Řízení projektů a řízení úkolů .
Tyto pojmy se často používají. Existují však nějaké skutečné rozdíly mezi řízením projektů a řízením úkolů?
Zvažte tento příklad.
U svého domu chci vybudovat novou kamennou cestu, která povede k mým předním dveřím. K tomu budu muset vyčistit zem, vyrovnat ji, přidat kameny a také udělat spoustu dalších věcí, na které teď nemyslím.
Projektem je vytvoření chodníku. Úkoly jsou to, co musím udělat, aby se to podařilo.
Ale jiné úkoly zahrnují shromažďování zdrojů: nákup kamenů, nalezení lopaty a, ach ano, požádání přátel o pomoc. To jsou také úkoly.
Pro úspěšný projekt je zásadní stanovit jeho rozsah a zvážit potřebné zdroje.
- Projekt je zastřešující cíl, který zahrnuje mnoho úkolů: vytvořit kamennou chodník.
- Úkoly jsou vše, co je třeba udělat, aby bylo dosaženo cíle.
- Projektové řízení obvykle zahrnuje úkoly.
Každý projekt má obvykle několik úkolů, které mají různé termíny splnění. Často jsou na sobě závislé a někdy nelze jeden úkol dokončit, dokud nezačne další.
Řízení úkolů vs. řízení projektů v jednoduchých termínech
Místo toho, abychom pojmy projektové řízení a řízení úkolů používali zaměnitelně, zkusme definovat rozdíly mezi nimi.
Projektové řízení je proces plánování, organizování a dohlížení na celou iniciativu – od definování cílů a přidělování zdrojů až po sledování časových harmonogramů a zajištění úspěšného dodání. V rámci tohoto širšího rámce se řízení úkolů zaměřuje na jednotlivé akční položky, které tvoří projekt. Zatímco projektové řízení zajišťuje, že vše zůstává na makroúrovni na správné cestě, řízení úkolů se zaměřuje na efektivní provádění konkrétních prací. Stručně řečeno, řízení úkolů je základní součástí řízení projektů – oba jsou nezbytné, ale fungují na různých úrovních detailů a kontroly.
Projekty vs. úkoly
Podívejme se blíže na úkoly a projekty. Projekty jsou části práce s konkrétním datem zahájení a ukončení. Mají milníky a jasný výsledek, obvykle s výstupem na konci. Úkoly jsou jednotlivé jednotky práce a více úkolů může tvořit projekt nebo mohou být nezávislé na projektech.
Někdy nejsou úkoly nezávislé na projektu nutně tak velké.
Například pokud jste obchodní zástupce, pravděpodobně musíte odpovídat na mnoho e-mailů a uskutečňovat několik telefonátů. Vaším úkolem je zavolat další osobě na vašem seznamu.
Vaším projektem by bylo navázat kontakt se 100 lidmi, které jste potkali na poslední konferenci.
Některým budete volat (úkoly), jiným budete posílat e-maily (další úkoly) a budete chtít shromáždit materiály pro podporu prodeje, které se konkrétně vztahují k tématům konference (další úkoly).
Na projektech se často podílí více než jedna osoba, projektový manažer a tým. Každý člen týmu plní individuální úkoly související s projekty. Souhrnem úkolů všech členů bude hotový projekt. Například vydání nových funkcí se počítá jako více projektů.
Jak vidíte, řízení úkolů je jasně součástí řízení projektů.
Zaměňujete projekty s úkoly?
To vám způsobí spoustu frustrace. Například pokud si do seznamu úkolů zapíšete „Vytvořit nový produkt“... no, to je trochu moc. To za jeden den nezvládnete. Místo toho to budete muset rozdělit na menší části nebo úkoly a pak podniknout kroky k jejich splnění.
Jednou z metod, která je opravdu skvělá pro rozlišení projektů a úkolů, je metodika Get Things Done. Opravdu vám pomůže rozlišit, co zabere hodně času, a co je snazší udělat v několika krocích.
Vytvořili jsme další zdroje, které vám pomohou se základy projektového řízení:
- Nejlepší metodiky projektového řízení
- Zásady projektového řízení
- Dovednosti potřebné pro projektové manažery
Podívejte se do našeho slovníčku pojmů projektového řízení, kde najdete další termíny z oblasti projektového řízení!
Potřebujete software pro řízení projektů nebo software pro řízení úkolů?
Bez ohledu na velikost vašeho projektu pravděpodobně stále máte několik připomínek nalepených na post-it papírcích. Je čas vylepšit vaše technologické vybavení a pořídit si nástroj pro správu úkolů nebo projektů.
Co řeší software pro správu úkolů?
Software pro správu úkolů vám pomůže uchovávat seznamy úkolů a další poznámky na jednom místě. Takový software vám pomůže rychleji plnit úkoly, když začínáte nový projekt.
Pomocí tohoto softwaru můžete vytvářet seznamy úkolů, seskupovat úkoly a plánovat jejich dokončení. Pomáhají vám dokončit jeden úkol, než začnete s dalším. Většinou neexistují žádné konkrétní závislosti mezi úkoly, které by se vzájemně ovlivňovaly.
