„Dobrý začátek je polovina úspěchu.“
Velký filozof Aristoteles věděl, jak důležitý je silný začátek. Toto nadčasové rčení platí pro filozofii i pro každou úlohu, zejména pro naše projekty.
Přidělili jsme projektu potřebné zdroje? Jak můžeme řešit případné rozpočtové omezení? Jak stanovíme standardy kvality?
Pokud se vám nepodaří projekt dobře zahájit, často se objevují otázky jako tyto. Zahájení projektu je nejdůležitější fází každého projektu.
Ať už jste zkušený projektový manažer nebo nováček, otázka, jak zahájit projekt, vás může trápit. V tomto článku vás provedeme základy fáze zahájení projektu a kroky pro efektivní zahájení.
Co je zahájení projektu?
Projektový institut rozděluje životní cyklus projektu do pěti fází:
- Zahájení: Definování projektu a získání zainteresovaných stran
- Plánování: Stanovení cílů a vytvoření plánu
- Realizace: Zahájení projektu
- Výkonnost: Měření výkonnosti pomocí KPI
- Ukončení: Sdílejte podrobnosti se zainteresovanými stranami.
Tento článek se zaměřuje na zahájení projektu. Jak je zřejmé z názvu, zahájení projektu je prvním krokem projektu. Zahrnuje definování projektu na obecné úrovni, získání souhlasu klíčových zainteresovaných stran a vytvoření pevného základu pro projekt.
Tato fáze určuje budoucnost vašeho projektu – bude pokračovat, nebo ne? Projekt můžete zahájit pouze se souhlasem zainteresovaných stran. Abyste tento souhlas získali, musíte předvést své nápady, jejich proveditelnost a obchodní hodnotu.
Aktivity zahrnuté v této fázi proto zahrnují:
- Definice projektu: Definování účelu, cílů a výstupů
- Projektová charta: Vypracování projektové charty (více o tom později)
- Definice rozsahu: Definice rozsahu projektu, omezení a předpoklady
- Posouzení rizik: Identifikace potenciálních rizik a nejistot
- Studie proveditelnosti: Porozumění proveditelnosti vašeho projektu
- Analýza nákladů a přínosů: Zjištění, zda má projekt obchodní hodnotu
- Plánování zdrojů: Odhad potřebných zdrojů a vypracování předběžného harmonogramu projektu
- Zapojení zainteresovaných stran: Identifikace a zapojení zainteresovaných stran
- Schválení projektu: Získání souhlasu zainteresovaných stran
- Vytvoření týmu: Vytvořte tým snů, který bude na projektu pracovat.
Řízení všech aspektů v omezeném čase činí projektové řízení náročným. Proto potřebujete během celého životního cyklu projektu nástroje, které vám pomohou řídit rizika, úkoly, zdroje a výkon.
Nástroj pro správu projektů ClickUp urychluje plánování a realizaci projektů, zajišťuje transparentnost, sleduje vaše priority a umožňuje vám dodávat projekty rychleji a lépe.
Zahájení projektu vs. plánování projektu
Fázi zahájení projektu lze snadno zaměnit s plánováním projektu. Mnoho lidí při diskusi o projektovém řízení používá pojmy zahájení a plánování zaměnitelně. Jedná se však o dva odlišné pojmy.
Už víte, co zahrnuje zahájení projektu, takže se pojďme věnovat plánování projektu. Plánování projektu je druhou fází projektového řízení. Zahrnuje definování konkrétních cílů a výstupů a práci na detailních podrobnostech plánu. Nástroje pro plánování projektu používané v této fázi se také liší.
Pro lepší pochopení uvádíme obecný rozdíl mezi těmito dvěma pojmy:
| Základ | Zahájení projektu | Plánování projektu |
| Fáze | První fáze | Druhá fáze |
| Účel | Definování projektu v širším smyslu a získání schválení | Vytvoření podrobného plánu projektu, který nastíní, jak bude projekt realizován, monitorován a řízen. |
| Klíčové dokumenty | Projektová charta | Plán řízení projektu, harmonogram, rozpočet a plán řízení rizik |
| Rozsah | Zaměřuje se na široký rozsah | Zaměřuje se na detaily |
Proč je důležitá silná fáze zahájení projektu?
Fáze zahájení projektu může rozhodnout o úspěchu nebo neúspěchu vašeho projektu. Tato fáze je nesmírně důležitá, od získání schválení projektu až po sestavení týmu, který vaši vizi zrealizuje. Pojďme si projít význam této fáze.
