12 klíčových principů projektového řízení (základní průvodce)

{ „@context“: „http://schema. org“, „@type“: „FAQPage“, „mainEntity“: [ { „@type“: „Question“, „name“: „Jaké jsou zásady projektového řízení?“, "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Musí to být projekt" } }, { "@type": "Question", "name": "Jaké jsou základní principy projektového řízení?", „acceptedAnswer“: { „@type“: „Answer“, „text“: „Ačkoli existují rozdílné názory na detaily, základní principy projektového řízení zahrnují následující: jasně definovaný projekt prostřednictvím struktury, výstupů a strategie; jasně identifikované role týmu, včetně projektového manažera, a stanovení hodnot, jako je organizační sladění, komunikace, transparentnost, odpovědnost, řízení rizik a měření výkonu. “ } }, { „@type“: „Question“, „name“: „Kolik zásad projektového řízení existuje?“, „acceptedAnswer“: { „@type“: „Answer“, „text“: „Existuje 12 zásad, které lze rozdělit do 3 skupin – definování projektu, definování rolí a odpovědností a stanovení hodnot. " } } ] }

Řízení projektů zahrnuje mnoho věcí.

Rozpočtování, získávání souhlasu od zainteresovaných stran projektu, vytváření týmu, sledování pokroku, vypracovávání zpráv...

A to je jen špička ledovce!

Pokud vnitřně křičíte, nebojte se!

Zde je něco, co vám pomůže:

Zásady projektového řízení fungují jako spolehlivý kompas při navigaci celým procesem projektového řízení.

V tomto článku vysvětlíme, jaké jsou tyto základní principy projektového řízení, jaké jsou jejich výhody a jak je můžete využít k úspěšnému řízení projektů.

Pojďme na to.

Jaké jsou principy projektového řízení?

Zásady projektového řízení jsou základní koncepty, které můžete využít pro úspěšné řízení projektů.

Docela jednoduché, že?

Jaké jsou tedy základní principy projektového řízení, které by měl dodržovat každý projektový manažer ?

Těchto 12 principů jsme rozdělili do 3 skupin.

Pojďme se na to podívat:

Definice projektu

Zásada 1: Musí se jednat o projekt

Nejzákladnějším principem je, že musí existovat projekt.

Vezměme si definici projektu podle Project Management Institute: aby se práce mohla kvalifikovat jako projekt, musí se jednat o dočasné úsilí, jehož cílem je vytvořit hodnotu.

Vzhledem k tomu, že projektové řízení je nástroj používaný k efektivnímu řízení projektu, měly by se na tuto definici vztahovat zásady projektového řízení.

Činnosti, jako je odpovídání na lístky nebo úpravy obsahu, se proto nepovažují za projekt.

Zásada 2: Jasná struktura projektu

Klíčovým principem v plánu řízení projektů během definice je struktura projektu.

Bez nich se váš projekt rozpadne rychleji než věž z Jenga!

Zde jsou tři složky, které je třeba definovat:

A. Cíle projektu

Jak začít něco nového, když vůbec nevíte, co chcete dělat?

Stanovení cíle dá věci do pohybu a pomůže vám vytvořit strukturu projektu. Začněte tím, že si položíte otázku, jaké jsou požadavky projektu, co je třeba udělat a proč.

Jako projektový manažer musíte jasně definovat cíl projektu a zajistit, aby mu všichni zúčastnění rozuměli.

Jak ale stanovit cíle projektu? A jaký je rozdíl mezi cíli a záměry?

Díky bezplatným nástrojům pro řízení projektů, jako je ClickUp, je stanovení cílů hračkou.

B. Časový harmonogram projektu

Nikdo nemá neomezený časový rámec na dokončení projektu.

(pokud tedy neumíte vrátit čas jako Dr. Strange)

Pro rychlé dokončení projektu potřebujete mít jasný časový plán projektu.

Obsahuje úkoly, které je třeba provést, a jejich data zahájení a ukončení.

Uvádí také pořadí, v jakém je třeba úkoly řešit.

C. Milníky

Nejprve byste měli definovat milníky a poté rozdělit svůj časový plán na tyto důležité milníky.

Co to je?

Milníky jsou ukazatele, které vám pomohou pochopit, kdy projekt vstoupil do nové fáze.

Například pokud váš tým postupuje od milníku k milníku během pouhých několika dní, víte, že pracují rychleji než Flash na kofeinu!

A pokud je mezi dvěma milníky dlouhá mezera, musíte zajistit, aby se věci daly do pohybu.

