Nejčastější radou v projektovém řízení je, abyste svůj projektový cíl již od prvního dne formulovali podle principu SMART (Specifický, Měřitelný, Achvatitelný, Relevantní a Time-bound). Bohužel právě to je příčinou zmaření většiny cílů ještě před zahájením práce.
Výzkumy ukazují, že pouze 31 % projektů je zcela úspěšných, a častou příčinou je to, že cíl byl nahrazen metrikou.
Problém je strukturální. Cíl a úkol jsou odlišné pojmy, ale týmy je spojují do jedné věty, čímž ztrácejí schopnost korigovat směr a přizpůsobit se, když se změní okolnosti. Když k tomu dojde, stačí, aby se nepodařilo splnit jediný číselný údaj, a vypadá to, jako by celý cíl selhal, i když je celkový výsledek na dobré cestě.
Tato příručka rozlišuje mezi těmito dvěma úrovněmi, ukazuje skutečné cíle s měřitelnými úkoly pod nimi a provede vás pětikrokovým postupem pro formulování cílů, které obstojí i v nejistých situacích.
TL;DR: Cíl projektu je obecný výsledek, kterého chcete dosáhnout, například „zlepšit zákaznickou podporu pro můj produkt“. Nejedná se o metriku. Metriky patří do tří až pěti úkolů projektu, které spadají pod daný cíl, přičemž každý z nich má konkrétní číslo a termín. Právě díky tomuto rozdělení cíl funguje. I když nesplníte jeden úkol, stále můžete posoudit, zda je cíl na dobré cestě. Pokud cíl zredukujete na jediné číslo, ztratíte tento přehled.
Co je to cíl projektu?
Cíl projektu je obecně formulovaný popis výsledku, jehož dosažení je smyslem projektu: jde o změnu, kterou chcete dosáhnout po dokončení práce. Nejedná se o úkol, který představuje konkrétní, měřitelný krok směřující k tomuto výsledku. Cíl je záměrně formulován obecně, aby mohl sloužit jako vodítko pro mnoho rozhodnutí najednou.
Dobrý projektový cíl je široký, zaměřený na výsledek, spojený s obchodním výsledkem a dostatečně stabilní, aby přetrval jednotlivé úkoly. Odpovídá na otázku „proč to děláme“, specifikuje výsledek a cílovou skupinu a není redukován na jedinou metriku.
Podle společnosti TenStep patří projektové cíle na úroveň organizace a projektové záměry na úroveň projektu. Pokud lze něco změřit přímo v rámci jednoho projektového cyklu, je to formulováno příliš nízko; jedná se o záměr.
Cíle projektu vs. úkoly: Jaký je mezi nimi rozdíl?
Cíl projektu představuje obecný výsledek, zatímco úkol je konkrétní, měřitelná činnost, která vás k tomuto cíli přibližuje. Jeden cíl obvykle vyžaduje několik podřízených úkolů. Chybné pochopení tohoto rozdílu může být nákladné, protože se tyto dva pojmy snadno zaměňují. Zde je jasné rozlišení mezi cíli projektu a úkoly:
| Atribut | Cíl projektu | Úkol projektu |
|---|---|---|
| Rozsah | Široký výsledek na vysoké úrovni | Úzce vymezený, konkrétní výsledek |
| Měřitelnost | Často ne přímo; záměrně široce formulované | Vždy s měřítkem a termínem |
| Časový rámec | Jsou dlouhodobé a mohou přetrvat i po skončení projektu | Krátkodobé až střednědobé, ohraničené projektem |
| Odpovědi | Proč to děláme? | Čeho dosáhneme a kdy? |
| Příklad | Zlepšete kvalitu zákaznické podpory | Snížit průměrnou dobu odezvy na méně než čtyři hodiny do šesti měsíců |
Oba pojmy fungují jako jeden celek. Projektový cíl si stanovte při definování důvodu existence projektu a toho, jak má vypadat „lepší“ výsledek. Například: „zlepšit uživatelský zážitek nových uživatelů“.
Zapište si cílové úkoly projektu, abyste věděli, kdy se k cíli blížíte. Například: „Do příštího vydání zkrátit nastavení ze šesti kliknutí na tři.“ Zaměřte se na projektový cíl, abyste sjednotili tým a vyřešili kompromisy. Vyberte si cílové úkoly projektu, abyste mohli sledovat pokrok a prohlásit projekt za dokončený.
Proč jsou cíle projektu důležité?
Cíle projektu jsou důležité, protože plní čtyři funkce, které seznam úkolů nedokáže: podporují nezávislé rozhodování, přežijí změnu v týmu, omezují nutnost přepracování a udržují projekt v chodu i při změně priorit. Pokud cíle vynecháte, každá mezera vás bude stát čas uprostřed projektu.
