Nikdo není dokonalý. Ale představte si, jaký rozdíl by mohl každý v organizaci udělat, kdyby se snažil se k dokonalosti přiblížit.
Je pravda, že to může být stále přehnaný nebo nereálný cíl. Organizace však prosperují, když mají strukturované plány, díky nimž se všichni mohou postupem času zlepšovat ve své práci, pomáhat podniku a maximalizovat svou produktivitu.
K tomu potřebujete strukturovaný plán pro řízení a zlepšování výkonu všech členů týmu.
Jako manažer chcete pomáhat svým týmům dosahovat úspěchů. Vzestupná vlna zvedá všechny lodě a jak ví každý, kdo se někdy účastnil skupinových projektů, třeba ještě ve škole, tým může dosáhnout jen toho, čeho je schopen jeho nejslabší článek.
Může však být obtížné pomáhat vašemu týmu zlepšovat se a sledovat výkonnost zaměstnanců, když sami pracujete na svém seznamu úkolů a každodenních povinnostech. Čím více můžete tento proces standardizovat, tím lépe. A právě zde přicházejí na řadu šablony plánů zlepšování výkonu.
⏰ 60sekundové shrnutí
Zde je 11 nejlepších šablon plánů zlepšení výkonu (PIP), které vám pomohou vytvořit strukturovaný a efektivní přístup ke zvýšení výkonu zaměstnanců:
- Šablony plánů zlepšení výkonu ClickUp
- Šablona plánu nápravných opatření ClickUp
- Šablona akčního plánu pro zaměstnance ClickUp
- Šablona plánu rozvoje zaměstnanců ClickUp
- Šablona pro hodnocení výkonu ClickUp
- Šablona zprávy o výkonu ClickUp
- Šablona čtvrtletního hodnocení výkonu ClickUp
- Šablona plánu ClickUp na 30–60–90 dní
- Šablona kariérního postupu ClickUp
- Šablona formuláře pro hodnocení zaměstnanců ClickUp
- Šablona plánu zlepšení výkonu pro Microsoft Word od Template.net
Co je šablona plánu zlepšení výkonu (PIP)?
Šablona plánu zlepšení výkonu je standardizovaný dokument, který vám – a všem, které řídíte – pomáhá vytvořit strategii pro rozvoj jejich dovedností a zvýšení jejich výkonu. Protože je standardizovaná, je to skvělá šablona pro management a HR, která vám pomůže řídit vaše týmy, aniž by vám to zabralo příliš mnoho času.
Například můžete řídit svůj tým podle metody OKR pro stanovení organizačních cílů. Správná šablona plánu zlepšení výkonu vám pomůže nastavit podobné plány pro každého člena vašeho týmu, což jim umožní pracovat na dosažení společných cílů.
Co dělá šablonu plánu zlepšení výkonu dobrou?
Neexistuje jediná „nejlepší“ šablona plánu zlepšení výkonu, protože „nejlepší“ závisí zcela na tom, co hledáte. Můžete například potřebovat šablonu, která navazuje na pravidelně plánované hodnocení výkonu. Nebo potřebujete plán zlepšení výkonu, který pomáhá s lepším přidělováním zdrojů.
Možná budete chtít zlepšit řízení pracovní zátěže v rámci celého týmu, ale v každém případě by plán měl obsahovat měřitelné cíle a jasně nastínit nebo projednat problémy s výkonem. Nejlepší šablony plánů zlepšení výkonu mají několik společných charakteristik, na které se můžete zaměřit:
- Jednoduchý přehled: Díky tomu bude vaše zpráva přehledná a každý si z ní bude moci okamžitě vybrat to, co potřebuje k vyhodnocení plánů na zlepšení výkonu.
- Vizuální důraz. Nikdo nemá rád dlouhé odstavce nebo víceřádkové odrážky (ironické, my víme), takže čím více vizuálně zdůrazníte zprávu o pokroku zaměstnance, tím lépe nastavíte jasná očekávání.
- Vzájemně výhodný závěr. Obsahuje plán zlepšení výkonu část s závěry, která přesně ukazuje, co je třeba udělat dál? Je to nejlepší způsob, jak zajistit, že doporučení plánu zlepšení výkonu budou skutečně realizována, aby splnila očekávání.