Díky tomuto přístupu budete schopni dodržovat harmonogram projektu. Vždy.

Uf!

A ještě jedna věc: milníky zvyšují morálku týmu.

Nezapomeňte, že každý má rád viditelný pokrok.

Zásada 3: Identifikace výstupů projektu

Dalším principem projektového řízení je definování výstupů projektu.

Výstupy označují jakýkoli jedinečný výsledek nebo produkt, který souvisí s konkrétním procesem nebo fází projektu.

Jak tedy definujete výstupy projektu?

Začněte tím, že si položíte správné otázky, například:

Tyto typy otázek vám pomohou určit výstupy projektu a požadavky projektu.

Zde je několik příkladů výstupů, na kterých by váš tým mohl pracovat:

Vypadá to, že se věci konečně obrací k lepšímu pro Jima ze seriálu „Stranger Things“!

Další výhodou předem jasně definovaných výstupů je...

Nebudete muset ve spěchu přidávat nové výstupy uprostřed projektu.

Díky tomu nejenže nebudete muset trávit příliš mnoho času prací na projektu, ale také nebudete muset pracovat přesčas, abyste stihli termíny.

Díky tomu nebudete muset omezovat sledování kriminálních seriálů na Netflixu.

Zásada 4: Rozvržení rozpočtů projektů

Nebylo by skvělé mít neomezený rozpočet?

Bohužel, pokud nemáte džina, který vám splní tato přání, budete muset pracovat s přísným rozpočtem projektu.

S omezenými zdroji musíte velmi pečlivě sledovat své výdaje.

Pamatujte, že nechcete být šokováni, když zjistíte, že vaše výdaje jsou mimořádně vysoké!

Tady je několik tipů, co můžete udělat:

Rozpočtování a účetnictví mohou být velmi náročné a mohou vyžadovat různé nástroje.

Ale proč pořizovat několik nástrojů, když vám projektový software jako ClickUp pomůže udržet rovnováhu v účetnictví?

S předem připravenou šablonou účetnictví ClickUp můžete spravovat své prodejní záznamy, výdaje na projekty, faktury a další, a to vše v rámci svého pracovního prostoru.

Zásada 5: Jasná strategie pro realizaci

Před zahájením realizační fáze je třeba mít připravenou projektovou chartu a projektový plán. Tyto dokumenty hrají významnou roli v úspěchu velkých projektů.

Co by mělo být zahrnuto?

Ve fázi plánování by měly být jasně definovány klíčové ukazatele výkonnosti (KPI), použitý software pro řízení projektů a rizikové faktory, které mohou ovlivnit výsledek.

Měli byste také identifikovat potenciální problémy, které by mohly způsobit rozšiřování rozsahu projektu nebo narušit jeho průběh.

Identifikace rolí a odpovědností týmu

Zásada 6: Odpovědnost projektového manažera nebo sponzora projektu

Dalším základním principem je, že jedna osoba, projektový manažer, musí nést odpovědnost za úspěch projektu. Tato osoba musí fungovat jako mluvčí a být v souladu s výkonným týmem.

Projektoví manažeři tak provázejí zúčastněné strany projektem v rámci jejich rozhodovacího procesu, definují odpovědnosti týmu, iniciují projektový plán a měří úspěch.

Vzhledem k mezifunkční povaze této role musí projektoví manažeři disponovat vynikajícími interpersonálními dovednostmi, znalostmi obchodu a technologií a zkušenostmi s rozdělením práce.

Zásada 7: Přidělené role a odpovědnosti týmu

Nestačí pouze znát cíl projektu a stanovit si cíle.

Musíte také určit, co má každý člen dělat.

Pokud tak neučiníte, můžete se začít připravovat na pohřeb: váš projekt je totiž mrtvý ještě předtím, než jste na něm začali pracovat!

Když definujete role a odpovědnosti, každý člen týmu se stává zodpovědným za své úkoly.

A protože členové vašeho týmu přesně vědí, co mají dělat, nebudou ztrácet čas snahou o získání jasnosti ohledně projektu.

Stanovení hodnot

Zásada 8: Jasná komunikace mezi členy týmu

Špatná komunikace v týmu = špatné výsledky.

Při řízení projektů by vaším hlavním cílem měla být silná komunikace od prvního dne.

Nechcete, aby se komunikace v rámci vašeho projektu změnila v hru „on řekl – ona řekla“.

Protože to by znamenalo katastrofu.

Ale proč?

Jasná komunikace s týmem je klíčem k zamezení nehod. Každý člen ví, na čem pracuje a na čem pracují ostatní, což vede k zefektivnění pracovního postupu.

