Úspěšné projekty nevznikají samy od sebe, ale začínají na pevných základech – projektové chartě.
Ačkoli pojem projektová charta existuje již delší dobu, Project Management Institute (PMI) zdůraznil její význam teprve nedávno v příručce Project Management Body of Knowledge (PMBOK).
Ve třetí edici příručky PMBOK Guide byl přidán nový proces „Vypracování projektové charty“, díky čemuž se stala viditelnějším a zásadnějším výstupem v projektovém řízení.
Vytvoření projektové charty je však náročné. Musíte sledovat zainteresované strany, dodržovat termíny a koordinovat tým profesionálů.
Vzhledem k tomu, že je v sázce tolik, nemůžete si dovolit improvizovat. To poslední, co chcete, je upadnout do strašlivé „smrti tisíci papírovými řezy“ – být uvězněn v malých rozhodnutích, která mohou váš projekt pomalu vysát.
Pokud chcete, aby byl váš projekt úspěšný, tento článek vás krok za krokem provede procesem vytváření projektové charty.
Od základů projektové charty a osvědčených postupů až po další alternativy projektové charty – máme pro vás vše, co potřebujete.
Co je projektová charta?
Příručka PMBOK, 3. vydání, popisuje projektovou chartu jako „dokument, který formálně schvaluje projekt“.
Projektová charta v zásadě uvádí cíl projektu, určuje role a odpovědnosti zúčastněných osob, stanoví předpokládaný rozpočet, identifikuje rizika a poskytuje časový harmonogram a metriky pro měření úspěchu projektu.
Ale proč ji vlastně potřebujeme? Projektová charta:
- Poskytuje jasnost a transparentnost všem zúčastněným stranám, což vede k hladší komunikaci a soudržnější týmové práci.
- Pomáhá udržet projekt na správné cestě a snižuje riziko nedorozumění, nedodržení termínů nebo překročení rozpočtu.
- Poskytuje jednotný referenční bod, který zajišťuje, že všechny zúčastněné strany mají přístup ke stejným informacím a rozumějí rozsahu a cílům projektu.
Podívejme se podrobně na jednotlivé složky projektové charty.
Složení projektové charty
Projektová charta musí poskytovat přehled o projektu, obvykle na 2–4 stranách, v závislosti na jeho složitosti a délce.
Zde jsou klíčové součásti, které tvoří dobře napsanou a detailní projektovou chartu.
1. Název a popis projektu
Název projektu by měl být stručný, ale výstižný. K názvu byste měli také napsat stručný popis projektu v několika řádcích, který vystihuje podstatu vašeho nápadu.
Zde je příklad:
Název projektu: Redesign zákaznického portálu
Popis: Přepracujte zákaznický portál s cílem zlepšit uživatelský komfort, výkonnost a zapojení uživatelů.
2. Vize a účel (cíle)
Vize určuje směr projektu a to, čeho chcete dosáhnout jako širšího cíle. Tyto informace jsou zásadní pro pochopení důvodu, proč je projekt realizován.
Cílem je převést tuto vizi do menších, dosažitelných a proveditelných úkolů, které nabídnou jasnější perspektivu.
Například
Vize: Posílit naši online přítomnost a zvýšit zapojení zákazníků o 25 % během šesti měsíců.
Cíl:
- Vytvářejte a distribuujte poutavá marketingová videa
- Provádějte průzkumy mezi zákazníky, abyste získali poznatky a podpořili interakci
3. Rozsah projektu
Před zahájením projektu je nejlepší definovat vše, co projekt zahrnuje, aby se předešlo pozdějším nejasnostem nebo rozšiřování rozsahu projektu. V této části je podrobně popsáno, které činnosti nebo úkoly spadají do rozsahu projektu a které nikoli.
Takto by vypadala tato část přepracované projektové charty:
Rozsah: Redesign domovské stránky, stránek produktů a navigačního menu
Mimo rozsah: Přepisování blogů
4. Klíčové zainteresované strany
Seznam klíčových zainteresovaných stran zahrnuje všechny, kteří se podílejí na projektu nebo jsou nezbytní pro jeho úspěch. Pomáhá udržovat plynulou komunikaci v průběhu celého projektu a vyjasňuje role a odpovědnosti jednotlivých zainteresovaných stran.
