<strong>Správa výstupů projektu pomocí šablon a příkladů</strong>

{ „@context“: „https://schema. org“, „@type“: „Article“, „about“: [{„@type“: „Thing“, „name“: „Work breakdown structure“, „sameAs“: „https://en. wikipedia. org/wiki/Work_breakdown_structure“}, {„@type“: „Thing“, „name“: „Work breakdown structure“, "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q918141"}, {"@type": "Thing", "name": "Project", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Project"}, {"@type": "Thing", "name": "Projekt", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q170584"}, {"@type": "Thing", "name": "Správa konfigurace", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Configuration_management"}, {"@type": „Thing“, „name“: „Správa konfigurace“, „sameAs“: „http://www. wikidata. org/entity/Q1153495“}, {„@type“: „Thing“, „name“: „Projektový manažer“, „sameAs“: „https://en. wikipedia. org/wiki/Project_Management_Professional"}, {"@type": "Thing", "name": "Project Management Professional", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q1192593"}, {"@type": „Thing“, „name“: „Customer satisfaction“, „sameAs“: „https://en. wikipedia. org/wiki/Customer_satisfaction“}, {„@type“: „Thing“, „name“: „Customer satisfaction“, „sameAs“: „http://www. wikidata. org/entity/Q999278“}, {"@type": "Thing", "name": "Požadavek", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Requirement"}, {"@type": "Thing", "name": "Požadavek", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q2648051"}, {"@type": "Thing", "name": "Business intelligence", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Business_intelligence"}, {"@type": "Thing", "name": "Business intelligence", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q3353185"}, {"@type": "Thing", "name": "Marketingový plán", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Marketing_plan"}, {"@type": "Thing", "name": „Marketingový plán“, „sameAs“: „http://www. wikidata. org/entity/Q580529“}, {„@type“: „Thing“, „name“: „Marketing“, „sameAs“: „https://en. wikipedia. org/wiki/Marketing“}, {„@type“: „Thing“, „name“: „Marketing“, „sameAs“: „http://www. wikidata. org/entity/Q39809“}, {„@type“: „Thing“, „name“: „Studie proveditelnosti“, „sameAs“: „https://en. wikipedia. org/wiki/Feasibility_study“}, {„@type“: „Thing“, „name“: „Studie proveditelnosti“, „sameAs“: „http://www. wikidata. org/entity/Q755009“}, {„@type“: „Thing“, „name“: „Výzkum“, „sameAs“: „https://en. wikipedia. org/wiki/Research"}, {"@type": "Thing", "name": "Výzkum", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q42240"}, {"@type": „Thing“, „name“: „Prototype“, „sameAs“: „https://en. wikipedia. org/wiki/Prototype“}, {„@type“: „Thing“, „name“: „Prototype“, „sameAs“: „http://www. wikidata. org/entity/Q207977"}, {"@type": "Thing", "name": "Specification (technical standard)", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Specification_(technical_standard)"}, {"@type": "Thing", "name": "Specification (technical standard)", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q20819677"}, {"@type": "Thing", "name": „Prohlášení o práci“, „sameAs“: „https://en. wikipedia. org/wiki/Statement_of_work“}, {„@type“: „Thing“, „name“: „Prohlášení o práci“, „sameAs“: „http://www. wikidata. org/entity/Q1815887“}, {"@type": "Thing", "name": "Kvalita (podnikání)", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Quality_(business)"}, {"@type": "Thing", "name": "Kvalita (podnikání)", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/None"}, {"@type": „Thing“, „name“: „Google Workspace“, „sameAs“: „https://en. wikipedia. org/wiki/Google_Workspace“}, {„@type“: „Thing“, „name“: „Google Workspace“, „sameAs“: „http://www. wikidata. org/entity/Q509284“}, {"@type": "Thing", "name": "HTTP cookie", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/HTTP_cookie"}, {"@type": "Thing", "name": "HTTP cookie", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q178995"}, {"@type": "Thing", "name": "Produkt (podnikání)", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Product_(business)"}, {"@type": "Thing", "name": "Produkt (podnikání)", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/None"}, {"@type": „Thing“, „name“: „Zajištění kvality“, „sameAs“: „https://en. wikipedia. org/wiki/Quality_assurance“}, {"@type": „Thing“, „name“: „Zajištění kvality“, „sameAs“: „http://www. wikidata. org/entity/Q836575“}, {"@type": "Thing", "name": "Reklama", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Advertising"}, {"@type": „Thing“, „name“: „Reklama“, „sameAs“: „http://www. wikidata. org/entity/Q37038“}, {„@type“: „Thing“, „name“: „Dodržování předpisů“, „sameAs“: „https://en. wikipedia. org/wiki/Regulatory_compliance“}, {"@type": "Thing", "name": "Regulatory compliance", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q626741"}, {"@type": "Thing", "name": "Data", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Data"}, {"@type": "Thing", "name": "Data", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q42848"}, {"@type": „Thing“, „name“: „Website“, „sameAs“: „https://en. wikipedia. org/wiki/Website“}, {„@type“: „Thing“, „name“: „Website“, „sameAs“: „http://www. wikidata. org/entity/Q35127“}, {"@type": "Thing", "name": "Data analysis", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Data_analysis"}, {"@type": "Thing", "name": „Analýza dat“, „sameAs“: „http://www. wikidata. org/entity/Q1988917“}, {„@type“: „Thing“, „name“: „Obecné nařízení o ochraně osobních údajů“, „sameAs“: „https://en. wikipedia. org/wiki/General_Data_Protection_Regulation“}, {„@type“: „Věc“, „název“: „Obecné nařízení o ochraně osobních údajů“, „stejné jako“: „http://www. wikidata. org/entity/Q1172506“}, {„@type“: „Věc“, „název“: „Standardizace“, „stejné jako“: „https://en. wikipedia. org/wiki/Standardization"}, {"@type": "Thing", "name": "Standardizace", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q369577"}, {"@type": "Thing", "name": "Cost accounting", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Cost_accounting"}, {"@type": "Thing", "name": "Cost accounting", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q1077518"}, {"@type": "Thing", "name": "Hodnocení rizik", "sameAs": "https://en. wikipedia. org/wiki/Risk_assessment"}, {"@type": "Thing", "name": "Risk assessment", "sameAs": "http://www. wikidata. org/entity/Q1058438"}] }