To je dnes obzvláště důležité, protože projekty jsou stále složitější. V pracovním prostředí, kde hraje hlavní roli umělá inteligence, jsou běžnou součástí měnící se technologie, proměnlivé regulační tlaky, signály trhu a rozmanité skupiny zainteresovaných stran. Projekty, které se s touto složitostí vypořádávají efektivně, mají pětkrát větší šanci na úspěch – úspěšnost 88 % – než ty, které to nedokážou.
Cíle projektu překlenují propast mezi úkolem, který má někdo na starosti, a výsledkem, na kterém společnosti záleží. Pomáhají rozplést část složitosti projektu, aby lidé mohli pochopit, proč je jejich úkol důležitý v širším kontextu. Cíl poskytuje tento nadhled.
Takto to vypadá v praxi.
- Lidé se rozhodují, aniž by na vás čekali. Je-li cíl jasný, tým sám přijímá sjednocená rozhodnutí. Designér, který si vybírá mezi dvěma návrhy, zvolí ten, který slouží danému cíli. Bez cíle se každá drobná rozcestí vrací zpět k jedné osobě a ta se stává úzkým hrdlem.
- Pomůže vám to s zapracováním nového člena týmu. Někdy se stává, že členové týmu z projektu odejdou ještě před jeho dokončením. Když někdo odejde, písemně formulovaný cíl pomůže jeho nástupci rychle se zorientovat v kontextu. Bez něj nový člen týmu zdědí nestrukturovaný seznam úkolů, kterému chybí jasný smysl.
- Odstraňuje to nutnost opravovat práci již v zárodku. Ve složitých, mezifunkčních projektech, kdy lidé pracují na základě odlišných představ o cílech projektu, dochází k zmatkům. Společný cíl nasměruje všechny k stejným výsledkům ještě před zahájením práce. Díky tomu se nestane, že by dva týmy odevzdaly části, které k sobě nepasují.
- Chrání to projekt v případě změny priorit. Dochází k personálním změnám ve vedení, mění se podmínky na trhu a projekty bez jasného účelu tím trpí. Cíl spojený s obchodním výsledkem je vaší obranou v takové situaci. Překoná špatné řízení a upevní cíl.
Platforma pro e-sport G-Loot se potýkala právě s tímto problémem: týmy dodávaly výsledky, které nebyly v souladu s cíli na úrovni společnosti. Jakmile propojily dílčí cíle do jedné společné struktury cílů, podařilo se jim sjednotit 80 lidí, aniž by museli přidávat další schůzky.
Jamie Dunbar Smyth, ředitel pro růst společnosti G-Loot, řekl:
Je možné, že někdo z kreativního týmu nemá ani ponětí o tom, na čem pracuje někdo z týmu CRM, a to ztěžuje podporu jejich úsilí. Chceme zajistit přehlednost pro všechny. ClickUp k tomu nabízí skvělý nástroj v podobě Docs, protože stránky můžete uspořádat agregací a vkládáním pohledů z různých seznamů a karet na Whiteboardu, což usnadňuje jejich prohlížení.
Je možné, že někdo z kreativního týmu nemá ani ponětí o tom, na čem pracuje někdo z týmu CRM, a to ztěžuje podporu jejich úsilí. Chceme zajistit přehlednost pro všechny. ClickUp nabízí skvělý způsob, jak toho dosáhnout pomocí Docs, protože můžete vytvářet stránky agregováním a vkládáním pohledů z různých seznamů a karet na Whiteboardu, což usnadňuje prohlížení.
Co by měl projektový cíl obsahovat?
Kompletní projektový cíl se skládá ze sedmi částí: formulace výsledku, vazba na podnikání, konkrétní cílová skupina, záměrný rozsah, pod ním uvedené cíle podle metody SMART, odpovědná osoba a časový horizont. Chybí-li jedna z těchto částí, cíl se buď zmenší na pouhý úkol, nebo se odtrhne od všeho, co projekt ospravedlňuje.
- Jedno formulování výsledku: Jedna věta, která popisuje změnu, k jejímuž dosažení projekt směřuje
- Jasná vazba na podnikání: Výslovná vazba na cíl společnosti, která projekt odůvodňuje
- Konkrétní cílová skupina: Pro koho je výsledek určen, například pro zákazníky, nové zaměstnance nebo provozní tým
- Záměrná šíře: Rámec dostatečně široký, aby usměrňoval více rozhodnutí najednou
- SMART cíle pod ním: Tři až pět konkrétních, měřitelných cílů, které jsou časově ohraničené, relevantní a dosažitelné a společně směřují k dosažení cíle
- Jeden odpovědný vlastník: Jedna osoba zodpovědná za to, aby cíl zůstal v dosahu
- Realistický časový horizont: Dlouhodobý rámec, do kterého cíl spadá a který může přesahovat jeden projektový cyklus
Proč byste neměli používat metodu SMART příliš brzy
Metoda SMART funguje dobře. Problémy nastávají, když se snažíte splnit všech pět kritérií najednou. Recenzovaná studie této metody zjistila, že většina příruček zachází s metodou SMART jako s receptem, kde stačí vyplnit prázdná místa. Autoři Bjerke a Renger tvrdí, že to je chyba. O tom, jak a kdy jednotlivá kritéria použít, by měl rozhodovat kontext.
