{ „@context“: „http://schema. org“, „@type“: „FAQPage“, „mainEntity“: [ { „@type“: „Question“, „name“: „Co je uzavření projektu?“, „acceptedAnswer“: { „@type“: „Answer“, „text“: „Ukončení projektu je poslední kritická fáze v životním cyklu projektového řízení. Znamená konec projektu, poslední klíčový ukazatel výkonnosti předtím, než mohou jakékoli výstupy začít mít dopad na organizaci.“ } } ] }
Ukončení projektu je nedílnou součástí projektového řízení. Jedná se o závěrečnou fázi, kdy se výsledky porovnávají s KPI a rozsahem projektu, dořeší se nedořešené záležitosti, vyvodí se poučení, dokončí se předání a projekt se podepíše.
V mnoha ohledech je uzavření projektu stejně důležité jako úvodní schůzka a rozsah práce (SOW). Je to něco, na co by si manažeři měli vyhradit čas, aby se ujistili, že výstupy projektu byly dokončeny podle očekávání a že projekt byl úspěšně realizován.
V tomto příspěvku vás provedeme krok za krokem procesem uzavření projektu a poskytneme vám pět praktických šablon, které můžete použít k zefektivnění procesu uzavření projektu pro váš tým.
Co je uzavření projektu?
Ať už se jedná o interní projekt nebo projekt realizovaný ve spolupráci s třetí stranou, například softwarovou vývojářskou firmou nebo marketingovou agenturou, vždy by měl být zakončen fází uzavření projektu.
Ukončení projektu je poslední klíčovou fází v životním cyklu projektového řízení. Znamená konec projektu, poslední klíčový ukazatel výkonnosti předtím, než mohou výsledky projektu začít mít dopad na organizaci.
Pokud je například cílem zavést nový software pro řízení vztahů se zákazníky v podnikové organizaci, může to nějakou dobu trvat, zejména pokud jsou do procesu zapojeni externí dodavatelé nebo konzultanti.
Stojí však za to si na to vyhradit potřebný čas: Většina projektů (bez ohledu na jejich velikost) probíhá mnohem hladčeji, když je k dispozici software pro řízení projektů, který zajistí, že všichni budou plnit své úkoly, soustředit se a budou na stejné vlně.
Proč je uzavření projektu důležité?
Účinné závěrečné hodnocení projektu může pomoci definovat kulturu týmu. Vše, co se člen týmu nebo vedoucí projektu naučí při realizaci a dodání projektu – úspěchy i neúspěchy – lze využít v budoucích projektech.
Stejně důležité je zajistit, aby dokumentace, aktiva a další výstupy byly předány klientovi a podepsány. V opačném případě by klient mohl tvrdit, že projekt nebyl dokončen podle očekávání, zejména pokud byla tato aktiva zahrnuta ve smlouvě.
Ukončení projektu zahrnuje zodpovězení několika otázek, aby bylo zajištěno, že je vše dokončeno, včetně:
- Byly splněny cíle a záměry?
- Je klient spokojen s projektovou dokumentací a výstupy?
- Byl projekt řádně dokončen včas a v rámci rozpočtu?
- Existují nějaké poučení z překážek nebo problémů v průběhu procesu, které by mohly být užitečné pro budoucí projektové týmy?
- Jsou vedoucí pracovníci, manažeři a další zainteresované strany spokojeni s výsledky projektu?
- Jaká návratnost investic lze očekávat, nebo jakou návratnost investic zaznamená klient po uzavření projektu?
- Pro budoucí reference – stálo to za investovaný čas, úsilí a peníze?
- Nyní, když byl projekt dokončen, jsou si toho vědomi a proškoleni všichni zúčastnění a zaměstnanci, kteří budou výsledek projektu (např. novou softwarovou aplikaci) používat?
To, jak na tyto otázky odpovíte, závisí na tom, zda projekt realizujete interně nebo pro klienta. Každá strana bude k tomuto procesu řízení projektu přistupovat odlišně.
Ukončení projektu je důležité, protože určuje, zda byl projekt úspěšný nebo neúspěšný a co se z něj lze poučit. Příliš často se projekty hodnotí pouze podle rozpočtu a časového harmonogramu.
Úspěch není jen o číslech. Splnili jsme požadavky na kvalitu? Dosáhli jsme našich obchodních cílů? Tyto faktory jsou velmi důležité, pokud chcete, aby byl projekt opravdu úspěšný.
Typy ukončení projektu
Existuje několik typů uzavření projektu, které lze implementovat v závislosti na konkrétních okolnostech a cílech projektu. Zde je několik běžných typů:
- Normální uzavření: Jedná se o standardní a nejběžnější typ uzavření projektu, kdy je projekt dokončen podle plánu, jsou vyprodukovány všechny výstupy a jsou splněny všechny cíle. Projektový tým dokončí všechny zbývající úkoly, provede závěrečné kontroly a schválení a projekt formálně uzavře.