Takto vypadá typický seznam zainteresovaných stran u stavebního projektu:
Hlavní architekt (jméno, e-mailová adresa)
Vedoucí inženýr (jméno, e-mailová adresa)
Manažer stavebního projektu (jméno, e-mailová adresa)
Vedoucí stavby (jméno, e-mailová adresa)
5. Identifikovaná rizika a omezení
Je nezbytné identifikovat potenciální výzvy, které by mohly mít dopad na projekt, a rozpoznat rozpočtová omezení. Řešení těchto aspektů umožňuje týmu vypracovat a začlenit nouzové plány do očekávání projektu.
Mezi identifikovaná rizika stavebního projektu mohou patřit rostoucí náklady na suroviny nebo nedostatek stavebních dělníků.
6. Rozpočet projektu
Při představování projektu je důležité sdělit související náklady. Rozpočet projektu nastiňuje finanční požadavky a poskytuje podrobný rozpis výdajů, čímž nabízí vhled do řízení nákladů projektu.
Řekněme, že navrhujete vývoj nového produktu softwarové společnosti. Takto bude vypadat část rozpočtu projektu:
Návrh – 20 000 $
Vývoj – 15 000 $
Testování – 10 000 $
Marketing – 5 000 $
7. Role a odpovědnosti projektového týmu
Znáte všechny, kteří se podílejí na realizaci projektu. Ale co když dojde k překrývání nebo nejasnostem? V této části jsou definovány interní role a odpovědnosti týmu, aby všichni znali své povinnosti.
Tato část obvykle vypadá takto:
Sarah Parker (projektová manažerka) – zodpovědná za dohled nad časovým harmonogramem projektu a koordinaci úkolů
John Williamson (SEO expert) – zodpovědný za zlepšování hodnocení webových stránek
8. Časový harmonogram projektu a milníky
Zvažte tyto dvě tvrzení.
Prohlášení 1: „Zvýšit zapojení na sociálních médiích a viditelnost značky.“
Prohlášení 2: „Zvýšit zapojení na sociálních médiích o 30 % a zvýšit viditelnost značky o 40 % během následujících šesti měsíců.“
Který z nich s největší pravděpodobností schválíte? Ten druhý, protože vám poskytuje časový plán a milníky, které je třeba sledovat.
Při představování projektu je důležité nastínit celkovou dobu potřebnou k jeho dokončení a stanovit klíčové milníky. To umožní zúčastněným stranám sledovat pokrok a být informovány o časovém harmonogramu projektu.
Pro ilustraci si představte marketingovou agenturu, která zavádí ClickUp , komplexní software pro řízení projektů . Časový plán projektu s jasnými milníky by mohl vypadat takto:
- Fáze 1 (1. týden): Proveďte podrobné rozhovory se zainteresovanými stranami, abyste shromáždili požadavky a definovali rozsah projektu
- Fáze 2 (2. týden): Nakonfigurujte ClickUp tak, aby odpovídal pracovnímu postupu agentury, a vytvořte počáteční šablony projektu
- Fáze 3 (3. týden): Proškolte celý tým v používání funkcí ClickUp relevantních pro jejich role
- Fáze 4 (4. týden): Spusťte pilotní projekt, abyste otestovali nový systém a shromáždili zpětnou vazbu
9. Ukazatele výkonnosti pro úspěch
A nakonec, jak prokážete, že byl projekt úspěšný? K tomu slouží ukazatele výkonnosti. Poskytují kvantifikovatelné měřítko úspěchu a směr pro zlepšení.
Například úspěch bude měřen 30% nárůstem registrací a 10% nárůstem placených předplatných po firemní akci.
Kroky k vytvoření projektové charty
Vzhledem k velkému množství složek může být obtížné určit, kde začít. Abychom vám to usnadnili, vytvořili jsme podrobného průvodce, který vám pomůže orientovat se v postupu vytváření projektové charty.
1. Organizace schůzky k projednání charty
Projektovou chartu nelze vytvořit bez konzultace s ostatními zúčastněnými stranami. Co kdyby marketingový tým přímo kontaktoval klienta a podrobně se seznámil s jeho požadavky?
Proto je před začátkem důležité uspořádat krátkou schůzku a pozvat všechny, kteří hrají v projektu významnou roli, od sponzorů po vedoucí týmů.
Jaké body byste na schůzce probírali?
Brainstormujte nápady, ujistěte se, že všichni jsou na stejné vlně, a shromážděte cenné poznatky, abyste položili pevné základy pro projekt.
