategický nástroj pro marketingové a kreativní týmy, který slouží k přidělování finančních prostředků, přiřazování členů týmu, vyhledávání materiálů nebo služeb potřebných pro projekt a zajištění dodržení rozpočtu bez snížení kvality. ✨
Obsahuje různé pohledy, které umožňují nahlížet na zdroje z různých úhlů bez zbytečné administrativní zátěže:
- Zobrazení procesu dodávky: projekty seskupené podle fází projektu
- Zobrazení podle seznamu klientů: projekty seskupené podle názvu klienta
- Podle zobrazení seznamu projektů: projekty seskupené podle typu výstupu
- Zobrazení pracovní zátěže týmu: pracovní zátěž každého týmu za dané časové období
- Zobrazení pracovní zátěže vedoucích týmů: pracovní zátěž každého vedoucího týmu v daném období
📮ClickUp Insight: 92 % zaměstnanců používá nekonzistentní metody ke sledování úkolů, což vede k opomenutým rozhodnutím a zpožděnému provedení.
Ať už posíláte následné poznámky nebo používáte tabulky, proces je často roztříštěný a neefektivní. Řešení pro správu úkolů ClickUp zajišťuje plynulý převod konverzací na úkoly, takže váš tým může jednat rychle a zůstat v souladu.
9. Šablona pro plánování zdrojů v Excelu
Tato šablona Microsoft Excel pro plánování zdrojů nabízí přehledný formát pro oddělení zdrojů týmu. Tato standardní šablona obsahuje všechny potřebné údaje pro přesné předpovídání zdrojů potřebných pro nadcházející úkoly, což v dlouhodobém horizontu umožňuje lepší správu času a úsporu nákladů.
Pokud hledáte více než jen samostatnou tabulku, vyzkoušejte další bezplatné šablony pro plánování zdrojů od ClickUp, abyste mohli spolupracovat s týmy na jednom místě!
10. Šablona pro plánování zdrojů v Google Sheets
Šablony pro plánování zdrojů v Google Sheets jsou další skvělou volbou pro týmy používající Google Workspace. Tato šablona pomáhá vytvořit víceúrovňovou strukturu rozdělení práce, která pokrývá všechny části správy zdrojů. Pokud jste obeznámeni s Ganttovými diagramy, oceníte přehlednou navigaci a počáteční nastavení, díky kterému můžete hned začít.
Tip pro profesionály: Propojte Google Drive s ClickUp a procházejte své osobní a týmové disky, aniž byste opustili svůj pracovní prostor ClickUp! Máte také možnost vložit Sheets do úkolů, komentářů, dokumentů, zobrazení a widgetů Dashboardu ClickUp! 🤩
Bonus: Software pro strukturu rozdělení práce!
Nezbytné funkce ve vaší šabloně seznamu zdrojů
Upřímně řečeno, na úspěchu vaší šablony pro plánování zdrojů závisí mnoho. 👀
Vaše šablona vytváří základ pro přesné plánování zdrojů před zahájením projektu i v jeho průběhu. Nejužitečnější šablony lze snadno přizpůsobit a rozšiřovat, takže můžete přidávat podrobnosti pro složitější projekty nebo odebírat některé vrstvy pro jednodušší požadavky. Navíc budou kompatibilní s oblíbenými nástroji a technikami vašeho projektového manažera, včetně Ganttových diagramů, kalendářového zobrazení, plánování, závislostí úkolů, plánování kapacity, vyrovnávání zdrojů a dalších. 😮
Vzhledem k nekonečnému množství šablon, které zaplavují každé vyhledávání na Googlu, je důležité mít před zahájením výzkumu představu o tom, co hledáte. Namísto porovnávání seznamů funkcí u každé šablony se držte těchto čtyř nezbytných faktorů a nebudete zklamáni!
- Více zobrazení: Různé projekty vyžadují různé způsoby vizualizace pracovních postupů a správy zdrojů. Více zobrazení projektů, která umožňují strukturovat úkoly jako seznam, kalendář zdrojů, vývojový diagram nebo Kanban tabuli, jsou neocenitelným přínosem – zejména pro členy týmu, kteří strukturovají své pracovní úkoly konkrétnějším způsobem.
- Reporting a přehledy: Ačkoli je důležité začít s plánováním zdrojů ještě před zahájením projektu, podrobné přehledy a funkce reportingu vám pomohou udržet si přehled po celou dobu trvání projektu! Hledejte klíčová slova jako okamžitý a v reálném čase, abyste měli jistotu, že vaše šablona bude poskytovat aktuální a spolehlivé údaje.
- Přizpůsobení: Šablona pro plánování kapacity zdrojů může poskytnout základní návrh, ale musíte být schopni ji přizpůsobit svým potřebám. Žádné dva týmy nejsou stejné a neměli byste být nuceni dodržovat odlišný proces kvůli stylu šablony, kterou jste si vybrali. Navíc existuje tolik šablon, že byste neměli dělat kompromisy v procesech, které jste již zavedli – ztrácíte tím drahocenný čas!
- Integrace: Díky několika integracím můžete šablonu pro plánování zdrojů rychleji přijmout a dlouhodobě z ní vytěžit větší užitek. Integrace rozšiřují funkčnost jakéhokoli nástroje nebo softwaru. Zkontrolujte, zda aplikace, které již používáte, budou kompatibilní s vaší novou šablonou.
Začněte plánovat zdroje pomocí přizpůsobitelných šablon
Ach, nejsou šablony tím, co nám trochu usnadňuje složité věci? 🥰
A šablona ClickUp? No, vlastně mnohem jednodušší!
ClickUp je jediná platforma pro zvýšení produktivity, která je dostatečně výkonná, aby poskytovala komplexní řešení pro týmy napříč odvětvími – splněný sen pro projektové manažery, kteří mají na starosti plánování zdrojů, pracovních postupů a výstupů pro projekty jakékoli velikosti!
Ať už dohlížíte na pracovní vytížení týmu nebo vyvíjíte nové projekty na kolaborativní tabuli ClickUp Whiteboard, ClickUp má všechny funkce potřebné k vylepšení vašich plánovacích procesů bez námahy.
Přihlaste se k bezplatnému tarifu ClickUp Free Forever Plan a získejte přístup k mnoha funkcím pro plánování alokace zdrojů, rozsáhlé knihovně šablon, více než 1 000 integrací a neomezenému počtu úkolů.
A až budete připraveni prozkoumat ještě více funkcí, odemkněte si zobrazení pracovní zátěže, přizpůsobitelné reporty a mnoho dalšího s placenými možnostmi již za 5 $! 💸
Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes a začněte plánovat dopředu. ✅