Jste začínající projektový manažer? Nebo jste možná zkušený ředitel s desítkami úspěšných projektů za sebou?
V každém případě je dobré si osvěžit osvědčené postupy projektového řízení. Koneckonců, je těžké posoudit úspěch vašeho projektu, pokud nemáte jasné a měřitelné cíle.
Může to znít jako zbytečný krok, ale definování cílů projektu před zahájením práce je nejlepší způsob, jak ušetřit čas a starosti v budoucnu – a možná i pár korun. 💸
V této příručce se budeme zabývat cíli projektového řízení, proč jsou tak užitečné a jak stanovit efektivní cíle, které vašemu týmu pomohou dosáhnout úspěchu.
Co jsou cíle projektu?
Cíle projektu jsou specifické, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově ohraničené (SMART). Jejich účelem je definovat, čeho váš projekt dosáhne, než začnete pracovat.
Cíle projektu SMART si představte jako jakýsi plán, který provede váš projektový tým celým životním cyklem projektu. Funguje také jako vize, která udržuje všechny členy týmu soustředěné na úkoly a v souladu s rozsahem projektu. (Protože to poslední, co potřebujete, je rozšiřování rozsahu projektu. )
Největší rozdíl mezi cíli a záměry spočívá v tom, že cíle jsou konkrétnější a lépe realizovatelné. Například záměrem může být něco jako „Chci zvýšit tržby“. Cílem by však bylo „Marketingový tým zvýší počet odkazů ze sociálních médií o 10 % do konce druhého čtvrtletí“. Vidíte ten rozdíl?
Existuje nekonečné množství způsobů, jak formulovat cíle projektu. V konečném důsledku se cíl, který napíšete, scvrkne na účel projektu. Můžete vytvořit obchodní cíle pro:
- Zlepšení uživatelské zkušenosti
- Uvedení nového produktu na trh
- Finanční úspěch
- Zavádění funkcí
Většina projektů má více cílů, proto je dobré sledovat své cíle v rámci metodiky „ “ pomocí softwaru pro cíle a klíčové výsledky (OKR) nebo aplikací pro sledování cílů. Tyto nástroje vám pomohou udržet si přehled, když budete muset zvládat různé členy týmu, úkoly a projekty. 🤹
Výhody stanovení cílů projektu
Stanovení cílů projektu pomáhá při stanovení cílů od samého začátku. Poté můžete na projekt zpětně nahlédnout a prokázat – často pomocí konkrétních údajů – že byl projekt úspěšný. Pokud tomu tak nebylo, můžete přesně určit, jak daleko jste byli od požadovaných výsledků. 🎯
Stanovení cílů projektu vám může pomoci v mnoha ohledech, ale největší výhody jsou následující:
- Vytvořte solidní projektový plán: Jako vedoucí týmu je na vás, abyste vypracovali cíle projektového řízení. S cíli SMART v ruce vytvoříte skvělý projektový plán, který zajistí, že celý projekt bude dodržen včas a v rámci rozpočtu.
- Vytvořte dokumentaci: Cíle projektu poskytují nezbytné písemné podklady pro vytvoření projektové dokumentace pro vaše nadřízené v průběhu projektu. Dokumentace vám také pomůže navrhovat lepší projekty v budoucnu.
- Měřte svůj výkon: „Odvedli jsme dobrou práci?“ je otázka, která projektovým manažerům nedá spát. Naštěstí cíle projektu jasně ukazují, zda jste odvedli dobrou práci, nebo zda je třeba něco změnit.
- Dělejte práci, která má smysl: Vytvořili jste někdy něco, co vaše firma nevyužila? To je velká ztráta času. Cíle projektu zajišťují, že výsledky projektu budou v souladu s obchodními cíli. Pokud například vaše organizace chce zvýšit příjmy z elektronického obchodu od mezinárodních zákazníků, ale váš marketingový tým se soustředí na domácí prodej, je to nesoulad, který vašeho generálního ředitele příliš nepotěší.
Typy cílů projektu
Projekty nejsou univerzální a vaše cíle projektu by také neměly být. V závislosti na vašem projektu možná budete muset vytvořit cíl, který se týká jedné nebo více z těchto kategorií:
- Cíle kvality: Tento cíl projektu se týká kvality. Stanovte cíl zaměřený na benchmarky, metriky nebo určité standardy. Může se jednat o míru spokojenosti zákazníků se službami nebo míru okamžitého opuštění webových stránek.
- Finanční cíle: Finanční cíle hýbou světem. Tyto typy cílů projektu kladou důraz na ziskovost a nákladovou efektivitu. Jedná se také o dobrý způsob, jak sledovat rozpočty vašich projektů.
- Časové cíle: Pokud máte v backlogu více projektů, musíte vše dokončit co nejrychleji. Časové cíle vám pomohou lépe spravovat časové rámce projektů, ale také sledovat milníky projektu.
