Co je prognózování projektů v projektovém řízení?

Představte si, že se vydáte na den na pláž, ale zasáhne vás nečekaná bouře.

Nebylo by výhodné znát předem předpověď počasí?

Podobně i při zahájení nových projektů může jasná prognóza potenciálních výsledků rozhodnout o úspěchu nebo neúspěchu. Právě zde vstupuje do hry věda o prognózování projektů.

Stejně jako meteorologové používají data a vzorce k předpovídání počasí, projektoví manažeři používají nástroje pro prognózy projektů k předvídání budoucnosti svých úkolů. Porozumění těmto předpokládaným výsledkům vám nejen pomůže efektivně plánovat, ale také vyvinout proaktivní strategie pro zvládání nejistot, které nevyhnutelně vznikají.

Prognózy projektů neznamenají, že máte křišťálovou kouli, díky které vidíte do budoucnosti. Jedná se spíše o to, abyste sebe nebo svůj projektový tým vybavili správnými znalostmi a nástroji, které vám pomohou přizpůsobit se neznámým okolnostem a uspět.

Pojďme se tedy ponořit hlouběji do této fascinující vědy a zjistit, jak by se mohla stát vaší tajnou zbraní pro úspěch projektu.

Co je prognózování projektů?

Prognózy projektu, neboli prognózy řízení projektu, znamenají, že na základě dat, znalostí a odborných zkušeností vytváříte předpovědi nebo předpoklady toho, co se pravděpodobně stane. Předpovídáte potenciální výsledky svého projektu.

Při prognózování v rámci řízení projektů je třeba zohlednit tři hlavní prvky:

Podívejme se na tyto oblasti prognózování projektů trochu podrobněji.

Doba trvání

Prvním faktorem, který je třeba zvážit, je doba trvání projektu, tedy jak dlouho bude trvat. Pokud víte, jak dlouho projekt potrvá, můžete efektivně plánovat zdroje. Navíc můžete svému klientovi nebo internímu kontaktu poskytnout dobrý odhad, kdy bude projekt dokončen. ⌚

Zjistěte, jak dlouho by projekt měl trvat, na základě předchozích iterací, svých vlastních znalostí, sdílených odborných znalostí nebo dotazováním ostatních členů týmu. Poté rozdělte projekt na menší prvky nebo skupiny úkolů, abyste mohli efektivněji sledovat a spravovat čas a vytvořit přesný časový plán projektu.

Skvělým způsobem, jak toho dosáhnout, je použití specializovaného nástroje pro řízení projektů. Ten vám pomůže pochopit, kde se nacházíte na cestě k celkovému úspěchu projektu, který jste původně realizovali.

Náklady projektu

Jakmile si uděláte hrubou představu o tom, jak dlouho bude váš úkol nebo projekt trvat, musíte přemýšlet o nákladech. Schopnost přesně předvídat nebo odhadnout náklady projektu znamená, že můžete efektivněji plánovat rozpočet a vyhnout se nutnosti obracet se na klienta s žádostí o dodatečné finanční prostředky nebo nést ztrátu a ovlivnit svou ziskovost. 💰

Zvažte všechny zdroje, které váš projekt potřebuje, a jejich skutečné náklady. Patří sem zaměstnanci, dodavatelé, materiály a nástroje. Využijte historická data, která máte k dispozici, k sestavení přesného rozpočtu projektu, a poté sledujte výdaje, aby se vaše náklady co nejvíce blížily předpokládanému rozpočtu.

Kvalita

Poslední oblastí, kterou je třeba zvážit, je kvalita. Všichni chceme, aby každý projekt, který dokončíme, byl na nejvyšší úrovni našich schopností, ale někdy nám omezení, jako je čas, rozpočet nebo zdroje, znemožňují dosáhnout tohoto cíle.

Pochopení pravděpodobné kvality vašeho finálního projektu vám umožní být transparentní vůči klientům ohledně toho, kde jsou vaše priority v konečném cíli dosažení úspěchu projektu. ✔️

Projektoví manažeři musí zvážit, zda se jedná o projekt, u kterého je nutné za každou cenu zachovat kvalitu, nebo zda budou muset ušetřit na materiálech nebo dodavatelích, aby mohli upřednostnit dokončení projektu v přísném termínu.

K tomu budete potřebovat dobrý přehled o různých materiálech a zdrojích, ke kterým máte přístup, o jejich cenách a o tom, kdy budou k dispozici.

Význam prognózování projektů v projektovém řízení

Prognózy projektů vám poskytnou jasnější představu o výzvách, kterým můžete během realizace čelit, takže můžete plánovat dopředu a úspěšně dokončit projekt včas a v rámci rozpočtu.

Mezi další výhody používání metod prognózování v rámci řízení projektů patří:

Prognózy v rámci řízení projektů mohou zabrat drahocenný čas, ale rozhodně se vyplatí. Bez prognózy projektu (nebo více prognóz) nemáte představu, jak dlouho to může trvat, jaké zdroje budete potřebovat nebo jaký může být konečný výsledek.