Týmy dnes používají pojem „výstupy projektu“ jako bonbóny na průvodu. Někdy je obtížné určit, co váš klient nebo členové interního týmu tímto pojmem myslí.

A je ještě náročnější se shodnout, pokud nemáte jasně definovaný proces pro určování a správu výstupů projektu. Bez strategického řízení projektů podle Project Management Institute selže o 67 % více projektů.

Není divu, že se váš projektový manažer pravděpodobně cítí špatně, když někdo přidá další výstup k již tak špatně naplánovanému projektu.

Nebojte se! Jsme tu, abychom vám pomohli!

Pomůžeme vám odhalit, jak konzistentně poskytovat hodnotu svým zákazníkům, stanovovat priority úkolů pro řízení rozsahu a zefektivnit distribuci zdrojů.

Tato příručka popisuje, jak sladit interní a externí týmy ohledně výstupů projektu, abyste udrželi spokojenost klientů, efektivitu týmů a ziskové marže v zelených číslech.

Co jsou výstupy projektu?

Výsledky projektu jsou jednotlivé úkoly, které naplňují celkový rozsah projektu a přispívají k dosažení jeho cílů.

Stejně jako Řím nebyl postaven za jeden den, ani vy nemůžete dokončit projekty bez přispění vstupů. To jsou právě výstupy projektu – stavební kameny vašeho projektového plánu.

Typy výstupů projektu

Typy výstupů jsou určeny podle funkce a podle toho, který tým je za jejich dodání odpovědný. Například:

Interní vs. externí

Výsledky nejsou určeny pouze pro klienty. Slouží také jako způsob, jak pomoci vašim interním týmům udržet se na správné cestě.

Interním výstupem může být například návrh blogu, který autor obsahu předloží vašemu redakčnímu týmu. Externím výstupem by byl finální návrh blogu, který autor obsahu předloží klientovi.

Proces vs. produkt

Výstupy procesu jsou procedurální úkoly, které pomáhají posunout projekt vpřed (např. kontrolní seznam pro audit značky). Na druhé straně výstupy produktu plní specifika služeb popsaných v rozsahu projektu (např. dokončený průvodce brandingem).

Velké vs. malé

Je velmi důležité rozdělit výstupy podle jejich velikosti nebo dopadu na průběh projektu, abyste mohli přesně odhadnout pracovní zátěž a stanovit priority při přidělování zdrojů. Například velkým výstupem projektu vývoje webových stránek by bylo dokončení databáze produktového katalogu.

Na druhou stranu, malým výstupem může být vytvoření šablon pro jednotlivé stránky produktů.

