Jak zvládat omezení projektu s příklady a šablonami

Každý projektový manažer sní o spolupráci s klientem nebo zainteresovanou stranou, která říká věci jako „Vezměte si tolik času, kolik potřebujete“ a „Peníze nejsou problém. “

Zároveň každý projektový manažer ví, že tyto scénáře jsou pouhými sny. Bohužel se většina z nich setká s omezeními projektu, která mohou způsobit vlny v životním cyklu projektu.

Tyto nepříjemné omezení ovlivňují váš přístup k projektům, to, co můžete dodat, kdy to můžete dodat a jaká bude kvalita dodávek. Řízení omezení projektu je nezbytné pro plánování úspěšného projektu.

Dobrou zprávou je, že omezení projektového řízení lze řešit, odstranit nebo zcela předejít. Potřebujete správné nástroje a procesy, abyste zajistili, že vše proběhne včas a v rámci rozpočtu a že výsledky projektu splní očekávání vašich klientů.

Provedeme vás nejčastějšími omezeními projektu a podělíme se o tipy a nástroje pro jejich zvládání, abyste mohli svůj tým připravit na úspěch.

Co jsou omezení projektu?

Omezení projektu jsou jakékoli faktory, které brání vedoucím týmů nebo projektovým manažerům v úspěšném dokončení projektu. Nejběžnější typy omezení projektu se týkají:

Tato omezení jsou vzájemně propojená, což znamená, že pokud změníte jedno, obvykle to ovlivní i ostatní. Například rozšíření rozsahu projektu může vést k tomu, že na jeho dokončení bude potřeba více času a peněz.

Pokud tyto omezení pochopíte, můžete vy i vaši projektoví manažeři činit rozumná rozhodnutí, která vás udrží na správné cestě.

Proč je důležité vyvažovat omezení projektu

Úspěch projektu závisí na tom, jak dobře dokážete zvládnout omezení projektu a zabránit jim, aby narušila jeho průběh. Projektoví manažeři žonglují s mnoha proměnnými, ale stačí málo, aby se projekt dostal z kolejí.

Váš tým může například vytvořit nejlepší projektové výstupy všech dob. Pokud je však odevzdáte pozdě a překročíte rozpočet, vaši stakeholdeři pravděpodobně již nebudou mít zájem o vaše služby – a to z dobrého důvodu.

Během plánování projektu je tedy třeba zvážit všechny kompromisy. To vám pomůže zajistit, že projekt dokončíte v předem stanoveném časovém rámci a rozpočtu a s dostupnými zdroji.

V určitém okamžiku možná budete muset inspirovat svůj tým, aby našel způsob, jak projekt dokončit bez nákladných nebo časově náročných omezení. Opět platí, že pokud dojde k odstranění jednoho omezení projektu, může to mít vliv na další omezení.

Nechci znít jako bezcitný obchodník z filmu z 80. let, ale čas jsou peníze! Dva dny zpoždění znamenají dva dny navíc na mzdy a pracovní sílu.

Vyrovnání omezení zajišťuje finanční úspěch projektu, což znamená, že vaše společnost může podobnou práci přijmout znovu. V zásadě vám to poskytuje nejlepší cestu k dosažení všech vašich KPI v oblasti řízení projektů.

Rozbor nejčastějších příkladů omezení projektu

Jak jsme již zmínili, existuje několik typů omezení projektu, ale odborníci z Project Management Institute je rozdělili do tří základních omezení projektového řízení. Patří mezi ně rozsah, časový harmonogram a rozpočet.

Někdy se jim říká „trojúhelník projektového řízení “ nebo „železný trojúhelník“, což zní jako název soukromého ostrova padoucha z filmů o Jamesu Bondovi. 🦹

Kromě trojice omezení existují další tři běžná omezení projektu, a to zdroje, riziko a standardy kvality. Zde je přehled všech šesti běžných omezení a jejich vlivu na váš projekt:

1. Rozsah projektu

Rozsah projektu nastiňuje, čeho má projekt dosáhnout a kolik práce je třeba vykonat. Musíte mít jasnou představu o omezení rozsahu, abyste mohli určit, zda jsou ostatní omezení projektu, jako je časový harmonogram a rozpočet, přiměřená.