- Cíle procesu: S cíli procesu tým spolupracuje na zlepšení určitého pracovního postupu nebo hledání nových způsobů, jak zvýšit efektivitu. Jedná se o velmi častý cíl pro týmy zabývající se vývojem webových aplikací, které se řídí metodikou Agile.
- Cíle učení: Chcete zlepšit dovednosti svého týmu? Sledujte jejich schopnosti pomocí cílů učení. Tyto cíle měří úroveň certifikace a znalostí vašeho týmu.
- Cíle výkonu: Jedná se o cílové výsledky projektu, jako je rychlost nebo efektivita. Cíle výkonu použijte ke sledování ukazatelů výkonu vašeho týmu, projektu nebo produktu.
- Cíle v oblasti dodržování předpisů: Nikdo nechce dostat dopis od právního oddělení. Cíle v oblasti dodržování předpisů udržují vaši společnost na správné cestě k plnění určitých průmyslových nebo právních norem.
V závislosti na projektu možná budete muset vytvořit hybridní cíl projektu. Například možná potřebujete zlepšit proces tvorby nabídek a ušetřit čas (kombinovaný procesní a časový cíl).
Můžete si je přizpůsobit podle libosti, pokud jsou pro vás cíle jasné a užitečné.
Jak nenapsat cíle projektu
Víme, že máte hodně práce. Smyslem cílů projektu je však sjednotit váš tým. Pokud napíšete vágní, nepoužitelné cíle jen proto, abyste rychle zaškrtli políčko, nepomůže to vašemu týmu při psaní cílů projektu SMART.
Zde je několik příkladů neúčinných cílů projektu:
- „Vytvořte lepší produkt.“ Jak vypadá „lepší“ produkt? Je bezpečnější? Levnější? Jak vůbec poznáte, zda je produkt „lepší“ než ten, který máte nyní?
- „Zvýšit spokojenost zákazníků. “ Tento cíl projektu nám nevadí, ale přesto není příliš užitečný. Upřesněte, kde chcete zvýšit spokojenost zákazníků, o kolik ji chcete zvýšit a do kdy.
- „Zlepšit výkonnost týmu.“ Co pro vás znamená „výkonnost“? Uveďte, o kterém týmu mluvíte, které ukazatele výkonnosti jsou nejdůležitější, o kolik očekáváte zlepšení těchto ukazatelů a v jakém časovém horizontu.
Cíl jako „Dokončit projekt včas“ zní teoreticky dobře, ale v praxi není příliš užitečný.
Cíle projektu by měly být formulovány podle akronymu SMART, aby byly jasné. Tímto způsobem budete vy (a váš tým) přesně vědět, čeho chcete dosáhnout.
Například cíl projektu SMART „dokončit projekt včas“ by mohl být:
- Konkrétní: Uveďte konkrétní název projektu, zejména pokud realizujete více projektů najednou (máte štěstí).
- Měřitelné: Stanovte kvantifikovatelnou metriku s procentem nebo jinou vypočitatelnou metrikou.
- Dosažitelné: Podnikový marketingový plán nelze změnit za jeden den, proto si vyberte rozumně dosažitelný cíl.
- Relevantní: Přizpůsobte cíl konkrétně pro daný projekt.
- Časově ohraničené: Stanovte pevný termín
Příklady jasně definovaných cílů projektu, které je třeba dodržovat
V tomto okamžiku už víte, co nedělat . Cíle projektu můžete formulovat, jak chcete, ale většina projektových manažerů je zapisuje jako „objektivní prohlášení“.
V souladu s rámcem SMART převedeme několik méně užitečných cílů projektu na cíle, které lze realizovat:
- „Vytvořit lepší produkt“ se změní na „Zvýšit výkon generátoru o 5 % včas pro uvedení produktu na trh ve čtvrtém čtvrtletí“.
- „Zvýšit spokojenost zákazníků“ se změní na „Zvýšit naše skóre Net Promoter Score (NPS) o 20 % u zákazníků v oblasti potravin a nápojů“.
- „Zlepšit výkonnost týmu“ se mění na „Proškolit tým v manažerských dovednostech, aby se v příštích dvou letech zvýšila retence zaměstnanců o 45 %“.
Vidíte ten rozdíl?
Tyto nové cíle jsou mnohem jasnější. Na konci projektu je snadné se k nim vrátit a určit, zda jste svůj cíl splnili. To je jasný cíl oproti vágnímu prohlášení typu „Vydělejme více peněz“.
