Co jsou zainteresované strany projektu a jak je řídit

V tomto článku se dozvíte, kdo jsou zainteresované strany v projektovém řízení, jaké jsou typy zainteresovaných stran v projektu, příklady a jak je analyzovat. Dozvíte se také nejúčinnější způsob, jak provádět řízení zainteresovaných stran v projektu.

Dobře, pojďme se dozvědět vše o zainteresovaných stranách projektu. 🔍

Co je to zainteresovaná strana projektu?

Zainteresovaná strana projektu je jednotlivec, organizace nebo skupina, která se aktivně podílí na činnostech projektu nebo se o ně zajímá, má potenciální vliv na výstupy projektu a/nebo prostředí projektu a je ovlivněna výsledkem projektu nebo je blízká jiným osobám, které mohou být projektem ovlivněny.

Zainteresované strany jsou v zásadě osoby nebo skupiny, které mohou z projektu něco získat (nebo ztratit). Projektový institut definuje zainteresovanou stranu projektu jako „jednotlivce a organizace, které se aktivně podílejí na projektu nebo jejichž zájmy mohou být pozitivně nebo negativně ovlivněny v důsledku realizace projektu nebo jeho úspěšného dokončení“.

Pokud se projekty daří, pak z toho budou mít prospěch i zainteresované strany.

Pokud se však projekt nevyvíjí podle plánu, zainteresované strany jdou ke dnu s ním... 😅

Kdo jsou zainteresované strany projektu?

Zainteresované strany v projektovém řízení lze rozdělit do dvou typů: interní a externí zainteresované strany.

Tyto dva typy zainteresovaných stran v projektovém řízení vycházejí z vztahu zainteresovaných stran k organizaci:

Interní zainteresované strany

Jak název napovídá, interní zainteresovaná strana pochází z vnitřku organizace nebo podniku. Zaměřují se na rizika projektu a jsou přímo zapojeni do celého procesu projektu. Tito členové firemního týmu obvykle disponují hlubokými znalostmi o svém publiku, klientech a společnosti a jsou často vnímáni jako autority, často zastávají vysoké vedoucí pozice, kde přímo spolupracují s různými úrovněmi provozu, aby dosáhli požadovaných výsledků.

Jako projektový manažer se můžete setkat s některými z těchto běžných interních zainteresovaných stran:

Externí zainteresované strany

Externí zainteresované strany naopak nepatří do vaší organizace nebo firmy. Tyto zainteresované strany projektového řízení jsou externí, jako například zákazníci nebo koncoví uživatelé. Jinými slovy, je vaší odpovědností řídit komunikaci s klíčovými zainteresovanými stranami a externími zákazníky a zároveň uchovávat důležité informace v tajnosti, dokud není nutné je sdělit všem stranám.

Splnění očekávání různých druhů vlivných zainteresovaných stran, zajištění jejich viditelnosti a informování různých zainteresovaných stran tvoří polovinu plánu řízení zainteresovaných stran. Jako projektoví manažeři však musíte nejprve být schopni tyto zainteresované strany pojmenovat a také pochopit potřeby sponzorů projektu. Nejdůležitější věcí, kterou si musíte pamatovat, je jasně komunikovat rozsah projektu a řídit očekávání zainteresovaných stran a někdy i dlouhé seznamy požadavků vedení.

To je skvělé. Ale kdo jsou zainteresované strany v projektu? Jako projektový manažer je důležité, abyste hned na začátku identifikovali zainteresované strany projektu a soustředili se na realizaci projektu. Manažeři zdrojů, funkční manažeři a další vrcholový management se mohou více soustředit na fázi projektu a plánování životního cyklu projektu, zatímco podporující zainteresované strany zacházejí se všemi členy projektového týmu, jako by byli na stejné úrovni, a rádi se informují o postupu projektu i o zpětné vazbě od zákazníků.

Zde jsou některé z běžných externích zainteresovaných stran:

Jak provést analýzu zainteresovaných stran?

Analýza zainteresovaných stran, nebo jak ji někteří nazývají, mapování zainteresovaných stran, je DŮLEŽITÁ, protože:

Nejlepší cestou k úspěchu projektu je jasně definovat očekávání projektu pro relevantní zainteresované strany, identifikovat rizika a poskytovat zpětnou vazbu pro řízení zainteresovaných stran projektu a jejich

Vybudování silného týmu, který zahrnuje klíčové zainteresované strany projektu, je jediným způsobem, jak v projektu uspět.

Příklad kontextového diagramu analýzy zainteresovaných stran:

Kromě toho vám identifikace vzorců v zapojení zainteresovaných stran pomůže vyhnout se negativnímu vlivu zainteresovaných stran v budoucnosti. Zainteresované strany s vysokým zájmem a velkým vlivem, vlastníci a další manažeři z jiných týmů a/nebo jiných oddělení mohou mít skryté úmysly nebo prostě nemusí být na stejné vlně jako vy a váš tým.