Porozumění rozsahu projektu vám může pomoci zabránit obávanému rozšiřování rozsahu, kdy se k vašemu projektu přidává stále více a více úkolů.

Řekněme například, že vaším projektem je vytvoření 10stránkové webové stránky a váš klient najednou chce přidat další dvě stránky. Jelikož to přesahuje původní rozsah projektu, víte, že se musíte vrátit k klientovi a prodiskutovat, jak přidání těchto dvou stránek ovlivní řízení projektu (nebo časový harmonogram a rozpočet projektu).

Proto jsou dokumenty jako šablona rozsahu práce ClickUp nezbytné pro zaznamenání všech informací o projektu. Vy a váš klient byste se měli dohodnout na dokumentu o rozsahu projektu s vědomím, že jakékoli změny ovlivní i další hlavní omezení projektu.

2. Časový harmonogram projektu

Časový harmonogram projektu je doba, kterou máte k dispozici na dokončení projektu. Váš časový harmonogram musí zohlednit, jak dlouho bude trvat dokončení celého životního cyklu projektu – od zahájení přes plánování až po dokončení a uzavření projektu. ⏰

Někdy za vámi přijdou zainteresované strany s konkrétním časovým harmonogramem. Někteří však mohou vysvětlit rozsah projektu a požádat vás, abyste přehodnotili množství času, které bude váš tým potřebovat k jeho dokončení.

Při navrhování harmonogramu projektu mějte na paměti závislosti. Zatímco některé úkoly lze dokončit současně, jiné je třeba dokončit, než budete moci přejít k dalšímu kroku ve vašem pracovním postupu.

3. Rozpočet projektu

Rozpočet projektu představuje částku, kterou můžete utratit za realizaci daného projektu. Při rozdělování rozpočtu mějte na paměti, že mzdy členů týmu jsou součástí nákladů projektu (a často tvoří jejich největší část). 💸

Podobně, pokud máte předplatné SaaS a nástroje, které váš tým používá k práci, možná budete muset tyto náklady také zahrnout do svého rozpočtu. Projektoví manažeři, kteří pracují v prostředí se všemi interními zainteresovanými stranami, možná budou muset ověřit, zda jsou platy zaměstnanců zahrnuty do rozpočtu.

Pokud máte na dokončení projektu přidělenou konkrétní částku a nemusíte počítat s platy týmu, můžete rozpočet vynaložit na nezbytné vybavení. Pokud však musíte počítat s platy, musíte zohlednit náklady na provoz v daném časovém rámci.

Pomocí šablony ClickUp pro řízení projektů s rozpočtem můžete sledovat své výdaje a potenciální náklady, abyste se vyhnuli tomuto nákladnému omezení.

4. Projektové zdroje

Zdroje zahrnují vše, co potřebujete k dokončení projektu, kromě času a peněz. Může se jednat o členy týmu potřebné k vytvoření 10stránkové – tedy 12stránkové – webové stránky.

Možná budete potřebovat vývojáře, designéra a copywritera, ale někteří z nich mohou v současné době nebo těsně po zahájení vašeho nového webového projektu pracovat na jiných projektech. To klade velký důraz na to, aby se v rámci časového harmonogramu projektu vyhnulo omezením zdrojů.

To, co opravdu potřebujete, je přehled o pracovní zátěži vašich týmů, abyste mohli plánovat nebo provádět úpravy za běhu. Naštěstí mohou projektoví manažeři využívat nástroje pro alokaci zdrojů k řízení pracovní zátěže a času napříč úkoly, aby se zajistilo, že nebudete přidělovat příliš málo nebo příliš mnoho práce.

