Aditya pracuje jako asistent pro růst ve společnosti AirTract, která je místem, kam se lidé obracejí pro odborné rady, kde kladou otázky, píší články, sdílejí a učí se z placených i bezplatných online kurzů. Má bakalářský titul v oboru počítačové vědy a inženýrství a v oblasti digitálního marketingu pracuje již dva roky. Je také vášnivým čtenářem a velkým fanouškem sportu.
Projektové řízení je vývoj a realizace plánu souvisejícího s konkrétním projektem, který se provádí. Lze jej rozdělit do jasných fází, kterými vy a váš tým projdete při realizaci projektu od začátku do konce.
Fáze projektového řízení jsou systematické, postupné procesy, které musí dodržovat jak manažeři, tak vedoucí pracovníci, aby bylo zajištěno správné provedení projektu a dosažení pozitivních výsledků v budoucnosti.
Základní efektivita projektu spočívá v několika správných krocích, které zajistí silné a kompetentní organizační řízení projektu. Tyto kroky lze použít jako předběžné pokyny pro pochopení zprávy o pokroku určitého projektu.
Pokud chcete zajistit, aby váš plán zůstal na správné cestě, musíte dodržovat pět fází projektového řízení!
Pět fází projektového řízení
Podle Project Management Institute (známého také jako PMI) je projektové řízení souborem znalostí, technik, dovedností a nástrojů, které rozšiřují rozsah účasti a činností určité organizace za účelem dosažení cíle daného projektu.
Obvykle se proces řízení a vedení projektu dělí na pět základních fází od začátku do konce. Ať už plánujete zahájit nové podnikání nebo vytvořit marketingový plán, každý manažerský tým prochází těmito pěti fázemi.
Podívejme se na těchto pět fází:
- Zahájení a koncepce projektu
- Plánování projektů
- Realizace projektu
- Monitorování, kontrola a realizace projektu
- Ukončení projektu
Požadavky na fáze projektu: kritický názor
Každý projekt má své požadavky a určitý postup, který je třeba dodržovat. Fáze životního cyklu projektu umožňují manažerskému týmu řešit každý projekt samostatně a úspěšně jej realizovat. Tyto fáze navíc zajišťují systematický provozní postup a udržují výkonnost všech osob zapojených do projektu.
Každý projekt má své požadavky a určitý postup, který je třeba dodržovat. Fáze životního cyklu projektu umožňují managementu řešit každý projekt samostatně a úspěšně jej realizovat. Tyto fáze navíc zajišťují systematický provozní postup a udržují výkonnost všech osob zapojených do projektu.
Vím, že si říkáte: „Je to opravdu důležité?“
Odpověď zní ano! Těchto pět fází je důležitých, protože pomáhají:
- Proveďte strategické sladění, abyste dosáhli skutečné hodnoty svého podnikání nebo projektu
- Vneste do svého projektu autentické vedení a správný směr
- Stanovte jasné zaměření a cíle svého managementu
- Realisticky plánujte své cíle
- Kontrolujte kvalitu celkových výsledků
Pojďme se seznámit s těmito pěti fázemi a s tím, jak pomáhají vašemu projektu k úspěchu!
Krok 1: Zahájení
Konkrétní zahájení ukáže cestu k úspěchu a také položí základy všech dalších fází životního cyklu. Nejprve pečlivě prozkoumejte koncept a myšlenky svého projektu, abyste určili, zda je koncept pro organizaci přínosný.
V této fázi rozhodovací tým určí realistický způsob dokončení celého projektu. Tato fáze je také známá jako formální zahájení, které začíná vydáním zadání projektu. Obvykle popisuje primární účel a cíl projektu a také schvaluje rozpočet projektu.
Tato fáze začíná:
- Správný obchodní případ: odůvodňuje skutečnou potřebu projektu a stanoví odhad potenciálních přínosů.
- Studie proveditelnosti: posuzuje různé nezbytné zdroje pro vyhodnocení výzev projektu a určení nezbytných počátečních kroků s ohledem na přínosy pro organizaci.
Zahájení projektu obecně vyžaduje některé klíčové komponenty, které je třeba zahrnout do dokumentu o zahájení projektu (PID), včetně následujících:
- Obchodní případ
- Cíle a rozsah vašeho projektu
- Organizace projektu
- Rizika projektu
- Názory zúčastněných stran projektu
- Rámec pro reporting a kontrolu a další
Jakmile máte vše hotovo, je čas naplánovat svůj projekt!
