Jako projektový manažer víte, kolik času, úsilí a potu stojí řízení projektu od jeho vzniku až po dokončení. Pokud máte jen několik jednoduchých projektů, není na intuitivním přístupu k řízení projektů nic špatného.
Pokud však pracujete na několika složitých projektech najednou, určitě oceníte organizovaný přístup, který vám pomůže zmapovat jednotlivé fáze projektu. 🤹
Projektový institut (PMI) vytvořil pětistupňový proces řízení projektů, aby projektovým manažerům poskytl hotový základ pro lepší řízení projektů. Pokud se potýkáte s rozšiřováním rozsahu, přepracováním nebo obecným chaosem v projektu, dodržování pěti fází řízení projektů udrží váš tým na správné cestě.
V tomto průvodci vysvětlíme, co je to pět fází a proč jsou tak prospěšné. Podělíme se také o praktické tipy a zdroje, které vám pomohou zvládnout každou fázi životního cyklu projektového řízení.
Jakých je 5 fází projektového řízení?
PMI vytvořilo pětistupňový přístup, aby projektovým manažerům poskytlo systematický proces pro realizaci projektů od A do Z. Toto je pět fází životního cyklu projektového řízení:
1. Fáze zahájení
V této fázi zahájíte projekt a získáte podporu zainteresovaných stran tím, že definujete účel projektu a stanovíte cíle.
Fáze zahájení obvykle vrcholí vytvořením projektové charty, což je dokument, který popisuje rozsah projektu, cíle, řízení rizik, výstupy a zúčastněné strany. Účelem je vytvořit společné porozumění projektu, aby všichni byli na stejné vlně.
2. Fáze plánování
Ve fázi plánování projektu se dostanete do většího detailu. Zde vytváříte podrobné plány pro realizaci, monitorování a kontrolu projektu. Jedná se o jednu z nejdůležitějších fází projektového řízení, která zajišťuje, že máte rámec od začátku do konce.
Setkáte se se svým týmem, abyste se dohodli na časovém harmonogramu, zdrojích a rozpočtu projektu. Je také vhodná doba pro výběr nástroje pro řízení projektů, který vám pomůže plánovat a spravovat úkoly, chaty, dokumenty, šablony a další.
3. Fáze realizace
Během realizace je váš projektový tým zaneprázdněn prací a vy začnete řídit vše ostatní.
Ale to není důvod k odpočinku na vavřínech – dobrý projektový manažer pravidelně kontroluje svůj tým, aby se ujistil, že je vše v souladu s harmonogramem projektu a splňuje standardy kvality. Čím pečlivěji budete řídit během fáze realizace, tím méně budete muset měnit během další fáze.
4. Fáze monitorování a kontroly
Ne každý projekt má jasné datum zahájení a ukončení. Ve čtvrté fázi sledujete průběh projektu a porovnáváte jej s metrikami ve svém původním plánu.
Pokud se projekt odchyluje od plánu, nyní máte šanci provést korekci, abyste mohli i nadále dosáhnout svých cílů.
5. Fáze uzavření
Jakmile váš tým dokončí všechny úkoly, projekt formálně uzavřete ve svém softwaru pro řízení projektů. Ale nenechte ho jen tak zemřít – naplánujte si závěrečnou schůzku, abyste mohli prodiskutovat, jak projekt proběhl, a získat poučení pro budoucí projekty.
Tyto fáze životního cyklu projektu jsou užitečné, protože vám poskytují strukturu pro vytvoření solidního projektu.
Jsou dostatečně flexibilní, aby podporovaly téměř jakýkoli projekt, podnik nebo tým, takže můžete přidat svůj vlastní styl a přizpůsobit si tuto metodiku projektového řízení podle svých potřeb. ✨
Výhody dodržování fází projektu
Projekty bez pevných základů mají větší riziko špatného výkonu. Místo toho, abyste k projektům přistupovali s laissez-faire přístupem, přijměte fázový přístup a uvidíte měřitelné rozdíly ve výkonu vašich projektů.