Zde je jejich hlavní myšlenka. Často začínáte projekt bez výchozích údajů. V takovém případě ještě nemůžete stanovit konkrétní číslo. Pokud šablona přesto vyžaduje jeho zadání, vyplníte svůj nejlepší odhad. Ukazatel vypadá přesně, ale nevychází z ničeho konkrétního. Zvolili jste ho, abyste vyplnili políčko, ne proto, že by na něj ukazovaly údaje.
To samé ničí i cíle. Úkolem cíle je stanovit směr. Šablona SMART však vyžaduje zadání konkrétního čísla hned první den. Tým tedy číslo napíše ještě předtím, než problému porozumí. Cíl je tak v tu chvíli jen předčasným odhadem s desetinnou čárkou.
Řešením je postupné uplatňování metody SMART. Nejprve zformulujte cíl jako jasný výsledek bez uvedení konkrétních čísel. Poté si osvojte dostatek znalostí, abyste mohli stanovit realistické cíle. Jakmile to budete umět, doplňte k cílům pod daným cílem měřitelné a časově ohraničené podrobnosti. Cíl zůstává obecný a konkrétní čísla doplníte až ve chvíli, kdy budou mít smysl.
Díky tomu můžete sledovat široký cíl, aniž byste jej museli zužovat.
Jak se píše projektový cíl?
Chcete-li formulovat cíl projektu, postupujte podle těchto pěti kroků v uvedeném pořadí: pojmenujte obchodní výsledek, formulujte cíl v obecné rovině, odvoďte dílčí cíle, zajistěte schválení a poté proveďte revizi.
Krok 1: Nejprve pojmenujte obchodní výsledek
Než formulujete cíl, zapište si, k jakým výsledkům společnosti má přispět. To je spojnice se strategií a bez ní projekt utrpí, jakmile dojde ke změně priorit.
Uveďte jeden z obchodních faktorů, který projekt podporuje:
- Tržby: Více potenciálních zákazníků, vyšší konverze, větší obchody
- Udržení zákazníků: Méně odchozích účtů, vyšší míra obnovení
- Náklady: Méně manuální práce, menší objem podpory, méně nástrojů
- Spolehlivost: Méně prostojů, méně závad, rychlejší zotavení
Pokud projekt neodpovídá žádnému z těchto bodů, zjistěte, proč je financován, než začnete formulovat jakékoli cíle.
Krok 2: Formulujte cíl záměrně a v širokém smyslu
Výsledek formulujte jako jednu obecnou větu bez čísel. Číslo z něj totiž udělá úkol a ztratí se tak širší smysl.
- Cíl: Zlepšit proces zapojení nových zákazníků
- Není to cíl: Zvýšit 30denní aktivaci o 20 % (to je úkol)
- Test: Pokud to můžete přímo změřit, stanovili jste si to příliš nízko.
Tip od profesionála: Zatím si stanovte široký cíl, aby z něj v dalším kroku mohlo vycházet několik dílčích cílů.
Krok 3: Odvoďte tři až pět úkolů, které z nich vyplývají
Použijte metodu SMART zde a pouze zde. Napište cíle, které dohromady znamenají, že je cíl splněn. Každý z nich musí obsahovat:
- Metrika: Číslo, které dokládá pohyb, jako je míra aktivace nebo počet vad
- Výchozí hodnota: Aktuální stav, aby cíl nebyl pouhým odhadem
- Termín: Kdy ho plánujete splnit
- Vlastník: Pověřte touto povinností jednu osobu namísto celého týmu
Omezte se na tři až pět. Více než to znamená, že cíl je příliš rozsáhlý nebo že dílčí cíle jsou příliš podrobné.
