Každý produkt a služba jsou poháněny řadou obchodních a zákaznických potřeb, známých jako požadavky.
Jak ale zajistit, aby konečný výsledek odpovídal všem těmto požadavkům?
Jednoduše: pomocí efektivního plánování správy požadavků.
V tomto článku se podíváme na plánování správy požadavků, proč je důležité a jak vytvořit solidní plán správy požadavků.
Psst! Máme pro vás také výhodnou nabídku: nástroj, díky kterému bude plánování správy požadavků hračkou.
Nasadíme si masky Dalího. 🎭
Co je plánování správy požadavků?
Plánování správy požadavků zahrnuje určení způsobu, jakým budete identifikovat, dokumentovat, analyzovat, implementovat, sledovat a kontrolovat požadavky projektu.
Použijme k demonstraci spolehlivé plánování profesora z Money Heist .
Profesor bude naším plánovačem řízení požadavků. Změny provedené v jeho plánu během loupeže banky jeho týmem představují požadavky. Tyto požadavky změní rozsah projektu (loupeže).
Bonus: Šablony PRD
Nyní bude jeho plánování správy požadavků zahrnovat:
- Jak určí opatření potřebná k tomu, aby plán loupeže odpovídal jeho vizi
- Jak bude analyzovat a implementovat tato opatření
Bude také muset vymyslet způsoby, jak sledovat a kontrolovat neustále se měnící požadavky projektu. A to díky příliš ambiciózním lidem, jako je Tokyo, v jeho týmu.
Plánování správy požadavků zahrnuje mnoho věcí, počínaje definováním rozsahu projektu a pokračováním po celou dobu životního cyklu projektu.
Proč je to ale důležité?
Plán řízení požadavků zajišťuje, že každý požadavek je zaznamenán, analyzován a vyřešen, včetně:
- Zabraňte ztrátě přehledu o požadavcích podniku a zainteresovaných stran
- Umožnění týmům kontrolovat rozsah projektu
- Překonání běžných příčin neúspěchu projektů, jako jsou rozšiřování rozsahu, zpoždění projektů, překročení nákladů atd.
Plán řízení požadavků je samozřejmě klíčový pro řízení rozsahu projektu.
Ale jak takový plán vytvořit? Pojďme to zjistit.
9 kroků k vytvoření úspěšného plánu řízení požadavků
Zde jsou kroky pro efektivní plánování správy požadavků:
Krok 1: Definujte rozsah projektu
Rozsah projektu zahrnuje stanovení a zdokumentování cílů projektu, výstupů, úkolů, nákladů a termínů.
Rozsah projektu obvykle zachytíte v rámci plánu řízení rozsahu v chartě projektu nebo v plánu projektu. Poté jej můžete jednoduše zkopírovat odtud.
Bez plánu řízení rozsahu budou zúčastněným stranám chybět důležité informace potřebné k identifikaci změn požadavků v projektu. Také bude obtížné určit, zda byste měli navrhovaný požadavek implementovat, nebo ne.
Krok 2: Identifikujte zúčastněné strany projektu
Váš plán řízení by měl uvádět opatření, která přijmete k jejich identifikaci.
Teprve poté můžete zmapovat požadavky svých stakeholderů.
Můžete pořádat schůzky, vést rozhovory nebo brainstormovat se svým týmem, abyste identifikovali zúčastněné strany vašeho projektu. V případě potřeby můžete dokonce vybrat každou zúčastněnou stranu ručně, jak to udělal profesor*.
Krok 3: Definujte role a odpovědnosti pro činnosti související se správou požadavků
Váš plán by měl uvádět, kdo bude odpovědný za všechny činnosti související se správou požadavků.
Může to být projektový manažer, obchodní analytik nebo kterýkoli jiný člen vašeho týmu.
Vzpomínáte si, jak profesor pověřil Berlina vedením plánu?
Byl zodpovědný za shromažďování zpětné vazby od týmu a rozhodování, zda jsou tyto nápady v souladu s projektovým plánem.
Podobně váš plán řízení definuje role a odpovědnosti za dohled nad celým procesem řízení požadavků.
Krok 4: Řízení konfliktních požadavků
Je běžné, že se požadavky různých zúčastněných stran projektu a vašeho projektového týmu navzájem rozcházejí .
Například váš klient může chtít aplikaci, která načte 1000 uživatelských záznamů najednou, zatímco vývojový tým to může považovat za nepraktické.
