Máte nedostatek zaměstnanců, překračujete rozpočet a obáváte se, že nestihnete termíny v polovině projektu? 👀
Pokud ano, potěší vás, že existuje způsob, jak snížit pravděpodobnost, že se to stane znovu. Zadejte plánování kapacity.
Kapacitní plánování, známé také jako plánování poptávky nebo prognóza poptávky, je klíčovým prvkem projektového řízení. Pokud je provedeno správně, může vám ušetřit spoustu času, energie a nákladů v rámci celého projektu.
V tomto průvodci definujeme různé typy strategií plánování kapacity a představíme vám postup, jak začít, včetně příkladů a šablon, které vám usnadní práci. Aplikujte tyto principy na svůj příští projekt a uvidíte, o kolik snadnější bude jeho realizace!
Co je plánování kapacity?
Cílem plánování kapacity je odhadnout vaše požadavky na zdroje potřebné k dokončení konkrétního projektu v daném časovém rámci.
Účinné plánování kapacity zohledňuje:
- Kolik práce je třeba udělat a jak dlouho to pravděpodobně potrvá
- Znalosti a dovednosti potřebné k výkonu této práce
- Členové týmu, kteří jsou k dispozici pro práci na projektu
- Čas, který mu mohou týmy věnovat
- Veškeré potřebné materiály, vybavení nebo software
- Limity rozpočtu projektu
Plánování kapacity je v podstatě rovnice nabídky a poptávky. Jinými slovy, budete mít k dispozici potřebné zdroje, když je budete potřebovat? ⚖️
Pokud ne, budete muset naplánovat, jak je získat ve správný čas. Například možná budete muset navýšit počet zaměstnanců nebo si dočasně vypůjčit zdroje z jiného oddělení. Na druhou stranu, pokud máte nadbytečnou kapacitu, můžete ji přesměrovat na jiné iniciativy.
Plánování kapacity zdrojů je pouze prvním krokem v rámci správy zdrojů. Po dokončení plánování budete muset tyto zdroje přidělit konkrétní části projektu, pro kterou jsou nejvhodnější.
Poté budete sledovat využití zdrojů projektu, abyste zkontrolovali, zda byly vaše odhady přesné. Pokud jsou tyto zdroje nadměrně nebo nedostatečně využívány nebo pokud se změní vaše kapacitní potřeby, můžete rychle provést nezbytné úpravy, aby se zlepšilo přidělování zdrojů.
Výhody plánování kapacity
Pokud kapacitní plánování provedete správně, celý projekt z toho bude mít řadu výhod:
- Lepší řízení dodavatelského řetězce: Dobré plánování zdrojů zajistí, že se nebudete muset potýkat s nedostatkem surovin nebo vybavení. Budete mít vše, co potřebujete k pokračování výroby podle svého projektového plánu.
- Produktivnější týmy: Promyšlené plánování kapacity pracovní síly usnadňuje řízení pracovní zátěže. Znáte kapacitu a dovednosti svého týmu, takže můžete zajistit, aby všichni pracovali na optimální úrovni, což vede k vysoké spokojenosti týmu a mnohem menšímu vyhoření.
- Méně neefektivních procesů: Jasné závislosti projektů a dobré plánování zdrojů vám pomohou přidělit dostatek zdrojů na správná místa. Tím se zabrání vzniku úzkých míst, která způsobují ztrátu času a snižují vaši výrobní kapacitu.
- Méně nedostatků zboží: Díky dobrému plánování kapacity produktů budete vždy schopni zákazníkům poskytnout to, co chtějí a kdy to chtějí, a zajistit tak, že utratí své peníze u vás, a ne u vašich konkurentů.
- Lepší rozhodování: Pokud máte jasný plán řízení požadavků a dobré řízení kapacity, budete schopni činit informovaná rozhodnutí v každé fázi, i když dojde ke změnám nebo budete chtít provést škálování.
- Opakovaně použitelné procesy: Jakmile vyzkoušíte strategii plánování kapacity a zjistíte, že funguje, můžete tento plán znovu použít jako šablonu pro budoucí projekty, takže nemusíte pokaždé začínat od nuly.
- Vyšší ziskovost: Díky optimalizaci všech procesů a dobrému využití zdrojů se sníží náklady, což zlepší vaše hospodářské výsledky.