Více informací: Jak stanovit efektivní cíle projektu (s příklady)
Takto to vypadá, když se spojí kroky 2 a 3:
| Vrstva | Prohlášení | Vlastník | Termín |
|---|---|---|---|
| Cíl projektu | Zlepšete proces zapojení nových zákazníků | Viceprezident pro produkty | Trvalé (přetrvávají i po skončení projektu) |
| Úkol 1 | Zkraťte nastavení ze šesti kliknutí na tři | Vedoucí designu | 30. července |
| Úkol 2 | Zvýšit 30denní aktivaci z 52 % na 70 % | Growth PM | 15. září |
| Úkol 3 | Snižte počet žádostí o podporu s označením „nastavení“ o 40 % | Vedoucí podpory | 15. září |
| Úkol (cíl 1) | Provedete audit aktuálního postupu a zmapujete místa, kde dochází k úbytku uživatelů | Výzkumník v oblasti uživatelského zážitku (UX) | 10. července |
| Úkol (cíl 2) | Prototyp průvodce nastavením na jedné obrazovce | Produktový designér | 20. července |
| Úkol (cíl 2) | Vytvořte sérii uvítacích e-mailů (3 e-maily) | Lifecycle Marketer | 5. srpna |
| Úkol (cíl 3) | Přidejte kontextové popisky při prvním spuštění dashboardu | Frontendový vývojář | 20. srpna |
Krok 4: Před zahájením prací si zajistěte souhlas zainteresovaných stran
Seznamte se s cílem a jeho dílčími úkoly a poté se ujistěte, že je všichni chápou stejně. Nesoulad odhalený nyní znamená pětiminutovou diskusi; odhalený uprostřed projektu znamená sprint přepracování.
- Ukažte to: zainteresovaným stranám projektu, týmu, který práci provádí, a všem týmům, na kterých jste závislí
- Ověření: Každý účastník dokáže vlastními slovy zopakovat daný cíl.
- Všimněte si: Dva lidé to popisují odlišně – to je vaše mezera, kterou jste odhalili včas.
Krok 5: Přezkoumejte cíl v průběhu projektu
Statický cíl může již ve třetím týdnu přestat odpovídat aktuálnímu stavu prací. U krátkých projektů si stanovte pravidelný týdenní kontrolní bod a u dlouhých projektů kontrolní bod na konci každé fáze. Využijte jej k porovnání cíle s průběhem projektu a rozhodněte se, zda je třeba jej změnit.
- Porovnejte s nimi svá rozhodnutí: Slouží tato možnost k dosažení cíle, ano nebo ne?
- Sledujte cíle, abyste zachytili včasné signály: Pokud se ukazatel zastaví, znamená to, že se cíl vzdaluje.
- Upravujte dílčí cíle, ne hlavní cíl: Pokud se hlavní cíl neustále mění, šlo od začátku o dílčí cíl.
Při formulování cíle nejde ani tak o slova, jako spíše o pořadí. Postupujte podle těchto kroků a cíl se vám pravděpodobně podaří správně formulovat.
Jak vypadají cíle projektu v jednotlivých kategoriích?
Každá kategorie práce přináší jiný druh cíle, ale struktura zůstává stejná: jeden obecný výsledek, žádné měřítko na dohled a úkoly, které obsahují konkrétní čísla.
Zde najdete příklady cílů projektů v šesti běžných typech projektů.
| Kategorie | Cíl projektu | Podpůrné cíle |
|---|---|---|
| Tržby | Expandujte do segmentu středních podniků | Míra konverze z demo verze k uzavření obchodu nad 18 %; 30 nových klientů za čtvrtletí; průměrná hodnota obchodu nad 25 000 USD |
| Snížení nákladů | Odstraňte manuální předávání mezi oddělením prodeje a realizace | Snižte počet kroků procesu z 9 na 4; zkraťte dobu cyklu o 35 %; snižte míru chybovosti pod 2 % |
| Kvalita produktu | Zlepšete spolehlivost procesu platby | 99. 95 % dostupnosti v kroku platby; míra chybovosti pod 0,3 %; pokles počtu opuštěných košíků o 10 bodů |
| Zkušenosti zaměstnanců | Zkraťte proces náboru na technické pozice | Doba do nabídky zaměstnání pod 21 dní; úbytek kandidátů pod 15 %; spokojenost náborového manažera nad 4,2/5 |
| Soulad s předpisy | Uveďte zpracování dat do souladu s požadavky SOC 2 | Žádné závažné nálezy z auditu; 100 % aktualizovaných dokumentů s pravidly; 95 % absolvovaných školení týmu |
| Udržení zákazníků | Snižte míru odchodu zákazníků během prvních 90 dnů | 70 % dosáhlo milníku aktivace do 14. dne; NPS nad 40 v 60. dni; počet žádostí o předčasné zrušení klesl o 25 % |
Jak nastavit cíle projektu v ClickUp
Hierarchie ClickUp dokáže to, v čem většina systémů pro stanovování cílů selhává: propojuje cíl s prací. Cíl nastavíte jako seznam (List) nebo prostor (Space). Úkoly jsou pod ním uvedeny jako úkoly. Každý úkol má svého vlastníka, termín splnění, stav a vlastní pole pro metriku.
Jak to funguje: když někdo dokončí úkol, čísla se automaticky aktualizují. Nikdo nemusí aktualizovat samostatný přehled.
