Překročení rozpočtu je běžným jevem. Často s ním souvisí i zpoždění dodání projektu. Společně jsou tyto jevy známkou neúspěšného projektu.
Bohužel pouze 43 % projektů je před touto epidemií v bezpečí. Ptáte se proč? Je to proto, že většina projektů postrádá funkční a dobře zavedené řízení projektů.
Naštěstí řízení projektů není žádná věda. Čtěte dál, protože tento článek vás provede tím, o co jde, a poskytne vám praktické rady, jak to realizovat!
Co je to řízení projektů?
Řízení projektů zahrnuje systémy a procesy používané ke správě rozsahu, nákladů, harmonogramu, kvality, zdrojů a rizik projektu. Tyto nástroje tvoří základ pro efektivní řízení projektů a podporují rozhodování v průběhu celého životního cyklu projektu.
Pomocí procesů řízení projektů můžete zajistit, aby projekty probíhaly podle plánu, a to díky včasné identifikaci potenciálních problémů a přijetí nápravných opatření v případě potřeby. Manažeři také mohou měřit výkonnost ve vztahu k stanoveným cílům a v případě potřeby rychle přijmout nápravná opatření.
Projektové řízení vs. projektový management: Jaký je mezi nimi rozdíl?
Projektové řízení a projektový management jsou často považovány za synonyma a definují podobné prvky projektu, což však není pravda. Než se pustíme do dalšího výkladu, pojďme si nejprve ujasnit tento pojem.
Projektové řízení je soubor znalostí, dovedností a technik potřebných k úspěšné realizaci projektu. Řídí šest základních omezení projektu, jak je uvedeno níže.
Na druhou stranu, řízení projektů je součástí projektového managementu, který dohlíží na dvě z těchto omezení: náklady projektu a čas. V podstatě je řízení projektů součástí projektového managementu, která pomáhá analyzovat a optimalizovat data projektu, aby bylo zajištěno, že projekt bude dodán včas a v rámci stanoveného rozpočtu.
Zjednodušeně řečeno, projektový kontrolor radí manažerovi v otázkách týkajících se času a harmonogramů. Poté manažer rozhodne, zda tyto návrhy implementovat, či nikoli.
Představte si projektového manažera jako kapitána lodi a projektového kontrolora jako navigačního důstojníka, který určuje, jak daleko nebo blízko je loď od svého konečného cíle. Tato role také navrhuje nejrychlejší trasu k cíli a nechává na kapitánovi, zda se jeho návrhem bude řídit, nebo ho ignoruje.
Význam projektového řízení v projektovém managementu
Projektové řízení zajišťuje, že vše probíhá podle plánu a v rámci rozsahu projektu, od počáteční fáze plánování projektu až po jeho uzavření.
Jako páteř projektového řízení pomáhá řízení projektů vytvářet projektový plán. V projektovém plánu je řízení odpovědné za navrhování optimálních harmonogramů, plánování výdajů, přidělování zdrojů atd.
Jakmile projekt přejde do fáze realizace, projektové řízení informuje projektového manažera o tom, jak si projekt vede z hlediska využití rozpočtu a dodržení termínu dodání. To pomáhá vytvářet a sledovat KPI související s náklady a harmonogramem.
Projektové řízení také předpovídá, kam projekt směřuje z hlediska rozpočtu a času. A pokud dojde k odchylce, vyřeší tyto problémy a navrhne praktické způsoby, jak je napravit.
Díky řízení projektů také máte větší šanci eliminovat překročení nákladů v průběhu životního cyklu projektu. Zpráva společnosti PWC zjistila, že nedostatečné řízení projektů je jednou z hlavních příčin překročení nákladů.
S tímto vědomím se pojďme rychle podívat na některé faktory, které ovlivňují řízení projektů.
4 faktory, které ovlivňují řízení projektů
Zde jsou čtyři faktory, které mohou ovlivnit řízení vašich projektů.