V takovém případě se inspirujte radou profesora. Předvídal každý potenciální konflikt mezi svým týmem a policií a podle toho naplánoval postup.
Stejně tak musíte do svého plánu zahrnout, jak dosáhnete toho, aby se váš klient a vývojový tým dohodli na funkci aplikace, která vyřeší tento konflikt požadavků.
Stejně tak budete možná muset společně s analytikem provést určitou obchodní analýzu, abyste identifikovali takové konflikty a dosáhli dohody mezi zúčastněnými stranami.
Krok 5: Vytvořte strategii pro stanovení priorit požadavků
Složité projekty mají mnoho požadavků.
Proto by váš plán řízení požadavků měl stanovit metodiku pro jejich prioritizaci . To zahrnuje identifikaci požadavků, které jsou klíčové pro splnění úkolu, a těch, které můžete přiřadit pro další sprint.
Například pomoci týmu uniknout před policií je pro profesora důležitější požadavek než získat veškerou hotovost z trezoru banky.
Při stanovování priorit projektových požadavků byste měli zvážit technické požadavky, vliv zainteresovaných stran, schválení klíčovými zainteresovanými stranami atd., abyste mohli učinit informované rozhodnutí.
Krok 6: Definujte matici sledovatelnosti požadavků
Sledovatelnost požadavků se týká toho, jak budete sledovat požadavky projektu během celého jeho životního cyklu. K tomu se obvykle používá matice sledovatelnosti.
Matice sledovatelnosti je dokument, který mapuje a sleduje požadavky uživatelů pomocí testovacích případů.
Při řešení sledovatelnosti požadavků byste měli mít také základní požadavky, aby váš tým věděl, co bylo klientovi slíbeno.
Například základními požadavky ve vývoji softwaru může být kompletní dodaný produkt se schválenou sadou funkcí.
Podívejte se na matici sledovatelnosti ClickUp!
Krok 7: Řízení měnících se požadavků
Změny jsou nevyhnutelné, bez ohledu na to, jak důkladný je váš projektový plán.
Jako projektový manažer byste měli zavést protokol pro správu měnících se požadavků v okamžiku, kdy vzniknou.
K tomu může váš plán řízení požadavků obsahovat „proces řízení změn“.
Dokonce i profesor jeden měl, o čemž věděl jen Berlin.
Tento plán nastíní proces dokumentování jakýchkoli změn. Bude zahrnovat některé klíčové body, jako například:
- Jak se změnil konkrétní požadavek
- Důvod pro rozhodnutí o změně
- Kdo schválí změnu
- Jaký dopad (pokud vůbec nějaký) to může mít na projekt
Krok 8: Sdělte požadavky projektu
Vaše plánování správy požadavků by mělo také definovat mechanismus pro komunikaci požadavků uživatelů vašemu projektovému týmu a zainteresovaným stranám.
Ve svém plánu byste měli uvést:
- Kdo bude informovat ostatní o měnících se požadavcích
- Kdo by měl být informován o změnách
- Kdy je třeba je informovat
- Jak je třeba je informovat
Profesor po dosažení každého milníku komunikoval s Berlínem pomocí telefonního kabelu. Berlín pak informoval zbytek týmu.
Krok 9: Identifikujte nástroje pro správu požadavků
Na závěr byste měli popsat všechny nástroje pro správu požadavků , které budete používat k dokumentaci, sledování a správě požadavků.
Pokud chcete mít přehled o všech požadavcích a dohlížet na průběh projektu, potřebujete nástroj pro správu požadavků, jako je ClickUp!
ClickUp je vysoce hodnocený software pro řízení projektů, který používají produktivní týmy po celém světě k řízení životního cyklu svých projektů a plánování řízení požadavků.
Jako software pro správu požadavků spojuje váš tým, aby mohl plánovat a spolupracovat v reálném čase. Podívejme se, jak:
A. Sledujte pokrok pomocí zobrazení
S ClickUp můžete sledovat projekty a plány řízení požadavků od začátku do konce pomocí více zobrazení.
Vizualizujte své úkoly pomocí více než 15 zobrazení v ClickUp, včetně seznamu, tabule a kalendáře.
Úkoly můžete vizualizovat v zobrazení Seznam, Tabule nebo Kalendář.
V našem zobrazení Ganttova diagramu si také můžete prohlédnout vzájemně závislé úkoly nebo kroky plánu řízení požadavků a sledovat, jak váš plán postupuje.