Zde nesmíte ztratit souvislost mezi cílem a jeho realizací, protože tyto dvě složky nejsou uloženy v různých nástrojích. Takto vypadá stanovení cílů projektu pomocí ClickUp v praxi:
- Rozdělte cíle do sprintů. Z každého cíle vytvořte sprint. Přiřaďte body podle náročnosti. Sprinty v ClickUp sledují, jak rychle váš tým prochází jednotlivými cykly, přenášejí nedokončenou práci do dalšího sprintu a v polovině sprintu vám ukážou, zda splníte cíl. Vlastní stavy ukazují, zda je práce hotová. Termíny dodání zajišťují dodržení lhůty.
- Sledujte pokrok v plnění cílů, aniž byste se na to museli někoho ptát. Dashboardy ClickUp načtou aktuální data z úkolů, vlastních polí a sledování času a zpracují je do vizuálních přehledů. Burndown grafy ukazují, zda jste v polovině sprintu pozadu oproti harmonogramu. Karty „Battery“ znázorňují, jak blízko je daná metrika ke svému cíli. Odkaz můžete sdílet také se zainteresovanými stranami, aby byli neustále v obraze.
- Včas odhalte nesplněný cíl. ClickUp Brain má přehled o všem ve vašem pracovním prostoru. Požádejte ho o souhrn pokroku. Shromáždí informace o splněných úkolech, položkách po termínu a změnách rozsahu do jedné odpovědi. Uvidíte, co zaostává, ještě před další revizní schůzkou.
- Automatizujte týdenní kontrolu. Vytvořte nástroj Super Agent, který běží podle plánu. Zaznamenává aktuální stav, označuje cíle, u nichž dochází k odchylkám, a zveřejňuje souhrn v dokumentu nebo v kanálu chatu. Kontrola proběhne bez ohledu na to, zda si na ni někdo vzpomene, či nikoli.
Super agenti ClickUp znají vaši práci natolik dobře, že dokážou jak stanovit cíle projektu, tak vykonávat úkoly potřebné k jejich dosažení. Podívejte se, jak si během několika minut nastavit své první AI agenty.
- Zobrazte závislosti mezi cíli. Pokud jeden cíl blokuje jiný, zobrazení Ganttova diagramu v ClickUp to zviditelní. Přesuňte jeden úkol a termíny následujících úkolů se posunou s ním. Zapněte funkci Kritická cesta, abyste viděli, které cíle ovlivňují váš časový plán.
Upřímné upozornění: ClickUp je komplexní pracovní platforma. Pokud váš tým potřebuje pouze zadat tři cíle a jednou za čtvrtletí je zkontrolovat, je toto řešení nad vaše potřeby. Týmy přecházející z tabulek budou také potřebovat čas na osvojení systému, protože se kromě sledování cílů učíte také projektové řízení.
Vhodné pro: Týmy, které chtějí, aby pokrok v plnění cílů vycházel z dokončené práce, nikoli z ručních aktualizací.
Tuto část přeskočte, pokud: Potřebujete specializovaný nástroj pro OKR, jako je Microsoft Viva Goals, Perdo nebo Weekdone, s formálními cykly kontrol napříč mnoha odděleními. Nebo pokud vám k pokrytí vašich potřeb stačí tabulkový procesor.
Porozumění projektovým cílům a záměrům na příkladech
Zde je několik příkladů cílů a záměrů projektu, které můžete přidat do svých šablon pro stanovení cílů jako referenci.
Příklady cílů projektu v oblasti zaměstnanecké zkušenosti
Vysoce angažovaní a spokojení zaměstnanci jsou základem úspěšného podnikání. Projektový cíl zaměřený na zaměstnance by tedy mohl vypadat například takto:
Příklad cíle č. 1: Zvýšit míru zapojení zaměstnanců
Úkoly projektu:
- Provádějte čtvrtletní průzkumy spokojenosti zaměstnanců, abyste identifikovali oblasti, které je třeba zlepšit, a zvýšili hodnocení spokojenosti zaměstnanců o 5 %.
- Nabízejte flexibilní pracovní podmínky, jako je práce na dálku nebo flexibilní pracovní doba, abyste zlepšili rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem
- Podporujte pozitivní a inkluzivní pracovní prostředí, které pomáhá zaměstnancům dosahovat jejich osobních cílů
Příklad cíle č. 2: Zlepšit morálku a motivaci týmu
Úkoly projektu:
- Organizujte čtvrtletní teambuildingové aktivity zaměřené na komunikaci a řešení problémů, abyste zlepšili spolupráci v týmu a zvýšili morálku
- Zaveďte roční program uznání a odměn, abyste ocenili úsilí týmu a udrželi jeho motivaci
- Pořádat každý týden individuální schůzky s členy týmu, na nichž jim poskytnete konstruktivní zpětnou vazbu a nabídnete příležitosti k růstu
Příklad cíle č. 3: Zvýšit míru udržení zaměstnanců
Úkoly projektu:
- Vypracujte komplexní 90denní program zaškolení a školení pro nové zaměstnance
- Rozšiřte možnosti profesního rozvoje a kariérního růstu
- Zaveďte mentorský program, který podpoří sdílení znalostí a rozvoj dovedností
Příklady projektových cílů pro zákazníky
Cíl projektu zaměřený na zákazníky se často soustředí na zlepšení zákaznické zkušenosti, získání loajality a zajištění spokojenosti zákazníků. Zde je několik příkladů takových cílů:
Příklad cíle č. 4: Rozšířit zákaznickou základnu
Úkoly projektu:
- Analyzujte údaje o zákaznících, abyste objevili nové a dosud nevyužité segmenty trhu a v příštím čtvrtletí zvýšili penetraci trhu o 10 %.