Zde je několik dalších příkladů cílů projektu, pokud hledáte inspiraci:
- „Zvýšit návštěvnost webu o 20 % v příštím čtvrtletí pomocí cílené strategie obsahového marketingu.“
- „Zkrátit dobu odezvy zákaznického servisu o 30 % během příštích šesti měsíců pomocí nového CRM systému.“
- „Snížit výrobní náklady o 15 % v příštím fiskálním roce automatizací procesu renderování produktů.“
- „Zvýšit tržby o 10 % v příštím čtvrtletí zaměřením se na nové zákaznické profily v rámci marketingové kampaně na sociálních médiích.“
- „Do konce roku nainstalovat nový bezplatný software pro řízení projektů, aby se doba dokončení projektů zkrátila o 25 %.“
- „Zvětšit počet odběratelů našeho zpravodaje o 30 % za šest měsíců přidáním tlačítka pro přihlášení k odběru na stránku e-shopu při dokončování objednávky.“
Jak stanovit a sledovat cíle projektu
Dobře, takže jste zvládli základy psaní prvotřídních cílů projektu. Vynaložili jste veškeré úsilí, abyste je napsali. Nyní je čas, aby byly co nejvíce proveditelné a viditelné.
Postupujte podle těchto tipů, abyste mohli sledovat cíle projektu a vždy měli přehled o tom, co je třeba splnit. 🏆
Sladění s širšími cíli organizace
Než stanovíte cíle projektového řízení, promluvte si s vedením společnosti nebo jinými důležitými osobami ve vaší společnosti. Zeptejte se jich, jaké jsou cíle organizace pro daný rok.
I když se jedná o obecný cíl, jako je „ušetřit peníze“, dá vám to jasný směr, kterým se můžete ubírat. Například nyní není vhodná doba pro stanovení cílů jako „Zvýšit výdaje na marketing o 50 %“.
Když znáte širší cíle své organizace, můžete zvolit cíle projektu, které jsou pro daný projekt relevantnější.
Navíc je mnohem snazší získat podporu zainteresovaných stran projektu, když můžete prokázat, že vaše cíle souvisejí s ročními cíli vaší organizace.
Využijte šablony a ušetřete čas
Nemáte čas stanovit si vlastní cíle projektu? Nevadí. Chápeme, že stanovení těchto cílů vyžaduje čas, který někdy nemáte.
V kritických momentech využijte šablony pro své OKR a cíle. Budete je muset přizpůsobit, ale samotné formátování vám každý měsíc ušetří několik hodin práce.
Vyzkoušejte šablonu OKR a cílů společnosti ClickUp a vytvořte organizační strukturu, která odráží vizi a hodnoty vaší společnosti – vše na jednom místě!
Stanovte cíle jako tým
Kdo říká, že musíte veškerou práci zvládnout sami? Využijte odborné znalosti členů svého týmu a stanovte cíle projektu společně.
Dvě hlavy jsou lepší než jedna a týmová spolupráce může mít velký význam. Spojením vašich intelektuálních schopností je možné vymyslet větší a lepší cíle, které byste jinak možná nezvážili.
Sledujte své KPI pomocí ClickUp Goals.
Vytvořili jste skvělé cíle projektu, ale jak zajistit, aby je váš tým splnil? Využijte ClickUp Goals.
S ClickUp Goals si stanovte cíle projektu a efektivně je sledujte společně s úkoly a pracovními postupy. Namísto přepínání mezi různými nástroji a platformami máte vše, co potřebujete, na jednom místě.
To je ale úspora času. ⏱️
ClickUp Goals vám pomůže jasně definovat časové osy a cíle. Nastavte různé typy cílů pro:
- Číselné cíle
- Finanční cíle
- Cíle typu pravda/nepravda
- Úkoly
Potřebujete převést úkol na cíl? V ClickUp to zvládnete jediným kliknutím – už nikdy nebudete muset zadávat údaje dvakrát.
Systém složek Cíle organizuje a sleduje všechny vaše projektové cíle na jednom panelu. Můžete dokonce přiřadit cíle určitým týmům a osobám, aby všichni nesli odpovědnost.
Víme, že nemáte čas neustále se ptát svého týmu na aktuální stav projektu.
Stačí přiřadit termín k vašim cílům a ClickUp vám bude zasílat aktualizace o pokroku prostřednictvím týdenních scorecardů. Díky automatickému sledování se nemusíte ptát na stav každého jednotlivce. Tým se tak může více soustředit na samotnou práci a ne na zprávy.
Nastavte úspěch projektu na autopilota
Cíle projektu jsou nezbytnou součástí každého strategického projektu. Týmová práce a šablony vás dostanou daleko. Ale pokud potřebujete sjednotit svou práci a strategie na vysoké úrovni na jedné platformě, zvolte ClickUp.
ClickUp vnáší do procesů řízení projektů dávku zdravého rozumu, aby vaše práce byla – troufáme si říci – zábavná.
Ale nemusíte nám věřit. Zaregistrujte se do ClickUp, abyste zefektivnili své procesy a začali stanovovat realizovatelné cíle projektu.