Představte si, že se účastníte třetí schůzky s klientem a zjistíte, že jeho projekt vůbec není takový, jak jste si představovali.
Zůstali jste s otevřenou pusou?
Křičíte uvnitř? 😱
Z toho se těžko vzpamatovává... zvláště pokud je vaše agentura známá svou pozorností k detailům!
Této trapné (a potenciálně kariéru ohrožující) situaci se můžete vyhnout pomocí úvodní schůzky k projektu. Tato úvodní schůzka je příležitostí pro všechny zúčastněné strany, aby se již v rané fázi projektu sjednotily.
Zajistěte úspěch projektů svých klientů tím, že se v tomto průvodci seznámíte se základy úvodních schůzek. Provedeme vás tím, co je úvodní schůzka k projektu, jak ji vést a jaké zdroje můžete využít, abyste mohli začít.
Jste připraveni? Pojďme zahájit tento průvodce schůzkou (slovní hříčka zamýšlena)!
Co je úvodní schůzka projektu?
Úvodní schůzka k projektu je schůzka s klientem, která se koná na začátku každého nového projektu. Ve fázi řízení projektu se úvodní schůzka koná po fázi plánování a signalizuje začátek fáze realizace.
Cílem této schůzky je sjednotit všechny členy týmu agentury a klienta ohledně klíčových detailů projektu. Mezi ně patří zejména:
- Projektový plán: Popis projektu, přehled toho, co je třeba provést a jakým způsobem.
- Cíl projektu: Co projekt přinese, co pomůže vašemu klientovi dosáhnout úspěchu
- Výstupy : Položka nebo soubor položek, které vaše agentura potřebuje vytvořit a dodat.
- Časový harmonogram: Harmonogram projektu, během kterého budete klientovi dodávat výsledky.
- Zdroje: Jak rozdělíte členy projektového týmu a nástroje pro projekt
Pokud máte malý projekt, pravděpodobně budete potřebovat pouze jednu úvodní schůzku. Velký projekt s více fázemi však obvykle vyžaduje úvodní schůzku na začátku každé fáze.
Dlouhodobý, průběžný projekt může také vyžadovat několik úvodních schůzek, aby se členové týmu sjednotili ohledně nových pokynů od klienta.
Kdo se účastní úvodní schůzky k projektu?
Zahajovací schůzky se musí zúčastnit všichni, kdo jsou do projektu zapojeni, včetně členů vašeho týmu a kontaktních osob ve společnosti klienta. Obvykle se jedná o:
- Projektový manažer: Osoba, která bude koordinovat a řídit projekt.
- Vedoucí týmů: Lidé, kteří budou vést týmy zapojené do projektu.
- Členové projektového týmu: Zaměstnanci vaší agentury, kteří budou pracovat na výrobě a zpracování výstupů.
- Klienti a sponzoři projektu: Kontaktní osoby zastupující společnost, která váš projekt zadala vaší agentuře.
Kromě toho pozvěte všechny další zúčastněné strany projektu, jako jsou jednotliví dodavatelé a kontaktní osoby v partnerských agenturách.
Je nutné pořádat úvodní schůzku k projektu?
Rozhodně ano! Úvodní schůzka synchronizuje vaši agenturu a klienta ve všech aspektech daného projektu a připraví vás na jeho úspěšné dokončení.
Můžete sdílet všechny podrobnosti projektu s členy projektového týmu a klientem prostřednictvím centralizovaného dokumentu a tím to skončit. To by však mohlo vést k nejednoznačnému výkladu některých detailů a nezodpovězeným důležitým otázkám.
Výsledek? Nedostatečná komunikace a vnitřní chaos, které nakonec vedou k neúspěchu projektu!
Úvodní schůzka minimalizuje nedorozumění tím, že umožňuje všem zúčastněným stranám diskutovat o projektu v reálném čase. Je to příležitost stanovit očekávání ohledně projektu – co bude dodáno, kdy bude dodáno a jak bude dodáno.
Tato produktivní výměna názorů pomáhá sjednotit všechny účastníky a zabránit pozdějšímu vzniku běžných problémů při řízení projektu.
Všichni vyhrají!
Jak uspořádat hladkou úvodní schůzku k projektu
Úspěch vaší úvodní schůzky závisí na mnoha faktorech, proto ji pečlivě naplánujte a využijte spolehlivý software pro správu schůzek.