- Vypracujte strategickou a cílenou marketingovou kampaň s cílem oslovit 1 000 nových zákazníků v příštích třech měsících.
- Zaveďte atraktivní program doporučení, který podpoří marketing založený na doporučeních a zvýší počet nových zákazníků o 15 % díky doporučením
Příklad cíle č. 5: Zvýšit celoživotní hodnotu zákazníka
Úkoly projektu:
- Sledujte nákupní chování a trendy zákazníků, abyste mohli předpovědět pravděpodobnost prodeje, vytvořte seznam spouštěčů a kvantifikujte záměr
- Identifikujte a využijte příležitosti k křížovému a nadstandardnímu prodeji, abyste zvýšili průměrnou hodnotu objednávky o 20 %.
- Zaveďte platformu pro řízení vztahů se zákazníky (CRM), abyste mohli vztahy se zákazníky přizpůsobit jejich potřebám
Příklad cíle č. 6: Zvýšit spokojenost zákazníků
Úkoly projektu:
- Personalizujte zákaznickou zkušenost pomocí analýzy dat a zvyšte tak hodnocení spokojenosti zákazníků o 20 bodů
- Zkraťte dobu odezvy zákaznického servisu o 20 % pomocí chatbota využívajícího umělou inteligenci
- Shromažďujte zpětnou vazbu od zákazníků a pracujte na poznatcích s velkým dopadem a vysokou prioritou
Příklady cílů projektu v oblasti provozu
Chcete zefektivnit pracovní postupy a provoz, abyste zvýšili efektivitu a nákladovou efektivitu? Zde je několik cílů typu SMART, které si můžete stanovit, abyste dosáhli těchto obchodních záměrů:
Příklad cíle č. 7: Zvýšit provozní efektivitu a škálovatelnost
Cíle projektu:
- Automatizujte 40 % rutinních a opakujících se úkolů, abyste v příštích šesti měsících snížili manuální práci o 20 %.
- Analyzujte tři klíčové obchodní procesy, identifikujte úzká místa a proveďte optimalizace pro plynulejší pracovní postupy
- Zaveďte nové technologie, které podpoří úsilí zaměstnanců a zvýší produktivitu o 15 % během jednoho roku
Příklad cíle č. 8: Snížit provozní náklady
Úkoly projektu:
- V příštích třech měsících identifikujte a eliminujte alespoň 10 % neefektivních nebo zbytečných výdajů.
- Proveďte digitální transformaci alespoň čtyř nákladných procesů, které jsou nepružné a neefektivní
- Snižte náklady na energie o 10 % sledováním spotřeby zdrojů nebo vzorců jejich využití
Příklad cíle č. 9: Optimalizovat správu zásob
Cíle projektu:
- Využijte software pro správu zásob, abyste získali přehled o stavu zásob a mohli jej sledovat
- Zlepšete vztahy s dodavateli, abyste zajistili včasné dodávky surovin nebo produktů
- Vyladěte cenové strategie tak, abyste snížili nadbytečné zásoby o 10 %, čímž snížíte náklady na skladování a zvýšíte tržby o 5 %.
Příklady finančních cílů projektu
Pokud je vaším cílem zvýšit tržby, snížit provozní náklady, zlepšit ziskovost a optimalizovat cash flow v rámci rozpočtu projektu, zvažte zařazení následujících příkladů do procesu stanovování cílů:
Příklad cíle č. 10: Získat další finanční prostředky/kapitál
Úkoly projektu:
- Vypracujte komplexní projektový plán do tří měsíců a rozesílejte tento dokument všem zúčastněným stranám.
- Najděte minimálně 25 potenciálních investorů, venture kapitalistů nebo andělských investorů a v příštích dvou měsících navážte s nimi kontakt a začněte budovat vztahy.
- Připravte finanční prognózy a odhady pro poslední čtvrtletí
Příklad cíle č. 11: Zlepšit cash flow
Úkoly projektu:
- Vyjednejte si lepší platební podmínky s dodavateli a prodejci, abyste v příštích třech měsících snížili závazky o 10 %.