1. Rozsah projektu
Rozsah projektu je dokument, který uvádí vše, co je nezbytné pro úspěch projektu. Dokument definuje zúčastněné strany projektu, vyrovnání zdrojů, termíny, výstupy a omezení relevantní pro projekt.
Zde je příklad.
Pokud je například vaším projektem vytvoření digitální vizitky, musíte určit software, dovednosti, časový harmonogram a další proměnné, které s tím souvisejí. To bude tvořit rozsah projektu.
Nedostatečně definovaný rozsah projektu ztěžuje dodržování harmonogramu a odhadu nákladů. Pokud však pracujete s definovaným rozsahem, je snazší sledovat stav projektu. Můžete tak snadno zjistit, zda bude projekt dokončen v termínu a v rámci rozpočtu.
Podívejte se na tyto šablony návrhů rozpočtu!
2. Rizika a výzvy
Řízení projektů podléhá mnoha rizikům a výzvám. Obvykle tato rizika rozdělujeme do dvou kategorií.
Prvním z nich jsou finanční rizika, včetně neočekávaného nárůstu nákladů na materiál, vyšší než očekávané požadavky na pracovní sílu atd. Tato rizika mohou významně ovlivnit schopnost přesně sledovat projekty nebo vytvářet finanční prognózy.
Dalšími riziky projektu jsou ta, která by mohla zpozdit dodání projektu za předem stanovenou lhůtu. Mezi tato rizika patří například odcizení materiálu, nesledované chyby nebo náhlý pokles počtu pracovníků.
V podstatě nepředvídatelné důsledky těchto rizik mohou výrazně ovlivnit průběh projektu a v některých případech vám zabránit v dodržení časového harmonogramu a rozpočtových cílů projektu.
Pokud přijmete proaktivní opatření k definování těchto rizik v rámci řízení projektů a nastavíte účinné strategie řízení rizik, můžete jim předcházet nebo je účinně řídit, abyste zajistili stabilitu na všech frontách.
Přečtěte si také: Šablony rozsahu projektu
3. Náklady na projekt
Porozumění nákladům spojeným s projektem je základem řízení projektů. Obecně existují dva typy nákladů pro každý projekt: přímé a nepřímé.
- Přímé náklady se vztahují k konkrétním produktům. Patří sem náklady na materiál, fixní mzdy atd.
- Nepřímé náklady jsou náklady související s realizací projektu jako celku. Tyto náklady zahrnují náklady na kontrolu kvality a služby.
Bez pochopení těchto nákladů není možné stanovit rozpočet projektu.
Navíc nebudete schopni sledovat finanční realitu projektu ani vytvářet přesné prognózy. Projekt tak bude náchylný k překročení rozpočtu, což bude znamenat selhání vašeho procesu řízení projektu.
4. Termíny projektů
Termín projektu je stanovený čas a datum dokončení projektu. Podle časopisu pro výzkum spotřebitelů tento termín určuje relevanci projektu a vnímanou naléhavost.
Absence termínu znamená, že neexistují kritéria pro dokončení projektu. Proto bude pro vás analýza časových údajů souvisejících se stavem vašeho projektu náročná.
Bez stanovených termínů nemůžete naplánovat konkrétní úkoly v projektu. Kromě toho nebudete moci stanovit priority úkolů ani kontrolovat další omezení související s časem ve vašem pracovním postupu.
Nyní, když rozumíte čtyřem hlavním faktorům, které ovlivňují řízení projektů, pojďme si odpovědět na otázku: jak tyto faktory správně nastavit a implementovat do vašeho plánu řízení projektů?
Nebojte se. Máme pro vás řešení.
Jak implementovat řízení projektů ve vašem týmu
Existuje pět způsobů, jak implementovat kontrolu projektů. Díky nim můžete lépe sledovat svůj projekt a udržet své výstupy na správné cestě, aniž byste překročili předem stanovený rozpočet.
1. Zdroje
Zdroje jsou hnací silou, která vede každý projekt k úspěchu. Patří mezi ně peníze, čas, členové týmu a nástroje pro řízení projektů, jako jsou ClickUp a Tara AI.