Jasný účel
Zajišťuje jasné pochopení cílů, záměrů a účelu projektu. Tím je zaručeno, že vše bude v souladu s rozsahem projektu a riziko jeho překročení bude minimální.
Zapojení zainteresovaných stran
Zahrnuje zapojení zainteresovaných stran a získání jejich souhlasu. Čím dříve se zapojíte, tím větší máte šanci získat podporu a zmírnit potenciální výzvy. Čím dříve získáte podporu výkonného sponzora, tím vyšší je šance, že se projekt rozběhne.
Identifikace rizik
Tato fáze zahrnuje proces identifikace a pochopení rizik. Je klíčová pro plánování projektu a minimalizaci dopadu nejistot na projekt.
Sladění zdrojů
Pomáhá sladit zdroje, včetně lidských, finančních a technologických aktiv. Správné rozdělení zdrojů snižuje pravděpodobnost vzniku překážek v budoucích fázích. Optimální rozdělení zdrojů zajistí hladký průběh vašeho projektu s minimem překážek.
Definování rozsahu a omezení projektu
Tato fáze zahrnuje také jasné definování rozsahu projektu. To spolu s identifikací omezení a předpokladů vytváří základ pro realistické plánování a očekávání.
Schválení projektové charty
Charta projektu je ekvivalentem existence projektu. Formálně schvaluje existenci projektu. S tímto dokumentem získáte pravomoc zahájit projektové aktivity.
Nastavení komunikace
Účinná komunikace je klíčem k úspěchu každého projektu. V této fázi se stanoví nejúčinnější komunikační kanály mezi projektovým týmem a externími zainteresovanými stranami.
I když se to kontroluje po celou dobu trvání projektu (a po provedení projektu ), aby se předešlo nedorozuměním, pomáhá to zabránit plýtvání časem a zdroji.
Základy plánování
Pevný začátek vytváří pevný základ pro fázi plánování projektu. Díky dobře provedené fázi zahájení můžete zajistit, že zbytek plánování bude založen na přesných informacích a důkladném pochopení požadavků projektu.
Fáze zahájení tedy stanoví směr vašeho projektu a požadavky na zdroje. Zajišťuje, že všichni zúčastnění a členové týmu jsou na stejné vlně, pokud jde o cíle, rozsah, záměry a postup.
5 kroků k efektivní fázi zahájení projektu
Nyní, když víte proč a kdy zahájit projekt, pojďme se podívat na to, jak na to. Jak zajistit efektivní fázi zahájení projektu? Odpověď je jednoduchá – s trochou jemnosti, perfektním nástrojem pro řízení projektů a těmito kroky! A nezapomeňte dodržovat zásady řízení projektů.
1. Vytvořte projektovou chartu
Projektová charta je klíčovým dokumentem v životním cyklu projektového řízení. Formalizuje váš projekt a dává všem směr. Její základní použití je:
- Schválení projektu
- Ukažte, proč je váš projekt nezbytný
- Zajistěte, aby všichni nesli odpovědnost za své role a povinnosti.
- Používejte jako základ po celou dobu životního cyklu projektu.
Projektová charta se výrazně liší od obchodního případu. Obchodní případ se používá pro větší projekty s více položkami, zatímco projektová charta se používá pro menší projekty s méně položkami.
Obsah vaší projektové charty
Při vytváření projektové charty byste měli zahrnout následující informace:
- Název vašeho projektu: Zadejte název projektu a snažte se, aby byl co nejkonkrétnější. Měl by být poutavý a účinně komunikovat cíle vašeho projektu.
- Účel a cíl: Uveďte, čeho chce projekt dosáhnout a proč je navrhován.
- Rozpočet: Přidejte odhadované náklady a potřebné zdroje.
- Výstupy: Přidejte výstupy, KPI a metriky.
- Riziko: Zahrňte identifikované cíle a strategie pro zmírnění rizik.
- Rozsah: Uveďte rozsah svého projektu.
- Doba trvání: Uveďte časový rámec začátku a konce vašeho projektu.
- Zainteresované strany: Komu budete podávat zprávy? Přidejte podrobnosti o svých klíčových zainteresovaných stranách.
- Role a odpovědnosti: Definujte roli a odpovědnost každého člena týmu v projektu.
Stručně řečeno, zaměřte se na otázky proč, co a kdo: proč tento projekt existuje? Jaký je rozsah projektu? A kdo bude na projektu pracovat? Nejlepší způsob, jak vytvořit komplexní projektovou chartu, je použít šablonu projektové charty.