- Spokojení akcionáři: Když vše běží hladce a zisky rostou, vaši akcionáři budou pravděpodobně spokojeni.
Pomocí ClickUp nastavte jasný pořadí operací přidáním závislostí „blokování“ nebo „čekání“ mezi úkoly.
Jak jste pravděpodobně pochopili, úspěšné plánování kapacity není otázkou odhadů. Vyžaduje skutečná data a plánování scénářů – a možná také trošku intuice. Naštěstí jsou k dispozici osvědčené šablony a strategie plánování kapacity, které jsou podporovány širokou škálou nástrojů pro plánování kapacity.
Strategie plánování kapacity
Existuje několik různých přístupů k plánování kapacity. Každá metoda má své výhody a nevýhody a je vhodná pro různé typy podniků a rizikové profily. Podívejme se, co nabízejí.
Strategie zpoždění
Plánování kapacity s odstupem je nejkonzervativnější ze všech strategií. Jeho cílem je uspokojit skutečnou poptávku v daném období – a nic víc.
Výhodou této strategie v reálném čase je, že neplýtváte zdroji, protože platíte pouze za to, co potřebujete. Pokud se však změní poptávka zákazníků – řekněme, že provozujete restauraci a dojde k náhlému přílivu zákazníků – pravděpodobně dojde ke zpoždění, než budete moci zvýšit svou kapacitu, abyste uspokojili tuto poptávku.
Zákazníci obecně nejsou známí svou trpělivostí, takže místo toho, aby čekali, až je doženete, mohou se obrátit na vaši konkurenci. Pokud se jim nabídka konkurence zalíbí, můžete tak přijít o peníze v krátkodobém i dlouhodobém horizontu.
Tuto strategii často využívají společnosti prodávající produkty nebo služby s vysokou hodnotou nebo ty, které vědí, že loajalita jejich zákazníků je zajištěna.
Hlavní strategie
Plánování kapacity na základě poptávky je mnohem více zaměřeno na budoucnost. V tomto případě plánujete své kapacitní požadavky na základě předpokládané budoucí poptávky pro dané období. To vám pomůže využít případné nadcházející špičky v prodeji, například během určitých svátků nebo ročních období. 📊
S tímto plánováním je však spojeno i mnohem větší riziko. Pokud se vaše prognóza poptávky pro dané období ukáže jako příliš optimistická, můžete skončit s nadbytečnými zásobami, které se vám nepodaří prodat, nebo se zaměstnanci, kteří budou jen sedět a nic nedělat, ale budou vás stát peníze.
Mnoho maloobchodních podniků využívá tuto strategii k plánování dobře známých období se zvýšenou poptávkou, která jsou sezónní, jako například svátky.
Strategie shody
Plánování kapacity typu „match“ se nachází mezi těmito dvěma extrémy. Jeho cílem je najít střední cestu prostřednictvím pečlivého sledování výkyvů na trhu a pravidelného plánování kapacity. Zahrnuje také plánování pro případ nouze s ohledem na vaše dostupné zdroje, abyste přesně věděli, co budete dělat, pokud se situace změní.
Například pokud se zvýší poptávka, můžete nejprve zvýšit kapacitu jen mírně, ale mít k dispozici další zdroje pro případ, že by byly potřeba. To vám umožní využít příležitosti, aniž byste museli vynakládat prostředky příliš dopředu.
Tato strategie není tak riskantní jako přístup založený na zpoždění a stále umožňuje škálovatelnost. Z tohoto důvodu je to dobrá strategie pro mnoho podniků. ✅
Jak zavést proces plánování kapacity
Účinné plánování kapacity vyžaduje provedení několika kroků, abyste se ujistili, že jste pokryli všechny základní aspekty.
Kapacitní plánování je možné provádět v Excelu – a je to rozhodně mnohem lepší než se o to pokoušet ručně s papírem a kalkulačkou. Excelová tabulka však není nejlepším dostupným softwarem pro kapacitní plánování.
Na internetu najdete spoustu kvalitních zdrojů o plánování kapacity a jedním z nejlepších je ClickUp.
ClickUp je komplexní nástroj pro řízení projektů a zvýšení produktivity, který vám pomůže s plánováním kapacity. Podívejme se, jak jej můžete využít k implementaci jednotlivých kroků procesu.
