Omezení je limit, soubor hranic, v jejichž rámci musíte pracovat. Většina lidí vnímá omezení jako něco negativního, co brání dosažení vašich cílů.
V rámci projektového řízení může platit opak. Představte si, že byste měli nekonečně mnoho času na vývoj určité funkce. Nikdy byste ji nedokončili!
Bez omezení rozsahu projektu budete tlačení a taháni všemi směry, což výrazně ovlivní vaši koncentraci. Bez omezení zdrojů nemusí být vaše pracovní postupy optimalizovány z hlediska efektivity nebo produktivity.
Omezení projektu umožňují efektivitu a účinnost a pomáhají týmům dodávat software v malých krocích. Různé typy omezení mají různý dopad na výsledky projektu. Podívejme se na ně jeden po druhém.
Trojité omezení projektového řízení
Typický projekt může čelit třem druhům omezení: časovým, nákladovým a rozsahovým. Tyto omezení jsou obecně známá jako trojité omezení. Jsou také známá jako trojúhelník projektového řízení, železný trojúhelník nebo projektový trojúhelník.
1. Omezení rozsahu
Rozsah se vztahuje k vlastnostem nebo funkcím produktu, na jejichž dodání se tým dohodl, nebo k úkolům, které se projektový tým dohodl splnit.
Popisuje, co je třeba udělat a v jaké kvalitě. Rozsah projektu obvykle určuje také čas a náklady.
Dobrý rozsah projektu dává vývojovým týmům jasnost a svobodu při vývoji softwaru. Špatný rozsah umožňuje rozšiřování rozsahu a vyvádí tým z rovnováhy.
2. Časové omezení
Omezení nákladů představuje rozpočet, který klade omezení na finanční zdroje. To může zahrnovat několik věcí. Například agilní tým pro vývoj softwaru může mít omezení na následující náklady projektu.
- Platy týmu
- Zařízení jako notebooky, servery atd.
- Příspěvky a cestovní výdaje
- Veškerý software nebo automatizační nástroje potřebné k dokončení projektu
Efektivní omezení nákladů zajišťují návratnost investic (ROI) a obchodní výsledky. Špatné omezení vede k demotivaci a omezení všech zúčastněných.
3. Časové omezení
Časové hranice platné pro projekt. Jinými slovy, termíny. Časové omezení se uplatňuje ve formě termínů pro každý úkol, milník a celý projekt.
Rozumné časové omezení umožňuje týmu vytvořit dobré produkty, které splňují všechna kritéria přijatelnosti. Nerozumné časové omezení nebo krátký termín donutí tým šetřit na kvalitě a vytvořit produkt nízké kvality, čímž se nahromadí technický dluh.
Z trojice omezení, která projektovým manažerům nedávají spát, se dnes zaměříme na časová omezení. Podíváme se, proč jsou důležitá a co můžete udělat, aby vám nezmařila váš projekt.
Co jsou časová omezení?
Časová omezení jsou omezení délky trvání, která vám jsou uložena v rámci projektu. Kdy byste měli projekt dokončit, kdy byste měli uvést funkce do provozu, kolik osobohodin můžete na funkci vynaložit atd.
Časová omezení se často zobrazují jako harmonogram. Například byste naplánovali projekt s termíny pro fázi plánování, vývoj, testování, finální kontrolu, spuštění výroby a předání.
Jakékoli zpoždění v jedné z fází může mít lavinový efekt a posunout celý projekt o několik dní/týdnů. Tato zpoždění vytvářejí zbytečná a umělá omezení při realizaci projektu.
Projektový manažer se snaží vyhnout umělým omezením, která vznikají v průběhu projektu. Zde je několik způsobů, jak toho dosáhnout.
10 strategií, jak se vyhnout časovým omezením
Vyhýbání se časovým omezením není jednorázová činnost, ale nepřetržitý proces. Projektové týmy nastavují struktury a systémy, aby se vyhnuly vytváření tlaku na sebe samé. Některé z nejúčinnějších používají nástroj pro řízení projektů, jako je ClickUp. Zde je návod, jak na to.