- Snížit náklady na skladování o 10 % v příštím čtvrtletí prostřednictvím efektivního řízení zásob
- Snižte průměrnou dobu splatnosti pohledávek (DSO) o 12 % díky efektivní fakturaci a vymáhání pohledávek každé čtyři měsíce
Příklad cíle č. 12: Zvýšit ziskovost
Úkoly projektu:
- Uveďte na trh alespoň dva nové produkty nebo služby, abyste v příštích šesti měsících dosáhli tržeb ve výši přibližně 250 000 dolarů.
- Snížit provozní náklady nesouvisející s hlavní činností o 10 % v příštích třech měsících
- Zaveďte dynamické cenotvorby a balíčky produktů, abyste zvýšili ziskové marže o 15 %
Příklady cílů technologických projektů
Chcete využít technologie k podpoře inovací, zlepšení obchodních procesů, posílení bezpečnosti a urychlení růstu? Zde je několik cílů projektového řízení pro tyto obchodní cíle:
Příklad cíle č. 13: Zlepšit IT infrastrukturu
Úkoly projektu:
- V průběhu příštího roku přesunout alespoň 70 % IT infrastruktury do cloudu
- Modernizujte základní serverový hardware a software i síťová zařízení, abyste zvýšili rychlost systému o 25 %
- Zaveďte pokročilou ochranu pomocí firewallu a systémy detekce narušení, abyste snížili počet bezpečnostních incidentů o 30 %.
Příklad cíle č. 14: Optimalizovat a centralizovat softwarové aplikace
Úkoly projektu:
- Vyvíjejte softwarová řešení na míru, která splní konkrétní obchodní cíle
- Integrujte digitální ekosystém nahrazením nesourodých nástrojů, platforem a systémů centralizovanou platformou pro řízení projektů
- Poskytovat průběžnou technickou podporu a školení v oblasti softwaru 80 % zaměstnanců
Příklad cíle č. 15: Posílit bezpečnost a ochranu osobních údajů
Úkoly projektu:
- Provádějte bezpečnostní audity a testy zranitelnosti každé dva týdny
- Zaveďte povinné školicí programy pro zaměstnance v oblasti kyberbezpečnosti a naplánujte hodnocení na každý měsíc
- Vypracujte komplexní plán reakce na únik dat, který se aktivuje do 24 hodin od výskytu incidentu
5 chyb, které oslabují projektový cíl
Pět návyků, které podkopávají projektový cíl: nepodložené číslo, recyklovaný cíl, cíl, za který nikdo nenese odpovědnost, cíl zaměřený na vedení místo na tým a cíle, které zůstávají neměnné, zatímco práce se posouvá dál. Zde je pět věcí, na které si dejte pozor.
Nechávání cílů beze změny. Cíl, který je zjevně mimo plán, ale stále zůstává v dokumentu, protože jeho změna by byla vnímána jako přiznání neúspěchu, což vyvolává napětí. Jakmile se ukáže, že jedno číslo nefunguje, tým zpochybní všechna ostatní. Vyměňte cíl, zachovejte záměr
Stanovení čísla ještě předtím, než máte výchozí hodnotu. Cíl jako „20 %“ nebo „2x“ bez podkladových dat je nespolehlivý. Váš tým by mohl přestat věřit v tento cíl ještě předtím, než práce vůbec začnou. Zjistěte, jaká je aktuální hodnota daného ukazatele, a teprve poté stanovte odůvodnitelný cíl.
Použití cíle z předchozího projektu. Pokud je váš cíl kompatibilní se všemi projekty, znamená to, že některému z nich chybí konkrétní zaměření. Propojte jej se specifickým obchodním motivem aktuálního projektu a s lidmi, kterým má pomoci.
Stanovení cíle, za který nikdo nenese odpovědnost. Určit vlastníka projektu je jedna věc. Musíte také někomu přiřadit odpovědnost za daný cíl. Jinak každý předpokládá, že ho sleduje někdo jiný. Určete jednu osobu, která bude za sledování cíle zodpovědná, a to odděleně od toho, kdo řídí jednotlivé úkoly.
Zkomplikování plánu cílů. K dosažení cíle je užitečnější jednoduchý plán než vyparáděná nástěnka s nápady. Pokud tým nedokáže na základě vašeho plánu učinit rozhodnutí bez vás, neplní svou úlohu. Pište ho pro ty, kdo ho budou realizovat, ne pro ty, kdo ho schvalují.
Co vlastně zajišťuje, že projektový cíl funguje?
Projektový cíl funguje tehdy, když ho tým dokáže bez nahlížení do dokumentace z hlavy zopakovat a použít k urovnání sporu, aniž by došlo k eskalaci. To je měřítko. Pokud lidé stále předkládají každé kompromisní rozhodnutí k posouzení jedinému rozhodovateli nebo vedoucímu pracovníkovi, není cíl dostatečně jasný. Nebo je pohřben pod projektovými metrikami, které patří do oblasti úkolů.