2. Stanovení cílů a záměrů projektu
V tomto kroku si položte otázku, čeho chcete tímto projektem dosáhnout. Pomůže vám to definovat a kvantifikovat vaše cíle a záměry, aby byly měřitelné.
Pokud je vaším cílem zvýšit návštěvnost webových stránek o 30 % v příštích šesti měsících, na jaké menší měřitelné cíle tento cíl rozdělíte?
3. Definování rozsahu, rolí, rozpočtu a časového harmonogramu
Jakmile se rozhodnete pro cíl, určete, jaké faktory budete v rámci projektového plánu pokrývat. Zapište si také role a odpovědnosti jednotlivých členů týmu a to, za co jsou zodpovědní.
Jakmile budete mít jasnou představu, bude snadné vytvořit předběžný rozpočet a časový plán pro přehlednost a pokročilé řízení.
4. Řízení rizik a identifikace rizik
Toto je váš projektový plán „A“. Dobrý projektový manažer však má vždy jako zálohu i projektový plán „B“.
Ať už se jedná o rozpočtová omezení, technické výzvy nebo omezení pracovní síly, musíte si předem ověřit situaci a vědět, co dělat, pokud projektový plán A selže.
Posaďte se se svým týmem, projděte všechny potenciální problémy, které by mohly bránit pokroku a úspěšnému dokončení projektu, a vymyslete řešení pro řízení rizik, aby byla vaše projektová charta bezchybná.
5. Schvalovací proces: Kontrola, sladění a získání konečného schválení
Zde je první návrh vaší projektové charty.
Jinými slovy, je čas získat zpětnou vazbu od zainteresovaných stran, než ji konečně předložíte svým nadřízeným. Získejte zpětnou vazbu, proveďte nezbytné úpravy a zajistěte, aby projekt byl v souladu s cíli organizace.
Jakmile budou všichni souhlasit, získejte konečné schválení od sponzorů projektu nebo vrcholového vedení. Tento krok formalizuje zahájení projektu a dává vám zelenou!
Úloha a užitečnost softwaru pro řízení projektů při vytváření projektových chart
Koordinace se zainteresovanými stranami projektu, sestavení seznamu všech kritických bodů a odhad milníků a časových harmonogramů může být někdy komplikované, což nevyhnutelně vede ke zpoždění při vytváření projektové charty.
V tomto případě může projektový software udělat zázraky.
Pomáhá při plánování, organizaci a realizaci projektu tím, že jej rozděluje na menší úkoly a proveditelné položky. Rozdělením práce a systematizací úkolů se můžete vyhnout pocitu přetížení a udržet si kontrolu nad celým projektem.
ClickUp je komplexní software pro řízení projektů, který poskytuje řešení pro zvýšení produktivity, zlepšuje spolupráci mezi členy týmu a zvyšuje celkovou efektivitu projektu. Díky široké škále funkcí je vytváření projektových chart velmi snadné.
Zde je krátký náhled na to, jak vám každá z jejích jedinečných funkcí může pomoci při hladkém vytváření projektových chart.
Spolupracujte v reálném čase s ClickUp Docs
Při vytváření projektové charty dochází nevyhnutelně k mnoha změnám. Zpracovávání mnoha verzí vytvořených různými lidmi je časově náročné, matoucí a náchylné k chybám. Co kdyby existoval dokument, ke kterému by se celý tým mohl najednou odvolávat?
ClickUp Docs vám to umožní! Spojí váš tým, aby mohl pracovat na společném dokumentu. Je to ideální místo pro vypracování a uložení projektové charty, protože všechny úpravy provedené kterýmkoli členem budou viditelné pro všechny, a to v reálném čase.
Díky této platformě pro spolupráci mohou všichni účastníci projektu přispívat svými názory, přidávat komentáře a zpětnou vazbu, které mohou vidět ostatní.
A to nejlepší? ClickUp Docs je vybaven funkcemi pro formátování bohatého textu a vytváření návrhů. Můžete:
- Vložte URL adresy do stránek a přizpůsobte jejich vzhled.
- Vložte různé stránky do projektové charty v Docs pro lepší kategorizaci.
- Spravujte řízení přístupu pro větší bezpečnost a zachování soukromí vašich dat.
Rozdělte projektovou chartu na menší úkoly pomocí ClickUp Tasks.
Zde je tip, jak dokončit projektovou chartu včas – rozdělte rozsáhlý projekt na menší úkoly a přiřaďte je příslušným osobám.