Dodržování těchto fází životního cyklu projektu má totiž mnoho výhod. 🤩
Jasnost a směr
Rozdělení projektu na jasné fáze ho činí mnohem méně zastrašujícím a přístupnějším. Tím zajistíte, že před zahájením jakékoli práce definujete všechny aspekty projektu, a dáte tak svému týmu jasný plán, který bude moci následovat, aby vám neunikly žádné důležité detaily.
Zapojení zainteresovaných stran
Lidé ztratí zájem, pokud si myslí, že se projekt netýká jich, nebo pokud je příliš složitý. Fáze životního cyklu projektu vám umožňují vysvětlit, proč je projekt důležitý, ještě než váš tým začne pracovat. Nezaručí to zapojení, ale díky tomuto procesu řízení projektů je mnohem pravděpodobnější, že lidé pochopí své role a význam své práce. 🧑🏽💼
Řešení projektu v jasných fázích také omezuje přemýšlení a perfekcionismus. Pokud váš tým bojuje s přepracováváním minulých fází nebo rozšiřováním rozsahu, je postup krok za krokem ideální pro to, aby se zainteresované strany rozhodly a držely se svého rozhodnutí.
Efektivní využívání zdrojů
Pro tento projekt máte omezené zdroje, proto je využijte na maximum. Fáze projektového řízení vytěží maximum z vašich stávajících zdrojů, ať už se jedná o rozpočet, nástroje nebo lidi.
Podporuje proaktivní plánování, které umožňuje dosáhnout lepších výsledků za kratší dobu s využitím zdrojů, které již máte k dispozici. ⚒️
Řízení rizik
Během fáze zahájení projektu identifikujete potenciální rizika projektu. To dává vašemu týmu – včetně kolegů z právního a personálního oddělení – šanci řešit potenciální závazky ještě předtím, než k nim dojde.
Fázové projekty jsou mnohem méně náchylné k překážkám, kterým lze předejít, což vám pomůže vyhnout se budoucím problémům a užít si hladší průběh projektů. 🧘
Zlepšený pracovní výkon
Rozdělení projektu do fází vám poskytne pravidelné kontrolní body pro hodnocení práce týmu. Můžete odhalit jakékoli nesrovnalosti mezi výstupy projektu a vaším projektovým plánem, což vašemu týmu dá čas na včasné vyřešení problémů.
Lepší morálka a odpovědnost
Jasné fáze životního cyklu projektu dávají všem členům vašeho týmu jasné úkoly. Nemusí se ptát, co mají dělat nebo zda jsou úspěšní či nikoli – vše je podrobně popsáno v plánu projektu.
Jakmile dosáhnete milníků, projektový tým získá větší pocit úspěchu, což povzbudí morálku. 🙌
Efektivní komunikace
Fázový přístup vyžaduje vytvoření komunikačního plánu, který definuje, jak budete komunikovat se zainteresovanými stranami a členy projektového týmu. Díky tomu budou všichni informováni, což sníží zmatek a nedorozumění.
Lepší výkon v průběhu času
Jeden úspěšný projekt vede k dalším úspěšným projektům v budoucnosti. I když tento projekt neproběhl tak, jak jste očekávali vy nebo projektový manažer, fázový přístup vyžaduje, abyste se zamysleli nad tím, co se povedlo a co příště změníte.
S tímto plánem se vyhnete opakování stejných chyb a budete moci v budoucnu navrhovat lepší projekty. 🎉
5 fází projektového řízení v průběhu životního cyklu projektu
Jste připraveni implementovat fáze do svých vlastních projektů? Podívejte se na šablonu fázového projektu ClickUp, abyste mohli svůj projekt rychle rozdělit do zvládnutelných etap.
Tato šablona je skvělým začátkem, ale znalost toho, jak ji použít, vám pomůže získat ještě větší hodnotu z každé fáze životního cyklu projektu. Postupujte podle těchto tipů a zefektivněte projekty od zahájení až po uzavření.