Máte štěstí, protože jsme pro vás připravili seznam kroků, které můžete podniknout, aby program úvodní schůzky k projektu proběhl hladce jako po másle!
Krok 1: Než svoláte všechny zúčastněné strany, připravte si vše potřebné
Příprava je klíčem k úspěšnému zahájení projektu.
Než odešlete pozvánku, připravte se na ideální úvodní schůzku pomocí těchto čtyř kroků:
- Vytvořte seznam pozvaných: Určete osoby z vaší agentury, klienty a další klíčové zúčastněné strany, které by se měly schůzky zúčastnit. Získejte jejich e-mailové adresy, pokud je ještě nemáte, a zajistěte, aby měli účastníci přístup k potřebným dokumentům.
- Shromážděte základní informace: Spolupracujte s klientem a dalšími zúčastněnými stranami a shromážděte všechny známé podrobnosti o projektu – účel, rozsah projektu, očekávané výstupy projektu a plán řízení – do projektové charty. Tak nebudete muset během schůzky přepínat mezi záložkami.
- Vyberte si zapisovatele: Nezapomeňte někomu z vašeho týmu přidělit odpovědnost za zaznamenávání poznámek ze schůzky. Pomocí Notepadu v ClickUp mohou zapisovat zápisy ze schůzky. Dokonce jim umožňuje převést jejich poznámky na úkoly!
- Vytvořte program úvodní schůzky: Seznamte si všechny body/témata k projednání a každému z nich vyhraďte dostatek času.
Psst… pomocí těchto funkcí můžete snadno vytvářet profesionální programy schůzek v Docs v ClickUp:
- Šablona: Ušetřete čas použitím jedné z našich profesionálních šablon pro zahájení projektu k vytvoření programu schůzky.
- Možnosti úpravy formátovaného textu: Zřetelněji formulujte svůj program a omezte nedorozumění formátováním textů. Upravte velikost písma (malé, normální, velké), přidejte nadpisy, použijte různé barvy písma, zvýrazněte důležité detaily a mnoho dalšího!
- Vnořené stránky: Vnořte více stránek (například projektovou chartu) do nadřazeného dokumentu, abyste měli vše na jednom místě.
- Vložení zobrazení: Vložte do svých dokumentů interaktivní odkazy, jako jsou videa z YouTube, tabulky Google a další odkazy z jiných platforem.
Až budete připraveni, sdílejte program přímo nebo jej přiložte k e-mailu pomocí aplikace Email ClickApp a odešlete jej účastníkům.
Krok 2: Připravte si úvodní představení
Provedli jste všechny nezbytné přípravy. Nyní je čas začít a zahájit schůzku!
Začněte tím, že představíte svůj tým klientovi (a případně i jeho sponzorům) a stručně popíšete, za co budou jednotliví členové týmu zodpovědní. Klient také dostane příležitost představit se zbytku týmu a vysvětlit, jaký má v projektu podíl.
Zvažte použití otázky na prolomení ledů, abyste zmírnili počáteční nervozitu a všichni účastníci se cítili pohodlně. Tato zábavná otázka také pomůže vašemu týmu navázat vztah s klientem.
Krok 3: Projděte si důvody projektu
Cesta bez jasného cíle je receptem na katastrofu. Proto je dalším krokem zjistit, proč klient investuje čas a prostředky do tohoto projektu.
Požádejte klienta, aby vám sdělil hlavní cíle projektu – základní součást rozsahu vašeho projektu. Měl by jasně sdělit, čeho chce dosáhnout a jak mu to pomůže posunout se vpřed.
Vyzvěte je, aby byli co nejpřesnější, a sdílejte s nimi také klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) nebo benchmarky, které pomohou definovat, jak bude vypadat úspěch. Poslední věc, kterou váš tým potřebuje, jsou vágní cíle, které lze interpretovat několika způsoby.
Například jasně definovaným cílem projektu e-mailového marketingu může být zvýšení konverzí o 5 % do konce prvního čtvrtletí.
Zní to jako ambiciózní cíl. Ale je jasný (zvýšit konverze) a velmi konkrétní (o 5 % před druhým čtvrtletím)!
Poznámka: Budete potřebovat efektivní způsob, jak zaznamenávat a sledovat své cíle. Zapomeňte na tabulky a jednoduše vkládejte data do ClickUp. Tento software pro řízení projektů usnadňuje sledování pokroku a plnění cílů po zahájení projektu.