- Intuitivní barevné kódování. Možná budete překvapeni, jak velký rozdíl může jednoduché barevné kódování znamenat. Červená barva může znamenat špatný výkon, žlutá barva splnění očekávání a zelená barva vysoký nebo přijatelný výkon. Správné barvy pomáhají snížit zmatek a stanovit jasná očekávání.
- Snadné úpravy v průběhu času. Nikdo nemá rád plán zlepšení pracovního výkonu, který jednou vytvořený nelze nikdy změnit. Koneckonců chcete skutečně sledovat zlepšení výkonu zaměstnanců a veškerou zpětnou vazbu, kterou doporučujete! Čím flexibilnější šablona, tím lépe.
Nezáleží na tom, jakou konkrétní šablonu hledáte. Pokud plán zlepšení výkonu splňuje tyto charakteristiky, máte skvělý start.
11 šablon plánů zlepšení výkonu
Bez dalších okolků se pustíme rovnou do toho. Podobně jako šablony akčních kroků vynikají i tyto šablony plánů zlepšení výkonu tím, že jsou prakticky použitelné a zároveň splňují všechny výše uvedené osvědčené postupy.
Pojďme se podívat na naše oblíbené.
1. Šablony plánů zlepšení výkonu ClickUp
Zlepšete výkonnost svých zaměstnanců pomocí šablony plánu zlepšení výkonu (PIP) od ClickUp. Tato šablona PIP, vytvořená pro zefektivnění pracovních postupů, pomáhá manažerům a zaměstnancům identifikovat problémy s výkonností a navrhovat řešení, která vedou ke zlepšení.
V šabloně najdete sekce věnované nastínění konkrétních cílů PIP, včetně identifikace oblastí, které je třeba rozvíjet, navrhovaných strategií pro zlepšení, konkrétních časových harmonogramů pro dosažení cílů a měřitelných ukazatelů výkonu.
Plnění těchto cílů PIP podporuje efektivní a produktivní pracovní prostředí, povzbuzuje rozvoj jednotlivých zaměstnanců a pomáhá plnit standardy a cíle společnosti. Tyto základní komponenty poskytují strukturovaný způsob řešení nedostatečné výkonnosti a umožňují monitorovat a organizovat kontrolu pokroku.
Tato šablona ClickUp PIP byla vytvořena s cílem ušetřit čas a podpořit efektivní pracovní postupy. Stáhněte si tuto šablonu PIP ještě dnes, abyste zefektivnili provoz a vytvořili optimální podmínky pro růst výkonu zaměstnanců.
2. Šablona plánu nápravných opatření ClickUp
Tato šablona nápravných opatření ClickUp, vytvořená ve formátu bílé tabule, je díky své vizuální a prostorové povaze naší oblíbenou šablonou mezi PIP. Obsahuje šest pečlivě barevně odlišených sekcí, uspořádaných do sloupců, které při čtení zleva doprava dávají intuitivní smysl:
- Oblasti pro zlepšení: Určete obecné kategorie, ve kterých se mohou jednotliví členové týmu zlepšit.
- Problémy a základní příčiny: Příležitosti v každé oblasti k přesnému určení, co se pokazilo nebo jaké jsou problémy s nízkým výkonem, které je třeba zlepšit, a proč.
- Možná řešení: Řešte přímo zjištěné problémy s výkonem tak, aby zaměstnanec nebo úkol mohli zlepšit svůj pracovní výkon.
- Měření úspěchu: Přidejte do rovnice odpovědnost a hodnocení, aby bylo snazší sledovat pokrok u identifikovaných řešení a vytvářet měřitelné cíle.
- Vlastníci úkolů: Identifikujte oblasti, které je třeba v rámci projektů a úkolů s více přidělenými osobami zlepšit.
- Časový harmonogram: Termíny a potenciální milníky, které pomohou všem zúčastněným soustředit se na implementaci identifikovaných řešení.
Spojením sloupců se tato šablona úzce shoduje s přístupem ClickUp k projektovému a personálnímu řízení založeném na cílech SMART. Přesto zůstává dostatečně jednoduchá, aby bylo možné vytvořit rychlé plány zlepšení i pro ty nejsložitější problémy.
3. Šablona akčního plánu pro zaměstnance ClickUp
Šablona akčního plánu pro zaměstnance od ClickUp má odlišný přístup než výše zmíněná šablona akčního plánu na tabuli. Tento strukturovaný akční plán je lineárnější a obsahuje jasný a jednoduchý přehled, který identifikuje jméno zaměstnance, jeho roli a nadřízeného spolu s polem pro datum pro budoucí reference.
