Pochopení skutečné příčiny problému je jediný způsob, jak jej vyřešit. Samozřejmě můžete řešit bezprostřední důsledky a problém provizorně opravit, ale skutečně jej vyřešit můžete pouze u jeho kořene.
To je teorie, na které je založena analýza příčin, a důvod, proč je tento proces neocenitelný, pokud se snažíte vyřešit problém.
Vymýšlet pokaždé vlastní analýzu příčin je únavné a vede k nekonzistentnosti. Použití šablony vám zajistí konzistentnost a rychlejší postup. Pojďte s námi prozkoumat, proč je šablona pro analýzu příčin tak cenná a které jsou nejlepší pro použití v roce 2024.
⏰ 60sekundové shrnutí
Zde je 10 bezplatných šablon pro analýzu příčin:
- Šablona pro analýzu příčin ClickUp
- Šablona pro analýzu příčin problémů ClickUp IT
- Šablona ClickUp 5 Whys
- Šablona ClickUp Cause & Effect Whiteboard
- Šablona akčního plánu pro zlepšení výkonu ClickUp
- Šablona pro analýzu času ClickUp
- Šablona ClickUp „Poučení z minulosti“
- Šablona ClickUp 4Ls Retro
- Šablona pro zpětné hodnocení projektu ClickUp
- Šablona pro analýzu příčin v aplikaci Excel
Co je šablona pro analýzu příčin?
Analýza příčin (RCA) vám pomůže odhalit příčinu nebo příčiny problému, abyste mohli pracovat na řešení skutečného problému, místo abyste hasili následky. Proces RCA vám umožní ponořit se hlouběji, zvážit všechny možné možnosti a identifikovat, co se skutečně děje.
Poté můžete přijmout nápravná opatření, která vyřeší skutečný problém, nikoli pouze jeho příznaky.
Šablona pro analýzu příčin vám umožní celý proces urychlit. Tyto šablony byly vytvořeny odborníky a praktiky na základě osvědčených metod, takže nemusíte začínat od nuly.
Místo toho můžete použít šablonu pro analýzu příčin ve svém oblíbeném nástroji pro vytváření reportů, abyste urychlili řešení problému. ⚒️
Bonus: Šablony storyboardů!
Co dělá šablonu pro analýzu příčin dobrá?
Existuje mnoho různých nástrojů a metodik pro analýzu příčin. Někteří lidé upřednostňují Paretův graf (nebo sloupcový graf) pro vizualizaci svých datových bodů, zatímco jiní dávají přednost použití diagramu Six Sigma nebo Ishikawa (nebo rybí kosti) k znázornění svých zjištění a výzkumu.
Ať už jste spíše vizuální typ nebo dáváte přednost textovému přístupu, určitě najdete šablonu pro analýzu příčin, která vám bude vyhovovat.
Dobrá šablona pro analýzu příčin vám pomůže:
- K nalezení příčiny použijte osvědčenou metodiku.
- Uspořádejte si myšlenky, data a výzkum
- Dospějte k závěru o pravděpodobné příčině problému.
- Zefektivněte svůj pracovní postup RCA
- Dosáhněte konzistence ve všech svých analýzách příčin problémů (RCA).
Neexistuje žádná absolutně nejlepší metoda nebo šablona pro analýzu příčin. Různé týmy ocení různé přístupy k nalezení základního problému. Některé šablony jsou obecné a lze je použít pro různé problémy, zatímco jiné jsou konkrétnější, například pro řešení problémů v oblasti IT.
Trik spočívá v tom, najít správnou šablonu pro váš tým a vaše potřeby.
10 šablon pro analýzu příčin, které můžete použít
Prohlédněte si náš seznam nejlepších šablon pro analýzu příčin pro rok 2024. Ať už pracujete jakýmkoli způsobem a snažíte se vyřešit jakýkoli typ problému, zde najdete šablonu pro analýzu příčin, která vám pomůže.
1. Šablona pro analýzu příčin ClickUp
Při řešení problémů je nezbytné mít jasný přehled o všem, co víte o tom, co přispělo k konečnému výsledku. Proto je šablona pro analýzu příčin od ClickUp na prvním místě našeho seznamu.
Tato šablona pro analýzu příčin vám poskytne široký přehled o probíhajícím řešení problémů, ale také vám umožní se ponořit hlouběji a prozkoumat jednotlivé úkoly, poznámky a důvody. Seznam vám pomůže na první pohled zjistit, které problémy jsou nové, které se právě řeší a které jsou již vyřešené, a díky značkám priority můžete identifikovat ty nejdůležitější.