Ať už jsou pozitivní nebo negativní, je důležité, abyste udělali vše pro to, abyste sdělili své nápady, návrhy a přehledné informace a aby investoři a klíčové zainteresované strany byli spokojeni s časovým harmonogramem projektu, procesy a spoluprací členů týmu.

Rozdělme analýzu zainteresovaných stran do tří kroků:

1. Identifikujte potenciální zainteresované strany

Prvním krokem je identifikace zainteresovaných stran.

Musíte identifikovat jak interní, tak externí zainteresované strany.

A my to chápeme. Někdy je to docela zřejmé.

Klíčovými zainteresovanými stranami jsou samozřejmě váš klient SPOC a členové projektového týmu.

Ale je v tom ještě něco víc?

K tomu budete potřebovat projektovou chartu a další důležité projektové dokumenty. Před zahájením projektu by měla být vytvořena projektová charta a předložena všem zainteresovaným stranám. Měli byste informovat důležité zainteresované strany o všech potenciálních rizicích, včetně faktorů prostředí, které mohou ovlivnit výsledek projektu.

Identifikace některých obtížných zainteresovaných stran může vyžadovat hodiny brainstormingu a prohlížení dokumentace.

Údaje, které z těchto položek shromáždíte, by vám měly pomoci vytvořit seznam všech zainteresovaných stran.

Tuto analýzu můžete zahájit pomocí nejlépe hodnocených nástrojů pro produktivitu a projektové řízení na světě. Ukážeme vám, jak na to!

Seznamte se s ClickUp.

Pomocí ClickUp Docs můžete vytvořit seznam zainteresovaných stran s možností úpravy formátovaného textu, včetně bannerů, záhlaví, fontů atd. – všeho, co vás zajímá!

Dokumenty jsou uspořádány podle kategorií: Všechny, Přiřazené mně, Sdílené a Soukromé.

Využijte vylepšené katalogizační a wiki funkce Docs a získejte přístup ke všem dokumentům projektu. Vyhledávejte podle slov nebo frází a najděte jména všech svých stakeholderů!

Nejlepší na tom je, že celý „proces identifikace zainteresovaných stran” můžete rozdělit mezi členy svého projektového týmu.

Všichni můžete pokračovat v identifikaci zainteresovaných stran, přidávat je do souboru Docs v reálném čase a vytvářet registr zainteresovaných stran projektu.

Registr zainteresovaných stran projektu bude obsahovat všechna jména, role, pravomoci a zájmy různých zainteresovaných stran.

Týmová spolupráce, ftw!

2. Naučte se jako projektový manažer stanovovat priority zainteresovaných stran

Projektový institut (PMI) uvádí, že „aby byla osoba nebo skupina klasifikována jako zainteresovaná strana, musí mít určitý zájem nebo vliv, který může mít dopad na projekt“.

Ne všechny identifikované zainteresované strany mají v projektu stejný význam.

Některé z nich jsou důležitější kvůli svému vlivu.

Druhým krokem je tedy stanovení priorit vašich stakeholderů.

Zde je několik otázek, které vašemu projektovému týmu pomohou rozlišit primární a sekundární zainteresované strany:

Pokud je odpověď na tyto otázky „ano“, pak se jedná o primární zainteresovanou stranu.

Seznam primárních a sekundárních zainteresovaných stran by vám měl pomoci vytvořit myšlenkovou mapu zainteresovaných stran.

K tomu budete potřebovat ClickUp Mind Maps.

Vytvořte si v ClickUp Mind Maps tolik uzlů, kolik chcete, jako referenční body.

Nakreslete si své zainteresované strany pomocí režimu Blank, abyste vizualizovali všechny osoby, které mohou ovlivnit váš projekt, nebo jak jsou propojeny.

3. Zapojte zainteresované strany

Nyní, když znáte všechny důležité zainteresované strany a víte, komu dát přednost, je čas na zapojení zainteresovaných stran.

Na rozdíl od předchozích kroků je zapojení zainteresovaných stran průběžným procesem v průběhu celého projektu. Musíte identifikovat očekávání zainteresovaných stran a řešit jejich obavy.

A ClickUp je tu, aby vám pomohl s každým krokem.

Jak řídit zainteresované strany projektu

Řízení očekávání zainteresovaných stran spočívá především v tom, aby byly spokojené.

Potřebují informace prostřednictvím transparentní komunikace se zainteresovanými stranami.

Pomůžeme vám také vytvořit proces řízení zainteresovaných stran.

1. Ukažte jim svůj projektový plán

Představte si zainteresovanou stranu jako hosta ve vaší restauraci.

Co uděláte jako první? Ukažte jim, co je dnes na programu.

Stejně tak by řízení zainteresovaných stran mělo začít tím, že jim ukážete svůj projektový plán, který obsahuje:

Dnešní specialita? Komunikace!