Metody pro vytvoření projektové charty
Vaše projektová charta bude mít klíčový význam pro informování a přesvědčování zainteresovaných stran. Proto by měla být atraktivní. Použijte vizuální prvky, jako je Ganttův diagram nebo časová osa, aby byla vizuálně přitažlivá. Tímto způsobem budou zainteresované strany snadno vstřebávat informace.
Další věcí, na kterou je třeba pamatovat, je zapojení klíčových členů vašeho týmu do procesu. Projektová kancelář nebo PMO funguje jako tým a skupina. Proces zahájení projektu je důležitým krokem v životním cyklu projektu, který umožňuje včasné zapojení více klíčových zainteresovaných stran.
Dobrou zprávou je, že většina softwaru pro řízení projektů má funkce, které umožňují spolupráci a vizualizaci. Nemusíte tedy vše dělat ručně.
Projektoví manažeři používají šablonu projektové charty ClickUp k komplexnímu přehledu svých cílů a záměrů. Nabízí snadno použitelný kontrolní seznam pro sledování pokroku a flexibilní možnosti sdílení dokumentů se zainteresovanými stranami. Stačí se zaregistrovat do ClickUp, přidat šablonu a pozvat členy do svého pracovního prostoru, abyste mohli zahájit spolupráci.
2. Identifikujte klíčové zainteresované strany
Dalším krokem při zahájení projektu je najít klíčové zainteresované strany, které podepíší vaši projektovou chartu. Projektový institut definuje zainteresované strany jako osoby, které ovlivňují projekt nebo jsou projektem ovlivňovány, například vedoucí pracovníci, sponzoři atd.
Poskytují zdroje a schvalují projekt. Jejich spokojenost je hlavním faktorem úspěchu projektu.
Existují dva typy zainteresovaných stran:
- Interní zainteresované strany: Jedná se obvykle o osoby z organizace zapojené do projektu. Patří sem projektový tým, manažer, sponzor a interní týmy.
- Externí zainteresované strany: Tito lidé jsou ovlivněni výsledkem projektu, i když se na projektu nemusí přímo podílet. Například externí klienti, subdodavatelé, dodavatelé a koncoví uživatelé.
Dalším způsobem identifikace zainteresovaných stran je provedení analýzy zainteresovaných stran projektu. Podle ní rozdělte zainteresované strany do čtyř skupin:
- Lidé s velkým vlivem a velkým zájmem
- Lidé s velkým vlivem a malým zájmem
- Lidé s malým vlivem a velkým zájmem
- Lidé s malým vlivem a malým zájmem
Lidé v první skupině jsou vašimi klíčovými zainteresovanými stranami. S těmito lidmi po boku má váš projekt větší šanci na úspěch, protože pomáhají identifikovat rizika a přinášejí své zkušenosti. A nezapomeňte vytvořit registr zainteresovaných stran. To vám pomůže sladit frekvenci a způsoby komunikace s nimi.
Další důležitou součástí tohoto kroku je stanovení způsobů komunikace se zainteresovanými stranami. To se hodí také při komunikaci v rámci týmu. Vyberte si vhodné komunikační a kolaborační nástroje. Patří mezi ně jednoduché nástroje, jako je e-mail nebo Skype, nebo intuitivnější nástroje, jako je software pro řízení projektů.
3. Představte svůj projekt
Nyní, když jste našli klíčové zainteresované strany, je dalším krokem při zahájení projektu jejich seznámení s vaším projektem. Seznámení zahrnuje prezentaci a obhajobu vašeho projektu. Pokud se vám to podaří, získáte podporu, zdroje a soulad od lidí, kteří mohou ovlivnit váš projekt.
Zde je několik prvků, které je třeba zvážit při představování vašeho projektu:
- Vytvořte poutavý příběh o projektu. Sdělte jeho účel, cíle a výsledky způsobem, který rezonuje s prioritami a zájmy zúčastněných stran.
- Identifikujte obavy, očekávání a priority zainteresovaných stran a přizpůsobte svou prezentaci tak, aby tyto body řešila.
- Jasně vysvětlete hodnotovou nabídku projektu. Zdůrazněte jeho výhody a pozitivní dopad na organizaci a komunitu.
- Nezapomeňte se zabývat riziky a výzvami. Jasně je identifikujte a sdílejte strategie pro jejich zmírnění.
- Vytvořte vizuálně přitažlivou prezentaci. Použijte tabulky, grafy a snímky, abyste poskytli stručný přehled o projektu.