Krok 1: Pochopte požadavky svého projektu
Nezapomeňte, že vaším cílem je zajistit, abyste měli k dispozici všechny zdroje potřebné k úspěšnému dokončení projektu. Je tedy důležité nejprve přesně zvážit, co je třeba udělat.
V ideálním případě budete mít k dispozici dokument s rozsahem projektu nebo projektovou chartu. Pokud ne, zdokumentujte všechny kroky projektu co nejlépe, spolu s časovými rámci, prioritami a závislostmi. Můžete použít ClickUp Doc, ClickUp Whiteboard nebo Ganttův diagram. 📝
Krok 2: Odhadněte potřebnou kapacitu
Na základě svého projektového plánu odhadněte, kolik času bude potřeba na dokončení jednotlivých kroků projektu. Využijte k tomu své znalosti a zkušenosti a také veškerá historická data, která máte k dispozici – a nebojte se poradit s ostatními, kteří by vám mohli pomoci. Poté sečtěte odhadované hodiny a získáte celkový počet.
Pokud jsou pro jednotlivé kroky vyžadovány konkrétní dovednosti, zdůrazněte je, protože je bude třeba přidělit konkrétním osobám. Určete osoby, které byste chtěli mít ve svém týmu, zejména ty, které mají odborné dovednosti, které potřebujete. Uveďte také seznam všech materiálů nebo vybavení, které budete potřebovat. 💻
Krok 3: Zkontrolujte aktuální kapacitu svého týmu
Zobrazení pracovní zátěže v ClickUp je navrženo tak, aby vám pomohlo zajistit optimální práci všech členů vašeho týmu.
Funkce zobrazení pracovní zátěže využívá úkoly, které přidělíte, a vaše odhadované časové rámce, aby vám přesně ukázala, kolik práce má – nebo nemá – každý člen týmu. 🏖️
Pracovní vytížení člena týmu je zobrazeno jako sloupcový graf v poměru k jeho kapacitě – množství času, které má k dispozici pro práci – za týden, dva týdny nebo měsíc (časový rámec si volíte sami). Můžete snadno zjistit, kolik času jim zbývá na převzetí další práce. A pokud se chcete podívat na podrobnosti, stačí kliknout a zobrazí se konkrétní úkoly, na kterých právě pracují.
Krok 4: Dávejte pozor na mezery
Nyní, když víte, kolik kapacity má váš tým k dispozici pro práci na novém projektu, můžete vypočítat případné kapacity. Například, řekněme, že projekt vyžaduje 200 hodin určitého typu práce týdně, ale váš tým má k dispozici pouze 100 hodin. Pak budete muset najmout dočasné dodavatele nebo freelancery na dalších 100 hodin. 🙋♀️
Krok 5: Průběžně sledujte kapacitu
Odhadování je pro zahájení plánování kapacity nezbytné, ale situace se mění a reálný život ne vždy probíhá podle plánu. Některé úkoly mohou trvat déle, než jste předpokládali, může dojít k rozšiřování rozsahu projektu nebo mohou členové týmu onemocnět.
Pečlivě sledujte, jak se věci vyvíjejí, abyste mohli průběžně vylepšovat své plánování kapacity. Využijte přizpůsobitelný dashboard ClickUp, abyste mohli sledovat analytické údaje v reálném čase a rychle generovat reporty, když je potřebujete, takže vždy víte, co se děje, a můžete rychle reagovat na jakékoli varovné signály. 🚩
Pokud se chcete podrobněji seznámit s optimalizací plánování kapacity, zaregistrujte se zdarma do kurzu ClickUp University o maximalizaci plánování kapacity pomocí zobrazení pracovní zátěže.
Příklady a šablony plánování kapacity
Podívejme se, jak lze tyto strategie a procesy přenést do reálných scénářů, a to pomocí šablony ClickUp pro pracovní vytížení zaměstnanců.
Příklad strategie zpoždění
Riley je výrobní manažerka malého podniku, který vyrábí exkluzivní ručně šité kabelky. Vědí, kolik kabelek se měsíčně prodá prostřednictvím jejich internetového obchodu, a podle toho plánují. 👜
Jednoho dne má společnost štěstí a její produkty si všimne influencerka. Na svých kanálech YouTube a TikTok propaguje svou oblíbenou tašku a najednou ji chce mít každý. Objednávky se hrnou a firma brzy vyprodá všechny zásoby.