Odtud se dostanete přímo k hlášení incidentu pro konkrétní položku, která vyžaduje zlepšení výkonu. Hlášení incidentu umožňuje manažerovi uvést několik podrobností o konkrétním spouštěči, který způsobuje, že zaměstnanec potřebuje zlepšit svůj výkon, jako je nesplnění prodejních cílů nebo nedodržování protokolů.
Následuje část věnovaná zjištěním, která umožňuje podrobněji popsat výsledky dalšího vyšetřování incidentu a nápravná opatření k naplnění očekávání.
Zpráva obsahuje také část určenou pro manažery, kteří mohou průběžně aktualizovat informace o pokroku. Jakmile zaměstnanec splní plán zlepšení výkonu, mohou manažeři i zaměstnanci v této části oslavit dosažené úspěchy.
4. Šablona plánu rozvoje zaměstnanců ClickUp
Ne každý plán zlepšení výkonu musí být vyvolán negativní událostí. Proaktivní řízení znamená pomáhat zaměstnancům dosahovat v průběhu času větších úspěchů, bez ohledu na jejich aktuální výkon. Právě to pomáhá sledovat šablona plánu rozvoje zaměstnanců od ClickUp.
Ve výchozím zobrazení každý člen týmu dostane položku, která identifikuje stav jeho plánu zlepšení výkonu, jeho základní informace a jaké možnosti profesního rozvoje pro něj byly identifikovány.
To vám pomůže najít příčinu konkrétních problémů a ušetří vám čas tím, že nastíní jasnou cestu k dosažení očekávaných milníků pokroku.
Sekce od „Hotovo“ po „Probíhá“ pomáhají manažerovi přesně sledovat, kde se každý v daném okamžiku nachází, pokud jde o konkrétního zaměstnance. Ale to je jen začátek. Šablona také obsahuje plán oddělení, který se zabývá vyšší úrovní cílů zlepšení a sledováním pokroku směrem k těmto cílům.
Zároveň díky vlastním polím, jako jsou požadavky na personální obsazení, časové harmonogramy a získané dovednosti, mají manažeři vždy aktuální přehled o tom, jak si jejich tým vede a kteří členové nejvíce potřebují další rozvoj.
5. Šablona pro hodnocení výkonu ClickUp
Vypadá to jako jednoduchý program, ale tato šablona pro hodnocení výkonu od ClickUp skrývá skrytou sílu. Kromě snadno přehledných sekcí, jako jsou body k diskusi a zpětná vazba, umožňuje tento dokument pro zlepšení výkonu manažerům také přesně nastínit, které iniciativy a priority jsou pro členy jejich týmu nejdůležitější, když se snaží optimalizovat výkon týmu v průběhu času.
A to je jen začátek. Část této šablony věnovaná řízení výkonu obsahuje tabulku, kterou mohou zaměstnanci a jejich kolegové použít k hodnocení sebe navzájem v kategoriích, jako je porozumění práci, pracovní dovednosti a další. Hodnotící kódy od U pro neuspokojivé až po E pro vynikající umožňují všem zúčastněným vyplnit tuto část jednoduše a přehledně.
Nakonec tato šablona obsahuje část, která by měla být součástí hodnocení výkonu každého zaměstnance: úspěchy. I když každý potřebuje zlepšení v některých oblastech, zaměření se na tato potřebná zlepšení může snadno vést k opomenutí toho, že tento zaměstnanec pravděpodobně dosáhl významných úspěchů a výsledků v jiných oblastech.
Zahrnutí takovéto části do šablony plánu zlepšení výkonu vytváří pozitivnější pracovní kulturu zaměřenou na úspěch, protože vyvažuje špatné a dobré stránky.
6. Šablona zprávy o výkonu ClickUp
Jak ukazuje tato šablona zprávy o výkonu od ClickUp, ne každý plán zlepšení výkonu musí být spojen s výkonem jednotlivého zaměstnance. Místo toho zdůrazňuje přístup zaměřený na projekt, který pomáhá týmu, který řídíte, zůstat na správné cestě a plnit úkoly v souladu s časovým harmonogramem a výstupy.