- Zajistěte, aby byl interaktivní a poutavý. Podporujte otázky a diskuse, aby zainteresované strany mohly vyjádřit své obavy a poskytnout zpětnou vazbu.
- Načasování je velmi důležité. Vyberte si proto vhodný okamžik pro představení svého projektu. Než se pustíte do akce, zvažte další probíhající iniciativy a priority.
- Vždy žádajte o zpětnou vazbu. Řešte obavy zainteresovaných stran a v případě potřeby sdílejte další informace.
- A nakonec přijměte standardizaci projektů. Díky standardizovaným metodikám budou vaše prezentace jasnější, konzistentnější a lépe sladěné s cíli organizace.
4. Proveďte studii proveditelnosti
Dalším krokem při zahájení projektu je provedení studie proveditelnosti. Tato studie posuzuje proveditelnost vašeho projektu s dostupnými zdroji. Potvrzuje tržní příležitosti a získává více informací předtím, než učiníte konečné rozhodnutí.
V zásadě odpovídá na následující otázky:
- Má projektový tým k dispozici potřebné zdroje k dokončení tohoto projektu?
- Přinese projekt dostatečnou návratnost investic, aby se vyplatilo v něm pokračovat?
Studie proveditelnosti se provádí po představení projektu. Můžete ji provést společně s analýzou SWOT a hodnocením rizik projektu. Zde jsou kroky k provedení studie:
- Proveďte předběžnou analýzu
- Vyhodnoťte finanční proveditelnost projektu.
- Proveďte hodnocení trhu
- Projděte si data shromážděná ve všech typech studií proveditelnosti.
- A nakonec se rozhodněte.
Nástroj pro řízení projektů, jako je ClickUp, vám pomůže sledovat všechny potřebné informace související se studií proveditelnosti. Kontrolujte průběh v reálném čase, spolupracujte okamžitě a snadno, aktivujte Team View a zefektivněte celý proces.
Než provedete studii proveditelnosti, zvažte, zda je pro váš projekt nezbytná. Vzhledem k tomu, že je časově a finančně náročná, je důležité si to ujasnit. Obvykle není nutné ji provádět u menších projektů, které nemají významný dlouhodobý dopad na vaši organizaci. Pokud jste v posledních třech letech realizovali podobný projekt nebo studii, nemusíte ji provádět znovu.
5. Najděte si spolupracovníky
S souhlasem zainteresovaných stran na jedné straně a proveditelností projektu na straně druhé jste připraveni zahájit svůj projekt. Zbývá už jen najít svůj vysněný tým. Projektový tým se skládá z lidí z různých oddělení, v závislosti na vašich požadavcích.
Mezi běžné členy týmu patří:
- Sponzor projektu: Osoba odpovědná za vizi a řízení projektu. Obvykle se jedná o nadřízeného projektového manažera.
- Projektový manažer: Osoba, která vede a řídí tým, přijímá rozhodnutí, vytváří projektový plán, sleduje průběh projektu a komunikuje se zainteresovanými stranami.
- Vedoucí týmu: Ve větších týmech se vedoucí týmu liší od projektového manažera. Je zodpovědný za řízení týmu.
- Členové týmu: Lidé s požadovanými dovednostmi, kteří jsou zodpovědní za plnění různých úkolů.
Projektový tým může mít i další členy, v závislosti na potřebách. Vaším cílem by mělo být vytvoření funkčního týmu s odpovídajícími zkušenostmi a dovednostmi. Můžete buď přijmout nové zaměstnance, nebo přeřadit stávající.
V případě velkého týmu může být sledování pokroku jednotlivých členů týmu obtížné. Pokrok každého zaměstnance však můžete sledovat pomocí zobrazení stavu týmu, které je k dispozici ve vašem nástroji pro řízení projektů.
Závěr
Jako první krok ve vývoji projektu má fáze zahájení velký vliv na zbytek projektu.
Rozhodnutí učiněná během této fáze ovlivňují celý životní cyklus projektu, utvářejí jeho trajektorii a určují jeho konečný úspěch. Každý krok popsaný v tomto článku vás přiblíží k nejlepší fázi zahájení projektu.
Dodržováním těchto kroků bude zahájení vašeho projektu chytřejší a silnější. A nezapomeňte, nenechte tuto energii během projektu vyprchat. Zajistěte, aby každý aspekt, včetně harmonogramů projektu, budování kapacit, řízení kvality a dalšího, začal a skončil se stejnou energií (nebo ještě lepší!).