Tato šablona, která jako základ pro identifikaci základní příčiny používá metodu 5 proč, je snadno použitelná, ať už jste odborníkem na projektové řízení, nebo jste s prováděním analýzy základních příčin teprve začínáte. Barevně odlišené sekce a vlastní pole vám umožňují přizpůsobit seznam vašim potřebám. ?
Pomocí této šablony můžete vytvořit centrální místo pro všechny analýzy příčin. Díky prostoru pro přidání oddělení a odpovědných osob je ideální pro použití jako celopodnikový přístup k řešení problémů.
2. Šablona pro analýzu příčin problémů ClickUp IT
Pro týmy pracující v oblasti vývoje softwaru a IT je skvělou volbou šablona IT Root Cause Analysis Template od ClickUp. Je navržena s ohledem na softwarové týmy a obsahuje vlastní pole, která vám pomohou prozkoumat příčinu problému, abyste mohli efektivně řešit potíže.
Šablona využívá dvě metodiky RCA, které vám pomohou odhalit základní příčinu. Analýza „proč-proč“ vás povzbuzuje k hlubšímu zkoumání, abyste odhalili základní příčinu, a přístup 6M vám pomůže kategorizovat typ problému, který řešíte.
V šabloně pro analýzu příčin je prostor pro přiřazení více rolí, takže můžete identifikovat kodéra, analytika a recenzenta v procesu. Zaznamenejte datum vzniku problému a aktuální stav. Poté přejděte k procesu 5 proč, po kterém následuje prostor pro navrhované řešení.
Tato šablona je skvělou volbou pro IT týmy, které potřebují personalizovanější řešení, které mohou používat společně se svými šablonami pro hlášení chyb. Ačkoli je ClickUp ze své podstaty vysoce přizpůsobitelný, tato technická šablona obsahuje vše, co potřebujete, hned od začátku. ?
3. Šablona ClickUp 5 Whys
Některým lidem vyhovují seznamy, ale pro jiné je vhodnější vizuální přístup. Pokud patříte mezi ně, pak by pro vás mohla být ideální šablona 5 Whys Template od ClickUp, která vám pomůže odhalit příčinu problému. ?
Tato barevná a velmi názorná šablona pro analýzu příčin využívá přístup „5 proč“, aby odhalila skutečnou příčinu problému, a vy jej tak mohli efektivněji vyřešit. Šablona i metodika jsou jednoduché – pětkrát se zeptejte „proč?“, zapište si poznámky na kartičky a dojděte k závěru.
Tuto šablonu procesu analýzy příčin použijte, pokud dáváte přednost přístupu s použitím tabule, zejména pokud spolupracujete s ostatními na řešení problémů a analýze příčin. Šablona může vypadat jednoduše, ale často je to vše, co potřebujete k nalezení odpovědi.
Bonus: Šablony pro popis problému!
4. Šablona ClickUp Cause & Effect Whiteboard
Než budete moci identifikovat příčinu, musíte nejprve prozkoumat všechny potenciální problémy, které se vyskytly. Šablona Cause & Effect Whiteboard Template od ClickUp vám k tomu poskytuje vysoce interaktivní způsob.
Přístup pomocí diagramu příčin a následků vám umožní prozkoumat možné příčiny a zároveň se soustředit na symptomy nebo problém. Přidejte rámečky, abyste zdůraznili hlavní příčiny, a poté je přidejte do vývojového diagramu, abyste zvážili možné příčiny o úroveň níže. Jakmile diagram dokončíte, budete mít k dispozici mnoho potenciálních faktorů, které je třeba zvážit, a jeden, který by mohl vyniknout jako hlavní příčina.
Tato efektivní šablona pro analýzu příčin je dobrou volbou, pokud potřebujete vizuálně brainstormovat možné příčiny a zároveň používat techniku 5 proč. Je podobná nástrojům pro mapování procesů, takže je skvělou volbou, pokud je na to váš tým zvyklý.
Formát bílé tabule je ideální pro řešení problémů a rychlé zaznamenávání nápadů s ostatními v reálném čase nebo asynchronně, které pak můžete uspořádat do přehlednějšího a stručnějšího diagramu. ?