- Předčasné uzavření: Pokud používáte software pro řízení projektů, znamená to, že budete moci označit všechny úkoly jako splněné. Bohužel ne každá fáze uzavření projektu končí tímto způsobem. Některé projekty jsou uzavřeny ještě předtím, než se stačí rozběhnout. Když je projekt zrušen těsně před zahájením, hovoříme o předčasném uzavření.
- Částečné uzavření: Někdy může být projekt částečně uzavřen, když byly úspěšně dokončeny určité součásti nebo fáze, ale jiné stále probíhají. Tento typ uzavření umožňuje postupný přístup, kdy jsou dokončené části uzavřeny, zatímco zbývající práce pokračují. Pomáhá to efektivně řídit závislosti a stanovovat priority zdrojů.
- Konsolidované uzavření: V případech, kdy se současně realizuje více souvisejících projektů, lze provést konsolidované uzavření. To zahrnuje konsolidaci výstupů, poznatků a zdrojů z více projektů do jediného procesu uzavření. Pomáhá to zajistit konzistentnost, přenos znalostí a efektivní využití zdrojů napříč projekty.
- Pozastavení projektu: Pokud je nutné projekt dočasně pozastavit z důvodu vnějších faktorů nebo provozních omezení, provede se pozastavení projektu. Projekt je pozastaven, dokud okolnosti neumožní jeho obnovení. Během pozastavení tým zdokumentuje stav projektu, zdroje a veškeré nezbytné kroky, které budou nutné po obnovení projektu.
- Neúspěšné uzavření: Bohužel ne všechny projekty jsou úspěšné. K neúspěšnému uzavření dochází, když projekt není schopen dosáhnout svých cílů nebo přinést požadované výsledky. V takových případech je projekt uzavřen, aniž by dosáhl zamýšlených cílů. Je zásadní provést důkladnou analýzu důvodů neúspěchu, zdokumentovat získané poznatky a určit všechny zachovatelné komponenty nebo potenciální úpravy pro budoucí projekty.
Nyní se podívejme na kroky, které je třeba podniknout při uzavření projektu.
5 kroků k dokončení procesu uzavření projektu
Zde je pět kroků, které by měly týmy projektového managementu podniknout při uzavření projektu a získání souhlasu od klientů a zainteresovaných stran.
1. Proveďte úkoly související s dokončením projektu
V závěrečné fázi každého projektu je vždy třeba dotáhnout všechny nedořešené záležitosti.
Hlavní výstupy projektu budou hotové, takže se ujistěte, že nebyly opomenuty menší úkoly a cíle. Mohlo by se jednat o následující:
- Doplňkové prostředky a výstupy
- Projektová dokumentace a v případě softwarových výstupů také produktové příručky
- Jakékoli školení, které je třeba realizovat
- Soubory a duševní vlastnictví, které po dokončení projektu vlastní klient, byly převedeny.
- Odeslané a zaplacené faktury
- Jakékoli další administrativní úkoly, které je třeba provést, než budete moci zahájit proces uzavření projektu
2. Podívejte se na rozsah projektu nebo zadání, abyste se ujistili, že jsou splněny cíle.
Nyní, když jsou všechny nedořešené záležitosti vyřešeny, je čas zkontrolovat původní rozsah nebo zadání a posoudit, zda byly splněny cíle.
Úspěch projektu se měří podle řady kritérií a klíčových ukazatelů výkonnosti. Na vysoké úrovni se většina projektů hodnotí podle několika základních metrik:
- Splnili jsme očekávání klienta?
- Probíhalo uzavření projektu včas a v rámci rozpočtu?
- Je klient spokojen s kvalitou a ochoten podepsat dodávku?
- Byly splněny obchodní a provozní cíle?
Pokud vedení a projektový tým mohou na většinu (v ideálním případě na všechny) z těchto otázek odpovědět kladně, pak byl projekt úspěšný. Dosažení cílů jednoho projektu může být užitečné, pokud chcete s touto organizací znovu spolupracovat na novém projektu. 🛠️
Proto je tak cenné provést po skončení projektu hodnocení jeho výsledků a uzavření. Tento čas můžete využít k přezkoumání výsledků a poučení se z nich, a to jak s klientem, tak i interně.
Projektový manažer může tyto informace také využít pro interní 360stupňové vzdělávací setkání, aby bylo možné získané poznatky aplikovat v budoucích projektových dokumentech, pracovních postupech a procesech.
Členové týmu ocení zpětnou vazbu a pokyny týkající se výkonu projektu, aby příště mohli dosáhnout ještě lepších výsledků.