V rámci řízení projektů to, jak dobře spravujete tyto zdroje, určuje, jak efektivně můžete kontrolovat náklady, materiály a čas projektu.
Během fáze zahájení projektu vám odhad nákladů a rozsáhlé plánování zdrojů pomohou zahájit projekt bez překročení rozpočtu. Tyto procesy vám sdělí, jaké zdroje jsou k dispozici a jak je optimálně využít.
V průběhu projektu také potřebujete jasnou představu o tom, jak tyto zdroje sledovat. Proveďte odhad nákladových odchylek, abyste mohli sledovat, jak dobře využíváte své finanční zdroje. Tento odhad vám pomůže zjistit aktuální finanční výkonnost projektu.
Samozřejmě také chcete zajistit, aby projektový tým pracoval efektivně. Je proto nezbytné řídit jejich pracovní zátěž a zajistit, aby nikdo nebyl přetížen.
S pomocí nástroje pro správu týmů, jako je ClickUp, můžete sledovat pracovní vytížení svého týmu a určit konkrétní členy, kteří jsou buď přetížení, nebo nepracují na plný výkon.
Díky těmto poznatkům lépe porozumíte tomu, jak delegovat úkoly a efektivně řídit lidské zdroje.
2. Harmonogram projektu
Důsledné sledování a analýza harmonogramů projektů vám pomůže pochopit, zda postupujete podle předem stanoveného časového plánu. Tyto údaje můžete získat z nástroje pro řízení projektů nebo plánování sprintů, pokud svůj projekt realizujete prostřednictvím iterativních sprintů.
Zde je příklad kalendáře projektu vydání v zobrazení kalendáře ClickUp.
Jak je uvedeno výše, získáte jasný přehled o termínech, úkolech a dalších klíčových souvisejících oblastech. Kromě toho tyto informace usnadňují stanovení klíčových ukazatelů výkonnosti a milníků pro hodnocení vašeho pokroku.
Nezapomeňte informovat všechny zúčastněné strany o postupu projektu. Pokud se projekt odchýlí od původního plánu, můžete snadno identifikovat příčiny a navrhnout odpovídající řešení.
Nyní víte, jak můžete sledovat harmonogramy projektů. Ale jak můžete vytvořit efektivní harmonogramy? K tomu slouží Ganttovy diagramy. Tyto diagramy vám umožňují definovat harmonogramy, sledovat závislosti a stanovovat priority úkolů, jak je znázorněno níže.
Když tyto poznatky začleníte do svého pracovního postupu, můžete se rozloučit s nedodrženými termíny.
3. Analýza rizik
Analýza rizik je nezbytná k identifikaci překážek a rizik, které mohou narušit termín dodání a rozpočet vašeho projektu.
Abyste mohli správně analyzovat rizika, musíte identifikovat nejčastější rizika související s vaším projektem, což můžete snadno provést pomocí SWOT analýzy. Jak bylo zmíněno v předchozí části, většina rizik se obvykle týká financí a výkonnosti projektu. Příkladem mohou být zpoždění v harmonogramu, zpoždění v komunikaci, narušení bezpečnosti dat atd.
Po jejich identifikaci použijte nástroj pro řízení rizik, jako je ClickUp, k hodnocení a stanovení priority těchto rizik.
ClickUp nabízí stovky funkcí, které vám pomohou vytvořit registr rizik, abyste mohli snadno sledovat všechna potenciální rizika a přijmout preventivní opatření ještě předtím, než k nim dojde.
Zde je příklad:
A pokud chcete vidět, jak vypadá dobrý registr rizik, použijte šablonu složky registru rizik od ClickUp, která vám pomůže s nastavením!
Jakmile tyto rizika seřadíte podle priority v registru rizik, bude snazší je odpovídajícím způsobem řídit.
4. Změňte proces řízení
Někdy mají zúčastněné strany tendenci přidávat do projektu další výstupy nebo posouvat termíny. Jedná se o tzv. „scope creep“. Scope creep může vést ke zpoždění harmonogramu a překročení nákladů.