Pro snadné plánování správy požadavků získáte také další pohledy, jako například:
- Zobrazení chatu: diskutujte o svém plánu řízení požadavků se svým týmem v reálném čase.
- Vložený náhled: ušetřete čas při správě tím, že všechny své oblíbené aplikace a webové stránky vložíte přímo sem do ClickUp.
- Myšlenkové mapy: naplánujte a zorganizujte role a odpovědnosti v rámci svého plánu řízení požadavků pomocí volně plynoucí myšlenkové mapy.
- Zobrazení pracovní zátěže: vizuálně spravujte kapacitu a pracovní zátěž svého týmu, aby jeho členové věděli, na kterých procesech řízení požadavků musí pracovat.
- Zobrazení dokumentů: vytvářejte dokumenty s analýzou požadavků, plány správy požadavků, interní a externí dokumenty a mnoho dalšího!
- Šablony: Použijte šablony pro plánování kapacity k řízení požadavků a procesů.
B. S přiřazenými komentáři už nikdy nezmeškáte žádný úkol
Pomocí funkce Přiřazené komentáře v ClickUp můžete své kolegy pověřit odpovědností za menší úkoly v rámci vašeho procesu řízení.
ClickUp vám umožňuje vytvořit akční položku přímo v jakémkoli komentáři, aby vám neunikly důležité věci. Přidělená osoba může tyto komentáře rychle vyřešit, jakmile podnikne příslušné kroky.
C. Ušetřete čas pomocí šablon
Pokud jste projektový manažer, který potřebuje spravovat více projektů, použijte šablony ClickUp k vytvoření šablony plánu řízení požadavků a znovu ji použijte pro budoucí projekty, abyste ušetřili čas.
Do centra šablon se snadno dostanete z prostorů, složek, seznamů nebo úkolů.
Vytvořte si vlastní šablonu pro správu požadavků v ClickUp nebo použijte jednu z předem připravených šablon z Centra šablon.
Můžete dokonce vytvořit nebo přizpůsobit šablony pro svůj pracovní prostor.
Ale to není vše.
ClickUp nabízí širokou škálu funkcí pro řízení projektů, například:
- Dokumenty: sepište svůj plán řízení a zdokumentujte všechny požadavky zainteresovaných stran, aby k nim měl váš projektový tým snadný přístup z jednoho místa.
- Opakující se úkoly : vytvářejte týdenní nebo dvoutýdenní úkoly, abyste svému týmu přidělili požadavky pro další sprint, nebo pořádat schůzky se zainteresovanými stranami, abyste prodiskutovali další sadu požadavků.
- Dashboardy : získejte přehled o svém procesu řízení a souvisejících úkolech
- Priority : v případě konfliktů použijte priority, abyste svému týmu dali vědět, na kterém procesu musí pracovat jako prvním.
- Závislosti úkolů : nastavte jasný pořadí operací pro svůj proces řízení. Přidejte závislosti „blokování“ nebo „čekání na“ pro požadavky kritické pro misi.
- Více přiřazených osob: vytvářejte sdílené úkoly a přidělte požadavky více než jednomu členovi týmu.
- Integrace : vyberte si z více než 1 000 aplikací a automatizujte proces správy požadavků podle svých představ.
Navíc navždy bezplatný tarif ClickUp podporuje širokou škálu výkonných funkcí pro snadné plánování správy požadavků.
A pokud vás tyto funkce nepřesvědčí, abyste začali používat ClickUp, podívejte se, proč ClickUp je nástroj pro správu podnikání č. 1 pro váš tým.
Jakmile budete mít solidní plán řízení požadavků, můžete jej realizovat a podle potřeby upravovat.
Potřebujete pomoc s vypracováním svého prvního plánu řízení?
Nebojte se. Máme pro vás připravené několik užitečných šablon.
3 šablony plánu řízení požadavků
Zde jsou tři šablony pro plánování řízení požadavků pro projektové manažery:
1. Šablona plánu řízení požadavků
2. Šablona dokumentu pro analýzu požadavků
3. Vzor plánu řízení požadavků
Jako vzor pro plán řízení požadavků můžete použít jednu z těchto šablon.
Potřebujete další šablony pro správu produktů? Podívejte se na tento článek.
Při přípravě plánu byste však měli dávat pozor na některé časté chyby při plánování požadavků, kterým je třeba se vyhnout.