1. Zahájení projektu
Rozhodli jste se zahájit projekt. Skvělé! Během fáze zahájení projektu budete:
- Identifikujte obchodní případ pro projekt
- Proveďte studii proveditelnosti, abyste se ujistili, že je projekt životaschopný.
- Vytvořte seznam projektového týmu, zainteresovaných stran a členů týmu, kteří by měli být informováni.
Naplánujte úvodní schůzku, abyste mohli začít. Této schůzky by se měli zúčastnit všichni členové projektového týmu a také relevantní zainteresované strany, jako je váš nadřízený nebo generální ředitel.
Během schůzky vytvoříte projektovou chartu, která nastíní vizi a směr vašeho projektu. Není třeba trávit hodiny plánováním této schůzky.
Šablona ClickUp Project Charter obsahuje vše, co potřebujete k zahájení projektu. Definujte cíle projektu, delegujte úkoly a vyjasněte komunikaci v tomto dokumentu, než začnete projekt plánovat – ušetří vám to spoustu práce v budoucnu. ⏲️
Rychlé tipy:
- Proveďte analýzu zainteresovaných stran, abyste se již v rané fázi projektu zapojili klíčové zainteresované strany do svého projektového týmu.
- Vyberte si jasné a dosažitelné cíle projektu, které jsou v souladu s cíli vaší organizace.
- Mějte alespoň hrubou představu o harmonogramu a rozpočtu projektu, abyste mohli zefektivnit další fázi.
2. Plánování projektu
Plánování projektu může znít podobně jako zahájení, ale nejde o totéž. Ve fázi zahájení zdůvodníte projekt a sestavíte tým odborníků. Ve fázi plánování projektu vytvoříte projektový plán, který zahrnuje:
- Rozhodování o časovém harmonogramu projektu
- Prioritizace výstupů
- Stanovení rozsahu projektu
- Stanovení cílů SMART
- Vytvořte strukturu rozdělení práce, která rozdělí úkoly na menší, lépe zvládnutelné části.
Tato část procesu řízení projektů může být trochu náročná, proto je nejlepší vše zadat do softwaru pro řízení projektů, jako je ClickUp. Brainstormujte své velké nápady na tabuli ClickUp Whiteboard a přeměňte je na projekty a úkoly pouhým kliknutím.
Vizualizujte své projektové plány v zobrazení tabule (Kanban) nebo Ganttově diagramu, abyste získali přehled o projektu na vysoké úrovni a mohli vše podle toho upravit.
Jako projektový manažer zakládáte celý projekt na tomto plánu (žádný tlak!), takže si dejte na čas a vytvořte promyšlený projektový plán, díky kterému bude realizace hračkou. 💃
Rychlé tipy:
- Stanovte jasné milníky s daty a měřitelnými výsledky.
- Přidělte členy týmu, nástroje a rozpočet pro každý úkol.
- Vypracujte komunikační plán, ve kterém určíte, kdo potřebuje vědět co, kdy a jak tyto informace získá.
3. Realizace projektu
S projektovým plánem v ruce se projektový manažer musí pustit do vytváření výstupů ve fázi realizace. Pokud máte více než dva zainteresované strany (a pravděpodobně máte), je nejlepší sledovat veškerou práci ve vašem softwaru pro řízení projektů.
Sledujte pokrok svého týmu pomocí dashboardů ClickUp v reálném čase. Vytvořte dashboardy pro každý projekt nebo si prohlédněte všechny své projekty na vysoké úrovni. Šablona ClickUp Project Deliverables Template vám také ušetří spoustu času. Stáhněte si tuto šablonu, přidejte své projektové úkoly a automaticky sledujte všechny stavy z jednoho místa během několika minut.
A co je nejlepší, tento software pro řízení životního cyklu projektů vás nebo specializovaného projektového manažera upozorní, pokud se nějaké úkoly nebo projekty vymykají z rukou. To umožňuje včasný zásah, který rozhoduje o úspěchu nebo neúspěchu. 🏅
Rychlé tipy:
- Vytvořte prostředí, ve kterém členové týmu spolupracují a volně sdílejí své nápady.