Společnost této příležitosti využije a vytvoří čekací listinu na tašky, kterou zveřejní na všech svých kanálech. Riley provede plánování kapacity v rámci šablony pracovní zátěže a zjistí, že k čtyřčlennému týmu musí přidat tři další zkušené výrobce tašek. Tím se zvýší jejich skladové zásoby natolik, aby uspokojily novou poptávku.
Najmutí nových zaměstnanců a dosažení plné výrobní kapacity bude nějakou dobu trvat, ale strategie zpoždění zde funguje, protože se jedná o exkluzivní produkt – a díky široce propagovanému čekacímu seznamu se jeví ještě exkluzivnější. Zákazníci jsou připraveni čekat a jsou nadšení, když konečně dostanou své kabelky.
Příklad strategie vedení
Alex je projektový manažer marketingové firmy. Firma právě získala zakázku na výrobu marketingových materiálů pro velkou společnost, která začne za dva měsíce, a v přípravě je také další možná zakázka.
Když Alex použije šablonu pro plánování kapacity, uvědomí si, že jeho současný šestičlenný tým nemůže zvládnout dodatečné pracovní hodiny pro tyto dvě zakázky bez velkého množství přesčasů. 🕜
Takže zatímco se ještě finalizuje první smlouva a před potvrzením druhé smlouvy, provedou pohovory a přijmou čtyři nové zaměstnance. V době, kdy oficiálně začne platit první smlouva, jsou noví zaměstnanci již plně připraveni a mohou začít pracovat.
Alex podstupuje určité riziko, protože smlouvy ještě nejsou definitivně uzavřeny a je možné, že se něco pokazí, ale sází na to, že obě smlouvy budou uzavřeny. Společnost také bude moci využít skutečnost, že již má tým, který je schopen zvládnout danou práci, jako argument pro uzavření druhé smlouvy.
Pokud samozřejmě nezískají druhou zakázku, budou mít ve svém týmu volnou kapacitu. Pak budou muset rychle hledat další zakázky nebo propustit některé zaměstnance.
Příklad strategie shody
Jamie řídí tým osmi pracovníků call centra, kteří pracují na směny pro maloobchodní společnost. 🎧
Společnost se chystá spustit speciální nabídku, která pravděpodobně vzbudí velký zájem. Kontaktní centrum možná zaznamená mnoho dalších hovorů, ale na webových stránkách a dalších kanálech je také k dispozici mnoho informací.
Jamie používá šablonu pracovní zátěže a vypočítává, že každý agent má určitou kapacitu, ale pokud dostanou příliš mnoho hovorů, budou potřebovat další pomoc. Namísto najímání dalších zaměstnanců požádali některé členy alternativního směnného týmu, aby byli v pohotovosti.
Strategie přizpůsobení umožňuje Jamie být opatrná při rozhodování a přivolat další pomoc pouze v případě nutnosti. Pokud nebudou potřeba další členové týmu, nevzniknou žádné zbytečné výdaje. Pokud však bude potřeba přivolat další členy týmu, zvýšení tržeb z dodatečných telefonických dotazů by mělo stačit k pokrytí nákladů.
Osvojte si plánování kapacity a pomozte svému podnikání vzkvétat
Plánování kapacity vám pomůže přesně pochopit, kolik práce váš tým zvládne. Porovnává aktuální kapacitu s budoucí poptávkou a určuje, zda je třeba přijmout další zaměstnance. To zajišťuje efektivitu, produktivitu a lepší rozhodování, což vše vede k vyšším ziskům. 🙌
Metoda zpoždění je nejkonzervativnější strategií plánování kapacity, která zvyšuje zdroje pouze v případě prokázané poptávky. Metoda předstihu je proaktivní s potenciálně vyššími riziky a odměnami, zatímco strategie shody se snaží najít kompromis mezi těmito dvěma extrémy. Každá strategie funguje pro různé typy podniků a situací, ale její síla spočívá v dobrém plánování.
Zaregistrujte se zdarma a začněte používat ClickUp, abyste se ještě dnes naučili zvládat správu kapacity. ✨