4 chyby při plánování správy požadavků, kterým je třeba se vyhnout
Plánování správy požadavků může být náročné, zejména při práci na složitém projektu. V různých fázích je možné udělat chyby.
Zde jsou čtyři časté chyby, kterým se jako projektový manažer můžete vyhnout:
1. Nesprávné mapování zainteresovaných stran
Pokud správně nemapujete zúčastněné strany projektu, může se stát, že váš tým bude pracovat na nesprávných požadavcích zúčastněných stran.
Je také důležité správně identifikovat zainteresované strany, protože od nich bude pocházet řada obchodních požadavků.
2. Nedostatečná komunikace
Pokud nebudete dobře komunikovat se svým projektovým týmem, klientem a zainteresovanými stranami, můžete mít potíže s požadavky.
Komunikace v týmu může také pomoci včas odhalit problémy a ušetřit tak čas a zdroje.
Navíc, i když nemáte co říct, řekněte to také.
Nenechte klienta domnívat se, že se na projektu nic neděje.
3. Nedodržování iterativního plánu
Již víme, jak se požadavky během životního cyklu projektu několikrát mění.
Pokud tyto změny nebudou zapracovány, výsledek nebude odpovídat představám zainteresovaných stran.
Pokud však plán nesleduje iterativní metodiku, jako je agilní, může se projektový tým zaseknout již u první sady požadavků.
4. Používání MS Word a MS Excel pro plánování
Word a Excel jsou pravděpodobně nejběžnější nástroje, které týmy používají k zaznamenávání požadavků.
S těmito nástroji se však verzování dokumentů může stát skutečnou noční můrou.
Matice sledovatelnosti vytvořená v tabulce Excel se může také stát sítí sloupců odkazujících na nekonečné množství dokumentů. 😰
Bonus: Šablony matic
3 Často kladené otázky týkající se správy požadavků
Zde je několik často kladených otázek týkajících se procesu řízení požadavků:
1. Co je to požadavek?
Požadavek je cokoli, co je potřeba nebo co je žádoucí.
Mělo by být nezbytné, konkrétní, srozumitelné, přesné, proveditelné a testovatelné.
Pokud například váš tým vývojářů softwaru vytváří aplikaci pro blokování času, jednou z požadavků by mohla být funkce sledování času.
2. Proč bych měl spravovat požadavky?
Řízení požadavků nejen pomáhá zlepšit organizační a provozní strategii vašeho projektu, ale také pomáhá:
- Zlepšete kvalitu finálního produktu nebo služby
- Zkraťte dobu dokončení projektu
- Zabraňte překročení nákladů
- Snižte rizika
- Umožněte efektivní řízení rozsahu
3. Co je to proces řízení požadavků?
Proces řízení požadavků zahrnuje:
- Šablony pro sběr požadavků : shromažďujte zpětnou vazbu a potřeby od zainteresovaných stran
- Analýza: určete, zda navrhovaný funkční požadavek odpovídá rozsahu projektu.
- Definice: dokumentujte požadavky z pohledu uživatele a zaznamenávejte funkční nebo technické požadavky.
- Prioritizace: naplánujte nadcházející vydání nebo sprinty a potřebné požadavky.
- Validace a údržba: definujte, co se rozumí pod pojmem „splněný požadavek“, a naplánujte průběžná vylepšení.
Jste připraveni vytvořit solidní plán správy požadavků?
Samozřejmě, že napsání dokonalého plánu řízení požadavků zabere nějaký čas. Profesor plánoval loupež od svých 19 let. A výsledek byl skvělý plán! 😎
Bez ohledu na to, jak dlouho to bude trvat, váš plán řízení požadavků by měl zahrnovat všechny kroky, které jsme zmínili výše.
Chytrý nástroj pro správu požadavků, jako je ClickUp, vám v tom může rychle pomoci.
S ClickUp můžete spolupracovat a upravovat dokument s požadavky nebo plán řízení projektu, třídit konflikty požadavků a snadno zefektivnit rutinní práci.
Je to skutečně dokonalý týmový hráč, který vás podpoří na každém kroku.
Na co tedy čekáte?
Vyzkoušejte ClickUp zdarma a vytvořte si stejně spolehlivý plán řízení požadavků jako *profesor. Vsadíme se, že vaši stakeholdeři budou mít jen jedno slovo...