- Naplánujte si pravidelné kontroly stavu projektu
- Zkontrolujte kvalitu výstupů, abyste předešli pozdějším zásadním úpravám.
4. Sledování a kontrola projektu
Jakmile je zahájena počáteční realizace, je čas sledovat průběh projektu. V této fázi budete sledovat kontroly projektu, jako jsou:
- Náklady
- Rizika
- Čas
- Rozsah
- Zdroje
- Kvalita
Nastavte si přizpůsobitelný panel ClickUp, který vám umožní shromáždit data o projektu v reálném čase do jednoho přehledného vizuálního zobrazení. Na jednom místě uvidíte všechny metriky a klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) a budete moci přijímat rozhodnutí v rekordním čase.
Výkonnost projektu je však jen jedním z mnoha dílků skládačky. 🧩
Řídíte také lidi, a to vyžaduje sledování pracovní zátěže vašeho týmu. Software ClickUp pro monitorování zaměstnanců vám poskytuje okamžitý přehled o pracovní zátěži vašeho týmu, takže můžete práci rozdělit podle potřeby. Pokud řídíte mnoho lidí, podívejte se na zobrazení aktivit, kde uvidíte souhrnné aktivity podle zaměstnanců, aktivit nebo oddělení.
Rychlé tipy:
- Porovnejte své aktuální KPI s cíli stanovenými ve vašem projektovém plánu.
- Nebojte se upravit svůj projektový plán na základě výkonu a vnějších změn.
- Vytvořte zpětnou vazbu, kde budete shromažďovat, analyzovat a reagovat na zpětnou vazbu, abyste vytvořili ještě lepší produkt.
5. Ukončení projektu
Všechno dobré musí jednou skončit, takže je čas, aby projektový manažer v závěrečné fázi projektu dotáhl všechny nedokončené záležitosti. Samozřejmě, uzavření projektů ve vašem softwaru pro řízení projektů je nutností, ale než tak učiníte, naplánujte si s týmem postmortální schůzku.
Na závěrečných schůzkách se podívejte na to, co se povedlo a co mohlo být lepší. Pokud jste selhali nebo něco nešlo podle plánu, poznamenejte si to pro příští projekt. Pokud byl projekt úspěšný, podrobně popište v závěrečných poznámkách, proč se to povedlo, abyste to mohli zopakovat v budoucích projektech.
Šablona ClickUp Post-Mortem vám poskytuje hotový dokument pro zpětnou analýzu, který vám pomůže odhalit trendy v projektu. Shromážděte data o projektu do dokumentu, projděte je se svým týmem a poté je sdílejte se všemi. Nezapomeňte si před dalším projektem projít předchozí dokumenty se zpětnou analýzou, abyste v budoucnu mohli pracovat ještě efektivněji. 💪
Rychlé tipy:
- Uspořádejte všechny dokumenty po skončení projektu ve sdíleném prostoru, kde k nim mají přístup všichni zúčastnění – urychlete proces pomocí správných šablon pro závěrečné hodnocení.
- Uvolněte všechny zdroje, včetně projektového manažera, členů týmu a softwaru, z projektu, aby mohli pracovat na jiných projektech.
- Oceněte svůj tým za jeho tvrdou práci
Vytvářejte lepší pracovní postupy projektů v ClickUp
Fáze projektu zefektivňují váš pracovní den, zlepšují kvalitu práce vašeho týmu a vedou k celkovému zlepšení výkonu. 🏆
Software pro řízení projektů je nezbytný pro fázové řízení projektů. ClickUp nejenže sdružuje všechny vaše projekty, úkoly, tabule, chaty a dokumenty pod jednou střechou, ale také podporuje strukturovanější přístup k řízení projektů.
Podívejte se sami na funkce, které vám ušetří nervy: Vytvořte si nyní svůj bezplatný pracovní prostor ClickUp.