Jaká je výhoda? Každý ví, co musí udělat, a také zná časový harmonogram, ve kterém musí splnit své úkoly.
ClickUp Tasks vám umožňuje převést části charty na úkoly a podúkoly. Pokud například charta obsahuje část věnovanou výstupům projektu, můžete pro každý výstup vytvořit úkoly a přiřadit je členům týmu.
A co víc?
Už nemusíte posílat zprávy členům týmu a ptát se jich, zda dokončili rozpočet projektu nebo specifikovali jeho rozsah. ClickUp Custom Task Status vám umožní rychle zjistit aktuální stav úkolu, zda je v procesu nebo dokončený.
A tady je třešnička na dortu.
Předpokládejme, že váš rozpočtový tým pracuje současně na několika projektových chartách, ale vy musíte jednu z nich odeslat ještě dnes večer. Můžete přidat značky priority a dát rozpočtovému týmu vědět, na čem má pracovat jako první.
Nakonec vytvořte kontrolní seznam úkolů ClickUp s jednotlivými kroky a uspořádejte si své úkoly a podúkoly. Takto můžete odškrtávat každý úkol a zajistit, že vám neunikne žádný aspekt projektové charty.
Sledujte průběh projektu pomocí ClickUp Goals
Při vytváření projektové charty je také důležité vymyslet způsob, jak sledovat úspěchy a cíle projektu. ClickUp Goals vám v tom pomůže.
Předpokládejme, že vytváříte chartu pro uvedení nového produktu na trh. Cílem je dosáhnout 10 000 předobjednávek během prvního čtvrtletí po uvedení na trh. Můžete si stanovit cíle, jako je dokončení marketingových kampaní, finalizace návrhů produktů a spuštění stránek pro předobjednávky.
ClickUp nabízí několik jedinečných funkcí pro sledování pokroku v plnění cílů, například:
- Shrnutí pokroku: Seskupte úkoly a cíle a vizualizujte procentuální pokrok na první pohled.
- Číselné cíle: Vytvořte číselné cíle pro kvantifikovatelné úkoly, jako je například vytvoření pěti příspěvků na Instagramu.
- Finanční úkoly: Sledujte pokrok prostřednictvím finančních úkolů pro projektové charty související s prodejem nebo výnosy.
- Cíle typu pravda/nepravda: Pro úkoly jako rezervace místa, zaplacení cateringu atd. pro zahajovací večírek použijte jednoduché cíle typu ano/ne.
Zefektivněte a urychlete procesy pomocí automatizací ClickUp.
S tolika úkoly, které je třeba splnit, může být obtížné udržet si přehled o všech. Jak zůstat informován a zajistit, že je vždy dokončíte včas? Samozřejmě pomocí automatizací ClickUp!
Nechte ClickUp automaticky připomínat všem jejich termíny a zasílat oznámení o projektu. Může zasílat připomínky k termínům revize charty nebo automaticky aktualizovat stav úkolů souvisejících s chartou.
Můžete také nastavit automatická oznámení, aby byli členové týmu informováni o změnách v chartě. Tím se automaticky připomene rozpočtovému týmu, aby aktualizoval projektovou chartu, kdykoli dojde k nové změně.
Zde je, co Pontica Solutions říká o svých zkušenostech s ClickUp.
Náš tým nyní může pracovat společně na stejném projektu a okamžitě komunikovat s jakýmkoli zúčastněným subjektem, ať už se nachází kdekoli. ClickUp obsahuje všechny naše projekty – minulé, současné i budoucí.
Náš tým nyní může pracovat společně na stejném projektu a okamžitě komunikovat s jakýmkoli zúčastněným subjektem, ať se nachází kdekoli. ClickUp obsahuje všechny naše projekty – minulé, současné i budoucí.
Zefektivněte tvorbu projektové charty pomocí šablony projektové charty ClickUp.
Pokud je pro vás vytvoření charty příliš náročná práce a potřebujete hotové řešení, přeskočte vše a stáhněte si šablonu projektové charty.
Šablona charty týmu již obsahuje všechna pole, takže stačí vyplnit konkrétní údaje a vytvořit dobře strukturovanou a komplexní chartu projektu.
Šablona projektové charty ClickUp poskytuje strukturovaný formát pro nastínění a správu klíčových detailů projektu. Obsahuje sekce pro cíle projektu, rozsah, výstupy, zúčastněné strany a časový harmonogram.