Kromě toho vám jasná komunikace umožňuje identifikovat a ocenit úspěchy členů týmu.

Zásada 9: Sladění v rámci celé organizace

Jedná se o důležitý princip, který vám pomůže vyhnout se problémům v pozdější fázi projektu.

Zainteresované strany a projektový manažer spolupracují tak, aby se všechny složky organizace vzájemně podporovaly. To zahrnuje poslání, strukturu a systémy společnosti.

Při slaďování s hodnotami společnosti a stanovování rozsahu většího projektu je důležité vytvořit základnu pro řízení výkonu se třemi základními složkami – náklady, harmonogram a rozsah projektu.

Poté, co jsou jasně stanoveny očekávání s vedením a je jmenován projektový manažer, který bude zodpovědný za projektové aktivity, měla by být této osobě dána volnost při rozhodování o projektu.

Zásada 10: Transparentnost a odpovědnost

Přejdeme k dalšímu principu projektového řízení.

Transparentnost projektu.

Pokud nejste zběhlý špión na útěku, schovávání se je špatný nápad.

Pokud před svými stakeholdery a sponzory zatajujete údaje o projektu nebo jeho stavu, bude vás to v budoucnu pronásledovat.

A to by mohlo oslabit důvěru mezi vaším týmem a zainteresovanými stranami.

To by se však nestalo, pokud byste vy a váš tým vždy zachovávali transparentnost.

Pokud budou mít všichni přístup k relevantním informacím o projektu, včetně stavu, milníků a časového harmonogramu, bude vše probíhat mnohem hladčeji.

Výsledek?

Úroveň zapojení vašeho týmu bude na maximu a jeho členové budou mnohem šťastnější a spokojenější se svou prací.

Díky funkci Hosté v ClickUp můžete spolupracovat s lidmi mimo svůj tým, například se zainteresovanými stranami nebo klienty.

Zásada 11: Řízení a detekce rizik

Každý projekt s sebou nese určitá rizika. To platí zejména v případě, kdy se v rámci řízení podnikových projektů musíte vypořádat s několika složitými úkoly najednou.

Vyzkoušejte tyto softwarové nástroje pro řízení podnikových projektů!

Pokud tato rizika posoudíte před zahájením projektu, budete připraveni čelit všem potenciálním problémům, které by mohly nastat.

A to není jediná výhoda:

S tímto přístupem můžete také určit celý tým, který se bude soustředit na rizika, která se objeví během životního cyklu projektu.

Podívejte se na tyto šablony pro řízení rizik!

(Myslíme si, že pro tento tým by se hodilo jméno „Riskbusters“. 😉 )

Zásada 12: Měření pokroku projektu

Sledování a měření pokroku je základním principem, který je klíčový pro celý proces řízení projektů.

Představte si, že by neexistovalo žádné monitorování.

Práce z domova by vypadala asi takto...

S Ganttovými diagramy ClickUp můžete zobrazit všechny úkoly, které je třeba provést, jejich termíny a členy týmu, kteří jsou k nim přiřazeni.

A to je vše.

Všechny zásady pro úspěšné řízení projektů jsou rozděleny do 3 skupin.

Často kladené otázky

Jaké jsou základní principy projektového řízení?

Ačkoli se názory na detaily liší, základní principy projektového řízení zahrnují následující: jasně definovaný projekt prostřednictvím struktury, výstupů a strategie; jasně identifikované role týmu, včetně projektového manažera, a stanovení hodnot, jako je organizační sladění, komunikace, transparentnost, odpovědnost, řízení rizik a měření výkonu.

Kolik zásad projektového řízení existuje?

Existuje 12 principů, které lze rozdělit do 3 skupin – definování projektu, definování rolí a odpovědností a stanovení hodnot.

Závěr

Zásady projektového řízení jsou základními stavebními kameny všech podniků, bez ohledu na jejich velikost.

Využijte je moudře a všechny vaše projekty budou mít obrovský úspěch!

Tyto principy vám však nepomohou řídit celý projekt sami.

Naštěstí byly nástroje jako ClickUp speciálně navrženy tak, aby za vás odvedly veškerou těžkou práci a pomohly vám se všemi úkoly, časovými plány a členy týmu.

Ať už používáte metodiky jako Waterfall, Agile nebo Lean, ClickUp má všechny funkce, které potřebujete k organizaci své práce.

Stáhněte si ClickUp ještě dnes zdarma a řízení vašich projektů bude hračka!