Díky přesnému prognózování budou mít váš tým i konečný klient jasný přehled o předpokládaných požadavcích a výsledcích.

Příklad prognózování v projektovém řízení v praxi

Pochopení významu prognózování projektů a znalost toho, jak je uvést do praxe, jsou dvě různé věci. Zde je příklad prognózování v projektovém řízení v praxi, abyste viděli, o co jde.

Klient oslovil vaši společnost a požádal vás, abyste s ním spolupracovali na novém komerčním stavebním projektu. Již jste spolu v minulosti spolupracovali, takže víte, že pro něj je kvalita projektu velmi důležitá a že je ochoten investovat více prostředků, aby měl k dispozici ten nejlepší tým. 👷

Vytvoření plánu prognózy

Poté, co shromáždíte všechny podkladové informace pro nastavení kontrolních mechanismů projektu, budete chtít vytvořit prognózu projektu.

K tomu zvažte následující:

Nejedná se o všechny kroky potřebné k úspěšnému řízení projektu, ale o to, co potřebujete k vytvoření přesné prognózy projektu. Po dokončení prognózy ji můžete sdílet se svým klientem, abyste vytvořili transparentnější proces.

10 nejlepších tipů pro projektové týmy v oblasti prognózování projektů

Použijte tyto tipy odborníků na prognózy v oblasti řízení projektů, až budete příště potřebovat pochopit další směřování projektu.

1. Stanovte cíle projektu

V rámci procesu plánování projektu si stanovte cíle SMART. Vytvořte cíle projektu, které jsou konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově ohraničené. Vaše cíle budou nejen lépe zaměřené, ale také budete vědět, podle jakých metrik je budete sledovat.

Použijte aplikaci pro sledování cílů, jako je ClickUp Goals, k nastavení, přiřazení, sledování a oslavě dosažení svých cílů. Jakmile máte konkrétní cíle, můžete je použít jako vodítko pro proces prognózování projektu. Pokud víte, že chcete dosáhnout X do data Y, můžete pracovat zpětně a vytvořit realistický časový rámec, a poté odhadnout pravděpodobnou dostupnost zdrojů a náklady. 🎯

2. Projděte si historická data

Pro přesné prognózy projektů je ideální použít skutečná data z projektů. Nejlepší místo, kde je najít, je ve vaší předchozí práci na podobných projektech nebo v datech, která společnost obecně uchovává o zdrojích, úkolech nebo nákladech.

Se správnými údaji se vaše předpovědi okamžitě stanou přesnějšími. Pokud se jedná o zcela nový projekt, možná nemáte k dispozici mnoho údajů, které byste mohli použít pro své předpovědi. V takovém případě zkuste získat informace od jiných týmů nebo výsledky jiných projektů ve vašem oboru. 📈

3. Vytvořte více předpovědí

Je lákavé chtít poskytnout jednu spolehlivou předpověď, za kterou se můžete plně postavit. Ve skutečnosti tomu tak často není a poskytnutí více předpovědí je vlastně skvělý způsob, jak prokázat svou odbornost.

Vytvořte několik prognóz, které zohledňují různé možné výsledky s mírně odlišnými odhady nákladů, výstupy, časovými rámci a projektovými týmy na základě toho, co je k dispozici. Pokud máte k dispozici více než jednu možnou cestu vpřed, máte na výběr z několika možností, když narazíte na překážku, a klientům tím dáte najevo, že věříte, že k úspěšnému výsledku vede více než jedna cesta. 📊

4. Sledujte svůj čas

Abyste mohli nabídnout realistický časový harmonogram pro své projekty, musíte nejprve pochopit, jak dlouho trvá každý úkol. To je klíčový krok při prognózování projektů.

Využijte funkci sledování času projektu v ClickUp, abyste získali přesný přehled o tom, jak dlouho skutečně trvá každý úkol nebo činnost v rámci projektu. Sledujte svůj čas, stanovujte odhady a prohlížejte si zprávy, které ukazují, jak členové vašeho týmu tráví svůj čas.

Pokud chcete zvýšit produktivitu svého týmu, využijte techniky time managementu a naše šablony pro správu času, abyste omezili ztrátu času a pracovali efektivněji. ⏰

5. Počítejte s časovou rezervou pro překročení úkolů

Sledování času vám sice poskytne přehled o tom, jak dlouho každá činnost skutečně trvá, ale nemůžete každé rozhodnutí zakládat na tom, že každá iterace daného úkolu zabere stejný čas. Místo toho počítat v délce trvání projektu s časovou rezervou pro případ, že některé činnosti budou trvat déle, než se očekávalo.

Když dáte svému týmu trochu prostoru, bude moci pracovat rovnoměrným tempem a podávat nejlepší výkony, aniž by byl pod tlakem dokončit všechny úkoly, jako by na jeho seznamu úkolů nebylo nic jiného. Tento čas navíc také znamená, že budete mít větší šanci dodržet časový plán projektu a budete moci svým klientům nahlásit stav „včas“. ✅

6. Staňte se odborníkem na správu zdrojů

Je těžké plánovat zdroje projektu, pokud nemáte dobrý přehled o řízení lidí a zdrojů. Abyste mohli vytvořit co nejpřesnější prognózy projektu, musíte rozumět dostupnosti zdrojů, nákladům, plánování a řízení lidí.