Kromě toho obsahuje také oblasti řízení rizik, plánování rozpočtu a schvalovacího procesu.
Tato šablona projektové charty je nejvhodnější volbou pro zajištění přehlednosti a organizace od samého začátku.
S touto bezplatnou šablonou projektové charty můžete:
- Jasně definujte cíle, rozsah, záměry a výsledky projektu
- Udržujte zainteresované strany a projektový tým v souladu ohledně různých cílů projektu.
- Delegujte a přidělujte úkoly, abyste zefektivnili pracovní postupy a zorganizovali rozdělení práce.
- Podporujte hladkou a efektivní spolupráci a komunikaci mezi klíčovými hráči.
- Sledujte průběh projektu a mějte přehled o termínech projektu.
Implementace projektové charty v praxi
Máte k dispozici správné nástroje. Jak efektivně implementovat projektovou chartu v praxi?
Klíčem je převést strategickou vizi do konkrétních kroků.
Podrobná a dobře definovaná projektová charta je pouze začátek. Fáze implementace vyžaduje neustálé zapojení zainteresovaných stran, aby bylo možné zapracovat zpětnou vazbu, udržovat soulad a poskytovat konzistentní podporu po celou dobu životního cyklu projektového řízení.
Účinná komunikace a přizpůsobivost jsou klíčové pro překonávání výzev a udržení projektu na správné cestě. Díky integraci těchto postupů se projektová charta mění ze statického dokumentu na dynamický rámec, který vede projekt k úspěšným výsledkům.
Role projektového manažera při vytváření projektové charty
Na vymýšlení projektu se intenzivně podílejí různí odborníci specializující se na své obory. Kdo dá dohromady všechny tyto fragmenty a vypracuje finální plán, který zdůrazní jedinečné aspekty, které nelze odmítnout? Samozřejmě projektový manažer!
Zainteresované strany nebo sponzoři mají obecně rádi myšlenku projektu, ale mají obavy z překročení rozpočtu. Kdo se postará o tyto obavy a provede nezbytné úpravy? Opět projektový manažer!
Projektový manažer spojuje všechny volné konce a sestavuje konečnou dohodu. Je prostředníkem mezi týmem a zainteresovanými stranami, řeší problémy, vyjednává a dokonce koordinuje.
Mezi hlavní úkoly projektového manažera patří:
- Shromážděte a integrujte podněty zainteresovaných stran, včetně usnadnění diskusí, vyjednávání priorit a syntézy zpětné vazby do jednotné vize.
- Přiřaďte role, jako je projektový architekt, vedoucí stavby a bezpečnostní technik, a specifikujte odpovědnosti.
- Zajistěte soulad s cíli organizace , abyste podpořili širší vizi organizace.
- Vypracujte a dokončete projektový dokument a v případě potřeby proveďte nezbytné úpravy.
Projektový manažer je oporou projektu, má plnou autoritu nad projektovou chartou a vede tým při realizaci projektu.
Projektové charty vs. jiné dokumenty
Nejste si jisti, v čem se projektová charta liší od projektového plánu, obchodního případu nebo projektového briefu? Ačkoli se mohou zdát zaměnitelné, každý dokument má specifický účel, který usnadňuje obchodní operace.
Podrobně si vysvětlíme rozdíly mezi nimi.