3. Proveďte debriefing s klientem a interní 360stupňové vzdělávací setkání
Debriefingy patří mezi nejužitečnější části procesu uzavření projektu. Projektový manažer by si měl udělat čas na dva: interní debriefing, známý také jako 360stupňové vzdělávací setkání, a debriefing s klientem a předávací schůzka.
Snažte se uspořádat interní telekonferenci nebo osobní schůzku před rozhovorem s klientem. Tímto způsobem budou všichni účastníci procesu řízení projektu na stejné vlně.
Pokud se během závěrečné fáze projektu vyskytly nějaké problémy, je užitečné vědět, kdo nese odpovědnost za chyby a jak byly problémy vyřešeny.
Projektoví manažeři musí tento čas využít k přezkoumání celého procesu s projektovým týmem, od začátku do konce, včetně klíčových milníků.
Během 360stupňové schůzky buďte upřímní sami k sobě i k projektovému týmu. Zeptejte se sami sebe:
- Co se pokazilo?
- Co se povedlo?
- Byly projektové zdroje využity efektivně?
- Jak úspěšný byl tým při plnění projektového plánu?
- Co jsme se naučili?
- Co můžeme příště zlepšit?
Zaznamenejte výsledky interní schůzky, abyste byli lépe připraveni na závěrečnou fázi projektu s klientem.
Většina klientů bude klást podobné otázky, jako jsou ty uvedené výše. Navíc budou chtít posoudit výstupy a výsledky projektu z hlediska rozsahu, původního zadání, cílů a záměrů.
Zainteresované strany a vedoucí pracovníci, kteří hodnotí úspěch projektu, chtějí mít jistotu, že dostali to, za co zaplatili. Pokud chcete být důkladní, sepište vše do závěrečné zprávy o projektu, aby ji mohli porovnat s projektovým plánem.
PRO TIPCo když projekt nedopadl přesně podle plánu? Je důležité zdokumentovat, co se stalo a proč. Během projektu vždy zaznamenávejte vše, co se děje, do svého softwaru pro řízení projektů, nahrávejte schůzky a hovory a uchovávejte kopie e-mailů také na své platformě. Tímto způsobem klienti nemohou během procesu uzavření projektu zpochybňovat faktury.
4. Zajistěte, aby byla dokumentace kompletní a předání proběhlo hladce
Máte plán pro předání projektu? Pokud ano, nyní je čas tento plán uvést do praxe jako součást procesu uzavření projektu. Pokud ne, měl by projektový manažer takový plán vypracovat.
V této fázi uzavření projektu často stačí pouze zajistit, aby byly dokumenty, soubory a další materiály předány klientovi podle očekávání. U složitějších výstupů projektu, jako jsou software a aplikace, může závěr životního cyklu projektu zahrnovat testování, školení a odstraňování chyb.
Při předávání čehokoli, od webových stránek po software, musí klient vědět, jak to funguje. Jinak je to jako platit za auto, které nemůžete řídit. V rámci toho se ujistěte, že jste klientovi poskytli vše, co potřebuje:
- Přístup na úrovni správce k výstupům projektu
- Dokumentace a příručky
- Školení nebo školicí materiály
- Duševní vlastnictví a další aktiva
- Přístup k průběžné podpoře podle potřeby
Předání projektu je užitečné pro budování dlouhodobé důvěry. S vědomím, že jste jeden projekt úspěšně uzavřeli, bude snazší získat další projekty. Zpráva o uzavření projektu může být užitečná pro zajištění dalšího projektu od stejné společnosti.
Hladký předání vede k větší spokojenosti klientů, méně dotazům po uzavření projektu a potenciálu zajistit si další práci. Zaškrtněte si kontrolní seznam pro uzavření projektu ve svém nástroji pro dokumentaci projektů, abyste věděli, že je hotovo.
5. Poděkujte všem zúčastněným a rozpusťte projektový tým
Když je klient spokojený, projekt dokončený, předání provedené a projektové dokumenty předány, zbývá už jen poděkovat všem a rozpustit projektový tým. 🙌
Jako projektový manažer se ujistěte, že každý člen týmu ví, jak dobře si vedl. Vnitřně si osvojte poučení. Nezapomeňte zdokumentovat změny procesů a pracovních postupů, které budete chtít implementovat v budoucích projektech.
Totéž platí pro všechny úspěchy, zkratky nebo nové nástroje, které jste vyzkoušeli. Pokud jste našli něco, co vám pomůže efektivněji vykonávat budoucí práci, můžete vše, co jste se naučili, začlenit do budoucích pracovních postupů a procesů.
Nyní můžete členy týmu přeřadit k jiným projektům, úkolům a klientům.
Abychom vám usnadnili řízení projektů, sestavili jsme tento seznam pěti šablon pro uzavření projektu, které stojí za to si uložit.