5. Rizika projektu

Některé projekty jsou rizikovější než jiné, ale téměř každý projekt s sebou nese určitá rizika. V případě řízení stavebních projektů mohou rizika zahrnovat úrazy na staveništi nebo ztrátu vybavení. V případě řízení webových projektů však existuje riziko výpadku webu, nefunkčních odkazů, změn textu na poslední chvíli nebo ztráty příjmů během výpadku webu.

Aby byl váš projekt úspěšný, připravte si před jeho zahájením strategii řízení rizik.

Rizika na staveništi můžete zmírnit tím, že zajistíte, aby všichni členové vašeho týmu byli proškoleni v bezpečnostních protokolech a aby bylo staveniště pojištěno. Rizika migrace webových stránek můžete zmírnit tím, že změny provádíte v noci, kdy je provoz na webu minimální.

I když si myslíte, že projekt má jen málo rizik, věnujte čas tomu, abyste se zeptali členů týmu, co by podle nich mohlo jít špatně, a připravte si nouzový plán. S šablonou ClickUp Risk Analysis Whiteboard Template můžete získat náskok při hledání potenciálních problémů nebo omezení projektu v tomto vizuálním formátu Whiteboard.

Tato šablona omezení projektu také šetří čas a úsilí napříč vašimi projekty tím, že zajišťuje, aby všechna potenciální rizika projektu byla hodnocena podle stejných kritérií. To znamená, že získáte efektivnější strategie řízení rizik – a to rychleji.

6. Kvalita projektu

Posledním omezením je kvalita vašeho projektu, respektive úroveň jeho realizace. Členové vašeho týmu a zainteresované strany budou chtít vytvořit a vidět výsledky v nejvyšší možné kvalitě.

Všechny ostatní omezení projektu však ovlivní, jak vysokou kvalitu můžete dosáhnout. Jako projektový manažer budete možná muset rozhodnout, jaké kompromisy jste ochotni učinit v kvalitě projektu, abyste jej dokončili rychleji nebo za méně peněz.

Jak zvládat omezení projektu

Řízení omezení projektu je neustálé žonglování. (Nevíme, proč nám tyto cirkusové analogie neustále padají z hlavy – možná je to proto, že být projektovým manažerem je jako být vedoucím cirkusu v kanceláři. ) 🎪

S pomocí správných nástrojů však můžete pracovat v rámci omezení projektu a dodat špičkový finální produkt. Zde je 10 nástrojů pro řízení projektů, které vám pomohou zvládnout omezení.

1. Pochopte celý rozsah projektu

V dokumentu s rozsahem prací je třeba přesně popsat cíle projektu, jeho rozsah a výstupy, které očekávají zúčastněné strany. Tento dokument bude sloužit jako reference po celou dobu trvání projektu a pomůže vám zabránit rozšiřování rozsahu projektu.

2. Vytvořte projektovou chartu

Projektová charta slouží jako rychlý přehled, který popisuje zúčastněné strany projektu, členy týmu, zdroje, cíle, rozsah, výstupy, milníky, rizika a schvalovací proces. Poskytne všem členům vašeho týmu ucelený přehled a pomůže vám udržet se na správné cestě.

A díky šabloně ClickUp Project Charter získáte přístup k bezplatnému a klíčovému dokumentu, který formálně schvaluje existenci projektu. Práce s touto šablonou poskytne projektovým manažerům možnost vytvářet a přidělovat organizační zdroje projektovým aktivitám. 🛠️

3. Uspořádejte úvodní schůzku

Jakmile získáte celkový přehled o projektu, je čas sestavit projektový tým. Úvodní schůzka vám umožní vysvětlit projekt a jeho omezení všem zúčastněným. Svůj kontrolní seznam můžete zefektivnit pomocí šablony úvodní schůzky projektu od ClickUp.