Šablona pro hodnocení výkonu sama o sobě obsahuje snadný přehled více projektů, což je zvláště užitečné pro manažery, kteří potřebují dokumentovat pokrok projektu na více úrovních. Kromě obecného přehledu očekávání společnosti obsahuje také přehled každého projektu, který má být vykazován, včetně procenta vynaloženého času a rozpočtu a dosaženého pokroku.
Vizuální podoba těchto čísel činí z této šablony užitečný nástroj pro manažery, kteří chtějí sdělit přehled o veškeré vykonané práci. Jelikož se jedná o přehled na vysoké úrovni, funguje tato šablona obzvláště dobře v kombinaci s dalšími zprávami o výkonu projektu.
Může být například použit k udržení přehledu o více agilních projektech pro zainteresované strany na vysoké úrovni, zatímco podrobnější zprávy, jako jsou retrospektivy sprintů, mohou podrobněji rozebírat každý z těchto projektů a jejich očekávaný pokrok.
7. Šablona čtvrtletního hodnocení výkonu ClickUp
Šablona čtvrtletního hodnocení výkonu od ClickUp se sice zaměřuje především na zpětné hodnocení zaměstnance, ale obsahuje také příklady plánů na zlepšení výkonu zaměřených na budoucnost.
Zaznamenejte, jak si člen vašeho týmu vedl, čeho dosáhl a jak tyto poznatky mohou vést k plánu zlepšení před příštím čtvrtletním hodnocením výkonu.
8. Šablona plánu ClickUp na 30–60–90 dní
Noví zaměstnanci nutně potřebují plán zapracování, který jim pomůže zlepšit se během prvních několika měsíců v organizaci. Šablona plánu na 30–60–90 dní od ClickUp vám s tím pomůže, protože vám umožní stanovit realizovatelné cíle a dokumentovat pokrok nových členů týmu při jejich dosahování.
Vytvoření plánu na 30–60–90 dní i měření pokroku jsou snadné, stejně jako sdílení plánu s novým zaměstnancem. To je obzvláště důležité pro udržení a plánování pravidelných kontrol. Pomůže vám to také udržet pozitivní přístup k zaměstnancům.
9. Šablona kariérního postupu ClickUp
Pokud mentorujete členy svého týmu, je šablona Career Path Template od ClickUp ideálním nástrojem. Jedná se o kvalitativnější nástroj pro hodnocení výkonu než většina ostatních šablon uvedených v tomto průvodci, který vám umožní spolupracovat s vaším mentee na stanovení kariérních cílů a měřitelné cesty k jejich dosažení.
Vše je zobrazeno v přehledném barevně odlišeném grafu, který na první pohled jasně odráží očekávání společnosti.
10. Šablona formuláře pro hodnocení zaměstnanců ClickUp
Šablona formuláře pro hodnocení zaměstnanců ClickUp je nastavena jako interaktivní formulář a funguje díky své jednoduchosti. Vy vyplníte formulář, který vyplní seznamový pohled, který slouží jako hodnocení.
Zároveň vám vlastní pole, jako jsou získaná ocenění a milníky, schopnost pracovat v týmu, technické dovednosti a další vlastní pole, pomohou přesně určit, v čem byl zaměstnanec úspěšný, kde je třeba se zlepšit a jaké jsou celkové očekávání společnosti ohledně pracovního výkonu.
11. Šablona plánu zlepšení výkonu pro Microsoft Word od Template.net
Tato šablona plánu zlepšení výkonu (PIP) pro Microsoft Word od Template.net je komplexní, editovatelný a tisknutelný dokument, který má pomáhat firmám a organizacím zlepšovat výkonnost zaměstnanců. Tato šablona slouží jako strukturovaný průvodce pro manažery, kteří chtějí nastínit oblasti zlepšení, stanovit jasná očekávání a definovat měřitelné cíle pro zaměstnance s nedostatečným výkonem.
Výhody šablon plánů zlepšení výkonu pro týmy HR
Plány zlepšení výkonu (PIP) jsou účinným způsobem, jak zajistit, aby zaměstnanci plnili očekávání a cíle stanovené organizací. Jsou nezbytnou součástí nástrojů každého týmu HR. Dobře zpracovaná šablona PIP může pomoci podpořit úspěšný proces zlepšování výkonu tím, že poskytuje jednotný formát a strukturu, se kterou mohou týmy pracovat.