Rozdíl mezi projektovou chartou a projektovým plánem
| Aspekt | Projektová charta | Projektový plán |
| Hloubka | Vysoká úroveň přehledu s minimem detailů | Podrobné a detailní vysvětlení projektu zahrnující všechny aspekty realizace projektu. |
| Rozsah | Definuje široký rozsah a výsledky na vysoké úrovni | Podrobně popište konkrétní úkoly, časový harmonogram a milníky. |
| Účel | Schvaluje projekt a stanovuje obecné cíle a rozsah | Nastíní, jak bude projekt realizován a řízen. |
| Cílová skupina | Vedoucí pracovníci a zainteresované strany, které mají zájem o schválení projektu | Projektový tým a zúčastněné strany zapojené do každodenního řízení |
Rozdíl mezi projektovou chartou a obchodním případem
| Aspekt | Projektová charta | Obchodní případ |
| Hloubka | Vysoká úroveň přehledu s podstatnými podrobnostmi projektu | Podrobná analýza obchodních potřeb, výhod a finančního zdůvodnění |
| Účel | Schvaluje projekt a nastiňuje jeho cíle a rozsah. | Odůvodňuje potřebu projektu tím, že demonstruje jeho hodnotu a přínosy. |
| Součásti | Zahrnuje cíle projektu, rozsah, zúčastněné strany a rizika na vysoké úrovni. | Zahrnuje analýzu nákladů a přínosů, posouzení rizik a strategické sladění. |
| Cílová skupina | Vedoucí pracovníci a zainteresované strany, které mají zájem o schválení projektu | Rozhodující osoby, vedoucí pracovníci a finanční podporovatelé |
Rozdíly mezi projektovou chartou a projektovým briefem
| Aspekt | Projektová charta | Stručný popis projektu |
| Hloubka | Dokument na vysoké úrovni s podstatnými podrobnostmi projektu a autorizací | Stručná a zaměřená, poskytující přehled hlavních bodů projektu. |
| Časový rámec | Vytvořeno při zahájení projektu za účelem formálního schválení projektu. | Obvykle se vytváří na začátku fáze zahájení projektu, aby rychle sdělila základní informace o projektu. |
| Oprávnění | Uděluje formální schválení a oprávnění k pokračování v projektu. | Poskytuje shrnutí pro počáteční porozumění; neuděluje formální oprávnění. |
| Relevance | Relevantní po celou dobu trvání projektu jako vodítko | Často se používá v raných fázích, s postupem projektu ztrácí na významu. |
Příklady projektové charty
Na závěr se podíváme na několik příkladů projektových chart, ze kterých můžete čerpat inspiraci a začít vytvářet svou vlastní projektovou chartu.
Nejprve si ukážeme vzorový dokument projektové charty pro stavební projekt, jehož cílem je výstavba nové kancelářské budovy:
Projektová charta: Výstavba nové kancelářské budovy
Výstavba 10podlažní kancelářské budovy na zelené louce za účelem zvýšení provozní kapacity a podpory cílů udržitelnosti.
Vize a cíle projektu
Vytvořte kancelářské prostory, které podporují provozní efektivitu a splňují požadavky certifikace LEED Gold. Dokončete projekt do 18 měsíců s rozpočtem 25 milionů dolarů.
Rozsah projektu
Zahrnuje: přípravu staveniště, základy, rámovou konstrukci, obklady, vnitřní vybavení, terénní úpravy a parkoviště.
Výjimky: Nákup nábytku a průběžná správa zařízení
Klíčoví zúčastnění
Sponzor projektu: Představenstvo společnosti XYZ Corporation
Projektový manažer: David Smith
Architekt: ABC Design Architects
Generální dodavatel: BuildRight Construction Inc.
Identifikovaná rizika projektu
Zpoždění způsobená povětrnostními podmínkami
Potenciální překročení nákladů v důsledku neočekávaných podmínek na místě
Rozpočet projektu
Celkem: 25 milionů dolarů
Hlavní náklady: Pořízení pozemku, stavební materiály, práce, povolení
Role a odpovědnosti projektového týmu
Projektový manažer: Dohlížejte na stavbu a spravujte rozpočet a časový harmonogram
Architekt: Navrhněte budovu a zajistěte soulad s normami LEED.
Generální dodavatel: Řízení stavebních činností a provozu staveniště
Časový harmonogram projektu a milníky
Datum zahájení: 15. ledna 2024
Datum dokončení: 15. července 2025
Milníky: Příprava staveniště dokončena do března 2024, hrubá stavba do července 2024, vnější obklad do prosince 2024, vnitřní vybavení do dubna 2025, závěrečná kontrola a kolaudační rozhodnutí do července 2025.
Ukazatele výkonnosti pro úspěch
Získání certifikace LEED Gold
Dokončení do 18 měsíců a rozpočet 25 milionů dolarů
Nyní se na chvíli přesuňme do jiného kontextu a podívejme se na příklad projektové charty webových stránek pro společnost.
Projektová charta: Vývoj webových stránek pro XYZ
Vytvořte novou, uživatelsky přívětivou webovou stránku pro společnost XYZ, abyste posílili její online přítomnost a zapojení zákazníků.
Vize a cíle projektu
Navrhněte a spustěte responzivní web optimalizovaný pro SEO, který zlepší uživatelský zážitek a zvýší návštěvnost webu o 30 % během šesti měsíců – celkový rozpočet: 100 000 $.