Hmotné vs. nehmotné

Některé prvky projektu nevyžadují fyzické předání. Tyto zdroje jsou však pro úspěch projektu stále nezbytné. Jedná se o nehmotné výstupy projektu.

Například předávání znalostí v podobě programu pro zaškolení a školení klientů je pro úspěch projektu zásadní. Nemusí však zahrnovat fyzické předání dokumentů.

Hmatatelné výstupy jsou části projektu, které mají formu a obsah. Hmatatelným výstupem může být například školicí příručka.

Příklady výstupů projektu pro různé týmy

Výsledky projektu se budou lišit v závislosti na vašem týmu. Abychom vám poskytli lepší představu o výsledcích projektu, uvádíme zde čtyři příklady výsledků projektu:

Marketingové týmy:

Designové týmy:

Produktové týmy:

HR týmy:

Co nejsou výstupy projektu?

V každém sáčku s bonbóny z průvodu se pravděpodobně najde alespoň pár kousků, které se tváří jako bonbóny (myslím tím vás, Tootsie Rolls). Podobně mají lidé někdy potíže rozlišit mezi výstupy projektu a jinými částmi projektu, jako například:

Tyto aspekty jsou důležitou součástí projektu – nejde však pouze o výstupy projektu.

Jak vybrat výstupy projektu pro svůj tým

Nyní, když víte, co splňuje podmínky pro interní a externí výstupy projektu, se možná ptáte, jak vybrat výstupy pro daný projekt.

Za prvé, neexistuje žádný pevně stanovený počet výstupů projektu; jejich počet závisí na požadavcích projektu, časovém harmonogramu projektu, rozpočtu a dohodnutých podmínkách. Tyto prvky by však měly být podřízeny hierarchii vašeho projektu (známé také jako struktura rozdělení práce nebo WBS ) předtím, než přistoupíte k identifikaci výstupů projektu.

To pomůže vašemu internímu týmu udržet kontinuitu pracovního toku napříč projekty.

Chcete-li zjistit výstupy projektu pro klienta, rozdělte úkol na menší části. Nejprve si položte otázku, jaké jsou cíle projektu a jak váš produkt přispívá k jejich dosažení.

Poté se podívejte, jaké konkrétní úkoly v ClickUp je třeba splnit, aby bylo možné dodat daný produkt nebo službu a dosáhnout cíle projektu. Tyto konkrétní úkoly jsou výstupy vašeho projektu.

Řekněme, že klient osloví váš tým s žádostí o marketingovou kampaň na Instagramu. Na základě rozhovorů s klientem se dohodnete, že rozsah práce bude zahrnovat 10 statických příspěvků a videí, aby bylo možné dosáhnout cílů kampaně.

Pro vaše copywritery, designéry a producenty videí bude k dispozici 10 statických obrázků, popisků a videoklipů. Tyto rozpisy výstupů projektu vám a vašemu týmu poskytnou jasnou představu o práci, která vás čeká, a pomohou vám přidělit zdroje, dodržet rozsah a rozpočet a dodržet termíny.

Kroky ke správě výstupů projektu

Pokud jste již pracovali s klienty, víte, že se neustále objevují náhodné úkoly. Podle průzkumu Rebel’s Guide to Project Management 59 % projektových manažerů uvádí, že řídí dva až pět projektů najednou.

Jak tedy vy nebo váš projektový manažer zvládáte výstupy projektu, když současně pracujete na více projektech pro různé klienty? Od začátku stanovte jasné priority a odpovědné osoby za úkoly a náročnou práci přenechte umělé inteligenci.

1. Stanovte rozsah práce a získejte písemný souhlas všech zúčastněných stran.

Nenechávejte svůj projekt náhodě. Každý projekt zahajte tím, že na úvodní schůzce s klientem nastíníte jeho požadavky. Určete typ projektu, prioritu, využitelné hodiny a rozpočet každého úkolu.

Jakmile určíte výstupy projektu, je nanejvýš důležité, aby s nimi souhlasili interní i externí zúčastnění a podepsali písemnou obchodní smlouvu (známou také jako projektová charta).

Tento dokument slouží jako centrální zdroj informací v případě sporů a sjednocuje vás a vašeho klienta za účelem dosažení společného cíle. Projektová charta nastíní očekávání a oprávnění a deleguje odpovědnosti na interní a externí zúčastněné strany.

Podpis smlouvy neznamená, že se vaše projekty nemohou vyvíjet; jednoduše vám umožňuje znovu se podívat na rozsah prací v rámci projektu a chránit váš tým před přepracováním a nedostatečným ohodnocením.