5. Šablona akčního plánu pro zlepšení výkonu ClickUp
Nalezení příčiny není okamžitý proces. Vyžaduje čas a zahrnuje řadu různých výzkumných úkolů s termíny, složitostmi a daty splatnosti. Sledujte svůj pokrok pomocí této šablony akčního plánu pro zlepšení výkonu od ClickUp.
Cílem této šablony je pomoci vám udržet pořádek při provádění procesu 5 proč nebo po identifikaci příčiny. Zaznamenejte název programu a jméno projektového manažera a poté si prohlédněte seznam relevantních úkolů přiřazených k projektu. Přidejte pověřenou osobu, stav, termín, složitost úkolu, datum zahájení a oddělení.
Tuto šablonu můžete použít jako pomůcku při provádění procesu RCA nebo jako způsob, jak zůstat v obraze s úkoly, které jste identifikovali na základě zprávy o analýze příčin. Je to užitečný způsob, jak zůstat organizovaní a soustředění na své úkoly a cíle. ?
6. Šablona pro analýzu času ClickUp
Jakmile identifikujete příčinu, problém se automaticky nevyřeší. Budete muset sledovat průběh řešení, abyste se ujistili, že je problém skutečně vyřešen. Sledujte problematické výrobní úkoly pomocí této šablony pro analýzu času od ClickUp.
Na první pohled uvidíte, jaká je produktivita vašeho týmu, a zjistíte, kde jsou úzká místa. Zjistíte, které úkoly vyžadují akci, které jsou již v procesu nebo které jsou dokončené.
Označte barevnými kódy své produkty, oddělení, příčiny problémů a výrobní linky, abyste mohli rychle sledovat pokrok. Zaznamenávejte data zahájení a termíny, počet pracovníků, náklady na pracovníky a prostoje. ⌚
Tato šablona pro analýzu příčin inspirovaná metodou 5 proč je skvělým doplňkem vaší knihovny, pokud vaše týmy pravidelně pracují na výrobě a expedici – ať už se jedná o fyzické nebo digitální produkty. Používejte ji společně se softwarem pro správu incidentů, abyste mohli sledovat prostoje a reagovat na problémy strategičtěji.
7. Šablona ClickUp „Poučení z minulosti“
V rušném prostředí znamená ukončení projektu, že se hned pustíte do dalšího, a můžete tak přehlédnout příležitosti k odhalení přetrvávajících problémů. Použijte šablonu Lessons Learned Template od ClickUp k podrobnému zhodnocení vašeho projektu z hlediska pozitivních i negativních výsledků.
Tato šablona ve formě seznamu poskytuje vašemu projektovému týmu a manažerovi projektového řízení prostor pro prozkoumání poznatků získaných v průběhu projektu. Sdílejte své obavy nebo zdůrazněte důležité body a přidejte podrobný popis, osobu odpovědnou za úkol, označení priority a termín splnění. Zaznamenejte, zda jste danou záležitost prozkoumali, a jaký měla dopad na projekt.
Šablonu „Poučení“ použijte jako součást pracovního postupu po dokončení projektu spolu s analýzou 5 proč, abyste identifikovali potenciální budoucí výzvy a proaktivně pracovali na jejich řešení. Je to také příležitost oslavit to, co se ve vašem projektu podařilo, abyste tyto pozitivní návyky mohli přenést do dalšího projektu. ?
8. Šablona ClickUp 4Ls Retro
Dalším účinným způsobem, jak změřit, jak váš projekt proběhl, je retrospektiva 4Ls. Použijte tuto šablonu retrospektivy 4Ls od ClickUp, abyste povzbudili členy svého týmu, aby se jasně a stručně podělili o své upřímné názory na projekt.
Proces 4Ls vás vybízí k tomu, abyste se podělili o to, co se vám líbilo, po čem jste toužili, co jste nenáviděli a co jste se naučili o různých milnících a klíčových momentech projektu. Šablona vám pomůže zaznamenat tyto informace přehledným způsobem a obsahuje užitečné pokyny pro členy týmu, jak ji používat.