Jediná chyba, která zmaří vše ostatní: sloučení cíle a úkolu do jednoho tvrzení. Dosáhnete čísla, ale minete podstatu, nebo nedosáhnete čísla a předpokládáte, že celý projekt selhal. Udržujte tyto roviny oddělené. Nechte cíl určovat směr. Nechte úkoly dokazovat pokrok.
Začněte s jedním cílem, třemi až čtyřmi dílčími cíli a týdenním vyhodnocením obou. To je dostatečná struktura, která udrží projekt pohromadě v jeho počáteční fázi, aniž by se stanovení cílů stalo projektem samo o sobě.
Chcete-li, aby se tato kontrola prováděla automaticky, nastavte si zdarma své cíle v ClickUp a propojte je přímo s úkoly, které je naplňují.
Často kladené otázky týkající se cílů projektu
Jak se projektové cíle sladí s obchodními cíli?
Cíl projektu by měl přímo vycházet z obchodního cíle společnosti. Pokud tomu tak není, je těžké projekt ospravedlnit. Cíl pojmenovává výsledek (např. „zlepšit zkušenost s podporou“). A obchodní cíl vysvětluje, proč je tento výsledek pro společnost důležitý (udržení zákazníků, tržby, náklady). I práce na interní infrastruktuře souvisí s rychlejšími reakčními časy nebo nižšími náklady. Pokud tuto souvislost nedokážete najít, berte to jako signál, abyste před zahájením projektu chvíli počkali.
Jaký je rozdíl mezi cíli projektu a OKR?
Cíl projektu je obecný výsledek jednoho projektu. OKR (Objectives and Key Results) představují celofiremní rámec pro stanovování a hodnocení cílů napříč týmy v každém čtvrtletí. Tyto pojmy se částečně překrývají: projektový cíl odpovídá „cíli“ (Objective) v rámci OKR a jeho měřitelné dílčí cíle odpovídají „klíčovým výsledkům“ (Key Results). OKR zavádějí pravidelný rytmus, například čtvrtletní cykly nebo kontrolní schůzky. Pro jednotlivé iniciativy používejte jednoduché projektové cíle; formální OKR využijte v případech, kdy je samotným úkolem koordinace mezi mnoha týmy.
Jak změřit projektový cíl, který nelze přímo změřit?
Měříte je nepřímo, a to prostřednictvím cílů SMART, které jsou pod nimi seskupeny. Cíl zůstává směrový; každý dílčí cíl má stanovenou metriku a termín (např. „zkrátit dobu první reakce pod čtyři hodiny do šesti měsíců“). Sledování dílčích cílů vám ukáže, zda je hlavní cíl na dosah. Nástroje jako ClickUp tento proces automatizují tím, že sdružují propojené úkoly a sledují pokrok směrem k jedinému cíli, který lze sledovat podle procenta dokončení, takže cíl nikdy nezredukováváte na jedno číslo.
Jaký je rozdíl mezi projektovým cílem a KPI?
Cíl projektu je směrový výsledek spojený s konkrétní iniciativou: končí s ukončením projektu nebo dosažením výsledku. KPI (klíčový ukazatel výkonnosti) je průběžný provozní ukazatel, který přetrvává i po skončení konkrétního projektu. Cílem projektu může být „zlepšení zkušeností s podporou“, zatímco KPI, na který má vliv, je „průměrná doba první reakce“. Jeden je dočasný a strategický, druhý trvalý a diagnostický.
Jaký je rozdíl mezi cílem projektu a vizí projektu?
Vize projektu je ambiciózní a často abstraktní: „stát se produktem s nejjednodušším nástupem“. Cíl projektu je dostatečně konkrétní, aby jej bylo možné posoudit při ukončení projektu: „zlepšit nástup nových zákazníků“. Vize motivuje, cíl udává směr. Většina jednotlivých projektů potřebuje cíl, nikoli vizi. Vize patří na úroveň programu nebo portfolia, kde více projektů slouží stejné dlouhodobé ambici.
Jaký je rozdíl mezi cílem projektu a výstupem?
Cíl je změna, kterou chcete dosáhnout. Výstup je hmatatelná věc, kterou předáte. Například „zlepšit zapojení nových zákazníků“ je cíl. A „přepracovaný průvodce nastavením“ je výstup, který tomuto cíli slouží. Výstupy jsou výsledky, které můžete odškrtnout; cíl je výsledek, který mají tyto výstupy přinést.
Může mít projekt více než jeden cíl?
Je to možné, ale pro většinu projektů je nejvhodnější mít jeden hlavní cíl, výjimečně dva, z nichž každý má tři až pět dílčích cílů. Když je všechno cílem, nic není prioritou a úsilí se rozptýlí. Pět nebo šest cílů obvykle znamená, že některé z nich jsou ve skutečnosti dílčí cíle, které mají nesprávné označení.