Naštěstí však existuje způsob, jak zabránit rozšiřování rozsahu projektu – proces řízení změn.
Proces řízení změn je proaktivní opatření, které vás připraví na potenciální změny rozsahu projektu. Díky tomuto procesu můžete posoudit změny a zjistit, zda jsou nezbytné, či nikoli.
V případě potřeby můžete dále rozebrat jednotlivé položky a identifikovat ty, které můžete povolit, aniž by to mělo vliv na rozsah projektu nebo termín dodání.
Pokud tyto změny nebudou mít vliv na časový harmonogram nebo rozsah projektu, můžete do svého pracovního postupu integrovat šablonu plánu řízení změn. Díky tomu můžete tyto změny snadno plánovat, sledovat a implementovat.
Díky procesu řízení změn můžete zajistit, aby byli členové vašeho týmu informováni o každé změně. Budou se tak cítit zapojení a informovaní. Díky tomu budou schopni změny efektivně zvládat.
5. Sledujte výkonnost
Sledování výkonu vám pomáhá řídit úspěch vašeho projektu. K monitorování výkonu potřebujete zavést SMART KPI. Tyto KPI zahrnují vše od návratnosti investic a fakturovaných hodin až po včasné dodání a sledování výdajů ve vztahu k základnímu scénáři.
SMART KPI splňují níže uvedená kritéria.
Nemusíte čekat na konec projektu, abyste mohli určit, zda je úspěšný nebo ne. Tyto metriky projektu slouží jako účinný nástroj řízení projektu, který vám pomůže měřit pokrok a zjistit, zda jste stále na správné cestě.
Řízení projektů pomocí struktury rozdělení práce?
Abyste mohli WBS efektivně využívat, musíte zadát celkový cíl, kterého chcete dosáhnout. Řekněme, že chcete vytvořit kurz. To je celkový cíl. Poté rozdělte tento projekt na zvládnutelné části a fáze, jako je vymýšlení nápadů, psaní, korektury, publikování atd.
Všechno, co je uvedeno ve vašem WBS, musí obsahovat pouze to, co je nezbytné k dosažení vašeho cíle. Nepotřebujete zbytečné nebo nesouvisející úkoly.
Poté zadejte tyto úkoly do diagramu WBS na různých úrovních, od kontrolních účtů po pracovní balíčky, jak je znázorněno níže.
V ClickUp si můžete vytvořit vlastní strukturu rozdělení práce od základu nebo jednoduše použít níže uvedenou šablonu struktury rozdělení práce ClickUp a vytvořit něco podobného.
Díky této struktuře můžete snadno sledovat své úkoly a zjistit, jak jste na tom s dodržováním termínů a optimálním využíváním rozpočtu.
Spravujte řízení projektů pomocí ClickUp!
Projektové řízení je nezbytné pro správu vašich projektů a zajištění včasného dodání. Přináší také další výhody, jako je optimální alokace zdrojů, prevence překročení rozpočtu, vysoká kvalita výstupů a optimální plánování.
Musíte však zohlednit faktory, jako jsou termíny projektu, náklady, rozsah a rizika, abyste nezmařili své projektové řízení.
Mezi osvědčené postupy řízení projektů patří správa zdrojů, sledování a analýza harmonogramů projektů a provádění důsledné analýzy rizik. Sledujte také své výkony pomocí klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) a věnujte pozornost procesu řízení změn, abyste zabránili rozšiřování rozsahu projektu. Nakonec integrujte strukturu rozdělení práce do svého pracovního postupu.
Postupujte podle tohoto kompletního průvodce řízením projektů a využijte nástroje jako ClickUp a Tara A I, které vám pomohou dodávat projekty vždy včas a v rámci rozpočtu.
Hostující autor:
Tam Pham je manažerem obchodních operací ve společnosti Tara AI. Tara je platforma pro dodávku produktů, která pomáhá týmům inženýrů získávat informace o vývoji, zlepšovat výkonnost a dodávat produkty s předvídatelnou spolehlivostí.