Mezi oblíbené aplikace pro správu úkolů patří Todoist nebo Any.do. Jedná se o jednoduché aplikace zaměřené na úkoly. Často jsou seřazeny podle naléhavosti a lze v nich nastavit časté připomenutí.
Co řeší software pro řízení projektů?
Software pro řízení projektů je naopak určen k koordinaci projektů a obvykle poskytuje všechny funkce, které nabízí software pro řízení úkolů.
Tyto nástroje pro řízení projektů se zaměřují na spolupráci, koordinaci a plánování projektů. Software pro řízení projektů obsahuje podúkoly, komentáře, přílohy a popisy úkolů, které poskytují podrobné informace o tom, kdy by měl být projekt dokončen.
Často je zapotřebí robustní časový přehled nebo Ganttův diagram, aby bylo možné porovnat všechny projekty mezi sebou.
Software pro řízení projektů pomáhá projektovým manažerům vytvářet odhady času, sledovat práci členů týmu a vytvářet zprávy o projektech. Většina programů pro řízení úkolů tyto funkce prostě nemá. Úkoly obvykle nejsou tak urgentní ani tak složité, aby bylo nutné do nich zahrnovat odhady času.
Bonus: Alternativy k Taskade!
Nejlepší software pro řízení projektů je zároveň softwarem pro řízení úkolů
Mezi vaší prací a osobním životem nemusí být nutně jasná hranice.
Ano, existuje rovnováha, ale příprava tanečního vystoupení vašich dětí se může překrývat s vaším dalším hovorem s klientem. Nebo možná budete muset vyřídit objednávku z Amazonu, zatímco píšete návrh na další projekt.
Chápete, co tím myslím?
Nejlepší software kombinuje správu úkolů i správu projektů. Máte k dispozici nástroje, které vám umožní dělat obojí, aniž by vás jedno z nich přetěžovalo. Měli byste najít software, který se vám bude používat dobře – ať už jde o úkoly nebo projekty, osobní nebo profesionální.
Pro vaši informaci, proto jsme vytvořili ClickUp
Ano, ClickUp je skutečně platforma pro zvýšení produktivity, kterou můžete používat jak pro osobní úkoly, tak pro profesionální projekty. Je to otázka, která od začátku motivovala našeho generálního ředitele Zeba Evanse. Ptá se:
- „Proč nemohou být můj pracovní život a můj život mimo práci na stejném místě, ale dostatečně oddělené, aby se nemíchaly?
- Proč nemůžu mít všechno na jedné jednoduché a přehledné platformě?
- To jsou otázky, které jsem si položil. A to je jádro poslání ClickUp.
- Nejsme tu jen proto, abychom řešili problém projektového řízení. Sešli jsme se, abychom vyřešili větší problémy. ”
Řešení obrovského problému oddělení úkolů a projektů je ambiciózní cíl. Ale právě proto jsme ClickUp vytvořili jako bezplatný a snadno použitelný nástroj.
ClickUp má všechny funkce pro správu úkolů, které vám pomohou dokončit vaše úkoly, například:
- Seznamy úkolů
- Jednoduché stavy
- …a poznámkový blok na zapisování nápadů.
Zároveň však nabízí výkonné funkce pro řízení projektů, které potřebujete k dokončení úkolů v práci, jako například:
- Více přiřazených osob – Spolupracujte společně na jednom úkolu – pokud to váš prostor umožňuje.
- Přiřazené komentáře – Okamžitě vytvářejte a přiřazujte úkoly sobě nebo ostatním.
- Priority – Vytvořte vlastní úrovně priorit a organizujte úkoly podle jejich důležitosti pro projekt.
- Oblíbené – Vytvořte si vlastní přizpůsobený postranní panel, který bude obsahovat třídění, filtrování a dokonce i váš oblíbený pohled.
- Rozšíření pro Chrome – Poskytuje komplexní funkce pro zvýšení produktivity, včetně sledování času, označování obrázků a vytváření úkolů.
- Více zobrazení – zobrazení seznamu, tabule, boxu a Ganttovy diagramy, kalendář a další funkce nabízejí ideální zobrazení pro vývojáře, manažery a všechny ostatní.
- Závislosti – Propojte úkoly na základě jejich požadavků, abyste zajistili, že správné úkoly budou dokončeny ve správném pořadí.
- Zobrazení času / kalendář – Úkoly můžete snadno přetahovat myší a plánování tak bude hračkou. Uvidíte také úkoly, které ještě nejsou naplánovány.
- Integrace – Propojte se s Google Drive, Dropbox, Harvest, Toggl a mnoha dalšími integracemi, které vám zjednoduší pracovní postupy.
Ve společnosti ClickUp jsme vyvinuli správný software pro řízení projektů, který řeší osobní i profesionální potřeby. Přidáte se k nám a pomůžete nám to uskutečnit? Nejjednodušší způsob, jak to udělat, je vyzkoušet si ho. Zaregistrujte se ještě dnes!