Krok 2: Plánování
Fáze plánování se zaměřuje hlavně na návrh cílů, rozpočtu a časového harmonogramu určitého projektu. Jedná se o plán, který vám pomůže postupovat vpřed a správně vést tým. Během této fáze může projektový manažer využít dovednosti zaměstnanců k zvýšení produktivity organizace.
Fáze plánování projektu zahrnuje:
- Identifikace přesných potřeb
- Definování účelu a rozsahu
- Dokončete časový plán pro dodání kompletního výsledku
- Organizace harmonogramu pro správný chod organizace
- Uspořádání a posouzení požadavků
Fáze plánování je pro řízení projektu zásadní. Během této fáze dostane váš tým správný plán toho, co projekt vyžaduje, aby nakonec dosáhl úspěchu jako tým!
Co bude dál? Konečně je čas se pustit do práce!
Krok 3: Provedení
Když je tým zcela připravený k realizaci nebo spuštění výsledků, fáze realizace projektu vám pomůže kontrolovat a řídit každý projekt. Využijte stavy svého projektu k udržení správného a organizovaného toku práce. Projektový manažer bude muset využít své manažerské a měkké dovednosti k motivaci týmu, zvýšení úrovně výkonu a dalším účelům.
Projektový management může tyto informace potřebovat ve fázi realizace:
- Vytváření individuální odpovědnosti a úkolů
- Rozdělení úkolů mezi členy týmu
- Provádění úkolů
- Aktualizujte zprávu o postupu vašeho projektu
- Poskytovat služby nebo produkty v termínech
Někteří odborníci tvrdí, že realizace a propagace patří do stejné fáze, jedna po druhé.
Po dokončení této fáze musíte pomoci svému marketingovému týmu předvést práci, kterou jste odvedli! To může zahrnovat vytvoření propagačního balíčku vašich služeb nebo produktů pro veletrh. Nyní musí váš marketingový tým shromáždit informace o produktech, ceny a dokonce i fotografie produktů, aby mohl vaše produkty propagovat před zákazníky.
A co teď? Hotovo, že?
Počkejte! Ještě zbývají dvě fáze!
Krok 4: Monitorování a kontrola
V této fázi může manažer měřit výkonnost, pokrok a řešit několik problémů, které mohou nastat. Fáze monitorování a kontroly je milníkem pro celkové řízení projektu.
Existují různé klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) pro sledování projektu, jako je dodržování dobře naplánovaného rozpočtu, dodržování slíbeného harmonogramu, dodání produktu ve stanoveném termínu a další.
Nejdůležitější je, že tato fáze je snadno měřitelná a je konzistentně využívána managementem a zainteresovanými stranami společně.
Krok 5: Ukončení projektu
Dostali jsme se do závěrečné fáze projektového řízení, kde můžete vyhodnotit, jak úspěšný je váš dokončený projekt. Toto hodnocení poskytuje poučení a vyhodnocuje celkový proces, aby se váš příští projekt zlepšil a byl efektivnější. Jedná se o závěrečnou fázi životního cyklu vašeho projektového řízení.
[Postupný model pracovního postupu v projektovém řízení]
S všemi těmito postupy může být projektové řízení opravdu hektické. Zde přicházejí na řadu nástroje pro projektové řízení. Pomáhají vám snadno plánovat váš projekt. ClickUp je jedním z takových nástrojů, který může být velkou oporou.
Jedná se o nástroj pro správu projektů s dokumenty, připomínkami, cíli, kalendáři a dokonce i doručenou poštou. Díky plně přizpůsobitelným a proprietárním funkcím ClickUp funguje pro týmy všech velikostí a odvětví, takže každý tým může používat stejnou aplikaci k plánování, organizaci a spolupráci.
Vytváření vlastních zobrazení, která můžete uložit a sdílet s kýmkoli, stejně jako grafy pracovní zátěže, které ukazují, na čem lidé pracují, usnadňují správu jakéhokoli projektu.
Proces řízení projektů se liší od organizace k organizaci, ale tyto jsou tradičními složkami úspěšného projektu. Manažerské týmy po celém světě využívají těchto pět fází řízení projektů, aby své projekty dokončily s mnoha výhodami.
Projektové řízení nemusí být zdrcující, bez ohledu na jeho rozsah, pokud se budete řídit pěti fázemi projektového řízení.