1. Plánování projektu
Dobře promyšlený plán vám pomůže vyhnout se polovině omezení. Vytvořte komplexní projektový plán, ve kterém budou uvedeny úkoly, výstupy a termíny. Pomocí zobrazení kalendáře ClickUp si můžete prohlédnout, jak jsou vaše úkoly rozvrženy.
Zvláštní pozornost věnujte závislostem. Pokud máte úkol, který závisí na jiném úkolu, může jeho urychlení narušit první úkol. Ganttův diagram vám pomůže sledovat překrývající se úkoly a závislosti.
V této fázi projektu vyhodnoťte finanční zdroje potřebné k včasnému dokončení.
Plánujete projekt poprvé? Zde najdete několik vynikajících šablon pro plánování projektů, které vám pomohou vykročit správnou nohou.
2. Stanovení priorit úkolů
Existuje přirozená hranice toho, kolik práce můžete stihnout za dané časové období. Pro efektivní řízení času je zásadní správné stanovení priorit úkolů.
Pokud si naložíte příliš mnoho, nestihnete termíny. Pokud si naplánujete příliš málo, můžete mít nevyužité zdroje, což je ztráta času. Stanovte si tedy priority a naplánujte si práci tak, abyste optimalizovali výsledky.
Při rozhodování se řiďte seznamem priorit. Vyzkoušejte vyrovnávání zdrojů, přidělte více zdrojů na složité úkoly a nechte tým pokračovat v práci.
3. Realistický odhad času
Harmonogram projektu se vytváří na základě odhadu času, který podle členů týmu bude potřebný k dokončení jednotlivých úkolů. Tento proces, nazývaný odhad času, je klíčovou součástí řízení času v rámci projektu.
Projektoví manažeři a členové týmu obvykle zakládají své prognózy projektu na minulých výsledcích. Pokud naposledy trvalo dodržení GDPR 20 hodin, pravděpodobně to bude trvat stejně dlouho i nyní.
Odhady jsou však pouze pravděpodobnými odhady. Abyste zajistili co největší přesnost svých odhadů, porovnejte je se skutečnými hodnotami. Funkce odhadu času a sledování času v ClickUp jsou navrženy právě pro tento účel.
4. Sledování času
Zaznamenejte si čas strávený každou úlohou v časovém harmonogramu projektu. Existuje několik aplikací pro správu času, které vám to umožní.
Sledování času v ClickUp je integrováno do platformy pro řízení projektů, což vám umožňuje spustit a zastavit časovač nebo ručně přidat časy pro každou úlohu, na které pracujete. Tyto informace využijte k přesnější kalkulaci odhadů.
Postupem času se vaše schopnost odhadovat a plánovat zlepší, čímž se časová omezení sníží.
Pokud sestavujete nový tým nebo začínáte používat ClickUp, zde je deset šablon pro správu času, které vám pomohou využít sledování času k tomu, abyste se vyhnuli budoucím omezením.
5. Pravidelné sledování pokroku
Pokud spustíte projekt a necháte ho běžet bez dozoru, pravděpodobně budete překvapeni, když úkoly nebudou hotové včas. Řízení časových omezení tedy vyžaduje pravidelné sledování.
Použijte jakýkoli bezplatný software pro vytváření Ganttových diagramů, abyste mohli sledovat, zda jsou časové plány dodržovány. Přizpůsobte si panely ClickUp, abyste viděli zprávy, které potřebujete ke sledování svého pokroku. Použijte grafy burn-up a burn-down, abyste věděli, jak by projekt mohl probíhat. Identifikujte zpoždění a proveďte alternativní opatření.
6. Identifikace a zmírňování rizik
Jaká je pravděpodobnost, že nestihnete termín? Jaké jsou možné důvody?
Odpovědi na tyto dvě otázky vám pomohou identifikovat rizika, kterým čelíte, a odhadnout jejich dopad na projekt. Tato rizika mohou být finanční, provozní nebo dokonce behaviorální. Jejich dopad může být jakýkoli, od několikadenního zpoždění až po úplnou neschopnost projekt dodělat.
Než začnete s projektem, svolávejte tým k diskusi o rizicích. Identifikujte a zmírněte tato rizika, abyste zajistili, že se vaše časová omezení nezhorší.