Rozsah projektu
Zahrnuje: návrh webových stránek, vývoj, optimalizaci SEO, integraci obsahu, testování uživatelů a spuštění.
Vyloučení: Údržba a aktualizace obsahu po spuštění
Klíčoví zúčastnění
Sponzor projektu: XYZ Marketing Director
Projektová manažerka: Jane Smith
Webový designér: ABC Web Solutions
SEO specialista: SEO Pro Services
Identifikovaná rizika projektu
Zpoždění v dodávce obsahu
Potenciální problémy s kompatibilitou webových stránek v různých prohlížečích
Rozpočet projektu
Celkem: 100 000 USD
Hlavní náklady: náklady na návrh, vývoj, SEO, testování a spuštění
Role a odpovědnosti projektového týmu
Projektový manažer: Koordinujte úkoly projektu a spravujte rozpočet a časový plán.
Webový designér: Vytvořte design webových stránek a uživatelské rozhraní
Webový vývojář: Vytvořte funkčnost webových stránek a integrujte obsah
SEO specialista: Optimalizujte web pro vyhledávače
Časový harmonogram projektu a milníky
Datum zahájení: 1. února 2024
Datum dokončení: 1. srpna 2024
Milníky: Schválení návrhu do března 2024, dokončení vývoje do června 2024, testování do července 2024 a spuštění do srpna 2024.
Ukazatele výkonnosti pro úspěch
Spuštění webových stránek v plánovaném termínu
Dosažení 30% nárůstu návštěvnosti webových stránek
Pozitivní zpětná vazba od uživatelů a metriky výkonu
Výhody a potenciální nevýhody projektových chart
Vytvoření projektové charty vám pomůže uvést vaše nápady do pohybu. Zde je stručný přehled toho, co vám může pomoci dosáhnout:
- Vyjasnění cílů a rozsahu projektu: Získáte písemný dokument, který slouží jako jediný zdroj informací o cílech a rozsahu projektu. Díky tomu je pro tým i ostatní zúčastněné strany snadné pochopit, co se od nich očekává, a držet se stanoveného plánu.
- Definované role a odpovědnosti: Jasným vymezením klíčových rolí a odpovědností projektových manažerů a vedoucích zajistíte, že úkoly budou snadno sledovatelné a projekty budou realizovány s hladkou koordinací a spoluprací.
- Jasný časový plán a rozpočet: Stanovení jasného časového plánu a rozpočtu od samého začátku zajistí, že projekt bude snadno spravovatelný a sledovatelný. Díky této jasnosti můžete proaktivně navrhnout projektový plán tak, aby odpovídal rozpočtu a dodržoval termín.
Vytvoření projektové charty má mnoho výhod, není však bez omezení. Zde je několik potenciálních problémů, které mohou při vytváření projektové charty nastat:
- Nesoulad mezi zúčastněnými stranami: Pokud projektová charta jasně neuvádí všechna očekávání zúčastněných stran, může dojít k nesouladu v očekáváních, který může vést ke konfliktu.
- Rozšíření rozsahu: Jednou z nejčastějších výzev souvisejících s projektovou chartou je nedostatečné vymezení rozsahu, které může vést k přidávání dalších úkolů, což v konečném důsledku naruší termíny i rozpočet.
- Soustředění týmu a nesoulad: Někdy charta nemusí dobře poskytovat přehled o odpovědnostech členů týmu, což může vést k nejasnostem a nesoustředění, což v konečném důsledku způsobuje zpoždění nebo konflikty.
Při vytváření charty týmu zohledněte tyto omezení, abyste zajistili, že vaše plánování, podrobné rozvržení a přidělování úkolů budou bezchybné.
Vytvořte efektivní projektovou chartu pomocí ClickUp
Dobře vypracovaná projektová charta je plánem, který zajistí hladký průběh projektu, jeho úspěch a odstraní případné nejasnosti. Nejedná se pouze o důležitý schvalovací dokument, ale také o komplexní zdroj informací, na který se spoléhají zúčastněné strany i projektový tým.
Efektivní nástroje pro řízení projektů, jako je ClickUp, vám pomohou proměnit abstraktní nápady v realizovatelný projektový plán díky řadě funkcí a šablon pro řízení projektů. Usnadňují spolupráci v reálném čase a rozdělení úkolů, takže můžete svůj projekt bez námahy dovést k úspěšnému dokončení.
Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a vytvářejte komplexní projektové charty bez námahy.