2. Určete kapacitu týmu a podle toho rozdělte práci.

Rozdělte pracovní zátěž podle dovedností a individuálních kapacit svého týmu. Sledujte, na čem týmy a jednotlivci pracují, požadavky jednotlivých výstupů projektu a priority týmu, abyste mohli úkoly rovnoměrně rozdělit.

To se snadněji řekne, než udělá, když se topíte v několika projektech! Ale s přehledem správy pracovního zatížení ClickUp je to stejně snadné jako otevřít si dashboard.

ClickUp vám usnadní život tím, že sleduje pracovní zátěž podle konkrétních produkčních metrik vašeho týmu namísto obecných měření produktivity. ClickUp nabízí plně přizpůsobitelné funkce pro sledování pracovní zátěže s vlastními poli, takže můžete sledovat pracovní zátěž týmu způsobem, který nejlépe vyhovuje dynamice vašeho týmu a procesům dodávek.

Některé týmy mohou upřednostňovat měření pracovní zátěže v bodech sprintu, zatímco jiné mohou měřit pracovní zátěž v objemu úkolů nebo odhadovaném čase. Používání centralizovaného nástroje pro řízení projektů je základem efektivního řízení týmu, bez ohledu na to, jak vaše organizace měří pracovní zátěž týmu.

Například 93 % zaměstnanců společnosti STANLEY Security uvedlo, že přechod na ClickUp jim pomohl lépe organizovat a prioritizovat jejich práci. Navíc 72 % zaměstnanců uvedlo snížení pracovní zátěže a stresu.

3. Automatizujte rutinní práci, abyste se mohli více soustředit na důležité činnosti.

Kvalita projektu může snadno utrpět, když jste zaneprázdněni administrativními úkoly pro klienta a komunikací s týmem. Dobrou zprávou je, že automatizace vám může tuto náročnou práci ulehčit.

V ClickUp mohou týmy používat značky, aby automaticky informovaly ostatní, když jsou interní nebo externí výstupy připraveny, a udržovaly tak projekt v pohybu. Automatizační značky také zanechávají jasnou auditní stopu s přímými odkazy na výstupy, což snižuje potřebu neustálého dotazování se na aktualizace projektu.

Společnosti, které používají ClickUp, nám říkají, že díky našemu nástroji mají více prostoru soustředit se na úkoly na vysoké úrovni. Stejná studie společnosti STANLEY Security dokonce zjistila, že 86 % zaměstnanců trávilo více času soustředěním se na kritické činnosti na vysoké úrovni s pomocí automatizace ClickUp a 80 % zaznamenalo zlepšení týmové práce.

Dopad automatizace se neomezuje pouze na příběhy zaměstnanců. Zpráva společnosti McKinsey odhalila, že dvě třetiny firem vidí v automatizovaných pracovních postupech řadu výhod, mezi které patří mimo jiné zlepšení kvality produktů, snížení nákladů a zvýšení spokojenosti zákazníků.

4. Omezte problémy projektu dříve, než ovlivní výsledky projektu.

Efektivní projektový manažer předvídá a řeší problémy dříve, než ovlivní výsledky projektu. Tento proaktivní přístup je však téměř nemožný, pokud nemáte k dispozici správné nástroje.

ClickUp řeší tento problém tím, že poskytuje komplexní přehled o stavu projektu v reálném čase jediným kliknutím. Projektový manažer může pečlivě sledovat průběh projektu na základě několika metrik, aby zmírnil zpoždění předtím, než jeho tým nedodrží milníky v harmonogramu projektu nebo překročí rozpočet.

Když na první pohled vidíte, že se projekt ubírá špatným směrem, ClickUp vám usnadní zasáhnout s plánem mediace pro rozsah projektu, než se vymkne vaší kontrole. Ve skutečnosti můžete dokonce zkontrolovat stav projektů na základě zbývajícího rozpočtu, zbývajících hodin, stavu a mnohem více.

7 šablon výstupů projektu, které vám pomohou začít

Chcete spravovat všechny úkoly svého projektu rychleji? Máme pro vás řešení v rozsahu vašeho projektu.

Využijte jednu (nebo více!) z našich sedmi klíčových šablon výstupů projektu a podívejte se, jak ClickUp funguje v praxi. Již používáte jinou platformu?

To je v pořádku!

Importování projektů a úkolů do ClickUp jsme zjednodušili, takže si vyberte šablonu nebo šablony, které nejlépe vyhovují vašim potřebám, a už se nikdy nebudete ohlížet zpět!