7. Efektivní komunikace
To, co členové vašeho týmu nevědí, nemohou udělat. Představte si například situaci, kdy nejsou jasně sděleny kritéria přijatelnosti pro konkrétní funkci. Vývojář si může myslet, že funkci dodal, zatímco analytik kvality s tím nemusí souhlasit. Funkci by pak vrátil zpět vývojáři, což by znamenalo zbytečné prodloužení doby přepracování.
Tomu se vyhnete zefektivněním veškeré komunikace v rámci projektu.
- Zaznamenávejte poznámky z jednání, požadavky a další konverzace do ClickUp Docs.
- Napište podrobný popis každé funkce/uživatelské příběhu v rámci úkolu.
- Umožněte členům týmu objasnit vše, co potřebují v kontextu, v sekci komentářů k úkolu.
- Přidejte kontrolní seznamy/akční položky, abyste zajistili, že kritéria přijatelnosti pro každou funkci budou vždy po ruce.
- Kromě těch, kteří pracují na funkcích, přidejte k úkolům ClickUp také „pozorovatele“, aby mohli v případě potřeby zasáhnout.
8. Agilní řízení projektů
Někdy projekt neprobíhá podle plánu. Obchodní partner může přinést změny v požadavcích. Členové týmu mohou onemocnět a potřebovat prodlouženou dovolenou. Organizace mohou mít nedostatek hotovosti. Takové věci se stávají. V důsledku toho můžete nevyhnutelně čelit časovým omezením.
Agilní projektové řízení je navrženo tak, aby přesně splňovalo takové eventuality. Od agilních projektových manažerů se očekává, že předvídají potenciální problémy a vytvářejí nouzové plány. Nebo alespoň musí upozornit vedení a řídit očekávání.
9. Řízení schůzek
„Tohle mohlo být e-mailem“ je internetový mem, a to z dobrého důvodu. Jednou z největších časových ztrát pro vývojový tým jsou schůzky, z nichž mnohé jsou zbytečné a neefektivní.
Abyste důsledně předcházeli nepředvídaným časovým omezením, zlepšete řízení schůzek. Zkontrolujte své nástroje pro správu času, abyste pochopili, kolik času zabírají schůzky. Na základě toho optimalizujte své procesy.
Schůzky pořádávejte pouze pro činnosti, které vyžadují aktivní diskusi. Stanovte jim časový limit a zaměřte se na konkrétní úkoly. Zaznamenejte klíčové poznatky a rozhodnutí, abyste je nemuseli na příští schůzce znovu vymýšlet.
Pro vše ostatní použijte dobrý nástroj pro spolupráci. Komentáře v úkolech ClickUp umožňují vnořené konverzace. Zobrazení chatu ClickUp vám umožňuje vidět všechny zprávy na jednom místě a odtud podnikat další kroky.
10. Neustálé zlepšování
Agilní týmy kladou velký důraz na neustálé zlepšování, a to z dobrého důvodu. Tým, který se neustále zlepšuje, může v dlouhodobém horizontu dosáhnout vyšší efektivity a hodnoty. Například jste optimalizovali proces kontejnerizace pro každou funkci prostřednictvím neustálého zlepšování.
Poté můžete automatizovat celý proces nebo jeho části, čímž ušetříte ještě více času a úsilí. Jedná se o zásadní způsob, jak se trvale vyhnout časovým omezením.
Překonejte omezení svých projektů s ClickUp
Omezení jsou v každém projektu nevyhnutelná. Dokonce bychom se odvážili tvrdit, že omezení jsou nezbytná.
Neočekávané a nepřiměřené omezení však mohou projekt zcela zmařit. Dobré řízení projektů by tomu mělo zabránit. ClickUp je navržen právě s ohledem na tuto skutečnost.
S ClickUpem můžete postupovat podle osvědčených postupů, abyste se vyhnuli časovým omezením. Úkoly, podúkoly a kontrolní seznamy ClickUp zajišťují jasnost požadavků. Zobrazení kalendáře a Ganttova diagramu umožňují přehled o probíhající práci.
Dashboard ClickUp nabízí přehled o postupu projektu. Se všemi potřebnými zdroji jste připraveni překonat omezení svého projektu s ClickUp. Vyzkoušejte ClickUp nyní zdarma.