Nejprve však musíte vytvořit projektový plán.

Ganttův diagram ClickUp je ideální pro plánování projektů a jeho vytvoření vyžaduje pouze tři jednoduché kroky.

A je to. Máte krásný Ganttův diagram.

Přemapujte všechny obsažené úkoly podle data zahájení a termínu dokončení

2. Vytvořte komunikační plán, který zajistí sladění, vyjasnění a vytvoření úspěšného a pozitivního prostředí, kde mohou všichni spolupracovat jako tým.

Pro klíčové zainteresované strany je v projektovém řízení nejdůležitější včasné poskytování aktuálních informací.

Musíte informovat všechny skupiny a jednotlivce, kteří se na projektu podílejí, a to vyžaduje komunikační plán.

Bude to prostřednictvím e-mailů, úvodních schůzek, videokonferencí a telefonátů?

Například v chatovém okně ClickUp. Můžete mluvit o čemkoli a o všem, aniž byste museli opustit platformu pro řízení projektů.

Není to praktické?

Nebudete muset ztrácet čas přepínáním mezi aplikacemi nebo dokonce záložkami, abyste mohli komunikovat.

Přidejte hosty (externí zainteresované strany) do svých chatů a rozhodněte, zda mohou vytvářet zobrazení chatu.

Chatování není vaše silná stránka?

Díky integraci Zoom můžete přímo z ClickUp pořádat a účastnit se schůzek Zoom.

Spusťte schůzku Zoom přímo z úkolu ClickUp

A pokud patříte k lidem, kteří se nemohou rozloučit s e-maily, máme pro vás také řešení.

Pomocí aplikace Email ClickApp můžete odesílat a přijímat e-maily přímo z ClickUp.

Pokud jde o e-maily, pokud potřebujete odeslat nějaké právní dokumenty nebo smlouvy, které vyžadují určité úpravy, nemusíte hledat jinde.

Naše funkce Proofing nabízí také možnost vkládání poznámek do souborů PDF.

3. Sdílejte rozložení své pracovní zátěže

Sdílení rozložení pracovní zátěže je důležitou součástí vašeho plánu řízení zainteresovaných stran, protože jim ukazuje:

Poté svým stakeholderům ukažte, na čem pracujete, pomocí zobrazení Workload.

A voilà!

Zainteresované strany již nebudou ponechány v nevědomosti.

Navíc získáte argumenty pro získání více času, zdrojů nebo odborných znalostí na základě rozložení vaší pracovní zátěže.

4. Umožněte vedení a klíčovým zainteresovaným stranám nahlížet do odpovědností a získávat přehled

Kdo by nechtěl vidět, jak se věci hýbou kupředu? Vedoucí projektů a další zainteresované strany budou vždy mít zájem o průběh projektu, a zejména o účast na jeho úspěšném dokončení.

Zainteresované strany vašeho projektu chtějí vědět, jak si projekt vede a jak daleko je od cíle. A co je lepší než projektový dashboard, který vám a vašim zainteresovaným stranám poskytne přehled o postupu projektu.

Prvním krokem je vyzkoušet ClickUp Dashboards .

Pomocí přizpůsobitelných widgetů si vytvořte své vlastní řídicí centrum v ClickUp Dashboards.

Chcete-li do svého dashboardu přidat informace o projektu, můžete přidat widgety, jako jsou:

A ještě mnohem více!

Sprint Widgets od ClickUp vám poskytují užitečné grafy pro řízení projektů, které vám pomohou vizualizovat průběh vašeho projektu:

U interních zainteresovaných stran sdílejte přístup k prohlížení nebo úpravám pomocí oprávnění.

Rozhodněte se sami.

V případě externích zainteresovaných stran můžete data z widgetů na svých řídicích panelech kdykoli exportovat v různých formátech, včetně PDF, JPEG, CSV atd.

Kompletní řízení zainteresovaných stran pod jednou střechou

Vliv zainteresovaných stran může rozhodnout o úspěchu nebo neúspěchu vašeho projektu. Může to mít také pozitivní nebo negativní vliv na vztahy se zainteresovanými stranami.

Tak mocní mohou být.

Musíte vyhovět potřebám zainteresovaných stran, udržovat je v obraze a brát v úvahu další klíčové hráče ve všech organizacích.

A jediný způsob, jak toho všeho dosáhnout, je pomocí solidní strategie řízení zainteresovaných stran a výkonného nástroje pro řízení projektů.

A právě zde přichází na řadu ClickUp.

Jedná se o komplexní nástroj pro správu projektových úkolů, jejich přidělování, sledování času a dokonce i správu zainteresovaných stran projektu!

Získejte ClickUp zdarma ještě dnes, abyste vy a vaši zainteresovaní mohli realizovat jeden úspěšný projekt za druhým!