Jak toho dosáhnout? S pomocí ClickUp Goals!
Můžete vytvořit cíle, které obsahují různé úkoly, například:
- Čísla: číselné hodnoty, jako je procentuální nárůst
- Měna: finanční cíle, jako je zvýšení zisku
- Správně/nesprávně: hotovo nebo nehotovo, ano nebo ne
Jakmile splníte své cíle, ClickUp automaticky aktualizuje vaše procento pokroku. Takto uvidíte, jak blízko jste k dosažení svého cíle.
Krok 4: Promluvte si o očekávaných výsledcích
Všichni účastníci již chápou, o čem projekt je a jaké cíle pomůže dosáhnout. Dalším krokem je jasně definovat, co vaše agentura vytvoří a dodá klientovi, aby mu pomohla dosáhnout úspěchu.
Všechny výstupy by měly souviset s účelem projektu. Pokud tuto souvislost nedokážete najít, úkol pravděpodobně nespadá do rozsahu projektu a neměl by být zvažován.
Při popisu výstupů buďte jasní a získejte výslovný souhlas klienta s každým úkolem. Vrátíme-li se k výše uvedenému příkladu e-mailového marketingu, některé potenciální výstupy by mohly být:
- Kompletní rozpis kampaně s pořadím a frekvencí e-mailů
- Propagační obsah, který bude sdílen v e-mailech
- Zprávy o výkonu kampaně
Popis výsledků pomůže vaší agentuře vyhnout se nadměrnému poskytování služeb klientům bez dodatečného zisku. Vašemu týmu také poskytne jasnou představu o tom, co přesně musí udělat, aby uspěl.
Pamatujte: Je lepší nastavit očekávání hned, než je řešit později!
Krok 5: Přidělte role členům svého týmu
Všichni účastníci mají dobré znalosti o projektu. Nyní je čas projít, kdo má co dělat.
Jinými slovy, je čas přidělit role a klíčové odpovědnosti členům projektového týmu.
Někteří nebo všichni zaměstnanci vaší agentury již v této chvíli možná znají své povinnosti. Jejich zdůraznění během úvodní schůzky k projektu však pomůže všem – klientovi, jeho sponzorům i vašemu týmu – pochopit, kdo je za co zodpovědný, a směřovat své dotazy k osobám, které jsou oprávněny na ně odpovědět.
Krok 6: Definujte časový harmonogram projektu a milníky
Probrali jste proč (účel/cíl), co (výstupy) a kdo (role) vašeho projektu. Doplňte celkový obraz také o kdy, tedy časový harmonogram projektu.
Sdělte jim, jak plánujete zmapovat výstupy projektu v časovém harmonogramu s jasnými termíny, a získejte souhlas klienta.
V této části máte příležitost odmítnout jakékoli nereálné požadavky klientů týkající se termínů. Vysvětlete jim vaše interní procesy a opřete se o standardy v oboru, pokud jde o dodací lhůty, abyste je poučili.
Poskytněte také přehled důležitých milníků projektu. Tímto způsobem všichni účastníci pochopí, jak budou měřit pokrok projektu během fáze realizace.
Pokud jde o milníky, můžete je nastavit a sledovat v Ganttově diagramu ClickUp. Jedná se o přehledný diagram, který umožňuje například:
- Vytvořte časový plán projektu
- Naplánujte úkoly
- Vypočítejte si kritickou cestu
- Řízení závislostí
A mnohem více!
Zobrazení časové osy je další možností, jak vizualizovat časovou osu vašeho projektu. Představte si to jako Ganttův diagram, jen v lineárním formátu.
Pomocí funkce drag-and-drop můžete rychle vytvořit a upravit časovou osu. Přečtěte si naše srovnání Ganttova diagramu a časové osy, abyste zjistili, v čem se liší.
Kromě toho můžete vždy nastavit termíny splnění úkolů, aby přiřazení pracovníci věděli, kdy mají svou práci dokončit. Pro důležité události ve vašem časovém plánu můžete vytvořit připomenutí.
Můžete je dokonce delegovat na jiné osoby, aby nezapomněly na žádné důležité úkoly.