1. Šablona pro řízení projektů s rozpočtem ClickUp

Potřebujete přehled o svých úkolech podle typu projektu, stavu, přidělené osoby, míry dokončení nebo zbývajícího rozpočtu? Pak si zamilujete snadno použitelnou šablonu ClickUp pro řízení rozpočtovaných projektů.

Začněte s několika přednastavenými úkoly a podúkoly, abyste zjistili, jak lze spravovat rozpočet projektu podle úkolů v ClickUp.

2. Šablona ClickUp Getting Things Done

Jaké výstupy projektu máte v plánu, připravené k provedení, naplánované nebo delegované? Šablona ClickUp Getting Things Done (GTD), která je založena na systému GTD Davida Allena, vám umožňuje organizovat všechny vaše projekty a úkoly tak, že je zaznamenáte a rozdělíte na konkrétní pracovní položky.

Tato šablona usnadňuje:

3. Šablona matice dopadu a úsilí ClickUp

Spolupracujte napříč týmy a zajistěte sladění před zahájením projektu zvážením hodnoty a rizika úkolu v této šabloně seznamu ClickUp. Šablona ClickUp Impact Effort Matrix funguje jako vizuální seznam, který ukazuje úroveň „jurisdikce“ pro pokračování v činnosti před dokončením projektu.

Zobrazení seznamu ClickUp umožňuje týmům spolupracovat prostřednictvím vytváření vlastních polí a nastavení priorit, což zjednodušuje váš pracovní postup bez ohledu na to, zda zpracováváte externí nebo interní výstupy.

4. Šablona projektové charty ClickUp

Šablona projektové charty ClickUp je jednoduchým řešením pro dokumentaci všeho, co potřebujete pro svůj projekt od začátku do konce. V tomto dokumentu ClickUp můžete snadno spravovat rozsah projektu díky následujícím funkcím:

5. Šablona ClickUp PMO Teams

Hledáte jednoduchý úvod do řízení projektů v rámci platformy pro správu úkolů? Použijte šablonu PMO Team Template od ClickUp, abyste viděli své úkoly v jednotlivých fázích spolu s termíny, úrovněmi priority, přidělenými týmy a přispěvateli a rozpočtem projektu.

S touto šablonou můžete rychle projít procesem řízení projektu pomocí:

6. Šablona pracovní zátěže zaměstnanců ClickUp

Pokud chcete urychlit proces sledování pracovní zátěže zaměstnanců, je šablona pracovní zátěže zaměstnanců ClickUp ideálním výchozím bodem. Tato šablona vám pomůže přidávat členy týmu, přiřazovat projekty, přidávat odhady času, využívat objem úkolů nebo sledovat sprintové body, abyste věděli, kdo na čem pracuje.

Naše funkce pro správu pracovní zátěže umožňují vedoucím spravovat zdroje a pracovní zátěž týmu, takže můžete snadno plánovat nové projekty a přidělovat úkoly nebo projekty na základě kapacity týmu. Nyní budete mít přehled o jednotlivých spolupracovnících, takže budete vědět, kolik práce je skutečně přiděleno.

7. Šablona tabule pro rozdělení práce ClickUp

Získejte celkový přehled pomocí této šablony ClickUp Whiteboard, abyste zajistili, že vše bude probíhat hladce. Pomocí této šablony ClickUp pro rozdělení práce můžete sledovat externí nebo interní výstupy pro každou fázi a etapu zapojeného týmu.

Jedním z nejlepších počátečních kroků, které můžete podniknout při vytváření většího projektu v ClickUp, je rozdělit celkový rozsah na menší výstupy projektu.

Bonus: Software WBS

Efektivní správa výstupů projektu pomocí ClickUp

ClickUp je jediná aplikace, která nahradí všechny ostatní. Úkoly, dokumenty, chat a další funkce jsou sjednoceny v jednom softwaru pro správu projektů s více než 1 000 integracemi, takže můžete efektivně spravovat výstupy projektu.

Schopnost každého týmu spolupracovat v jednom systému vytváří bezkonkurenční transparentnost v celé organizaci a umožňuje efektivnější realizaci projektů. Umožněte svému týmu rychle identifikovat kapacity, přesněji plánovat celkové projekty a v konečném důsledku řídit výstupy projektu, namísto jejich pouhého sledování.

Nemusíte se bát zpráv o postupu prací pro své klienty. Zažijte, jaké to je řídit výstupy projektu, místo aby ony řídily vás.

Vyberte si z nesčetných šablon pro řízení projektů v naší knihovně a začněte používat ClickUp k řízení výstupů svého projektu ještě dnes!