5 užitečných šablon pro uzavření projektu
Šablony jsou užitečné pro řadu scénářů, pracovních postupů a procesů v oblasti řízení projektů. Jsou obzvláště cenné, pokud je můžete integrovat do softwaru pro řízení projektů, jako je ClickUp.
1. Šablona zobrazení seznamu uzavřených projektů ClickUp
Použijte tuto jednoduchou šablonu ClickUp Project Closure List View Template, abyste měli přehled o všem.
Díky řadě přizpůsobitelných polí a stavů můžete tuto šablonu přidat do ClickUp a udělat z ní svůj oblíbený přístup pro jednoduché uzavření projektů.
Je vybaven různými typy zobrazení, jako jsou Gantt, Board a Timeline. Ať už váš tým preferuje jakýkoli způsob zobrazení a práce s časovými osami projektů, lze jej snadno nakonfigurovat podle vašich preferencí.
2. Šablona zobrazení úkolů při uzavření projektu ClickUp
Šablona ClickUp Project Closure Task View je jako jednoduchý seznam úkolů projektu, který můžete použít v ClickUp. Použijte ji jako kontrolní seznam pro uzavření projektu, abyste se ujistili, že jste zachytili všechny nedokončené úkoly.
Přidejte šablonu a prohlédněte si celý projekt (nebo sérii dílčích úkolů) po jednotlivých položkách seznamu úkolů. Jednoduše je odškrtávejte, jak je plníte – kromě samotné práce, samozřejmě! 👀
3. Šablona ClickUp 4Ls Retro
Pro ty, kteří chtějí být při uzavírání projektů trochu expresivnější, je zde šablona ClickUp 4Ls Retro.
Váš tým může uvést, co se mu na projektu líbilo, po čem toužil, co se mu nelíbilo a co se z projektu naučil. Tato šablona obsahuje prostor pro podrobný popis poučení, které tým z projektu získal.
Stojí za to vyplnit čtyři „L“, zejména u náročnějších projektů, aby se tým cítil pochopen, projektový manažer přijal zpětnou vazbu a cenné poznatky mohly být využity v budoucí práci.
4. Šablona formuláře pro zpětnou vazbu ClickUp
Šablona formuláře pro zpětnou vazbu ClickUp je užitečná pro shromažďování názorů klientů po dokončení a schválení projektu. Můžete ji použít pro interní zpětnou vazbu a dokonce i pro reference od klientů.
Klienti obvykle poskytují zpětnou vazbu během debriefingových hovorů. I když je negativní, stojí za to ji zaznamenat, aby mohla být zahrnuta do poučení pro budoucnost.
Pozitivní zpětná vazba a reference jsou ještě cennější. Zveřejněte je online se souhlasem svého klienta. Shromažďujte tuto zpětnou vazbu pomocí digitální šablony ClickUp a začleňte tyto poznatky do svého osvědčeného nástroje pro řízení projektů.
5. Šablona pro předání projektu ClickUp
Potřebujete provést předání projektu, ale nevíte, kde začít?
Pokud ji ve svých standardních operačních postupech nemáte, nemusíte se obávat. Máme pro vás připravenou šablonu ClickUp Project Handover Template.
Pro úspěšné předání projektu uveďte v tomto dokumentu všechny důležité podrobnosti. Zahrňte základní informace, jako jsou přihlašovací údaje a odkazy na složky, dokumentaci, školicí manuály a vše ostatní, co bude klient po předání projektu potřebovat.
Udržujte všechny své projekty v pohybu a vyhněte se nákladným zpožděním nebo nedorozuměním. Se šablonou pro předání projektu od ClickUp máte k dispozici komplexní řešení pro plynulé procesy pro všechny zúčastněné členy týmu.
Zefektivněte uzavření projektů pomocí softwaru pro řízení projektů
Šablony a procesy jsou cennými organizačními nástroji, které šetří čas při procházení kontrolního seznamu pro uzavření projektu a akčních položek, jako jsou:
- Byly všechny úkoly dokončeny?
- Byly všechny výstupy a výsledky schváleny interně a klientem?
- Provedli jsme předání a související školení pro klienta?
- Byl projekt uzavřen?
- Byly všechny úkoly související s uzavřením projektu splněny a schváleny vedením?
Aby však byl tento proces pro všechny hladší, potřebujete produktivní software, který vám pomůže spravovat celý životní cyklus projektu od začátku do konce. Díky produktivnímu softwaru bude celý projektový tým soustředěný na úkoly a zodpovědný.
Pokud jim poskytnete přístup, mohou klienti také poskytnout své podněty, nápady, zpětnou vazbu a zdroje, aby bylo zajištěno úspěšné dodání a uzavření projektu.
Zaregistrujte se ještě dnes a získejte bezplatný účet ClickUp, abyste mohli spravovat celý životní cyklus projektu pomocí jedné výkonné softwarové sady, díky které bude uzavření projektu pro všechny snazší.