Krok 7: Dohodněte se s klientem na plánu komunikace a podávání zpráv
Váš klient chce vědět, jak ho vaše agentura bude informovat o postupu a výsledcích projektu. Je důležité si to vyjasnit hned nebo během procesu zapojení klienta. To zahrnuje odpovědi na otázky jako:
- Jak často bude klient informován o postupu projektu? Bude to jednou týdně, dvakrát měsíčně nebo jednou za měsíc?
- Kde bude komunikace probíhat? Je váš klient ochoten připojit se k platformě, kterou používá vaše agentura?
- Kdo bude kontaktní osobou zastupující vaši agenturu? A co klient?
Dohodněte se na plánu, který nejlépe vyhovuje vašemu týmu a vašemu klientovi. S ClickUp můžete pomocí zobrazení Kalendář naplánovat pravidelné schůzky. Vzdálené týmy mohou využít naši integraci Zoom a pohodlně se připojit ke schůzkám přímo z úkolu.
Podívejte se na tyto nástroje pro zapojení klientů!
Nemáte vždy čas na synchronní schůzky? Žádný problém!
Díky funkci Veřejné sdílení můžete sdílet všechny zobrazení, včetně kalendáře, Ganttova diagramu a seznamu, jako pouze pro čtení pomocí jednoduchého odkazu nebo vloženého kódu. Vždy však můžete změnit úrovně přístupu, aby jej lidé mohli dokonce upravovat.
Tímto způsobem budou aktualizace projektu viditelné pro všechny, i když nemůžete uspořádat schůzku.
Krok 8: Zahajte otázkovou část
Nezapomeňte ponechat prostor pro otázky.
Je to příležitost pro všechny účastníky, aby si ujasnili vše, co bylo projednáno během úvodních schůzek k projektu. Vyzvěte všechny, aby se snažili, zejména klienta.
Jakmile odpovíte na otázku, zeptejte se, zda je vše jasné. Nechcete přece, aby někdo opustil schůzku s pochybnostmi!
Krok 9: Vytvořte a přiřaďte úkoly členům svého týmu
Než poděkujete všem za jejich čas a ukončíte schůzku, připomeňte všem první úkol ve fázi realizace. Po skončení schůzky rozdělte úkoly členům svého týmu v softwaru pro řízení projektů, aby se věci daly do pohybu.
ClickUp usnadňuje přiřazení jakéhokoli úkolu jedné osobě nebo dokonce více osobám. Máte tým, který potřebuje na něčem pracovat? Žádný problém. Stačí přiřadit úkoly celému týmu v ClickUp.
Sledování všech akčních položek však může být pro všechny zúčastněné velmi náročné. Naštěstí vám v tom pomohou zobrazení v ClickUp.
Umožní vám to vizualizovat nejen aktivní úkoly a projekty, ale i celé pracovní postupy.
Vyberte si zobrazení, které vyhovuje vašim potřebám:
- Základní pohledy na úkoly: Rychlý přehled úkolů
- Pokročilé zobrazení: Podrobnější přehled na vysoké úrovni s časovými osami, pokrokem a dalšími informacemi.
- Zobrazení stránky: Spolupráce v reálném čase v Docs, která vám umožní přeměnit text na aktivní úkoly.
Teď už zbývá jen pustit se do práce a realizovat fantastický projekt.
Hodně štěstí!
Přečtěte si také: Více než 130 otázek pro týmové schůzky
5 šablon úvodní schůzky k projektu, které pokryjí všechny základní aspekty
Plánování a vedení úvodní schůzky k projektu zní vyčerpávajícím, ale nemusí to tak být. Udělejte to jako profesionál (ale s poloviční námahou) s našimi bezplatnými šablonami pro úvodní schůzky k projektu!
1. Šablona úvodní schůzky k projektu ClickUp
Vytvoření kontrolního seznamu před zahajovací schůzkou externího nebo interního projektu vám pomůže udržet se na správné cestě a pokrýt všechny důležité body jednání. Jeho vytvoření však zabere čas.
Naštěstí můžete hned začít s přípravami díky šabloně úvodní schůzky k projektu od ClickUp.
Součástí je předem připravený kontrolní seznam obsahující důležité body, které se obvykle zahrnují do úvodní schůzky, například:
- Před schůzkou delegujte základní úkoly na všechny členy týmu a klienty.
- Představení členů týmu klientovi a naopak
- Poskytnutí přehledu o projektu
- Zdůraznění klíčových výstupů
A ještě mnohem více!