Přidělování a prognózování zdrojů je klíčovou součástí správy zdrojů, proto se vyplatí tuto dovednost rozvíjet. Jakmile zvážíte silné stránky, dovednosti, rozvrhy, potenciální dovolené nebo období vyhoření členů svého týmu, můžete vytvořit prognózy, které odrážejí skutečný dopad každého jedinečného talentu ve vašem týmu.

Pomocí zobrazení kalendáře ClickUp můžete na první pohled vizualizovat dostupnost a pracovní vytížení svého týmu. Vytvořte spolehlivé prognózy na základě jejich dostupnosti a prohlédněte si úkoly projektu, časové osy a potenciálně nevyužité prostory v týdenním nebo měsíčním přehledu. 📅

7. Zkontrolujte své rané prognózy projektu

Vaše prognóza projektu není neměnná – ve skutečnosti je rozumné ji přehodnotit, jakmile projekt pokročí za počáteční fázi. Kontrola vašich předpovědí v průběhu celého projektu znamená, že můžete jednat proaktivně, pokud si všimnete, že se odchylujete od plánu.

Do procesu prognózování začleňte milníky a dohodněte se, že budete v klíčových bodech kontrolovat pokrok. Rozhodněte se, zda vaše současná cesta stále odpovídá vaší nejpravděpodobnější prognóze, nebo zda se začíná odklánět jiným směrem. 📝

8. Sdílejte své prognózy projektu s ostatními

Vnitřní povědomí o pravděpodobných výsledcích projektu a dalších krocích je vždy užitečné, ale ještě větší dopad má sdílení těchto informací s ostatními. Neuchovávejte své prognózy projektu v tajnosti, sdílejte je se zainteresovanými stranami a širším projektovým týmem v rámci projektových zpráv, aby věděli, co se děje.

Stejně jako ve všech oblastech projektového řízení, i zde platí, že otevřenost a transparentnost zlepšují komunikaci a důvěru mezi týmem a klientem. Sdílejte své prognózy a předpovědi se zainteresovanými stranami, aby měly větší důvěru ve vaši schopnost nejen dodržet sliby, ale také sledovat změny a v případě potřeby přijmout opatření. 🙌

9. Používejte nástroje pro prognózy projektů

Každý silný tým potřebuje efektivní software pro řízení projektů, aby mohl zdokonalit své dovednosti a zefektivnit úkoly spojené s úspěšným vedením projektů. Investujte do softwaru, který vám umožní nejen řídit projekty, ale také je předvídat, jako je například ClickUp.

ClickUp je plný funkcí navržených s ohledem na projektové týmy a prognózy. Použijte ClickUp Tasks ke správě svého seznamu úkolů a projektových aktivit a pomocí ClickUp Project Management spravujte celý projekt od začátku do konce.

Stanovte očekávání a zjistěte, jak dlouho trvá každý úkol, pomocí odhadů času v ClickUp. Použijte šablonu pro správu programu nebo šablonu harmonogramu projektu od ClickUp k vytvoření vizuálního časového plánu, který vám pomůže sledovat váš pokrok. Zůstaňte v kontaktu s členy týmu v reálném čase pomocí ClickUp Chat a použijte ClickUp Dashboards k vizualizaci vašeho pokroku v několika projektech najednou. ⚒️

10. Vyhodnoťte přesnost svých prognóz

Po dokončení projektu je nejlepší porovnat skutečný výsledek s původními odhady. To poskytne vašemu týmu a zainteresovaným stranám užitečný referenční bod a srovnání a umožní vám identifikovat příležitosti ke zlepšení prognózování nebo pracovních postupů do budoucna.

Vyhodnoťte výkonnost projektu a porovnejte ji s odhadovanými prognózami. Zjistěte, zda jste splnili své cíle, zda došlo k posunu termínů a zda jste dodrželi stanovený rozpočet.

Využijte tato nová data k zefektivnění pracovních postupů, zavedení efektivnějších procesů a zlepšení přesnosti vašich budoucích prognóz. 👀

Zlepšete úspěšnost svých projektů pomocí technik prognózování v rámci projektového řízení

Přesné prognózy projektu umožňují vašemu týmu pracovat na maximum bez zbytečného tlaku a vašim klientům a zainteresovaným stranám pochopit, co se pravděpodobně stane v průběhu celého projektu. Využijte výše uvedené tipy ke zlepšení svého přístupu k prognózování v rámci řízení projektů, abyste mohli poskytovat přesné, datově podložené a strategické předpovědi pro budoucí projekty.

Pokud hledáte nástroj, který nejen usnadní prognózy projektů, ale také zefektivní celý proces řízení projektů, vyzkoušejte ClickUp zdarma. Naše platforma nabízí projektovým týmům bezkonkurenční kombinaci funkcí pro řízení projektů, úkolů a zdrojů. ✨