Tento nástroj pro retrospektivu projektu je ideálním způsobem, jak zachytit myšlenky a pocity všech členů vašeho projektového týmu, spolu s analýzou 5 proč. Jejich zpětná vazba vám může pomoci získat cenné poznatky, které by se jinak na tradiční retrospektivní schůzce nemusely objevit. ✨
9. Šablona pro zpětné hodnocení projektu ClickUp
Retrospektivy projektů jsou užitečným způsobem, jak pochopit, co se povedlo a co ne, ale tyto informace nejsou vždy zaznamenány nebo využity. Šablona retrospektivy projektu od ClickUp vám nabízí nový způsob, jak přistupovat k retrospektivám projektů, s úkoly, které můžete přiřadit a sledovat jejich průběh. ⚒️
Tato šablona inspirovaná metodou 5 proč využívá tradiční retrospektivu projektu a díky barevnému provedení ve stylu tabule působí přehledně a poutavě. Zaznamenejte vše, co se povedlo, co se nepovedlo, vaše poznatky, alternativní řešení a vysvětlení na jednom místě.
Přidejte níže úkoly a podúkoly a přiřaďte je jednotlivým osobám. Přidejte termíny, související oblasti a odpovědné týmy, aby vaše zpětná vazba byla přehledná a smysluplná.
Tuto šablonu můžete použít jako zajímavější způsob zaznamenávání svých myšlenek při pořádání retrospektivy projektu. Vyzvěte všechny, aby přímo přispívali na tabuli, nebo ji použijte jako místo pro uspořádání všech myšlenek, které zazněly na vaší retrospektivní schůzce k projektu.
10. Šablona pro analýzu příčin v aplikaci Excel
ClickUp je zdarma a obsahuje obrovskou sbírku šablon pro analýzu příčin, ale někdy váš tým není připraven na změnu nebo jste byli požádáni, abyste našli řešení specifické pro daný software. V takovém případě je tato šablona pro analýzu příčin v Excelu inspirovaná metodou 5 proč nejlepší volbou, kterou jsme našli.
Jednoduchá šablona pro analýzu příčin vám umožní podrobně zaznamenat problém, jeho příčinu a potenciální účinná řešení. Je zde dostatek prostoru pro přidání popisů, priorit, opatření ke zmírnění dopadů a výsledků.
Pokud jste omezeni na používání aplikace Excel, je to dobrá volba, protože vám poskytuje centrální místo pro zaznamenávání základních příčin a možných řešení pro všechny projekty. Formát tabulky funguje dobře, pokud dáváte přednost méně vizuálnímu přístupu ke zlepšování obchodních procesů a chcete pouze zaznamenávat informace, které pak použijete v reportu analýzy základních příčin pro zainteresované strany. ?
Jak provést analýzu příčin
Nyní, když máte na výběr z několika šablon pro analýzu příčin, pravděpodobně vás zajímá, jak je uplatnit v praxi.
Zde jsou základní kroky pro provedení analýzy příčin pomocí kterékoli z výše uvedených šablon:
- Definujte problém nebo záležitost: Jasně formulujte, jaký problém se snažíte vyřešit a proč je to důležité.
- Shromážděte data a informace: Shromážděte co nejvíce informací z různých zdrojů a úhlů pohledu.
- Identifikujte bezprostřední příčinu: Na základě svých dat a informací určete, co problém nebo potíž vyvolalo.
- Položte si pětkrát otázku „proč?“: Jakmile identifikujete bezprostřední příčinu, použijte techniku 5 proč, abyste se dostali hlouběji a odhalili základní příčinu problému.
- Použijte šablonu pro analýzu příčin: Vyberte si jednu z výše uvedených šablon, která nejlépe vyhovuje vašim potřebám, a vyplňte ji svými zjištěními.
- Brainstorming možných řešení: Po identifikaci příčiny problému proveďte brainstorming možných řešení.
- Implementujte a sledujte řešení: Zavádějte zvolené řešení do praxe a sledujte jeho účinnost v průběhu času.
Ušetřete čas díky těmto bezplatným šablonám pro analýzu příčin
Porozumění základní příčině problému vyžaduje čas a často je k jeho úspěšnému vyřešení zapotřebí týmová práce. Využijte tyto příklady a šablony pro analýzu základních příčin, které vám pomohou ušetřit čas a energii a rychleji se dostat k základní příčině.
Většina zde uvedených šablon je k dispozici v ClickUp – nejlepším centru produktivity pro týmy a společnosti. Naše platforma vám poskytuje jedno centrální místo pro vaše úkoly, dashboardy, cíle, dokumenty, chat, tabule a další. Vyzkoušejte ClickUp zdarma ještě dnes a najděte lepší způsob, jak nejen zaznamenávat své RCA, ale také organizovat celý svůj pracovní život.