Kontrolní seznam si můžete přizpůsobit podle toho, jak chcete, aby schůzka probíhala, a podle dalších témat, která potřebujete projednat.
2. Šablona zápisu ze schůzky ClickUp
Přiznejme si to: tradiční kalendářové aplikace jsou k ničemu!
Na první pohled neposkytují dostatek informací o vašich nadcházejících schůzkách. Abyste získali více informací, musíte buď kliknout na kartu, nebo obtěžovat organizátora schůzky.
Šablona zápisů z jednání ClickUp vám poskytuje přehled o všech nadcházejících jednáních s účastníky. Ti mohou vidět všechny důležité podrobnosti přehledným způsobem.
Šablona zápisu z této schůzky vám navíc umožní přidělit členům týmu klíčové úkoly s termíny.
3. Šablona zápisu ze schůzky o řízení projektu ClickUp
Vaše poznámky ze zahajovací schůzky by měly poskytovat základní informace velmi stručným a přehledným způsobem. Jejich strukturování během zahajovací schůzky je však obtížné, zejména pokud si zapisovatel musí udržet tempo s rychlým přednášejícím!
K překonání této výzvy použijte šablonu zápisu ze schůzky o řízení projektu od ClickUp. Obsahuje předem připravené tabulky pro zaznamenávání úkolů, problémů a dalších důležitých informací pro body vašeho programu. Snadno je přizpůsobte pro svou úvodní schůzku.
Navíc můžete přímo ve svých poznámkách přiřadit úkoly k provedení tím, že označíte příslušnou osobu, místo abyste je vytvářeli od začátku v jiném zobrazení. Pokud jste projektový manažer, určitě se vám to bude líbit.
Podívejte se na tyto nástroje pro zápisy ze schůzek!
4. Šablona profesionálních služeb ClickUp
Skvělá práce při úspěšném zahájení projektu. Nyní je čas dotáhnout ho do konce, aby byli vaši klienti nejen spokojení, ale také s vámi efektivně spolupracovali.
To je však snazší říct než udělat, když má vaše agentura spoustu probíhajících projektů, které vyžadují vaši pozornost. Neustálé přepínání mezi jednotlivými klienty má jistě své následky, a proto potřebujete přehledný přehled svých projektů.
Šablona ClickUp Professional Services vám to usnadní jedním kliknutím! Stačí vytvořit celý přizpůsobitelný seznam a uspořádat všechny součásti projektu vašeho klienta a zároveň sledovat jejich průběh v reálném čase.
A to nejlepší? Formát, který si přizpůsobíte, můžete snadno použít i pro jiné klienty.
5. Šablona dokumentu ClickUp Agency/Client Discovery Doc
Úvodní schůzky jsou nezbytné pro první setkání s klienty, ještě než začnete diskutovat o vnitřním fungování komunikace a spolupráce. Proto je důležité zaznamenat si vše z prvního hovoru, abyste měli dostatek podkladů pro další práci, ať už se jedná o návrh smlouvy nebo stanovení dalších kroků.
Šablona dokumentu ClickUp discovery doc vám pomůže zaznamenat a sledovat vše, co potřebujete k zahájení schůzky s novým nebo potenciálním klientem. Přizpůsobte tento dokument tak, aby obsahoval nejdůležitější procesy, otázky a klíčové prodejní argumenty vaší agentury, které můžete předložit klientům, abyste nebyli zaskočeni, když se vás zeptají na návratnost investic, náklady nebo úspěšnost.
Tento dokument je skvělým pomocníkem pro interní úvodní schůzku k projektu nebo pro specializovaného projektového manažera.
Zahajte projekt s ClickUp
Není žádná záruka, že po úvodní schůzce bude váš projekt probíhat hladce. Ale mít plán zvýší šance na úspěšnou úvodní schůzku k zahájení projektu, což rozhodně sníží riziko nedorozumění a překážek.
A s nástrojem pro schůzky, jako je ClickUp, je tento proces hračkou.
A to není vše...
Představte si, co vše může ClickUp udělat pro celý váš projekt díky svým funkcím pro správu úkolů, pracovních postupů, zdrojů, času a dokumentů. Je to ten správný nástroj pro správu projektů pro marketingové agentury!
Udělejte ze své úvodní schůzky k projektu úspěch, když si ještě dnes zdarma pořídíte ClickUp!