Klíčoví členové týmu budou schopni poukázat na potenciální rizika projektu nebo problémy s časovým harmonogramem či rozpočtem, abyste je mohli co nejdříve řešit se svými stakeholdery.

Bonus: Podívejte se na našich 10 nejlepších šablon pro zahájení projektu pro schůzky v Docs & PPT

4. Vytvořte strukturu rozdělení práce

Ve struktuře rozdělení práce rozdělíte projekt na všechny úkoly, které musí projektový tým splnit, aby dosáhl požadovaných výsledků. To vám pomůže začít plánovat činnosti a sestavit časový harmonogram.

Struktury rozdělení práce vám umožňují zobrazit vaše aktivity v seznamu, na stavové tabuli nebo v Ganttově diagramu, abyste si mohli skutečně představit, jak dosáhnete úspěchu projektu. Tím zabráníte tomu, aby jakékoli omezení projektu ovládlo celý proces.

5. Vytvořte si plán řízení projektu

Váš projektový plán oficiálně uvede váš projekt do pohybu. Začněte plánovat činnosti, přidávejte závislosti a sledujte pokrok jako součást své strategie řízení času.

K zahájení práce můžete použít šablonu příkladového projektového plánu ClickUp nebo prozkoumat další šablony, které odpovídají vašim preferovaným metodikám řízení projektů – od Agile přes Waterfall až po Kanban.

6. Vytvořte rozpis rozpočtu

Díky rozčlenění rozpočtu můžete přidělit část rozpočtu na každou činnost ve vašem projektovém plánu. Poté sledujte výdaje v průběhu projektu, abyste věděli, zda váš tým dodržuje rozpočet, nebo zda výdaje překračuje.

7. Proveďte analýzu rizik

Začněte řídit rizika od samého začátku projektu. To vám umožní analyzovat potenciální rizika a seřadit je podle závažnosti. Tak můžete vytvořit nouzový plán a rychle řešit nejzávažnější rizika.

8. Získejte přehled o pracovním vytížení

Řízení práce je nezbytnou součástí řízení zdrojů. Díky zobrazení pracovní zátěže v ClickUp můžete okamžitě vidět kapacitu členů svého týmu, abyste jim zabránili v přetížení, což může pomoci předejít zmeškání termínů nebo snížení kvality práce.

9. Automatizujte opakující se úkoly

Jedním z nejlepších nástrojů pro správu času, které máte k dispozici vy a váš tým, je automatizace pracovních postupů. Automatizací opakujících se úkolů můžete projekty dokončit rychleji a uvolnit svůj tým pro důležitější úkoly.

10. Přidejte kontroly kvality

Šablona kontrolního seznamu kvality ClickUp vám pomůže dosáhnout vyšších standardů kvality. Každý člen vašeho týmu ji může použít ke sledování své vlastní práce a vaši recenzenti mohou zajistit, že vše odpovídá standardům. Až tedy váš projekt dospěje do fáze schvalování, bude vše probíhat hladce. ⛵️

Cítíte se omezeni? Vyzkoušejte ClickUp

Správný software pro řízení projektů vám pomůže udržet přehled o všech omezeních projektu, od časového harmonogramu a rozpočtu až po rizika a kontrolu kvality. Tak můžete řídit úspěšný projekt. 🏆

ClickUp je dokonalý nástroj pro týmy projektového managementu. Pomáhá vám organizovat se pomocí projektových dashboardů, automatizace a integrace s nástroji, které již používáte. Navíc díky tisícům šablon, ze kterých si můžete vybrat, můžete plánovat a sledovat všechna omezení svého projektu.

I když váš stakeholder není excentrický miliardář, ClickUp vám dá pocit, že rozpočet projektu a časová omezení nejsou žádný problém.

A když už mluvíme o rozpočtu, ClickUp můžete začít používat zdarma. To rozhodně zapadá do omezení projektu.