Použití šablony PIP zefektivňuje proces vývoje, implementace a správy plánu zlepšení výkonu. Poskytuje komplexní rámec, na který se mohou zaměstnanci při vytváření vlastního plánu odvolávat, a zjednodušuje kroky potřebné k maximalizaci účinnosti PIP. Přístup k aktuální šabloně PIP zajišťuje, že zaměstnanci splňují očekávání a cíle organizace, a zároveň umožňuje flexibilitu.
Při používání šablony PIP je důležité zajistit, aby obsahovala všechny nezbytné prvky. Kromě stanovení očekávání a vymezení konkrétních cílů by měla obsahovat také informace týkající se časového harmonogramu, odpovědností a důsledků.
Jak vytvořit plán zlepšení výkonu
- Definujte očekávání: Toto je první krok při vytváření plánu zlepšení výkonu (PIP) a je nezbytné zajistit, aby očekávání byla jasná a konkrétní.
- Stanovte cíle: Stanovení měřitelných cílů pomáhá zaměřit se na plán a lze je použít jako měřítka v průběhu celého procesu.
- Stanovte časový harmonogram: Nastíňte, jak dlouho bude proces PIP trvat a kdy a jak by měl být pokrok vyhodnocován.
- Přidělte zdroje: Zajistěte, aby byly k dispozici dostatečné zdroje na podporu cílů plánu, například další školení nebo koučování.
- Přiřaďte odpovědnosti: Jasně vymezte, kdo je zodpovědný za které úkoly v rámci procesu PIP.
- Sledujte pokrok: Sledujte pokrok a poskytujte zpětnou vazbu, abyste zajistili splnění cílů.
- Přehodnoťte plán: Pravidelně kontrolujte proces PIP, abyste mohli posoudit, zda je třeba provést nějaké změny.
- Stanovte důsledky: Pokud nejsou cíle splněny, je důležité mít zavedený systém odpovědnosti s jasně definovanými důsledky za nesplnění.
Příklady plánů zlepšení výkonu
Plány zlepšení výkonu (PIP) jsou účinným nástrojem, který mohou týmy HR využít k řešení nedostatečného výkonu a absence. Šablona PIP je skvělým způsobem, jak začít, když nevíte, kde začít. Zde je přehled situací, ve kterých se vyplatí vytvořit si vlastní šablonu PIP:
- Když byl zaměstnanec několikrát varován kvůli špatnému výkonu
- Když výkonnost zaměstnance nedosahuje očekávání
- Když zaměstnanec nesplní termíny nebo cíle
- Když existuje rozdíl mezi očekávanou a skutečnou produktivitou
- Pokud se objeví stížnosti od zákazníků nebo kolegů ohledně chování nebo přístupu zaměstnance
Kdy se vyhnout používání plánů zlepšení výkonu
Ačkoli jsou šablony PIP cenným zdrojem pro týmy HR, existují určité situace, kdy je nejlepší se jejich používání vyhnout:
- Když je výkon zaměstnance způsoben problémem, který je mimo jeho kontrolu.
- Pokud je příčinou problému nedorozumění nebo nedostatek zdrojů.
- Pokud pokrok zaměstnance vyžaduje další školení, mentoring nebo koučování, než bude schopen zlepšit svůj výkon.
- Pokud se pracovní povinnosti zaměstnance změnily a již
Zvyšte produktivitu svého týmu pomocí šablon PIP
Který manažer by nechtěl mít tým, který funguje jako dobře namazaný stroj? Samozřejmě, dosáhnout toho je těžká práce. Jakákoli pomoc, kterou můžete získat při maximalizaci výkonu a produktivity každého člena vašeho týmu, je zásadní. Právě proto je šablona plánu zlepšení výkonu tak důležitým nástrojem v arzenálu každého manažera.
Šablony akčních plánů pro zvýšení výkonu můžete použít k nápravě konkrétní chyby nebo k vytvoření obecnějšího jasného plánu rozvoje. Hodí se stejně dobře pro zaškolování nových zaměstnanců jako pro propojení výkonu s aktuálními projekty.
Stačí vědět, kterou šablonu použít, a tento výběr vám v tom může pomoci.
Když už mluvíme o řízení týmu jako dobře promazaného stroje: správný nástroj pro řízení projektů a produktivitu vám k tomu může pomoci, zejména pokud je navždy zdarma. Jste připraveni dozvědět se více o ClickUp a začít používat výše uvedené šablony?